Verslag aan de Provincieraad

Transcriptie

1 departement Interne Organisatie dienst Juridische Aangelegenheden & Bestuurszaken dossiernummer: Verslag aan de Provincieraad betreft VENECO- algemene vergadering 30/01/2014 algemene vergadering aanduiding provinciale vertegenwoordigers- vraag tot goedkeuring jaarverslag 2011-jaarrekening 2011 verslaggever Alexander Vercamer Mevrouwen en mijne Heren, Uitnodiging De jaarlijkse algemene vergadering 2011 van de dienstverlenende vereniging Veneco vindt plaats op donderdag 30 januari 2014 om 18:00 uur in het Huis van de Bouw te 9052 Zwijnaarde, Tramstraat 59. Deze kon niet eerder plaatsvinden gezien de problematiek die zich naar aanleiding van de gedeeltelijke niet-goedgekeurde statutenwijziging heeft voorgedaan (zie hierna onder punt Korte historiek). De agenda ziet er als volgt uit: (bijlage 01) 1. Jaarverslag 2011 Raad van Bestuur. 2. Balans, resultatenrekening, toelichting en verwerking van het resultaat. 3. Verslag van de commissaris. 4. Goedkeuring van het jaarverslag, de balans, de resultatenrekening, de toelichting en verwerking van het resultaat. 5. Verlenen van kwijting aan de bestuurders. 6. Verlenen van kwijting aan de commissaris. 7. Benoeming bestuurders. Als bijlagen werden het jaarverslag en de jaarrekening 2011 meegestuurd.

2 Korte historiek Reeds geruimte tijd wenst de stad Gent (mede door de oprichting van het stadsontwikkelingsbedrijf Gent) geen beroep meer te doen op Veneco om projecten te realiseren. In 2006 reeds heeft de stad Gent deze intentie te kennen gegeven. Een uittreding tijdens de looptijd van een intergemeentelijk samenwerkingsverband is echter op grond van artikel 34 van het decreet intergemeentelijke samenwerking ( hierna DIS) juridisch niet mogelijk. Een vennoot kan enkel uittreden naar aanleiding van de verlenging van de vennootschap, in casu in Om alsnog aan de wens van de stad Gent tegemoet te komen, werd een gedeeltelijke uittreding gepland onder de vorm van een terugname op het veranderlijk gedeelte van het maatschappelijk kapitaal (vastgelegd in de overeenkomst gedeeltelijke terugneming van de aandelen van de stad Gent), gekoppeld aan een statutenwijziging waarbij het bestaan van de overeenkomst werd afhankelijk gemaakt van de goedkeuring van de statutenwijziging door de toezichthoudende overheid door in de overeenkomst een ontbindende voorwaarde te voorzien. De terugname zou plaatsvinden aan 500 EUR per aandeel (oorspronkelijk). Om de waarde van het aandeel te berekenen werd teruggevallen op het zgn. kliksysteem. Zowel de overeenkomst als de statutenwijziging werden door de algemene vergadering van VENECO goedgekeurd op 16 december Tot een publicatie in het Belgisch Staatsblad kwam het echter niet omdat de toezichthoudende overheid op 16 maart 2012 de statutenwijziging slechts gedeeltelijk goedkeurde. Zij vond de bepaling in de statuten met betrekking tot het ontslag van een bestuurder in strijd met het DIS, maar belangrijker nog, ook de bepaling in de statuten, die voor een statutenwijziging een meerderheid van 90 % voorzag, werd eveneens niet goedgekeurd wegens in strijd met artikel 39 het DIS, dat slechts een meerderheid van 75 % voorziet. De meerderheid van 90 % was specifiek op vraag van de stad Gent ingeschreven en maakte deel uit van het "totale pakket" met betrekking tot de terugname van aandelen door de stad Gent. De stad Gent diende dan ook een annulatieberoep in bij de Raad van State. Doordat de goedkeuring van de statuten door de toezichthoudende overheid slechts gedeeltelijk was, achtte de stad Gent de ontbindende voorwaarde in de overeenkomst met Veneco vervult. Dit bracht juridische onzekerheid mee voor de vennootschap, vermits niet duidelijk was over hoeveel aandelen de stad Gent beschikte. Ook werden om die reden de statuten niet neergelegd en konden de jaarrekeningen 2011 en 2012 niet worden vastgesteld. Ook kon nog geen kwijting worden verleend aan de bestuurders. Of de situatie van de stad Gent voldoende grond was om een aantal rechtshandelingen uit te stellen laten we in het midden. Eind 2013 De doorbraak kwam er door het akkoord met de stad Gent omtrent de terugname van van de 2000 aandelen aan 1000 EUR per aandeel. Op 23 september 2013 keurde de gemeenteraad van Gent de overeenkomst tot terugname van aandelen goed. De stad Gent blijft met 1 aandeel vennoot omdat zij volgens het DIS niet volledig kan uittreden voor 31 december Door de terugname van de aandelen van de stad Gent, steeg het provinciaal aandeel boven de 30 % (volgens het DIS mag dit maximaal 30 % zijn in het totale aandelenpakket) en diende ook een gedeelte van de provinciale aandelen teruggenomen te worden. Veneco kon een akkoord bereiken met de

3 provincie eind 2013.Op 13 november 2013 keurde de provincieraad de overeenkomst tot terugneming van 292 aandelen van de provincie Oost- Vlaanderen goed. Hierdoor is er anno 2014 duidelijkheid omtrent de vraag met hoeveel aandelen de stad Gent in de vennootschap vertegenwoordigd is. Aldus kunnen de punten van de jaarvergadering van 2011 anno 2014 behandeld worden. Dit is voornamelijk ook belangrijk voor de kwijting van de bestuurders en de commissaris. Laatste evoluties Op de algemene vergadering van 12 december 2013 werd de statutenwijziging niet goedgekeurd daar men niet over de vereiste meerderheid beschikte. Veneco laat ons via ( 7 januari 2014) weten dat de stad Gent haar deel van de overeenkomst (punt 9 afstand annulatieberoep bij de Raad van State) tot op heden nog niet nagekomen heeft. Nochtans was in de overeenkomst gestipuleerd dat dit ten laatste diende te gebeuren op 9 december Bijgevolg kon Veneco opnieuw nog niet overgaan tot het neerleggen van de statuten van (beslissing directiecomité 12 december 2013). Bespreking agendapunten algemene vergadering van 30 januari 2014 Jaarverslag en jaarrekening ( bijlage 02) Het jaarverslag en de jaarrekening laten nuttige conclusies toe met betrekking tot de bijdrage in het verlies/deelname in de winst van de provincie als volgt (zie bijlage 02 voorlaatste en laatste pagina) : Het boekjaar 2011 sluit af met een winst van ,72 EUR. Vermeerderd met de overgedragen winst van het vorig boekjaar van ,45 EUR bedraagt het te bestemmen winstsaldo ,17 EUR. De Raad van Bestuur stelt voor het resultaat als volgt te bestemmen : o dividenden uit te keren voor een bedrag van ,03 EUR; Met betrekking tot het percentage van het uit te keren dividend bevat de toelichting volgend voorbehoud : " Ten gevolge van de gedeeltelijke uittreding van de stad Gent werd bedongen dat i.p.v. het gebruikelijk dividend van 4 % op het volstorte gedeelte van het kapitaal dit over de boekjaren 2011 en 2012 op 10 % te brengen. Dit verhoogd dividend is evenwel gekoppeld aan de goedkeuring van de statutenwijziging door de Toezichthoudende Overheid". het saldo van ,14 EUR over te dragen naar volgend boekjaar Uit het verslag van de commissaris blijkt met betrekking tot de jaarrekening 2011 een verklaring zonder voorbehoud.

4 Agendapunt 4: goedkeuring van het jaarverslag, de balans, de resultatenrekening, de toelichting en verwerking van het resultaat en mandatering van de provinciale vertegenwoordiger Met betrekking tot het voorbehoud dat is geformuleerd op de voorlaatste pagina van de jaarrekening (zie bijlage 02 fluo tekst) laat Veneco ons weten dat ervoor geopteerd is de in 2011 opgestelde documenten zoveel mogelijk onaangeroerd te laten. Het voorbehoud dat met betrekking tot de dividendenuitkering geformuleerd werd, moet aldus in deze periode gesitueerd worden. Ondertussen zijn de zaken evenwel geëvolueerd en moet worden vastgesteld dat het voorbehoud in strijd is met de door VENECO aangegane contractuele verbintenissen om een dividend van 10 % uit te keren over het boekjaar 2011 en Over de boekjaren 2013,2014,2015,2016 zal een dividend van 6 % worden uitgekeerd. Deze bepalingen in de overeenkomst werden geformuleerd ZONDER ENIG VOORBEHOUD ( zie bijlage 04). Gelet op dit gegeven wordt voorgesteld de provinciale vertegenwoordiger een amendement te laten indienen met betrekking tot agendapunt 4:"goedkeuring van het jaarverslag, de balans, de resultatenrekening, de toelichting en verwerking van het resultaat" en dit als volgt: schrapping van de volgende passus op de voorlaatste pagina van het jaarverslag: " Dit verhoogd dividend is evenwel gekoppeld aan de goedkeuring van de statutenwijziging door de Toezichthoudende Overheid." Vertegenwoordiging Bij provincieraadsbesluit van 23 januari 2013 werd de provinciale vertegenwoordiging voor de algemene vergaderingen van VENECO geregeld. Provincieraadslid Hilde De Sutter werd aangeduid als effectieve vertegenwoordiger, provincieraadslid mevrouw Annick Willems als plaatsvervanger. Artikel 44 van het decreet intergemeentelijke samenwerking werd gewijzigd.(bs 15 februari 2013, Decreet van 18 januari 2013 houdende de wijziging van diverse bepalingen van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking). Specifiek voor wat betreft de vertegenwoordiging in de Algemene Vergadering vervalt de hernieuwde aanduiding van een provinciale vertegenwoordiger naar aanleiding van elke Algemene Vergadering met ingang van 1 mei 2013 tenzij in de statuten is vermeld dat een hernieuwde mandatering nog steeds noodzakelijk is voor iedere vergadering. Artikel 33 5 van de statuten van VENECO bepaalt nog steeds dat de benoemingsprocedure met de vaststelling van het mandaat van de vertegenwoordigers wordt herhaald voor elke algemene vergadering. Om redenen van praktische aard is er evenwel voor geopteerd in huidig provincieraadsbesluit te verwijzen naar het eerdere aanstellingsbesluit, dit te herbevestigen en de namen van de effectieve vertegenwoordiger en van de plaatsvervanger in het besluit te vermelden. Op die manier zijn de zaken duidelijk voor iedereen. Verslaggeving Conform artikel 53 van voormeld decreet moeten de op voordracht van de provincie benoemde bestuurders minstens tweemaal per jaar tijdens een openbare vergadering van de provincieraad die hen heeft voorgedragen,

5 verslag uitbrengen over de uitoefening van hun mandaat en toelichting verstrekken bij het beleid van de intercommunale. De omzendbrief van 11 januari 2002 bij de toepassing van het decreet stelt de verslaggeving verplicht wanneer beslissingen van de algemene vergadering deelnemers ertoe nopen het mandaat van hun vertegenwoordigers te bepalen. Dat is onder meer het geval wanneer de raad van bestuur de jaarrekening heeft opgemaakt of de begroting heeft vastgesteld, wanneer hij belangrijke statutenwijzigingen voorstelt (waaronder doelwijziging, het afsluiten van langlopende contracten of leningen) of de deelneming in andere rechtspersonen voorbereidt, kortom telkens wanneer hij beslissingen neemt met een onmiskenbare weerslag op de verbintenissen en inbrengen van de deelnemers Scenario 1. Het verslag van de bestuurder ter kennisgeving voorleggen aan de provincieraad De facto komen enkel volgende provincieraadsleden hiervoor in aanmerking : Phillippe De Coninck, Henk Heyerick, Joris Vandenbroucke, Martine Verhoeve, Joop Verzele en Gerda Zenner-De Gryse 2. Aanduiden provinciale vertegenwoordigers en bepalen van hun mandaat op de algemene vergadering Wat de aanduiding van de provinciale vertegenwoordigers betreft wordt voorgesteld het besluit van 23 januari 2013 te herbevestigen. Verder wordt voorgesteld de provinciale vertegenwoordigers te mandateren als volgt : 1. het indienen van een amendement bij agendapunt 4 " Goedkeuring van het jaarverslag, de balans, de resultatenrekening, de toelichting en verwerking van het resultaat", als volgt : schrapping van de volgende passus op de voorlaatste pagina van het jaarverslag: " Dit verhoogd dividend is evenwel gekoppeld aan de goedkeuring van de statutenwijziging door de Toezichthoudende Overheid." 2. in te stemmen met de overige agendapunten Gent,. namens de Deputatie: de provinciegriffier, Albert De Smet de bevoegde gedeputeerde, Alexander Vercamer