ELEKTRONISCH COMMUNICEREN

Transcriptie

1 ELEKTRONISCH COMMUNICEREN [CURSUS VOOR LEERLINGEN- SECRETARIATEN UIT HET SECUNDAIR ONDERWIJS] Schooljaar A g e n t s c h a p v o o r O n d e r w i j s d i e n s t e n Afdeling secundair onderwijs Scholen en leerlingen K o n i n g A l b e r t I I - l a a n B r u s s e l

2

3 INHOUD 1. Woord vooraf Inleiding Discimus en Edison Mijn Onderwijs Softwareleveranciers Toegangsbeheer Deze cursus Discimus Algemene gegevens Discimus Doel van het project Welke gegevens worden uitgewisseld? Relatie school-softwareleverancier Planning verdere uitrol Inschrijvingsgegevens Structuur leerlingengegevens Webservices Dubbele inschrijvingen Afwezigheden Registratie van afwezigheden Raadplegen van geregistreerde gegevens Leerlingenkenmerken Registratie van leerlingenkenmerken Zoeken van het leerlingenkenmerkenformulier Identificatiegegevens (GRP) Beschrijving van de verschillende gegevens Identificatienummer Inschrijving in school (INS) Beschrijving van de verschillende gegevens Inschrijvingsgegevens (INSADM) Beschrijving van de verschillende gegevens Foutmeldingen Rapport overzicht ingeschreven leerlingen... 29

4 Raadpleeg Schoolloopbaan Studiebewijzen Foutmeldingen bij studiebewijzen Rapport overzicht uitgereikte studiebewijzen Controle toelatingsvoorwaarden Controle overgangsvoorwaarden Melding tucht Koppeling met softwarepakket WebEdison Algemene begrippen WebEdison Inleiding Terugzendingen Overschrijven van zendingen Leerlingenzendingen via WebEdison Onderwijs aan huis Stages Foutenrapporten Controles op het identificatierecord Mijn Onderwijs Nuttige links... 49

5 Hoofdstuk: Woord vooraf 1. WOORD VOORAF AGODI krijgt van alle scholen uit Vlaanderen heel veel waardevolle informatie over leerlingen. Bijna al deze informatie komt via een elektronische informatiestroom binnen. Voor de school zelf is het heel belangrijk dat de informatie correct wordt doorgegeven, het aantal leerlingen op de teldag met de bijhorende inschrijvingsgegevens vormt immers de basis voor het berekenen van omkadering en toelagen. Maar ook leerlingen zelf zijn belanghebbenden: de leerplichtcontrole is bijvoorbeeld gebaseerd op de elektronische communicatie tussen scholen en het ministerie, AGODI geeft ook informatie door aan het kinderbijslagfonds, er is een leer- en ervaringsdatabank met gegevens van alle diploma s die in Vlaanderen behaald worden, Deze cursus is bedoeld voor leerlingensecretariaten. Zij zijn een onmisbare schakel om de databanken die in AGODI gebruikt worden te vullen met kwaliteitsvolle informatie. 5

6 Hoofdstuk: Inleiding 2. INLEIDING 2.1. DISCIMUS EN EDISON EDISON is een letterwoord dat staat voor het Elektronisch Doorgeven van Informatie tussen Schoolinstellingen en het ONderwijsdepartement. Edison is actief sinds 1995 en zorgt ervoor dat er bijna geen papieren documentenstroom meer bestaat van de scholen naar AGODI. Meer informatie hierover vindt u op de site In het kort gezegd werkt EDISON als volgt: 1) De school voert informatie over leerlingen in in het softwareprogramma. 2) Op vaste tijdstippen kan het softwareprogramma een tekstbestand aanmaken. 3) Dit tekstbestand wordt verstuurd naar de Edison-server. (Vanaf gebeurt dit rechtstreeks vanuit het pakket, niet meer door in te loggen op een aparte website) 4) Een dag later wordt het antwoord opgehaald en kan er besloten worden of de verwerking van het bestand geslaagd is. DISCIMUS bestaat sinds Het schooljaar was een overgangsjaar. Vanaf is het de bron voor inschrijvingen, afwezigheden en leerlingenkenmerken. Op termijn zal dit systeem Edison vervangen voor de leerlingengegevens. Dit zal geleidelijk gebeuren. Voor personeelsgegevens blijft Edison bestaan. In het kort gezegd werkt DISCIMUS als volgt: 1) De school voert informatie over leerlingen in in het softwareprogramma. 2) De informatie die nodig is, vloeit ogenblikkelijk door naar de centrale databank van AGODI. 3) Er komt meteen antwoord of de verwerking geslaagd is. 4) Het is mogelijk om gegevens uit te wisselen met de centrale databank van DISCIMUS op het moment dat de school die gegevens nodig heeft MIJN ONDERWIJS Mijn Onderwijs is een beveiligde website, terug te vinden via 6

7 Hoofdstuk: Inleiding. Deze website bevat documenten, bijvoorbeeld dienstbrieven, databundels, maar ook toepassingen, bvb Dataloep, aanvraag van documenten vanuit Discimus. Om in te loggen op deze website heb je je elektronische identiteitskaart nodig. Of je kan gebruik maken van alternatieven, namelijk het federale token of een app om in te loggen. Er zijn twee versies van Mijn Onderwijs. Eentje voor jou als personeelslid, waar je informatie vindt die specifiek aan jou gericht is, bijvoorbeeld je salarisbriefje. Er is ook een versie voor jou als medewerker van een bepaalde school. Hier vind je informatie die gaat over de school waarvoor jij werkt. In deze cursus gaan we het enkel hebben over deze laatste versie, namelijk Mijn onderwijs voor directies en administraties SOFTWARELEVERANCIERS AGODI werkt samen met een aantal softwareleveranciers. AGODI bezorgt hen alle technische informatie die nodig is om te communiceren via Discimus en Edison. Zo kunnen de softwareleveranciers zorgen voor gebruiksvriendelijke omgevingen waarin schoolsecretariaten de leerlingengegevens beheren en zorgen zij ervoor dat alle nodige informatie foutloos bij AGODI terechtkomt. Verder stelt AGODI ook invoerprogramma s ter beschikking om sommige Edisonzendingen aan te maken, bijvoorbeeld aan internaten. Al deze informatie is terug te vinden op de website van Edison TOEGANGSBEHEER Verschillende medewerkers in de scholen hebben verschillende toegangsrechten en verschillende rollen. Een gedeelte wordt beheerd in de schooladministratiepakketten zelf. Een gedeelte wordt beheerd in de centrale toepassing van de Vlaamse Overheid (ACM/IDM). Het toegangsbeheer in de pakketten, verschilt van pakket tot pakket, dus dat kunnen we in deze cursus niet verder in detail toelichten. Maar het is mogelijk dat er verschillende rechten zijn voor medewerkers die: - leerlingengegevens kunnen bekijken - leerlingengegevens kunnen bewerken - kunnen versturen via Discimus - Edison-zendingen kunnen aanmaken - Edison-zendingen kunnen versturen Vóór werd in ACM/IDM beheerd wie er Edison-zendingen kon versturen. Dit is nu 7

8 Hoofdstuk: Inleiding niet meer zo. Vanaf worden enkel nog de toegangen tot Mijn Onderwijs beheerd in deze toepassing. Als er een nieuwe persoon toegang moet krijgen tot Mijn Onderwijs zal de directeur (of de lokale beheerder die gemandateerd is) het rijksregisternummer van deze persoon moeten toevoegen in ACM/IDM en deze persoon de juiste rechten toekennen DEZE CURSUS In deze cursus beschrijven we zowel de werkwijze voor Discimus als voor WebEdison. We gaan ook dieper in op een aantal mogelijkheden van Mijn Onderwijs. De situatie is geldig voor het schooljaar

9 3. DISCIMUS 3.1. ALGEMENE GEGEVENS DISCIMUS DOEL VAN HET PROJECT Discimus is opgestart vanuit een aantal maatschappelijke uitdagingen. - Capaciteitsproblemen Ondertussen is er al een aantal jaar een capaciteitsprobleem, voornamelijk in het basisonderwijs. Maar voor het schooljaar startte, hadden we geen zicht op het exacte aantal plaatsen dat er tekort was. Er zijn immers steeds leerlingen die zich inschrijvingen in meerdere scholen, zonder dat de school dat zelf weet. Hier wil AGODI met het project Discimus een oplossing voor bieden. - Steeds grotere vraag naar gegevens Zowel beleidsmakers als scholen zelf willen steeds meer gegevens over leerlingen ontvangen. Met de nieuwe technologie die we gebruiken in Discimus kunnen we hier stap voor stap aan tegemoetkomen. - Nood aan snelle beschikbaarheid van gegevens In de werkwijze van WebEdison, worden gegevens opgespaard en op een bepaald moment doorgezonden naar AGODI. Via Discimus wordt gebeurtenisgeoriënteerd gewerkt. Dit wil zeggen dat de uitwisseling plaatsvindt op het moment dat de gebeurtenis (bvb de inschrijving) plaatsvindt. Uiteraard blijven we wel afhankelijk van het moment waarop de medewerkers op de scholen de gegevens invoeren in hun softwarepakket WELKE GEGEVENS WORDEN UITGEWISSELD? Alle in- en uitschrijvingen, afwezigheden, leerlingenkenmerken, studiebewijzen en meldingen van definitieve uitsluiting wegens tucht worden via Discimus geregistreerd. Dit is zo voor alle secundaire scholen: deeltijds en voltijds, gewoon en buitengewoon. Enkel de ziekenhuisscholen (type 5-scholen) zijn nog niet opgenomen. Ook Syntra registreert de in- en uitschrijvingen RELATIE SCHOOL-SOFTWARELEVERANCIER De uitwisseling van leerlingengegevens gebeurt rechtstreeks vanuit het softwarepakket. Er moet dus niet meer zoals vroeger bij WebEdison ingelogd worden op een aparte server waar de 9

10 medewerker van de school zich nog eens expliciet moet identificeren. Daarom is het in het kader van het veiligheidsbeleid extra belangrijk dat AGODI een goede lijst heeft welke school met welk pakket werkt. Als uw school geregistreerd staat met pakket A, zullen we registraties van pakket B voor uw school niet aanvaarden, tenzij u expliciet laat weten dat pakket B ook voor uw school registraties mag doen. Het is dus mogelijk om met meerdere pakketten te werken, maar u moet dit steeds schriftelijk melden op het mailadres ondersteuning.secundaironderwijs@vlaanderen.be. Ook bij overstap van het ene pakket naar het andere moet u dit melden PLANNING VERDERE UITROL Op termijn is het de bedoeling dat we WebEdison-zendingen voor leerlingengegevens helemaal afschaffen. Op dit moment zijn er al heel wat (oude) Edison-zendingen afgeschaft, namelijk de zending 1 oktober, de in- en uitschrijvingen, de zending van de eerste drie schooldagen, de zending problematische afwezigheden, de zending voltijds engagement, de zending wijziging leerlingenkenmerken, de GON-zending, de zending studiebewijzen en de zending tucht. Later zullen we ook de resterend gegevens uitwisselen via Discimus, zoals de gegevens over onderwijs aan huis, Het is moeilijk om hier nu een exacte timing op te plakken, dit is onder andere afhankelijk van de beschikbare budgetten INSCHRIJVINGSGEGEVENS STRUCTUUR LEERLINGENGEGEVENS Er zijn drie niveaus bij het registreren van een inschrijving: - Geregistreerd persoon - Inschrijving in school - Inschrijving in Administratieve groep Een schematische voorstelling hiervan vind je terug in Figuur 1, met voorbeelden in Figuur 2. Eigenlijk heb je als medewerker in de school hier niet meteen een zicht op, aangezien dit allemaal gebeurt achter de schermen van je softwareprogramma. Maar om eventuele problemen beter te kunnen begrijpen, geven we hierbij meer uitleg. 10

11 - Als een leerling wordt ingeschreven in een school, wordt er in de databank van Discimus eerst een Geregistreerd persoon aangemaakt. Deze bevat de identificatiegegevens van de leerling en het stamnummer dat aan deze leerling wordt toegekend. Concreet: de naam, het INSZ-nummer, het adres, - Voor deze leerling wordt dan een Inschrijving in School aangemaakt. Deze bevat de datum waarop de leerling zal starten in de school en ook de datum van inschrijving. Dit is dus de datum waarop de ouders het inschrijvingsregister tekenen, het akkoord met het pedagogisch project en het schoolreglement. Voor de meeste leerlingen zal de begindatum dus gelijk zijn aan 1 september. De inschrijvingsdatum kan bvb de datum van de opendeurdag zijn. Inhoudelijke restricties zijn dat de inschrijvingsdatum nooit in de toekomst mag liggen en nooit later kan zijn dan de begindatum in de school. - Binnen de school kan een leerling meerdere keren een Inschrijving Administratieve Groep hebben. Deze InschrijvingAdmgr heeft een begin- en een einddatum. Deze bevat veel meer dan enkel de administratieve groep, maar ook andere gegevens die bvb nodig zijn voor omkadering en financiering. Voor een nieuw schooljaar zal er voor de leerling telkens een nieuwe InschrijvingAdmgr moeten worden aangemaakt. Hetzelfde als een leerling tijdens het schooljaar verandert van administratieve groep of van vestigingsplaats. Figuur 1: Schematisch overzicht inschrijvingsgegevens in Discimus 11

12 Figuur 2: Schematisch overzicht inschrijvingsgegevens in Discimus met voorbeelden 12

13 WEBSERVICES De soorten webservices die bestaan, zijn - CreëerGRP - WijzigGRP - AnnuleerGRP - RaadpleegGRP - CreëerINS - WijzigINS - AnnuleerINS - RaadpleegINS - CreëerINSADM - WijzigINSADM - AnnuleerINSADM - RaadpleegINSADM Als een leerling wordt ingeschreven in het pakket, zullen achter de schermen dus drie Creëerwebservices worden aangeroepen. Als er later iets veranderd wordt in de gegevens van een bepaalde leerling, zal er meteen een Wijzig-webservice worden aangeroepen. Dit gebeurt allemaal zonder dat je hier als secretariaatsmedewerker iets extra voor moet doen. Toch is het belangrijk dat je af en toe eens checkt of er nergens iets is fout gelopen bij het aanroepen van deze webservices. Als er bijvoorbeeld geen huisnummer is ingevuld, zal de CreëerGRP een foutmelding gekregen hebben. Deze leerling is dan NIET opgenomen in de databank van AGODI. Dit vraagt de nodige aandacht, fouten moeten opgelost worden! DUBBELE INSCHRIJVINGEN Een belangrijke functionaliteit, is het raadplegen van dubbele inschrijvingen. Je kan hiermee nagaan of er leerlingen van je eigen school ook tegelijkertijd in een andere school zijn ingeschreven. Concreet spreken we van een dubbele inschrijving als een leerling in twee of meer scholen een InschrijvingAdmgr heeft, waarbij er een overlap is in de periode tussen begin- en einddatum. Een eerste doel hiervan, is dat je voor de start van het schooljaar kan opvragen wie er voor het 13

14 komende schooljaar in je eigen school maar tegelijk ook in een andere school is ingeschreven. Let op, dit wil niet zeggen dat het onmogelijk is gemaakt voor leerlingen om zich in meerdere scholen in te schrijven. Regelgevend is dit immers toegestaan. De nieuwe functionaliteit zorgt ervoor dat je hier als school een concreet zicht op hebt en de ouders kan contacteren om te vragen wat hun plannen zijn. Daarnaast kan je de dubbele inschrijvingen ook opvragen voor het lopende schooljaar. Dit kan handig zijn bij schoolwijzigingen. Als de eerste school bijvoorbeeld uitschrijft op 15 november en de tweede school schrijft in op 13 november, zal er twee dagen een dubbele inschrijving zijn. Deze kan worden opgelost door het aanpassen van de uitschrijvings- of inschrijvingsdatum AFWEZIGHEDEN REGISTRATIE VAN AFWEZIGHEDEN Ook de afwezigheidscodes die geregistreerd worden in het softwarepakket, worden uitgewisseld via Discimus. Concreet wordt er een webservice aangeroepen door het softwarepakket zodra er een afwezigheidscode wordt geregistreerd in het pakket. Ook als deze later wordt gewijzigd of geannuleerd komt dit automatisch door naar AGODI. De afwezigheidscodes moeten binnen de week geregistreerd worden. Als een leerling aanwezig is, gebeurt er geen communicatie met AGODI. Dit wil zeggen dat AGODI zelf de interpretatie zal doen dat een leerling aanwezig was als er niets geregistreerd wordt op een weekdag waarop er voor de leerling wel een InschrijvingAdmgr is in de school. Opgelet, bij code L is de leerling natuurlijk ook aanwezig, deze wordt wel doorgegeven naar AGODI. De informatie die opgenomen is in de webservice, is - Stamnummer of ID_GRP van de leerling - Datum - Dagdeel (Voor- of namiddag) - Afwezigheidscode Deze informatie kan eventueel met een ander softwareprogramma worden geregistreerd dan de 14

15 inschrijvingsgegevens. Meer inhoudelijke uitleg over welke code u in welk geval moet registreren, is terug te vinden in de omzendbrief SO 70 voor het gewoon secundair onderwijs en de omzendbrief BUSO 04 voor het buitengewoon secundair onderwijs RAADPLEGEN VAN GEREGISTREERDE GEGEVENS Er zijn aparte webservices voorzien voor het raadplegen van geregistreerde gegevens. Een school kan altijd raadplegen wat ze zelf geregistreerd heeft over een leerling. Daarnaast kan een school voor sommige codes raadplegen wat er geregistreerd is in vorige scholen tijdens de loop van het schooljaar. Dit is dus van belang voor leerlingen die veranderen van school en waarvoor de school vroeger de registratiefiche moest opvragen aan de voorgaande school. Concreet zijn onder andere de Z-codes en de B-codes over de scholen heen raadpleegbaar. Met de Z-codes kan een school controleren of de leerling niet meer dan 4 ziekteperiodes wettigt met een briefje van de ouders. Met de B-codes geregistreerd in de voorgaande school, kan de nieuwe school opvolgen wanneer de leerling de limiet van 5 overschrijdt en hieraan de gepaste acties koppelen LEERLINGENKENMERKEN REGISTRATIE VAN LEERLINGENKENMERKEN Dit gaat over de Vragenlijst over de achtergrond van uw kind waarin aan de ouders gevraagd wordt welke taal de leerling spreekt met vader, moeder, broers-zussen en vrienden en wat het hoogst behaalde diploma is van de moeder. 15

16 De registratie van leerlingenkenmerken is nodig voor elk nieuw formulier dat voor een leerling werd ingevuld en bezorgd aan de school. Op die manier kan voor de berekening van de middelen voor een school met die gegevens rekening worden gehouden. Het invullen van het formulier is enkel nodig wanneer er in het verleden nog geen formulier werd ingevuld voor de leerling. Bij de registratie moet er ook een geldigheidsdatum worden opgegeven. Dit is de datum vanaf wanneer het leerlingenkenmerkenformulier geldig is. Dit kan ten vroegste zijn wanneer de leerling start in de school die het formulier registreert. Meestal is dit dus 1 september ZOEKEN VAN HET LEERLINGENKENMERKENFORMULIER Er bestaat een webservice die het mogelijk maakt om over de scholen heen te zien of er in het verleden al een formulier werd ingevuld voor de leerling en welke gegevens daarop ingevuld werden. De webservice kan meteen na de inschrijving aangeroepen worden. De school kan dus meteen na inschrijving oordelen of het nodig is om een formulier te laten invullen door de ouders of niet. Ook krijgt de school terug wat de meest recente gegevens zijn, met de conclusie erbij of de leerling al dan niet scoort op de indicatoren thuistaal niet Nederlands en laag opleidingsniveau moeder. 16

17 3.5. IDENTIFICATIEGEGEVENS (GRP) BESCHRIJVING VAN DE VERSCHILLENDE GEGEVENS Instellingsnummer Hoofdstructuur Stamnummer Identificatienummer Geboortedatum Geslacht Familienaam Eerste voornaam Straat woonplaats Huisnummer Busnummer Postcode woonplaats Land woonplaats Nationaliteit We belichten enkele velden waarvoor wat meer informatie interessant kan zijn. Alles wat hieronder beschreven staat is zowel van toepassing op de geregistreerd persoon in DISCIMUS als op het identificatierecord dat gebruikt wordt in WebEDISON. Stamnummer Het stamnummer moet uniek zijn binnen een "instelling" of binnen de combinatie "instelling-hoofdstructuur". De combinatie INSTELLING-HOOFDSTRUCTUUR-STAMNUMMER is de unieke sleutel waarmee de gegevens in onze databanken worden opgeslagen. Het stamnummer mag NOOIT gewijzigd worden voor een lerende in een zending ten opzichte van een vorige zending. Het stamnummer is als volgt gestructureerd: "XXYYYYY", waarbij XX het beginjaar is van het schooljaar waarin de lerende voor het eerst in de school werd ingeschreven. YYYYY is een volgnummer over alle lerenden die in hetzelfde schooljaar werden inge- 17

18 schreven. Een voorbeeld van een stamnummer van een leerling die zich in de school inschreef in het schooljaar , is " ". Tot vóór het schooljaar werd gevraagd aan de scholen om de stamnummers zodanig toe te kennen dat deze de alfabetische ordening binnen de administratieve groep volgt. Dit is nu helemaal losgelaten. De stamnummers moeten nu al worden toegekend op het moment dat de leerling wordt ingevoerd in het softwarepakket. Meestal zullen de stamnummers nu dus de chronologie van inschrijving volgen en zullen er gaten zijn als leerlingen toch niet naar de school zullen komen. Dit vormt geen probleem. Identificatienummer Restricties: - het opgegeven nummer moet een geldig rijksregisternummer of bisnummer zijn; Structuur: - de eerste tot en met de zesde positie moet overeenkomen met de geboortedatum of daarmee maximaal één dag verschillen (formaat JJMMDD) - het derde en vierde cijfer geven de geboortemaand aan (als het een bisnummer is, wordt de geboortemaand vermeerderd met 20 of met 40); - de volgende drie posities vormen een oneven getal bij jongens en een even getal bij meisjes; - de laatste twee posities zijn een controlegetal. Geboortedatum Restricties: - 00-waarden zijn toegelaten voor dag en maand kan niet gebruikt worden voor geboortejaar. Er moet een jaartal ingevuld worden, ook indien het jaartal niet gekend is. Opmerking: Voor de lerenden waarvan de geboortedatum niet gekend is, moet zoveel mogelijk de geboortedatum vermeld in het ID-nummer gevolgd worden. Dit betekent concreet dat voor het ID-nummer waarin de dag en maand als 0000 zijn ingevuld, de geboortedatum ook moet 18

19 beginnen met (en niet met ). In sommige softwarepakketten kan je dit niet invullen als geboortedatum. Er is dan wel een mogelijkheid voorzien (bv via een aanvinkvakje) om aan te geven dat de geboortedatum eigenlijk niet gekend is. Het softwarepakket zorgt er dan voor dat de ingevulde geboortedatum wordt omgezet naar 00 als waarde voor dag en maand. Geslacht Het geslacht zoals vermeld op de identiteitskaart. Familienaam De familienaam is de naam die voorkomt op de identiteitskaart, het paspoort of de verblijfsvergunning. Let op met de familienaam van wezen, kinderen van gescheiden ouders, adoptie- en pleegkinderen,... Restricties: Als de familienaam niet gekend is moet "ONBEKEND" ingevuld worden. Voornaam In principe alleen de eerste voornaam zoals vermeld op de identiteitskaart, het paspoort of de verblijfsvergunning moet meegegeven worden. Als het duidelijker is voor de identiteit van de leerling (bv. de leerling wordt met de 2 e voornaam aangesproken) kunnen meerdere voornamen vermeld worden. In geen geval mogen afkortingen of roepnamen worden genoteerd, zelfs al lijken ze op de officiële naam. Restricties: als de lerende geen voornaam heeft: veld blanco laten. Adres Voor lerenden met hun officiële woonplaats in België, Nederland, Duitsland, Luxemburg of Frankrijk: adresgegevens van de officiële woonplaats zoals vermeld op het identificatiebewijs. Geen adres verblijfplaats, correspondentieadres of kotadres. Voor lerenden met hun officieel adres in andere landen dan België, Nederland, Duitsland, Luxemburg of Frankrijk: de adresgegevens van de verblijfplaats, het 19

20 correspondentieadres, internaat, kotadres, Straatnaam Restricties: - Voor België kan de straatnaam gekozen worden uit de tabel met straatnamen van alle Belgische gemeenten. - Als de beschikbare ruimte te klein is mag de straatnaam worden afgebroken. Huisnummer Restricties: - Het nummer mag enkel cijfers bevatten. - Slechts één huisnummer wordt vermeld, het gebruik van een koppelteken is uitgesloten. - Het busnummer maakt geen deel uit van het huisnummer als er geen huisnummer is, het huisnummer niet gekend is of het huisnummer alleen uit letters bestaat. Busnummer Restricties: - Dit moet gevuld worden met blanco's als er geen busnummer is. - Tekens die bij het huisnummer horen en die geen aanduiding zijn van het busnummer, worden eveneens in dit veld opgenomen. - Voorbeeld: De letter A in het huisnummer 4A is een deel van het huisnummer. Het is geen aanduiding van busnummer. In dit geval wordt de letter A toch in het veld van het "busnummer" genoteerd en niet in het veld "huisnummer". Postcode Restricties: 20

21 - De Belgische postcode en eventueel de codes van de andere landen voor zover deze beschikbaar zijn, worden geselecteerd uit de tabel die ter beschikking wordt gesteld - Het gebruik van een koppelteken is voor de Nederlandse postnummers niet toegestaan. Het Nederlandse postnummer bestaat dus uit 4 cijfers - spatie twee letters. Structuur: Belgïe: 9999 (4 cijfers) Nederland: 9999 XX (4 cijfers, spatie, 2 letters) Frankrijk: (5 cijfers) Duitsland: (5 cijfers) Luxemburg: 9999 (4 cijfers) Land woonplaats Restricties: Er mag enkel een geldige landcode gebruikt worden : België : Nederland : Duitsland : Luxemburg : Frankrijk Opgelet, in sommige softwarepakketten zijn er meerdere landcodes voorhanden voor 1 land. De reden hiervoor is dat sommige landen in de loop der jaren een nieuw nummer hebben gekregen, bijvoorbeeld Duitsland. Als er een foutmelding is op de landcode, kan best even gekeken worden in de lijst met landcodes. Deze is terug te vinden op dezelfde website waarop ook de technische brochures staan. Nationaliteit - Restricties: Dit moet een geldige nationaliteitscode zijn. - Ook hier geldt dezelfde opmerking als bij de code voor het land van de woonplaats: foutmeldingen op dit veld hebben dikwijls te maken met een verandering van de codes die is doorgevoerd IDENTIFICATIENUMMER Uiteraard kunnen we de loopbaan van de leerlingen enkel foutloos samenstellen als we beschikken over de correcte identificatiegegevens van de leerlingen. Het gebruik van een 21

22 rijksregisternummer of bisnummer in communicatie met AGODI is cruciaal! Het is dus belangrijk zo snel mogelijk het rijksregisternummer van de leerling te bemachtigen. Leerlingen die geen rijksregisternummer hebben, krijgen een bisnummer toegewezen. Een bisnummer ziet er ongeveer hetzelfde uit als een rijksregisternummer, maar de cijfers die staan voor de geboortemaand, worden vermeerderd met 20 of 40. Hoe gaat dit nu in z n werk? Wanneer een school een leerling registreert zonder rijksregisternummer, gaat AGODI eerst in de eigen databank na of het rijksregisternummer of het bisnummer van de leerling wordt teruggevonden. Indien we het niet terugvinden, zoeken we de leerling op in het rijksregister of sturen wij de gegevens van de leerling (zoals de school ze heeft doorgestuurd), naar de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ). Dit gebeurt nadat de verificateur het identiteitsbewijs van de leerling heeft opgevraagd en nagekeken. Zij kijken na of die persoon een bisnummer heeft dat bij hen gekend is. Indien wel, dan sturen zij die gegevens op aan AGODI. Als de leerling niet gekend is, dan kennen zij een bisnummer aan die persoon toe en sturen zij ook die gegevens op. Als er dus een leerling wordt doorgezonden zonder rijksregisternummer, is het van belang dat de naam en de voornaam helemaal correct geschreven zijn en de geboortedatum en het geslacht correct zijn. Het bisnummer zal hier immers onlosmakelijk mee verbonden worden. Het is belangrijk dat deze gegevens geïmporteerd worden in het schoolsoftwaresysteem. Via DISCIMUS kan een school in haar softwarepakket de officiële persoonsgegevens opvragen die AGODI over haar leerlingen ter beschikking heeft en importeren in de eigen administratie INSCHRIJVING IN SCHOOL (INS) BESCHRIJVING VAN DE VERSCHILLENDE GEGEVENS De enige gegevens die hierin worden geregistreerd in Discimus, zijn de begindatum in de school en de inschrijvingsdatum. Begindatum Voor een leerling die zich komt inschrijven om in het begin van het volgende schooljaar te starten is de begindatum 1 september. Een leerling die zich in de loop van het schooljaar komt inschrijven, heeft uiteraard een andere begindatum. 22

23 Inschrijvingsdatum Dit is de datum waarop de inschrijving zelf heeft plaatsgevonden. Dit is de datum waarop de ouders zich akkoord hebben verklaard met het schoolreglement en het pedagogisch project van de school. De inschrijvingsdatum kan dus bijvoorbeeld de opendeurdag van de school zijn INSCHRIJVINGSGEGEVENS (INSADM) BESCHRIJVING VAN DE VERSCHILLENDE GEGEVENS Deze gegevens zijn nodig om de omkadering en de toelagen op een correcte manier te kunnen berekenen. Foutieve of onvolledige informatie heeft dus rechtstreeks impact op de middelen die aan de school worden toegekend. De velden die naar DISCIMUS worden gecommuniceerd zijn de volgende : Instellingsnummer Hoofdstructuur Begindatum Einddatum Vestigingsplaats Administratieve groep Financierbaarheid Cursus levensbeschouwing Taalregime Vreemde taalvak 1 Vreemde taalvak 2 Vreemde taalvak 3 Vreemde taalvak 4 Vreemde taalvak 5 Sportstatuut Soort sport Individueel aangepast curriculum Spreiding lesprogramma OKAN in DBSO type buitengewoon onderwijs verblijfsregeling 23

24 Informatie vorige inschrijving Aanleiding tot vroege uitschrijving Situatie na vroege uitschrijving Thuisloos Trekkende bevolking Afwijking toelatingsvoorwaarden AN (Anderstalige Nieuwkomer) We geven bij sommige van deze velden een woordje uitleg. Begin- en einddatum Meestal is de begindatum 1 september en de einddatum 31 augustus. Wanneer de leerling tijdens het schooljaar de school (= instellingsnummer) verlaat moet de einddatum gewijzigd worden. Bij wijziging van administratieve groep of vestigingsplaats moet de einddatum gewijzigd worden naar de kalenderdag vóór de eerste lesdag in de nieuwe administratieve groep. Dit betekent bijvoorbeeld de laatste dag van de kerstvakantie wanneer de leerling na die vakantie in een nieuwe richting start. Er moet een nieuwe INSADM aangemaakt worden voor de nieuwe situatie. Vestigingsplaats Er moet steeds die vestigingsplaats ingevuld worden waar de leerling de meeste lessen volgt. Dit klinkt logisch, maar wordt niet altijd toegepast. Het vestigingsplaatsnummer dat in de communicatie met DISCIMUS gebruikt wordt, is onveranderlijk over de schooljaren heen. Het kan verschillen van het vestigingsplaatsnummer dat voor WebEDISON wordt gebruikt. Dat kan in de loop der jaren hernummerd worden door de school. Administratieve groep Het moet een geldig nummer van een administratieve groep zijn zoals deze door het ministerie toegekend zijn. De administratieve groep moet in de school ingericht worden. Anders gezegd: het moet een administratieve groep zijn die vermeld is op het document structuur dat in het begin van het schooljaar naar de school wordt gestuurd. Scholen krijgen dan de mogelijkheid om de lijst aan te vullen met administratieve groepen die ze mogen inrichten, maar die het schooljaar ervoor niet 24

25 werden ingericht (heropstartingen). Indien dit niet gebeurt, wordt de administratieve groep niet opengezet voor die school. Vooraleer het schooljaar start zijn de controles op het inschrijven in administratieve groepen vrij soepel. Het kan immers zijn dat er een aanvraag voor een nieuwe administratieve groep lopende is en dat die nog niet is toegevoegd in de databank van AGODI. Nadien worden de controles strenger en wordt er gekeken of de administratieve groep effectief wordt ingericht in de vestigingsplaats. Financierbaarheid Toegelaten waarden: - "01" vrije leerling - "02" regelmatig financierbare leerling - "03" regelmatig niet-financierbare leerling Voor de meeste leerlingen wordt code 02 gebruikt. Dit zijn de leerlingen die op de teldag meetellen voor de omkadering en toelagen voor de school. Daarnaast wordt code 01 (vrije leerling) gebruikt voor leerlingen die niet voldoen aan alle toelatingsvoorwaarden en die al dan niet regelmatig aanwezig zijn. Deze leerlingen kunnen op het einde van het jaar dus ook geen studiebekrachtiging krijgen. Code 03 (regelmatig niet-financierbare leerling) wordt gebruikt voor leerlingen die ingeschreven zijn in een administratieve groep die voor de school in kwestie niet gefinancierd of gesubsidieerd wordt. Deze leerlingen kunnen op het einde van het jaar wel een studiebekrachtiging krijgen. Sportstatuut Aanwezigheid (A of B) is verplicht voor leerlingen met een topsportstatuut. Dit is mogelijk in alle studierichtingen, dus niet enkel in richtingen waarin Topsport in de benaming voorkomt (bijvoorbeeld 2 e lj 1 e graad met basisoptie Topsport, Wetenschappen-topsport ASO, Moderne talen-topsport ASO, ). Soort sport Dit veld moet ingevuld worden als het veld sportstatuut is ingevuld. Individueel aangepast curriculum 25

26 Standaard staat dit op Neen, maar voor leerlingen met een verslag BuSO die les volgen in het gewoon onderwijs en het normale curriculum niet volgen moet dit veld op Ja gezet worden. Dit gaat dus over leerlingen die normaal gezien op het einde van het schooljaar geen gewone studiebekrachtiging krijgen, maar een attest van verworven bekwaamheden (voltijds so) of competenties (dbso). Opgelet, dit gaat niet over alle leerlingen met een (gemotiveerd) verslag die les volgen in het gewoon onderwijs en begeleid worden door het buitengewoon onderwijs. Als de leerling wel het gewone curriculum volgt, moet dit veld op Neen blijven staan. Dit veld is dus niet gericht op leerlingen die les volgen in het buitengewoon onderwijs. BuSOscholen mogen dit veld dus nooit op Ja zetten. Spreiding lesprogramma Dit moet ingevuld worden indien de leerling één leerjaar spreidt over 2 schooljaren of een graad spreidt over 3 schooljaren. Dit is toegelaten in twee gevallen. De klassenraad kan dit toestaan om medische redenen. Voor deze leerlingen moet er in dit veld een M worden ingevuld. Het is ook toegestaan om voor individuele leerlingen binnen HBO of Se-n-Se de opleiding te spreiden over een langere studieduur. Voor deze leerlingen wordt er in dit veld een D ingevuld. Voor alle andere leerlingen moet er een spatie staan, wat ook standaard in de softwarepakketten voorzien is. Dit veld heeft ook invloed op de berekening van omkadering en toelagen. Leerlingen die hun programma in HBO of Se-n-Se spreiden over een langere studieduur (niet om medische redenen) tellen op de teldata die buiten de gebruikelijke studieduur vallen niet mee. Het is dus belangrijk om dit veld correct te gebruiken. OKAN in DBSO Dit veld staat ook standaard op Neen. Het moet enkel op Ja gezet worden voor leerlingen die les volgen in het deeltijds onderwijs en daar in aanmerking komen als OKAN-leerling. Voor het voltijds onderwijs is OKAN een aparte administratieve groep en moet dit veld dus niet op Ja gezet worden om deze leerlingen op te sporen. Type buitengewoon onderwijs en verblijfsregeling Dit zijn velden die enkel in het buitengewoon onderwijs moeten worden ingevuld. 26

27 Informatie vorige inschrijving Hiermee kan aangeduid worden wat de vorige inschrijving van de leerling was. Dit betekent - Bij een leerling die ingeschreven is vanaf het begin van het schooljaar : de situatie van vorig schooljaar. - Bij een leerling die wordt ingeschreven na de eerst schooldag van het schooljaar : de situatie van het begin van het schooljaar. AGODI vraagt niet op in welke school of administratieve groep de leerling gezeten heeft, noch welk attest hij daar gehaald heeft. Deze informatie wordt opgehaald uit de eigen databank, die gebaseerd is op geverifieerde zendingen uit het verleden. Het is voor AGODI dus niet meer nodig deze gegevens in te voeren in de databank van de school. In het verleden werd er immers vaak gewacht tot het papieren dossier van de vorige school kwam, om dan de juiste gegevens te kunnen invullen en aan AGODI door te sturen. Toegelaten waarden: - Normaal ingeschreven - Onbekend - Niet ingeschreven - Ingeschreven in het basisonderwijs van de Franstalige gemeenschap - Ingeschreven in het secundair onderwijs van de Franstalige gemeenschap Aanleiding tot en situatie na vroege uitschrijving Dit veld moet uiteraard enkel ingevuld worden bij een vroege uitschrijving. Het is ook een belangrijk veld in het kader van de leerplichtcontrole. Als er in dit veld vermeld staat dat de leerling naar een andere school gaat en AGODI ontvangt geen melding van late inschrijving van een andere school, gaat er een brief naar de uitschrijvende school om te vragen naar welke school de leerling van plan was te gaan. De vermoedelijk inschrijvende school wordt gecontacteerd om te horen wat er aan de hand is. Het kan zijn dat de leerling zich toch niet is komen inschrijven, of dat de registratie in Discimus niet verwerkt is. Een andere reden kan zijn dat de inschrijvende school het rijksregisternummer niet heeft gebruikt. In dat geval kan de inschrijving niet aan de loopbaan van de leerling gehangen worden. Hieruit blijkt nog eens het belang van het correct gebruik van het identificatienummer. Als er bij de situatie na vroege uitschrijving andere of geen info wordt ingevuld en we 27

28 ontvangen geen inschrijving, worden uitschrijvende school nog eenmaal aangeschreven vooraleer er een brief naar de ouders wordt verstuurd om hen te wijzen op de wet op de leerplicht. Ook is het mogelijk om aan te geven dat de leerling overleden is. Uiteraard worden de ouders dan niet aangeschreven. Het is dus wel degelijk van belang om de juiste situatie na vroege uitschrijving in te vullen en om late inschrijvingen tijdig te registreren. Thuisloos en trekkende bevolking Deze moeten enkel ingevuld worden voor hoofdstructuren 311 en 312, dus voor het gewoon secundair onderwijs. In het buitengewoon onderwijs mogen deze velden niet ingevuld worden. Afwijking toelatingsvoorwaarden AN Dit moet enkel ingevuld worden voor leerlingen die les volgen in de Onthaalklas voor anderstalige nieuwkomers en in het deeltijds onderwijs. Wanneer een leerling in OKAN niet voldoet aan bepaalde toelatingsvoorwaarden maar de klassenraad wel een beslissing neemt om daarvan af te wijken (bijvoorbeeld leeftijdsvoorwaarden) dan moet het veld op J(a) staan. Ook wanneer de klassenraad in een Centrum Deeltijds Onderwijs een afwijking op de toelatingsvoorwaarden voor onthaalonderwijs toestaat moet dit veld op J(a) staan FOUTMELDINGEN Bij het invullen van al die gegevens kan er altijd iets mislopen waardoor de registratie van een leerling niet tot in Discimus geraakt. Er zal dan een foutmelding komen vanuit Discimus met een omschrijving van de fout. Het is van belang deze foutmeldingen op te volgen zodat alle gegevens van de leerlingen correct verwerkt worden. Sommige schoolsoftwarepakketten zullen deze foutmeldingen automatisch laten zien, in andere pakketten kan het zijn dat de foutmeldingen opgeroepen moeten worden. Mogelijke fouten zijn : - Een nieuw stamnummer gebruiken voor een oud-leerling 28

29 - Een verplicht veld niet invullen - Te weinig taalvakken doorgeven voor leerlingen die in een richting zitten waar een minimum aantal vreemd taalvakken moet gegeven worden - Als de foutmelding toch onduidelijk zou zijn kan u altijd contact opnemen met uw verificateur RAPPORT OVERZICHT INGESCHREVEN LEERLINGEN Om de school een beeld te kunnen geven van welke gegevens ze nu juist in Discimus heeft geregistreerd kan er een rapport worden gepubliceerd in Mijn Onderwijs met het overzicht van de ingeschreven leerlingen en nuttige bijkomende informatie. Waar? Op de website van Mijn Onderwijs. De directie heeft hier toegang toe en kan andere mensen hier ook rechten voor geven. (zie verder in deze cursus) Inhoud : - Teldatum - Verificatietoestand - Aantal ingeschreven leerlingen per financierbaarheidscode - Aantal financierbare leerlingen per administratieve groep en per levensbeschouwing - Overzicht van de dubbele inschrijvingen - Aantal leerlingen waarvoor AGODI nog geen leerlingenkenmerken ontvangen heeft - Overzicht van de ingeschreven leerlingen per administratieve groep met achter elke leerling de financierbaarheidscode en eventueel de aanduiding dat er voor de leerling nog geen leerlingenkenmerken beschikbaar zijn 29

30 Wanneer - Begin september : op initiatief van AGODI wordt er een eerste overzicht gepubliceerd met de vraag om het rapport na te kijken en eventuele ontbrekende of foutieve registraties recht te zetten. Dit dient onder andere om de onderwijskoepels en het Gemeenschapsonderwijs een correct beeld te kunnen geven van het aantal ingeschreven leerlingen - Op eender welk tijdstip tijdens het schooljaar : op initiatief van de verificateur kan er een rapport gepubliceerd worden met de vraag dit na te kijken ter voorbereiding van de verificatie. Ook na het afronden van de verificatie zal de verificateur een rapport publiceren. - Ten slotte kan de school zelf op eender welk moment tijdens het schooljaar het rapport opvragen via de website Mijn Onderwijs RAADPLEEG SCHOOLLOOPBAAN Discimus geeft ook informatie weer over een deel van de schoolloopbaan van de leerlingen die zich inschrijven in de school. Zo kan je nadat de leerling is ingeschreven nagaan waar de leerling vroeger in het lopende schooljaar en in het voorgaande schooljaar was ingeschreven. Je 30

31 krijgt ook terug in welke studierichting dat was, in welk type buitengewoon onderwijs (als dat van toepassing is) en of de leerling daar een regelmatige leerling was. Met andere woorden: of deze daar voldeed aan de toelatingsvoorwaarden. Dit kan helpen bij het beoordelen of de leerling in de nieuwe inschrijving voldoet aan de toelatingsvoorwaarden. De gegevens van de vorige school, krijg je met het oog op het opvragen van het leerlingendossier. Na het schoolverlaten, kan je ook raadplegen wat de volgende school is. Dit is opnieuw om het doorgeven van het leerlingendossier mogelijk te maken STUDIEBEWIJZEN Vanaf het schooljaar gebeurt de uitwisseling van de uitgereikte studiebewijzen met Discimus en niet meer met WebEdison. Scholen moeten niet meer gegevens invoeren in het schoolsoftwarepakket dan vroeger maar er worden wel meer van die gegevens uitgewisseld met AGODI. Deze gegevens worden niet alleen gebruikt om het studieverloop van de leerling in kaart te brengen maar worden ook geregistreerd in de leer- en ervaringsdatabank. Een leerling kan in deze databank raadplegen welke studiebewijzen voor hem/haar werden geregistreerd en ook de VDAB kan deze databank raadplegen. Verder worden deze gegevens gebruikt voor de verificatie van toelatingsvoorwaarden zodat er minder dossiers moeten nagekeken worden in de school zelf. Tenslotte kunnen scholen voor leerlingen die bij hen zijn ingeschreven de behaalde studiebewijzen (enkel diegene geregistreerd in Discimus) raadplegen. Concreet wordt er een webservice aangeroepen door het softwarepakket wanneer er studiebewijzen worden uitgereikt aan een leerling. Hierin staan alle studiebewijzen die dat schooljaar aan de leerling werden uitgereikt. Bij een wijziging (bv. na betwisting of uitgestelde beslissing) wordt een nieuwe webservice aangeroepen met hierin de nieuwe studiebewijzen. Die zal de eerder geregistreerde studiebewijzen voor die leerling overschrijven. Welke gegevens worden hier uitgewisseld met DISCIMUS : - Administratieve groep waar het studiebewijs behaald werd - Uitreikingsdatum van het studiebewijs - Welk soort studiebewijs (oriënteringsattest A/B/C, getuigschrift, diploma, certificaat, ) - Uitgestelde beslissing of niet - Bij oriënteringsattest B : clausulering 31

32 - In HBO Verpleegkunde : instellingsnummer gezamenlijk diploma Wanneer worden deze gegevens uitgewisseld : De meeste studiebewijzen worden uitgereikt op 30 juni, maar soms kan dat ook tijdens het schooljaar zoals in het deeltijds onderwijs, OKAN,. Daarom is het is mogelijk op eender welk moment tijdens het schooljaar studiebewijzen te registreren, maar ten vroegste 10 dagen vóór de uitreikingsdatum. Uitgereikte studiebewijzen moeten geregistreerd worden zo snel mogelijk nadat de resultaten bekend zijn en uiterlijk binnen de week FOUTMELDINGEN BIJ STUDIEBEWIJZEN Ook bij het registreren van studiebewijzen kunnen fouten gemaakt waardoor de studiebewijzen van sommige leerlingen niet geregistreerd geraken in Discimus. Daarom is het van belang die foutmeldingen op te volgen. Voorbeelden van fouten zijn : - een oriënteringsattest A of B registreren in een 2e lj van een 2e graad maar geen getuigschrift van de 2e graad - een oriënteringsattest B uitreiken in een 1e lj 3e graad ASO -... De reden van de fout staat omschreven in de foutmelding. Als deze toch niet duidelijk zou zijn mag u gerust contact opnemen met uw verificateur. 32

33 RAPPORT OVERZICHT UITGEREIKTE STUDIEBEWIJZEN Om de school een beeld te kunnen geven van welke studiebewijzen ze nu juist in Discimus heeft geregistreerd kan er een rapport worden gepubliceerd in Mijn Onderwijs met het overzicht van de uitgereikte studiebewijzen per leerling en nuttige bijkomende informatie. Waar Op de website van Mijn Onderwijs. De directie heeft hier toegang toe en kan andere mensen hier ook rechten voor geven. Inhoud Voor het voltijds secundair onderwijs : - Overzicht van de leerlingen die op 30 juni waren ingeschreven en waarvoor geen studiebewijs (dus ook geen uitgestelde beslissing) werd geregistreerd. - Overzicht van de leerlingen met een uitgestelde beslissing (nog geen definitief studiebewijs gekend) - Aantal uitgereikte studiebewijzen per administratieve groep - Overzicht van de uitgereikte studiebewijzen per leerling en per administratieve groep met vermelding van de uitreikingsdatum Voor het deeltijds secundair onderwijs : - Aantal uitgereikte studiebewijzen in het algemeen vormend gedeelte - Aantal uitgereikte studiebewijzen in het beroepsgericht gedeelte per administratieve groep - Alfabetisch overzicht van de uitgereikte studiebewijzen per leerling met vermelding van de uitreikingsdatum, de opleiding en de administratieve groepsnummer 33

34 Wanneer - Op eender welk tijdstip tijdens het schooljaar : op initiatief van de verificateur kan er een rapport gepubliceerd worden met de vraag dit na te kijken. - Tenslotte kan de school zelf op eender welk moment tijdens het schooljaar het rapport opvragen via de website Mijn Onderwijs CONTROLE TOELATINGSVOORWAARDEN Er is vanaf de mogelijkheid voorzien om op te vragen of de leerlingen die in je school zijn ingeschreven voldoen aan de toelatingsvoorwaarden. Deze worden gecontroleerd op basis van de in Discimus aanwezige studiebewijzen. Er zijn vier mogelijke antwoorden: - Voldoet - Voldoet mits (klassenraad, medisch attest, ) - Voldoet niet - Onvoldoende info Bij het antwoord voldoet niet, moet het resultaat kritisch bekeken worden. Het is mogelijk dat de leerling wel voldoet aan de toelatingsvoorwaarden, maar dat de automatische controle dit niet kan opsporen. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren bij: - Studies in het buitenland - Studiebewijs behaald bij de Examencommissie 34

35 - Studiebewijs foutief/niet geregistreerd in Discimus - Leerling heeft gunstig studiebewijs van vóór Het doel van deze controle is natuurlijk dat leerlingen die effectief niet voldoen aan de toelatingsvoorwaarden (bijvoorbeeld doordat ze ingeschreven zijn in een richting waar ze voor geclausuleerd zijn) veel vroeger opgespoord worden. Hoe sneller het duidelijk is dat een leerling geen regelmatige leerling kan zijn in de studierichting waarin hij ingeschreven is, hoe beter dit is. Daarom vraagt AGODI aan de scholen om de leerlingen in de categorie voldoet niet zeker grondig te bekijken! De controle van de toelatingsvoorwaarden is op dit moment nog niet voor alle administratieve groepen voorzien. Voorlopig is dit enkel voor het gewoon voltijds secundair onderwijs en voor BuSO OV 4, enkel voor de eerste 6 leerjaren. (1 e en 2 e leerjaar van de 1 e, 2 e en 3 e graad). Dus ook niet voor OKAN of HBO. In de loop van het schooljaar wordt het ook mogelijk om op te vragen of een leerling zou voldoen aan de toelatingsvoorwaarden als die leerling op een bepaalde datum in een bepaalde administratieve groep zou starten. Dit kan dan opgevraagd worden zonder dat de leerling al effectief wordt ingeschreven in deze administratieve groep. In het algemeen geldt dat je de controle kan aanroepen voor leerlingen die tijdens het lopende schooljaar of tijdens het voorgaande schooljaar waren ingeschreven CONTROLE OVERGANGSVOORWAARDEN Soms zijn er bijkomende voorwaarden als een leerling in de loop van het schooljaar wil veranderen van studierichting, onderwijsvorm, Discimus geeft aan wanneer er een klassenraadsbeslissing nodig is. Dit is enkel bij overgang binnen hetzelfde leerjaar. De controle op deze overgangsvoorwaarden gebeurt gelijktijdig met de controle op de toelatingsvoorwaarden en wordt via dezelfde webservice teruggegeven MELDING TUCHT Scholen moeten in Discimus registreren als een leerling definitief uitgesloten wordt uit de school. Ook als dit gebeurt op het einde van het schooljaar, met oog op het volgende schooljaar dus. Er kan een definitieve uitsluiting zijn zonder dat er een T-code staat in het afwezigheidsregister. 35

36 Daarom is enkel de afwezighedenregistratie niet voldoende om te beoordelen hoeveel leerlingen er in het secundair onderwijs worden definitief uitgesloten. De enige gegevens die AGODI opvraagt, zijn de identificatiegegevens van de leerling en de ingangsdatum van de definitieve uitsluiting KOPPELING MET SOFTWAREPAKKET Het schooladministratiepakket waar u als school mee werkt, kan heel wat wijzigingen aanbrengen over uw leerlingen. De school geeft als het ware een soort volmacht dat dit bepaald pakket gegevens mag registreren. Daarom moet AGODI steeds op de hoogte zijn welke gegevens de school wil registreren met welk pakket. Dit kan verschillen per soort gegeven. Er zijn op dit moment 5 verschillende diensten: - Persoon en inschrijving - Leerlingenkenmerken - Aanwezigheden - Studiebewijzen - Tuchtmeldingen Een pakket dat schrijfrechten heeft voor de ene dienst, kan wel alles lezen vanuit de andere diensten. Zo kan het pakket waarmee u afwezigheden registreert, wel alle inschrijvingen importeren vanuit Discimus. Dit pakket kan enkel wijzigingen aanbrengen aan die inschrijvingen als u effectief ook schrijfrechten heeft toegekend voor de dienst persoon en inschrijving. Het is ook mogelijk om een pakket enkel leesrechten te geven, maar voor geen enkele dienst schrijfrechten. Als u wijzigt van pakket, moet u dit melden via het mailadres ondersteuning.secundaironderwijs@vlaanderen.be. Als u dit niet doet, zal u een foutmelding krijgen: Geen goedkeuring voor dit schooladministratiepakket om dit soort gegevens te registreren voor deze school. 36

37 Hoofdstuk: WebEdison 4. WEBEDISON 4.1. ALGEMENE BEGRIPPEN WEBEDISON INLEIDING In WebEdison wordt er een tekstbestand verstuurd naar AGODI. Dit tekstbestand kan er bijvoorbeeld als volgt uitzien: Hier zit uiteraard structuur in. Bijvoorbeeld de lijn valt uiteen in NTC4 37

38 Hoofdstuk: WebEdison Dit tekstbestand wordt aangemaakt door het softwarepakket en verstuurd naar de server van WebEdison. AGODI moet ook hier (zoals bij Discimus) weten welk pakket de school hiervoor wil gebruiken. De volgende nacht worden de zendingen inhoudelijk verwerkt TERUGZENDINGEN Terugzendingen zijn zendingen die niet door de school zelf worden aangemaakt, maar ze zijn meestal wel het gevolg van een zending van de school. Op elke WebEdison-zending die een school stuurt, volgt een terugzending door AGODI. Het is belangrijk om deze goed te bekijken! Wanneer een school een zending doorstuurt, kan er onmiddellijk nagekeken worden of de zending goed ontvangen werd en er gebeurt meteen een eerste controle van de structuur. De dag volgend op de zending krijgt u een foutenrapport en, afhankelijk van het soort zending, een inhoudelijk rapport. Er bestaan 3 mogelijke soorten foutenrapporten: De zending werd goed verwerkt: bevestiging dat de zending structureel in orde is. Soms wordt er daarbij ook een informatieve boodschap meegegeven ivm leerlingenkenmerken, hier komen we later op terug. De zending werd goed verwerkt met waarschuwende fouten: bevestiging dat de zending 38

39 Hoofdstuk: WebEdison structureel in orde is. Inhoudelijk zijn er echter verschillen tussen de informatie die in de zending wordt doorgestuurd en de informatie die in de databanken van AGODI zit, bijvoorbeeld als er een andere schrijfwijze van een familienaam werd opgegeven dan in de databank van AGODI voorkomt. Het is belangrijk deze waarschuwingen te bekijken, ze kunnen immers belangrijke informatie geven om problemen in de toekomst te vermijden. De zending is niet verwerkt als gevolg van fatale fouten. In dit geval werd de zending niet verwerkt omdat er structurele fouten zaten in de zending. Deze moeten eerst door de school verbeterd worden, en na de verbetering moet er altijd een nieuwe zending volgen. Bij vragen over foutmeldingen kan u steeds uw verificateur of dossierbeheerder contacteren. Op het einde van deze cursus geven we een aantal links naar nuttige websites. Op de site van AGODI kan u voor uw instelling steeds raadplegen wie de verificateur en wie de dossierbeheerder is OVERSCHRIJVEN VAN ZENDINGEN Binnen WebEdison wordt er in het algemeen het principe gehanteerd dat een nieuwe zending de vorige overschrijft. Dit heeft natuurlijk verschillende consequenties bij de verschillende soorten zendingen die er moeten gebeuren aan AGODI. Maar met dat principe in het achterhoofd kunnen er al heel wat fouten vermeden worden. Als je bijvoorbeeld in een zending stages een leerling niet hebt opgenomen, is het onmogelijk om een aanvullende zending te doen met die ene leerling. Alle leerlingen die in de vorige zending waren opgenomen worden anders geschrapt. De volledige zending zal dus opnieuw moeten gebeuren LEERLINGENZENDINGEN VIA WEBEDISON Hieronder geven we een overzicht van de leerlingenzendingen die aan AGODI moeten gebeuren in de loop van het schooljaar ONDERWIJS AAN HUIS Het doel van de zending? Deze zending is nodig om het aantal uren onderwijs aan huis waarop een school recht heeft, te 39

40 Hoofdstuk: WebEdison kunnen bepalen. Wanneer gebeurt de zending? Bij de eerste melding van onderwijs aan huis voor een rechthebbende leerling (zie ook omzendbrief SO/2005/05) en ten laatste op de eerste lesdag van de periode van onderwijs aan huis. Bij verlenging van de periode van onderwijs aan huis: ten laatste op de eerste lesdag van de verlenging. Bij herval binnen de 3 maanden na de vorige periode: ten laatste op de eerste lesdag van de nieuwe periode. Als er een correctie moet gebeuren van een doorgegeven situatie, moet in gedachte gehouden worden dat een nieuwe zending voor dezelfde leerling met dezelfde begindatum de vorige overschrijft. Dit principe heeft volgende concrete gevolgen: Als er verkeerde gegevens werden doorgezonden, uitgezonderd de begin- en einddatum: nieuwe zending, met dezelfde begin- en einddatum. Als een leerling wordt uitgeschreven vóór het einde van de periode: nieuwe zending met dezelfde begindatum, maar met een andere einddatum. Als de periode vroegtijdig eindigt, dus vóór de al eerder ingezonden einddatum: nieuwe zending met dezelfde begindatum, maar met een andere einddatum. Als er in de loop van de initieel gemelde periode een wijziging is van het aantal uren onderwijs aan huis, de soort onderwijs aan huis, de verblijfplaats of de administratieve groep: nieuwe zending met oorspronkelijke begindatum en als einddatum het einde van de eerste periode zending voor de tweede periode met de nieuwe toestand Welke gegevens stuurt de school door? De zending van onderwijs aan huis bestaat uit een identificatierecord van de leerling en een record onderwijs aan huis, waarin de specificaties van het onderwijs aan huis zijn opgenomen: de begin- en einddatum, het soort onderwijs aan huis, het aantal uren, het adres waar het onderwijs 40

41 Hoofdstuk: WebEdison aan huis gegeven wordt en de afstand tot de school STAGES Het doel van de zending? Deze zending is noodzakelijk om de correcte informatie over de leerlingenstages en het arbeidsgeneeskundig onderzoek in het voltijds gewoon en buitengewoon secundair onderwijs te verkrijgen. Deze gegevens zijn een belangrijke bron van beleidsinformatie. Meer informatie over stages in het voltijds gewoon secundair onderwijs is te vinden in omzendbrief SO/2002/09, voor het buitengewoon secundair onderwijs is dit omzendbrief SO/2002/11(BuSO). Wanneer gebeurt de zending? De zending moet tussen 15 mei en 31 augustus verstuurd worden en bevat alle in de loop van het schooljaar gevolgde stages. Welke scholen doen een zending? Alle voltijdse scholen (KSO-, TSO-, BSO-scholen en de BUSO-scholen) waarvan de leerlingen in de loop van het schooljaar een stage hebben gelopen doen deze zending. Het betreft voor het gewoon voltijds secundair onderwijs, de leerlingen van: - De 2 e graad KSO, TSO of BSO; hoewel leerlingen van het ASO ook stage kunnen volgen, moeten deze NIET worden ingestuurd; - de 3 e graad KSO, TSO of BSO; hoewel leerlingen van het ASO ook stage kunnen volgen, moeten deze NIET worden ingestuurd; - het modulair onderwijs; - de 4 e graad BSO; - HBO Verpleegkunde; - Se-n-Se TSO en KSO Voor het buitengewoon secundair onderwijs, de leerlingen van: - OV1: Opgelet! Enkel de stages met een productief karakter moeten worden meegedeeld. Sociaal-maatschappelijke trainingen met een niet-productief karakter moeten niet worden meegedeeld in de zending stages. - OV2: leerlingen uit de tweede fase; - OV3: leerlingen uit de kwalificatiefase (4 e en 5 e leerjaar en modulair onderwijs); 41

42 Hoofdstuk: WebEdison - OV4: leerlingen van de 3 e graad KSO, TSO of BSO. Welke gegevens stuurt de school door? Per leerling die een stage heeft gevolgd in de loop van het schooljaar wordt één identificatierecord met een aantal persoonsgegevens; en een of meer stagerecords doorgestuurd. De stagerecords bevatten gegevens over de stagegever, de sector, het contract, de periode van de stage, het arbeidsgeneeskundig onderzoek en dergelijke. Om de stagesector te kunnen bepalen, moet voor de stageplaats minstens één van de volgende codes worden ingevuld (in volgorde van belangrijkheid): paritair comité-nummer, RSZwerkgeverskengetal of NACE-code FOUTENRAPPORTEN CONTROLES OP HET IDENTIFICATIERECORD Op de doorgestuurde identificatiegegevens worden allerlei controles uitgevoerd. Deze kunnen leiden tot fatale fouten en waarschuwende fouten in WebEdison. Het overgrote deel van alle fatale en waarschuwende fouten gaat over het identificatierecord en daarom gaan we er ook wat dieper op in. De gegevens in de identificatierecord komen overeen met de identificatiegegevens die doorgegeven worden in de geregistreerd persoon in DISCIMUS. Wat leidt er tot fatale fouten? Ander rijksregisternummer bij een stamnummer gebruiken dan in de databank van AGODI gekoppeld is aan dit stamnummer. Dit kan gebeuren als een school een stamnummer hergebruikt voor een andere leerling. Stamnummers mogen dus maar 1 keer toegekend worden. Eens een leerling een keer in een elektronische zending naar AGODI is doorgestuurd, blijft die leerling onlosmakelijk verbonden met dat stamnummer in een bepaalde school. Een nieuw stamnummer wordt toegekend aan een identificatienummer waarvoor er in die school al een ander stamnummer is toegekend. 42

43 Hoofdstuk: WebEdison Dit gebeurt soms als een leerling bijvoorbeeld drie jaar geleden al een weekje was ingeschreven in de school. Wanneer de leerling zich opnieuw komt inschrijven, wordt er soms een nieuw stamnummer aan de leerling toegekend, bijvoorbeeld omdat de schrijfwijze van de naam gewijzigd is. Als deze wordt doorgestuurd samen met zijn identificatienummer, leidt dit tot een foutmelding, aangezien de leerling met dat identificatienummer gelinkt wordt aan een ander stamnummer. Bij leerlingen zonder identificatienummer worden er ook fatale fouten gegenereerd bij een andere familienaam, voornaam, geboortedatum of geslacht. Dit gebeurt bij leerlingen, dikwijls afkomstig uit het buitenland, die in eerste instantie geen identificatiebewijs voorleggen. Er gebeurt dan registratie via Discimus met de gegevens van de leerling zoals ze door de ouders worden opgegeven. Als er nadien, na het voorleggen van een officieel identificatiebewijs, blijkt dat de schrijfwijze van de naam verkeerd is, worden deze gegevens meestal gewijzigd in de databank van de school. Bij een nieuwe zending zal dit leiden tot een fatale fout. Bij het wijzigen van de (schrijfwijze van) de naam, de geboortedatum of het geslacht in de databank van de school, moet de verificateur verwittigd worden. Zij kunnen dan in de databank van AGODI dezelfde wijziging doorvoeren (na het voorleggen van een identiteitsbewijs). Op deze manier worden foutmeldingen vermeden. Behalve nationaliteitscodes en landcodes zorgen ook foutieve postcodes voor fatale fouten (meestal Nederlandse postcodes, geregistreerd zonder letters achter de cijfers, of zonder spatie tussen cijfers en letters. Als u de foutmelding nummering binnen het bericht niet opeenvolgend krijgt, kan u best de zending gewoon nog eens opnieuw versturen. Meestal is het probleem dan opgelost. Als het probleem zich blijft voordoen, neemt u best contact op met uw softwareleverancier. De foutmelding geslacht niet wijzigbaar voor deze leerling duidt erop dat de leerling eerder met een ander geslacht werd geregistreerd. Daarom is het van belang dat u uw verificateur ervan op de hoogte brengt dat u de fout in uw eigen databank hebt rechtgezet. Zij wijzigen het geslacht dan in de databank van AGODI en verdere zendingen kunnen dan zonder deze fatale fout verwerkt worden. De foutmelding geboortedatum niet wijzigbaar voor deze leerling heeft meestal dezelfde oorzaak als bij geslacht niet wijzigbaar. Soms doet deze fout zich ook voor bij 43

44 Hoofdstuk: WebEdison leerlingen die een rijksregisternummer hebben waarvan de dag en de maand 00 zijn. Wat leidt tot waarschuwende fouten? Een leerling doorsturen met een identificatienummer, maar met een andere schrijfwijze van familienaam of voornaam dan in de databank van AGODI. De identificatiegegevens van leerlingen met een rijksregisternummer worden geüpdatet vanuit het rijksregister in de databank van AGODI. Bij een waarschuwende fout op de naam is het de bedoeling dat de identiteitskaart van de leerling wordt nagekeken in het leerlingendossier. Als daaruit blijkt dat de naam inderdaad foutief in het schoolsoftwarepakket staat, past u het daar aan. Als er echter dezelfde naam op vermeld is als in uw softwarepakket, neemt u best contact op met uw schoolbeheerteam om samen te achterhalen wat de juiste schrijfwijze van de naam is. Mogelijk is de naam van de leerling recent gewijzigd (bv. na adoptie) en is dit nog niet aangepast in de databank van AGODI. In beide gevallen is een nieuwe zending niet nodig. 44

45 Hoofdstuk: Mijn Onderwijs 5. MIJN ONDERWIJS Zoals ook al vermeld in de inleiding, gaan we in deze cursus verder in op de website Mijn Onderwijs voor directies en administraties. Dit is een beveiligde website waarop het ministerie van onderwijs specifieke informatie kan publiceren voor uw school. Je vindt deze terug via Op deze website log je in met je elektronische identiteitskaart, met je federaal token, of met een app op je smartphone. Dit is via de algemene inlogprocedure zoals gebruikt door de (Vlaamse) Overheid. Je moet hiervoor natuurlijk de juiste rechten hebben. Deze worden toegekend door je directie of door de lokale beheerder. Dit is ook de persoon die vroeger de rechten beheerde voor WebEdison. Na het inloggen, kom je hier terecht: 45

46 Hoofdstuk: Mijn Onderwijs Via de knop Mijn profiel kan je kijken welke rechten jij allemaal hebt en je kan nagaan (via het vraagtekentje) wie je lokale beheerders zijn. Er zijn verschillende thema s binnen Mijn Onderwijs, wat het mogelijk maakt om de juiste mensen toegang te geven tot de juiste documenten. Zo is het niet nodig om alle medewerkers van het leerlingensecretariaat ook toegang te geven tot documenten over de personeelsleden of omgekeerd. De directeur of lokale beheerder kan dit op maat instellen. Ook via Mijn profiel kan je je mailadres ingeven en aangeven of je een attendering in je mailbox wil ontvangen wanneer er een nieuw document voor jou wordt gepubliceerd. De thema s in Mijn Onderwijs zijn: Doorlichting Leerlingen Omkadering en toelagen Personeel Salarisoverzichten Statistieken en Dataloep Structuur en organisatie Verificatie Telkens zijn er twee versies: openbaar en vertrouwelijk. Telkens wanneer een document ook namen van leerlingen bevat, zal het in de categorie vertrouwelijk komen. Het is dus belangrijk dat je als leerlingensecretariaat niet enkel de openbare rechten krijgt. Je vindt meer informatie over welke documenten onder welk thema vallen bij: Als je doorklikt op de tegel Secundair onderwijs, kom je meer specifiek op pagina s uit voor het 46