Verslag aan de Provincieraad

Transcriptie

1 departement Interne Organisatie dienst Juridische Aangelegenheden & Bestuurszaken dossiernummer: Verslag aan de Provincieraad betreft SOLVA- algemene vergadering 25 juni 2013 aanduiding vertegenwoordigers en vaststellen mandatering verslaggever Alexander Vercamer Mevrouwen en mijne Heren, Uitnodiging Op dinsdag 25 juni 2012 om uur vinden de buitengewone en daaropvolgend de gewone algemene vergadering plaats van het intergemeentelijk samenwerkingsverband SOLVA in TIO3, Oscar Delghuststraat 60 te 9600 Ronse. Agenda buitengewone algemene vergadering 1. Samenstelling van het bureau. 2. Goedkeuren statutenwijziging Agenda gewone algemene vergadering 1. Samenstelling van het bureau. 2. Benoemen van bestuurders van mandaten opengevallen sinds de jongste Algemene Vergadering. 3. Verslag van de Raad van Bestuur over het jaar Verslag van de Commissaris-Revisor. 5. Jaarrekening per 31 december Kwijting aan de Raad van Bestuur over het boekjaar Evaluatierapport Ondernemingsplan Als bijlagen gaan: 01: uitnodiging buitengewone algemene vergadering d.d.25 maart 2013 met toelichting statutenwijziging 02: uitnodiging gewone algemene vergadering met toelichting van de agenda 14 mei : notulen raad van bestuur van 19 maart 2013

2 04: beslissing algemene vergadering van 29 juni : het verslag van de commissaris- revisor 06: jaarverslag en de jaarrekening per 31 december :evaluatierapport en ondernemingsplan : gecoördineerde statuten 09: jaarrekening : provincieraadsbesluit 23 januari 2013 Bespreking agenda buitengewone algemene vergadering 1. Geen opmerkingen 2. Samenstelling van het bureau Statutenwijzigingen De raad van bestuur stelde op 19 maart 2013 voor om volgende statutenwijzigingen door te voeren. A. Aanpassen doelstellingen in artikel 3 van de statuten Door de uitbreiding van de activiteiten van SOLVA zijn een aantal doelstellingen nog niet als doelstellingen opgenomen, te weten : - het verstrekken van goedkope leningen als lokale entiteit voor het FRGE; - naast zelf uitvoeren van projecten, ook het begeleiden van projecten die door de deelnemende besturen worden opgezet; - het organiseren van een gemeenschappelijke interne dienst voor preventie en bescherming op het werk; - naast de economische, recreatieve en culturele ontwikkeling ook de nodige initiatieven voor het verbeteren van de sociale toestand binnen het arrondissement, door het leveren van het nodige studiewerk en het opzetten, afzonderlijk of in samenspraak met andere instanties van de nodige projecten daartoe; - de mogelijkheid tot het aanbieden van gedeelde diensten voor administratieve taken van de deelnemende besturen, onder meer voor het uitbouwen van informatie- en communicatietechnologie, GIS en lokaal e-government. Het decreet op de Intergemeentelijke Samenwerking bepaalt in artikel 38 dat de maatschappelijke doelstellingen duidelijk en beperkend dienen te worden omschreven in de statuten. Een aanpassing van de doelstellingen aan de huidige situatie dringt zich dus op. Artikel 3 wordt gewijzigd als volgt : ( wijzigingen in cursief aangebracht) De vereniging heeft tot doel : 1. De ruimtelijke ordening : door het opstellen van structuurplannen, ruimtelijke uitvoeringsplannen, natuurontwikkelingsplannen, mobiliteitsplannen en soortgelijke. 2. De economische, recreatieve, culturele en sociale ontwikkeling van het werkingsgebied door :

3 2.1. de studie ervan; de promotie ervan; het opstellen van de plannen ervoor; het vervullen van de administratieve formaliteiten ervoor; de uitvoering ervan; de financiering ervan het benaarstigen van de uitbreiding van de bestaande nijverheids -, handels -, en ambachtsbedrijven en -terreinen, het vestigen van nieuwe ondernemingen, het benaarstigen van de nijverheids-, recreatieve en culturele infrastructuur door : het bestemmen, verwerven, uitrusten en bouwrijp maken van terreinen, het bouwen of aanpassen van nijverheidsinrichtingen of gebouwen met een recreatieve of culturele inslag, het verkopen, overdragen, het in concessie geven, erfpacht geven, verhuren, huren of leasen van zelfde terreinen en gebouwen van of aan natuurlijke of rechtspersonen mits de voorwaarde ze te gebruiken waarvoor ze werden opgericht het grondbeleid en de huisvesting door het bestemmen, verwerven, ruilen, vervreemden, in huur geven van gronden en het bouwen, vervreemden, verwerven, verhuren van woningen; 2.4. het uitvoeren van studies en het realiseren van projecten ter verbetering van de sociale toestand van het werkingsgebied of van delen ervan, hetzij in eigen beheer, hetzij met medewerking van derden; 2.5. de begeleiding en ondersteuning van projecten binnen bovenstaande werkingsvelden in beheer van deelnemende besturen door de administratieve, technische en financiële opvolging ervan. 3. Het verstrekken van goedkope leningen voor energiebesparende maatregelen als lokale entiteit van het FRGE. 1. Het inrichten en organiseren van een Gemeenschappelijke Interne Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk 2. Het ondersteunen van de gemeentelijke administratie bij het vervullen van hun taken door het verlenen van ondersteunende diensten. 3. De studie van en ondersteuning bij de ontwikkeling van binnen de deelnemers uit te bouwen informatie en communicatietechnologie, GIS en lokaal e-government. 7. Het behoud, het beheer en het onderzoek van het archeologisch patrimonium van haar werkingsgebied. Voor deze doelstelling geldt het principe van wederzijdse exclusieve dienstverlening tussen de vereniging en de aangesloten deelnemers welke op deze dienstverlening een beroep wensen te doen, onverminderd het recht van de deelnemers om deze activiteiten in eigen beheer uit te voeren. De vereniging verwezenlijkt zijn doel hetzij zelf, hetzij in samenwerking met elk ander openbaar of particulier organisme rekening houdende met de wettelijke bepalingen dienaangaande. B. Aanpassing vast kapitaal in artikel 8 wegens materiële vergissing Als gevolg van een materiële vergissing is het in artikel 8 van de statuten vermelde vast kapitaal niet in overeenstemming met de beslissing dienaangaande van de Algemene Vergadering van 29 juni 2009 ( zie bijlage 04). Artikel 8 wordt gewijzigd als volgt ( wijzigingen in cursief aangebracht)

4 Het vast kapitaal van de vereniging bedraagt eenendertig miljoen zevenhonderd negenenzestigduizend driehonderd drieënzeventig euro vierennegentig eurocent (EUR ,94), en wordt vertegenwoordigd door negenentwintigduizend en zeventien (29.017) A1-Aandelen, vijfduizend (5.000) B1-Aandelen en twintig (20) C1-Aandelen, elk met een nominale waarde van negenhonderd drieëndertig euro achtendertig eurocent (EUR 933,38). C. Aanpassing artikel 32 in verband met de gedecentraliseerde adviescomités Op basis van artikel 32 van de statuten was het in de toekomst niet langer mogelijk gedecentraliseerde adviescomités op te richten vermits de mogelijkheid daartoe op basis van genoemd artikel per eind 2012 ophield te bestaan. Aangezien het in de toekomst voor een aantal activiteiten nuttig zou kunnen zijn om toch nog gedecentraliseerde adviescomités op te richten, acht de raad van bestuur het aangewezen om deze mogelijkheid toch open te houden. Een aanpassing van artikel 32 dringt zich dus op. Artikel 32 wordt gewijzigd als volgt ( wijzigingen in cursief-doorstreept aangebracht) De raad van bestuur kan gedecentraliseerde adviescomités instellen waarvan hij de samenstelling bepaalt. Deze mogelijkheid houdt op te bestaan bij de algehele vernieuwing van de bestuursorganen naar aanleiding van de gemeenteraadsverkiezingen van Aan een adviescomité kan geen beslissingsbevoegdheid worden toegekend. Bespreking agenda gewone algemene vergadering De stukken die werden overgemaakt laten nuttige conclusies toe met betrekking tot de bijdrage in het verlies/deelname in de winst van de provincie als volgt. Uit de resultatenrekening blijkt een verlies van ,93 EUR uit de gewone bedrijfsoefening. Door het inschrijven van een bedrag van ,93 EUR uitzonderlijke kosten ( teruggave van eerder bekomen subsidies en een provisie voor toekomstige uitgaven m. b.t een juridisch geschil) en roerende voorheffing t.b.v. 121,20 EUR sluit het boekjaar 2012 af met een verlies van , 06 EUR dat wordt overgedragen naar het volgend boekjaar. Voor meer inhoudelijke duiding over de jaarrekening: zie blz bijlage 06 jaarverslag De provincie beschikt over aandelen B1 met een nominale waarde van 933,38 EUR per aandeel. Dit is een totale kapitaalinbreng van ,09 EUR. Uit het verslag van het college van commissarissen blijkt dat geen voorbehoud wordt gemaakt bij de jaarrekening. De jaarrekening afgesloten op 31 december 2012 geeft een getrouw beeld van het vermogen, van de financiële toestand en van de resultaten van het intergemeentelijk samenwerkingsverband. (zie blz.2 van het verslag van het college van commissarissen) Evaluatieverslag en ondernemingsplan

5 Conform artikel 70 van het decreet houdende de intergemeentelijke samenwerking wordt aan de jaarvergadering een evaluatierapport voorgelegd over de werking tijdens de voorbije 6 jaar en wordt het ondernemingsplan voor de volgende 6 jaar opgesteld. Het evaluatieverslag geeft een inzicht over hoe de organisatie de laatste jaren is geëvolueerd en in welke mate de verwachtingen en objectieven die in 2007 op papier gezet zijn, bereikt zijn. De conclusies en de bevindingen, werden als basis gebruikt worden voor het ondernemingsplan ( zie bijlage 07). Voor meer inhoudelijke duiding, zie bijlage 07. Op blz.59 van het ondernemingsplan ( bijlage 07) kan u de doelstellingen terugvinden die SOLVA tijdens de komende legislatuur wil verwezenlijken/verderzetten. Het betreffen voornamelijk het opnemen van grensoverschrijdende taken, het aanhouden van een strikte overlegstructuur, de herstructurering van de gemeenschappelijke diensten voor Preventie en Bescherming op het Werk ( GID-PBW), het consolideren van de archeologische dienst,het versterken van de dienstverlening aan de steden en gemeenten, het opzetten van renovatieprojecten, het realiseren van nieuwe huisvestingsprojecten, het realiseren van nieuwe tewerkstellingsprojecten en last but not least de nazorg in de gerealiseerde projecten. Verslaggeving Conform artikel 53 van voormeld decreet moeten de op voordracht van de provincie benoemde bestuurders minstens tweemaal per jaar tijdens een openbare vergadering van de provincieraad die hen heeft voorgedragen, verslag uitbrengen over de uitoefening van hun mandaat en toelichting verstrekken bij het beleid van het intergemeentelijk samenwerkingsverband. De omzendbrief van 11 januari 2002 bij de toepassing van het decreet stelt de verslaggeving verplicht wanneer beslissingen van de algemene vergadering deelnemers ertoe nopen het mandaat van hun vertegenwoordigers te bepalen. Dat is onder meer het geval wanneer de raad van bestuur de jaarrekening heeft opgemaakt of de begroting heeft vastgesteld, wanneer hij belangrijke statutenwijzigingen voorstelt (waaronder doelwijziging, het afsluiten van langlopende contracten of leningen) of de deelneming in andere rechtspersonen voorbereidt, kortom telkens wanneer hij beslissingen neemt met een onmiskenbare weerslag op de verbintenissen en inbrengen van de deelnemers. Aangezien noch de rechten van de provincie verminderen, noch de plichten verzwaren, wordt voorgesteld de provincieraad te verzoeken in te stemmen met de voorgestelde beslissingen. Vertegenwoordiging Bij provincieraadsbesluit van 23 januari 2013 werd de provinciale vertegenwoordiging voor de algemene vergaderingen van SOLVA geregeld. Provincieraadslid Hilde De Sutter werd aangeduid als effectief lid, provincieraadslid Joop Verzele als plaatsvervanger. Artikel 44 van het decreet intergemeentelijke samenwerking werd recent gewijzigd.(bs 15 februari 2013, Decreet van 18 januari 2013 houdende de wijziging van diverse bepalingen van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking). Specifiek voor wat betreft de

6 vertegenwoordiging in de Algemene Vergadering vervalt de hernieuwde mandatering naar aanleiding van elke Algemene Vergadering met ingang van 1 mei Dit betekent concreet dat als juridische basis kan worden teruggevallen op de provincieraadsbesluiten waarbij de diverse mandaten werden hernieuwd naar aanleiding van de nieuwe legislatuur. In dit dossier gaat het over het provincieraadsbesluit van 23 januari Vermits voornoemd besluit dateert van vóór de decreetswijziging is het op juridische gronden aangewezen dit besluit door de provincieraad te laten herbevestigen met een afzonderlijk besluit voor alle participaties, waarop het decreet intergemeentelijke samenwerking van toepassing is. SOLVA is daar één van. Dit dossier wordt eveneens in de zitting van juni aan de provincieraad voorgelegd. Wij hebben dan ook de eer, Mevrouwen, Mijne Heren, U te verzoeken : 1.Kennis te willen nemen van het verslag uitgebracht door de provinciale bestuurders. De facto komen provincieraadsleden Dirk De Meerleer, Dirk Otte, Phaedra Van Keymolen en gedeputeerde Eddy Couckuyt hiervoor in aanmerking, die het verslag van de raad van bestuur aan de algemene vergadering en het verslag aan de provincieraad, behoudens tegenbericht, tot het hunne maken. 2. Op grond van de stukken van het intergemeentelijk samenwerkingsverband in het dossier de provinciale vertegenwoordiger te mandateren om in te stemmen met alle voorgestelde beslissingen op de algemene vergaderingen van 25 juni In de aanduiding te voorzien van de provinciale vertegenwoordiger op de algemene vergadering Om redenen van praktische aard is er voor geopteerd in het provincieraadsbesluit te verwijzen naar het eerdere aanstellingsbesluit van 23 januari 2013 en de namen van de effectieve vertegenwoordiger en van de plaatsvervanger te vermelden. Het besluit van 23 januari 2013 zal worden herbevestigd ( zie hoger). Gent,. namens de Deputatie: de provinciegriffier, Albert De Smet de bevoegde gedeputeerde, Alexander Vercamer