SCB presentatie e.a. Chris Heijnen Theo van Putten. 9 juli juli 2009

Transcriptie

1 SCB presentatie e.a. Chris Heijnen Theo van Putten 9 juli juli 2009

2 Programma 1. Opening 2. Doelstellingen 3. Algemene presentatie RWS 4. Theorie bij SCB 5. Optioneel Stellingen 2 9 juli 2009

3 Even voorstellen Presentatoren Chris heijnen Theo van Putten Flexurance Ik ben. Vragen: welke ervaringen met SCB, UAVgc, Functioneel specificeren, risicoaanpak? Welke vragen heb je? 3 9 juli 2009

4 Doel Marktpartij de RWS en de ontwikkeling tonen Hoe gekomen tot SCB De essentie van SCB aanreiken De invloed ervan op de markt(van.)(discussie) 4 9 juli 2009

5 Ontwikkelingen Beleid: Ondernemingsplan: Markt, tenzij Inkoopstrategie: Prijs/kwaliteit (EMVI) Uniformering (contracten en contractbeheersing) Contractbeheersing: Systeemgerichte Contractbeheersing (SCB) Opleidingen: Bij introductie SCB: op D&C en E&C nu: op alle contractvormen (dus ook op prestatiecontracten) Lead-auditor opleiding in volle gang (ontwikkeling van IMG) Auditor opleiding start per januari (ontwikkeling van CLC) Inkoop opleiding SCB door CLC in gang gezet 5 9 juli 2009

6 Aanleiding verandering Politiek item (bijv.) : Te groot, log, duur Gevolg: Efficiency vergroten (taakstellend) Reorganisaties (Dir Bedrijfsvoering, IPM model) Taak domein overheid (deels EU) Herverdeling taken (subsidiariteitsbeginsel) Efficiency (kostenreductie) door meer markt Privatisering 6 9 juli 2009

7 Gevolgen van de veranderingen Meer afstand Meer uitbesteden (Niet beperkt tot fysieke uitvoering) Meer markt d.w.z. concurrentie Minder zelf doen Zwaartepunt bij andere activiteiten Wat we zelf doen: doen we anders 7 9 juli 2009

8 Gevolgen van de veranderingen Andere verdeling risico s Andere vormen van overeenkomsten Verleggen van zwaartepunt van aandacht Andere vormen van technisch beschrijven Andere vormen van kwaliteitscontrole Bewust aandacht voor rollen bij OG en ON Bewust aandacht voor omgeving Bewust omgaan met samenhang 8 9 juli 2009

9 Professioneel Opdrachtgeverschap Twee elementen: Professioneel Opdrachtgever 9 9 juli 2009

10 Professioneel kent als vaardigheden Kennis hebben Waarnemen Wanneer kennis nodig Wanneer andere kennis nodig Kennis weten te ontwikkelen Kennis weten toe te passen 10 9 juli 2009

11 Opdrachtgever zijn betekent Weten wat er nodig is Zorgen dat je te weten komt wat er nodig is Kennis weten in te schakelen Opdracht (doen) formuleren Vrijheden en restricties aangeven Meer leider dan manager 11 9 juli 2009

12 Professioneel opdrachtgever Niet technisch wel technisch betrokken Kunnen luisteren De goede vragen stellen Vasthoudend zijn Snelle besluitvorming Transparante besluitvorming To the point Hoofdlijnen inclusief de essentiële aspecten herkennen Niet in onnodige details afdalen 12 9 juli 2009

13 Essentie van Professioneel opdrachtgever zijn Voorbeeld zijn (toonaangevend) Zakelijk Consequent Vasthoudend Resultaatgericht Doelgericht 13 9 juli 2009

14 Zakelijkheid Is wel Moed tonen lef hebben Boodschappen uitdragen ongeacht de inhoud Zeggen waar het op staat Is niet Klantvriendelijk zijn Altijd ja zeggen Bot zijn 14 9 juli 2009

15 Van...Naar Acteur Werkbeschrijving Afdelingen Routine Functies Technisch volkomen Zo goed(koop) mogelijk Hiërarchisch Technisch superieur Hands on Technische eisen Product gericht Oplossingsgericht Toestemming vragen Impliciet Bestek Regisseur Productbeschrijving Projecten Specifiek Competenties Maatschappelijk gewenst Prijs/kwaliteit + prestatie Gelijkwaardig Zakelijke partner Hands off Functionele eisen Maatschappij gericht Resultaat/doel gericht Verantwoording afleggen Expliciet Overeenkomst 15 9 juli 2009

16 Systeemgerichte Contractbeheersing.. = Beheersing op afstand Hands-off toezicht op afstand!! Zo ver genoeg?? Kom ik als gevolg van SCB nog wel op het werk? 16 9 juli 2009

17 Over de term toezicht houden De inspecteur houdt in zijn dagelijkse werk toezicht op Het ontstaan van kwaliteit in producten (product gerichte beheersing van een contract) Bij de toepassing van SCB wordt toezicht gehouden op Het waarnemen van de werking van een kwaliteitsysteem Conclusie: Toezichthouden onder SCB is niet hetzelfde als het gebruikelijke toezichthouden in mijn dagelijkse werk: van toezicht op kwaliteit en hoeveelheden (eigen waarneming) naar toezicht op een werkend kwaliteitsysteem (SCB) Vraag: Mag ik een zakboekje gebruiken bij toepassing van SCB? 17 9 juli 2009

18 Het Kwaliteitsmanagement van de Opdrachtnemer en Systeemgerichte contractbeheersing van de Opdrachtgever Kwaliteitsmanagement Systeemgerichte contractbeheersing Opdrachtnemer Opdrachtgever 18 9 juli 2009

19 Systeemgerichte contractbeheersing bij de Opdrachtgever Opdrachtnemer Opdrachtgever 19 9 juli 2009

20 Systeemgerichte Contractbeheersing Het gaat nu om vertrouwen, maar hebben we dat zo maar? Kan de opdrachtnemer het wel aan? Bij toepassen SCB vertrouwen krijgen in een werkend systeem met als basis: kwaliteitsmanagement ON zien tijdens Risicogestuurd toetsen en dat doen met een mix van toetsen 20 9 juli 2009

21 Het managementsysteem van de opdrachtgever Opdrachtgever Projectmanagement Omgeving/ stakeholders Manager omgevingszaken Projectmanager Manager techniek Projectbeheersing Manager inkoop Contractmanager Markt Manager projectbeheersing risicomanagement planningsmanagement configuratiemanagement financieel management Projectondersteuning IKB V&Gmanagement organisatiemanagement documentmanagement 21 9 juli 2009

22 Hoe vullen we Beheersing op afstand in? Zoeken naar Toetsaspecten met name gericht op inspanning van de ON op het beperken van risico s. Aspecten zijn: Oorzaken (zijn ze gezien?) Maatregelen (worden ze beheerst) Effectiviteit (werken ze ook echt?) Bij aantoonbaar bewijs dat kwaliteits-management ON functioneert kleinere risico s en dus minder toetsen? 22 9 juli 2009

23 Risicomanagement in IPM Opdrachtgever Integraal Projectmanagement Technish management Risicomanagement Integrale Projectbeheersing Omgevingsmanagement Contractmanagement Planningmanagement Scopemanagement Kostenmanagement 23 9 juli 2009

24 Kwaliteitsmanagement bij de Opdrachtnemer Opdrachtnemer Opdrachtgever 24 9 juli 2009

25 Kwaliteitsmanagement ON Plan Contract Act Proces Do Product Aantonen Check 25 9 juli 2009

26 Managementsysteem ON 26 9 juli 2009

27 Kwaliteitsborging ON (ISO en PMP) ontwerpfase uitvoering onderhoudsfase Kwaliteitssysteem = ISO 9001 Projectmanagementplan = contract Deelplan Deelplan Werkplan Deelplan Werkplan Verificatieplan Keuringsplan Keuringsplan 27 9 juli 2009

28 Aantoonbaar voldoen aan eisen ISO certificaat Vraagspecificatie Ontwerp Uitvoering Onderhoud Sloop Verificatieplan Ontwerpfase Keuringsplan uitvoeringsfase Keuringsplan onderhoudsfase Keuringsplan sloopfase Verificatienota Hoe past ISO in onderaanneming? De Opdrachtnemer moet gedurende de uitvoering van het werk aantoonbaar voldoen aan de eisen uit het contract en aan de eisen die hij zichzelf heeft opgelegd in zijn Kwaliteitsplan 28 9 juli 2009

29 Eisen aan kwaliteitsmanagement Projectmanagementplan (VS-deel2) Specifiek vastgelegd in een kwaliteitsplan en onderliggende plannen Acceptatiecriteria zijn eisen uit ISO 9001: diverse aanvullende eisen in VS-deel2 Accent van de eisen ligt op maatregelen t.b.v. beheersing, borging en verbetering PLAN ACT DO CHECK Deming circle 29 9 juli 2009

30 Risicogestuurd toetsen De contractrisico s van de opdrachtgever op rij: Veiligheid Bereikbaarheid/ beschikbaarheid Keteneffect op andere relevante processen Financiën Procesbeheersing ON Imago RWS Het doel van een risicoanalyse op contractniveau is het formuleren van risico s,die het belang van de OG m.b.t. het contract bedreigen: geformuleerde gevolgen zijn nadelig voor het gestelde doel Benadering van risico s: denk aan Als de <ongewenste gebeurtenis> optreedt doordat <oorzaak> waardoor <gevolg> 30 9 juli 2009

31 Het toetsplan is opgesteld met een mix van toetsen: Plan Contract Act Proces Do Product Aantonen Check 31 9 juli 2009

32 Het toetsen 32 9 juli 2009

33 De toetsen op een rij Systeemtoets Toets op functioneren van het integrale projectmanagementsysteem van de aannemer (nadruk op naleving van het systeem en de kwaliteitsborging) Procestoets Toets op het werk tijdens een ontwerp- of uitvoeringsproces (kan een toets op papier zijn) Producttoets Toets in de uitvoering op betrouwbaarheid van test-/keurings- /verificatieresultaten van de aannemer Niet: doet de aannemer het goed, maar: werkt het systeem van de aannemer 33 9 juli 2009

34 Systeemtoets Toets op functioneren van het integrale projectmanagementsysteem van de aannemer (nadruk op naleving van het systeem en de kwaliteitsborging) Altijd gebaseerd op in het risicodossier beschreven risico s Mogelijk de noodzaak om ook in het gecertificeerde systeem te kijken Vindt vaak plaats op kantoor en is gebaseerd op het geaccepteerde PMP Wordt uitgevoerd door de lead-auditor (voor DNH beschikbaar uit de pool ) Bevindingen die leiden tot een tekortkoming wijzen op een niet werkend systeem, daarmee staat ook de kwaliteit van het product onder druk De opdrachtgever moet ingeschakeld worden bij ernstige tekortkomingen (Waarom zou dat zijn?) 34 9 juli 2009

35 Procestoets Toets op het werk tijdens een ontwerp- of uitvoeringsproces (kan een toets op papier zijn) Altijd gebaseerd op in het risicodossier beschreven risico s Door directie of gemachtigde OG geaccepteerd proces is basis Vindt vaak plaats op kantoor Wordt uitgevoerd door de lead-auditor of de auditor Voorbereiden met een adviseur (waar staan eisen beschreven (contract, hoe heeft de aannemer vertaald (proces), hoe wordt aangetoond dat aan eisen is voldaan (borging door verificatie) Ook de aannemer moet goed voorbereiden dus vertel dat je komt en wat je komt doen! 35 9 juli 2009

36 Producttoets Toets in de uitvoering op betrouwbaarheid van test-/keurings-/verificatieresultaten van de aannemer Altijd gebaseerd op in het risicodossier beschreven risico s Uitgevoerd door auditor (mogelijk met een adviseur) Bedoeld om aan de hand van keuringsresultaten te zien of de eisen zijn gehaald Kan in de uitvoering buiten, maar ook op kantoor Kan aan de hand van een tevoren aangemeld bijwoonpunt Let op: als er geen grote risico s worden voorzien toetsen we weinig! 36 9 juli 2009

37 Producttoetsen: wie doet er wat? Heeft de toezichthouder nog een rol? Wat doen we nu als we zien dat de aannemer fouten maakt? Mag ik zonder dat ik als toetser ben aangewezen nog wel met de aannemer in contact? Wat is mijn verantwoordelijkheid nu nog? Bij wie moet ik zijn als ik vragen heb over de kwaliteit van de prestatie van de aannemer Hoe moet dat nu als de aannemer mij om advies vraagt? 37 9 juli 2009

38 hoog Toetsstrategie : mix van toetsen Systeem Toetsfrequentie Proces Product laag Start Project Einde Project 38 9 juli 2009

39 Resultaat van een toets (bevindingen) Wat is een bevinding: Een feit tijdens toets door de toetser vastgesteld (klacht van de klant??) + Positieve aannemer kan aantonen dat aan eisen is voldaan Negatieve aannemer kan niet aantonen: Mogelijk tekortkoming? Tip: betrek het afwijkingenregister van de aannemer bij je toetsen! Vraag: veel negatieve toetsen meer toetsen uitvoeren? 39 9 juli 2009

40 Tekortkoming (term voor opdrachtgever) Wat is een tekortkoming: Een negatieve bevinding niet aantoonbare beheersing door ON naar het oordeel van opdrachtgever zwaarwegend is. Sanctie Opschorten betaling (deel van) termijnbedrag tot dat de tekortkoming aantoonbaar door de ON is opgeheven juli 2009

41 Afwijking (term voor ON) Wat is een afwijking? 1. Het niet voldoen aan een eis (uit het contract, volgens een norm of volgens het kwaliteitsplan van de ON inclusief de producten die daaruit voortkomen) 2. Dit feit moet door de ON zelf zijn geconstateerd en opgenomen in zijn afwijkingenregistratie (dit is de feitelijke werking van het kwaliteitssysteem volgens ISO (PDCA)!) 41 9 juli 2009

42 Het wegen van een bevinding De gemachtigde van de OG weegt!!! Werking: Als de ON niet conform eisen werkt, leidt dat tot negatieve bevindingen van de toetsers. De toetser brengt verslag uit aan de gemachtigde van de OG De gemachtigde van de OG bepaalt of een bevinding leidt tot een tekortkoming! 42 9 juli 2009

43 Vastleggen bevindingen Wat schrijft het contract voor (eis) Waar zag ik de afwijking (observatie) Waar stond beschreven (aantoonbaarheid) eis Bevinding observatie registratie De kwaliteit van de vastlegging is van groot belang! SMART formuleren is een kunst 43 9 juli 2009

44 Koppeling betaalproces en toetsproces betalingsschema aanpassen betalingsschema betalen, tenzij herijken betalingsschema kwaliteitssysteem opdrachtnemer bevindingen / tekortkomingen betaalproces toetsproces risicoanalyse uitvoeren toetsen samenstellen toetsmix/toetsplan 44 9 juli 2009

45 Een toets in de praktijk 45 9 juli 2009

46 Stellingen Hierna volgen enige stellingen die bedoeld zijn om met elkaar te discussiëren over de veranderingen die we straks gaan zien bij de beheersing van de RWS contracten. Jullie bijdrage is hierin onmisbaar!!! 46 9 juli 2009

47 Welles Nietes 1 Door het toepassen van SCB is mijn taak in het toezicht vervallen 47 9 juli 2009

48 Nietes Welles 2 Mijn inzet heeft direct invloed op de prestatie van de aannemer 48 9 juli 2009

49 Eens Zeker weten 3 Door de toepassing van SCB moeten de medewerkers van de districten weer toezicht gaan houden juli 2009

50 Nietes Welles 4 Als wij de aannemer goed opvoeden dan krijgen we mooie producten 50 9 juli 2009

51 Nietes Welles 5 SCB brengt mijn werk in gevaar 51 9 juli 2009

52 Nietes Welles 6 Als de aannemer voor een gevaarlijke situatie zorgt mag de inspecteur het werk stilleggen 52 9 juli 2009

53 Risicomanagement 53 9 juli 2009

54 Oefening tijd 10 minuten Lijstje met 10 vragen Geef voor ieder item een bandbreedte van + of 5% -5% +5% 54 9 juli 2009

55 Oefening Voorbeeld: Aanname Engelse mijl is 1600 meter Tussen 1520 en 1680 meter opschrijven 55 9 juli 2009

56 Antwoorden Nr. Vraag Antwoord 1 Lengte Hollandse mijl (m) 2 Smeltpunt van keukenzout ( C) 3 Oppervlakte Australië (km²) 4 Consumptie pils in NL 1996 (liter/persoon/jr) 5 Kwalificaties NL voor WK voetbal nu (-) 6 Aantal vrouwelijke ir s Delft (-) 7 Aantal bioscoopbezoekers NL 2004 (-) 8 Afstand tot de zon (mio km) 9 Lengte Chinese muur (km) 10 Diepte Filipijnentrog (m) 5.555,6 m 807,85 ºC km 2 82 liter miljoen 149,6 mio km km m 56 9 juli 2009

57 Wat kan er fout gaan? Overmoedig Voorzichtig Overschatting Onderschatting 57 9 juli 2009

58 De do s en don ts Do: Periodiek reviewen Invoer van goede kwaliteit: Vullis in = vullis uut Wees eerlijk, betrek ook meevallers (!) Don t: Beperken op voorhand, ja maar Aannemen dat alles voorspeld kan worden 58 9 juli 2009

59 Omgaan met risico s Elimineren bijvoorbeeld andere werkmethode Beperken beheersmaatregelen Overdragen delen, verzekeren, uitbesteden Nemen opnemen in de begroting 59 9 juli 2009

60 Beperken 60 9 juli 2009

61 Overdragen 61 9 juli 2009

62 nemen 62 9 juli 2009

63 Doel van beheersmaatregelen Beperking risico (maatregel) Wie beperkt (alloceren maatregel) Kosten-baten (zin van maatregel) Traceerbare afhandeling Resultaatgericht 63 9 juli 2009

64 Doel beheersmaatregelen overleg met bevoegd gezag over mogelijke vergunningseisen in kaart brengen aanvraagtermijn en ter visie legging Risico omvang overzicht noodzakelijke documenten betrekken adviesbureau vooroverleg met bevoegd gezag over concept-aanvraag Initieel Maatr. 1 Maatr. 2 Maatr. 3 Maatr. 4 Maatr juli 2009

65 Formuleren van beheersmaatregelen S pecifiek M eetbaar A cceptabel R esultaatgericht T ijdgebonden wie/wat? wat? welke wijze? waartoe? wanneer? 65 9 juli 2009

66 Restrisico Beperkte risico na getroffen beheersmaatregelen Actuele risicoprofiel ( ) bepalen Additionele maatregelen bepalen Niet voor bepalen toetsplan (initiële risicoscore) 66 9 juli 2009

67 Toetsvaardigheden 67 9 juli 2009

68 68 9 juli 2009

69 Wapens van de toetser Voorbereiding Voorbereiding Voorbereiding Onafhankelijkheid Objectiviteit Vertrouwelijkheid Ethiek 69 9 juli 2009

70 Toetsen is communiceren (1) Haalplicht toetser Juiste vragen stellen Doorvragen Verduidelijken Binnen de grenzen houden Open vraag Gesloten vraag Luisteren Vraag bewijs (MIDEZ) 70 9 juli 2009

71 Toetsen is communiceren (2) Brengplicht getoetste Vraag verduidelijking To the point, niet uitweiden Toon bewijs Bescherm vertrouwelijke info 71 9 juli 2009

72 Toetsen is communiceren (3) Toets is geen overval Wederzijds respect Toetser heeft leiding gesprek Feiten Geen meningen 72 9 juli 2009

73 Vastleggen bevindingen Feiten Kort en bondig Concludeer afwijkingen tussentijds (zijn we het eens?), evt. door getoetste 73 9 juli 2009

74 Bevinding 74 9 juli 2009

75 Tips Telefoons uit Neem de leiding in het gesprek Wat je meent te vinden moet naar de politie (wees stellig) Las een pauze in als je er even niet uitkomt Vraag verheldering: het is beter om te weten dan om aan te nemen! Schaamrood bij een vraag trekt wel weer weg Bedenk dat de geinterviewde ook onzeker kan zijn Vel geen oordeel over een bevinding Zoek ook naar wat goed gaat SOK en KOS (Schop Onder K, Klop Op Schouder) 75 9 juli 2009

76 systeem planning T, B, V inkoop opleiden bouwactiviteit risicomgt meetapparatuur registraties documentbeheer afwijkingen communicatie interne audits keuringen 76 9 juli 2009

77 Oefening toetsen 77 9 juli 2009

78 Oefening voorbereiden van een toetsen tijd 60 minuten Project: Aanleg Korte weg Inlezen en voorbereiden Toetsvragen formuleren Plenair bespreken toetsvragen Bij voorbaat al bevindingen? 78 9 juli 2009

79 Nabespreken oefening toetsen 79 9 juli 2009