Regionaal Informatie en Communicatie Model voor gemeenteraden in West-Brabant

Transcriptie

1 Regionaal Informatie en Communicatie Model voor gemeenteraden in West-Brabant Onderwerp: Regionaal Informatie en Communicatie Model (RICM) voor gemeenteraden in West-Brabant Datum: juli 2010 Opgesteld door: Femke van Damme Opdrachtgever: de heer F. Schriever namens ARG en BRG Status: VASTGESTELD 1

2 Inhoudsopgave 1. Achtergrond Aanleiding Opdrachtomschrijving 5 2. Doelgroep 6 3. Doelstelling 7 4. Randvoorwaarden communicatieboodschap 7 5. Communicatiemiddelen 8 6. Bronvermelding 11 2

3 1. Achtergrond In juni 2009 besloten de colleges van B&W van de 18 West-Brabantse gemeenten en de Zeeuwse gemeente Tholen om de bestaande, succesvolle samenwerking in West-Brabant meer te formaliseren en te stroomlijnen. De uitgangspunten die daarvoor toen zijn vastgesteld, zijn nu uitgewerkt in een gemeenschappelijke regeling. In West-Brabant werken de lokale overheden op allerlei terreinen en in allerlei vormen samen. Soms gebeurt dat naar aanleiding van eenmalige acties, maar in een aantal gevallen is de samenwerking ook geïnstitutionaliseerd, in de vorm van gemeenschappelijke regelingen. Tot voor een paar jaar geleden opereerden al deze vormen van samenwerking min of meer los van elkaar. Met de komst van de West- Brabantse Vergadering, die toeziet op het opstellen en uitvoeren van de Strategische Agenda voor de achttien West-Brabantse gemeenten en Tholen, is er sprake van een structuur waardoor het mogelijk wordt meer integraliteit en meer samenhang in beleid en uitvoering aan te brengen. Deze ontwikkeling maakt een herbezinning op de structuur van de intergemeentelijke samenwerking in West-Brabant niet meer dan logisch. Het feit dat het convenant waarop de strategische samenwerking is gebaseerd op 1 januari 2011 afloopt, maakt daarnaast een heroriëntatie op de samenwerking urgent. Het Convenant West-Brabant heeft de afgelopen jaren bewezen dat samenwerking op strategisch niveau haar meerwaarde kan hebben. Door met de negentien gezamenlijk op te trekken in de richting van Brussel, Den Haag, Den Bosch en andere regio s kan het West-Brabantse en daarvan afgeleid het lokale belang steeds steviger voor het voetlicht gebracht worden. De regio West-Brabant geldt inmiddels als een belangrijke strategische gesprekspartner, ook voor ontwikkelingen die zich buiten onze regio afspelen. Door als West- Brabant een beroep te doen op bij andere overheden aanwezige fondsen en subsidies, is het gelukt voor veel projecten cofinanciering te vinden. Hadden individuele gemeenten op eigen kracht een dergelijke poging ondernomen, dan was de slagingskans hoogstwaarschijnlijk aanzienlijk kleiner geweest. Het overzicht met majeure projecten, die voortvloeien uit de Strategische Agenda en die op belangrijke financiële steun van de provincie Noord-Brabant kunnen rekenen, is daarvan het voorbeeld. De overtuiging bestaat daarnaast dat in algemene zin het belang van de regio de komende jaren alleen nog zal toenemen. Het is nu al duidelijk dat Europese (ontwikkelings)fondsen steeds vaker zaken willen doen met krachtige, goed georganiseerde regio s. Daarnaast neemt West-Brabant een sleutelpositie in binnen de Rijn- Schelde-Maasdelta. Daar staan voor de komende decennia tal van ontwikkelingen op stapel; het is daarom van het grootste belang dat West-Brabant voor al die andere partijen een belangrijke en vanzelfsprekende gesprekspartner blijft. Tegen die achtergrond wordt er voor gekozen om de strategische samenwerking in West-Brabant te continueren en deze vorm te geven binnen een nieuwe gemeenschappelijke regeling. Tegelijkertijd wordt voorgesteld om onder deze nieuwe gemeenschappelijke regeling ook de reeds bestaande samenwerkingsverbanden op de schaal van West-Brabant zoveel mogelijk samen te voegen in één West- Brabant Huis: Sociaal-Economische Samenwerking (SES), Regiobureau Breda, MARB-DUO, Kleinschalig Collectief Vervoer, GGA en het Loopbaancentrum West-Brabant Aanleiding Het West-Brabant Huis krijgt te maken met veel interne en externe doelgroepen. Goede communicatie en informatieverstrekking vanuit het West-Brabant Huis aan alle stakeholders is essentieel om bekendheid en draagvlak te genereren voor de regionale samenwerking. Voor de nieuwe gemeenschappelijke regeling wordt 3

4 een adequaat communicatieplan ontwikkeld, waarin aanbevelingen worden gedaan over hoe alle interne en externe betrokkenen geïnformeerd dienen te worden. Op het niveau van de raadsleden, bestuurders, provinciale bestuurders en ambtenaren, contactambtenaren en netwerkpartners, tot aan het gedegen informeren van de eigen medewerkers die straks in dienst komen van de nieuwe regeling. Een belangrijke doelgroep voor de nieuwe gemeenschappelijke regeling zijn de 19 gemeenteraden. Gemeenteraadsleden dienen goed geïnformeerd te zijn over de regionale samenwerking, zodat zij zich een juist beeld kunnen vormen van het samenwerkingsverband en daarmee gedegen standpunten kunnen innemen. Om die reden wordt voor de 19 gemeenteraden een Regionaal Informatie-en Communicatiemodel (RICM) opgesteld. De volgende randvoorwaarden worden meegenomen in het Regionaal Informatie-en Communicatiemodel (RICM): 1. Timing Op het juiste moment de juiste informatie overbrengen naar de gemeenteraden en deze informatie via de meest geschikte communicatiemiddelen uitzetten. 2. Vindbaarheid Laagdrempelige, toegankelijke en makkelijk te vinden informatie voor raadsleden. Het is niet de bedoeling dat raadsleden zelf lang moeten zoeken naar bepaalde informatie. 3. Actieve informatievoorziening Elk kwartaal worden gemeenteraden geïnformeerd over de stand van zaken van de bestuursopdrachten in de Strategische Agenda en over allerlei actuele ontwikkelingen in de regionale samenwerking. 4. Persoonlijk contact & Dialoog Het is van belang dat raadsleden in contact komen met regionale bestuurders, (programma)managers en eventueel medewerkers van het West-Brabant Huis. Dit bevordert de communicatie (dialoog) tussen de doelgroepen en versterkt het wij-gevoel. 5. Free Publicity Nieuws maken : In de media wordt positieve aandacht geschonken aan de regionale samenwerking en de hieruit voortvloeiende resultaten (ook lokaal en subregionaal). De organisatie zal zelf persberichten maken die voldoende nieuwswaarde bevatten zodat kranten, dagbladen en huis-aan-huisbladen het persbericht willen plaatsen en ook lokale en regionale televisie er aandacht aan wil schenken. 6. Nota Verbonden Partijen Rekening houden met de zes spelregels die benoemd zijn in de nota Verbonden Partijen (2009) van de samenwerkende gemeenten. De eerste spelregel in de nota gaat over de informatievoorziening. Het college heeft een actieve informatieplicht naar de gemeenteraden als het gaat over de gemeenschappelijke regeling. Dit gegeven komt voort uit de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr). De raad kan immers alleen goed besturen als hij tijdig, juist en volledig door het college wordt geïnformeerd over de regionale samenwerking. 4

5 1.2. Opdrachtomschrijving Ontwikkel een adequaat Regionaal Informatie en Communicatie Model (RICM) voor alle 19 raden in West-Brabant. In dit model wordt in elk geval de volgende vraag beantwoord: Welke instrumenten worden ingezet om informatie naar de raden te sturen? Het gaat in dit model in eerste instantie om de procesmatige kant, pas in een latere fase wordt geadviseerd over de specifieke inhoud en vorm van communicatieboodschappen en de creatieve invulling van de in te zetten middelen. Looptijd: Het RICM voor de 19 raden wordt opgesteld en vastgesteld in de periode maart t/m juli 2010 De BRG stelt het RICM vast en het RICM gaat in werking vanaf januari Opdrachtgever: Projectleider Fred Schriever namens de ARG (ambtelijk) en de BRG (bestuurlijk). Opdrachtnemer: Femke van Damme, beleidsmedewerker SES West-Brabant. 5

6 2. Doelgroep Wie willen we bereiken? 19 Gemeenteraden in West-Brabant Het communicatiemodel heeft betrekking op de volgende doelgroep: De gemeenteraden van de samenwerkende gemeenten Aalburg, Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, Bergen op Zoom, Breda, Drimmelen, Etten-Leur, Geertruidenberg, Halderberge, Moerdijk, Oosterhout, Roosendaal, Rucphen, Steenbergen, Tholen, Werkendam, Woensdrecht, Woudrichem en Zundert. Kenmerken gemeenteraadsleden West-Brabant In december 2009 is in opdracht van het Platform raadsleden West-Brabant een enquête gehouden onderraadsleden over de regionale samenwerking West-Brabant. Het doel hiervan was de meningen van raadsleden te peilen over de regionale samenwerking en het verzamelen van verbeterpunten en suggesties voor de toekomstige samenwerking. Eén belangrijk thema uit het onderzoek was de waardering van raadsleden van de informatievoorziening vanuit de regionale samenwerking. De geënquêteerde raadsleden zijn verdeeld over de wijze waarop zij over de regionale samenwerking in West- Brabant worden geïnformeerd. Sommigen zijn hierover te spreken, anderen juist niet. De meeste tevredenheid is er over de regionale bijeenkomsten. Ook hebben de raadsleden die de vragenlijst hebben ingevuld een redelijk beeld van de regionale samenwerking. Minder op de hoogte zijn deze raadsleden van de werkzaamheden van de Bestuurlijke Regiegroep en het Platform raadsleden West-Brabant. Als belangrijkste verbeterpunten in de informatievoorziening worden geopperd: het agenderen van de regionale samenwerking in raadscommissies en raadsvergaderingen en het tijdig en adequaat informeren door portefeuillehouders of college. (Bron: Raden over de regio, januari 2010). Gezien de uiteenlopende tevredenheid over de wijze waarop raadsleden over de regionale samenwerking worden geïnformeerd, wekt het geen verbazing dat een reeks van suggesties voor verbetering wordt gedaan. De ideeën die door de geënquêteerde raadsleden het meest worden genoemd, zijn de volgende: regionale samenwerking agenderen in raadscommissies en raadsvergaderingen; raadsleden moeten tijdig en adequaat worden geïnformeerd door portefeuillehouders of college; beknopte, inzichtelijke en tijdige informatie via (elektronische) nieuwsbrieven en websites van afzonderlijke gemeenten. Ook wordt door raadsleden in mindere mate geopperd: Organiseren meer (kleinschalige) regionale bijeenkomsten voor raadsleden; meer sturing vanuit de gemeentelijke raadsgriffie (Bron: Raden over de regio, januari 2010). 6

7 3. Doelstelling Wat willen we bereiken? De gemeenschappelijke regeling (gr) is een collegesamenwerking. Communicatie en informatievoorziening vanuit de gemeenschappelijke regeling richting de raden is en blijft een wettelijke verantwoordelijkheid van colleges. Uit onderzoek is gebleken dat de informatievoorziening vanuit het college richting de raad over de gemeenschappelijke regeling in sommige gevallen (gemeenten) te wensen overlaat. In de praktijk is het lastig om vanuit een regionale organisatie te sturen en te controleren of colleges deze informatieverantwoordelijkheid richting raden goed uitvoeren. De gr wil via dit regionale informatie-en communicatiemodel een advies uitbrengen over de informatievoorziening aan de 19 gemeenteraden. Voor de regionale organisatie zou het handig zijn om in sommige gevallen rechtstreeks informatie te zenden naar de gemeenteraden via griffiers. De gemeenteraden krijgen de mogelijkheid om zich hierover uit te spreken. Gemeenteraadsleden mogen zich uitspreken over de meest wenselijke vorm van communicatie en informatievoorziening vanuit de regionale organisatie. De BRG zal uiteindelijk het RICM vaststellen. De primaire doelen van communicatie met de 19 gemeenteraden zijn: Informeren, inspireren, motiveren, ontwikkelen, draagvlak creëren, positioneren, luisteren en afstemmen op de behoefte. Doelstelling van het regionale informatie -en communicatiemodel: De 19 gemeenteraden zijn en blijven goed op de hoogte van ontwikkelingen in de regionale samenwerking. Hoe: 1. De 19 gemeenteraden krijgen beknopte, inzichtelijke en tijdige informatie over de regionale samenwerking via de daarvoor geschikte communicatiekanalen. 2. Alle 19 gemeenteraden wijzen een vaste coördinator aan die de informatievoorziening vanuit de regionale samenwerking verzorgt. Dit kan een collegelid, griffier of adjudant (bestuursadviseur/aangewezen door gemeentesecretaris) zijn. 3. Voor betrokkenen in het West-Brabant Huis is helder welke informatie de 19 gemeenteraden dienen te ontvangen vanuit het West- Brabant Huis. De communicatieadviseur van het West-Brabant Huis coördineert de informatievoorziening en zorgt ervoor dat deze informatie via de juiste communicatiemiddelen en op de meest geschikte momenten bij de gemeenteraden terecht komt. 4. Randvoorwaarden communicatieboodschap Wat zijn de randvoorwaarden voor communicatieboodschappen? Communicatieboodschappen vanuit de regionale samenwerking aan de 19 gemeenteraden dienen in elk geval: Helder, tijdig, actueel en beknopt te zijn. In de veelheid aan informatie moeten boodschappen vanuit de regionale samenwerking aan de 19 gemeenteraden ook: Relevant, informatief en opvallend zijn. 7

8 De communicatieboodschappen laten op heldere en beknopte wijze zien: wat in de regionale samenwerking wordt gedaan en welke acties worden uitgevoerd in hoeverre de doelstellingen (kwalitatief en kwantitatief) uit de Strategische Agenda worden behaald waar resultaten achterblijven (vertragingen) en welke acties hierop worden voorbereid wat het heeft gekost 5. Communicatiemiddelen Met welke middelen wordt de informatie aan raden overgebracht? A. Middelen die door het West-Brabant Huis worden ingezet: 1. Bestuursrapportage, jaarverslag, jaarrekening en begroting 2. Regionale raadsinformatiebrief 3. Regionale bijeenkomsten 4. Procedurevoorstel behandeling informatie vanuit het West-Brabant Huis 5. Bestaande communicatiemiddelen Regio West-Brabant Website Regio West-Brabant: Digitale nieuwsbrief Regio West-Brabant voor alle stakeholders (ook raden) B. Middelen die gemeenten zelf kunnen oppakken: 6. Lokale nieuwsbrief 7. Lokaal raadsplatform regionale samenwerking 1) Bestuursrapportage, jaarverslag, jaarrekening en begroting Wat: Een bestuursrapportage, bestaande uit een schema, waarin beknopt verslag wordt gedaan van de voortgang van doelstellingen uit de bestuursopdrachten van de Strategische Agenda. Gemeenteraden ontvangen elk jaar de jaarrekening, het jaarverslag en de begroting van de gemeenschappelijke regeling. Frequentie: Bestuursrapportage: 2 keer per jaar. Jaarrekening, jaarverslag en begroting: 1 keer per jaar. Opgesteld door: Managers van de bestuurscommissies (dit zijn tevens de verantwoordelijken voor de bestuursopdrachten uit de Strategische Agenda) i.s.m. de directeur West-Brabant Huis. Verspreiding: Communicatieadviseur: stuurt het document aan alle colleges, griffiers en adjudanten. Griffiers: sturen het document aan alle gemeenteraadsleden van de eigen gemeente. Collegeleden: nemen kennis van het document, kunnen elkaar informeren. Portefeuillehouders hebben de verantwoordelijkheid om de gemeenteraden te informeren over ontwikkelingen in de gemeenschappelijke regeling. Adjudanten: sturen het document intern door naar alle ambtelijk betrokkenen (contactambtenaren) bij de regionale samenwerking. De bestuursrapportage, de jaarstukken en de begroting worden ook op de website geplaatst. 2) Regionale raadsinformatiebrief 8

9 Wat: Een digitale nieuwsbrief die speciaal is bedoeld voor alle 19 gemeenteraden in West-Brabant. In de raadsinformatiebrief van de regionale samenwerking worden mededelingen aan de raad gedaan over bepaalde (actuele) ontwikkelingen in de gemeenschappelijke regeling. De raadsinformatiebrief bevat ook samenvattingen van alle bestuursvergaderingen en portefeuillehoudersvergaderingen. Raden worden op hoofdlijnen geïnformeerd, dus over de essentie in bestuursvergaderingen. Frequentie: Maandelijks. Opgesteld door: Communicatieadviseur Regio West-Brabant in samenwerking met bestuursleden, managers en medewerkers van de bestuurscommissies. Verspreiding: Communicatieadviseur: stuurt het document aan alle colleges, griffiers en adjudanten. Griffiers: sturen de raadsinformatiebrief aan alle gemeenteraadsleden eigen gemeente. Collegeleden: Raadsinformatiebrief. De verantwoordelijke portefeuillehouders moeten verdere vragen van raadsleden over bepaalde thema s/ontwikkelingen in de regionale samenwerking kunnen beantwoorden. Deze raadsinformatiebrief komt ook op de website te staan. 3) Regionale bijeenkomsten Wat: Uit onderzoek onder raadsleden is gebleken dat zij behoefte hebben aan meer informatiebijeenkomsten over de regionale samenwerking. Het is van belang om structureel gezamenlijke regionale raadsledenbijeenkomsten te organiseren. Tijdens deze raadsbijeenkomsten kunnen bestuurders of managers uit het West-Brabant Huis vertellen over de ontwikkelingen in de regionale samenwerking en meer informatie verschaffen over een specifiek project of programma tijdens thematische regionale raadsbijeenkomsten. Frequentie: Wie: Daarnaast kunnen op verzoek van gemeenten presentaties gegeven worden over een specifiek project of programma en de vertaling hierbij naar de lokale situatie tijdens een gemeenteraadsvergadering of commissievergadering. Tijdens deze presentaties kunnen raadsleden vragen stellen en advies geven aan de betreffende vertegenwoordiger van de regionale samenwerking. 2-4 keer per jaar (thematisch). Bestuurders en (programma)managers van het West-Brabant Huis i.s.m. griffiers. Presentaties worden gegeven door (programma)managers uit het West-Brabant Huis, maar ook door bestuurders (collegeleden) die regionale samenwerking in hun portefeuille hebben. 4) Procedurevoorstel behandeling informatie vanuit West-Brabant Huis Wat: Wie: In het kader van het bevorderen van eenduidige informatievoorziening is het zinvol om altijd een procedurevoorstel bij te voegen bij informatieverstrekking vanuit het West-Brabant Huis. In het procedurevoorstel wordt o.a. beschreven: - Wat te doen met de informatie? - Wordt er om een reactie gevraagd? - Zo ja, welk soort reactie, binnen welke termijn, van wie? (ambtelijk/college/raad)?) Programmamanagers, beleidsadviseurs, medewerkers West-Brabant Huis. 9

10 5) Bestaande communicatiemiddelen: A. Website Wat: Frequentie: Wie: Huidige website van de West-Brabantse Vergadering. Momenteel wordt de website gevuld met nieuws- en persberichten en resultaten die behaald worden in het kader van de regionale samenwerking. De website kan worden uitgebreid met: Agenda/vergaderschema/smoelenboek en een extranet waarvan mensen die daartoe bevoegd zijn zelf (vergader)stukken kunnen downloaden. De website informeert alle betrokkenen bij de regionale samenwerking, inclusief de raden. Deze website wordt altijd up-to-date gehouden met relevante informatie. Op dit moment: Programmamanager bestuursopdracht communicatie. B. Digitale nieuwsbrief voor alle stakeholders met regionieuws Wat: Frequentie: Wie: Digitale nieuwsbrief over de regionale samenwerking die naar alle betrokkenen van het West- Brabant Huis wordt verstuurd, dus ook naar de raadsleden. De digitale nieuwsbrief informeert alle betrokkenen over wat er speelt in de regionale samenwerking. Momenteel staan in de nieuwsbrief vooral persberichten. De nieuwsbrief kan worden aangevuld met teksten van bijvoorbeeld de programmamanagers over behaalde resultaten en successen in de regionale samenwerking, verslagen van regionale bijeenkomsten en plannen die voor de komende tijd op de rol staan. Elke maand. Op dit moment: Programmamanager bestuursopdracht communicatie. Digitale nieuwsbrief wordt aan alle betrokkenen gestuurd per . Deze nieuwsbrief staat ook op de website. 6) Lokale nieuwsbrief (zie bijlage voorbeeld lokale nieuwsbrief Etten-Leur) Wat: Lokale/gemeentelijke nieuwsbrief, waarin de regionale ontwikkelingen binnen de West- Brabantse Vergadering worden vertaald naar lokale betekenis of naar subregionale betekenis (bijv. Land van Heusden & Altena, Brabantse Wal). Gemeenteraadsleden willen de eigen gemeente terug zien in het regionale nieuws. In de lokale nieuwsbrief wordt beschreven: Wat heeft gemeente gevraagd aan de regionale samenwerking? Wat ziet de gemeente daarvan terug? Frequentie: 2 keer per jaar, maar dit is aan de gemeente of subregio zelf. Opgesteld door: Communicatieadviseur West-Brabant Huis stuurt informatie naar de adjudant. Adjudant en gemeentelijke afdeling communicatie verzorgen de verdere redactie van de lokale nieuwsbrief. Dit wordt verder overgelaten aan de gemeente of subregio. Verspreiding: - Adjudant i.s.m. afdeling communicatie/of communicatieadviseur gemeente informeert met de nieuwsbrief alle betrokkenen; 7) Lokaal raadsplatform of commissie regionale samenwerking Wat: Gemeenten kunnen overwegen om, indien dit nog niet wordt gedaan, regionale samenwerking te agenderen in een raadscommissie, een raadsvergadering of een lokaal raadsplatform. De manier waarop regionale samenwerking lokaal wordt behandeld, bepalen gemeenten uiteraard zelf. In de meeste gemeenten vinden nog commissievergaderingen plaats. De commissievergaderingen zijn de ideale bijeenkomsten om de raad te informeren 10

11 over ontwikkelingen binnen de regionale samenwerking. Sommige gemeenten hanteren niet meer de vorm van commissievergaderingen. Voor die gemeenten kan een lokaal raadsplatform regionale samenwerking de uitkomst bieden (naar het voorbeeld van de gemeente Etten-Leur). Hoe werkt dat? De fractievertegenwoordigers krijgen informatie toegestuurd vanuit het college over de regionale samenwerking. De fractievertegenwoordigers bespreken deze informatie binnen de eigen fracties. Vervolgens vergaderen de fractievertegenwoordigers, burgemeester en/of wethouders, gemeentesecretaris en griffier over de ontwikkelingen in de regionale samenwerking. Op deze manier kan de raad advies geven aan de portefeuillehouder en gemeentesecretaris over regionale samenwerking. Zo weet de gemeenteraad wat er speelt en kan de raad vooraf (in een vroeg stadium van de besluitvorming) haar mening/visie geven, dus indirect iets meer invloed uitoefenen. Frequentie: Bijvoorbeeld voorafgaand aan elke West-Brabant Middag. Wie: Portefeuillehouder regiozaken i.s.m. griffier, gemeentesecretaris en adjudanten fractievoorzitters. - Portefeuillehouder regiozaken (burgemeester of wethouder) en griffier informeren fractievertegenwoordigers; - Fractievertegenwoordigers adviseren portefeuillehouder regiozaken en gemeentesecretaris. - Fractievertegenwoordigers informeren hun fractieleden. 6. Bronvermelding - Platform Raadsleden (2009). Raden over de regio. West-Brabant: Januari Smith, R. (2009). Advies interne communicatie West-Brabantse Vergadering. Etten-Leur: Augustus Nota Verbonden Partijen. (2009). Samenwerkende West-Brabantse gemeenten. 11