(Kwaliteits)borging. Themadag 27 november 2014

Transcriptie

1 1 (Kwaliteits)borging Contactgegevens 1e lijn: Michel Dubelaar e lijn: Roland Vissers e lijn: Roeland van Woerkom Themadag 27 november 2014

2 2 Inleiding en opzet sessie (Kwaliteits)borging bij WSHD; Urgentie 2011 toen HWBP een groot programma werd; Continue ontwikkeltraject waar stap voor stap de projectorganisatie wordt geprofessionaliseerd; Doorontwikkeling naar een integrale 1 e, 2 e en 3 e lijn controle op de borging (three lines of defense); WSHD-organisatie borging door CT Projectafdeling borging door afdeling HWBP2 Programma borging door het Programma/project Opzet deelpresentaties: Historie, context, waar staan we nu en waar willen we naar toe

3 3 Borging: 1 e lijnscontrole Borging binnen het project Michel Dubelaar, Manager projectbeheersing; 2011: Invoering IPM-rollenmodel en PRINCE2 systematiek 2012: Advisering overheden UAV-GC contracten heden: Dijkversterkingsproject Eiland van Dordrecht 2015 en verder: Cluster dijkversterkingsprojecten met o.a. Eiland van Dordrecht

4 Productdecompositie: 4

5 5 Processen OG: VTW Stap 1 Inboeken VTW Register Contractbeheersplan Inventarisatie risico s Stap 2 VTW Volledig? Nee Brief ON Opstellen en uitvoeren Toetsplan Ja Acceptatieplan documentbeoordelingen Stap 3 Beoordelen VTW VTW formulier Advies toetscoordinator Opstellen prestatieverklaring VTW s Advies kostendeskundige Contractwijzigingen Stap 4 Accoord Nee Afwijzingsbrief Ja Register Stap 5 Wijziging Baseline? Baseline Wijzigingsprocedure Stap 6 Verzenden VTW Register Registratiedossier

6 6 Proces- en systeemtoetsen: Kwaliteitsmanagement in de vraagspecificatie Hanteren (kwaliteits)managementsysteem (ISO) Medewerking verlenen aan audits en toetsen OG Zelf plannen en uitvoeren interne audits Identificeren en registreren van afwijkingen Aanbieden documenten ter acceptatie en verificatie

7 7 Processen ON: Risico 1: Niet aantoonbaar voldoen aan eisen uit VSE; Risico 2: Werk voldoet niet aan de verwachtingen van opdrachtgever of andere stakeholders. Borging risico A-001 en A002 in Verificatieproces Opstellen afwijking en herstellen zodat alsnog voldaan wordt aan de contracteis. Opstellen VTW als afwijking niet herstelbaar is. Valideren: bouwen we het juiste? Verifiëren en keuren van resultaat door eerstelijns verantwoordelijke na elke projectfase. Tweedelijns verificatie van elke eis door sleutel functionaris. Eisenanalyse en afleiden van eisen. Valideren vraag van WSHD en stakeholders. Actueel houden eisendossier door eisenmanagement. Opstellen verificatieplannen. Gebruik van Relatics als database voor eisen, verificaties en bewijsdocumenten. Borgen eisen in werkpakketten. Uitvoeren van werkzaamheden conform PMP en andere uitvoeringsplannen.

8 Risicoanalayse OG Contractbeheers plan OG 8 Contractbeheersing SCB Kwaliteitsborging primair belegd bij de MPB Onafhankelijke positie binnen het project? Toetst de effectieve werking systeemgerichte contractbeheersing in het project Project assurancerol conform PRINCE2.

9 Speelveld Risicomanagement 9

10 SCB + PRINCE2 10

11 Staat ZWART zand in ons Contract? 11

12 12 Risico ON of OG? Kwaliteits Doc s ON Stap 1 Proces analyse Proces analyse Expertise teamleden Risicodossier ON Resultaten voorgaande toetsen Stap 2 Risico-identificatie Risicoscore tbv SCB planning Proces analyse Beleid toetsstrategie Stap 3 Bepalen toetsmix Top-(gevolg) Risicoscore Risicoscore SCB omgeving Projectplanning ON Stap 4 Opstellen audit en toetsplanning SCB omgeving Audit en toetsplanning Stap 5 Vaststellen

13 Risico OG 13

14 Producttoets 14

15 Beslisboompje opzetten 15

16 16 Escaleren op kwaliteit ISSUERAPPORT Project: Eiland van Dordrecht Issue: EvD Toepassen thermisch gereinigde grond

17 17 Resumé: kwaliteitskaders PRINCE2: Projectplan, baseline, beleidskaders WSHD Overschrijden van toleranties Teamplannen IPM-rollen, Faseplan Issuerapport Financiën-risicobudget/subsidiebeschikking VTW OG naar HWBP Systeemgerichte Contract Beheersing: Contract : VSP + VSE Contractbeheersplan: processen Toets-strategie: systeem/proces/product Bevinding/tekortkoming/sanctie VTW ON naar OG Rondje Werk

18 18 Rondje Werk: blijven doen! Bij de Buitendijk is vandaag (1 oktober) het volgende geconstateerd: Versie Status Eistekst Eis-initiator Eis ID UE.2.GL Def Het grondlichaam in combinatie met de dijkbekleding dient tijdens de uitvoering in het gesloten seizoen de hoogte te waarborgen op basis van de volgende randvoorwaarde: WSHD Bron (document) Verificatiemethode Toelichting De waterkerende hoogte dient tenminste gelijk te zijn aan de oorspronkelijke waterkerende hoogte of de hoogte conform ontwerptekening. Veiligheid tijdens uitvoering en werken in het gesloten seizoen ON Deze eis dient in samenhang met eis <UE.2.DB.7> beschouwd te worden.

19 19 Borging: 2 e lijnscontrole Borging op de afdeling PU (projecten en uitvoering Roland Vissers, adviseur professionalisering projecten; 2012 : Kwaliteit controle (challenge, extern/informeel) 2013 : Sr. Systems engineer Eiland van Dordrecht 2013 : Configuratiemanager HWBP Heden : Kwartiermaker Project Management Office PU

20 20 Context [1/2] Vanuit het HWBP-2 programma: 5-7 projecten met soortgelijke scope & contractvorm Lopen min of meer parallel Constateringen 2012: Planningsdruk leidt tot capaciteitsproblemen Leereffecten en best-practices hebben geen thuisbasis; Geïntegreerde contracten, IPM, Systems Engineering, SCB e.d. Het Wiel wordt steeds opnieuw uitgevonden Koers vanaf 2013: Discussie over onthechten of vervlechten HWBP-2 Vervlechten onder voorwaarden: Leren van het HWBP!

21 21 Context [2/2] Vanuit de Lijn (projectenafdeling ) : Professionaliseringdoelstelling van de projectenafdeling van WSHD; Betere beheersing primaire processen Sturen op Synergie Meer benutten van de Markt Standaardiseren van de werkwijze in de projecten is een randvoorwaarde! (Prince2 en IPM) Interne controles vanaf volgend jaar systeemgericht (3e lijn) door de afdeling C&T ingestoken, Verbeteragenda van de WSHD: van actiegericht naar procesgericht

22 = Veranderproces!!! 22 Aanpak 1. Veilig bouwen van een basis binnen HWBP 2. Draagvlak ontwikkeling binnen de lijn 3. Vrijmaken van benodigde middelen en mensen 4. Overhevelen van programma naar lijn 5. Go-Life 2 e lijns kwaliteitsborging door de lijn. C&T Projectafdeling Kwaliteitsborging binnen C&T van 2 e naar 3 e Lijns Kwaliteitsborging binnen Projectafdeling (PMO!) 2 e Lijns (eind-situatie) Project HWBP-2 Program 1 Kwaliteitsborging binnen Programma 2 e Lijns (tijdelijke-situatie) DVP DVP DVP Kwaliteitsborging binnen projecten 1 e Lijns

23 23 Waar staan we nu? Afgerond [1/3] 1. Veilig bouwen van een basis binnen HWBP; Standaardisatie van de objectenboom met basisspecificaties, templates, procesbeschrijvingen, contractdocumenten (BOK, Annexen, VSP e.d.) Resultaten: Contractvoorbereiding: Reductie in doorlooptijd en resources ca. 50%! Aanbesteding: Afname van vragen tijdens de tenders

24 24 Waar staan we nu? Afgerond [2/3] 2. Draagvlak ontwikkeling binnen de lijn 3. Vrijmaken van benodigde middelen en mensen Plan Bestuur Organiseer VOER UIT

25 25 Waar staan we nu? Actueel [3/3] 4. Overhevelen van programma naar lijn Sturend Kader (= kapstok) Formaliseer Haal op! Beheer (management & processen)

26 26 Schets van de eind situatie [1/2] Werkwijze beschrijvingen Hulp middelen Contracten buffet Kaders, Standaarden en hulpmiddelen Basis specificaties Tbv VSE Markt informatie Objecten database 80 % direct bruikbaar Ervaringen Best-practices Projecten Richten op 20 % delta 2 e lijns kwaliteitsborging! o.a. ontwikkelen, onderhouden van generieke producten/hulpmiddelen Project Management Office

27 27 Schets van de eind situatie [2/2] <ISO [ENT] processen> Project Management Office

28 28 Borging: 3 e lijnscontrole Onafhankelijke Borging vanuit concerncontrol Roeland van Woerkom, Controller HWBP2-programma 2011 : HWBP2 als programma aangestuurd met een onafhankelijke programmacontroller 2013 : Integratie van de borgingsactiviteiten van het programma in het organisatiebrede controleplan/verbeteragenda 2014 : Borgingsrol uitgerold over niet HWBP2-projecten 2015 en verder : Controles beleggen in het project en bij de afdeling. CT zal afstand nemen en toetsen op werking systeem

29 29 Context Onafhankelijke positie buiten het project en de lijn maar beweegt zich in het programma Beschikbare instrumenten IC controle en verbeteragenda Linking pin met organisatiebrede belangen zoals risicomanagement en raakvlakken Duaal takenpakket: verantwoording achteraf vs advisering vooraf Daarnaast: Bewaken organisatie en wettelijke kaders Onafhankelijke communicatie richting directie en bestuur Beheren organisatiebrede verbeteragenda

30 30 Aanpak: systeem Wettelijke kaders Schematische weergave projectomgeving als basis te toetsen elementen Eisen/normen Eisen/normen Subsidient Organisatie Niet alleen financiële controles maar ook proces en soft controles Kwaliteit Input Standaarden Criteria Baseline Stuurgroep Escalatie Kwaliteit besturing Kwaliteit Project organisatie Risico gestuurde en random gekozen steekproeven op het systeem en processen Verschillende gebieden vragen om andere controle instrumenten Input Creatie product/toets Projectteam Uitvoeren review/toets Verwerken review/toets Akkoord Output Akkoord Eind product Kwaliteit Primair proces Kwaliteit Output

31 31 Aanpak: auditplan De activiteiten worden jaarlijks in het auditplan vastgelegd en door het bestuur besloten. Beheer en controle daarop wordt door CT uitgevoerd E. P&C cyclus Formeel A. Jaarrekening controle C. Subsidie verantwoording B. Subsidietoets Geheel van toetsen en audits moet borgen dat de middelen, processen en inhoud aan de gestelde kwaliteitseisen voldoen CT vooral betrokken bij formele toetsen met focus op proces en middelen en systeem Risicoprofiel kan vragen om op inhoud te gaan toetsen Intern G. Onderzoek Programmabureau M. Collegiale toets F. IC controle K. Product Kwaliteits Plan (PKP) L. Reviews Informeel D. Externe audits I. Challenges J. Audits samenwerkingsplan Control H. IKB opdrachtnemer Focus op middelen en proces Focus op inhoud Extern

32 32 Aanpak : verbeteragenda Continue verbetering Prestatie Verbeteragenda ACT PLAN 3e lijnscontrole Kennisoverdracht naar andere niet- HWBP2 projecten; Link met de afdelingen CHECK Afdeling Programma / project DO Verantwoordelijkheid laag in de organisatie beleggen Toewerken van controle naar vertrouwen Tijd

33 33 Schets van de eindsituatie Ontwikkelingen: Verbeteragenda projectenorganisatie - minder bevindingen Standaardisatie werkprocessen Professionalisering projectmanagement instrumenten (IPM/Prince2) Ontwikkeling competenties medewerkers De controle van CT naar de afdeling Gevolgen voor concern control: Focus controles op 1 e lijn naar 2 e lijn Focus van producttoetsen naar systeem en procestoetsen Focus van inhoud en regels naar gedrag en cultuur (bouwen aan vertrouwen) Link tussen projectrisico s en organisatierisico s