Verslag aan de Provincieraad

Transcriptie

1 departement Interne Organisatie dienst ICT Verslag aan de Provincieraad registratienr betreft verslaggever PM GENT Rechtszaak Everdata de heer Peter Hertog Mevrouwen en mijne Heren, U wordt gevraagd een dading te sluiten ter beëindiging van een lopend kortgeding met de firma Everdata Belgium bvba. Korte samenvatting stand van zaken administratief luik In haar zitting van 24 februari 2005 besliste de deputatie de opdracht voor het leveren en plaatsen van een nieuw kassasysteem in het restaurant van de campus te Gent toe te wijzen aan de firma Everdata Belgium bvba uit Wommelgem. Het bedrag bedroeg ,85 euro inclusief btw. Op 21 juni 2005 werd een borgtocht van euro gesteld. Op 18 oktober 2005 vond een weigering van voorlopige oplevering plaats die door de deputatie werd bevestigd in haar zitting van 20 oktober Op 16 november 2005 vond een tweede weigering van voorlopige oplevering plaats die op haar beurt werd bevestigd door de deputatie in haar zitting van 1 december In dezelfde zitting besloot de deputatie ook de uitvoering van de opdracht door de firma Everdata Belgium bvba stop te zetten en een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking op te starten voor de opdracht 'Leveren en installeren van een kassasysteem voor het restaurant van de campus Henleykaai te Gent'. Gebruik makend van de mogelijkheden die door de wetgeving voor de overheidsopdrachten worden geboden, werd de firma in kennis gesteld dat deze nieuwe overeenkomst geheel of gedeeltelijk op haar kosten en voor haar risico gebeurt. Bij aangetekend schrijven dd 19 december 2005 deelde de firma mee het fundamenteel oneens te zijn, merkte op dat de afwijzing van haar verweermiddelen onvoldoende gemotiveerd zijn en verzocht de opdracht toch te mogen verderzetten. In haar zitting van 26 januari 2006 besloot de deputatie niet akkoord te kunnen gaan met het verzoek omdat de redenering van de firma niet kan

2 p. 2/5 worden gevolgd. Dit werd per brief meegedeeld waar een bijlage aan werd toegevoegd die het bestek van de nieuwe opdracht bevatte. In haar zitting van 27 april 2006 werd de nieuwe opdracht toegewezen aan de firma Euro Tap Control nv voor een bedrag van ,95 euro inclusief btw. Op 4 oktober 2006 vond de voorlopige oplevering plaats die door de deputatie werd bevestigd in haar zitting van 19 oktober Op 20 oktober 2006 werd een aangetekend schrijven aan Everdata Belgium bvba gericht met de vraag ,95 euro aan het bestuur te storten. Dit bedrag ligt iets lager dan de totale bestelling bij ETC omdat er één element (de protonkoppelingen) werd uitgehaald. De protonkoppelingen zijn namelijk een element die niet in de oorspronkelijke offerte van Everdata zaten, maar die binnen de offerte van ETC als onmisbaar worden beschouwd. Korte samenvatting stand van zaken gerechtelijk luik Op 21 juni 2006 mocht het bestuur een dagvaarding in kortgeding ontvangen. De firma Everdata Belgium bvba trok naar de rechtbank met de vordering een deskundige aan te stellen die het systeem moet onderzoeken, de eventuele gebreken vaststellen en de middelen aanduiden om deze gebreken te verhelpen. Op 23 juni 2006 werd de associatie van advocaten Storme, Leroy, Van Parys aangeschreven om de bestendige deputatie te verdediging in deze zaak. De associatie duidde meester Paul Aerts aan als behandelende advocaat. Op 28 juni 2006 vond de inleidingszitting plaats. In zitting van 10 juli 2006 verklaarde de voorzitter van de rechtbank van eerste aanleg, zetelend in kortgeding, de vordering ontvankelijk en stelde een deskundige aan. In beschikking van 14 juli 2006 werd de heer Paul De Vocht uit Gavere aangeduid als deskundige. Op 22 augustus 2006 vond de installatievergadering plaats. In zitting van 11 december 2006 werd de opvolging van het deskundigenonderzoek behandeld door de rechtbank van eerste aanleg. De deskundige had een tussentijds verslag ingediend. De firma Everdata formuleerde vervolgens diverse opmerkingen op dit verslag waarna het bestuur opmerkingen op die opmerkingen maakte. Vervolgens werden door de firma Everdata opmerkingen op onze opmerkingen opgesteld. Het bestuur opteerde deze ketting niet verder te zetten en te blijven bij reeds geformuleerde standpunten. Op 7 maart 2007 werd een tweede tussentijds verslag van de deskundige ontvangen. In dit verslag bood de deskundige vier mogelijkheden

3 p. 3/5 aan als verder verloop van zijn opdracht. Beide partijen kwamen overeen de deskundige een gedetailleerd onderzoek te laten doen naar alle technische waarnemingen die Everdata heeft gedaan en de daaruit volgende communicatie. Sindsdien zijn er diverse zittingen geweest waarbij telkens vastgesteld werd dat het eindverslag van de deskundige nog niet werd ingediend. Op 10 maart 2008 heeft de gerechtsdeskundige een derde tussentijds verslag ingediend. Dit verslag is zeer gunstig voor het bestuur. Wederom zijn er diverse zittingen geweest waarbij telkens vastgesteld werd dat het eindverslag van de deskundige nog ontbreekt. De laatste zitting dateert van 23 februari Bespreking De diensten van de financieel beheerder hebben in april 2009 de financiële leefbaarheid van de firma Everdata Belgium bvba nagegaan. Hun conclusies: De liquiditeit is niet goed De solvabiliteit evenmin De rentabiliteit is wel goed De omzet is toegenomen Definitieve conclusies konden moeilijk worden getrokken omdat niet geweten is hoe de firma aan de economische crisis weerstaat en heeft weerstaan. Feit is dat de oplossing van de firma Everdata veel meerwerk en frustraties heeft veroorzaakt. De door het bestuur geleden schade bestaat voornamelijk uit werkuren van personeelsleden en verminderde inkomsten van de resto. Daarnaast heeft het bestuur onkosten gehad voor het gunnen van de nieuwe opdracht, voor opslag en voor verbruiksgoederen. Feit is ook dat de wetgeving op de overheidsopdrachten het mogelijk maakt om alle elementen die de originele aanbieder niet kon leveren, te laten uitvoeren door een derde partij op kosten van de oorspronkelijke aanbieder. Concreet wordt het bedrag van de boeten, de straffen, de schade, de onkosten en de uitgaven als gevolg van de toewijzing aan een nieuwe aanbieder, in eerste instantie ingehouden op alle opeisbare bedragen van Everdata en vervolgens op de borgtocht. Het daarna overblijvende restbedrag, de meerkosten, worden gefactureerd aan Everdata. Feit is ook dat de gerechtelijke vooruitgang niet zo snel verloopt. Bedenkingen: Onze advocaat schat de kansen van het bestuur op het winnen van een procedure ten gronde hoog in omdat het deskundigenverslag sterk in het voordeel van het bestuur pleit. Voorwaarde is wel dat het kortgeding eindigt.

4 p. 4/5 De ervaring met het voorliggende leert dat dit wel eens een werk van lange adem kan worden. De financiële analyse doet het vermoeden rijzen dat de firma Everdata niet over de nodige middelen beschikt om de vordering volledig te kunnen betalen. Het bestuur was bij de oorspronkelijke toewijzing bereid ,85 euro inclusief btw te betalen voor een nieuw kassasyteem. Het bewijzen van de meerkosten van het bestuur ligt niet voor de hand. Om deze redenen besloot de deputatie de optie van een minnelijke schikking te onderzoeken, meer bepaald een vordering in te stellen enkel ten belope van het prijsverschil tussen de facturen van de eerste en tweede oplossing. Dit bedrag zou zijn (46 941, ,85 =) ,10 euro. Via de advocaten werd deze piste onderzocht. De tegenpartij schrijft: "Ik wil u daarbij toelichten dat mijn cliënte sedert anderhalf jaar probeert een faillissement te vermijden. Hier is tussen de eigenaars van Everdata nog een verschil in zienswijze doch de feiten blijven wat ze zijn: er is geen geld. Er zijn geen liquiditeiten om de eventuele vordering van de Provincie Oost-Vlaanderen te betalen. Aangezien bovendien Everdata nog steeds niet overtuigd is van haar technisch falen in deze zaak stelt zij voor te regelen op 6000 in één keer betaalbaar uiterlijk op 30 juni a.s. Deze datum is ingegeven door een strikt betaald schema wat mijn cliënt opzichtens verschillende schuldeisers dient te respecteren." De beweringen over de liquiditeitsproblemen zijn niet in tegenspraak met de vaststellingen gedaan door de diensten van de financieel beheerder. Het aanvaarden van het aanbod van euro lijkt dan ook het meest aangewezen. Uit nazicht door de dienst juridische aangelegenheden, blijkt voor dit dossier het sluiten van een dading tot de mogelijkheden te behoren. Dit wordt ook expliciet erkend door artikel 43, 2, 20 van het Provinciedecreet, dat bepaalt dat het de Provincieraad is die bevoegd is om een dading aan te gaan namens de provincie. Vraag U wordt gevraagd een dading te sluiten ter beëindiging van een lopend kortgeding met de firma Everdata Belgium bvba. De dading bestaat uit het aanvaarden van euro voor slot van alle rekeningen.

5 p. 5/5 Gelieve, in geval van akkoord, het bijgevoegde ontwerp van besluit te ondertekenen. Gent, Namens de Deputatie : de Provinciegriffier, Albert De Smet de bevoegde Gedeputeerde, Peter Hertog