Discimus en leerlingenzendingen

Transcriptie

1 Discimus en leerlingenzendingen Opleiding schoolsecretariaten Programma 1. Algemene informatie 2. Leerlingenzendingen 1. Reglementering 2. Internen 3. Concurrentieel vervoer 3. Discimus 1. Inleiding Leerlingenkenmerken 4. Studiebewijzen 5. Schooladministratiepakket 6. Aandachtspunten 4. Achter de schermen 5. Contactgegevens 2 1

2 Algemene informatie 3 Algemene informatie Geen praktische demonstratie van de werking van uw schooladministratiepakket Alles wat voorkomt in deze presentatie moet mogelijk zijn via uw schooladministratiepakket Opleiding op maat, samen met uw pakket, is mogelijk op vraag van uw schoolbestuur of scholengroep 4 2

3 Werkzaamheden AgODi Vastleggen schoolstructuur Berekening omkadering/ werkingsmiddelen Verzamelen leerlingengegevens Verzamelen gegevens personeel Controle leerlingengegevens Betaling wedden Controle aanwending 5 Leerlingenzendingen 6 3

4 OVERZICHT ZENDINGEN Internen Concurrentieel vervoer 5/10/ OVERZICHT ZENDINGEN Internen Concurrentieel vervoer 5/10/

5 WIE? Alle MPI s van het GO! en de scholen voor kinderen van wie de ouders geen vaste verblijfplaats hebben en die rechtstreeks verbonden zijn aan internaten. DOEL? Nodig voor berekening urenpakket internaat WELKE LEERLINGEN? De leerlingen van het gewoon en buitengewoon basisonderwijs en de leerlingen van het gewoon en buitengewoon secundair onderwijs die in het internaat verblijven 9 WANNEER? Eerste schooldag van oktober en februari UITERLIJKE ZENDDATUM? Binnen de 7 werkdagen na teldatum via WebEDISON WEETJE 16 MPI GO s 4 tehuizen 10 5

6 OVERZICHT ZENDINGEN Internen Concurrentieel vervoer 11 WIE? Scholen in Vlaams-Brabant, in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en in een aantal andere gemeenten WAAROM? Financieringswet WELKE LEERLINGEN? Die regelmatig en georganiseerd opgehaald worden vanuit het Waals Gewest 12 6

7 WANNEER? Bezorgen voor 1 maart HOE? Formulier op Mijn Onderwijs WEETJE 865 scholen krijgen dit formulier 13 Reglementering Omzendbrief Zending van leerlingengegevens in het basisonderwijs BaO/2008/03 van 29/08/2008 Overzicht, contactgegevens, info in bijlagen 5/10/

8 Discimus 15 Inleiding 16 8

9 Uitdagingen Verschillende maatschappelijke uitdagingen Capaciteit Dubbele inschrijvingen Steeds grotere vraag naar gegevens Van beleidsmakers Van scholen Nood aan snelle beschikbaarheid gegevens Planlastvermindering Eenvoudige uitwisseling en efficiëntere werking 17 Gebruik van leerlingengegevens door AgODi Berekenen van omkadering en toelagen Leerplichtcontrole & opvolging kleuterparticipatie Uitwisseling van gegevens met verschillende partners: Afdeling School- en Studietoelagen (AHOVOS), CLB s, AGIOn, Kinderbijslagfonds(en), Leer- en Ervaringsdatabank (VDAB, CVO s), Inburgering Cijfergegevens voor beleidsondersteuning Kwaliteit is afhankelijk van de gegevens die bezorgd worden door de scholen 18 9

10 MAGDA 19 Deelnemers Op dit ogenblik Alle kleuter-, lagere en basisscholen voor gewoon en buitengewoon onderwij s Alle scholen voor gewoon en buitengewoon secundair onderwijs Centra voor Deeltijds Onderwijs (CDO s) Syntra Vlaanderen Uitzondering: enkele ziekenhuisscholen Later CLB s, DKO, ziekenhuisscholen 20 10

11 Partners in succes AgODi Databank met toegangspoorten Verstuurt en ontvangt gegevens Softwareleveranciers Aansluiten schooladministratiepakket op toegangspoorten Gebruiksvriendelijke toegang tot databank Schooladministratie Onmiddellijk registreren in schooladministratiepakket 21 Werking Discimus School voert informatie in het schooladministratiepakket in, Informatie die nodig is, vloeit meteen door naar de centrale databank van AgODi Meteen antwoord of de verwerking geslaagd is Vergeet niet om regelmatig naar de foutmeldingen te kijken Mogelijkheid om gegevens uit te wisselen op het moment dat de school het vraagt 22 11

12 Discimus Overzicht over uitgewisselde leerlingengegevens Op Mijn Onderwijs Na verificatie Mogelijkheid om zelf op te vragen via Mijn Onderwijs op eender welk moment Overzicht over uitgewisselde studiebewijzen Op Mijn Onderwijs Mogelijkheid om zelf op te vragen via Mijn Onderwijs Enkel zichtbaar in Mijn onderwijs als je de rechten CONFIDENTIEEL hebt bij thema leerlingen

13 25 Schooladministratiepakket 26 13

14 Meerdere schooladministratiepakketten mogelijk Doorgeven welk pakket wat mag doen via BAO/BKL Algemene gegevens Wijzigingen melden aan helpdesk Discimus, anders foutmelding Geen goedkeuring voor dit schooladministratiepakket om dit soort gegevens te registreren voor deze school. Neem contact op met uw schoolbeheerteam bij AgODi

15 29 Uitwisseling gerealiseerde inschrijvings- en uitschrijvingsgegevens Registratie binnen een week na in-/uitschrijving Ook bij instappers, dus niet wachten met registratie tot de instapdag! Stamnummer automatisch toegekend Niet manueel wijzigen! Geen aanmeldingen of weigeringen Enkel gerealiseerde inschrijvingen 30 15

16 Welke gegevens worden uitgewisseld? 31 Instellingsnummer Stamnummer Identificatienummer Geboortedatum Geslacht Familienaam Eerste voornaam Straat woonplaats Huisnummer Busnummer Postcode woonplaats Land woonplaats Nationaliteit 32 16

17 Identificatienummer (INSZ) Rijksregisternummer yy mm dd xxx xx 3 de laatste cijfer geeft geslacht weer Even = meisje Oneven = jongen Bisnummer Zelfde vorm, maar maand wordt vermeerderd met 20, 40 of Identificatienummer terug te vinden op achterzijde Kids-ID, op ISI+-kaart of de achterzijde van het e-id 34 17

18 Wat als je een leerling zonder identificatienummer doorstuurt AgODi gaat eerst zoeken in eigen databank vervolgens opzoeken in rijksregister Wanneer niet gevonden > pasje wordt opgevraagd naar Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ) u importeert het identificatienummer via uw schooladministratiepakket Probeer steeds aan een identificatienummer te komen om fouten te vermijden, 35 Juiste persoonsgegevens en INSZ-nummer belangrijk voor Leerplichtcontrole Kleuterparticipatie Schooltoelage Koppeling loopbaan Koppeling CLB-gegevens Studiebewijs en koppeling Leer- en Ervaringsdatabank 36 18

19 Alle karakters die toegelaten zijn in de naam en voornaam van een leerling bij het registreren of wijzigen. (\([dd][ee][cc][ll]\s*\.?:?\)\s*)?[\.a-z A-Z ÀÁÂÃÄÅÆ àáâãäåæ Çç Ð ' ÈÉÊË èéêë ÌÍÎÏ ìíîï Ññ ÒÓÔÕÖØ òóôõöø ð ß ÙÚÛÜ ùúûü Ýýÿ Þþ łł - ]*$ (Decl.:) kan in de familienaam mits INSZ-nummer is ingevuld Punten (.) vanaf heden toegestaan in naam en voornaam 37 Veld inschrijvingsdatum Datum van akkoordverklaring met het pedagogisch project en schoolreglement Datum ligt voor of op de begindatum in de school 38 19

20 Bevat specifieke informatie voor een inschrijving in het basisonderwijs Nodig voor een correcte berekening van toelagen en omkadering 39 Instellingsnummer Hoofdstructuur Begindatum Einddatum Vestigingsplaats Financierbaarheid Cursus levensbeschouwing Cursus 2 de taal Taalinitiatie frans Taalinitiatie andere taal Individueel aangepast curriculum Anderstalige nieuwkomer Gewezen anderstalige nieuwkomer Verblijfsregeling Thuisloos Trekkende bevolking Informatie vorige inschrijving Aanleiding vroege uitschrijving Situatie na vroege uitschrijving 40 20

21 Begin- en einddatum Meestal begindatum 01/09 en einddatum 31/08 Bij vroege uitschrijving uit de school: einddatum wijzigen Bij wijziging administratieve groep/klas of vestigingsplaats Einddatum wijzigen naar dag voordien Aanmaak nieuwe inschrijving administratieve groep voor de nieuwe situatie 41 Administratieve groep Soepele controles vooraleer het schooljaar start Nadien strengere controles of de administratieve groep wordt ingericht in de vestigingsplaats Foutmelding: Deze combinatie van administratieve groep, onderwijstaal, vestigingsplaats en type BuO is dit schooljaar niet toegelaten voor deze school. Contacteer uw schoolbeheerteam. Zie BAO Algemene gegevens 42 21

22 Vestigingsplaats Gebruik van Discimus-nummer vestigingsplaats (onveranderlijk over de schooljaren heen) Kan verschillen van Edisonnummer vestigingsplaats (aanpasbaar door de school) Omzetting gebeurt achter de schermen, of eenmalig in te voeren in het schooladministratiepakket 43 Anderstalige nieuwkomers en gewezen anderstalige nieuwkomers Aanduiden in het schooladministratiepakket. Meer informatie zie omzendbrief Onthaalonderwijs Individueel aangepast curriculum Verplicht vanaf schooljaar Enkel gewoon basisonderwijs Alle leerlingen met een verslag BuO die het gewone curriculum niet volgen Geen getuigschrift basisonderwijs mogelijk 44 22

23 Informatie vorige inschrijving Toegelaten waarden 01 Normaal Ingeschreven 02 Ingeschreven in de Franse Gemeenschap Basis onderwijs 03 Onbekend 04 Niet ingeschreven 05 Ingeschreven in de Franse Gemeenschap Secundair onderwijs Andere informatie vorige school wordt niet opgevraagd 45 Aanleiding tot uitschrijving en situatie na vroege uitschrijving Standaardwaarden bij inschrijving X normaal einde schooljaar of module 10 geen informatie Wijzigen bij vroege uitschrijving Nodig voor de leerplichtcontrole 46 23

24 Aanleiding tot uitschrijving : mogelijke waarden X Normaal einde schooljaar of module E Initiatief van leerling of ouders O Overlijden leerling P Langdurige problematische afwezigheid (enkel in uitzonderlijke situaties) S Op advies van school of CLB T Tucht D Ontbinding inschrijving wegens onredelijkheid aanpassingen voor leerling met specifieke onderwijsbehoeften (niet van toepassing in buitengewoon onderwijs) 47 Situatie na uitschrijving : mogelijke waarden 06 Verhuisd naar het buitenland en loopt school in het buitenland 07 Leerling is overleden 09 Andere 10 Geen informatie 12 Wijziging binnen de eigen school of naar andere erkende, gesubsidieerde, gefinancierde Nederlandstalige school 13 Gedomicilieerd in België, maar ingeschreven in een school in het buitenland 14 Overstap naar individueel huisonderwijs 15 Overstap naar het privé-onderwijs 16 Overstap naar het Franstalig onderwijs in België 17 (Tijdelijke) vrijstelling van de leerplicht ingevolge ziekte, handicap 48 24

25 Oefeningen Aansluitend pauze 49 Dubbele inschrijvingen zijn opvraagbaar Enkel zichtbaar wanneer er een overlap is bij inschrijving in administratieve groep Welke leerling, welke periode, welke andere school Huidig of volgend schooljaar Regelgeving staat dit toe, let wel slechts op 1 school financierbaar Alle door de Vlaamse Gemeenschap gefinancierde en gesubsideerde scholen 50 25

26 Foutmeldingen De leerling is te jong of te oud voor deze administratieve groep Meestal verkeerde instapdatum gekozen INSZ-nummer onjuist Geboortedatum niet overeenkomstig met INSZ-nummer Postcode vorm onjuist voor dit land Persoon heeft in WebEDISON-zendingen ander stamnummer binnen deze school: stamnummer = xxxxxxx 51 Foutmeldingen Andere frequente foutmeldingen: Er bestaat al een Geregistreerd Persoon voor deze ID_GRP Er bestaat geen Inschrijving voor deze ID_GRP, ID_INS Contacteer uw schoolsoftwareleverancier 52 26

27 Aan- en afwezigheden 53 Aan- en afwezigheden Uitwisseling van aan- en afwezigheidsgegevens Niet-leerplichtige kleuters Aanwezigheden Leerplichtige kleuters, lager- en secundair onderwijs Afwezigheden Waarom Schooltoelage Kleuterparticipatie Toelatingsvoorwaarden gewoon lager 54 27

28 Aan- en afwezigheden Registratie Elke afwezigheidscode (ook _ ) Wordt doorgestuurd bij invoer of wijziging van code in schooladministratiepakket Wanneer registreren? Binnen een week Later aanvullen of wijzigen is steeds toegestaan 55 Aan- en afwezigheden Raadplegen Als een school overstapt naar een ander schooladministratiepakket, dan kan ze via Discimus de oude afwezigheidsregisters raadplegen Als een leerling overstapt naar een andere school, dan kan de nieuwe school bepaalde informatie over aanen afwezigheid in de oude school krijgen Van de eigen school en van andere scholen, van het huidige schooljaar en voorgaande schooljaar 56 28

29 Aan- en afwezigheden Raadpleeg toelatingsvoorwaarden lager onderwijs Bij overstap tussen kleuterscholen: aanwezigheden van het huidige schooljaar: de som van het aantal aanwezigheden (aanwezig + te laat), Bij inschrijving in het lager onderwijs: aanwezigheden van het voorgaande schooljaar: men krijgt te zien of leerling voldoet aan toelatingsvoorwaarden of dat het onbepaald is, 57 Aan- en afwezigheden Regelmatige aanwezigheid relevant voor recht op schooltoelage Meer informatie over de codes die u moet registreren, vindt u terug in de volgende omzendbrieven Omzendbrief BAO/2002/11 : Afwezigheden van leerlingen in het basisonderwijs. Aantal codes niet meer doorgeven op papier bij schoolverandering of aantal halve dagen aanwezig op einde schooljaar 58 29

30 Aan- en afwezigheden Openstaande afwezigheden _ Niet vergeten om binnen een bepaalde termijn de juiste code in te vullen. 59 Foutmeldingen Basisscholen mogen geen les geven en ook geen aan- of afwezigheden doorsturen op woensdagnamiddag, zaterdag, zondag of vakantiedagen. Indien u een afwijking hierop wilt, neem dan contact op met AgODi Huidige kalenderdatum valt niet binnen het beheervenster voor deze operatie Steeds van 15/08/xx (voor start schooljaar) tot 30/09/xx (volgend op schooljaar) Nadien toestemming vragen aan AgODi om nog door te sturen 60 30

31 Leerlingenkenmerken 61 Leerlingenkenmerken 62 31

32 Leerlingenkenmerken Registratie Bij een nieuw ingevuld formulier Binnen een week Enkel nodig als er nog geen was van een vorige school Let op de geldigheidsdatum! Zoek/Raadpleeg leerlingenkenmerkenformulier Over scholen heen Kan meteen nadat je de leerling geregistreerd hebt via Discimus 63 Leerlingenkenmerken Formulier vergeten te registreren/wijzigen? Huidig schooljaar: geen probleem, je kan steeds doorsturen tot 30/06 van het lopende schooljaar, Voorgaande schooljaar: een geldigheidsdatum kiezen in het voorgaande schooljaar kan niet meer. Je neemt dan als geldigheidsdatum 01/09/xxxx (in het huidige schooljaar) Formulier opvragen = formulier registreren! 64 32

33 Studiebewijzen 65 Sinds schooljaar Geen bijkomende planlast voor de scholen Wordt doorgestuurd vanaf 20/06 van het lopende schooljaar, binnen de 7 dagen na uitreikingsdatum Zichtbaar voor andere scholen en de LED vanaf 01/

34 Getuigschrift basisonderwijs behaald of niet behaald Regelgeving: BaO/98/11 Het uitreiken van het getuigschrift basisonderwijs Overzicht met doorgestuurde studiebewijzen via Mijn Onderwijs 67 Gewoon basisonderwijs Altijd iets sturen: - Leerlingen van het 6 de leerjaar - Leerlingen die volgende schooljaar geen lager onderwijs meer mogen volgen omdat ze te oud zijn Doorsturen indien getuigschrift behaald Leerlingen van andere leerjaren Mogelijk om een getuigschrift te behalen vanaf 8 jaar

35 Buitengewoon basisonderwijs Getuigschrift behalen via handelingsplan Zeker doorsturen indien getuigschrift behaald Alle types 69 Studiebewijzen Raadpleeg studiebewijs Alles van de eigen school Van andere school Kan meteen nadat je de leerling geregistreerd heb via Discimus Leerling met getuigschrift mag enkel mits toestemming van de klassenraad opnieuw lager onderwijs volgen Overzicht doorgestuurde studiebewijzen via Mijn Onderwijs 70 35

36 Foutmeldingen Het beheervenster voor dit schooljaar staat niet open voor deze school Steeds van 01/09/SJ tot 30/09/SJ+1 Nadien toestemming vragen aan AgODi om nog door te sturen foutcode Geen goedkeuring voor dit schooladministratiepakket om dit soort gegevens te registreren voor deze school. Neem contact op met uw schoolbeheerteam bij Agodi. 71 Foutmeldingen Er mag een informatie over het al dan niet behalen van een getuigschrift basisonderwijs worden gestuurd voor leerlingen van jonge leeftijd Pas vanaf 8 jaar mogelijk om een getuigschrift te behalen Vrije leerlingen kunnen geen studiebewijs halen 72 36

37 Veel gestelde vragen Waarom registreren? Uitwisseling LED (Leer- en Ervaringsdatabank) Secundaire scholen raadplegen via discimus Getuigschriften nog afprinten Geen wijziging bestaande regelgeving Afprint bezorgen 73 Aandachtspunten 74 37

38 Discimus basis voor werkzaamheden AgODi Maak gebruik van correcte identificatiegegevens Registreer binnen de week 75 Raadpleeg regelmatig je dubbele inschrijvingen Kijk regelmatig naar je foutmeldingen Openstaande afwezigheden 76 38

39 Reglementering Omzendbrief Discimus - Een toekomstgerichte manier om leerlingengegevens uit te wisselen (NO/2012/01) Overzicht, contactgegevens, info in bijlagen 77 Achter de schermen 78 39

40 De mensen achter de helpdesk 4 teamleden 1 Coördinator 3 Backoffice scholen Schooladministratiepakket Kwaliteitscontroles Ondersteuning verificateurs Verificateur 79 Contactgegevens 80 40

41 Helpdesk Leerlingenzendingen en Discimus Zijn er vragen? 82 41