Welkom op de themabijeenkomst Prestatie breed uitgemeten. Vakgroep Civiele Betonbouw Taakgroep Markt 27 februari 2014, Hotel Papendal te Arnhem

Transcriptie

1 Welkom op de themabijeenkomst Prestatie breed uitgemeten Vakgroep Civiele Betonbouw Taakgroep Markt 27 februari 2014, Hotel Papendal te Arnhem

2 Prestatiemeten Kwaliteit van het proces van samenwerking centraal Themabijeenkomst Prestatie breed uitgemeten 27 februari 2014

3 Wat is prestatiemeten? Prestatiemeten stelt de kwaliteit van het proces van samenwerking waarmee de opdrachten worden gerealiseerd centraal. Prestatiemeten omvat het meten op welke wijze aan de contractuele verplichtingen wordt voldaan tijdens de uitvoering van de opdracht. Prestatiemeten richt zich op de performance: de kwaliteit van het proces. De performance behelst de wijze waarop het proces om te komen tot een prestatie is verwezenlijkt. Rijkswaterstaat 3 Prestatiemeten 27 februari 2014

4 Doel prestatiemeten Bij prestatiemeten gebruikt Rijkswaterstaat een vragenlijst die aantoont op welke wijze de opdrachtnemer aan zijn contractuele verplichtingen voldoet. De opdrachtnemer krijgt na de meting een score op een schaal van 1 tot 10. Daarbij ligt de focus op houding en gedrag. Zo kan Rijkswaterstaat: sturen op kwaliteitsverbetering tijdens de uitvoering van opdrachten; gericht goed presterende opdrachtnemers selecteren voor toekomstige opdrachten. Rijkswaterstaat 4 Prestatiemeten 27 februari 2014

5 Wat wordt beoogd met prestatiemeten? Bijdrage aan een beter functionerende relatie tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers. Verminderen van de faalkosten bij zowel de opdrachtgever als bij de opdrachtnemer. Voorkomen van miscommunicatie tussen de opdrachtgever en de opdrachtnemer over zowel het project als het wederzijds verwachtingspatroon inzake de samenwerking. Het versterken van een klantgerichte opstelling van de opdrachtnemers. Het inrichten van een proces van ranking van opdrachtnemers om de goed presterende opdrachtnemers op het werk te krijgen. Rijkswaterstaat 5 Prestatiemeten 27 februari 2014

6 Waar wordt de performance op beoordeeld? In het Opdrachtgeversforum in de bouw is afgesproken de performance te beoordelen aan de hand van in ieder geval de volgende vier aspecten: Planmatig werken; Deskundigheid en kwaliteit; Samenwerking, communicatie en organisatie; Veiligheid en gezondheid. Op contractniveau beoordeelt Rijkswaterstaat twee extra aspecten: Documentatie; Kwaliteitsmanagement. Rijkswaterstaat 6 Prestatiemeten 27 februari 2014

7 Instrumenten kwaliteitsborging EMVI SCB Prestatiemeten contractvoorbereiding contractuitvoering contractbeëindiging Rijkswaterstaat 7 Prestatiemeten 27 februari 2014

8 Dubbele eenzijdigheid De basis voor het bespreken van elkaars functioneren De dubbele eenzijdigheid van de contractmeting houdt in dat zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer afzonderlijk van elkaar, maar betrekking hebbend op dezelfde meetperiode, eenzelfde vragenlijst invullen. De verschillen en overeenkomsten in perceptie direct zichtbaar Gezamenlijke dialoog over elkaars functioneren, maar een eenzijdige beoordeling. Afspraken maken over kwaliteitsverbetering Rijkswaterstaat 8 Prestatiemeten 27 februari 2014

9 Vragenlijst De vragenlijst bevat vragen over de opdrachtnemer én opdrachtgever. Beide partijen vullen de hele vragenlijst ieder afzonderlijk in; dus ook de vragen over de eigen organisatie worden beantwoordt. Elke vraag heeft vaste antwoordmogelijkheden die gelijkstaan aan een houding en gedrag van: Antwoord Houding en gedrag Score A Passief 1 B Reactief 4 C Actief 7 D Proactief 10 Rijkswaterstaat 9 Prestatiemeten 27 februari 2014

10 beantwoording door opdrachtnemer opdrachtgever Werking van de methode Eenmalig vergaren en meervoudig gebruik van de antwoorden: Contractniveau: dialoog (fictieve) contracteindscore Bedrijfsniveau: contractkwartaalscore bedrijfskwartaalscore uitvoeringsperformance Contractniveau: dialoog Contractniveau: dialoog 1 2 Contractniveau: dialoog 3 4 Opdrachtgever contractkwartaalscore opdrachtgever opdrachtgeversperformance opdrachtnemer vragen over opdrachtgever Contractmeting Contractkwartaalscore Bedrijfskwartaalscore Uitvoeringsperformance Contracteindscore Rijkswaterstaat 10 Prestatiemeten 27 februari 2014

11 Voorbeeld verbetervermogen 8,0 7,8 7,6 7,4 7,2 Voorbeeld verbetervermogen op basis van de bedrijfskwartaalscore 7,43 7,13 7,63 Kwartaal Score Gewicht 2011-Q2 6,48 20% 2011-Q3 6,77 40% 2011-Q4 7,43 60% 2012-Q1 7,13 80% 2012-Q2 7,63 100% 7,0 6,8 6,77 Uitvoeringsperformance: 7,3 6,6 6,4 6,2 6,0 6,48 7,1 indien geen gewogen gemiddelde zou worden gebruikt. Rijkswaterstaat 11 Prestatiemeten 27 februari 2014

12 Vragen over de opdrachtnemer en vragen over de opdrachtgever Vragen over functioneren opdrachtnemer Aspect Vragen over functioneren opdrachtgever Subaspect 1 A. Planmatig werken Kwaliteit van de planning - 2 Beheersing van planning 15 3 B. Deskundigheid en kwaliteit Werken volgens kwaliteits- of projectmanagementplan - 4 Bekwaamheid en bewustzijn 16 5 Beheersing van risico s 17 6 C. Samenwerking, communicatie en organisatie Kwaliteit van samenwerking 18 7 Werkrelatie 19 8 Bespreken van wijzigingen 20 9 Verantwoordelijkheid en bevoegdheid Wet arbeid vreemdelingen (Wav) - 11 D. Veiligheid en gezondheid Milieu en gezondheid - 12 E. Documentatie Kwaliteit van de documentatie - 13 F. Kwaliteitsmanagement Beheersing van werkzaamheden Verbetering en tevredenheid 23 Rijkswaterstaat 12 Prestatiemeten 27 februari 2014

13 Stand van zaken meetresultaten Aantal uitgevoerde contractmetingen naar contractsoort Aantal uitgevoerde contractmetingen naar contractsoort RWS Opdrachtnemers Aanleg en groot onderhoud % Vast onderhoud % Variabel onderhoud % Ingenieursdiensten % Rijkswaterstaat 13 Prestatiemeten 27 februari 2014

14 Stand van zaken meetresultaten Toename van het aantal contractmetingen per kwartaal Toename aantal contractmetingen per kwartaal Q Q Q Q Q Q Q1 Rijkswaterstaat 14 Prestatiemeten 27 februari 2014

15 Score contractmeting Stand van zaken meetresultaten Gemiddelde score van de uitgevoerde contractmetingen Gemiddelde van contractmetingen RWS over ON ON over RWS 8,0 7,5 7,0 6,5 6,7 6,4 7,0 6,8 7,3 7,1 7,3 7,2 7,5 7,2 7,3 7,0 6,0 6,2 5,5 5, Q Q Q Q Q Q Q1 Rijkswaterstaat 15 Prestatiemeten 27 februari 2014

16 Gebruik meetresultaten bij aanbestedingen Uitvoeringsperformance is de score die bij aanbestedingen met nadere selectie wordt gebruikt Score op basis van 5 kwartalen meten bij minimaal 2 contracten In 2014-Q1 is er geen onderneming die beschikt over een uitvoeringsperformance Ondernemingen zonder uitvoeringsperformance krijgen fictieve uitvoeringsperformance op basis van een neutrale normscore (7). Prestatiemeten dus nog niet onderscheidend geweest bij aanbestedingen. Waarschijnlijk in 2014-Q2 eerste ondernemingen met een zelfopgebouwde uitvoeringsperformance Rijkswaterstaat 16 Prestatiemeten 27 februari 2014

17 Ontwikkelingen binnen Rijkswaterstaat Steunpunt prestatiemeten bij PPO Applicatie voor gegevensverwerking Klachtenprocedure prestatiemeten Toepassing bij DBFM uitwerken (hoe kunnen we dit versnellen?) Proef gelijktijdig toepassen BVP en prestatiemeten evalueren Aanbevelingen evaluatie prestatiemeten implementeren Juridische mogelijkheden nieuwe Europese richtlijn (afstemming met Charles Petit) Effecten van beoordeling door opdrachtnemers over Rijkswaterstaat Rijkswaterstaat 17 Prestatiemeten 27 februari 2014

18 Ontwikkelingen met andere partijen Methodische deugdelijkheid prestatiemeten (TU Delft) (Inclusief verkennen juridische mogelijkheden nieuwe Europese richtlijn) Harmonisatie prestatiemeten opdrachtgevers Uniformeren vragenlijst: filosofie generiek / specifiek Werkconferentie Rijkswaterstaat 18 Prestatiemeten 27 februari 2014

19 Handreiking prestatiemeten en vragenlijst Handreiking prestatiemeten en vragenlijst per 1 juli 2012 geactualiseerd De handreiking wordt na een jaar geëvalueerd De handreiking is openbaar. Kijk op Rijkswaterstaat 19 Prestatiemeten 27 februari 2014

20 Vragen? Rijkswaterstaat 20 Prestatiemeten 27 februari 2014

21 Prestatiemeting bij ProRail Gé van Soest, Procescoördinator Prestatiemeting Prestatiemeting bij ProRail 21

22 Prestatiemeting ProRail transparantie vertrouwen dialoog Eric Haverkort, VolkerRail Prestatiemeting bij ProRail 22

23 Kaders voor relatie met opdrachtnemers Prestatiemeting bij ProRail 23

24 Kaders (2) Prestatiemeten is een instrument dat op meerdere niveaus kan worden ingezet: Groen: op contractniveau: samenwerking, projecteindoordeel, referentie Blauw: op bedrijfsniveau: leveranciersmanagement en inkoopbeleid Rood: bij aanbesteding (EMVI-criteria Prestatiemeting bij ProRail 24

25 Prestatiemeten ProRail Bedrijfsdoelstellingen ProRail Veilig, Betrouwbaar, Punctueel, Duurzaam spoor Prestaties ProRail zijn afhankelijk van de prestaties van onze leveranciers. Daarom hecht ProRail veel waarde aan leveranciersmanagement. Diverse instrumenten: Contracteringsvormen, Contractmanagement, CO2-prestatieladder, Veiligheidsladder, Erkenningsregeling en PRESTATIEMETEN Streven naar kwaliteitsverbetering, meer kostenbewust, en professionele relatie. 25

26 Prestaties van Leveranciers Prestatiemeten ProRail is gericht op en ingericht voor het berekenen van bedrijfsscores. Het gaat om het berekenen van bedrijfsscores, leidend tot een ranking van bedrijven. Gebaseerd op prestaties in contracten 26

27 Prestatiemeting ProRail Een paar cijfers transparantie vertrouwen dialoog Eric Haverkort, VolkerRail Prestatiemeting bij ProRail 27

28 Aantallen ProRail (enkelzijdig) 2013 Q Q Q Q Q Q Q Q1 % Valide/Actueel SPOORAAANNEMERS 82% 94% 88% 81% 97% 94% 84% 81% INGENIEURSBUREAUS 92% 95% 90% 96% 100% 100% 100% 100% CIVIELE AANNEMERS 86% 92% 88% 86% 94% 86% 65% 83% # Valide SPOORAAANNEMERS INGENIEURSBUREAUS CIVIELE AANNEMERS Totaal: circa 1,5 fte (operationele deel) Prestatiemeting bij ProRail 28

29 Rapport Kw artaalperformance 2012 Q Q Q Q Q4 Rang 2013 Q4 Bedrijf 3 6,7 7,3 7,2 7,3 7,3 1 Bedrijf 7 7,0 7,0 7,1 7,2 7,3 1 Bedrijf 9 7,0 7,6 7,2 8,4 7,3 1 Bedrijf 5 6,5 6,8 7,1 7,0 7,2 4 Bedrijf 10 6,6 7,4 7,5 7,2 7,2 4 Bedrijf 8 6,8 6,9 7,3 7,4 7,1 6 Bedrijf 2 6,8 7,0 7,6 7,1 7,0 7 Bedrijf 6 6,8 7,0 7,0 7,0 7,0 7 Bedrijf 1 6,8 7,2 7,0 7,3 6,4 9 Bedrijf 4 6,7 7,0 7,0 6,6 6,2 10 8,5 8,0 7,5 7,0 Kwartaalfperformance 2012 Q Q Q Q Q4 6,5 6,0 Bedrijf 10 Bedrijf 9 Bedrijf 8 Bedrijf 7 Bedrijf 6 Bedrijf 5 Bedrijf 4 Bedrijf 3 Bedrijf 2 Bedrijf 1 Prestatiemeting bij ProRail 29

30 Hoe komen deze cijfers tot stand? Per branche: alle bedrijven Alle actuele contracten Tijdens de uitvoering van contracten Ieder kwartaal opnieuw; trend wordt zichtbaar Vaste set indicatoren/aspecten m.b.t. HOUDING EN GEDRAG (het HOE en niet het WAT) Interviews met contractverantwoordelijken van OG Prestatiemeting bij ProRail 30

31 Indicatoren en aspecten Vraag Nr. Weging Indicator Aspect Planmatig w erken kw aliteit van planning 2 5 beheersing planning 3 5 voortgangsrapportage, formeel en informeel Deskundigheid kw aliteit van kw aliteitsplan, projectplan, draaiboek 5 5 w erken volgens kw aliteitsplan, draaiboek; inzet middelen en materieel 6 5 bekw aamheid en (inzet) deskundigheid 7 5 afstemming op raakvlakken 8 5 risicomanagement Samenw erking, kw aliteit van samenw erking, melden van problemen 10 5 Communicatie en omgaan met contractmutaties en scopew ijzigingen incl. afw ijkingenregistratie 11 5 Organisatie aandacht voor de omgevingsaspecten 12 5 organisatie van het w erk(voorbereiding); afstemming met nevenaannemers 13 5 documentatie en registraties (oa. voor buitendienststelling) Veiligheid, gezondheid veiligheid van de w erkomgeving (netheid w erkterrein) 15 5 en milieu milieu Opleverings- en kw aliteit van de oplevering (incl. voorbereiding daarvan) 17 5 Uitvoeringskw aliteit kw aliteit van uitvoering contracteisen (eisenspecificatie) Beschikbaarheid melden van en voorkomen van uitloop en storingen en meew erken aan anaylse 100 Prestatiemeting bij ProRail 31

32 Voorbeeld 8. In hoeverre had de aannemer in het afgelopen kwartaal aandacht voor risicomanagement? (inventariseren, kwantificeren en analyseren, formuleren beheersmaatregelen, monitoren en evalueren, bijstellen) A. Passief: De aannemer gaf, ondanks afspraken, geen inhoud aan (een of meer aspecten van) risicomanagement. B. Reactief: De aannemer gaf niet zelfstandig dan wel niet volledig inhoud aan alle aspecten van risicomanagement. De opdrachtgever moest op onderdelen bijsturen. C. Actief: De aannemer gaf actief inhoud aan risicomanagement, toegespitst op het werk. De aannemer gaf blijk inzicht te hebben in nut en noodzaak van maatregelen om kansen en gevolgen te beperken. D. Proactief: De aannemer was proactief in zijn risicomanagement en beheersing. Op basis van periodieke monitoring en evaluatie werd het risicodossier actueel gehouden. Prestatiemeting bij ProRail 32

33 Waarborgen via interviews Eenduidigheid in interpretatie en meetlat Toets van beoordeling op verifieerbare feiten Alleen prestaties in het te meten kwartaal; geen oud zeer Abstraheren van niet toerekenbare condities Beoordeling van bedrijf en niet functioneren projectleider Hoge respons, representativiteit Briefing en de-briefing auditors: best-practices Prestatiemeting bij ProRail 33

34 Wat verklaart de lage score in 2013 Q4? Kwartaalperformance 2012 Q Q Q Q Q4 Bedrijf 7 7,0 7,0 7,1 7,2 7,3 Bedrijf 1 6,8 7,2 7,0 7,3 6, Q4 Projectnr Score Planmatig Deskundigheid Comm. Veiligheid baarheid Samenw./ Milieu en Beschik- Oplevering w erken Bedrijf 1 A.1 7,8 7,0 8,8 6,4 5,5 9,0 1,0 Bedrijf 1 A.2 7,6 7,0 7,8 7,0 7,0 1,0 Bedrijf 1 A.3 7,3 7,0 7,0 8,2 7,0 7,0 7,0 Bedrijf 1 A.4 6,9 6,0 7,0 7,0 7,0 7,0 7,0 Bedrijf 1 A.5 6,6 7,0 6,0 6,4 7,0 7,0 Bedrijf 1 A.6 6,3 6,0 6,4 6,4 7,0 5,0 7,0 Bedrijf 1 A.7 6,3 5,0 7,0 5,8 7,0 7,0 7,0 Bedrijf 1 A.8 5,8 5,0 6,4 5,8 7,0 4,0 7,0 Bedrijf 1 A.9 4,9 2,0 6,4 3,3 5,5 7,0 7,0 Bedrijf 1 A.10 4,5 4,0 4,0 1,0 7,0 6,0 7,0 Van de 10 contracten scoren er 7 onder de norm van 7. Wat verklaart de lage contractscore van A.10 (en A9)? Prestatiemeting bij ProRail 34

35 Wat verklaart de lage score van A.10? Planmatig Deskundigheid Comm. Veiligheid baarheid Samenw./ Milieu en Beschik- Projectnr Score Oplevering w erken A.10 4,5 4,0 4,0 1,0 7,0 6,0 7,0 A Met name lage scores op Samenwerking en Communicatie Vraag 9, 10, 12 Maar ook: vraag 3 en 8 3 voortgangsrapportage, formeel en informeel 8 risicomanagement 9 kw aliteit van samenw erking, melden van problemen 10 omgaan met contractmutaties en scopew ijzigingen incl. afw ijkingenregistratie 12 organisatie van het w erk(voorbereiding); afstemming met nevenaannemers Prestatiemeting bij ProRail 35

36 Criteria voor (succes van) Prestatiemeten Methodisch deugdelijk Valide Transparant en Verifieerbaar Non-discriminatoir Representatief Statistisch verantwoord Draagvlak Praktisch eenvoudig uitvoerbaar Kernwaarden Gedragscode Publiek Opdrachtgeverschap Passend bij de context van de Opdrachtgever(s) IN CONTINUE SAMENSPRAAK MET DE MARKT Prestatiemeting bij ProRail 36

37 Prestaties, Dialoog en Condities OPDRACHTGEVER Contractmanager specs condities OPDRACHTNEMER Projectleider condities MANAGER condities condities MANAGER Contractmanager Projectleider Het beoordelen van prestaties, het transparant presenteren van resultaten en een dialoog over condities (ook voorafgaand aan contract) horen bij elkaar. Prestatiemeting bij ProRail 37

38 Prestatiemeting ProRail transparantie vertrouwen dialoog Eric Haverkort, VolkerRail Prestatiemeting bij ProRail 38

39 Bouwend Nederland PRESTATIEMETEN BREED UITGEMETEN 27 februari 2014 Cor Luijten, Gemeente Rotterdam

40 IN HET VERLEDEN BEHAALDE RESULTATEN BIEDEN GEEN GARANTIE VOOR DE TOEKOMST WE KUNNEN HET NIET LEUKER MAKEN, WEL MAKKELIJKER TOCH WEL: PRESTATIEMETEN!!!!!

41

42 Achtergronden: Begonnen in 2012 Ambitie betere samenwerking met markt Ambitie selectieprocedure Ambitie gezamenlijke aanpak gemeenten Nieuwe Aanbestedingswet ( ) Gestart vanuit en bedoeld voor GWW/Vastgoed Voor aannemers en ingenieursbureaus

43 Systematiek: Beoordeling houding en gedrag Meerdere overleggen per project (Present/Past) Ruimte voor reactie Aannemer (start eenzijdig) (ZH) Wederzijdse beoordeling (ambitie) (NH) Delen beoordelingen/database

44 Systematiek (2): 6 Hoofdcriteria: Planmatig werken Deskundigheid en kwaliteit Pro-activiteit en samenwerking Veiligheid en gezondheid Houding naar omgeving Oplevering en revisie (ZH) Subcriteria Scores 1,4,7,10 o.b.v. vooraf gedefinieerde prestaties

45 Verkenning Uniformering, 2013 Koplopers: Noord-Holland + Zuid-Holland Amsterdam, Haarlem, Leiden en Rotterdam Prorail, RGD, RWS

46 Eind 2013 (communicatie): In de afgelopen paar jaar zijn diverse publieke organisaties actief om het instrument Past Performance/Prestatiemeten te ontwikkelen. Sinds de zomer van 2013 hebben de tot dan toe bekende koplopers het initiatief genomen om de uniformering van het instrument te verkennen. Uit de verkenning blijkt dat landelijke uniformering van het instrument mogelijk is. In 2014 zal dit worden uitgewerkt. Dit kan aanleiding zijn tot aanpassing in de bestaande afzonderlijke instrumenten.

47 Uniformeringsstappen: 1. Kennisdelen 2. Ervaringen uitwisselen 3. Harmoniseren (gebruik) 4. Uniformeren (middel en methode) Gebaseerd op Overeenkomsten en Vertrouwen.

48 Werkgroepen: Visie Vragenlijst t/m project- en bedrijfsscore Selectie en klachtenprocedure Markt Communicatie Juridische en instrumentele inkadering

49 Doelen Prestatiemeten: 1. Betere Relatie OG/ON 2. Terugdringen faalkosten OG/ON 3. Voorkomen miscommunicatie 4. Toename klantgerichte opstelling OG 5. Inrichting proces van ranking 6. Resultaat tbv selectiefase Toename Kwaliteit Produkt en Vermindering Kosten

50 Waarom Uniformering: 1. Ontwikkel + Beheer/onderhoudskosten te reduceren 2. Inschrijfkosten reduceren 3. Dezelfde eisen, minder faalkosten 4. Inbedding instrument is standaard 5. Onderlinge vergelijkbaarheid en uitwisseling

51 Roadmap 2014: Werkgroepen zijn van start Zomer: werkconferentie : handreiking Prestatiemeten gereed

52 Toekomst/ontwikkelingen Uitbreiding naar meer gemeenten? Harmonisatie met andere overheden, provincies, waterschappen? Harmonisatie met andere partijen, Aedes, particuliere partijen? Rol Crow/Pianoo/Bouwcampus?

53 PRESTATIEMETEN GEWOON BEGINNEN! Uniformering en het opdoen van ervaring eigen systeem gaan tegelijk op

54

55 Prestatiemeten ter discussie

56 Stelling 1 Prestatiemeten vereist wederkerigheid in de beoordeling

57 Stelling 2 Meten is weten, maar op een project met contractuele meningsverschillen wordt het zweten voor de opdrachtnemer

58 Stelling 3 Een landelijk geüniformeerd prestatiemeetinstrument is de Haarlemmerolie voor de samenwerking tussen markt en overheid

59 Stelling 4 De kwaliteit van de overeenkomst en de relatie tussen OG en ON bepalen het resultaat van de prestatiemeting van het project en niet van het bedrijf