VERSLAG FYSIEKE OVERLEGTAFEL

Transcriptie

1 VERSLAG FYSIEKE OVERLEGTAFEL Datum: 12 januari 2016 Plaats: Gemeentekantoor, Zaltbommel Aanwezig: Buurtzorg Jong, Buurtteam, Wmo-raad, Zorgboerderij de Ommerdijkerhoeve, KJP Dumoulin, Prezzent, Brabantzorg, Cello, Herlaarhof, Entrea, BNT en inkoopteam Zaltbommel Afwezig m.k.: t Slot 1. Opening De vergadering wordt geopend. Er is een afmelding van t Slot. 2. Vaststellen verslag 30 november 2015 Het verslag wordt zonder verdere op- en/of aanmerkingen vastgesteld. 3. Mededelingen Er is een lijst met gecontracteerde aanbieders. Deze lijst wordt aangepast wanneer er meer contracten worden afgesloten. De lijst is real time op internet te vinden. Controleprotocol. Het controleprotocol zoals dit door ons is opgesteld, is door de accountant van de gemeente goedgekeurd. Artikel 6.4 is uiteindelijk een ander artikel geworden. Er is besloten om de termijn van periodieke rapportages niet vast te leggen in het protocol. Instellingen moeten altijd aan hun bestuurder verantwoording af leggen. Zij mogen zelf bepalen hoe vaak periodiek is. Johan Rijcken vraagt naar ervaringen van zorgaanbieders m.b.t. het controleprotocol van andere gemeenten. Bestaat hier een verschil in opvatting? Hier is de vorige keer ook al over gesproken. Iedere gemeente bepaalt zelf volgens welke normen en kaders zij het controleprotocol opstelt. De accountant checkt of dit aan de eisen voldoet. Er wordt aangegeven dat de korte en bondige versie van de gemeente Zaltbommel erg gewaardeerd wordt. Istandaarden. Er zou een productcodelijst gepubliceerd worden om te communiceren met het gegevensknooppunt. Dit kan niet meer. Onze productcodelijst staat op de website. Dit zijn de codes die wij met elkaar hebben afgesproken. Cello merkt op dat er nog beschikkingen worden uitgegeven met oude codes. Dit zou niet zo mogen zijn. Het Wmoteam zoekt dit uit. Noot: na controle door Wmo-team blijkt dit om 1 beschikking te gaan. Dit is inmiddels gecorrigeerd. Gemeentelijk gegevensknooppunt. Er zijn discussiepunten m.b.t. het gemeentelijk gegevensknooppunt. Hier komen we later in de vergadering op terug. Corné de Ruijter licht de stand van zaken toe. Het gegevensknooppunt is zo goed als ingericht. We zijn nu klaar om te gaan communiceren naar de aanbieders. Op een paar codes na kan alles gefactureerd worden. Er wordt nog een mail gestuurd naar alle gecontracteerde zorgaanbieders dat vanaf nu alle type berichten via het gegevensknooppunt kunnen lopen. Bij strubbelingen graag meteen aan de bel trekken, er zullen beslist dingen mis gaan in het begin. Op het moment dat een bericht niet verwerkt kan worden via het knooppunt, krijgt de gemeente een bericht, om na te gaan wat er fout is gegaan. Initi8. Niet iedereen ziet de meerwaarde. Voor regionale producten kunnen we niets veranderen, dus deze verantwoording blijft via Initi8 lopen. Voor lokale producten is besloten dat er niet met Initi8 gewerkt hoeft te worden, de keuze hiervoor ligt bij de aanbieder. Met als toevoeging dat lokaal alleen de gemeente Zaltbommel betreft. Contacten met Buurtteam en Buurtzorg Jong. We krijgen positieve reacties. Er worden kennismakingsgesprekken gevoerd en gesprekken over te leveren producten. Het is echter niet de bedoeling om acquisitiegesprekken te voeren met Buurtteam/Buurtzorg Jong. Er worden geen volumetoezeggingen gedaan.

2 DBC pilot gestart. De eerste gesprekken zijn geweest. Begin februari is de volgende afspraak. Dan gaan we weer dieper op de materie in, o.a. hoe te komen tot een uurprijs. Er zijn veel facetten waar rekening mee gehouden moeten worden. Het is afwachten hoe snel het gaat. BNT heeft deze eerste bijeenkomst als vooral oriënterend ervaren. Maar zeker wel positief. Nu gaat er meer richting komen. We werken als een soort trechter naar een uiteindelijk versimpelde manier van werken. De insteek is om alles minder ingewikkeld te maken. 4. Declaratie In het contract staat opgenomen dat er maandelijks gedeclareerd moet worden. Bij het CAK is dit per 4 weken. Wat is voor aanbieders makkelijker? Unaniem geeft men aan dat de voorkeur uitgaat naar maandelijks factureren. 5. Ervaringen Buurtteam/Buurtzorg Jong tot nu toe. Buurtzorg Jong Er is nog niet veel zeggen over ervaringen met de nieuwe productcodes: hiervoor is de periode nog te kort. Positief is dat er gerichter is ingekocht dit jaar. Hierdoor wordt er meer zorg in natura geleverd dan eerst. Pgb s zijn mooi, maar zorg in natura scheelt een hoop rompslomp. Het prettige van de werkwijze in de gemeente Zaltbommel is dat er binnen de tweede lijn veel meer mogelijkheid is om maatwerk te leveren omdat we elkaar goed kennen. Het is tweerichtingsverkeer, waarbij met elkaar wordt meegedacht. Bij zowel op- als afschalen. Deze werkwijze met korte lijntjes is met name heel fijn voor de cliënten. Er zijn nog steeds wel veel huisartsen die rechtstreeks doorverwijzen. M.n. op het gebied van psychologische zorg/ggz. Buurtzorg Jong is bezig om te zorgen dat cliënten via hen verwezen worden. Men wil dit breder oppakken dan alleen tussen Buurtzorg en de huisarts. Zo doen huisartsen verwijzingen naar bv. Herlaarhof ook vaak rechtstreeks. Buurtzorg Jong gaat in overleg met Herlaarhof of zij samen hierin kunnen optrekken richting huisartsen. Gevraagd wordt of er zicht is op hoe groot de groep is die via de huisarts rechtstreeks verwezen wordt naar de Herlaarhof maar nog niet bekend is bij de gemeente? Nee, die groep wordt pas op het moment van facturatie bekend. Corné de Ruijter voegt toe: per 1 januari is een bericht met verzoek tot toewijzing (nr. JW315) mogelijk. De gemeente weet dan dat er een declaratie gaat komen. Dat helpt bij de rechtmatigheid. Dit verzoek wordt door de aanbieder naar de gemeente gestuurd. Zij ontvangen hierop retourbericht 316 als gemeente het verzoek accordeert. Dit is nog geen toewijzing (301). Die volgt daarna. Bij een vervolg DBC dient de aanbieder opnieuw een 315 in. Buurtteam Zij sluiten zich aan bij de ervaringen van Buurtzorg Jong. De inkoopgesprekken zijn heel prettig verlopen en er is geluisterd naar wat de zorgvraag is. Ook is het leuk om bij deze vergaderingen te zijn om het proces te volgen. Zo wordt de inspraak in productcodes als positief ervaren. Wel is er een kritische vraag: bij de fysieke overlegtafels worden vooral veel zakelijk dingen besproken. Buurtteam en Buurtzorg Jong zijn meer van de praktijk. Wat is het nut dat zij er bij zijn? Naar aanleiding van de discussie die hierop volgt wordt afgesproken dat er in ieder geval 1x per kwartaal een fysieke overlegtafel wordt gepland. Tussen deze kwartaalvergaderingen door worden data gepland voor optioneel overleg. Deze tussenvergaderingen gaan dan alleen door als er voldoende bespreekpunten zijn. Verder stelt het Buurtteam de vraag of de samenstelling van deze fysieke overlegtafel vast is. Hier wordt op geantwoord dat de samenstelling van deze groep weloverwogen is. Er is gekeken naar een doorsnee vertegenwoordiging van de gecontracteerde aanbieders. Het is een groot voordeel om steeds dezelfde gezichten te zien. Wel wordt er aangegeven dat veranderingen in de samenstelling niet uitgesloten zijn, maar dat op dit moment er waarde wordt gehecht aan deze vaste groep.

3 Gevraagd wordt of er verwonderpunten zijn bij de aanbieders. Buurtteam/Buurtzorg Jong: hoe kunnen we elkaar versterken of trajecten anders laten lopen? Denk ook aan samenwerken bv. t.o.v. Veilig Thuis. BNT vraagt: Hoe vul je concreet ketenzorg in? Wat heb je op dit gebied? Bij Jeugd is hier bv. de CJG lunch, met pitches. Er zijn best veel informele netwerken. Denk hierbij ook aan de lijst gecontracteerde aanbieders. Discussiepunten gegevensknooppunt gemeente (nieuw agendapunt, sluit aan bij agendapunt 3) Gegevensknooppunt Alle productcodes en tarieven zijn ingevoerd en we het lijkt erop dat er vanaf nu gecommuniceerd kan worden met het gegevensknooppunt en dat er via berichtenverkeer declaraties ingediend kunnen worden. DBC codes en declaratieberichten Wij hebben van de VNG een notitie ontvangen met daarin uitleg over het berichtenverkeer rondom J-GGZ. Hierin staan andere productcodes dan wij gebruiken. Na rondvraag blijkt dat niemand deze gebruikt. Daarna is er uitleg gegeven over het gebruik van declaratieberichten JW321 en JW322. In het kort komt het erop neer dat na een zorgtraject een aanbieder een factuur maakt in de vorm van een JW321 bericht. De gemeente verwerkt dit bericht in hun financiële administratie en stuurt een JW322 bericht terug. De goedgekeurde factuurregels resulteren in een betaalopdracht en de aanbieders verwerken het retourbericht. Wat hierbij van belang voor de gemeente is, is dat het retourbericht JW322 niet voor alle vormen van feedback geschikt is. Als er een probleem is, dan neemt de gemeente contact op met de betreffende zorgaanbieder. Gemeenten en GGZ aanbieders stemmen onderling af wanneer ze beide in staat zijn om gebruik te gaan maken van JW321 en JW322. Het aanmaken van het retourbericht door de gemeente is voorlopig niet ondersteund door de BerichtenConverter, en de gemeente moet hiervoor een andere oplossing vinden. Verzoek om toewijzing In dezelfde notitie van de VNG is het volgende opgenomen: Naast de andere declaratieberichten voor J-GGZ is er een nieuwe bericht ingevoerd: JW315. De J- GGZ aanbieder maakt dit bericht aan en meldt daarin dat de cliënt doorverwezen is voor basis-ggz of specialistische-ggz, zonder verdere duiding. Doormiddel van dit verzoek weet de gemeente vooraf welke cliënten gaan instromen en kan er beter gecontroleerd worden op het woonplaatsbeginsel en de contractafspraken. Hierna vervolgt het normale traject van een 301 bericht waarin de gemeente de aanbieder op de hoogte stelt van de toewijzing. Onder Handen Werk Er is gevraagd hoe aanbieders op dit moment onderhanden werk verantwoorden. Sommige aanbieders doen dit nu al via onder andere Initi8. In de notitie van VNG staat dat er is afgesproken dat J-GGZ aanbieder periodiek (in ons geval maandelijks) een overzicht van hun onderhanden werk aanleveren. De afspraak die is gemaakt is dat de aanbieders die aanwezig waren en te maken hebben met Dbc s uitzoeken hoe zij op dit moment verantwoorden. Op basis hiervan zal een besluit genomen worden over de manier waarop de gemeente Zaltbommel deze productieoverzichten wenst te ontvangen. Zodra dit besloten is volgt hierover berichtgeving op de website. 6. Bespreken algemene verwachtingen van accountmanagers Één aanbieder geeft aan: zo min mogelijk contact, want dan lopen dingen goed. Als het nodig is, moet je elkaar kunnen vinden. Opmerking: je moet er wel voor waken dat je elkaar alleen maar spreekt als het niet goed gaat.

4 Een andere opmerking: gezien de zorg die we allen leveren aan cliënten zou 1x per jaar een bredere bijeenkomst waar iedereen is, heel zinvol zijn. Een netwerkbijeenkomst waar ook de accountmanagers aanwezig zijn. Marktidee met presentaties bv. Voor Jeugd is dit de CJG lunch. Er wordt al gedacht over een Wmo lunch. Een andere aanbieder geeft aan in ieder geval 1x per jaar een bezoek van de accountmanager op prijs te stellen. Hieraan toegevoegd wordt dat er ook een formele status aan zo n contactmoment zit omdat je met elkaar een contract hebt afgesloten. Een andere aanbieder benadrukt; we hebben een service agreement, dus de ontwikkeling doen we samen. Verbeterpunten wederzijds. Op zoek naar nieuwe oplossingen. Hier heb je overleg voor nodig. Conclusie is dat bij een groot aantal aanbieders behoefte bestaat aan individuele contacten, maar er is zeker ook behoefte aan netwerkcontact. Actie van de gemeente: Maak hiervoor inzichtelijk welke netwerkbijeenkomsten er al zijn. Noot: binnen de Bommelerwaard bestaan de volgende netwerkbijeenkomsten: CJG-lunch (elke 2 e dinsdag van de maand), klankbordgroep SWB. Binnenkort wordt gestart met Wmo-bijeenkomsten. 7. Afsluiting rondvraag. Herlaarhof: Susan Harmsen wordt het vaste gezicht bij de overlegtafel. Zij vervangt Johan v/d Heijden. Buurtteam: is er al iets bekend over een informatiebijeenkomst voor andere gemeenten? Buurtzorg Nederland: Komt er veel uit de digitale overlegtafel? Ivonne beantwoordt beide vragen: Ja, wij gaan naar buiten. 3 maart gaan we de raad inlichten over ons inkoopproces. Graag wil zij dit doen met Prezzent, BrabantZorg en BNT. Het gaat hierbij om informatieoverdracht van de inkoop naar raadsleden. Op 17 maart staat een congres gepland. We gaan hiervoor gericht mensen uitnodigen. Een aantal aanbieders, Buurtteam en Buurtzorg Jong krijgen hierin ook een rol. Omdat we met workshops gaan werken stellen we wel een limiet aan een maximaal aantal deelnemers. Eventueel kan worden overwogen om meerdere bijeenkomsten te organiseren. Digitale weg: ja, er komen wel eens vragen binnen van burgers. Sommige vragen behandelen we in de fysieke overlegtafel. Het doel van de overlegtafels in 2015 was vooral: het contract. Nu willen we heel graag met de Wmo-raad en zorgaanbieders in gesprek om de cliënt beter te betrekken bij het zorgproces. Vanaf nu gaan we vooral tijd investeren in dit soort nieuwe projecten. Ivonne heeft hierover eerst een vooroverleg met de Wmo-raad. Marleen sluit af. We hebben afgesproken om minder vaak bij elkaar te komen. De volgende afspraak staat al gepland op 16 februari. Deze laten we vooralsnog staan als tussenafspraak. Deze gaat alleen door als er voldoende of dringende bespreekpunten zijn. Benadrukt wordt dat de fysieke overlegtafel vooral bedoeld is voor beleidsmatige zaken en bij veel signalen. Voorstel: Di 16 februari reserve Wo 6 april Di 17 mei reserve Ma 4 juli Wo 24 augustus reserve Di 4 oktober Ma 14 november reserve Wo 14 december reserve

5 Bij de 1 e fysieke overlegtafel van 8 september 2015 is gesproken over een smoelenboek / contactenlijst voor gemeente/zorgaanbieders/buurtteam-buurtzorg Jong. Bij dit verslag zit een format voor de opbouw van zo n smoelenboek. Vriendelijk verzoek om dit zo volledig mogelijk in te vullen en met foto( s) te sturen aan: inkoopteam@zaltbommel.nl.