Prestatiemeten. Werkwijze bij Rijkswaterstaat. Bijeenkomst: PIANOo-congres 2012

Transcriptie

1 Werkwijze bij Bijeenkomst: PIANOo-congres 2012

2 Wat is prestatiemeten? stelt de kwaliteit van het proces van samenwerking waarmee de opdrachten worden gerealiseerd centraal. omvat het meten op welke wijze aan de contractuele verplichtingen wordt voldaan tijdens de uitvoering van de opdracht. Daarbij ligt de focus op houding en gedrag. richt zich op de performance: de kwaliteit van het proces. De performance behelst de wijze waarop het proces om te komen tot een prestatie is verwezenlijkt. Er worden dus geen contractuele prestaties gemeten. 2

3 Wat wordt beoogd met prestatiemeten? Bijdrage aan een beter functionerende relatie tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers in de bouwsector. Verminderen van de faalkosten in de bouw bij zowel de opdrachtgever als bij de opdrachtnemer. Voorkomen van miscommunicatie tussen de opdrachtgever en de opdrachtnemer over zowel het project als het wederzijds verwachtingspatroon inzake de samenwerking. Het versterken van een klantgerichte opstelling van de opdrachtnemers. Het inrichten van een proces van ranking van opdrachtnemers om de goed presterende opdrachtnemers op het werk te krijgen. 3

4 Waar wordt de prestatie op beoordeeld? In het Opdrachtgeversforum in de bouw is afgesproken de performance te beoordelen aan de hand van in ieder geval de volgende vier aspecten: Planmatig werken; Deskundigheid en kwaliteit; Samenwerking, communicatie en organisatie; Veiligheid en gezondheid. Op contractniveau beoordeelt twee extra aspecten: Documentatie; Kwaliteitsmanagement. 4

5 Dubbele eenzijdigheid (1/3) De basis voor het bespreken van elkaars functioneren De dubbele eenzijdigheid van de contractmeting houdt in dat zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer afzonderlijk van elkaar, maar betrekking hebbend op dezelfde meetperiode, eenzelfde vragenlijst invullen. De verschillen en overeenkomsten in perceptie zijn op deze wijze direct zichtbaar en bieden gelegenheid tot het bespreken van elkaars functioneren. 5

6 Dubbele eenzijdigheid (2/3) De basis voor het bespreken van elkaars functioneren Na de totstandkoming van de dubbele contractmeting bespreken de contractmanager van de opdrachtgever en de contractmanager van de opdrachtnemer gezamenlijk de resultaten tijdens een regulier voortgangsgesprek. Dit gesprek of anders gezegd dialoog - is primair bedoeld voor kwaliteitsverbetering tijdens de contractuitvoering. 6

7 Dubbele eenzijdigheid (3/3) De basis voor het bespreken van elkaars functioneren De contractmeting van de opdrachtgever over het functioneren van de opdrachtnemer wordt eenzijdig door de opdrachtgever vastgesteld. Naast bron voor het bespreken van elkaars functioneren vormt deze contractmeting de basis voor beoordeling op contractniveau en aggregatie naar bedrijfsniveau. Er is zodoende sprake van een gezamenlijke dialoog over elkaars functioneren, maar een eenzijdige beoordeling. 7

8 Werking van de methode Contact met de markt en onderling overleg heeft geleid tot een begrippenkader dat is afgestemd op gebruik door publieke opdrachtgevers en draagvlak bij opdrachtnemers: Begrip Betreft Fase 1. Contractmeting Contract Uitvoering 2. Contractkwartaalscore Contract Uitvoering 3. Bedrijfskwartaalscore Bedrijf Ranglijst 4. Uitvoeringsperformance Bedrijf Selectie 5. Contracteindscore Contract Uitvoering Contractmeting Contractkwartaalscore Bedrijfskwartaalscore Uitvoeringsperformance Contracteindscore 8

9 Werking van de methode: contractmeting De contractmeting betreft de meting op contractniveau. De contractmeting van de opdrachtgever over de opdrachtnemer vormt de basis voor bijsturing en dient als bron voor het samenstellen van de contractkwartaalscore. Contractmeting Contractkwartaalscore Bedrijfskwartaalscore Uitvoeringsperformance Contracteindscore 9

10 Werking van de methode: contractkwartaalscore De contractkwartaalscore vormt de basis voor bijsturing en dient als bron voor het samenstellen van de uitvoeringsperformance. De contractkwartaalscore betreft het rekenkundig gemiddelde van de som van de valide contractmetingen van een contract in een kwartaal. Bij betreft dit minimaal een tot maximaal drie metingen. Contractmeting Contractkwartaalscore Bedrijfskwartaalscore Uitvoeringsperformance Contracteindscore 10

11 Werking van de methode: bedrijfskwartaalscore De bedrijfskwartaalscore vormt de basis voor het samenstellen van een ranglijst. De bedrijfskwartaalscore betreft het rekenkundig gemiddelde van de contractkwartaalscores van een bedrijf. Om de bedrijfskwartaalscore te kunnen samenstellen moet er sprake zijn van contractkwartaalscores van ten minste twee contracten. Contractmeting Contractkwartaalscore Bedrijfskwartaalscore Uitvoeringsperformance Contracteindscore 11

12 Werking van de methode: uitvoeringsperformance De uitvoeringsperformance wordt - in tegenstelling tot de contracteindscore - tijdens de contractuitvoering samengesteld en is bedoeld voor gebruik bij nadere selectie bij toekomstige aanbestedingen. De uitvoeringsperformance betreft het voortschrijdend gewogen gemiddelde van de som van de laatste vijf bedrijfskwartaalscores van een bedrijf, waarbij het jongste kwartaal het zwaarst (100 procent) weegt en het oudste kwartaal het lichtst (20 procent). Contractmeting Contractkwartaalscore Bedrijfskwartaalscore Uitvoeringsperformance Contracteindscore 12

13 Werking van de methode: contracteindscore In geval van een verlengingsclausule wordt de (fictieve) contracteindscore gebruikt om te toetsen of de opdrachtnemer in aanmerking komt voor verlenging. De contracteindscore betreft het rekenkundig gemiddelde van alle contractkwartaalscores. De contracteindscore omvat de daadwerkelijke performance gedurende de gehele looptijd van het contract. Contractmeting Contractkwartaalscore Bedrijfskwartaalscore Uitvoeringsperformance Contracteindscore 13

14 beantwoording door opdrachtnemer opdrachtgever Werking van de methode Eenmalig vergaren en meervoudig gebruik van de antwoorden: Contractniveau: dialoog (fictieve) contracteindscore Bedrijfsniveau: contractkwartaalscore bedrijfskwartaalscore uitvoeringsperformance Contractniveau: dialoog Contractniveau: dialoog 1 2 Contractniveau: dialoog 3 4 Opdrachtgever contractkwartaalscore opdrachtgeverskwartaalscore opdrachtgeversperformance opdrachtnemer vragen over opdrac htgever Contractmeting Contractkwartaalscore Bedrijfskwartaalscore Uitvoeringsperformance Contracteindscore 14

15 Vragenlijst De vragenlijst bevat vragen over de opdrachtnemer én opdrachtgever. Beide partijen vullen de hele vragenlijst ieder afzonderlijk in; dus ook de vragen over de eigen organisatie worden beantwoordt. Elke vraag heeft vaste antwoordmogelijkheden die gelijkstaan aan een houding en gedrag van: Antwoord Houding en gedrag Score A Passief 1 B Reactief 4 C Actief 7 D Proactief 10 15

16 Voorbeeld verbetervermogen 8,0 7,8 7,6 7,4 7,2 Voorbeeld verbetervermogen op basis van de bedrijfskwartaalscore 7,43 7,13 7,63 Kwartaal Score Gewicht 2011-Q2 6,48 20% 2011-Q3 6,77 40% 2011-Q4 7,43 60% 2012-Q1 7,13 80% 2012-Q2 7,63 100% 7,0 6,8 6,77 Uitvoeringsperformance: 7,3 6,6 6,4 6,2 6,0 6,48 7,1 indien geen gewogen gemiddelde zou worden gebruikt. 16

17 Vragen over de opdrachtnemer en vragen over de opdrachtgever Vragen over functioneren opdrachtnemer Aspect Vragen over functioneren opdrachtgever Subaspect 1 A. Planmatig werken Kwaliteit van de planning - 2 Beheersing van planning 16 3 B. Deskundigheid en kwaliteit Werken volgens kwaliteits- of projectmanagementplan - 4 Bekwaamheid en bewustzijn 17 5 Beheersing van risico s 18 6 C. Samenwerking, communicatie en organisatie Kwaliteit van samenwerking 19 7 Werkrelatie 20 8 Bespreken van wijzigingen 21 9 Communicatie met de omgeving Verantwoordelijkheid en bevoegdheid Wet arbeid vreemdelingen (Wav) - 12 D. Veiligheid en gezondheid Milieu en gezondheid - 13 E. Documentatie Kwaliteit van de documentatie - 14 F. Kwaliteitsmanagement Beheersing van werkzaamheden Verbetering en tevredenheid 25 17

18 7. Hoe kan de onderlinge werkrelatie in de achterliggende periode worden omschreven vanuit het perspectief van de opdrachtnemer? a. De werkrelatie was slecht. Discussies zorgden voor een niet-prettige sfeer en mogelijk zelfs irritatie. De opdrachtgever luisterde niet goed naar de wensen van de opdrachtnemer. b. De werkrelatie was niet optimaal, maar wel werkbaar. Met moeite konden de wensen van de opdrachtnemer kenbaar gemaakt worden. c. Er was sprake van een normale werkrelatie. De wensen van de opdrachtnemer konden kenbaar worden gemaakt en er werd redelijk naar gehandeld. d. De samenwerking was professioneel. De wensen van de opdrachtnemer konden kenbaar gemaakt worden en er werd goed naar gehandeld. Discussies waren opbouwend. Vragen over de opdrachtnemer Planmatig werken Deskundigheid en kwaliteit Samenwerking, communicatie en organisatie Veiligheid en gezondheid Documentatie Kwaliteitsmanagement

19 Steunpunt prestatiemeten Per 2013 wordt een steunpunt prestatiemeten bij operationeel met als doelen: aanspreekpunt voor de opdrachtgever en de opdrachtnemer methode en het meetinstrument beheren en de continuïteit en uniformiteit van het gebruik borgen methode en het meetinstrument evalueren en verbeteren. methode voortdurend af te stemmen met overige instrumenten in het kader van werken onder kwaliteitsborging aanspreekpunt voor het indienen van bezwaren 19

20 Dubbele eenzijdigheid in de praktijk Praktijkvoorbeeld prestatiemeten Oordeel OVER FUNCTIONEREN VAN DE OPDRACHTNEMER TOTAAL Bedrijfsnaam Contract Beoordeeld door Bedrijf A Contract 1 6,9 Opdrachtnemer 8,0 Bedrijf B Contract 2 7,8 Opdrachtnemer 7,5 Bedrijf C Contract 3 4,0 Opdrachtnemer 6,7 Bedrijf D Contract 4 8,6 Opdrachtnemer 8,6 Zwarte tekstkleur geldt als beoordeling, rode tekstkleur is bedoeld voor de dialoog. De opdrachtnemer krijgt van RWS een 4,0, terwijl de opdrachtnemer zichzelf een 6,7 geeft. Oordeel OVER FUNCTIONEREN VAN RIJKSWATERSTAAT TOTAAL Bedrijfsnaam Contract Beoordeeld door Bedrijf A Contract 1 8,1 Opdrachtnemer 6,5 Bedrijf B Contract 2 8,0 Opdrachtnemer 6,1 Bedrijf C Contract 3 5,8 Opdrachtnemer 7,0 Bedrijf D Contract 4 8,2 Opdrachtnemer 7,9 RWS krijgt van de opdrachtnemer een 7,0, terwijl RWS zichzelf een 5,8 geeft. Gemiddelde score over 7,5 Opdrachtnemer 6,9 20

21 beantwoording door opdrachtnemer opdrachtgever Dubbele eenzijdigheid in de praktijk Praktijkvoorbeeld prestatiemeten Contractniveau: dialoog 4,0 (fictieve) contracteindscore Contractniveau: dialoog 5,8 Bedrijfsniveau: contractkwartaalscore bedrijfskwartaalscore uitvoeringsperformance Contractniveau: dialoog 6,7 Contractniveau: dialoog 7,0 Opdrachtgever contractkwartaalscore opdrachtgeverskwartaalscore opdrachtgeversperformance opdrachtnemer vragen over opdrac htgever 21

22 Dubbele eenzijdigheid in de praktijk Praktijkvoorbeeld prestatiemeten Oordeel OVER DE OPDRACHTNEMER Bedrijfsnaam Beoordeeld door Per aspect 80% 20% Planmatig werken Deskundigheid en kwaliteit Samenwerking, communicatie en organisatie Veiligheid en gezondheid Documentatie Kwaliteit Bedrijf A 4,0 7,0 7,3 7,0 7,0 5,8 Opdrachtnemer 7,0 7,0 8,3 7,0 7,0 10,0 Bedrijf B 8,5 7,0 7,4 9,0 7,0 8,8 Opdrachtnemer 8,5 10,0 6,1 9,0 7,0 7,0 Bedrijf C 4,0 5,0 6,0 5,0-2,4 Opdrachtnemer 8,5 9,0 7,0 8,0-8,8 Bedrijf D 10,0 9,0 8,7 9,0 7,0 8,8 Opdrachtnemer 10,0 7,0 8,7 9,0 10,0 7,0 Oordeel OVER RIJKSWATERSTAAT Bedrijfsnaam Beoordeeld door Per aspect 80% 20% Planmatig werken Deskundigheid en Kwaliteit Samenwerking, communicatie en organisatie Veiligheid en gezondheid Documentatie Kwaliteit Bedrijf A 7,0 7,0 8,3 7,0-10,0 Opdrachtnemer - 7,0 8,3 4,0-6,4 Bedrijf B 7,0 9,0 7,0 10,0-8,2 Opdrachtnemer 4,0 5,0 8,3 7,0-3,4 Bedrijf C 7,0 5,0 6,1 7,0-4,0 Opdrachtnemer 7,0 7,0 7,4 7,0-6,4 Bedrijf D 4,0 10,0 8,3 7,0-10,0 Opdrachtnemer 7,0 4,7 9,1 7,0-7,0 22

23 Dubbele eenzijdigheid in de praktijk Praktijkvoorbeeld prestatiemeten Oordeel OVER DE OPDRACHTNEMER Per vraag 2x 2x 5x 12x 8x Bedrijfsnaam Beoordeeld door Bedrijf A Opdrachtnemer Bedrijf B Opdrachtnemer Bedrijf C Opdrachtnemer Bedrijf D Opdrachtnemer Oordeel OVER RIJKSWATERSTAAT Per vraag 2x 2x 3x 3x 12x 8x Bedrijfsnaam Beoordeeld door Bedrijf A Opdrachtnemer Bedrijf B Opdrachtnemer Bedrijf C Opdrachtnemer Bedrijf D Opdrachtnemer

24 Bezoek de website van Bezoek voor meer informatie over prestatiemeten bij de website op 24

25 Bezoek de website van 25