Opleiding voor schoolsecretariaten

Transcriptie

1 Ministerie van Onderwijs en Vorming Agentschap voor Onderwijsdiensten () Opleiding voor schoolsecretariaten

2 Kernprocessen Inleiding (1) Leerlingen Lestijdenpakket Personeel Leerlingenadministratie en het leerlingendossier Afdeling scholen basisonderwijs en CLB Personeelsadministratie en het personeelsdossier Afdeling personeel basisonderwijs en CLB 2

3 Overzicht programma Verificatie basisonderwijs: Inschrijvingen, inschrijvingsregister, leerlingendatabank, stamboekregister Inschrijvingsdocumenten Toelatingsvoorwaarden en afwijkingen Aanwezigheidsregisters - revalidatie Klasseren en bewaren Teldocument wijziging schoolbevolking (bijlage 5) Onthaalonderwijs Herberekening in het kleuteronderwijs 3

4 Verificatie basisonderwijs Regelgeving: Op Wetwijs Verificatie Omzendbrieven: BaO/2006/04 Controle van de leerlingen in het gewoon basisonderwijs (09/10/2006) BaO/2006/05 Controle van de leerlingen in het buitengewoon basisonderwijs (09/10/2006) 4

5 Inschrijving leerling Inschrijvingen (1) Schriftelijk akkoord van de ouders met pedagogisch project en schoolreglement Inschrijvingsregister(s) = verplicht werkinstrument voor elke bepaalde capaciteit een inschrijvingsregister met chronologisch alle inschrijvingen (evt. per contingent) 3 delen: capaciteitenblad, leerlingenfiche, registerblad 5

6 Inschrijvingen (2) Info: Wetwijs Inschrijvingen leerlingen Regelgeving: Decreet betreffende het inschrijvingsrecht (25/11/11) Inschrijvingen vanaf , grootste impact voor het schooljaar Doel: sociale mix bevorderen, kansen Nederlandstaligen in Brussel beschermen, regelen van aanmeldingsprocedures, 6

7 Info: Omzendbrieven Inschrijvingen (3) BaO/2012/01 - Inschrijvingsrecht en aanmeldingsprocedures in het BaO BaO/2012/03 - Inschrijvingsregister basisonderwijs Model en FAQ in bijlage. Vragen? aanspreekpunt LOP-deskundigen (scholen in LOP-gebied) sara.demeerleer@ond.vlaanderen.be v.vandevelde@ond.vlaanderen.be 7

8 Inschrijvingen (4) Problemen bij inschrijving door co-ouderschap: Beide ouders ouderlijk gezag? Basisidee = beide ouders zijn het eens Eén van de ouders gaat niet akkoord beslissing niet uitvoeren Geen inschrijvingen voor alternerend schoollopen vanaf Omzendbrief NO/2005/01 - Ouderlijk gezag in onderwijsaangelegenheden (14/04/2005) 8

9 Stamboekregister Leerlingendatabank stamboekregister Elektronisch (of manueel) stamboek Uniek stamboeknummer Uitprint bij bezoek verificateur Document overzichtslijst met de leerlingenaantallen 9

10 Inschrijvingsdocumenten Welke? Inschrijvingsregister (oa leerlingenfiche) Identificatiedocument Formulier keuze levensbeschouwelijke vakken Telling leerlingen aan coëfficiënt 1,5 Leerlingenkenmerken Melding van schoolverandering Inschrijvingsverslag buitengewoon basisonderwijs 10

11 Identificatiedocument INSZ-nummer (rijksregisternummer, BIS-nummer) Via officieel bewijsstuk, bij voorkeur SIS-kaart of kids-id Correcte naam, geboortedatum, geslacht Aandacht voor bisnummers en aangevulde rijksregisternummers. Regelmatig ophalen bij Discimus via schooladministratiepakket 11

12 Rijksregister- of bis-nummer Rijksregisternummer Geboortedatum: Geslacht: M (081 = oneven) Controlecijfers Rijksregisternummer Geboortedatum: Geslacht: V (228 = even) Bis-nummer: geboortemaand is met 20 of 40 vermeerderd Geboortedatum: Geslacht: M (oneven) 12

13 Formulier levensbeschouwelijke vakken Omzendbrief GD/2002/05 Onderwijsinspectie over de erkende godsdiensten en de niet-confessionele zedenleer ( ) Verplicht in officiële scholen Ouders bepalen de keuze of vragen vrijstelling Ondertekend én gedateerd 13

14 Leerlingen aan coëff. 1,5 (1) Enkel in het gewoon onderwijs! Verblijven in een erkend Centrum voor Kinderzorg en Gezinsondersteuning (CKG) Verblijven in de tehuizen voor kinderen van wie de ouders geen vaste verblijfplaats hebben het verblijf op zich is hier voldoende als bewijs 14

15 Leerlingen aan coëff. 1,5 (2) Behoren tot de trekkende bevolking (*) Binnenschipper Kermis- en circusexploitanten en artiesten Rom ( ), Manoesj ( ), Voyageurs en andere personen met een nomadische cultuur (*) Bevestiging met officieel document 15

16 Leerlingen aan coëff. 1,5 (3) Geplaatst zijn door jeugdrechter of Comité voor Bijzondere Jeugdzorg (*) Thuisloos zijn = tijdelijk of permanent buiten het eigen gezinsverband opgenomen zijn door een gezin of persoon, een voorziening of een sociale dienst ikv bijzondere jeugdbijstand (*) (*) Bevestiging met officieel document 16

17 Leerlingenkenmerken (1) Voor het gewoon onderwijs: Omzendbrief bao/2005/09 - Personeelsformatie Scholen in het Gewoon Basisonderwijs (29/06/2005) Kenmerken via Discimus: Thuistaal van de leerling Opleidingsniveau van de moeder Thuisloos Trekkende bevolking Modelformulier verklaring op eer: Bijlage bij omzendbrief Controle van de leerlingen in het gewoon basisonderwijs 17

18 Leerlingenkenmerken (2) Voor het buitengewoon onderwijs type 1 en 3 externen en semi-internen: Omzendbrief bao/2005/10 Personeelsformatie Scholen in het Buitengewoon Basisonderwijs (29/06/2005) Kenmerken via Discimus: Thuistaal Opleidingsniveau van de moeder (thuisloos en trekkende bevolking niet in BO) Modelformulier verklaring op eer: Bijlage bij omzendbrief Controle van de leerlingen in het BO 18

19 Melding schoolverandering (1) Omzendbrief BaO/97/12 Schoolveranderen (17/06/1997) Al dan niet een schoolverandering (SV)? Situaties: A. Inschrijving op 1/9 van 10-jarige na verhuis in zomervakantie B. Inschrijving op 10/3 van 6-jarige na krokusvakantie C. Inschrijving op 6/1 van kleuter die 2,5 jaar werd op 25/12 D. Inschrijving op 6/1 van kleuter die 2,5 jaar werd op 28/10 19

20 Melding schoolverandering (2) In basisonderwijs gesubsidieerd/gefinancierd door de Vlaamse Gemeenschap Schriftelijk na 1ste schooldag van september Verantwoordelijkheid nieuwe school Aangetekend of getekend en gedateerd ontvangstbewijs Rechtsgeldig de dag van de mededeling ofwel poststempel van aangetekende zending ofwel datum van ontvangstbewijs 20

21 Melding schoolverandering (3) Is SV rechtsgeldig op tel- of instapdag? A. SV miv maandag 3/02/14. Doc SV wordt ingevuld op vrijdag 31/01 en onmiddellijk aangetekend verzonden. B. SV miv maandag 3/02/14. Doc SV wordt ingevuld op 31/01 en gefaxt naar vorige school op 31/01. Deze school faxt ontvangstbevestiging SV terug op 4/02. C. SV kleuter (instap na paasvakantie) miv dinsdag 22/04/14. Doc SV wordt aangetekend verzonden naar vorige school op dinsdag 22/04. 21

22 Melding schoolverandering (4) Situaties om te bespreken: A. Op 29/8 schrijven ouders hun kind in voor begindatum 1/9. Vorig schooljaar ging het kind naar school in een andere stad. B. Mama schrijft 8-jarige zoon in op 5/9. C. Ouders, die uit het buitenland komen, willen hun kleuter ( 01/01/2011) inschrijven miv 7/10 D. Ouders schrijven hun 3 kinderen in op vrijdag 31/01. 22

23 Inschrijvingsverslag BO (1) Omzendbrief BaO/2007/02 Toelatingsvoorwaarden en inschrijvingsverslag leerlingen in het buitengewoon basisonderwijs (10/05/2007) Het inschrijvingsverslag: attest oriënteert naar een type protocol bundelt alle relevante documenten 23

24 Inschrijvingsverslag BO (2) BO: buitengewoon onderwijs dat aangepast is aan de opvoedings- en onderwijsbehoeften van kinderen. De types: type 1 - licht mentale handicap; type 2 - matige of ernstige mentale handicap; type 3 - ernstige emotionele en/of gedragsproblemen; type 4 - fysieke handicap; type 5 - opgenomen in ziekenhuis of preventorium; type 6 - visuele handicap; type 7 - auditieve handicap; type 8 - ernstige leerstoornissen. De types 1 en 8 -> enkel in lager onderwijs; niet in kleuteronderwijs 24

25 Toelatingsvoorwaarden (1) Omzendbrief BaO/2001/10 Toelatingsvoorwaarden leerlingen in het gewoon basisonderwijs (10/08/2001) Omzendbrief BaO/2007/02 Toelatingsvoorwaarden en inschrijvingsverslag leerlingen in het BO (10/05/2007) Inschrijvingsverslag (enkel buitengewoon onderwijs) Leeftijd Kleuteronderwijs: 2,5 jaar zijn / instap! Lager onderwijs: 6 jaar zijn vóór 1 januari van het lopende schooljaar 25

26 Toelatingsvoorwaarden (2) Advies CLB/klassenraad bij afwijking op de leeftijdsvoorwaarde Verlengd verblijf in het kleuteronderwijs 1 jaar in gewoon onderwijs 2 jaar in buitengewoon onderwijs Vervroegde instap in het lager onderwijs 1 jaar mogelijk Verlengd verblijf in het lager onderwijs géén 15 j oud zijn vóór 1 januari van het lopende schooljaar mits positief advies KR 26

27 Toelatingsvoorwaarden (3) Bijkomende toelatingsvoorwaarde LO gewoon onderwijs: 220 halve dagen aanwezigheid 6-jarigen of Nederlandstalig onderwijs genoten hebben in school buiten België of voldoen aan de taalproef 185 halve dagen aanwezigheid 5-jarigen of Nederlandstalig onderwijs genoten hebben in school buiten België of voldoen aan de taalproef Speciale groep zij-instromers! 27

28 Aanwezigheidsregisters (1) Omzendbrief BaO/2002/11 Afwezigheden van leerlingen in het basisonderwijs (16/08/2002) Elektronisch / Discimus Meerdere administratieve groepen samen Uitschrijvingen en late inschrijvingen Afwezigheidscodes: Kleuteronderwijs Lager onderwijs en leerplichtige leerlingen in het kleuteronderwijs 28

29 Aanwezigheidsregisters (2) Codes kleuteronderwijs Code L = laattijdig aangekomen Code A= afwezig (ook bij ziekte, revalidatie ) Verticaal streepje (l) = aanwezig Code D = (enkel) tijdelijk in type 5 school Aandacht voor leerplichtige kleuters; codes lager onderwijs gebruiken! 29

30 Aanwezigheidsregisters (3) Codes lager onderwijs Code Z bij ziekte (> ouders) max 4X per jaar, max 3 opeenvolgende kalenderdagen Code D bij ziekte (> arts) ook tijdens de week onmiddellijk vóór of onmiddellijk na de herfst-, de kerst-, de krokus, de paas- of de zomervakantie een medisch attest 30

31 Aanwezigheidsregisters (4) Codes lager onderwijs (vervolg) Code H bij revalidatie Ziekte of ongeval, stoornis max 150 /week Buitengewoon onderwijs max 250 /week Revalidatiedossier (evt. diagnose, CLB-advies, samenwerkingsovereenkomst tussen de school en de revalidatieverstrekker ) Week- of maandplanning 31

32 Aanwezigheidsregisters (5) Codes lager onderwijs (vervolg) Code R bij religieuze feestdag, begrafenis mits officieel doc./verklaring ouders Andere codes zoals code Q (rouwperiode), code S (deelname aan culturele en/of sportieve manifestaties), code O (deelname aan time-out-project mits doc./verklaring ouders én toestemming directie Code P om persoonlijke redenen mits doc./verklaring ouders én toestemming directie 32

33 Aanwezigheidsregisters (6) Codes lager onderwijs (vervolg) Code B bij ongewettigde afwezigheid Schriftelijk begeleidingsdossier bij problematische afwezigheden > 10 halve dagen B-code Begeleidingsinspanningen (contact met CLB en ouders, ) Uitwisseling via Discimus (elektronische zending 30 halve dagen B-code is afgeschaft) ( ) 33

34 Klasseren en bewaren Op stamboeknummer klasseren, uitgezonderd afwezigheidsattesten en formulieren keuze levensbeschouwelijke vakken Bewaartermijnen Regelgeving omzendbrief: BaO/2005/03 Bewaartermijn van leerlinggebonden documenten 34

35 Teldocument wijziging schoolbevolking (bijlage 5) Aanvulling met leerlingen die in- en/of uitgeschreven worden (vanaf verificatiebezoek) tot teldag Per vestigingsplaats Ondertekenen en opsturen: 1 exemplaar en enkel naar uw verificateur Kopieën van inschrijvingsdocumenten bijvoegen! = Bijlage 5 van omzendbrief BaO/2006/04 Controle van de leerlingen in het gewoon basisonderwijs (09/10/2006) 35

36 Onthaalonderwijs (1) Omzendbrief BaO/2006/03 Onthaalonderwijs voor anderstalige nieuwkomers (30/06/2003) Anderstalige nieuwkomers 5 basisvoorwaarden: 5 jaar of ouder Thuistaal of moedertaal niet Nederlands Onvoldoende beheersen van onderwijstaal Maximaal 9 maanden ingeschreven in een Nederlandstalige school Nieuwkomer (max. 1 jaar in België) 36

37 Onthaalonderwijs (2) Uitz. bij verblijf in open asielcentrum: Attest asielcentrum Leeftijdsvoorwaarde (5 jaar of ouder) Gewezen anderstalige nieuwkomers (GAN): vorig schooljaar AN + onthaalonderwijs genoten AN en GAN enkel in het gewoon onderwijs, niet in BO Hoe tellen? AN per school AN per scholengemeenschap Lijst (G)AN opmaken per school/per schooljaar 37

38 Voorbeelden onthaalonderwijs Voorbeeld 1: Een school of een SG telt op 1 september 20 AN. Tijdens de maand september worden 4 AN uitgeschreven en 6 nieuwe ingeschreven. De netto aangroei is hier dus 2. Er kan NIET herberekend worden. ( = 22) Voorbeeld 2: Een SG van 4 scholen telt op 1 september 20 AN. Tijdens de maand september worden in school A, 2 AN en in school D, 4 AN uitgeschreven. In school B worden 5 AN ingeschreven en in school C, 7 AN. De netto aangroei is hier dus 6. Er kan dus herberekend worden. ( = 26) 38

39 Herberekening in het kleuteronderwijs (1) Instapdagen: 1 ste schooldag na de zomervakantie 1 ste schooldag na de herfstvakantie 1 ste schooldag na de kerstvakantie 1 ste schooldag van februari 1 ste schooldag na de krokusvakantie 1 ste schooldag na de paasvakantie 1 ste schooldag na hemelvaartsdag 39

40 Herberekening in het kleuteronderwijs (2) Omzendbrief BaO/2003/04 Invullen van de BAOformulieren ( ) Enkel in het gewoon onderwijs Enkel indien kleuteraantal op een instapdag > aantal kleuters op de berekeningsdatum lestijdenpakket Opgelet: nieuw omkaderingssysteem herberekening na krokus (+ uitz 1 ste sept) BaO herberekening: 1 ex. naar het schoolbeheerteam 40

41 Adressen en contactpersonen uw verificateur verificateur dossierbeheerder schoolbeheerteam dossierbeheerder werkstation vragen? 41