Beleidsmarges Bij het vormgeven van de gemeenschappelijke regeling moet rekening gehouden worden met de Wet op de gemeenschappelijke Regeling.

Transcriptie

1 NOTITIE Aan : Commissie bestuur en Middelen Van : college van burgemeester en wethouders Onderwerp : Principebesluit tot instemmen met de Gemeenschappelijke Regeling Regio West- Brabant. Datum : 22 december 2009 Aanleiding In West-Brabant werkt de lokale overheid al sinds midden jaren negentig op allerlei terreinen en in allerlei vormen samen. Soms gebeurt dat naar aanleiding van eenmalige acties, maar in een aantal gevallen is de samenwerking ook geïnstitutionaliseerd in de vorm van gemeenschappelijke regelingen en convenanten. Tot voor een paar jaar geleden opereerden al deze vormen van samenwerking min of meer los van elkaar. Met de komst van de West-Brabantse Vergadering, die toeziet op het opstellen en uitvoeren van de strategische agenda voor de achttien West-Brabantse gemeenten en Tholen, is er echter sprake van een structuur waardoor het mogelijk wordt meer integraliteit en meer samenhang in beleid en uitvoering aan te brengen. Deze ontwikkeling maakt een herbezinning op (de structuur van) de intergemeentelijke samenwerking in West-Brabant niet meer dan logisch. Het feit dat het convenant waarop de strategische samenwerking is gebaseerd, van rechtswege op 1 januari 2011 afloopt, maakt daarnaast een heroriëntatie op de samenwerking urgent. Het Convenant West-Brabant heeft de afgelopen jaren overduidelijk bewezen waar samenwerking op strategisch niveau haar meerwaarde kan hebben. Niet alleen voor de regio als geheel, maar zeker ook voor de deelnemende gemeenten. Door met de negentien gezamenlijk op te trekken in de richting van Brussel, Den Haag, Den Bosch en andere regio s is het West-Brabantse en daarvan afgeleid het lokale belang steeds steviger over het voetlicht gebracht kunnen worden. De regio West-Brabant geldt inmiddels als een belangrijk strategisch gesprekspartner, ook voor ontwikkelingen die zich buiten onze regio afspelen. Door als West-Brabant een beroep te doen op bij andere overheden aanwezige fondsen en subsidies, is het gelukt voor projecten cofinanciering te vinden. Hadden individuele gemeenten op eigen kracht een dergelijke poging ondernomen, dan was de slaagkans hoogstwaarschijnlijk aanzienlijk kleiner geweest. Het overzicht met majeure projecten, die voortvloeien uit de Strategische Agenda en die op belangrijke financiële steun van de provincie kunnen rekenen, is daarvan het schoolvoorbeeld. De overtuiging bestaat daarnaast dat in algemene zin het belang van de regio de komende jaren alleen nog zal toenemen. Het is nu al duidelijk dat Brussel, bijvoorbeeld als het om toekennen van gelden uit ontwikkelingsfondsen gaat, steeds vaker slechts zaken zal willen doen met krachtige, goed georganiseerde regio s. Daarnaast neemt West-Brabant een sleutelpositie in binnen de Rijn-Schelde- Maasdelta en wordt de regio benoemd in rijksnota's als het gaat om het aanduiden van Nieuwe Sleutel Projecten. Er staan voor de komende decennia tal van ontwikkelingen op stapel; het is daarom van het grootste belang dat West-Brabant voor al die andere partijen een belangrijke en welhaast vanzelfsprekende gesprekspartner blijft. Is dat niet het geval, dan zullen veelal anderen over ons en met name: zonder ons besluiten. Tegen die achtergrond is ervoor gekozen om de strategische samenwerking in West-Brabant te continueren en deze vorm te geven binnen een nieuwe gemeenschappelijke regeling. Tegelijkertijd wordt voorgesteld om onder deze nieuwe gemeenschappelijke regeling ook de reeds bestaande samenwerkingsverbanden op de schaal van West-Brabant samen te voegen: de Sociaal- Economische Samenwerking (SES), het Regiobureau Breda, MARB-DUO, Kleinschalig Collectief Vervoer, de beide GGA s en het Loopbaancentrum West-Brabant. Op 7 oktober jl. heeft een bijeenkomst plaatsgevonden in Zevenbergen met 140 raadsleden om deze richting gezamenlijk te verkennen. Motie 20 september 2007 Op 20 september 2007 heeft de gemeenteraad met algemene stemmen een motie over verbonden partijen aangenomen. Deze motie bevat een opdrachtverstrekking aan het college van burgemeester en wethouders die ertoe moet leiden dat uw raad in staat gesteld wordt om uw kaderstellende en 1

2 controlerende rol voor wat betreft verbonden partijen beter uit te kunnen voeren. Onderdeel 5 van deze motie betreft het aanpassen van de tekst gemeenschappelijke regelingen. De voorliggende gemeenschappelijke regeling is het resultaat hiervan. Doelstellingen Door een betere samenwerking op regionale schaal met een multidisciplinere aanpak vermindert de bestuurlijke drukte. Het wordt gemakkelijker en efficiënter om onder andere in de ambtelijke voorbereiding dwarsverbanden te leggen tussen de verschillende beleidsvelden. Tevens levert de centrale locatie efficiencywinst op. Beleidsmarges Bij het vormgeven van de gemeenschappelijke regeling moet rekening gehouden worden met de Wet op de gemeenschappelijke Regeling. Kernpunten stroomlijning De voorstellen voor de stroomlijning van de intergemeentelijke samenwerking in West-Brabant laat zich in de volgende tien kernpunten samenvatten: 1. De huidige zes regelingen worden teruggebracht naar één regeling. De bestaande regelingen zoals SES, KCV,Convenant West-Brabant, MARB etc. worden allemaal opgeheven. Daar komt één nieuwe regeling voor in de plaats die alle huidige samenwerkingsverbanden omvat. 2. De Bestuurlijke RegieGroep (BRG) wordt vervangen door het Bestuur van de nieuwe Gemeenschappelijke Regeling (GR). De Bestuurlijke RegieGroep, die nu in het kader van het Convenant West-Brabant functioneert, wordt opgeheven. Er komt een Algemeen Bestuur voor de nieuwe GR dat net als de huidige BRG De West-Brabantse Vergadering zal heten - dat wordt samengesteld uit vertegenwoordigers van alle 19 Colleges van B&W en waarvoor de voorzitters van de Bestuurscommissies worden uitgenodigd om aan deel te nemen. Het Dagelijks Bestuur gaat bestaan uit 3 vaste leden, van de grotere gemeenten en per 2 jaar wisselend 2 leden uit de kleinere gemeenten 3. Bestuur houdt zich uitsluitend bezig met ontwikkeling en uitvoering Strategische Agenda. De belangrijkste taak voor het Bestuur van de nieuwe GR is, zorgen dat er een Strategische Agenda is en dat deze wordt uitgevoerd. In feite dus dezelfde taak als de huidige BRG. 4. Gemeenteraden hebben adviesrecht over de Strategische Agenda. Voordat de Strategische Agenda wordt vastgesteld, wordt het concept aan alle Gemeenteraden voorgelegd, met het verzoek daar hun mening over te geven. Op die manier kunnen de Gemeenteraden inhoud geven aan hun kaderstellende taak. Daarnaast worden er minimaal twee keer per jaar bijeenkomsten voor alle Raadsleden georganiseerd. In die bijeenkomsten wordt in ieder geval informatie over de voortgang van de onderwerpen van de samenwerking verstrekt. 5. Portefeuillehoudersoverleggen worden Bestuurscommissies. De huidige portefeuillehoudersoverleggen, die samenhangen met de Strategische Agenda, worden omgezet in Bestuurscommissies die volledig in de structuur van de samenwerking zijn ingebed 6. De Bestuurscommissies besluiten over inhoudelijke zaken. De Bestuurscommissies ( dus de portefeuillehouders ) nemen de eindbeslissing over de verschillende inhoudelijke aangelegenheden op de diverse beleidsterreinen. Deze commissies vloeien rechtstreeks voort uit de Strategische Agenda. Formeel hebben ze die bevoegdheid door mandatering van het Algemeen Bestuur of door rechtstreeks mandatering van de gemeenten. 2

3 7. Bestuurscommissies stellen hun deel van de regiobegroting op en zijn verantwoordelijk voor de uitvoering daarvan. Elke bestuurscommissie maakt zijn eigen begroting. Deze begrotingen worden gebundeld en er wordt een algemeen deel aan toegevoegd. Dan wordt het geheel als de begroting van de GR door het Bestuur van de GR na raadpleging van de gemeenten - vastgesteld. Door mandatering wordt zowel bestuurlijk als ambtelijk geregeld dat elke bestuurscommissie vervolgens zijn eigen begroting kan uitvoeren. 8. De voorzitters van de Bestuurscommissies nemen deel aan de beraadslagingen van het Bestuur van de nieuwe GR. De voorzitters van de Bestuurscommissies worden uitgenodigd deel te nemen aan de bijeenkomsten van het Bestuur. Op die manier wordt de verbinding tussen de beleidsvelden ( zowel horizontaal als verticaal ) geborgd. 9. Zowel het Bestuur als Bestuurscommissies kunnen adviescommissies instellen waar andere organisaties aan kunnen deelnemen. In de huidige situatie zijn er diverse overleggen waar andere organisaties aan deelnemen. ( de provincie, ondernemers, onderwijsvertegenwoordigers etc.) Deze overleggen kunnen als adviescommissie van een Bestuurscommissie op dezelfde voet verder met de huidige samenstelling. 10. De medewerk(st)ers die nu voor de diverse samenwerkingsverbanden werken worden allen opgenomen in één organisatie: het West-Brabanthuis. Het is de bedoeling dit "West-Brabanthuis" te vestigen in Etten-Leur en het personeel in dienst te laten treden van de nieuwe Gemeenschappelijke Regeling. Voordelen stroomlijning De keuze voor deze vormgeving van de West-Brabantse samenwerking heeft een aantal voordelen, zowel in beleidsinhoudelijke zin, als op het gebied van bedrijfsvoering: 1. Er is sprake van één heldere, uniforme structuur voor de regionale samenwerking in West- Brabant, terwijl de regeling tegelijkertijd voldoende flexibiliteit kent voor maatwerkoplossingen als de praktijk daarom vraagt. 2. De aansluiting tussen de doelen uit de Strategische Agenda West-Brabant en de daaruit voortvloeiende opgaven op de verschillende beleidsterreinen (de bestuurscommissies) wordt versterkt. 3. De inrichting van een West-Brabanthuis maakt het mogelijk om al vanaf het eerste stadium van beleidsontwikkeling te komen tot afstemming met andere beleidsterreinen. Dit moet leiden tot meer integrale en dus kwalitatief betere eindproducten. 4. De verantwoording in de richting van de gemeenteraden is helder geregeld. Er is sprake van verlengd lokaal bestuur. Bundeling in één gemeenschappelijke regeling maakt het voor gemeenteraden bovendien eenvoudiger hun verantwoordelijkheid te nemen als het gaat om hun rol binnen de regionale p&c-cyclus, overeenkomstig de aanbevelingen uit de Nota verbonden partijen. 5. Door de ambtelijke ondersteuning van de regio te bundelen in één organisatie, het West- Brabanthuis, is zeker op termijn efficiencywinst haalbaar. Uitgangspunten Bij de vormgeving van het voorstel voor de nieuwe regeling heeft de Bestuurlijke Regiegroep, gehoord onder andere de colleges en vertegenwoordigingen uit de gemeenteraden en de besturen van de huidige samenwerkingsverbanden, de volgende uitgangspunten voor de regeling vastgesteld: 1. Algemeen Bestuur bestaat uit collegeleden van de deelnemende gemeenten en is met name verantwoordelijk voor het strategisch beleid; Dit eerste uitgangspunt bestaat uit twee wezenlijke elementen. Het eerste element zegt iets over de samenstelling van het bestuur van de regeling. Hierin mogen alleen collegeleden van de deelnemende gemeenten zitten. Geen raadsleden derhalve. De raden kunnen zich op deze wijze concentreren op hun kaderstellende en 3

4 controlerende rol in de richting van hun eigen college. Zij komen dan niet in conflicterende rol terecht. Dit principe staat ook in de nota verbonden partijen genoemd. Ook anderen worden hierdoor uitgesloten als lid van het bestuur. Een vertegenwoordiger van de provincie zal bijvoorbeeld geen lid van het bestuur kunnen worden. Het is niet in strijd met dit uitgangspunt om wel anderen te kunnen uitnodigen als adviseur of agendalid, zonder stemrecht. Het tweede element zegt iets over de rol van het algemeen bestuur. Deze is vooral met name verantwoordelijk voor het strategisch beleid. Zoals de West-Brabantse Vergadering dit nu is. De consequentie daarvan is dat veel van de afstemming, coördinatie en uitvoering zoals die nu bij verschillende regelingen worden verzorgd, ook in de nieuwe structuur niet bij het algemeen bestuur thuishoort, maar op een andere manier vormgegeven moet worden, vergelijkbaar met de huidige wijze van organisatie. 2. Er worden louter collegebevoegdheden bij de regeling ondergebracht; hierdoor zal het een collegeregeling zijn; In de nieuwe regeling zullen geen bevoegdheden van de gemeenteraad worden ondergebracht. Dit uitgangspunt is volledig in lijn met de eerste uitgangspunt, dat het bestuur van de regeling uit collegeleden bestaat. Dit uitgangspunt accentueert bovendien het karakter van verlengd lokaal bestuur. De gemeenteraden behouden volledig hun eigen verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Zij kunnen kaders stellen voor hun eigen college en deze controleren. 3. De taken en bevoegdheden die bij de bestaande regelingen en het Convenant zijn overgedragen gaan over naar de nieuwe structuur, daarnaast worden geen andere taken of bevoegdheden overgedragen; De nieuwe regeling beoogt meer structuur en stroomlijning aan te brengen in de diverse soorten samenwerking die er op dit moment bestaan. Dit uitgangspunt maakt nog eens duidelijk dat de nieuwe structuur niet beoogt een sterker regio-orgaan te creëren met meer eigen bevoegdheden. Alleen die bevoegdheden die nu ook al zijn overgedragen in een samenwerkingsvorm, zullen ook in de nieuwe regeling weer een plek vinden. 4 Ieder college legt via zijn kanalen verantwoording af aan de eigen raad; Dit is niet zozeer een principiële of richtinggevende keuze. Het is een rechtstreeks gevolg van de keuze om de nieuwe regeling door de colleges aan te laten gaan. De colleges dienen op basis van de gemeentewet verantwoording af te leggen over hun doen en laten aan de eigen gemeenteraad. Het is een essentieel onderdeel van de democratische controle die hierdoor duidelijk vorm krijgt. Overigens heeft het bestuur van de regeling wel een informatieplicht aan de gemeenteraden. Deze informatieplicht kan op verschillende manieren vorm krijgen. In de raadsleden bijeenkomst van oktober jl. werd nog eens duidelijk dat er een brede wens leeft voor een goed Regio Informatie Systeem voor raadsleden zodat ook zij de ontwikkelingen in de regio goed kunnen volgen. 5 Invloed van gemeenteraden op minimaal de strategische agenda. De raad wordt over de concept-strategische agenda vooraf geconsulteerd en kan zijn zienswijze inbrengen. Of de raden gezamenlijk een ruimere betrokkenheid wensen tijdens de voorbereiding en de uitvoering, is aan hen. Indien behoefte bij raden bestaat voor een gezamenlijke ruimere betrokkenheid, is het aan de raden om daarvoor een werkwijze te bepalen; Los van de eerder beschreven rol van de raad richting hun eigen college is het uitgangspunt dat de gemeenteraden ook invloed kunnen hebben op minimaal de strategische agenda. Deze invloed kan natuurlijk op verschillende wijze vorm krijgen. In elk geval zal de raad vooraf geconsulteerd worden over de concept-strategische agenda. Dat gaat gewoon via de lijn van het college. 6 De portefeuillehoudersoverleggen zijn en blijven verantwoordelijk voor beleid en uitvoering van de verschillende onderdelen; zij kregen een groot deel van de bevoegdheden van het bestuur overgedragen in de vorm van bestuurscommissies. De voorzitters hiervan nemen deel aan het overlegt van het bestuur, zonder dat dit invloed heeft op de stemverhouding (elke deelnemende gemeente 1 stem); Dit uitgangspunt geeft richting aan de consequenties van de keuze dat de nieuwe structuur een stroomlijning is van de bestaande samenwerkingsverbanden en dat het algemeen bestuur met name belast is met de strategische agenda. 4

5 In de huidige situatie zijn er een groot aantal portefeuillehoudersoverleggen, dan wel besturen bestaande uit portefeuillehouders, actief met beleid en uitvoering. Dit heeft in hoge mate bijgedragen aan het succes. Dat succes moet in de nieuwe structuur vastgehouden worden. De bestaande portefeuillehoudersoverleggen worden omgevormd tot bestuurscommissies die zelfstandig verantwoordelijk zijn voor het beleid en de uitvoering op hun eigen terrein. Die zelfstandigheid is vergelijkbaar met de zelfstandigheid die de verschillende regelingen op dit moment ook hebben. De benodigde bevoegdheden daartoe krijgen zij van het bestuur overgedragen voor zover die zelf over die bevoegdheden beschikt. Voor zover de bevoegdheden niet bij het Algemeen Bestuur rusten maar bij de deelnemende gemeenten kunnen die bevoegdheden, net als nu, direct aan de bestuurscommissies worden overgedragen. De bestuurscommissies zullen ook zelfstandig verantwoordelijk zijn voor de begroting op hun eigen terrein. Deze begroting maakt weliswaar deel uit van de totale begroting van de gemeenschappelijke regeling, maar de bestuurscommissie zijn verantwoordelijk voor de opstelling en uitvoering van de eigen begroting. Zij kunnen hier zelf op sturen. De bestuurscommissies krijgen bovendien de bevoegdheid om eigenstandig adviescommissies in het leven te roepen. Op die wijze kunnen onder elke bestuurscommissie een aantal adviescommissies fungeren. Zo kan bijvoorbeeld onder de bestuurscommissie Mobiliteit voor beide bestaande GGA-gebieden aparte commissies ingesteld worden met de dezelfde deelnemers als in de huidige situatie. Doordat de voorzitters van de bestuurscommissies deelnemen aan de beraadslagingen van het Algemeen Bestuur is de relatie met de strategische agenda geborgd. 7 Andere decentrale besturen zoals de provincie Noord-Brabant kunnen op vergelijkbare wijze als nu deelnemen; In verschillende samenwerkingsverbanden die nu bestaan nemen andere partners deel, zoals bijvoorbeeld de provincie Noord-Brabant bij de GGA s. Ook andere maatschappelijke partners zoals de Kamer van Koophandel en de Hogescholen nemen deel aan de verschillende overlegvormen bij de SES. Dat is ook noodzakelijk voor een effectief beleid. In de nieuwe structuur moet dit om die reden behouden blijven. De verschillende partners kunnen in de beoogde nieuwe structuur op vergelijkbare wijze participeren als nu. Zo kunnen zij bijvoorbeeld lid worden van adviescommissies van het bestuur of bestuurscommissies met een vergelijkbare taak als het samenwerkingsverband waarin zij nu ook participeren. Op deze wijze kan de bewezen succesformule gecontinueerd worden. 8 Verschillende vormen van samenwerking moeten flexibel vorm kunnen krijgen; In de beoogde nieuwe regeling worden allerlei bestaande vormen van samenwerking ondergebracht. In lang niet alle gevallen nemen alle deelnemers (volledig) deel aan de bestaande samenwerking. In de nieuwe structuur zal dat niet anders zijn. Samenwerking kan territoriaal zijn afgebakend, of juist per beleidsveld. Het kan om informatie of afstemming gaan of om uitvoering van concrete taken. Als daarvoor bevoegdheden noodzakelijk zijn die nog niet aan het bestuur van de regeling zijn overgedragen, kunnen die rechtstreeks door de deelnemende gemeenten aan de betreffende bestuurscommissie worden gedelegeerd. Hierbij kan gedacht worden aan de uitvoering van onderdelen van het Besluit Woninggebonden Subsidies die nu voor een aantal gemeenten door het Regiobureau worden uitgevoerd. De nieuwe regeling beoogt niet een in beton gegoten structuur te bieden waarin alles gefixeerd is. Juist die flexibiliteit kan in hoge mate bijdragen aan de effectiviteit. 9 De regeling maakt het voor de deelnemers mogelijk om zelf te bepalen aan welke onderdelen, naast het algemeen bestuur, wordt deelgenomen; de financiële bijdrage is daarvan afhankelijk; Dit uitgangspunt ligt enigszins in het verlengde van het vorige. De verschillende vormen van samenwerking moeten flexibel vorm kunnen krijgen. Het gevolg daarvan zal een pluriformiteit van samenwerkingsvormen zijn met wisselende samenstellingen, zoals die nu ook bestaat. De deelnemende gemeenten bepalen zelf welke samenwerkingvormen voor hen meerwaarde hebben. Aan die samenwerkingvormen zullen zij deelnemen. Aan andere niet. De ene deelnemende gemeente zal aan meer activiteiten van de regeling deelnemen dan de andere. Het is dan niet reëel om de financiële bijdrage van alle deelnemende gemeenten gelijk te houden. Een differentiatie naar participatie ligt voor de hand. Aan het algemeen bestuur en de activiteiten daarvan nemen alle deelnemers deel, en dragen dus ook alle deelnemers 5

6 financieel aan bij. Dit vraagt een goede boekhouding en begroting. De verschillende Bestuurscommissies stellen elk hun eigen begroting op. Uit die begroting wordt duidelijk wat deelname aan de activiteiten van die commissie per inwoner kost. Zo kan bijvoorbeeld de gemeente Tholen er voor kiezen om alleen deel te nemen aan het Algemeen Bestuur (strategische visie en strategische agenda) en aan de Bestuurscommissie Sociaal Economische Zaken. De financiële bijdrage van de gemeente Tholen blijft daartoe dan beperkt. Zij hoeft dan niet bij te dragen aan de kosten van de andere bestuurscommissies.. 10 De voorzitter van de Ambtelijke regiegroep is secretaris van de regeling. De Ambtelijke Regiegroep zorgt voor een optimale inzet van de gezamenlijke ambtelijke capaciteit en voert de regie daarover; Op basis van het convenant West-Brabant hebben de afgelopen jaren de secretarissen van de deelnemende gemeente samengewerkt in de Ambtelijk Regie Groep. Deze bereidde de stukken voor voor de Bestuurlijke Regie Groep en zorgde voor de uitvoering van de besluiten. Deze samenwerking heeft veel meerwaarde gehad. Op het gebied van een verdergaande samenwerking op het terrein van bedrijfsvoering, maar zeker bij de advisering over de strategische agenda en de uitvoering daarvan. Met dit uitgangspunt wordt geborgd dat deze meerwaarde ook in de nieuwe structuur terugkomt. Het overleg van de ARG blijft bestaan, met een adviserende rol naar het bestuur van de regeling. 11 Bundeling van de ambtelijke ondersteuning van de bestaande regelingen waardoor grotere slagkracht en efficiencywinst ontstaat; De verschillende vormen van de bestaande samenwerking kennen ook elk hun eigen ambtelijke ondersteuning. Dit is op dit moment zeer divers vormgegeven en ondergebracht. Bundeling van deze capaciteit leidt tot een grotere slagkracht en efficiencywinst. Het kan bovendien bijdragen aan de afstemming in de ambtelijke voorbereidingsfase tussen de verschillende beleidsterreinen zodat integraal beleid bevorderd wordt. 12 De regeling wordt aangegaan voor onbepaalde tijd. Elke 4 jaren, voor het eerst in 2015, vindt een evaluatie plaats om eventueel aangepaste afspraken voor het vervolg te kunnen bepalen; Omdat de regeling contracten sluit met derden die een lange tijd looptijd hebben ( denk aan het herstructureren van bedrijventerreinen ) en vanwege de rechtszekerheid voor de medewerkers is het van belang de regeling voor onbepaalde tijd aan te gaan. Daarentegen is het wel wenselijk om periodiek ( elke 4 jaren ) te beoordelen of er nog aanpassingen nodig zijn. Daarmee wordt beoogd om het kritisch vermogen voor het eigen handelen aan te scherpen. 13 De regeling wordt opgesteld conform de uitgangspunten van de Nota Verbonden Partijen; De afgelopen jaren is in regioverband, op initiatief van de gemeenteraden, een notitie ontwikkeld waarin wordt aangegeven waaraan een regeling met verbonden partijen moet voldoen om het voor de raad mogelijk te maken haar rol goed inhoud te geven. Deze nota is inmiddels vastgesteld en de daarin genoemde uitgangspunten zijn zeer bruikbaar voor de vormgeving van de nieuwe regeling. Voorgestelde regeling Met inachtneming van deze uitgangpunten is de bijgevoegde regeling, met toelichting, opgesteld. Deze regeling geeft het kader waarbinnen de samenwerking verder vorm kan krijgen. Dit vormt de basis voor de verdere uitwerking voor wat betreft de bestuurscommissies, de personele samenvoeging en de huisvesting daarvan, de financiële zaken zoals opstelling van de begroting en de opheffing/liquidatie van de bestaande samenwerkingsverbanden. Die uitwerking is nog niet bijgevoegd, maar zal de komende tijd, in overleg met de huidige samenwerkingverbanden, nader vormgegeven worden. Het bestuur van de regeling beslist daarover. Hoe nu verder? Met het vaststellen van deze regeling is het proces nog niet afgerond. Voor een groot deel begint het dan pas. Na de vaststelling wordt de voorgestelde regeling het basisdocument dat noodzakelijk is voor de vervolgstappen. De komende tijd zal invulling gegeven worden aan de bestuurscommissies, de 6

7 personele samenvoeging en de huisvesting daarvan, de financiële zaken zoals opstelling van de begroting en de opheffing/liquidatie van de bestaande samenwerkingsverbanden. Het tijdspad zal zo gepland moeten worden dat alles op 1 januari 2011 van start kan gaan. Om dit proces goed te stroomlijnen en de benodigde besluiten te kunnen nemen, is het noodzakelijk om, nog voor de regeling in werking treedt, een bestuur (i.o.) te hebben dat bevoegd is om besluiten te nemen die noodzakelijk zijn om op 1 januari 2011 daadwerkelijk te kunnen starten. Hierbij moet bijvoorbeeld gedacht worden aan de vormgeving van het West-Brabanthuis, de samenvoeging van het personeel en de huisvesting daarvan. Het bestuur (i.o.) zou bijvoorbeeld gevormd kunnen worden door de BRG. De BRG-leden dienen hiertoe dan gemandateerd te worden door hun gemeente. Zij kunnen de voorbereiding dan daadkrachtig vormgeven. In het 4 e kwartaal van 2010 is dan, volgens planning, het totale plaatje compleet. Dan zal ook de definitieve Gemeenschappelijke Regeling ter instemming aan de gemeenteraden worden voorgelegd. Bestuur in oprichting In de aanloop naar 2011 dienen de nodige besluiten genomen te worden. Het bestuur in oprichting is hiervoor gemandateerd. Uit het college moet iemand gekozen worden die zitting zal nemen in het bestuur in oprichting. Er komt een algemeen bestuur dat in hoofdlijn de taken van de Bestuurlijke Regiegroep zal overnemen. Het algemeen bestuur zal samengesteld worden uit vertegenwoordigers van de colleges aangevuld met de voorzitters van de bestuurscommissies. De Bestuurscommissies In de regeling worden zes verplichte bestuurscommissies benoemd. Deze zijn afgeleid van de aandachtsgebieden van de Strategische Agenda en vervangen veel van de huidige portefeuillehoudersoverleggen. De komende maanden moet in overleg met de bestaande samenwerkingsverbanden bekeken worden welke activiteiten bij welke bestuurscommissie passen en hoe dat verder uitgewerkt kan worden op een zodanige manier dat de bestaande samenwerking tot zijn recht komt. De beoogde bestuurscommissies zijn bijvoorbeeld bevoegd om zelf adviescommissies in het leven te roepen. Wat wordt precies de taak van de Bestuurscommissies, welke adviescommissies zijn daarbij wenselijk, wie moeten daarin deelnemen, welke bevoegdheden moeten daarvoor nog overgedragen worden, op welke wijze krijgt het loopbaancentrum onder verantwoordelijkheid van de Bestuurscommissie Middelen vorm enzovoorts. Naast de verplichte Bestuurscommissies kan het Bestuur ook nog andere Bestuurscommissies instellen voor specifieke taakvelden of onderwerpen. Omdat duidelijk is dat voor de behandeling van de zaken m.b.t. het Kleinschalig Collectief Vervoer ( KCV ) een dergelijke aparte Bestuurscommissie nodig is, wordt deze bij het ingaan van de regeling ook ingesteld. Opheffing/liquidatie bestaande samenwerkingverbanden De nieuwe structuur komt in plaats van een aantal bestaande samenwerkingsverbanden. Deze dienen opgeheven te worden. Daar waar het alleen een overleg betreft is dat een kwestie van een besluit nemen door de deelnemers. Daar waar het om bijvoorbeeld een gemeenschappelijke regeling gaat vraagt dit meer voorbereiding. De deelnemers aan die regeling moeten niet alleen dat besluit nemen, maar er zal ook een liquidatiebegroting moeten komen en een vereffening. Mogelijk zijn deze regelingen ook verplichtingen aangegaan, moeten contracten worden opgezegd, of ondergebracht in de nieuwe regeling enzovoorts. Dit moet door de samenwerkingverbanden zelf, tijdig, gedaan worden. Besluitvormingstraject Dit voorstel tot stroomlijning van de West-Brabantse samenwerking is mede gebaseerd op de uitkomst van een aantal bestuurlijke bijeenkomsten die in 2009 hebben plaatsgevonden. Zo hebben in juni van dit jaar de colleges van de beoogde deelnemende gemeenten bij elkaar gezeten om van gedachten te wisselen over de vormgeving van de intergemeentelijke samenwerking. Vervolgens zijn voor de opstelling van de regeling, mede aan de hand van de ervaringen van de laatste jaren, een aantal uitgangspunten vastgesteld. Deze zijn door zowel de Amtelijke RegieGroep (ARG) als de Bestuurlijke RegieGroep (de BRG) besproken en vervolgens door de BRG vastgesteld. Voor de uitwerking heeft er bovendien een consultatie plaatsgevonden van de gemeenteraden (7 7

8 oktober 2009). Ook de uitkomsten van deze bijeenkomst zijn betrokken bij de opstelling van de regeling. Daarnaast zijn de besturen van de huidige samenwerkingsverbanden in staat gesteld te reageren op de voorstellen. Ook de reacties hiervan zijn meegenomen in de besprekingen die de BRG hierover op 25 november 2009 hebben gevoerd en hebben daarop invloed gehad. Aan alle 19 gemeenteraden wordt nu verzocht hun zienswijze kenbaar te maken voor 1 maart In de periode van 4 tot 18 januari is aan de gemeenteraden de mogelijkheid geboden om schriftelijk vragen in te dienen. Na de raadsbehandelingen zullen de ontvangen commentaren worden verwerkt, de nadere uitwerking ter hand worden genomen en de financiële consequenties becijferd worden. Vervolgens zullen de definitieve voorstellen ter finale besluitvorming in september/oktober 2010 aan de 19 colleges en de 19 gemeenteraden worden voorgelegd. In het betreffende raadsvoorstel zal aan de raden gevraagd worden de 'Verklaring van geen bezwaar' af te geven. Evaluatie In het proces is in 2015 een evaluatiemoment geborgd. Zoals bekend heeft Moerdijk drie keer per jaar een intern overleg over de West-Brabantse Vergadering. Het zou een goede zaak zijn om na één jaar na inwerkingtreding van de gemeenschappelijke regeling Regio West-Brabant de werking te evalueren. Personeel De vorming van het West-Brabanthuis is een belangrijk onderdeel van de stroomlijning. Het gaat om ongeveer 25 a 30 fte ( circa 35 personen ) die nu in dienst van de verschillende regelingen werken. Dit proces dient uiteraard zorgvuldig gevoerd te worden. Het vraagt ondermeer overleg met de ondernemingsraden van de betreffende gemeenschappelijke regelingen, een zorgvuldige plaatsingsprocedure en het realiseren van huisvesting. Hiervoor wordt een apart plan van aanpak opgesteld. Het plan moet ertoe leiden dat de bundeling uiterlijk 1 januari 2011 formeel helemaal zijn beslag heeft gekregen en de nieuwe organisatie als zodanig van start kan gaan. De nieuwe regeling kent geen personele consequenties voor de ambtelijke organisatie van Moerdijk. Financiën De huidige samenwerkingsverbanden stellen in het voorjaar van 2010 op de gebruikelijke wijze hun begroting vast. Daarnaast wordt de begroting voor de nieuwe GR opgesteld, die voor een groot deel is gebaseerd op de deelbegrotingen van de Bestuurscommissies (lees: huidige samenwerkingsverbanden). Dat zal de komende maanden gebeuren(volgens de lijnen van de Nota Verbonden Partijen). Daarbij worden de kosten van de huidige samenwerkingsverbanden als uitgangspunt genomen. Deze worden omgevormd naar de nieuwe structuur waarbij een onderscheid wordt gemaakt naar de kosten die samenhangen met de het algemeen bestuur van de regeling en de opstelling van de strategische visie en agenda, kosten die in gelijke mate voor alle deelnemers (het algemene deel) enerzijds en de verschillende overige activiteiten (het bijzondere deel) anderzijds. Bij het bijzondere deel wordt per onderdeel apart inzichtelijk gemaakt welke kosten aan deelname verbonden zijn. Verder speelt hierbij nog een rol hoe de verwachte kostenbesparing ( door een efficiëntere planning van de bestuurlijke overleggen en de bundeling van de ambtelijke ondersteuning ) effect zal hebben voor de gemeenten. Daarvoor zal in de komende tijd nog overleg gevoerd moeten worden over een aantal uitgangspunten zoals: - De besparing van circa 10% heeft geen betrekking op de gemeentelijke bijdragen voor de inhoudelijke elementen van de samenwerking, maar op de bestuurs- en apparaatskosten. - De kosten van parttime detachering van medewerk(st)ers vanuit de gemeenten (merendeels de grotere) wordt - net als nu niet doorberekend. - De apparaatskosten worden naar evenredigheid over de deelnemers verdeeld, op basis van de activiteiten waar een gemeente aan deelneemt. Indien dit in eerste aanleg tot ongewenste effecten kan leiden wordt een overgangstermijn afgesproken om tot die evenredigheid te komen. 8

9 - Van de in de gebundelde organisatie beschikbare ambtelijke capaciteit wordt een nog nader af te spreken maximaal percentage besteed aan werkzaamheden die rechtstreeks ten behoeve van het bestuur of een bestuurscommissie zijn. De begroting voor de nieuwe GR kan pas formeel worden vastgesteld door het Bestuur tijdens de constituerende vergadering in januari Risico s Omdat er nog geen besluit over de nieuwe regeling wordt genomen bestaan er nog geen risico s. Zodra de regeling van kracht gaat is het afwachten of er inderdaad efficiencywinst wordt gehaald of juist het tegendeel wordt bereikt. Juridische consequenties De Gemeenschappelijke Regeling is al in een eerder stadium besproken en ontwikkeld met vertegenwoordigers van de huidige samenwerkingsverbanden en met de juridische adviseurs van alle 19 colleges van B&W. De door hen gemaakte opmerkingen zijn nagenoeg allemaal overgenomen, zodat er op dat vlak geen belemmering meer bestaat. De regeling in deze vorm is ook nog door de vakafdeling en de juridisch medewerkster getoetst. Er zijn geen opmerkingen meer gemaakt. Het definitieve voorstel tot go of no go zal in oktober aan de gemeenteraad worden voorgelegd. Communicatie Berichtgeving vindt plaats via de nieuwsbrief West-Brabant, daarnaast staat dit onderwerp op de agenda van het intern overleg West-Brabant. Bij de vormgeving van het voorstel voor de nieuwe regeling zijn onder andere de colleges en vertegenwoordigingen uit de verschillende gemeenteraden gehoord. Planning - december 2009 : regeling wordt voorgelegd aan de colleges en raden van de deelnemende gemeenten; - december 2009/januari 2010 : voorlopige besluitvorming in colleges - januari/februari 2010 : gemeenteraden maken hun zienswijzen kenbaar en doen een uitspraak over de richting van de voorbereidingen; - maart 2010 : bestuur i.o. ingesteld - december 2009 tot - 4e kwartaal 2010 : uitwerken: structuur en bevoegdheden bestuurscommissies en adviescommissies; opheffing en liquidatie bestaande samenwerkingsverbanden; ontwikkeling organisatie West- Brabanthuis ; personele invulling en huisvesting West-Brabanthuis ; opstellen begroting 2011 en daarmee samenhangende overeenkomsten; omvang en dekking frictiekosten ( t.b.v. afbouw bestaande regelingen en opbouw nieuwe regeling). - 4 e kwartaal 2010 : uitwerking gereed - oktober 2010 : definitieve besluitvorming in colleges en gemeenteraden - 1 januari 2011 : inwerkingtreding. 9

10 VOORSTEL 1. Kennis te nemen van de gemeenschappelijke Regeling Regio West-Brabant en met het instellen van de daarin genoemde Bestuurscommissies die rechtstreeks voortvloeien uit de Strategische Agenda West-Brabant; 2. kennis te nemen van het instellen van de Bestuurscommissie Kleinschalig Collectief Vervoer (KCV) bij het ingaan van de regeling; 3. vanuit de commissie Bestuur en Middelen een zienswijze te geven over de gemeenschappelijke Regeling Regio West-Brabant inclusief de voorgestelde Bestuurscommissies. BIJLAGEN - Concept-gemeenschappelijke Regeling Regio West-Brabant; - Toelichting bij de gemeenschappelijk Regeling Regio West-Brabant; - Overzicht bijdragen aan huidige samenwerkingsverbanden voor apparaatskosten. Mocht u vragen hebben over dit voorstel, kunt u contact opnemen met de griffier via telefoonnummer Burgemeester en wethouders van Moerdijk, de gemeentesecretaris, de burgemeester, Drs. A.E.B. Kandel Drs. W.M.J. Denie 10