DISCIMUS. AgODi : Agentschap voor Onderwijsdiensten

Transcriptie

1 22 DISCIMUS AgODi : Agentschap voor Onderwijsdiensten

2 1 INFORMATIE 1.1 Informatie over het project en uw organisatie Naam van het project URL van het project Naam van de projectverantwoordelijke DISCIMUS Guy Janssens, administrateur-generaal AgODi Tel van de projectverantwoordelijke 02/ van projectverantwoordelijke Naam van de instelling / indiener Aard van de instelling / bevoegdheidsniveau Naam van de contactpersoon Functie van de contactpersoon AgODi - Agentschap voor Onderwijsdiensten Agentschap van Vlaamse ministerie van Onderwijs en Vorming Peter Van Poucke Projectleider DISCIMUS Tel van de contactpersoon 02/ of 0476/ van de contactpersoon peter.vanpoucke@ond.vlaanderen.be [1]

3 2 HET PROJECT 2.1 Samenvatting van het project (maximum tekens) (doelstelling, verwachte resultaten, prioriteiten, middelen, duurtijd,...) Het Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi) verzamelt gegevens van leerlingen uit het leerplichtonderwijs, zoals de inschrijvings- en afwezigheidsgegevens. Tot nog toe verzonden de scholen de meeste gegevens op bepaalde tijdstippen via een aparte webtoepassing in bulk naar de centrale databank van AgODi. Door DISCIMUS gebeurt dit op een nieuwe manier die bovendien geen extra administratieve last oplegt aan de scholen. De scholen werken met een leerlingenadministratiepakket, waarin zij de gegevens van hun leerlingen bijhouden. Dit doen zij om te kunnen beschikken over juiste klassenlijsten, juiste adressen van de leerlingen enz. De webservices van DISCIMUS zorgen ervoor dat de informatie die AgODi nodig heeft, automatisch naar de databank van AgODi worden verzonden. Scholen zullen voortaan dus enkel nog de gegevens correct in hun leerlingenadministratiepakket moeten registreren, en geen aparte zendingen meer doen. Bovendien maken de webservices van DISCIMUS het mogelijk dat informatie uit de centrale databank onmiddellijk naar het schooladministratiepakket kan terugvloeien en dat scholen deze informatie kunnen raadplegen. Momenteel zijn 70% van de inschrijvingen van schooljaar geregistreerd in DISCIMUS. Vanaf februari 2013 start AgODi met de registratie van de afwezigheden, later volgen de studieresultaten. Het schooljaar is een opstartjaar, vanaf schooljaar zullen de gegevens in DISCIMUS gebruikt worden voor de berekening van de middelen van de scholen (omkadering, werkingstoelagen enz.). Op basis van de actuele gegevens zal AgODi diverse processen efficiënter kunnen uitvoeren. Zo kan de leerplichtcontrole grotendeels automatisch verlopen aan de hand van de meest recente gegevens rond de inen uitschrijvingen en de afwezigheden van de leerplichtige leerling. 2.2 Wat is de waarde (voor de overheid en/of de gebruiker) van dit project? Hoe werd de waarde van dit project berekend? Kunnen de resultaten van het project door andere overheden worden gebruikt? Wegen de resultaten op tegen de geïnvesteerde middelen en tijd? (maximum tekens) Het feit dat scholen niet meer moeten werken met een aparte webtoepassing, maar via het leerlingenadministratiepakket van de school, biedt zowel aan de scholen als aan AgODi verscheidene voordelen. Er zijn een tiental firma's die softwarepakketten bouwen voor de administratie in de scholen. De scholen zijn uiteraard vrij om het pakket te kiezen dat het meeste voldoet aan hun behoeften. AgODi heeft met deze [2]

4 leveranciers afspraken gemaakt voor het ontwikkelen van beveiligde webservices waarmee inschrijvings- en afwezigheidsgegevens uitgewisseld kunnen worden. Deze manier van werken heeft als voordeel dat de scholen maar 1 userinterface hebben, namelijk hun vertrouwde leerlingenadministratie. De communicatie met de centrale databank gebeurt direct, het antwoord is in de meeste gevallen binnen een paar seconden beschikbaar in het leerlingenadministratiepakket. Terwijl vroeger de communicatie eenzijdig verliep, is deze communicatie nu bidirectioneel geworden. Doordat de in-en uitschrijvingsgegevens onmiddellijk beschikbaar zijn, kunnen scholen op elk moment een lijst opvragen van de leerlingen die op een bepaald ogenblik niet alleen in hun school ingeschreven zijn, maar ook nog in een andere school. Dat is van cruciaal belang om een goede inschatting te maken van het juiste aantal leerlingen dat aan het begin van het schooljaar effectief zal starten. Deze nood bestaat omdat de wetgeving niet toelaat om dubbele inschrijvingen te vermijden. DISCIMUS geeft scholen de mogelijkheid om de ouders daarover te contacteren. Dat is nieuw, want tot nu toe was deze informatie niet over alle scholen heen beschikbaar. De scholen hoeven deze informatie ook maar één keer te registreren. Op basis daarvan berekent AgODi na verificatie niet alleen de omkadering (het aantal uren dat een school mag inrichten) en de toelagen (budget dat scholen krijgen voor hun werking), maar voert het ook de leerplichtcontrole uit, werkt het mee aan de implementatie van het actieplan spijbelen en andere vormen van grensoverschrijdend gedrag. Ook andere overheden zoals de kinderbijslagfondsen (voor de +18-jarigen) hebben deze informatie nodig. De diensten van volksgezondheid kunnen de afwezigheidsgegevens ook gebruiken in geval van een epidemie. Het onderwijsbeleid beschikt door DISCIMUS over heel veel basisgegevens. Niet al deze informatie was vooraf beschikbaar, met DISCIMUS wordt deze informatie toch ontsloten, zelfs zonder extra administratieve last. 2.3 Wat is de inbreng van dit project op het vlak van innovatie en van de gebruikte technologiëen? Wat is er nieuw en uniek aan dit project? In wat verschilt dit project van andere e-govprojecten? (maximum tekens) DISCIMUS gebruikt beveiligde webservices op een heel grote schaal. In september 2012 bijvoorbeeld waren er webservicecalls. Zoals al aangehaald, verstuurden secretariaatsmedewerkers in de scholen de leerlingengegevens via de webtoepassing Webedison (m.b.v. secure https) naar AgODi. Dit leidde bij iedere zending van gegevens (soms zelfs dagelijks) tot manuele handelingen door die medewerkers, met name het aanloggen in Webedison, gevolgd door het selecteren en verzenden van bestanden. 's Anderendaags kunnen zij de resultaten van hun zendingen opvragen in Webedison. Door te werken met webservices is het hele proces sterk vereenvoudigd. Doordat de webservices voor het uitwisselen van leerlingengegevens ingebouwd zijn in het leerlingenadministratiepakket van de scholen, gebeurt de communicatie in de achtergrond en krijgen scholen direct feedback (een bevestiging dat de gegevens correct zijn verwerkt of een foutbericht). Dat leidt tot administratieve vereenvoudiging in de scholen en zorgt voor een grotere kwaliteit van de gegevens. [3]

5 Om dit alles te realiseren is er een nauwe samenwerking tussen AgODi, de scholen en de schoolsoftwareleveranciers tot stand gebracht. Dat is ook nodig, want DISCIMUS is alleen succesvol als AgODi de centrale databank met de webservices operationeel heeft gemaakt en als de schoolsoftwareleveranciers die webservices op een gebruiksvriendelijke manier in hun pakket hebben geïntegreerd. Ten slotte moeten de scholen de gegevens actueel en correct invoeren in hun pakket. 2.4 Wat is de inbreng van het project op het vlak van gebruiksvriendelijkheid? Op welke manier laat deze toepassing de gebruikers uit de doelgroep gebruik maken van de e- government-toepassing, wordt duidelijk aangegeven welke stappen zijn die hierna zullen volgen en wordt er feed-back gegeven ove rhet proces dat werd aangevat, enz...? (maximum tekens) Door de integratie van de communicatie met de centrale databank in het schoolpakket, is de gebruisvriendelijkheid sterk toegenomen. Niet alleen verloopt de communicatie direct en bidirectioneel, de uitwisseling gebeurt op zo'n manier dat de scholen geen verschil merken of de gegevens uit een lokale databank komen, of dat die aangeleverd worden door de centrale databank. Scholen hebben even vlot toegang tot gegevens uit de centrale databank zoals een overzicht van de dubbele inschrijvingen of van de centraal opgezochte rijksregisternummers. Bij het registeren van afwezigheden kunnen scholen de onwettige afwezigheden bij schoolverandering opvragen, controleren of kleuters voldoende halve dagen aanwezig zijn (geweest) om de overgang naar het lager onderwijs te maken. De scholen hebben al deze gegevens nodig om de juiste beslissingen te kunnen nemen. Tot nu toe vroegen deze processen enorm veel tijd en vergden zij grote administratieve inspanningen (het contacteren van vorige scholen, opvolging van welke gegevens al aangeleverd waren, enz.) In een volgende stap zullen we ook de studiebewijzen in DISCIMUS opvragen. Daarmee is de cirkel rond en kunnen scholen bij schoolveranderingen via hun pakket aan de centrale databank opvragen of de leerling in kwestie in zijn vorige school geslaagd was. Dat biedt nieuwe mogelijkheden zoals een automatische controle van de toelatingsvoorwaarden in het secundair onderwijs. Dat is immers de kern van e-gov : geen gegevens meer vragen aan de ouders als ze centraal beschikbaar zijn en in overeenstemming met de privacywetgeving kunnen worden doorgegeven. DISCIMUS leidt ook binnen AgODi tot een verbeterde gebruiksvriendelijkheid. In het bestaande systeem worden leerlingengegevens opgevraagd op 3270-schermen van de mainframe. DISCIMUS is gebouwd op Unix en de schermen van Discimus zijn dan ook aangepast aan de huidige standaarden voor gebruiksvriendelijkheid. [4]

6 2.5 Met wie werd er allemaal samengewerkt om dit project te realiseren. Vermeld vooral de overheidspartijen en geef aan op welke manier de samenwerking verliep. Welke zijn de doelgroepen en hoe werden die bij het project betrokken? (maximum tekens) DISCIMUS is in de eerste plaats een verhaal van samenwerking tussen AgODi, de schoolsoftwareleveranciers en de scholen. Door de intense samenwerking met de schoolsoftwareleveranciers zijn we erin geslaagd om een systeem uit te werken waarbij gegevens gedeeld kunnen worden zonder de schoolsecretariaten te hinderen. Integendeel, zij zullen nu zelf kunnen beschikken over informatie die ze vroeger niet hadden. De onderwijskoepels hebben eveneens meegeholpen om de scholen te overtuigen van de voordelen die het werken met DISCIMUS met zich mee brengt. Verandering wekt namelijk altijd weerstand op, maar naarmate de scholen effectief begonnen te werken met DISCIMUS is deze weerstand vlug verdwenen. Dat was ook een van de belangrijkste succesindicatoren van het project. CORVE, de e-gov dienst van de Vlaamse Overheid is de leverancier van de toegang tot het Rijksregister en de KSZ voor de officiële gegevens. HP-BELGACOM, de IT-partner van de Vlaamse Overheid staat in voor de technische realisatie. Later zal er ook samenwerking zijn met de afdeling Studietoelagen van het agentschap AHOVOS, met de kinderbijslagfondsen, en met de leerlingen zelf. Zij moeten uiteindelijk via internet een zicht krijgen op de gegevens die AgODi over hen bijhoudt. [5]