DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur

Transcriptie

1 Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Vlaamse Regering Diensten voor het Algemeen Regeringsbeleid Afdeling Kanselarij Boudewijnlaan 30, bus Brussel tel. secretariaat: 02/ fax secretariaat: 02/ Dossiernummer : OVB/2012/42 DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Gelet op het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur; Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie; Gelet op het oorspronkelijke verzoek van xxx, d.d. 10 februari 2012, gericht aan de provincie Antwerpen, waarbij werd verzocht om een afschrift te verlenen van het volledige administratieve dossier in het kader van een overheidsopdracht (vernieuwing speeltuin Provinciaal Domein Zilvermeer) met inbegrip van: - De offerte van de NV Libraplay; - Alle bijlagen aan het gunningsverslag van 9 december Alle gevoerde briefwisseling tussen directie van het Provinciaal Recreatiedomein Zilvermeer en de administratieve diensten van de Provincie; - Alle gevoerde briefwisseling met de NV Libraplay vóór en na de gunningsbeslissing van 5 januari 2012 tot en met de datum van intrekkingsbeslissing van 9 februari 2012; Gelet op de beslissing van de provincie Antwerpen d.d. 16 februari 2012 waarbij een aantal documenten uit het administratief dossier werden overgemaakt aan verzoeker en waarbij het verzoek gedeeltelijk werd afgewezen voor de overige documenten; Gelet op het beroepschrift van xxx, d.d. 28 februari 2012 tegen de gedeeltelijke weigeringsbeslissing van de provincie Antwerpen; Gelet op de registratie van het beroepschrift op 29 februari 2012; Gelet op de beslissing van de beroepsinstantie dd. 26 maart 2012 tot verlenging van de termijn om uitspraak te doen over het beroepschrift overeenkomstig artikel 24, 1, tweede lid van het openbaarheidsdecreet; 1

2 Wat de ontvankelijkheid betreft: Overwegende dat de in beroep aangevochten beslissing dateert van 16 februari 2012; dat in deze beslissing de beroepsmogelijkheden en de modaliteiten van het beroep werden vermeld; Overwegende dat het beroepschrift werd ingediend bij de beroepsinstantie per fax en brief van 28 februari 2012; dat het beroepschrift werd geregistreerd op 29 februari 2012; Overwegende dat daaruit volgt dat het beroep volgens artikel 22 van het decreet van 26 maart 2004 tijdig is ingediend; Overwegende dat het beroepschrift dd. 28 februari 2012 dan ook als ontvankelijk wordt beschouwd; Wat de gegrondheid betreft: Overwegende dat in overeenstemming met artikel 7, tweede lid van het decreet van 26 maart 2004 het recht op passieve openbaarheid betrekking heeft op bestuursdocumenten; dat op grond van deze bepaling elke instantie in principe verplicht is aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten; Overwegende dat de openbaarmaking slechts kan geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingsgronden, zoals gestipuleerd in de artikelen 11 tot en met 15 van het decreet van 26 maart 2004; Overwegende dat xxx met zijn oorspronkelijk verzoek de provincie Antwerpen verzocht om een afschrift te verlenen van het volledige administratieve dossier in het kader van een overheidsopdracht (vernieuwing speeltuin Provinciaal Domein Zilvermeer) met inbegrip van: - De offerte van de NV Libraplay; - Alle bijlagen aan het gunningsverslag van 9 december Alle gevoerde briefwisseling tussen directie van het Provinciaal Recreatiedomein Zilvermeer en de administratieve diensten van de Provincie; - Alle gevoerde briefwisseling met de NV Libraplay vóór en na de gunningsbeslissing van 5 januari 2012 tot en met de datum van intrekkingsbeslissing van 9 februari 2012; Overwegende dat de provincie Antwerpen met zijn beslissing d.d. 16 februari 2012 de volgende documenten heeft toegestuurd aan verzoeker: - De beslissing van de provincieraad d.d. 22/09/2011 houdende de goedkeuring van het bestek en de wijze van gunnen; - Het bestek; - De publicatie van de aankondiging van de gegunde opdracht; - Het gunningsverslag. Overwegende dat verzoeker daarop nog een brief heeft gestuurd aan de provincie Antwerpen op 20 februari 2012, waarbij nogmaals werd aangedrongen om een afschrift te bezorgen van: - De offerte van de NV Libraplay, zonder de bijlagen met de bedrijfsgegevens van die firma; - Alle bijlagen bij het gunningsverslag; 2

3 - De briefwisseling die met betrekking tot de overheidsopdracht werd gevoerd tussen het recreatiedomein Zilvermeer en het provinciebestuur; - De briefwisseling gevoerd tussen de NV Libraplay en het provinciebestuur vóór en na de gunningsbeslissing. Overwegende dat de beroepsinstantie intussen met een brief d.d. 8 maart 2012 van verzoeker nog in kennis werd gesteld van een bijkomend schrijven van de provincie Antwerpen aan verzoeker, waarbij in antwoord op zijn eerder vermeld schrijven d.d. 20 februari 2012, alsnog een brief werd meegestuurd die door het provinciebestuur werd gericht aan de NV Libraplay op 5 maart 2012, houdende kennisgeving van de intrekkingsbeslissing in dit dossier; Overwegende tenslotte dat er op 14 maart 2012 vanuit de provincie Antwerpen nog een laatste brief werd gestuurd naar verzoeker, waarbij ook de ten onrechte verstuurde bestelbon in dit dossier aan de NV Libraplay werd overgemaakt; Overwegende dat het nu aan de beroepsinstantie toekomt om na te gaan in hoeverre alle gevraagde documenten nu werden bezorgd aan verzoeker en of er eventueel bepaalde uitzonderingsgronden kunnen of moeten worden ingeroepen om bepaalde informatie niet of slechts gedeeltelijk openbaar te maken; 1) De offerte van de NV Libraplay en de bijlagen bij het gunningsverslag Overwegende dat de beroepsinstantie heeft moeten vaststellen dat de verzoeker, xxx, op 2 maart 2012 de provincie Antwerpen heeft gedagvaard; dat uit die dagvaarding blijkt dat xxx een schadevergoeding vraagt in hoofde van de provincie Antwerpen voor een bedrag van , 90 euro; dat verzoeker van oordeel is dat de gunningsbeslissing in deze overheidsopdracht onwettig was omdat de opdracht aan de NV Libraplay werd gegund en niet aan xxx; dat daarom het voormelde bedrag aan schadevergoeding werd gevorderd ten aanzien van de provincie Antwerpen; Overwegende dat de beroepsinstantie van oordeel is dat er in casu een beroep moet worden gedaan op artikel 14, 4 van het openbaarheidsdecreet, dat bepaalt dat de bestuursinstantie een aanvraag tot openbaarmaking afwijst indien ze van oordeel is dat het belang van de openbaarmaking niet opweegt tegen het belang inzake de bescherming van de rechtspleging in een burgerlijk of administratief rechtsgeding en de mogelijkheid een eerlijk proces te verkrijgen; Overwegende dat de beroepsinstantie heeft kunnen vaststellen dat de dagvaarding d.d. 2 maart 2012 is uitgegaan van xxx, tevens verzoeker in deze beroepsprocedure inzake openbaarheid van bestuur; dat met die dagvaarding een schadevergoeding wordt gevraagd van de provincie Antwerpen op grond van artikel 15 van de overheidsopdrachtenwet van 24 december 1993; dat dus moet worden vastgesteld dat het voorwerp van die dagvaarding heel duidelijk dezelfde overheidsopdracht is, die tevens het voorwerp uitmaakt van dit openbaarheidsverzoek (vernieuwing speeltuin Provinciaal Domein Zilvermeer); Overwegende dat bijgevolg wordt vastgesteld dat de partijen in het hangende rechtsgeding bij de rechtbank van eerste aanleg te Antwerpen alsook het voorwerp van dat geding identiek zijn aan deze van de beroepsprocedure inzake openbaarheid van bestuur; dat de procedure bij de 3

4 rechtbank van eerste aanleg te Antwerpen ook al effectief werd ingeleid en gekend is onder rolnummer 12/1502/A en intussen werd verzonden naar de bijzondere rol van de 12 de Burgerlijke Kamer van die rechtbank; Overwegende dat de beroepsinstantie van oordeel is dat de opgevraagde stukken (de offerte van de NV Libraplay en alle bijlagen bij het gunningsverslag) kunnen gebruikt worden in de hangende burgerlijke gerechtsprocedure; dat er trouwens specifieke regels gelden die de inzagemogelijkheden bepalen van documenten betreffende zaken die aanhangig zijn bij gerechtelijke instanties; Overwegende dat de beroepsinstantie daarom van oordeel is dat in casu om die reden een beroep moet worden gedaan op artikel 14, 4 van het openbaarheidsdecreet; dat het om deontologische redenen niet mogelijk is dat de provincie Antwerpen de gevraagde documenten, die verband houden met het voorwerp dat centraal staat in het rechtsgeding dat nog hangende is, zou aanbieden aan de verzoeker, tegenpartij in dat geding; dat de provincie Antwerpen niet kan verplicht worden om gegevens ter beschikking te stellen die in een rechtsgeding, waarbij zij zelf betrokken partij is, tegen haar zouden kunnen gebruikt worden; dat de voormelde uitzonderingsgrond in het decreet precies om die redenen werd ingeschreven, zo blijkt uit de memorie van toelichting (stukken Vlaams Parlement, zitting , stuk 1732, nr. 1, blz. 29); Overwegende dat het mogelijke belang dat met een mogelijke openbaarmaking van deze documenten zou worden gediend, niet opweegt tegen het belang dat moet worden beschermd om een eerlijk proces te krijgen bij een burgerlijke rechtbank; Overwegende dat de opgevraagde documenten bijgevolg niet openbaar kunnen worden gemaakt, met toepassing van artikel 14, 4 van het openbaarheidsdecreet en dat het ingestelde beroep, wat dit onderdeel betreft, dan ook als ongegrond moet worden beschouwd; 2) De briefwisseling die werd gevoerd tussen het recreatiedomein Zilvermeer en het provinciebestuur Overwegende dat een bestuursdocument in artikel 3, 4 van het openbaarheidsdecreet gedefinieerd wordt als de drager, in welke vorm ook, van informatie waarover een instantie beschikt; dat het recht op openbaarheid aldus maar kan worden uitgeoefend voor zover het gaat om informatie die gematerialiseerd werd op een drager; Overwegende dat verzoeker in casu een afschrift heeft gevraagd van de briefwisseling die met betrekking tot de overheidsopdracht werd gevoerd tussen het recreatiedomein Zilvermeer en het provinciebestuur; Overwegende dat het onderzoek door de beroepsinstantie heeft aangetoond dat dergelijke briefwisseling niet bestaat; dat de contacten die er zijn geweest met het recreatiedomein Zilvermeer louter telefonisch of mondeling zijn geweest; Overwegende dat de beroepsinstantie dan ook niet anders kan vaststellen dan dat de gevraagde documenten met betrekking tot de briefwisseling tussen het provinciebestuur en het recreatiedomein Zilvermeer eenvoudigweg niet bestaan; 4

5 Overwegende dat het bijgevolg niet gaat om bestaande bestuursdocumenten in de zin van artikel 3, 4 van het openbaarheidsdecreet en dat er derhalve geen afschrift van kan verleend worden; Overwegende dat, gelet op wat hiervoor werd uiteengezet, het ingediende beroep, wat dit onderdeel betreft, dan ook als ongegrond moet worden beschouwd; 3) De briefwisseling gevoerd tussen de NV Libraplay en het provinciebestuur vóór en na de gunningsbeslissing Overwegende dat uit het onderzoek door de beroepsinstantie is gebleken dat de briefwisseling tussen het provinciebestuur van de provincie Antwerpen en de NV Libraplay beperkt is tot twee bestuursdocumenten: een bestelbon d.d. 9 januari 2012 (die later bleek onterecht te zijn verzonden) en een brief d.d. 5 maart 2012 waarbij werd meegedeeld dat de gunningsbeslissing d.d. 5 januari 2012 werd ingetrokken en waarbij werd gesteld dat de bestelbon onterecht werd verstuurd; Overwegende dat de beroepsinstantie heeft kunnen vaststellen dat voormelde beide documenten intussen aan verzoeker werden bezorgd; dat de brief aan de NV Libraplay d.d. 5 maart 2012 met een schrijven van dezelfde datum werd toegezonden aan de raadsman van verzoeker; dat naderhand met een bijkomend schrijven d.d. 14 maart 2012 aan de raadsman van verzoeker tevens aan afschrift werd toegestuurd van de onterecht verzonden bestelbon d.d. 9 januari 2012; Overwegende dat de beroepsinstantie dan ook moet concluderen dat de twee bestuursdocumenten in dit verband in tussen aan verzoeker werden toegestuurd en dat daardoor dus alsnog werd tegemoetgekomen aan de verzuchtingen van verzoeker op dit vlak; Overwegende dat, gelet op wat hiervoor werd uiteengezet, het ingediende beroep, wat dit onderdeel betreft, dan ook als zonder voorwerp moet worden beschouwd; Na beraadslaging, BESLUIT: Het beroepschrift van xxx, d.d. 28 februari 2012 tegen de gedeeltelijke weigeringsbeslissing van de provincie Antwerpen wordt als ontvankelijk en deels ongegrond, deels zonder voorwerp beschouwd. Brussel, 6 april 2012 Voor de beroepsinstantie, 5

6 afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter 6