Richtlijnenhandboek *** Bezoekersaantallen ***

Transcriptie

1 Richtlijnenhandbek *** Bezekersaantallen *** Beschrijving: Het meten van het aantal bezekers bij het evenement Versie: 1.0 Status: Versie5 ktber 2010 Datum: Werkgrep Evaluatie Sprtevenementen

2 Werkgrep Evaluatie Sprtevenementen Richtlijnenhandbek Bezekersaantallen Inhudspgave Inhudspgave... 1 Verantwrding... 2 Krt verzicht van deze richtlijn... 3 Wat meet het nderzek?... 3 Theretische achtergrnd... 3 Delgrep... 3 Minimale eindwaardes c.q. kerncijfers... 3 Methdlgie... 4 Begrippen en definities... 4 Kiest u vr het juiste meetinstrument?... 4 Praktische uitvering van het nderzek... 5 Vragenlijst... 5 Methde van dataverzameling... 5 Specifieke richtlijnen vr cntrleren... 7 Specifieke richtlijnen vr tellen... 8 Specifieke richtlijnen vr schatten... 8 Meetmmenten en meetpunten... 9 Interviewers... 9 Werkwijze dataverwerking en datacntrle Rapprtage Wijze van rapprteren Vrbeeld berekening bezettingsgraad-tets Kwaliteitsbrging Uitveren peer-review Wijze van afgifte data t.b.v. pen surce database evenementen Bijlagen Begrippen en definities Beslissingsbm Terugkppelingsfrmulier naar WESP

3 Werkgrep Evaluatie Sprtevenementen Richtlijnenhandbek Bezekersaantallen Verantwrding Vr de evaluatie van (sprt)evenementen en vr de verdere prfessinalisering en rendementsvergrting bij evenementenrganisatie is het van belang een ged en betruwbaar, bij vrkeur standaard meetinstrument te hebben. Als dit meetinstrument p een unifrme wijze wrdt tegepast, dan wrden evenementen beter vergelijkbaar en wrdt een grter leereffect bereikt. Dit richtlijnenhandbek biedt een erkend meetinstrument aan dat wrdt aanbevlen aan partijen, die belang hebben bij de effectmeting van evenementen. Het is een initiatief van WESP, de Werkgrep Evaluatie Sprtevenementen, in samenwerking met Platfrm Sprtecnmie en het Prgram Office Olympisch Plan Het gebruiken van dit Richtlijnenhandbek en het hierin beschreven meetinstrument plus materialen (adviesvragenlijst) is tegestaan, echter uitsluitend met vlledige brnvermelding: evaluatie uitgeverd vlgens Richtlijnenhandbek Bezekersaantallen WESP versie 1.0 znder tetsing. Vindt er een peer-review 1 plaats, dan wijzigt de brnvermelding in: evaluatie uitgeverd en getetst vlgens Richtlijnenhandbek Bezekersaantallen WESP versie 1.0. Dit Richtlijnenhandbek is vrgeschreven bij de uitvering van het nderzek Bezekersaantallen. Andere Richtlijnenhandbeken die vrhanden zijn en eveneens vrgeschreven: Ecnmische impact Belevingsnderzek Bezekersprfielen Bij vragen, pmerkingen en/f suggesties en bij aanmelden nderzek dan wel aanvragen peer-review, gelieve cntact p te nemen met de secretaris van WESP Werkgrep Evaluatie Sprtevenementen de heer Egbert Oldenbm, WESP wenst nauw betrkken te zijn bij de hantering en uitvering van haar meetinstrumenten. WESP kan bvendien geraadpleegd wrden. Een peer-review past in deze situatie. Een peer-review wrdt altijd uitgeverd dr een vertegenwrdiger van WESP en bestaat eruit dat de tepassing van de richtlijnen wrden getetst p tijdigheid, vlledigheid en juistheid. 2

4 Werkgrep Evaluatie Sprtevenementen Richtlijnenhandbek Bezekersaantallen Krt verzicht van deze richtlijn Wat meet het nderzek? Het nderzek Bezekersaantallen meet het aantal bezekers van het evenement. Theretische achtergrnd Ruwe schattingen van aantallen bezekers en bezeken zijn bij de evaluatie van evenementen en vr de verdere prfessinalisering en rendementsvergrting bij evenementenrganisatie ngewenst. Zeker in cmbinatie met bijvrbeeld het drrekenen van de ecnmische impact van een evenement. Maar k andere belangenpartijen (spnsren, media, plitie en brandweer, etc.) stellen prijs p nauwkeuriger berekende aantallen. Verder is het belangrijk m de begrippen capaciteit, bezettingsgraad en rati bezekduur te duiden. De lcatiecapaciteit is het maximaal aantal persnen dat de evenementlcatie p grnd van veiligheidsvrschriften p één specifiek mment kan herbergen. De gemiddelde bezettingsgraad is het gemiddelde van het aantal bezekers van het evenement gemeten p ieder uur tijdens het evenement, gedeeld dr de lcatiecapaciteit. De rati bezekduur is het gemiddeld aantal uren per bezek, gedeeld dr de duur van evenement in uren. Per definitie geldt dan dat het aantal bezekers gelijk is aan de lcatiecapaciteit maal de gemiddelde bezettingsgraad gedeeld dr de rati bezekduur. Deze frmule wrdt aangeduid als de bezettingsgraad-identiteit en is de basis vr de bezettingsgraad-tets. Delgrep Het nderzek wrdt uitgeverd bij deelnemers en/f bezekers van het evenement. Minimale eindwaardes c.q. kerncijfers Elk meetinstrument, dat p een unifrme wijze wrdt tegepast, kenmerkt zich dr de aanwezigheid van enkele minimale eindwaardes f kerncijfers. Dat geldt k vr het nderzek Bezekersaantallen. Alleen in het geval de minimale eindwaardes c.q. kerncijfers standaard dezelfde zijn, kunnen nderzeken en daarmee evenementen met elkaar wrden vergeleken. Om deze reden luidt het dringende advies m in elk geval de vlgende eindwaardes c.q. kerncijfers in (de vragenlijst van) het nderzek te laten terugkmen: Het ttaal aantal bezekers van het evenement; eventueel verbijznderd naar: Per dag van het evenement bij meerdaagse evenementen Per tijdsperide van een dag (bijv. 8:00-12:00 uur, 12:00-17:00 uur, 17:00-21:00 uur) Sci-ecnmische kernmerken, zals geslacht, leeftijd, pleidingsniveau, herkmst (uit de gemeente/regi/prvincie/nederland/buitenland) Type bezeker (al naar gelang het evenement; bijv. gendigden, verige bezekers, deelnemers, etc.) 3

5 Werkgrep Evaluatie Sprtevenementen Richtlijnenhandbek Bezekersaantallen Kwalitatieve aspecten (bijv. rdeel en/f waardering evenement, tevredenheid, mate van aanbeveling f waarschijnlijkheid van herbezek, etc.) Kwantitatieve aspecten (bijv. duur van het bezek, aantal bezeken gedurende een meerdaags evenement, bestedingen p de evenementlcatie, in de gemeente/regi/prvincie, etc.) Opmerking: De uitvering van het nderzek Bezekersaantallen is een vereiste indien in het geval van het nderzek Ecnmische impact naast de gemiddelde bestedingen per persn k de ttale bestedingen berekend meten wrden zie hiervr Richtlijnenhandbek Ecnmische impact; het gebruik hiervan is vrgeschreven. Advies: Is een verbijzndering naar sci-ecnmische kenmerken, type bezeker, kwalitatieve en/f kwantitatieve aspecten gewenst, dan verdient de gelijktijdige uitvering van een tweede nderzek aanbeveling zie hiervr de Richtlijnenhandbeken Ecnmische impact, Bezekersprfielen en/f Belevingsnderzek; het gebruik hiervan is vrgeschreven. Resultaten van een steekprefnderzek nder alle deelnemers en/f bezekers kunnen vervlgens geëxtrapleerd wrden naar alle gemeten bezekersaantallen. Methdlgie Het nderzek Bezekersaantallen wrdt bij vrkeur uitgeverd middels een keuze uit de vlgende methden: Cntrleren Tellen Schatten Begrippen en definities Zie hiervr bijlage 1. Niettemin wrdt hier stilgestaan bij twee essentiële begrippen en definities. Ten eerst het begrip Bezeker, dit is een persn die één f meerdere keren het evenement bezekt. Een persn kan slechts één bezek per dag aan het evenement afleggen. Dit geldt tevens als er meerdere evenementlcaties, deelevenementen en/f prgrammanderdelen zijn. Ten tweede het begrip Bezek, dit is de aanwezigheid van een bezeker gedurende maximaal één dag van het evenement; bij meerdaagse evenementen kan één bezeker meerdere bezeken afleggen; bij dagevenementen is het aantal bezekers en het aantal bezeken aan elkaar gelijk. Kiest u vr het juiste meetinstrument? U vertegenwrdigt een partij, die belang heeft bij de effectmeting van evenementen en die ver infrmatie wenst te beschikken betreffende het aantal bezekers van het evenement. U kiest dan vr het meetinstrument Bezekersaantallen. Check eventueel de beslissingsbm in bijlage 2. 4

6 Werkgrep Evaluatie Sprtevenementen Richtlijnenhandbek Bezekersaantallen Praktische uitvering van het nderzek Vragenlijst Indien het nderzek naar bezekersaantallen niet wrdt gecmbineerd met een nderzek Ecnmische impact, een nderzek naar Bezekersprfielen en/f een Belevingsnderzek, is er geen sprake van een vragenlijst. Methde van dataverzameling Bij de uitvering van het nderzek Bezekersaantallen heeft men de keuze uit een drietal methdieken, te weten cntrleren (C), tellen (T) en schatten (S). Om een gede keuze te maken uit deze drie methden, dient het evenement getypeerd te wrden middels het drlpen van nderstaand schema, waarbij in eerste instantie een keuze gemaakt met wrden tussen gecntrleerde tegankelijkheid (1) f een vrije tegankelijkheid (2) van het evenement: (1) Gecntrleerd tegankelijk, hetgeen veelal gelijk is aan een evenement met een betaalde entree (tickets, (dag)kaarten, entreebewijzen, vuchers, etc.) Binnen- f buitenlcatie #Daags #Tegangswegen/entrees #Evenementlcaties Methde Binnenlcatie Dagevenement Meerdaags evenement Eén lcatie Meerdere lcaties Eén lcatie Meerdere lcaties C C C C Buitenlcatie (semi)afgeslten evenementlcatie(s) = eindig #tegangswegen/ entrees Dagevenement Meerdaags evenement Eén lcatie Meerdere lcaties Eén lcatie Meerdere lcaties C C C C Cntrle vindt plaats aan de hand van de registratie van tickets, (dag)kaarten, entreebewijzen, vuchers, etc. 5

7 Werkgrep Evaluatie Sprtevenementen Richtlijnenhandbek Bezekersaantallen (2) Vrij tegankelijk, hetgeen veelal gelijk is aan een evenement met gratis entree Binnen- f buitenlcatie #Daags #Tegangswegen/entrees #Evenementlcaties Methde Binnenlcatie Dagevenement Meerdaags evenement Eén lcatie Meerdere lcaties Eén lcatie Meerdere lcaties T T T T (Semi)afgeslten evenementlcatie(s) = eindig #tegangswegen/ entrees Dagevenement Meerdaags evenement Eén lcatie Meerdere lcaties Eén lcatie Meerdere lcaties T T T T Buitenlcatie Open evenementlcatie(s) = neindig #tegangswegen/ entrees Dagevenement Meerdaags evenement Eén lcatie Meerdere lcaties Eén lcatie Meerdere lcaties S S S S Bij tellen zijn de vlgende methden tegestaan als telmethdes: Handmatig tellen met behulp van kliktellers f handterminals Camera telsystemen Drukmatten Sensren Seal statin (plsbandjes) 6

8 Werkgrep Evaluatie Sprtevenementen Richtlijnenhandbek Bezekersaantallen Vr het schatten van de aantallen bezekers kunnen de vlgende methdes wrden ingezet. De eerste twee methden gelden als primaire schattingsmethden en de verige als secundaire schattingsmethden: Deeltellingen, bijvrbeeld gedurende (een) bepaalde peride(s) tellen van bezekers en deze gegevens later extrapleren Luchtft s van bezekers met behulp van kranen, luchtvaartuigen f satelliet GSM masten Marktnderzek Openbaarverver tellingen Cijfers van leveranciers p lcatie (.a. catering, beveiliging) Cijfers van leveranciers niet p lcatie (.a. htels bezettingsgraad, hreca, detailhandel) Specifieke richtlijnen vr cntrleren Aandacht wrdt gevraagd vr de vlgende punten: Het aantal bezekers wrdt vastgesteld aan de hand van het aantal verkchte tickets, (dag)kaarten, entreebewijzen, vuchers, etc. Elke (dag)kaart geldt vr 1 bezeker. Tegangskaarten vr persneel van het evenement wrden niet meegeteld In het geval van een dagevenement is het aantal bezekers gelijk aan het aantal bezeken In het geval van meerdere evenementlcaties en bij meerdaagse evenementen met het ptreden van dubbeltellingen wrden uitgeslten f gecrrigeerd; dit kan aan de hand van een aanvullend nderzek (Ecnmische impact, Bezekersprfielen f Belevingsnderzek) met daarin verwerkt de relevante vraag mtrent welke evenementlcaties wel f niet bezcht zijn f gaan wrden en p welke en/f heveel dagen de bezeker het evenement bezcht heeft f gaat bezeken Dit aanvullend nderzek met het gemiddeld aantal bezeken per bezeker vaststellen Meerdaagskaarten, in het geval van een meerdaags evenement, wrden geteld aan de hand van hun gebruik, indien bekend dankzij een sluitend registratiesysteem. Bij afwezigheid van een sluitend registratiesysteem, geldt de tariefstructuur als leidend. Is een meerdaagskaart tenminste 20% duurder dan een dagkaart, dan wrdt deze geteld vr een extra bezek De verkpprijzen (vrverkp en verkp ter plekke) evenals de dag- en meerdaagskaarten wrden dr de rganisatie uitgesplitst gepresenteerd Gratis tegangskaarten (betaald dr de rganisatie, spnsrs f derden) wrden uitsluitend geteld indien er gebruik van is gemaakt. Meerdaagskaarten tellen slechts vr één bezek als er geen verdere registratie is vr meerdaagsbezek Greps- en familiekaarten wrden vr 3 bezeken geteld als de aanschaf ecnmisch zinvl is vr 3 persnen f meer Deelnemers zijn geen bezekers en wrden in aantallen apart van de aantallen bezekers vastgesteld 7

9 Werkgrep Evaluatie Sprtevenementen Richtlijnenhandbek Bezekersaantallen Indien er tijdens het evenement (dag f meerdaags) bezekersaantallen wrden gepubliceerd, dan wrdt uitsluitend melding gemaakt van de reeds getelde aantallen eventueel in cmbinatie met het uiteindelijk te verwachten aantal; bij het publiceren van dit laatste getal wrdt altijd de teveging gedaan het gaat m een schatting en dat het definitieve aantal na aflp van het evenement zal wrden gepubliceerd Specifieke richtlijnen vr tellen Aandacht wrdt gevraagd vr de vlgende punten: Het tellen van bezekers vindt plaats bij de tegangsweg(en) f entree(s) van evenementen p een binnenlcatie en van buitenevenementen p een (semi) afgeslten evenementlcatie Elke bezeker geldt vr één bezek. Eén persn kan per dag slechts één bezek afleggen aan het evenement In het geval van een dagevenement is het aantal bezekers gelijk aan het aantal bezeken In het geval van meerdere evenementlcaties en bij meerdaagse evenementen met het ptreden van dubbeltellingen wrden uitgeslten f gecrrigeerd; dit kan aan de hand van een aanvullend nderzek (Ecnmische impact, Bezekersprfielen f Belevingsnderzek) met daarin verwerkt de relevante vraag mtrent welke evenementlcaties wel f niet bezcht zijn f gaan wrden en p welke en/f heveel dagen de bezeker het evenement bezcht heeft f gaat bezeken Dit aanvullend nderzek met het gemiddeld aantal bezeken per bezeker vaststellen Deelnemers zijn geen bezekers en wrden in aantallen apart van de aantallen bezekers vastgesteld Indien er tijdens het evenement (dag f meerdaags) bezekersaantallen wrden gepubliceerd, dan wrdt uitsluitend melding gemaakt van de reeds getelde aantallen eventueel in cmbinatie met het uiteindelijk te verwachten aantal; bij het publiceren van dit laatste getal wrdt altijd de teveging gedaan het gaat m een schatting en dat het definitieve aantal na aflp van het evenement zal wrden gepubliceerd Specifieke richtlijnen vr schatten Aandacht wrdt gevraagd vr de vlgende punten: Vr een betruwbare schatting dient minimaal gebruik gemaakt te wrden van twee verschillende methdes afkmstig uit de vlgende drie grepen: Deeltellingen Bezettingsgraad-tets Secundaire schattingsmethdes Deeltellingen dienen uitgeverd te wrden met inachtneming van de hiervr beschreven specifieke richtlijnen vr tellen Bij uitveren van de bezettingsgraad-tets zijn een aantal grtheden ndzakelijk (zie k de hiervr beschreven theretische achtergrnd): Lcatiecapaciteit; te verkrijgen aan de hand van vergunningen, veiligheidsvrschriften en/f ervaringsregels 8

10 Werkgrep Evaluatie Sprtevenementen Richtlijnenhandbek Bezekersaantallen Gemiddelde bezettingsgraad; te verkrijgen mede aan de hand van tellen f primaire schattingsmethden Gemiddelde bezekduur; te verkrijgen uit een aanvullend nderzek (Ecnmische impact, Bezekersprfielen f Belevingsnderzek) met daarin verwerkt de relevante vraag mtrent de lengte f duur van het bezek Dit aanvullend nderzek met de gemiddelde bezekduur vaststellen Rati bezekduur; dit is de gemiddelde bezekduur in uren gedeeld dr de duur van het evenement in uren Deelnemers zijn geen bezekers en wrden in aantallen apart van de aantallen bezekers vastgesteld Indien er tijdens het evenement (dag f meerdaags) bezekersaantallen wrden gepubliceerd, dan wrdt uitsluitend melding gemaakt van de reeds getelde aantallen eventueel in cmbinatie met het uiteindelijk te verwachten aantal; bij het publiceren van dit laatste getal wrdt altijd de teveging gedaan het gaat m een schatting en dat het definitieve aantal na aflp van het evenement zal wrden gepubliceerd Meetmmenten en meetpunten Elk evenement, zwel een dagevenement als een meerdaagse evenement, kent een begin- en een eindtijd. In geval van het nderzek Bezekersaantallen verdient het aanbeveling m gedurende de ttale duur van het evenement te cntrleren, te tellen f te schatten. En dit p alle meetpunten ftewel alle tegangswegen/entrees. Slechts bij het uitveren van deeltellingen (primaire schattingsmethde) wrdt hiervan afgeweken, maar zullen de meetmmenten en meetpunten dusdanig gekzen meten wrden plus geregistreerd, dat extrapleren p gedegen grnden kan plaatsvinden (eventueel middels regressie-analyse). De aanbevelingen nder de kpjes Specifieke richtlijnen vr en Meetmmenten en meetpunten dragen bij aan het vrkmen van bias, met andere wrden, nzuivere infrmatie. Interviewers Ok cntrleurs, tellers f schatters, mits de inzet van persnen nderdeel is van het vaststellen het aantal bezekers, kunnen gezien wrden als veldmedewerkers, interviewers. Wrdt er aanvullend nderzek uitgeverd, dan is de inzet van interviewers zeker een feit. Er bestaat een vrkeur vr het inzetten van ervaren, liefst gecertificeerde, interviewers. Het inzetten van studenten is te verwegen mits de kwaliteit gebrgd wrdt, bijvrbeeld dr ze te laten begeleiden dr prfessinals. Interviewers ntvangen vrafgaand aan het veldwerk, het eigenlijke uitveren van de interviews, een gedegen mndelinge en/f schriftelijke instructie. Aldus kennen zij de achtergrnden van het nderzek, hebben zij de tellijsten f vragenlijst al enkele keren kunnen bekijken en drlezen, zijn zij indien van tepassing p de hgte van de wijze van steekpreftrekking, weten zij gedurende welke tijden en p welke plekken zij hun werkzaamheden meten verrichten, etc. 9

11 Werkgrep Evaluatie Sprtevenementen Richtlijnenhandbek Bezekersaantallen In geval van een grepje van meer dan 4 tellers/interviewers p hetzelfde meetmment, verdient het aanbeveling dat er tevens een supervisr aanwezig is, eventueel een superinterviewer, die zrgdraagt vr een crrecte en vltte manier van werken, die tevens als vraagbaak en zndig als trubleshter kan ptreden. Veelal is er sprake van een eenmalige gelegenheid m het nderzek uit te veren, namelijk ten tijde van het evenement, niet ervr en niet erna. Mgelijkheden m terplekke bij te sturen mgen derhalve niet verlren gaan. Werkwijze dataverwerking en datacntrle Indien er gebruik is gemaakt van papieren tellijsten en vragenlijsten, dan dienen deze verwerkt te wrden en ingeverd (data-entry). Wrdt ander technisch f geautmatiseerd materiaal ingezet, van CAPI apparatuur gebruik gemaakt f verlpt het nderzek via internet, dan zijn de gegevens al digitaal verwerkt. Eindresultaat van welke methdiek k, is een databestand met daarin in de klmmen de variabelen en in de rijen alle respndenten. Elke cel in van de tellijst (meetmment x meetpunt) f vraag in de vragenlijst wrdt gerepresenteerd dr één f meerdere variabelen in het databestand, al naar gelang de srt variabele (één antwrd mgelijk, meerdere antwrden mgelijk, dichtme verwerking van de antwrden). Het advies luidt m met alle cijfermatige vragen, vragen waarp het antwrd een getal is (bijvrbeeld aantal bezekers per cel, aantal dagen dat het evenement bezcht wrdt f het aantal evenementlcaties dat bezcht wrdt, verblijfsduur, etc.), p eenzelfde manier m te gaan. Onderstaand een vrbeeld vr de verblijfsduur in uren f dagen. De vraag die inzicht geeft in het aantal uren dat de respndent het evenement bezcht heeft f gaat bezeken: getal > 0, ter grtte van het aantal uren van het bezek , indien de respndent geen antwrd kan geven f het (ng) niet weet Datacntrle is ndig m eventuele (inver)futen in het databestand p te spren en te herstellen. Alleen een (nageneg) futlze dataset kan de basis zijn van gede en betruwbare infrmatie als resultaat van de effectmeting. Minimaal kan er een verticale en een hrizntale cntrle p de data plaatsvinden. De verticale cntrle vindt plaats middels het draaien van frequencies f rechte tellingen; van elke variabele wrdt een frequentietabel gemaakt en er wrdt gecntrleerd dat er in de frequentietabel geen waarden vr kmen die niet tt de range van mgelijkheden behren. De hrizntale cntrle vindt plaats p de hand/met het g; een x% van het aantal tellijsten c.q. vragenlijsten wrdt pnieuw ingeverd f variabele vr variabele nagekeken en gecntrleerd p inverfuten. Gevnden futen wrden hersteld. Telt het aantal gecnstateerde futen, verticale en hrizntale, p tt meer dan 1% van het theretische aantal inverwaardes, dan luidt het advies m alle tellijsten c.q. vragenlijsten pnieuw te verwerken en in te veren in een nieuw databestand. Vrbeeld: een vragenlijst bevat 42 vraagitems c.q. inverwaardes, er zijn 400 vragenlijsten afgenmen, dan bedraagt 10

12 Werkgrep Evaluatie Sprtevenementen Richtlijnenhandbek Bezekersaantallen het theretische aantal inverwaardes ; de grens van 1% bedraagt dan 168; is het aantal gecnstateerde futen, verticaal plus hrizntaal, grter dan 168, dan wrdt geadviseerd m alle vragenlijsten pnieuw te verwerken en in te veren. 11

13 Werkgrep Evaluatie Sprtevenementen Richtlijnenhandbek Bezekersaantallen Rapprtage Wijze van rapprteren Het rapprt naar aanleiding van het nderzek Bezekersaantallen geeft in teksten, tabellen en/f grafieken een eenduidig antwrd p de centrale vraag: he grt is het aantal bezekers dat het evenement heeft bezcht. Vrbeeld berekening bezettingsgraad-tets Vr een betruwbare schatting is de berekening van de bezettingsgraad-tets een vereiste. Zie nderstaand vrbeeld. Grtheid 11-12u 12-13u 13-14u 14-15u 15-16u 16-17u 17-18u 18-19u 19-20u Capaciteit Aantal bezekers Bezettingsgraad 6,3% 16,1% 16,1% 25,0% 61,7% 100,0% 108,7% 10,4% 2,4% Capaciteit Gemiddelde bezettingsgraad 38,5% Gemiddelde bezekduur 2 uur Rati bezekduur 0,222 Bezettingsgraadtets bezekers De capaciteit is bepaald p bezekers; de aantallen bezekers, per uur gedurende het evenement, in ttaal 9 uren, is verkregen dr tellen f primaire schattingsmethden; de bezettingsgraad is te berekenen dr het aantal bezekers per uur te delen dr de lcatiecapaciteit; de gemiddelde bezettingsgraad is het rekenkundig gemiddelde van, in dit geval, deze 9 percentages In dit vrbeeld is de gemiddelde bezekduur verkregen uit aanvullen nderzek en vastgesteld p 2 uur; de rati bezekduur is dan te berekenen dr dit gemiddelde te delen dr de duur van het evenement, 9 uren Per definitie geldt dan dat het aantal bezekers gelijk is aan de lcatiecapaciteit maal de gemiddelde bezettingsgraad gedeeld dr de rati bezekduur; deze frmule wrdt aangeduid als de bezettingsgraad-identiteit en is de basis vr de bezettingsgraad-tets In dit vrbeeld is het evenement bezcht geweest dr bezekers Frmule: (lcatie capaciteit x gemiddelde bezettingsgraad : rati bezekduur = ) Kwaliteitsbrging Deze kan slechts plaatsvinden p tweeërlei wijzen: Uitveren peer-review Afgifte minimale eindwaardes c.q. kerncijfers t.b.v. pen surce database evenementen Uitveren peer-review De peer-review wrdt uitgeverd dr een vertegenwrdiger van WESP. Minimaal zijn er 2 mmenten gedurende de lp van het nderzek, waarp de reviewer de richtlijnen tetst. Het ene mment is juist vrafgaand aan het evenement, dus vrafgaand aan het veldwerk. Het andere mment is na afrnden cnceptrapprtage. 12

14 Werkgrep Evaluatie Sprtevenementen Richtlijnenhandbek Bezekersaantallen De pdrachtgever en/f pdrachtnemer (uitverder nderzek Bezekersaantallen) geven de reviewer, zijnde een WESP-lid, nvrwaardelijk inzicht in c.q. tegang tt het vlledige databestand en de tussenresultaten. Afspraken ver de publicatie en het gebruik van de data wrden vrafgaand aan de review gemaakt. Wijze van afgifte data t.b.v. pen surce database evenementen WESP, de Werkgrep Evaluatie Sprtevenementen, ntvangt bij vrkeur een definitief rapprt van het nderzek Bezekersaantallen, zwel p papier als digitaal. Indien dit niet mgelijk blijkt, ntvangt zij tenminste de vlgende gegevens plus minimale eindwaardes c.q. kerncijfers (zie k bijlage 3 vr het juiste terugkppelingsfrmulier): Het ttaal aantal bezekers (en deelnemers en bezeken) van het evenement Per dag van het evenement bij meerdaagse evenementen Eventueel aangevuld met de vlgende additinele infrmatie: Per tijdsperide van een dag (bijv. 8:00-12:00 uur, 12:00-17:00 uur, 17:00-21:00 uur) Sci-ecnmische kernmerken, zals geslacht, leeftijd, pleidingsniveau, herkmst (uit de gemeente/regi/prvincie/nederland/buitenland) Type bezeker (al naar gelang het evenement; bijv. gendigden, verige bezekers, deelnemers, etc.) Kwalitatieve aspecten (bijv. rdeel en/f waardering evenement, tevredenheid, mate van aanbeveling f waarschijnlijkheid van herbezek, etc.) Kwantitatieve aspecten (bijv. duur van het bezek, aantal bezeken gedurende een meerdaags evenement, bestedingen p de evenementlcatie, in de gemeente/regi/prvincie, etc.) WESP beheert een database, die, weliswaar tegankelijk met een inlgcde c.q. eigen passwrd, de functie heeft van een pen surce database evenementen. Het del is het pbuwen en verspreiden van kennis mtrent de effecten van sprtevenementen. 13

15 Werkgrep Evaluatie Sprtevenementen Richtlijnenhandbek Bezekersaantallen Bijlagen 1. Begrippen en definities Sprtevenement Binnenlcatie vs buitenlcatie Enkelvudige evenementlcatie vs meervudige evenementlcaties Vrij tegankelijk vs gecntrleerd tegankelijk Eindig vs neindig aantal tegangswegen/entrees Beschrijving: type, grtte, #daags, (inter)natinaal Organisatie Prfessinals vs vrijwilligers Deelnemer = een persn die één van de kenmerkende activiteiten verricht die nderdeel vrmen van het evenement, en die niet in (ln)dienst is van de rganisatie van het evenement. Prfessinele vs amateur-deelnemers Overheid Gemeente / Regi / Prvincie Samenwerkingsverband Internatinaal Overkepelende instanties Sprtbnd (Inter)reginale instelling/samenwerkingsverband Internatinaal Spnsrs Naar gradatie van spnsrpakket Bezeker = een persn die één f meerdere dagen het evenement heeft bezcht. Bezek = de aanwezigheid van een bezeker gedurende maximaal één dag; bij meerdaagse evenementen kan één bezeker meerdere bezeken afleggen; bij dagevenementen is het aantal bezekers en het aantal bezeken aan elkaar gelijk. Betalende vs niet-betalende Gekchte vs gekregen tegangsbewijzen (vuchers) Bezekers naar wijze van verver Eendaagse vs meerdaagse bezekers 14

16 Werkgrep Evaluatie Sprtevenementen Richtlijnenhandbek Bezekersaantallen Bezekers specifiek vr sprtevenement vs bezekers vr sfeer/ambiance Natinale vs internatinale Cmmercie p/rnd het evenement Cmmercie aangetrkken dr de rganisatie Wel vs geen stansplaatsgeld f pacht Fd vs nn-fd Overige (facilitaire) leveranciers Pers In de gemeente / In de regi / In de prvincie Landelijk Internatinaal Direct mwnenden 1e vs 2e schil Niet-direct mwnenden In de gemeente / In de regi / In de prvincie Landelijk Internatinaal Overige cmmercie In de gemeente / In de regi / In de prvincie Landelijk Internatinaal Maatschappelijke instanties f belangengrepen 15

17 Werkgrep Evaluatie Sprtevenementen Richtlijnenhandbek Bezekersaantallen 2. Beslissingsbm 16

18 Werkgrep Evaluatie Sprtevenementen Richtlijnenhandbek Bezekersaantallen 3. Terugkppelingsfrmulier naar WESP Beschrijving evenement en evenement lcatie Datum evenement, dag- f meerdaags evenement, vrij f gecntrleerd tegankelijk, betaalde f gratis tegang Bezekers Ttaal aantal bezekers, deelnemers en bezeken Deelnemers Bezeken 1. maandag 2. dinsdag Gespecificeerd per dag bij meerdaags evenement 3. wensdag 4. dnderdag 5. vrijdag 6. zaterdag 7. zndag Specificeer Specificeer Specificeer Additinele infrmatie Specificeer Specificeer Specificeer Specificeer Specificeer 17

19 Werkgrep Evaluatie Sprtevenementen Richtlijnenhandbek Bezekersaantallen Overige pmerkingen 18