Provincieraadsbesluit

Transcriptie

1 departement Logistiek dienst Patrimonium dossiernummer: Provincieraadsbesluit betreft verslaggever Domein Puyenbroeck Wachtebeke - concessie restaurantcomplex. Goedkeuring concessieovereenkomst. Peter Hertog 1. Feitelijke en juridische gronden Artikels 42 1, 43 1 en 57 1 en 3 van het Provinciedecreet. 2. Motivering De concessie voor het restaurant in het provinciaal domein Puyenbroeck loopt af op 30 april Voor een uitbating van dergelijke omvang is het aangewezen om geruime tijd op voorhand een dossier op te starten voor de aanstelling van een nieuwe concessionaris. In de zitting van 17 oktober 2013 behandelde de Deputatie een nota waarin een visie werd voorgelegd over een nieuwe aanpak van de concessieovereenkomsten. De samenwerking met de concessionarissen is divers. Sommigen leveren inspanningen om de problemen die opduiken zoveel mogelijk zelf op te lossen. Anderen doen heel vaak een beroep op de provincie. Dit resulteert in extra kosten die bovenop de last van de onderhoudscontracten komen. In sommige gevallen werd ook nog eens om zware investeringen gevraagd De concessie voor het restaurant in het provinciaal domein Puyenbroeck loopt af op 30 april Voor een uitbating van dergelijke omvang is het aangewezen om geruime tijd op voorhand een dossier op te starten voor de aanstelling van een nieuwe concessionaris. In de zitting van 17 oktober 2013 behandelde de Deputatie een nota waarin een visie werd voorgelegd over een nieuwe aanpak van de concessieovereenkomsten. De samenwerking met de concessionarissen is divers. Sommigen leveren inspanningen om de problemen die opduiken zoveel mogelijk zelf op te lossen. Anderen doen heel vaak een beroep op de provincie. Dit resulteert in extra kosten die bovenop de last van de onderhoudscontracten komen. In sommige gevallen werd ook nog eens om zware investeringen gevraagd.

2 p. 2 Het beheer van de concessies genereert een aanzienlijke werklast. Naast de opvolging van de overeenkomst op zich moeten er geregeld technische interventies (onderhoud, herstellingen, ) en keuringen gebeuren. Het werken met externe partners voor de uitbating van de horecapunten is een must wegens het ontbreken van interne know-how en ervaring. De financiële impact voor de provincie is echter vrij hoog en de return is beperkt. Een goed draaiende concessie is een surplus voor de domeinen, maar de opbrengst van de uitbating gaat volledig naar de concessionarissen. De concessievergoeding die daar tegenover staat is relatief laag en weegt niet op tegen de (financiële) lasten die de provincie draagt. Het lijkt opportuun iom meer verantwoordelijkheid te geven aan de concessionarissen. De algemene regel (er zijn uitzonderingen) is nu dat de concessionaris de "gewone huurderslasten" draagt. De provincie laat momenteel wel nog de bestaande contracten voor onderhoud en keuringen van de technische installaties verder lopen op eigen kosten. Er wordt een nieuwe werkwijze voorgesteld waarbij de verantwoordelijkheden zoveel mogelijk worden doorgeschoven naar de concessionaris. Er werd een nieuw ontwerp van overeenkomst opgemaakt dat dient als vertrekpunt voor een aangepaste gunningprocedure. Daarbij werd volgende essentiële bepaling opgenomen: "De concessionaris staat in voor het volledig beheer, onderhoud, herstel en (wettelijke) keuringen van de eigen en de hem toevertrouwde goederen, inclusief de technische installaties. Hij dient erover te waken dat hij in regel is met alle wettelijke normen en voorschriften en neemt zo nodig het initiatief om dit te regelen. Hij staat op eigen kosten in voor de vervanging van installaties en andere goederen indien dit noodzakelijk of wenselijk is. Afwijkingen op deze regeling kunnen worden voorgesteld in het businessplan." Van de concessionarissen wordt dus verwacht dat zij zelf (een aantal) investeringen voor hun rekening nemen. Het vertrekpunt is dat zij instaan voor het volledige beheer. Bij de onderhandelingen voorafgaand aan de gunning kan beslist worden om bepaalde kosten toch door te schuiven naar de provincie. Voor de afhandeling van de door de concessionaris gedane investeringen op het einde van de concessie werd volgende regeling uitgewerkt: "Bij het einde van de overeenkomst worden alle door de concessiehouder uitgevoerde constructies of aangebrachte installaties weggenomen en dient de vroegere toestand hersteld te worden door en op kosten van de exploitant. Dit zal gebeuren binnen de maand na het einde van de concessie. De opdrachtgever kan er echter ook voor opteren dat de door de concessiehouder uitgevoerde constructies of aangebrachte installaties verworven worden door de provincie. Over een eventuele vergoeding dient een akkoord te worden afgesloten. Bij gebrek aan dit akkoord kan de opdrachtgever het herstel naar de oorspronkelijke toestand vorderen. Zolang hier geen gevolg aan gegeven werd kan de borgtocht niet worden vrijgegeven. De opdrachtgever kan, indien binnen de maand geen gevolg werd gegeven aan deze vordering, de nodige sommen afhouden van de borgtocht om het herstel in eigen beheer en op kosten van de concessionaris te laten uitvoeren." Van de kandidaten wordt dus een gedetailleerd businessplan (algemene visie, concreet voorstel van uitbating, inrichting van het gebouw, ) gevraagd. Het is

3 p. 3 de bedoeling om niet meer te gunnen louter op basis van het ingediende dossier. De ingediende offertes (inclusief businessplan) worden in eerste instantie getoetst aan de bepalingen van het bestek. In een tweede ronde wordt er een selectie gemaakt van de meest geschikte kandidaten. Met hen zou er verder onderhandeld kunnen worden over bepaalde voorwaarden (voorstel van uitbating, openingsuren, wie draagt welke investeringen?, ) van de overeenkomst. De input die de inschrijvers aanbrengen kan een goede aanduiding zijn voor hun geschiktheid en motivatie. Het uiteindelijk akkoord over de verdeling van de lasten, de voorgestelde concessievergoeding en de toekomstvisie op de uitbating vormen de essentiële bestanddelen die moeten leiden tot een toewijzing aan de meest geschikte kandidaat. Er wordt tevens voorgesteld om voor de duur van de diverse concessies volgend basisprincipe te hanteren: "Er wordt principieel gegund voor een periode van negen jaar. Het opdrachtgevend bestuur kan na deze negen jaar bij een positieve evaluatie overgaan tot een verlenging waarvan de duur op dat moment bepaald zal worden in overleg met de concessionaris. Indien er geen verlenging wordt toegekend dan eindigt deze overeenkomst automatisch zonder dat er opzeg moet gegeven worden. Er wordt maximaal tweemaal verlengd met negen jaar. De concessionaris vraagt de verlenging aan minimaal acht maanden voor de vervaldag van de overeenkomst. De voorwaarden van de overeenkomst kunnen bij een verlenging herbekeken worden." De periode van negen jaar vormt dus de basis. Bij de onderhandelingen zou kunnen blijken dat kandidaten een langere periode vragen. De dienst is van oordeel dat dit bespreekbaar moet zijn indien dit gecompenseerd wordt door investeringen. De principes van twee eventuele verlengingen en een maximale duur van 27 jaar worden als een vaste regel aanzien. Er werden wel bepalingen opgenomen waardoor de provincie de overeenkomst eenzijdig kan opzeggen bij herhaaldelijke en zware overtredingen van de concessionaris. Deze werkwijze kan een win-win-situatie opleveren. De voorgestelde concessievergoeding zal wellicht dalen, maar dit weegt niet op tegen de lasten die de provincie niet meer hoeft te dragen. De concessionaris heeft op zijn beurt het voordeel dat hij een grotere vrijheid heeft bij de uitwerking van zijn concept en dat hij eventueel een langere termijn dan negen jaar kan bedingen. Dit laatste aspect maakt immers deel uit van de onderhandelingen. Het dossier m.b.t. de concessie in Den Blakken bevestigt deze visie. De bestaande concessieovereenkomst voor het restaurant in Puyenbroeck werd aangepast volgens bovenvermelde principes. Daarnaast zijn er een aantal algemene regels en specifieke bepalingen opgenomen: De concessie omvat: - Restaurantcomplex met parking en terras - Kiosk aan de kinderspeeltuin inclusief terras en overdekte ruimte (chalet) - Ambulante handel en plaatsen van automaten is toegelaten binnen de grenzen van de toegekende concessiezone. Deze wordt aangeduid op een plan

4 p. 4 - Eventueel een bijkomend uitbatingpunt indien de provincie overgaat tot de realisatie van een waterspeeltuin - Appartement/privéwoning - De provincie stelt een aantal onroerende goederen (tafels, stoelen, beperkt aantal zaken in de keuken...) gratis ter beschikking. De concessionaris staat in voor de vervanging indien deze nodig zou zijn. Een lijst van deze goederen is ter beschikking. De provincie mag 15 maal per jaar gratis gebruik maken van de vergaderzalen op de bovenverdieping Alle signalisatie wordt aangeleverd door de concessionaris op zijn kosten en op een geordende manier aangebracht. De vaste signalisatie moet voldoen aan de regels van de huisstijl van de provincie. Voor de periodieke signalisatie hoeft dit niet, maar deze dient wel tijdig (maximaal 48 uur na het evenement) opnieuw verwijderd te worden De concessionaris moet zijn zalen, indien deze vrij zijn, gratis ter beschikking stellen indien er bij stormweer moet overgegaan worden tot evacuatie De concessionaris staat in voor catering van artiesten, medewerkers, e.d.m. bij door het domein georganiseerde en betaalde evenementen in de concessiezone De concessionaris staat in voor de bestrijding van ongedierte (ratten, muizen, kakkerlakken, wespen) binnen de hem toegewezen goederen De concessionaris staat, wanneer de kiosk geopend is, in voor het opruimen van het afval en de opkuis van de kiosk én de gemeenschappelijke ruimte De bezoekers van het domein moeten tijdens de openingsuren van de concessie gratis gebruik kunnen maken van de sanitaire voorzieningen. Dit geldt ook voor het onderhoudspersoneel van het domein waaronder de gemeentelijke diensten Tijdens de openingsuren moeten de bezoekers van het domein steeds in de concessie terecht kunnen voor een 'gewone' consumptie. Dit betekent dat de uitbating niet beperkt wordt tot bv. uitsluitend 'restaurant' of enig andere hoogdrempelige vorm van uitbating. Het aanbieden van dranken via een automaat is hierbij geen alternatief De concessionaris staat binnen zijn concessie in voor ijzel- en sneeuwbestrijding, inclusief de paden Er is een verbod tot gebruik van stapelplaatsen van het provinciaal domein Puyenbroeck door de concessionaris Er is een verbod tot gebruik los parkmeubilair in concessiezone De concessionaris is verantwoordelijk voor de veiligheid binnen de hem toegewezen concessie en m.b.t. het eigen of gekregen materiaal (vb eigen picknickbanken, podium provincie, ) Bij natuurrampen kan de concessiehouder geen aanspraak maken op schadevergoeding en blijft de concessievergoeding verschuldigd

5 p Besluit Met 43 ja stemmen, tegen 6 neen stemmen, bij 16 onthoudingen Artikel 1 Er wordt een prijsvraag uitgeschreven voor het aanstellen van een nieuwe concessionaris voor de uitbating van het restaurantcomplex met bijhorende verkooppunten in het provinciaal domein Puyenbroeck in Wachtebeke. Artikel 2 De betreffende concessieovereenkomst wordt goedgekeurd en geviseerd als bijlage aan dit besluit. Artikel 3 De Deputatie wordt gemachtigd om de gunningprocedure af te handelen. Gent, 8 oktober 2014 namens de Provincieraad: de provinciegriffier, Albert De Smet de voorzitter, Marc De Buck