Verslag aan de Provincieraad

Transcriptie

1 departement Interne Organisatie dienst Juridische Aangelegenheden & Bestuurszaken dossiernummer: Verslag aan de Provincieraad betreft verslaggever Intergemeentelijk samenwerkingsverband SOLVA algemene vergadering 25 juni 2012-aanduiding provinciale vertegenwoordigers Alexander Vercamer Mevrouwen en mijne Heren, Uitnodiging Op maandag 25 juni 2012 om uur vinden de buitengewone en de gewone algemene vergadering plaats van het intergemeentelijk samenwerkingsverband SOLVA in de Golf and Country Club Oudenaarde, Kortrijkstraat 52, 9700 Wortegem-Petegem. Agenda buitengewone algemene vergadering 1. Samenstelling van het bureau. 2. Wijzigen artikel 5 van de statuten Agenda gewone algemene vergadering 1. Samenstelling van het bureau. 2. Benoemen van bestuurders van mandaten opengevallen sinds de jongste Algemene Vergadering. 3. Verslag van de Raad van Bestuur over het jaar Verslag van de Commissaris-Revisor. 5. Jaarrekening per 31 december Kwijting aan de Raad van Bestuur over het boekjaar Vernieuwen mandaat Commissaris-Revisor Bijlagen Als bijlage gaan: Uitnodiging buitengewone algemene vergadering d.d : toelichting statutenwijziging ( zetelwijziging)

2 Uitnodiging gewone algemene vergadering d.d : agenda het verslag van de raad van bestuur over het jaar 2011, het verslag van de commissaris- revisor, de jaarrekening per 31 december 2011 overzicht provinciale vertegenwoordiging in SOLVA Bespreking agenda buitengewone algemene vergadering 1. Samenstelling van het bureau Geen opmerkingen 2. Statutenwijziging artikel 5 De raad van bestuur stelt voor artikel 5 van de statuten te wijzigen (hierna) naar aanleiding van de verhuis van de activiteiten van Solva naar Erpe-Mere. Huidig artikel 5 De zetel van de vereniging is gevestigd te Aalst-Erembodegem, Zuid III, Industrielaan 18. Hij mag, bij gewoon besluit van de Algemene Vergadering, naar een andere plaats worden overgebracht, eveneens in een gebouw dat aan de vereniging of aan een aangesloten publiekrechtelijk persoon toebehoort. De raad van bestuur zorgt ervoor dat dit besluit in het Belgisch Staatsblad wordt bekendgemaakt. De vereniging mag naast de zetel één of meer exploitatiezetels vestigen. Nieuw artikel 5 De zetel van de vereniging is gevestigd te Erpe-Mere, Joseph Cardijnstraat 60. Hij mag, bij gewoon besluit van de algemene vergadering, naar een andere plaats worden overgebracht, eveneens in een gebouw dat aan de vereniging of aan een aangesloten publiekrechtelijke persoon toebehoort. De raad van bestuur zorgt ervoor dat dit besluit in het Belgisch Staatsblad wordt bekendgemaakt. De vereniging mag naast de zetel één of meer exploitatiezetels vestigen. Ten eerste beperkt de voorgestelde statutenwijziging zich tot de wijziging van de zetel van de vereniging. Weliswaar kan men zich bij nadere reflectie de vraag stellen of de verplaatsing bij gewoon besluit van de algemene vergadering juridisch wel kan, nu een dergelijke beslissing evenzeer onderworpen lijkt te zijn aan de bijzondere meerderheden die vereist worden voor een statutenwijziging, overeenkomstig artikel 39 van het DIS, vastgesteld wordt dat de bewuste passus de toets van het administratief toezicht door de Vlaamse regering heeft doorstaan in het verleden en derhalve uit juridisch oogpunt definitief is geworden. Er is dan ook geen bezwaar de provinciale vertegenwoordiger te mandateren de voorgestelde statutenwijziging goed te keuren. Volgens artikel 39 van het DIS is voor een statutenwijziging een bijzondere meerderheid vereist, namelijk ¾ meerderheid, zowel voor het geheel van de geldig uitgebrachte stemmen, als voor de geldig uitgebrachte stemmen van de vertegenwoordigde gemeenten en op voorwaarde dat de gewone meerderheid van het aantal deelnemende gemeenten haar instemming betuigt ( zie ook artikel 44 statuten SOLVA).

3 Ten tweede kunnen er volgens artikel 42, tweede alinea van het DIS geen statutenwijzigingen aan de deelnemers worden voorgelegd in de loop van het jaar waarin verkiezingen voor een algehele vernieuwing van de gemeenteraden worden georganiseerd, tenzij ingevolge een wettelijke of reglementaire verplichting. De voorgestelde statutenwijziging valt onder voornoemde uitzondering. Het is uit juridisch oogpunt van belang dat de zetel vermeld in de statuten overeen komt met de daadwerkelijke zetel. Betekeningen aan de rechtspersoon gebeuren, overeenkomstig artikel 35 van het Gerechtelijk Wetboek aan deze zetel. Bovendien zijn uitsluitend in het Belgisch Staatsblad gepubliceerde statuten aan derden tegenstelbaar. Tot slot bepaalt artikel 79 van het Wetboek van Vennootschappen dat alle akten, facturen, aankondigingen, bekendmakingen, brieven, orders, websites en andere stukken, al dan niet in elektronische vorm, uitgaande van o.a. een coöperatieve vennootschap de bepalingen met betrekking tot de coöperatieve vennootschap zijn aanvullend op het DIS van toepassing de nauwkeurige aanduiding van de zetel moeten vermelden. Ook wat dit punt betreft is er dus geen bezwaar de provinciale vertegenwoordiger te mandateren om de voorgestelde statutenwijziging goed te keuren. De stukken die werden overgemaakt laten nuttige conclusies toe met betrekking tot de bijdrage in het verlies/deelname in de winst van de provincie als volgt. Het boekjaar 2011 sluit af met een te bestemmen winst van ,14 EUR. Dit is een daling van ,85 EUR. De Raad van Bestuur stelt voor om deze winst integraal toe te voegen aan de wettelijke reserves. (blz. 60 jaarverslag 2011 en de resultatenrekening en resultaatverwerking in het financieel verslag). Volgende vaststellingen blijken uit het commentaar op de jaarrekening ( blz.59 jaarverslag 2011): verhoogde kosten voor aankoop diensten en goederen, stijging bezoldiging personeel, verhoogde uitgaven in het kader van de aanwerving van nieuwe personeelsleden, daling financiële opbrengsten als gevolg van wegvallen van beleggingen en stijging van de financiële kosten, aanleggen provisie voor de responsabiliseringsbijdrage vanaf 2012 en de stijging van de financiële schulden op ten hoogste één jaar door het opnemen van gelden in de eerder aangegane straight-loan. Het geplaatst kapitaal werd het afgelopen boekjaar verhoogd met 25 EUR, en dit ten gevolge van de toetreding van een nieuwe deelnemer. Het totaal geplaatst kapitaal bedraagt bijgevolg ,94 EUR. (blz. 8/29 van de resultatenrekening 2011) Voor de provincie heeft dit echter geen gevolgen. De provincie beschikt nog steeds over aandelen B1 met een nominale waarde 933,38 EUR per aandeel. Dit is een totale kapitaalinbreng van ,09 EUR. (blz. 4 jaarverslag 2011) Uit het verslag van het college van commissarissen blijkt dat geen voorbehoud wordt gemaakt bij de jaarrekening. De jaarrekening afgesloten op 31 december 2011 geeft een getrouw beeld van het vermogen, van de financiële toestand en van de resultaten van het intergemeentelijk samenwerkingsverband. (zie blz. 2 van het verslag van het college van commissarissen)

4 Aangezien noch de rechten van de provincie verminderen, noch de plichten verzwaren, wordt voorgesteld de provincieraad te verzoeken in te stemmen met de voorgestelde beslissingen. Vertegenwoordiging Bij provincieraadsbesluit van 14 december 2011 werd de provinciale vertegenwoordiging voor de algemene vergadering van 19 december 2011 van SOLVA geregeld. Provincieraadslid Godelieve Stockman werd aangeduid als effectief lid, provincieraadslid Phaedra Van Keymolen als plaatsvervanger. Op grond van artikel 44, lid 3 van het decreet houdende de intergemeentelijke samenwerking van 6 juli 2001 dient de benoemingsprocedure met de vaststelling van het mandaat van de vertegenwoordiger te worden herhaald voor elke algemene vergadering. Bovenvermelde vertegenwoordigers bevinden zich niet in een situatie van onverenigbaarheid : geen van beiden oefent een bestuursfunctie uit binnen deze vereniging - noch namens de provincie, noch namens een gemeentelijke vennoot (artikel 59, lid 2 van het decreet intergemeentelijke samenwerking). Enkel in het geval de provincieraad andere vertegenwoordigers wenst af te vaardigen, dient met deze onverenigbaarheden rekening te worden gehouden. Verslaggeving Conform artikel 53 van voormeld decreet moeten de op voordracht van de provincie benoemde bestuurders minstens tweemaal per jaar tijdens een openbare vergadering van de provincieraad die hen heeft voorgedragen, verslag uitbrengen over de uitoefening van hun mandaat en toelichting verstrekken bij het beleid van het intergemeentelijk samenwerkingsverband. De omzendbrief van 11 januari 2002 bij de toepassing van het decreet stelt de verslaggeving verplicht wanneer beslissingen van de algemene vergadering deelnemers ertoe nopen het mandaat van hun vertegenwoordigers te bepalen. Dat is onder meer het geval wanneer de raad van bestuur de jaarrekening heeft opgemaakt of de begroting heeft vastgesteld, wanneer hij belangrijke statutenwijzigingen voorstelt (waaronder doelwijziging, het afsluiten van langlopende contracten of leningen) of de deelneming in andere rechtspersonen voorbereidt, kortom telkens wanneer hij beslissingen neemt met een onmiskenbare weerslag op de verbintenissen en inbrengen van de deelnemers. Wij hebben dan ook de eer, Mevrouwen, Mijne Heren, U te verzoeken : 1. Kennis te willen nemen van het verslag uitgebracht door de provinciale bestuurders, die het verslag van de raad van bestuur aan de algemene vergadering en het verslag aan de provincieraad behoudens tegenbericht tot het hunne maken. 2. Goedkeuring te willen verlenen aan de voorgestelde beslissingen van de Raad van Bestuur in de algemene vergadering van 25 juni 2012.

5 3. In de aanduiding van een effectief en een plaatsvervangend vertegenwoordiger op de algemene vergadering van 25 juni 2012 te willen voorzien. Gent,. namens de Deputatie: de provinciegriffier, Albert De Smet de bevoegde gedeputeerde, Alexander Vercamer