Handreiking Past Performance Noord-Hollandse gemeenten PAST PERFORMANCE. Op weg naar een goede samenwerking

Transcriptie

1 Handreiking Past Performance Noord-Hollandse gemeenten PAST PERFORMANCE Op weg naar een goede samenwerking

2 COLOFON Opgesteld door: Werkgroep Past Performance Noord-Holland Werkgroepleden: Bob Jansen Eddy Roosen Marco van Beek Frank Post Koen van Leenen Olaf Bovenkamp Richard Leijen Jacomijn de Meij Klankbordgroep: Siem Bijman Dick van Werven gemeente Heemstede gemeente Haarlem gemeente Castricum gemeente Castricum gemeente Hoorn gemeente Heiloo gemeente Den Helder Stichting Rijk Bouwend Nederland Bouwend Nederland Datum: 30 mei 2013 Status: definitief Versienummer: 2.0 Informatie: PAST PERFORMANCE

3 INHOUDSOPGAVE INLEIDING... 5 WAT IS PAST PERFORMANCE... 7 WAT IS HET DOEL VAN PAST PERFORMANCE WAT WORDT BEOORDEELD... 8 HOE WERKT PAST PERFORMANCE... 9 HOE WORDEN BEOORDELINGEN GEBRUIKT IN TOEKOMSTIGE AANBESTEDINGEN WELKE RUIMTE IS ER VOOR NIEUWE ONBEOORDEELDE PARTIJEN. 13 HOE LANG BLIJFT DE BEOORDELING GELDIG HOE ZIT HET MET DE BETROUWBAARHEID VAN DE BEOORDELINGEN WAT TE DOEN BIJ KLACHTEN BIJLAGE: Impressie van de website Past-performance.nl en de beoordelingsformulieren voor zowel de aannemer als voor het ingenieursbureau PAST PERFORMANCE - 3

4 4 - PAST PERFORMANCE

5 1. INLEIDING Opdrachtgevers en opdrachtnemers streven naar kwaliteitsverbetering in de bouw- en infrasector. Opdrachtgevers zijn op zoek naar een klantgerichte opstelling van opdrachtnemers. Opdrachtnemers willen zich onderscheiden door het leveren van betere prestaties dan concurrenten. Beide hebben een belang bij het terugdringen van faalkosten. Een groot aantal gemeenten in Noord-Holland zijn overeengekomen om de systematiek Past Performance toe te gaan passen om opdrachtgever de samenwerking tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers verder te professionaliseren. opdrachtnemer Het gezamenlijk belang is: De gemeenten krijgen meer inzicht in welke opdrachtnemers goed presteren bij het uitvoeren van hun opdracht; Opdrachtnemers die (constant) goed presteren maken meer kans om uitgenodigd te worden om deel te nemen aan een onderhandse aanbesteding; De gemeenten kunnen beter verantwoorden hoe zij komen tot de keuze van uitgenodigde partijen; Opdrachtnemers worden op een uniforme wijze door de gemeenten beoordeeld; Opdrachtnemers met een hoge ranking maken een grotere kans om uitgenodigd te worden voor deelname aan een onderhandse aanbesteding dan wel meer kans op gunning van een opdracht uit de hand. Om objectiever te kunnen bepalen welke partijen worden uitgenodigd voor (meervoudig) onderhandse aanbestedingen zijn door de deelnemende gemeenten onderling afspraken gemaakt over de manier waarop bedrijven die voor de gemeenten opdrachten uitvoeren zullen worden beoordeeld. Daarnaast hanteert elke gemeente haar eigen selectiebeleid. Via de website worden de beoordelingen van uitgevoerde opdrachten bijgehouden. De website bevat een overzicht van aannemers, leveranciers en dienstverleners, waarvan de uitgevoerde PAST PERFORMANCE - 5

6 opdrachten zijn beoordeeld. Om zorgvuldig met de gegevens van opdrachtnemers te kunnen omgaan, zijn deze uitsluitend te raadplegen door de deelnemende gemeenten. De systematiek van Past Performance wordt voorlopig toegepast op overheidsopdrachten voor civiel- en cultuurtechnische werken en diensten. De systematiek is echter dusdanig opgebouwd dat die in de toekomst ook voor andere opdrachten kan worden gebruikt. De volgende gemeenten doen mee met Past Performance: Bloemendaal, Castricum, Den Helder, Enkhuizen, Heerhugowaard, Haarlem, Haarlemmermeer, Heemstede, Heiloo, Hoorn, Landsmeer, Medemblik, Oostzaan, Opmeer, Schagen, Stede Broec, Velsen, Wormerland en Zandvoort Zodra er zich meer gemeenten aanmelden wordt dit op de website vermeld. De afspraken zijn gemaakt na overleg met Bouwend Nederland en in samenwerking met de Stichting Regionaal Inkoopbureau IJmond en Kennemerland (RIJK). 6 - PAST PERFORMANCE

7 2. WAT IS PAST PERFORMANCE Goede klantgerichte prestaties van opdrachtnemers worden door gemeenten in Noord-Holland gewaardeerd. De gemeentes gebruiken Past Performance om de prestaties van opdrachtnemers te beoordelen en de resultaten daarvan mede te gebruiken bij het selecteren van bedrijven voor enkelvoudige opdrachten en deelname aan onderhandse aanbestedingen. Past Performance zet in op klantgerichte, prestatiegerichte en zakelijke verhoudingen in de bouw- en infrasector: Past Performance stelt de kwaliteit van het proces van samenwerking waarmee de opdrachten worden gerealiseerd centraal. Past Performance omvat het meten op welke wijze aan de contractuele verplichtingen wordt voldaan tijdens de uitvoering van de opdracht. Daarbij ligt de focus op houding en gedrag. 3. WAT IS HET DOEL VAN PAST PERFORMANCE Past Performance is een systematiek met de uitdrukkelijke ambitie om zowel het opdrachtgeverschap als het opdrachtnemerschap verder te professionaliseren en daarmee: bij te dragen aan een betere relatie tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers in de bouw- en infrasector; faalkosten te verminderen bij opdrachtgever en opdrachtnemer; miscommunicatie te voorkomen tussen opdrachtgever en opdrachtnemer over zowel het project als het wederzijds verwachtingspatroon inzake de samenwerking; een klantgerichte opstelling van de opdrachtnemers te versterken; een proces van ranking van opdrachtnemers in te richten om een overzicht van goed presterende opdrachtnemers te krijgen; de ranking te gebruiken welke marktpartijen worden uitgenodigd voor (meervoudig) onderhandse aanbestedingen. PAST PERFORMANCE - 7

8 4. WAT WORDT BEOORDEELD Past Performance stelt de kwaliteit van het samenwerkingsproces waarmee opdrachten worden gerealiseerd centraal en maakt deze inzichtelijk en bespreekbaar. Er wordt niet beoordeeld of een opdracht is opgeleverd volgens de overeenkomst, maar hoe de eigenlijke uitvoering van de opdracht is verlopen. De beoordeling bestaat in ieder geval uit de volgende aspecten: Bouw- en infraopdrachten (werken): Planmatig werken Pro-activiteit en samenwerking Deskundigheid en kwaliteit Veiligheid en gezondheid Omgevingsmanagement Oplevering en revisie Advies en engineering (diensten): Kwaliteit van de geleverde concept-producten Houding ten aanzien van planning Pro-activiteit en samenwerking Kwaliteit van de ramingen Houding bij meer- en minderwerk en aanvullende opdrachten Per aspect is een wegingsfactor aangegeven. Op de website wordt per aspect een eenduidige omschrijving en toelichting gegeven, zodat de beoordelaar weet op welke zaken gelet moet worden bij het geven van zijn oordeel. Per beoordeling wordt een keuze gemaakt naar het soort werk (riolering, bestrating, asfalt, groen ect.) of type dienst (ontwerpwerkzaamheden, grondmechanica, wegen, constructief ect.). 8 - PAST PERFORMANCE

9 5. HOE WERKT PAST PERFORMANCE De (tussentijdse) beoordeling met bijbehorende open dialoog dient tussen de opdrachtgever en opdrachtnemer plaats te vinden buiten aanwezigheid van derden. De volgende procedure wordt aangehouden: 1. Mededeling dat Past Performance van toepassing is: In het bestek, de offerte-aanvraag of bij een 1 op 1 uitnodiging wordt opgenomen dat Past Performance van toepassing is. Het beoordelingsformulier wordt meegestuurd. Partijen weten dan vooraf dat een beoordeling plaatsvindt en op welke onderdelen wordt beoordeeld. De tekst in het bestek of uitnodiging is als volgt: De opdrachtgever beoordeelt de opdrachtnemer tijdens de uitvoering van de opdracht op present performance om de samenwerking en kwaliteit te verbeteren. Het beoordelen gaat gedurende de uitvoeringsperiode over en weer tussen opdrachtgever en opdrachtnemer om uiteindelijk tot een goede past performance van de opdrachtnemer te komen. Na oplevering van de opdracht beoordeelt de opdrachtgever de werkwijze van en samenwerking met de opdrachtnemer door het invullen van het bijgeleverde beoordelingsformulier. Dit formulier komt in een gesloten database en is alleen ter inzage voor opdrachtgevers (overheidsinstanties), welke gebruik maken van past performance. Goede scores kunnen gebruikt worden voor selectie van marktpartijen bij onderhandse aanbestedingen dan wel voor het verstrekken van een opdracht uit de hand. In een RAW-bestek wordt deze tekst in deel 1 opgenomen. 2. Melding bij het startoverleg In het eerste overleg met de opdrachtnemer wordt toegelicht dat Past Performance van toepassing is en worden de verwachtingen over de samenwerking met elkaar besproken. In het startoverleg wordt aangegeven wie de beoordelaar is. PAST PERFORMANCE - 9

10 3. Tussentijds bespreken van de samenwerking Tussentijds wordt de samenwerking besproken en wordt getoetst of de wederzijdse verwachtingen worden waargemaakt. Op deze momenten worden de beoordelingsformulieren ingevuld, zodat de samenwerking wordt uitgedrukt in een cijfer en motivering daarvan. Op deze manier ligt vast waar het goed gaat in de samenwerking en waar verbetering mogelijk is. Deze verbetering kan worden omgezet in actiepunten en nadere afspraken. Het belangrijkste van deze tussentijdse beoordeling is dat de eindbeoordeling niet als een verassing komt. Tevens maakt een tussentijdse beoordeling mogelijk dat partijen tijdens het proces werken aan verbetering en bijsturing. Per aspect kan de opdrachtnemer een reactie geven op de beoordeling en feedback geven aan de opdrachtgever. Wederzijds vertrouwen en transparantie zijn hierbij belangrijke elementen. Tussentijdse beoordelingen worden opgenomen in het projectdossier PAST PERFORMANCE

11 4. Eindbeoordeling Na afronding van een project wordt het beoordelingsformulier ingevuld door de project- of contractverantwoordelijke. De opdrachtnemer krijgt de gelegenheid om op het formulier kanttekeningen te plaatsen bij de beoordeling. 5. Vaststelling beoordeling De eindbeoordeling wordt ter vaststelling voorgelegd aan een gemandateerde ambtenaar. De gemandateerde ambtenaar heeft de mogelijkheid om het eindoordeel van eventuele discrepanties te ontdoen. Na vaststelling wordt de eindbeoordeling schriftelijk medegedeeld aan de opdrachtnemer. De opdrachtnemer wordt in de gelegenheid gesteld om binnen 2 weken een reactie te geven op de vastgestelde eindbeoordeling. Indien de opdrachtnemer van die mogelijkheid gebruik maakt, nodigt de gemeente de opdrachtnemer uit voor een gesprek dat uiterlijk binnen 4 weken daarna zal plaatsvinden. Na die termijn gaat de gemeente over tot definitieve vaststelling van de beoordeling en neemt zij de beoordeling op in de gezamenlijke database op de website. Bij de definitieve vaststelling van de beoordeling, worden betrokken, de door de opdrachtnemer over de beoordeling gemaakte opmerkingen, de inhoud van het gevoerde gesprek, alsmede hetgeen naar aanleiding daarvan nadien eventueel door partijen is gewisseld. Schematisch ziet het proces er als volgt uit: Tekst opnemen in contract Melden in startoverleg Formulier in concept invullen op website Tussentijdse beoordeling bespreken Reactie opdrachtnemer op tussentijdse beoordeling Vastleggen tussentijdse beoordeling in projectdossier Definitieve scores/toelichting en eindbeoordeling invullen op website Reactie opdrachtnemer op eindbeoordeling Goedkeuring en vrijgave eindbeoordeling op de website PAST PERFORMANCE - 11

12 Omdat er bij elke gemeente andere functiebenamingen zijn is het processchema universeel. Per stap kan worden aangegeven welke functionaris verantwoordelijk is. 6. HOE WORDEN BEOORDELINGEN GEBRUIKT IN TOEKOMSTIGE AANBESTEDINGEN Alle deelnemende opdrachtgevers gebruiken de eindoordelen als een beloning voor goed presterende opdrachtnemers om in aanmerking te komen voor toekomstige opdrachten. De eindbeoordelingen worden alleen gebruikt voor onderhandse aanbestedingen en opdrachten uit de hand. Bij een (meervoudig) onderhandse aanbesteding worden 3 tot 5 partijen uitgenodigd om een aanbieding te doen. De selectie gaat altijd gepaard met goede argumenten (kerncompetenties en een hoge ranking) en een goede spreiding van partijen. De deelnemende gemeenten zijn vrij in de selectiekeuze, de onderstaande methode wordt veel gehanteerd: 1. Op basis van het soort werk worden 3 bekende (regionale) partijen geselecteerd. 2. Op basis van de website Past Performance worden 1 of 2 partijen geselecteerd 3. Facultatief kan een onbekende (mogelijk nieuwe talentvolle partij) worden toegevoegd, een en ander met dien verstande dat maximaal 5 partijen worden uitgenodigd tot inschrijving. Op de website is het gemiddelde cijfer per jaar over alle opdrachten zichtbaar. Om een goed beeld te krijgen van de ontwikkeling van een opdrachtnemer zijn de jaarcijfers van de afgelopen vijf jaar vermeld. Tevens is zichtbaar op hoeveel opdrachten (aantal beoordelingen) het gemiddelde gebaseerd is en staat per opdracht direct aangegeven of de opdrachtnemer de beoordeling van een kanttekening heeft voorzien. Met een button kan doorgeklikt worden naar die kanttekening PAST PERFORMANCE

13 7. WELKE RUIMTE IS ER VOOR NIEUWE ONBEOORDEELDE PARTIJEN De deelnemende gemeenten respecteren de rol en positie van potentiële opdrachtnemers, ook die van nog niet eerder beoordeelde partijen. In de selectieprocedures blijft daarom ruimte voor jonge, vernieuwende - en voor de deelnemende gemeenten onbekende - opdrachtnemers om mee te dingen naar toekomstige opdrachten. 8. HOE LANG BLIJFT DE BEOORDELING GELDIG Past Performance sluit aan op de wet- en regelgeving zoals geldend voor aanbestedende diensten. De geldigheidstermijnen voor beoordelingen zijn hier dan ook van afgeleid. Beoordelingen blijven vijf jaar na de datum waarop de beoordeling is uitgevoerd geldig. Na die periode wordt de informatie niet meer gebruikt in toekomstige aanbestedingen. PAST PERFORMANCE - 13

14 9. HOE ZIT HET MET DE BETROUWBAARHEID VAN DE BEOORDELINGEN Een goede prestatie als opdrachtnemer is mede afhankelijk van goed opdrachtgeverschap. Als professionele publieke opdrachtgevers vertrouwen de deelnemende gemeenten erop dat project- of contractverantwoordelijken een betrouwbare beoordeling uitvoeren waarbij er oog is voor de context van de opdracht, de resultaten van eventuele eerdere evaluaties in de opdracht en dat de beoordeling op betrouwbare wijze door de leidinggevende wordt geverifieerd. Bij gegronde twijfel is er natuurlijk ruimte voor een gesprek tussen de betrokkenen. Om de werkwijze voor de deelnemende gemeenten zo uniform mogelijk te houden worden regelmatig interne trainingen en workshops gegeven. De systematiek wordt jaarlijks geëvalueerd en er worden een aantal testcases opgesteld die door alle beoordelaars beoordeeld worden. Grote verschillen in een beoordeling worden besproken ten einde een uniforme beoordeling tussen gemeenten te krijgen. 10. WAT TE DOEN BIJ KLACHTEN Bij klachten over een beoordeling van een specifieke opdracht wordt de volgende procedure gevolgd: 1. Indien de opdrachtnemer opmerkingen heeft over de eindbeoordeling of een andere visie heeft op de samenwerking, kan de opdrachtgever binnen twee weken een reactie laten opnemen in het formulier. 2. Indien de opdrachtnemer niet akkoord is met de eindbeoordeling en de reactie in het formulier doet onvoldoende recht aan zijn visie op de samenwerking, dan kan er binnen twee weken een gesprek worden aangevraagd met de eindverantwoordelijke ambtenaar. Dit gesprek kan aanleiding geven om de eindbeoordeling aan te passen. 3. Indien het gesprek met de eindverantwoordelijke ambtenaar de partijen niet bijeen heeft gebracht, kan een gesprek worden ingepland met een tweede onpartijdige of onafhankelijke gemeente als toehoorder. Dit gesprek kan weer aanleiding geven om de eindbeoordeling aan te passen. Daarnaast staat het een ondernemer uiteraard vrij om contact op te nemen met zijn brancheorganisatie voor het geval een discussie over een beoordeling niet kan worden opgelost PAST PERFORMANCE

15 Bijlage: Impressie van de website Past-performance.nl en de beoordelingsformulieren voor zowel de aannemer als voor het ingenieursbureau. PAST PERFORMANCE - 15

16 Deelnemende gemeenten: Informatieavond ontwikkeling Koningin Emmapark Medemblik Dit initiatief wordt ondersteund door: