Advies: Interne communicatie West-Brabantse vergadering

Transcriptie

1 Advies: Interne communicatie West-Brabantse vergadering Auteur : Renske Smith In opdracht van : Gemeente Etten-Leur Datum : Augustus 2009

2 Beste burgemeesters van de convenantgemeenten van de West-Brabantse Vergadering, Voor u ligt u het advies Interne communicatie West-Brabantse Vergadering. Een advies waarin wordt aangegeven hoe de communicatie rondom de bestuursopdrachten binnen uw eigen gemeente kan worden georganiseerd. Door de interne communicatie op deze manier te stroomlijnen, is zowel uw raad, uw college als de ambtelijke organisatie tijdig op de hoogte van de laatste ontwikkelingen binnen de West-Brabantse Vergadering. Dit advies is voortgekomen uit een onderzoek, uitgevoerd in opdracht van de gemeente Etten-Leur. Het advies is in samenwerking met een regionale klankbordgroep, bestaande uit 6 adjudanten van de convenantgemeenten 1, tot stand gekomen. In het advies wordt een communicatiemodel gepresenteerd: een concept dat praktisch toepasbaar is op de gemeente Etten-Leur. Natuurlijk vertonen de convenantgemeenten verschillen in bijvoorbeeld raadsvergaderingen, commissievergaderingen, ambtelijke bijeenkomsten en betrokkenen bij de West- Brabantse Vergadering. Door de samenwerking met een regionale klankbordgroep zijn de mogelijkheden gewaarborgd om met een kleine vertaling dit communicatiemodel op iedere convenantgemeente toe te passen. Etten-Leur heeft daarbij de volgende speerpunten geformuleerd: - Alle betrokkenen (raad, college en ambtelijke organisatie) bij de West-Brabantse Vergadering zijn tijdig op de hoogte van eenduidige informatie die voor hen belangrijk is en weten voortdurend waar ze aan toe zijn; - Als gemeente (bestuurlijk en ambtelijk) een proactieve houding ten opzichte van de West- Brabantse Vergadering hebben; - Regionaal vindt er op alle vlakken (bestuurlijk en ambtelijk) een continue stroom van uitwisseling van kennis en ervaring plaats. Gelden bovenstaande speerpunten ook voor u? Dan heeft u stap 1 Richten gezet en heeft u uw doelen als gemeente bepaald. Dan volgt nu stap 2 Inrichten : hoe past dit interne communicatiemodel binnen uw eigen organisatie? En ten slotte stap 3 Verrichten, oftewel DOEN: mobiliseer uw college, griffier, adjudant en regionaal contactpersoon communicatie en implementeer dit communicatiemodel, zodat eenieder binnen uw bestuurlijke én ambtelijke organisatie goed op de hoogte is van de ontwikkelingen van de West- Brabantse Vergadering. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Etten-Leur. De secretaris, De burgemeester, ir. M.L.T. Dircks. Mw. H. van Rijnbach-de Groot. 1 De klankbordgroep bestaat uit de adjudanten: Frank Hommel gemeente Moerdijk, Arjen Klep, gemeente Etten-Leur, Joost Lahaije gemeente Rucphen, Gerrit van Romunde gemeente Roosendaal, Corné Uijtdewilligen - gemeente Zundert en Louis de Vos gemeente Bergen op Zoom. Advies Interne communicatie West-Brabantse Vergadering Renske Smith augustus 09 2

3 Inhoud Advies Bijlage 1 Bijlage 2 Bijlage 3 Bijlage 4 Bijlage 5 Communicatiemodel (stoomdiagrammen) Format stand van zaken bestuursopdracht Functieomschrijving adjudant Voorbeeld intentieverklaring Voorbeeld lokaal balansdocument Advies Interne communicatie West-Brabantse Vergadering Renske Smith augustus 09 3

4 Advies Het interne communicatiemodel West-Brabantse Vergadering bestaat uit bestaande en nieuwe elementen: zo worden binnen dit model bestaande overleggen ingezet; spelen bestaande functies een rol en wordt een beperkt aantal nieuwe overlegorganen en documenten in het leven geroepen. Bij elk element wordt het volgende aangegeven: - Status: is het een bestaand element of wordt dit element nieuw in het leven geroepen voor dit interne communicatiemodel? - Definitie: Wat betekent een overleg, een document of een functie en in welke vormen kan het voorkomen? - Inzet: Hoe kan dit worden ingezet in het interne communicatiemodel? - : Wie vervult een rol bij het inzetten van een overlegorgaan, een document of een functie? - Communicatie: hoe verloopt de communicatie en welke personen zijn daarbij zender en ontvanger van de informatie? - Implementatie: hoe kan dit onderdeel binnen uw eigen organisatie worden geïmplementeerd? De cijfers verwijzen naar het stoomdiagram van het communicatiemodel in bijlage 1. REGIONAAL ARG (1) Status : Bestaand. Definitie : Ambtelijke regiegroep: overlegorgaan van de gemeentesecretarissen van de 19 convenantgemeenten. Inzet : Huidige functie behouden: de ARG past 1 op 1 in het interne communicatiemodel. : Gemeentesecretarissen. Communicatie : Ambtenaren adviseren de gemeentesecretaris vooraf; Gemeentesecretarissen informeren elkaar; Gemeentesecretaris informeert zijn of haar college en de ambtelijke organisatie over de uitkomsten van de ARG. Implementatie : Reeds geïmplementeerd. BRG (2) Status : Bestaand. Definitie : Bestuurlijke regiegroep: overlegorgaan van de burgemeesters van de 19 convenantgemeenten. Inzet : Huidige functie behouden: de BRG past 1 op 1 in het interne communicatiemodel. : Burgemeesters. Communicatie : Raad adviseren de burgemeester vooraf; Ambtenaren adviseren de burgemeester eventueel vooraf; Burgemeesters informeren elkaar; Burgemeester informeert zijn of haar college over de uitkomsten van de BRG. Implementatie : Reeds geïmplementeerd. Portefeuillehouderoverleggen (3+24) Status : Bestaand. Definitie : Overlegorgaan van de portefeuillehouders van de 19 convenantgemeenten. Inzet : Huidige functie behouden: de portefeuillehouderoverleggen passen 1 op 1 in het interne communicatiemodel. : Portefeuillehouders. Communicatie : Ambtenaren adviseren de portefeuillehouder vooraf; Portefeuillehouders informeren elkaar; Portefeuillehouder informeert zijn of haar college en de ambtenaren over de uitkomsten van het portefeuillehouderoverleg. Implementatie : Reeds geïmplementeerd. Advies Interne communicatie West-Brabantse Vergadering Renske Smith augustus 09 4

5 Griffierkring (19) Status : Bestaand. Definitie : Overlegorgaan van de griffiers van de 19 convenantgemeenten. Inzet : Huidige functie behouden: de griffierkring past 1 op 1 in het interne communicatiemodel. : Griffiers. Communicatie : Griffiers informeren elkaar; Griffier informeert de raad en de burgemeester en gemeentesecretaris. Implementatie : Reeds geïmplementeerd. Bestuurlijke regiodag Status : Bestaand. Definitie : Regioconferentie waar alle bestuurders van de 19 convenantgemeenten bijeen komen. Inzet : Huidige functie behouden: de bestuurlijke regiodag past 1 op 1 in het interne communicatiemodel. : Bestuurders. Communicatie : Bestuurders informeren elkaar; Bestuurder informeert de raad en ambtelijke organisatie over de uitkomsten van de conferentie. Implementatie : Reeds geïmplementeerd. Ambtelijke regiodag Status : Bestaand. Definitie : Regioconferentie waar alle ambtelijke betrokkenen van de 19 convenantgemeenten bijeen komen. Inzet : Huidige functie behouden: de ambtelijke regiodag past 1 op 1 in het interne communicatiemodel. : Ambtenaren betrokken bij de bestuursopdrachten. Communicatie : Bestuurders informeren ambtenaren; Ambtenaren informeren elkaar regionaal en lokaal. Implementatie : Reeds geïmplementeerd. Adjudantenoverleg (10) Status : Bestaand. Definitie : Overlegorgaan van de adjudanten van de 19 convenantgemeenten (Bijlage 3). Inzet : Huidige functie behouden: het adjudantenoverleg past 1 op 1 in het interne communicatiemodel. : Directeur Programmabureau en adjudanten. Communicatie : Directeur Programmabureau adjudanten; Adjudanten informeren elkaar; Adjudanten informeren eventueel ambtenaren over de bijzonder ontwikkelingen. Implementatie : Reeds geïmplementeerd. Regioplatform gemeenteraden (27) Status : Bestaand. Definitie : Bijeenkomst van 2 vertegenwoordigers van de gemeenteraad van de 19 convenantgemeenten. Inzet : Momenteel wordt er door het platform zelf gekeken naar een goede invulling van deze bijeenkomsten. : 2 vertegenwoordigers per gemeenteraad en een aantal griffiers. Communicatie : Vertegenwoordigers gemeenteraden informeren elkaar; Vertegenwoordigers gemeenteraden informeren de eigen raadsleden. Implementatie : Reeds geïmplementeerd. Website Status : Bestaand. Definitie : Website van de West-Brabantse Vergadering. Advies Interne communicatie West-Brabantse Vergadering Renske Smith augustus 09 5

6 Inzet : Momenteel wordt de website gevuld met o.a. praktische informatie over de inrichting van het programmabureau, de bestuursopdrachten en artikelen uit de media, die interessant zijn voor de West-Brabantse Vergadering. Uit het onderzoek is gebleken dat de betrokkenen tevens behoefte hebben aan informatie over wanneer er regionale (bestuurlijke en ambtelijke) overleggen plaatsvinden; wat er op de agenda staat en wat de uitkomsten zijn. : Peter Jeucken, communicatieadviseur Programmabureau. Communicatie : Website informeert alle betrokkenen bij de West-Brabantse Vergadering. Implementatie : Op de website opnemen: - Een planning: welke bijeenkomsten staan er komende maanden op de planning? - Agendapunten: niet in detail. Wel beknopt vermelden wat de gespreksonderwerpen zijn (Wat speelt er momenteel tijdens de regiooverleggen?). - Uitkomsten: samenvatting van wat er uit de verschillende regio-overleggen is gekomen (stand van zaken). - Regionaal smoelenboek: inclusief BRG, ARG, Programmabureau én ambtelijke betrokkenen (ambtelijke contactpersonen). - Achterliggende informatielaag: waar alle betrokkenen kunnen inloggen. Deze achterliggende laag wordt gevuld met een forum, waarop alle betrokkenen hun kennis, ervaringen en visies kunnen delen: wiki s waar alle documenten (agenda s, verslagen, stukken, etc.) kunnen worden opgeslagen en kunnen worden geraadpleegd. Regionale nieuwsbrief (28) Status : Bestaand. Definitie : Digitale nieuwsbrief over de West-Brabantse Vergadering die naar alle betrokkenen vanuit het Programmabureau wordt verstuurd. Inzet : Momenteel wordt de nieuwsbrief gevuld met verwijzingen naar artikelen uit de media, die interessant zijn voor de West-Brabantse Vergadering. Uit het onderzoek is gebleken dat de betrokkenen tevens behoefte hebben aan informatie over wanneer er regionale (bestuurlijke en ambtelijke) overleggen plaatsvinden; wat er op de agenda staat en wat de uitkomsten zijn. : Peter Jeucken, communicatieadviseur Programmabureau. Communicatie : Nieuwsbrief informeert alle betrokkenen bij de West-Brabantse Vergadering. Implementatie : In elke nieuwsbrief opnemen: - Een planning: welke bijeenkomsten staan er komende maanden op de planning? - Agendapunten: niet in detail. Wel beknopt vermelden wat de gespreksonderwerpen zijn (Wat speelt er momenteel tijdens de regiooverleggen?). - Uitkomsten: samenvatting van wat er uit de verschillende regio-overleggen is gekomen (stand van zaken). LOKAAL Collegevergadering (25) Status : Bestaand. Definitie : Overleg van het college van B&W. Inzet : Huidige functie behouden: de collegevergadering past 1 op 1 in het interne communicatiemodel. Elk collegelid koppelt na elk regionaal overleg (ARG, BRG of Portefeuillehouderoverleg) aan de rest van het college terug wat er is besproken. De BRG-agenda wordt voorafgaand aan de BRG-vergadering doorgesproken met alle collegeleden. : Collegeleden. Communicatie : Collegeleden informeren elkaar. Implementatie : Vast moment in elke collegevergadering inlassen waarop de collegeleden Advies Interne communicatie West-Brabantse Vergadering Renske Smith augustus 09 6

7 BAD (20) Status Definitie Inzet terugkoppelen bij welke bijeenkomsten zij die week zijn geweest. Is een collegelid afgelopen week bij een regionale bijeenkomst geweest, dan informeert het collegelid de rest van het college over deze bijeenkomst. Agenderen van de BRG-agenda tijdens de collegevergadering voorafgaand aan de BRG. : Bestaand. : De bestuurlijk-ambtelijke-driehoek tussen de burgemeester, gemeentesecretaris en griffier. : Huidige functie behouden: het BAD-overleg past 1 op 1 in het interne communicatiemodel. Burgemeester, gemeentesecretaris en griffier koppelen na elk regionaal overleg (BRG, ARG of griffierkring) aan elkaar terug wat er is besproken. : Burgemeester, gemeentesecretaris en griffier. Communicatie : Burgemeester informeert gemeentesecretaris en griffier; Gemeentesecretaris informeert burgemeester en griffier; Griffier informeert burgemeester en gemeentesecretaris. Implementatie : Reeds geïmplementeerd. Raadsvergadering (26) Status : Bestaand. Definitie : Vergadering met gemeenteraad en college. Inzet : Huidige functie behouden: de raadsvergadering past 1 op 1 in het interne communicatiemodel. De portefeuillehouders informeren na elk regionaal overleg (ARG, BRG of portefeuillehouderoverleggen) tijdens een vast moment van de raadsvergadering Mededelingen van het college de gemeenteraad over de laatste ontwikkelingen binnen de West-Brabantse Vergadering. : Gemeenteraad, college en griffier. Communicatie : College informeert de gemeenteraad. Implementatie : Reeds geïmplementeerd. Hoofdenoverleg (12) Status : Bestaand. Definitie : Overleg tussen alle afdelingshoofden van een gemeente. Wordt ook wel MT, etc. genoemd. Inzet : Huidige functie behouden: het hoofdenoverleg past 1 op 1 in het interne communicatiemodel. De gemeentesecretaris informeert de afdelingshoofden, wanneer nodig, over belangrijke ontwikkelingen binnen de West-Brabantse Vergadering. Afhankelijk van de informatie communiceren de afdelingshoofden deze informatie met de ambtenaren van hun afdeling (betrokken ambtenaren bij de bestuursopdrachten of alle ambtenaren). : Gemeentesecretaris en afdelingshoofden. Communicatie : Gemeentesecretaris informeert afdelingshoofden over de stand van zaken; Afdelingshoofden informeren (betrokken) ambtenaren over belangrijke ontwikkelingen. Implementatie : Regionale samenwerking als vast agendapunt tijdens het hoofdenoverleg, waarin de regionale samenwerking, waaronder de West-Brabantse Vergadering, wordt besproken: de gemeentesecretaris geeft een update van de ontwikkelingen binnen de West-Brabantse Vergadering. Waar nodig informeren de afdelingshoofden de ambtenaren van hun afdeling over deze ontwikkelingen. Dit kan via een bijeenkomst of een gezamenlijke . Intern projectbureau regionale samenwerking (9) Status : Nieuw. Definitie : Het intern projectbureau regionale samenwerking klinkt in eerste instantie groter dan dat het is. Het wordt een projectbureau genoemd, zodat het onder deze noemer een bekende entiteit wordt binnen de organisatie: alle medewerkers weten dat ze met informatie en vragen over regionale samenwerking bij dit centrale punt, het intern project bureau regionale samenwerking, terecht kunnen. Het projectbureau zal in eerste instantie alleen bestaan uit het regionale samenwerkingsverband West- Brabantse Vergadering. Dat betekent dat dit projectbureau slechts bestaat uit de Advies Interne communicatie West-Brabantse Vergadering Renske Smith augustus 09 7

8 Inzet adjudant, de interne coördinator van de West-Brabantse Vergadering, die deze functie part-time (0.25 fte) vervult. Momenteel is de regio druk in overleg en zoekende naar een eventuele gemeenschappelijke regeling, waaronder andere samenwerkingsverbanden uit de regio (bijvoorbeeld SES en REWIN) kunnen vallen. Wanneer dit definitief is, kan het intern projectbureau regionale samenwerking worden uitgebreid: de interne coördinator van SES, REWIN, etc. kan ook plaatsnemen in het projectbureau regionale samenwerking. : Als ambtelijk centraal punt in de gemeentelijke organisatie: - waar vanuit alle informatie over het regionale samenwerkingsverband wordt verspreid; - waar ambtenaren terecht kunnen met vragen en informatie over bepaalde regionale samenwerkingsverbanden; - waar alle informatie over de regionale samenwerkingsverbanden (waaronder de West-Brabantse Vergadering) wordt verzameld. : Adjudant (en in een later stadium ook de coördinatoren van de andere regionale samenwerkingsverbanden.) Communicatie : Adjudant zet informatie over de West-Brabantse Vergadering uit bij de ambtelijke organisatie; (coördinatoren regionale samenwerkingsverbanden zetten informatie uit bij de ambtelijke organisatie. Implementatie : Benoem het intern projectbureau regionale samenwerking (het moet een projectbureau zijn waar de uren onder kunnen worden geschreven van de adjudant en eventueel toekomstige coördinatoren regionale samenwerkingsverbanden). Maak binnen de organisatie bekend dat er een intern projectbureau regionale samenwerking in het leven is geroepen, wie daar onderdeel van is en wat voor een functie dit projectbureau voor de organisatie heeft. Dit kan via intranet, lokale nieuwsbrief, lokaal ambtelijke regiobijeenkomst of via afdelingshoofden worden gecommuniceerd. Pro-ARG (14+16) Status : Nieuw. Definitie : Ambtelijk vooroverleg voorafgaand aan de ARG. Dit overlegorgaan kan in verschillende vormen en uit verschillende personen bestaan: - Gemeentesecretaris, adjudant en een drietal ambtenaren (afdelingshoofd of ambtelijk contactpersoon regionale samenwerking); - Burgemeester, gemeentesecretaris en adjudant; - Gemeentesecretaris met alle contactambtenaren; Of een variant op bovenstaande mogelijkheden. Inzet : Tijdens de Pro-ARG worden de stukken voor de komende ARG besproken: er wordt door de leden van de Pro-ARG van tevoren ambtelijk advies ingewonnen dat tijdens de Pro-ARG kan worden teruggekoppeld aan de gemeentesecretaris en/of burgemeester. Tevens kan er worden nagedacht over welke andere betrokkenen binnen de organisatie (raad, ambtenaren) eventueel verder moeten worden geïnformeerd. : Pro-ARG-leden (Gemeentesecretaris, burgemeester, adjudant, contactambtenaren, ambtenaren) Communicatie : Pro-ARG-leden informeren elkaar; Contactpersonen adviseren gemeentesecretaris en/of burgemeester; Pro-ARG gaat na welke informatie (stukken) er 2 maal per jaar naar de raad kan worden verstuurd. Implementatie : Samenstellen van een Pro-ARG-groep. Voorafgaand aan elke ARG bijeen komen met de Pro-ARG. Voorafgaand aan de Pro-ARG winnen de leden informatie en advies in bij de betreffende specialistische ambtenaren. Lokaal raadsplatform regionale samenwerking (17) Status : Nieuw. Definitie : 2-jaarlijks (om het half jaar) overleg tussen de fractievertegenwoordigers, burgemeester, gemeentesecretaris en griffier. Inzet : De meeste gemeenten hanteren nog een raadsvergadervorm, waarbij er ook Advies Interne communicatie West-Brabantse Vergadering Renske Smith augustus 09 8

9 commissievergaderingen plaatsvinden. De commissievergaderingen zijn de ideale bijeenkomsten om de raad te informeren over ontwikkelingen binnen de West- Brabantse Vergadering. Er zijn gemeenten die niet meer met commissievergaderingen werken. Voor die gemeenten kan een lokaal raadsplatform regionale samenwerking een uitkomst bieden: een maand van tevoren krijgen de fractievertegenwoordigers informatie toegestuurd over de West-Brabantse Vergadering (Elk half jaar kan er door het college en de Pro-ARG worden bepaald wat er dat komende half jaar op de agenda staat van de West-Brabantse Vergadering en daarover kan informatie worden samengesteld voor de raad). De fractievertegenwoordigers bespreken deze informatie binnen hun fracties. Vervolgens komen alle fractievertegenwoordigers bijeen met de burgemeester, gemeentesecretaris en griffier, waar de fractievertegenwoordigers hun visie met elkaar kunnen delen, zodat burgemeester en gemeentesecretaris voor hun regionale overleggen gevoed worden door de raad. Op deze manier weet de raad wat er speelt en kan de raad van tevoren (in een vroeg stadium van de besluitvorming) haar mening/visie geven. : Fractievertegenwoordigers (elke fractie benoemt een vertegenwoordiger die de regionale samenwerking binnen de fractie in portefeuille heeft), burgemeester, gemeentesecretaris en griffier. Communicatie : Fractievertegenwoordigers adviseren burgmeester, gemeentesecretaris en griffier; Burgemeester, gemeentesecretaris en griffier informeren fractievertegenwoordigers; Fractievertegenwoordigers informeren hun fractieleden. Implementatie : Het college legt dit (eventueel aangepaste) interne communicatiemodel aan de raad voor en stelt daarbij voor om een lokaal raadsplatform regionale samenwerking in het leven te roepen. De fracties kiezen vervolgens een fractievertegenwoordigers regionale samenwerking. Het lokaal raadsplatform regionale samenwerking kan voor het eerst plaatsvinden eind oktober Eind september 2009 worden namelijk alle raadsleden uit de regio uitgenodigd voor een regionale bijeenkomst. Een maand later kan het college de raad specifiekere informatie aanbieden, waarna dit eind oktober tijdens het lokaal platform regionale samenwerking kan worden besproken. Dit kan vervolgens herhaald worden in februari, september 2010, etc. Lokaal ambtelijke regiobijeenkomst (13) Status : Nieuw. Definitie : 2-jaarlijks (om het half jaar) interne ambtelijke bijeenkomst over regionale Samenwerking. Dit overlegorgaan kan variëren van samenstelling van personen (afhankelijk van hoe de gemeente invulling wilt geven aan dit overleg): Burgemeester, gemeentesecretaris, afdelingshoofden, adjudant, contactambtenaren, ambtenaren. Inzet : Aan de lokaal ambtelijke regiobijeenkomst nemen alle ambtenaren deel, die betrokken zijn bij de uitvoering van de bestuursopdrachten binnen de West- Brabantse Vergadering. De bijeenkomsten worden voorgezeten door de adjudant. : Afhankelijk van samenstelling: burgemeester, gemeentesecretaris, afdelingshoofden, adjudant, contactambtenaren, ambtenaren. Communicatie : Adjudant informeert ambtenaren en afdelingshoofden; Burgemeester, gemeentesecretaris adviseren ambtenaren en afdelingshoofden; Ambtenaren en afdelingshoofden delen hun kennis en ervaringen met elkaar. Implementatie : Samenstellen van de deelnemers van de lokaal ambtelijke regiobijeenkomst. De adjudant organiseert (inclusief reserveren vergaderruimte, evt. lunch, etc.) de eerste bijeenkomst rond oktober 2009 (vervolgens februari, september 2010, etc.). De adjudant nodigt iedereen uit en inventariseert bij alle deelnemers wat men zelf wil bespreken. Vervolgens stelt de adjudant de agenda op en stuurt na afloop van de bijeenkomst een verslag naar alle deelnemers. De adjudant koppelt suggesties en opmerkingen van de ambtenaren terug aan afdelingshoofden, gemeentesecretaris, burgemeester etc. Advies Interne communicatie West-Brabantse Vergadering Renske Smith augustus 09 9

10 Intentieverklaring Status : Nieuw. Definitie : Een intentieverklaring van het college dat door de gemeenteraad is onderschreven. Het is een verklaring waarin het college de intentie uitspreekt om de raad volgens het interne communicatiemodel te informeren over de West-Brabantse Vergadering. Inzet : De intentieverklaring kan worden ingezet als instrument, waarin het college concreet Maakt hoe het college de raad informeert over de West-Brabantse Vergadering. Het interne communicatiemodel vormt dus een onderdeel (bijlage 1) van de intentieverklaring. De concrete afspraken zijn namelijk te vinden in het interne communicatiemodel. Hiermee worden er officieel concrete afspraken gemaakt over de informatievoorziening. De raad en het college kunnen zich altijd beroepen op de afspraken, die gemaakt zijn in de intentieverklaring. : College en gemeenteraad. Communicatie : College stelt de gemeenteraad voor om de intentieverklaring te onderschrijven; Gemeenteraad onderschrijft de intentieverklaring. Implementatie : De intentieverklaring (bijlage 4) eventueel aanpassen en aan de raad voorleggen in een raadsvergadering. Lokaal balansdocument Status : Nieuw. Definitie : Een lokaal balansdocument is iets als een tussentijds visiedocument. In dit document wordt aangegeven wat de West-Brabantse Vergadering inhoudt, waarom de gemeente mee doet aan het convenant en (bepaalde) bestuursopdrachten en wat de bestuursopdrachten tot op heden concreet betekenen als het gaat om resultaten en doelen die zijn bereikt voor de eigen gemeente en de regio. Kortom, de balans wordt opgemaakt. Inzet : Dit lokaal balansdocument vormt een onderdeel van de intentieverklaring (bijlage 5), waardoor zowel het college als de gemeenteraad kennis hebben genomen van de stand van zaken van de bestuursopdrachten. Het lokaal balansdocument kan vervolgens dienen als uitgangspunt om de ontwikkelingen binnen de bestuursopdrachten te volgen en te monitoren. : College, gemeenteraad en ambtenaren. Communicatie : College informeert met dit document de gemeenteraad over de stand van zaken van de bestuursopdrachten; Ambtenaren vullen met hun kennis vanuit hun specialisme het document; College vult het document, bestaande uit een ambtelijke voorzet, eventueel aan met argumenten en informatie. Implementatie : Het lokaal balansdocument in bijlage 5 kan als format dienen voor een lokaal balans document van een andere gemeente. Elk lokaal balans document verschilt per gemeente, omdat niet iedere gemeente deelneemt aan dezelfde bestuursopdrachten. Tevens betekenen de regionale ontwikkelingen niet voor elke gemeente hetzelfde. De vertaalslag van wat de regionale resultaten betekenen op lokaal niveau voor de eigen gemeente, zal dus iedere gemeente zelf moeten maken. Lokale nieuwsbrief (29) Status : Nieuw. Definitie : 2-jaarlijks (om het half jaar) een lokale nieuwsbrief, waarin de regionale ontwikkelingen binnen de West-Brabantse Vergadering worden vertaald naar lokale betekenis. Inzet : De lokale nieuwsbrief kan hét lokale medium worden waarmee alle betrokkenen (bestuurlijk en ambtelijk) over de West-Brabantse Vergadering worden geïnformeerd. : Adjudant als regisseur/eindredacteur van de lokale nieuwsbrief en de afdeling communicatie voor de redactionele invulling van de nieuwsbrief met items, teksten, etc. Communicatie : Adjudant (i.s.m. afdeling communicatie) informeert met de nieuwsbrief alle betrokkenen; Alle betrokkenen kunnen d.m.v. columns, interviews, etc. informatie en visies delen met alle betrokkenen bij de West-Brabantse Vergadering. Implementatie : De adjudant neemt het voortouw en plant een overleg in met de afdeling Advies Interne communicatie West-Brabantse Vergadering Renske Smith augustus 09 10

11 communicatie. Vervolgens wordt er een opzet en invulling van de lokale nieuwsbrief bedacht en gaat de adjudant samen met de afdeling communicatie aan de slag met interviews, teksten schrijven, berichten uit de media vertalen naar lokale betekenis, etc. Vervolgens kan de lokale nieuwsbrief in digitale vorm worden verstuurd naar alle lokale betrokkenen of kan de nieuwsbrief worden afgedrukt in het personeelsblad of als losse bijlage daarvan. Format stand van zaken bestuursopdracht Status : Nieuw Definitie : Een document, bestaande uit een schema, waarin beknopt verslag kan worden gedaan van de voortgang van de bestuursopdrachten (zie bijlage 2). Inzet : Dit format kan intern binnen uw ambtelijke organisatie worden gebruikt, zodat er 1 document per bestuursopdracht bestaat, waar alle betrokkenen de ontwikkelingen van de betreffende bestuursopdracht kunnen volgen. Dit document kan worden geplaatst op een centrale schijf, waar ieder ambtelijk betrokkene of collegelid het document kan aanvullen. Op deze manier blijft er 1 document per bestuursopdracht in omloop en wordt in het document altijd up-to-date. : Adjudant, ambtelijk betrokkenen en collegeleden. Communicatie : Alle betrokkenen informeren alle elkaar over de laatste stand van zaken van een bestuursopdracht. Implementatie : De adjudant vult per bestuursopdracht dit format in. De input haalt de adjudant uit verslagen en stukken uit het verleden (jaarverslagen, bestuursrapportages, brieven van de eigen gemeente aan het programmabureau, lokaal balansdocument) en door te informeren bij betrokken ambtenaren. De adjudant beheert alle formats op de gezamenlijke schijf. Wel heeft iedere betrokken ambtenaar en collegelid lees- en schrijfrechten, zodat het format continue kan worden aangevuld met de laatste ontwikkelingen. Zo kan het zijn dat een contactambtenaar of collegelid naar een overleg is geweest en dat daar afspraken over de bestuursopdrachten zijn gemaakt. Dit kan hij of zij dan verwerken in het format. Tevens kan iedereen voorafgaand aan een overleg via die format nog even de laatste stand van zaken checken, zodat diegene goed geïnformeerd het overleg in gaat. Als iemand een aanvulling maakt in het format, dan dient diegene wel de adjudant via een op de hoogte te brengen, zodat de adjudant altijd weet welke informatie er in omloop is. Advies Interne communicatie West-Brabantse Vergadering Renske Smith augustus 09 11

12 Bijlage 1 Communicatiemodel (stoomdiagrammen) West-Brabantse Vergadering 1. ARG 2. BRG 3. Portefeuillehouderoverlegggen 4. Bestuurlijke regiodag 5. Ambtelijke regiodag 6. Programmabureau ARG en BRG (en Portefeuillehouderoverlleggen) leveren hun stukken (agenda s, besluitenlijst, waaronder bestuursopdrachten, bestuursrapportages en jaarverslag) aan bij het Programmabureau Aalburg Alphen-Chaam Baarle-Nassau Bergen op Zoom Breda Drimmelen Geertruidenberg Halderberge Moerdijk 7. Etten-Leur Oosterhout Roosendaal Rucphen B&W-college Steenbergen Tholen Werkendam Adjudant Woensdrecht Woudrichem Zundert 8. Adjudant stuurt na selectie van de informatie hetgeen hij naar de ambtenaren stuurt cc naar het betreffende afdelingshoofd die dit meeneemt als achtergrondinformatie in de voortgangs- en beoordelingsbesprekingen met de ambtenaar en het afdelingsoverleg. 12. Hoofdenoverleg 9. Intern projectbureau regionale samenwerking - Adjudant selecteert welke informatie moet worden verstuurd naar de betreffende ambtenaar betrokken bij de bestuursopdracht die vervolgens advies uitbrengt aan de contactpersoon uit de Pro-ARG 10. Adjudant bespreekt W-B Vergadering in Adjudantenoverleg 11. Ambtenaar bespreekt bestuursopdracht in contactambtenarenoverleg 14. Pro-ARG De leden van de Pro-ARG ontvangen terugkoppeling van de ambtenaren De adjudant wordt geïnformeerd over de terugkoppeling De gemeentesecretaris wordt geadviseerd door de Pro-ARG voor de ARG 19. Griffierkring 16. Pro-ARG bepaalt 2x in het jaar wat de agenda met stukken wordt die aan de fracties voor fractieberaad worden aangeboden 17. Lokaal platform regionale samenwerking voorziet 2-jaarlijks n.a.v. stukken W-B-Vergadering de burgemeester van advies 18. Burgemeester 13. Adjudant en ambtenaren bespreken 2 jaarlijks de W-B Vergadering in de Lokaal ambtelijke regiobijeenkomsten 15. De wethouders worden tijdens het contactoverleg door de ambtenaren geïnformeerd en geadviseerd voor hun portefeuilleoverleggen 20. BAD-overleg: burgemeester, gemeentesecretaris en griffier informeren elkaar 22. Gemeentesecretaris bespreekt advies in de ARG 21. Overleg burgemeester en gemeentesecretaris 23. Burgemeester bespreekt advies in de BRG 24. Wethouders bespreken advies in het Portefeuillehouderoverleg 27. Regioplatform gemeenteraden: 2 afgevaardigde raadsleden van elke raad 25. Alle leden van het college bespreken de agenda of koppelen in de collegevergadering terug wat er is besproken in de ARG, BRG of de Portefeuillehouderoverleggen en stemmen met elkaar af waarover de raad moet worden geïnformeerd door middel van stukken doorsturen via de griffier of door de W-B Vergadering te behandelen tijdens Mededelingen van het college tijdens de raadsvergadering. 26. De raad wordt geïnformeerd via stukken, doorgestuurd vanuit de griffie, of door Mededelingen van het college tijdens de raadsvergadering. Programmabureau Adjudant Pro-ARG Burgemeester Gemeentesecretaris Wethouders Griffier Gemeenteraad Afdelingshoofd Ambtenaren Advies Interne communicatie West-Brabantse Vergadering Renske Smith augustus 09 12

13 Regionale nieuwsbrief De regionale nieuwsbrief wordt door het Programmabureau samengesteld 28. Vanuit het Programmabureau wordt het doorgestuurd naar de betreffende personen (alle betrokkenen van de West- Brabantse Vergadering, meer dan 1000). 29. Adjudant Lokale regionieuwsbrief (koppelen aan personeelsblad) De lokale nieuwsbrief wordt door de adjudant samengesteld uit o.a. de regionale nieuwsbrief, de agenda s van de ARG, BRG, lokale contactoverleggen en stand van zaken gegeven door de betrokken ambtenaren. 30. Gemeenteraad 31. B&W-college 32. Ambtenaren Advies Interne communicatie West-Brabantse Vergadering Renske Smith augustus 09 13

14 Bijlage 2 Format stand van zaken bestuursopdracht Bestuursopdracht X Contactpersoon ambtelijk Gegevens ambtelijk contactpersoon Contactpersoon bestuurlijk Bestaande overleggen (zowel lokaal als regionaal) Inhoud bestuursopdracht Stand van zaken Datum: Gerealiseerd: Op de planning: Juni 09 Sept. 09 Dec. 09 Maart 10 Besproken BRG in Datum: Beslispunten: Speerpunten bestuursopdracht Raakvlak andere afdelingen Raakvlak andere bestuursopdracht Advies Interne communicatie West-Brabantse Vergadering Renske Smith augustus 09 14

15 Bijlage 3 Functieomschrijving adjudant Binnen de West-Brabantse Vergadering is er per gemeente een adjudant benoemd. De adjudant neemt deel aan het adjudantenoverleg dat elke 3 e donderdag van de maand plaatsvindt. Tijdens dit overleg worden de adjudanten van de 19 convenantgemeenten bijgepraat over de ontwikkelingen binnen de West-Brabantse Vergadering door de directeur van het Programmabureau, Albert Reijlink. Wanneer bovenstaande communicatiemodel bij een gemeente wordt geïmplementeerd, zal de rol van de adjudant veranderen. Daarnaast zal de adjudant ter voorbereiding hierop in de voorafgaande maanden verschillende voorbereidende taken uitvoeren. Hieronder wordt beschreven hoe de functie van de adjudant er dan qua rol, competenties en taken uit zou moeten zien. : De adjudant kan worden gezien als de coördinator regionale samenwerking binnen de gemeente. In eerste instantie is hij coördinator van de West-Brabantse Vergadering en niet van alle andere regionale samenwerkingsverbanden. De adjudant vormt in eerste instantie het interne projectbureau regionale samenwerking. Er is momenteel sprake van een voornemen om 1 gemeenschappelijke regeling te vormen, waaronder diverse regionale samenwerkingsverbanden komen te vallen. In dat geval zullen de coördinatoren van de andere samenwerkingsverbanden ook onder het interne projectbureau regionale samenwerking vallen. De adjudant is als interne coördinator de sleutelfiguur in de organisatie: bij hem komt alle informatie m.b.t. de West-Brabantse Vergadering binnen en vanuit hem wordt alle informatie verspreid. Hierdoor is de adjudant op de hoogte van alle ontwikkelingen binnen de West-Brabantse Vergadering. Collega s kunnen met al hun vragen bij de adjudant terecht; de adjudant kan deze vragen zelf beantwoorden of kan de collega doorverwijzen voor een antwoord. De adjudant is tevens aanjager: hij neemt initiatieven om de ontwikkelingen m.b.t. de West-Brabantse Vergadering goed te organiseren en te communiceren binnen de eigen organisatie. Hij weet wat er speelt en is als een soort van vertegenwoordiger van de ambtenaren in de pro-arg. In de regio is de adjudant de vertegenwoordiger van de gemeente tijdens het adjudantenoverleg: daar deelt hij zijn kennis en ervaring met andere adjudanten. Competenties: - pro-actief; - ondernemend; - initiatiefrijk; - accuraat; - omgevingsbewust (intern: organisatie en extern: regionaal); - klantgericht (collega s en college); - plannen en organiseren (lokale bijeenkomst met ambtenaren) - netwerken (o.a. met adjudanten uit de regio); - motiveren (betrokken ambtenaren intern); - overtuigen (college en betrokken ambtenaren); - durf. Taken: - Verzamelen en kennis nemen van informatie West-Brabantse Vergadering vanuit programmabureau West-Brabant (BRG, ARG, Portefeuillehoudersoverleg, Griffierkring), college, Pro-ARG, betrokken ambtenaren; - Informatie digitaal opslaan in een map West-Brabantse Vergadering (o.a. stukken voor ARG, BRG en de bestuursopdrachten); - Zitting nemen in de Pro-ARG: adviseren van de gemeentesecretaris; - Adviseren van de burgemeester ad hoc tijdens overleg tussen gemeentesecretaris en burgemeester; - Adviseren van wethouders ad hoc tijdens overleg; - Gericht verspreiden informatie West-Brabantse Vergadering onder college, betrokken ambtenaren en regio; Advies Interne communicatie West-Brabantse Vergadering Renske Smith augustus 09 15

16 - 1x in het half jaar organiseren van een lokale ambtelijke bijeenkomst (bijv. lunchuurtje) West- Brabantse Vergadering (inventariseren agendapunten bij ambtenaren, agenda opstellen, reserveren vergaderlocatie en lunch, uitnodigen collega s, voorzitten van bijeenkomst, terugkoppelen bijeenkomst aan deelnemers middels verslag en terugkoppelen bijeenkomst aan gemeentesecretaris en Pro-ARG middels overleg); - Regisseren van de lokale nieuwsbrief: 2 maal per jaar een lokale nieuwsbrief uitbrengen in samenwerking met de afdeling communicatie. De adjudant zorgt voor input van de nieuwsbrief: agenda ARG en BRG, laatste resultaten, op de planning, column van een betrokken ambtenaar, etc.; - Deelnemen aan adjudantenoverleg; - In het adjudantenoverleg van september 2009 het interne communicatiemodel West- Brabantse Vergadering agenderen en presenteren; - Op de hoogte blijven van de voortgang/ontwikkelingen bestuursopdrachten; - Beantwoorden/uitzetten van vragen over de West-Brabantse Vergadering van betrokken ambtenaren; - Jaarlijks evalueren van het interne communicatiemodel West-Brabantse Vergadering (1 ste keer in februari 2010). Evaluatie wordt in samenwerking met de Pro-ARG uitgevoerd; - Signaleren van problemen in de interne communicatie en informatievoorziening m.b.t. de West-Brabantse Vergadering; - Initiatieven ontwikkelen om mogelijke problemen op te lossen. Bovenstaande taken zullen voor de adjudant 0.25 fte innemen. Dit komt neer op 9 uur per week. Advies Interne communicatie West-Brabantse Vergadering Renske Smith augustus 09 16

17 Bijlage 4 Voorbeeld intentieverklaring INTENTIEVERKLARING INTERNE COMMUNICATIE WEST-BRABANTSE VERGADERING COLLEGE VAN B&W EN GEMEENTERAAD X Lokaal balansdocument en intern communicatiemodel West-Brabantse Vergadering voor regionale intergemeentelijke samenwerking West-Brabant voor strategische vraagstukken van bovengemeentelijk belang Het college van burgemeester en wethouders en de gemeenteraad van de X, Overwegende dat, Een lokaal balansdocument bijdraagt aan de juiste beeldvorming van de lokale meerwaarde van regionale samenwerking; Een lokaal balansdocument als basis kan dienen voor het bespreken van de ontwikkelingen binnen de West-Brabantse Vergadering; Er binnen de bestuurlijke en ambtelijke organisatie van X behoefte is aan meer informatie over de West-Brabantse Vergadering; Onder de West-Brabantse Vergadering alleen dit specifieke samenwerkingsverband wordt bedoeld en dat andere regionale samenwerkingsverbanden, zoals bijvoorbeeld SES en REWIN, buiten beschouwing worden gelaten, zo lang deze samenwerkingsverbanden op regionaal niveau nog niet onder één noemer vallen; De informatievoorziening afhankelijk van de inhoud en waarde van de informatie flexibel van aard dient te zijn; Zowel college van B&W als gemeenteraad initiatiefnemer is van de communicatie; Structurering gewenst is van de manier waarop het college van B&W en de gemeenteraad elkaar van informatie voorzien over de West-Brabantse Vergadering; Het interne communicatiemodel West-Brabantse Vergadering bijdraagt aan een gestructureerde communicatie en informatievoorziening naar het college van B&W en de gemeenteraad; Met het oog op een betere informatievoorziening een intentieverklaring overeenkomen, waarin een aantal concrete basisafspraken over de wijze van communiceren en informatievoorziening wordt vastgelegd. KOMEN DE INTENTIE OVEREEN als volgt: College van B&W 1. Het college is verantwoordelijk voor de gehele informatievoorziening over de West- Brabantse Vergadering naar de gemeenteraad; 2. Het college heeft de intentie om de gemeenteraad volledig, tijdig en regelmatig van informatie over de West-Brabantse Vergadering te voorzien; 3. Het college koppelt in de Mededelingen van het college tijdens een raadsvergadering hetgeen, besproken in de ARG, BRG en portefeuillehouderoverleggen, terug; 4. De informatie die het college van B&W aan de gemeenteraad terugkoppelt betreft besluiten, genomen in de BRG, of stand van zaken van de besproken ontwikkelingen binnen de West-Brabantse Vergadering; 5. Het college stuurt twee maal per jaar (om het half jaar) informatie naar de raadsleden, over de onderwerpen die dat komende half jaar binnen de West- Brabantse Vergadering aan de orde komen; Advies Interne communicatie West-Brabantse Vergadering Renske Smith augustus 09 17

18 6. Het college organiseert twee maal per jaar (om het half jaar) een bijeenkomst Lokaal raadsplatform regionale samenwerking, waarin de burgemeester, gemeentesecretaris en de griffier de onderwerpen van de West-Brabantse Vergadering van het komende half jaar, bespreken met vertegenwoordigers uit de fracties; 7. De burgemeester, gemeentesecretaris en griffier bespreken de visies en adviezen uit het Lokaal raadsplatform regionale samenwerking met het college en zij nemen deze informatie mee in de regionale overleggen ARG, BRG, portefeuillehouderoverleggen en griffierkring; 8. De gemeenteraad wordt twee maal per jaar geïnformeerd via een lokale (digitale) nieuwsbrief over regionale samenwerking, waarin wordt geïnformeerd over de stand van zaken van de bestuursopdrachten en wat dat specifiek betekent voor de gemeente X. In deze nieuwsbrieven wordt ook de jaarplanning van de West- Brabantse Vergadering opgenomen, zodat alle raadsleden weten wanneer de BRG, ARG en Portefeuillehouderoverleggen plaatsvinden. Gemeenteraad 9. Elke fractie stelt een vertegenwoordiger van de West-Brabantse Vergadering binnen de eigen fractie aan; 10. Deze fractievertegenwoordiger neemt twee maal in het jaar deel aan het Lokaal raadsplatform regionale samenwerking; 11. De fractievertegenwoordiger regionale samenwerking draagt er zorg voor dat de informatie binnen de fractie wordt besproken; 12. De fractievertegenwoordiger regionale samenwerking vertegenwoordigt de visie en het advies van de fractie in het Lokaal raadsplatform regionale samenwerking; 13. De raadsleden nemen kennis van de informatie over de West-Brabantse Vergadering die door het college wordt gegeven in de Mededelingen van het college tijdens een raadsvergadering; 14. De raadsleden nemen kennis van de informatie die in de lokale nieuwsbrief regionale samenwerking wordt gegeven. Deze intentieverklaring is gebaseerd op het lokaal balansdocument en het interne communicatiemodel, die als bijlagen zijn toegevoegd. Deze intentieverklaring is overeengekomen voor de periode van september 2009 tot maart Ondertekend te X op datum X, Advies Interne communicatie West-Brabantse Vergadering Renske Smith augustus 09 18

19 Bijlage 5 Voorbeeld lokaal balansdocument Lokaal balansdocument West-Brabantse Vergadering Bestuursconvenant West-Brabant: tot De colleges van de 19 convenantgemeenten vinden dat intergemeentelijke samenwerking bijdraagt aan het realiseren van gemeentelijke en regionale beleidsdoelstellingen en aan een effectieve belangenbehartiging van West-Brabant bij provincie, rijksoverheid en Europa. In de regio is behoefte aan samenwerking bij strategische vraagstukken van bovengemeentelijk belang en bij de formulering van antwoorden op vraagstukken van andere overheden en derden over deze regio. Daarom hebben de 19 gemeenten een convenant opgesteld. Daarin hebben zij met elkaar afgesproken: - Te komen tot een strategische agenda voor West-Brabant; - Daar waar gewenst, beleidsmatige thema s gezamenlijk op en aan te pakken; - Daar waar gewenst, bedrijfsvoeringvraagstukken gezamenlijk op en aan te pakken; - Te komen tot voorstellen die leiden tot vermindering van het aantal intergemeentelijke samenwerkingsverbanden in West-Brabant. Gemeente X heeft, gezien haar lokale belangen, besloten om in te stemmen met dit convenant. Vanuit die optiek neemt de gemeente x op dit moment deel aan x aantal bijbehorende bestuursopdrachten. De strategische agenda is inmiddels opgesteld en vertaald in een aantal programma s: - Algemeen - Ruimtelijke ontwikkelingen - Economie - Bereikbaarheid - Duurzame ontwikkeling - Voorzieningen - Lobby en public relations - Bedrijfsvoering Deze programma s zijn geconcretiseerd in bestuursopdrachten. Naast deze bestuursopdrachten bestaat er op samenwerking op het gebied van: Onderstaande zijn voorbeelden die per gemeente kunnen verschillen: - Reductie administratieve lasten - Reductie regeldruk - Kadernota Verbonden Partijen - Belastingen - West-Brabanthuis en west-brabantdag - Regiofonds West-Brabant - Intentieovereenkomst Samen investeren in West-Brabant. - Relatie West-Brabant met de MIRT-verkenning Antwerpen-Rotterdam (MIRT-VAR) - Veiligheidshuis - Regionale sociale dienst Advies Interne communicatie West-Brabantse Vergadering Renske Smith augustus 09 19

20 Programma Ruimtelijke Ontwikkelingen Missie: Voor veel is een plek in West-Brabant, maar het blijft wel mooi. Regionale doelstellingen: 1. Op 1 januari 2009 heeft West-Brabant een ruimtelijke visie,die als bouwsteen wordt ingebracht in de nieuwe provinciale structuurvisies; 2. Op 1 januari 2011 heeft West-Brabant volgens de aanpak van gebiedsgerichte ontwikkelingsplanologie de volgende ruimtelijke deelgebieden klaar: Het gebied rond de A4 Het gebied rond de spoordriehoek Moerdijk Roosendaal - Breda Het gebied rond de A27 Het gebied rond de A58 De waterrand van West-Brabant (van Boven-Merwede, via de oostkant Oosterschelde tot aan het Markiezaatsmeer) Bestuursopdracht Ruimtelijke Visie: Op 12 december 2007 heeft de BRG de ontwerp bestuursopdracht naar de gemeenten verzonden. De gemeente X heeft op datum besloten wel/niet deel te nemen aan deze bestuursopdracht. De positie van West-Brabant bepalen in het krachtenveld tussen de twee wereldhavens Rotterdam en Antwerpen. De afgelopen jaren is het besef gegroeid dat de gemeenten in West-Brabant de regie over de ontwikkelingen in West-Brabant zoveel mogelijk in eigen hand moeten nemen. Een ruimtelijke visie voor West-Brabant moet antwoord geven over het evenwicht tussen economische, ecologische en sociale aspecten. Stand van zaken augustus 2009: Op 2 april 2009 heeft de Stuurgroep bestuursopdracht Ruimtelijke visie West-Brabant, het concept Eindbeeld Ruimtelijke visie West-Brabant in ontwerp vastgesteld. In het najaar 2009 wordt de visie aangepast aan de gemaakte opmerkingen. Voor 1 januari 2010 zal de gemeenteraad gevraagd worden het visiedocument te behandelen. De Ruimtelijke Visie West-Brabant brengt op hoofdlijnen de ruimtelijke strategie van de regio in kaart. Deze strategie beoogt een collectief draagvlak, geeft vorm en richting aan gezamenlijk gedragen doelen en biedt voldoende ruimte om nadere afwegingen te maken op gemeentelijk niveau. Het gemeenschappelijke kader is een permanente herinnering aan het zelfbewustzijn van de regio, vooral in de dialoog over de positionering ten opzichte van Rotterdam en Antwerpen. Daarnaast zal het visiedocument een belangrijk document voor de Structuurvisie Ruimtelijke Ordening van de provincie Noord-Brabant vormen, waarvan de vaststelling is voorzien in september De ruimtelijke visie bestaat uit de volgende tien stellingen die de koers bepalen: 1. Zo doen wij dat in West-Brabant; 2. Centraal wat moet, decentraal wat kan; 3. Versterken van de regionale identiteit met gebiedsgerichte ontwikkelingsstrategieën; 4. West-Brabant als zelfbewuste regio in een veranderend krachtenveld; 5. Ruimtelijke ontwikkeling volgt vanuit een visie op duurzaamheid; 6. Water, natuur en landschapsambities zijn de basis voor een goed gefundeerde toekomst; 7. Nieuwe verbindingen en het oplossen van knelpunten voor personen- en goederenvervoer; 8. Economische structuur wordt versterkt voor regionale specialiteiten; 9. Leefbaarheid blijft op peil door het profiel als tuin voor de delta; 10. Toeristisch recreatieve identiteit en meerwaarde van routes en nieuwe ontwikkelingen. Onder dit kopje kunnen per gemeente de volgende vragen worden beantwoord: - Wanneer is het aan de orde geweest in de raad? - Wanneer heeft het college hiermee wel of niet ingestemd? - Wat betekent de ruimtelijke visie voor gemeente X op gebieden als wonen en werken en de positie van de gemeente? Advies Interne communicatie West-Brabantse Vergadering Renske Smith augustus 09 20

21 - Welke grensoverschrijdende projecten, die betekenis hebben voor gemeente X, worden door de ruimtelijke visie dichter bij elkaar gebracht? Programma Economie Missie: West-Brabant pakt aan Doelstellingen: 1. Gemeenten hebben in 2010 bindende afspraken gemaakt over de behoefte aan en de realisatie van (boven-) regionale bedrijventerreinen in West-Brabant (prioritering 2008/2009) 2. Gemeenten hebben op 1 januari 2009 geïnventariseerd welke bestaande (boven-)regionale bedrijventerreinen geherstructureerd moeten worden en hoe dit gefinancierd en gerealiseerd moet worden (prioritering 2008/2008) 3. In 2008 zijn de economische ontwikkelingsmogelijkheden langs de A-4, het Schelde-Rijnkanaal en de A-27 bepaald (prioritering na 2009) 4. West-Brabant beschikt over voldoende ruimte voor de vestiging van bovenregionale kantoorfuncties. Daarnaast wordt op basis van maatwerk ruimte in de regio geboden voor kantoorontwikkelingen in samenspraak met de markt (prioritering na 2009) 5. Voor Maintenance is in 2015 West-Brabant the place to be (prioritering na 2009) 6. De verbetering van de kwaliteit en de kwantiteit van de wal- en wateraccommodaties in West- Brabant voor de recreatietoervaart zal sterk worden gestimuleerd om daarmee een aanzienlijk langere verblijfsduur van toeristen (20% in 2010) in de regio te bewerkstelligen. (prioritering 2008/2009) 7. Voor 2010 zijn de verdere toeristisch-recreatieve mogelijkheden rondom het Nationaal Park De Biesbosch geïnventariseerd, uiteraard met in achtneming van de uitzonderlijke natuurlijke en landschappelijke waarden; ( prioritering na 2009) 8. Het aantal toeristische en zakelijke overnachtingen in West-Brabant is beide in 2015 met 20% toegenomen door onder andere de cultuurhistorische waarden van West-Brabant beter voor het voetlicht te brengen en de zakelijke markt (congressen, seminars, trainingen) te faciliteren; (prioritering 2008/2009) 9. Het onderwijs is afgestemd op de veranderende eisen die de economie stelt (prioritering na 2009) 10. De stadscentra in West-Brabant hebben in % meer bezoekers. (prioritering na 2009) Bestuursopdracht Economie: Het college van de gemeente X heeft wel/niet ingestemd met deze bestuursopdracht. Stand van zaken augustus 2009: Het gaat vaak om algemene doelstellingen die moeilijk meetbaar zijn en daardoor zijn deze moeilijk te vertalen naar concrete lokale doelstellingen. Natuurlijk heeft het e.e.a. verband, maar de zaken worden met name regionaal afgestemd om de regio West-Brabant economisch gezien te versterken. Doelstelling 1 van het programma Economie houdt in dat gemeenten in 2010 bindende afspraken gemaakt hebben over de behoefte aan en de realisatie van (boven-) regionale bedrijventerreinen in West-Brabant. Er zijn op dit moment nog geen bindende afspraken gemaakt. Wel is in het voorjaar 2009 het STEC rapport "kwalitatieve vraag bedrijventerrein voor het SES gebied afgerond. In 2008 was door STEC reeds een rappportage gemaakt voor de regio Breda-Tilburg. Uit de rapportage komen enkele aanbevelingen die vertaald dienen te worden in uitvoeringsplannen met een bijbehorend tijdspad. Dit zal in het najaar verder opgepakt worden in zowel het SES-gebied als in de regio Breda- Tilburg. Doelstelling 2 van het programma zegt dat de 19 gemeenten op 1 januari 2009 geïnventariseerd hebben welke bestaande (boven-)regionale bedrijventerreinen geherstructureerd moeten worden en hoe dit gefinancierd en gerealiseerd wordt. Ook hier wordt gewerkt aan een notitie met een opgave van bedrijventerreinen, financiën en activiteiten. Dit punt is op dit moment nog niet afgerond. Er is bij de gemeenten een inventarisatie geweest en in het najaar 2009 zal dit nader beoordeeld worden waarna het verder uitgewerkt zal worden. Advies Interne communicatie West-Brabantse Vergadering Renske Smith augustus 09 21