Gratis starten in Gent

Transcriptie

1 27 Gratis starten in Gent Stad Gent Dienst Economie

2 Gelieve dit formulier ten laatste op 6 oktober 2016 terug te sturen naar : info@egovawards.be 1 INFORMATIE 1.1 Informatie over het project en uw organisatie Naam van het project URL van het project Naam van de projectverantwoordelijke Gratis starten in Gent Schepen Mathias De Clercq Tel van de projectverantwoordelijke van projectverantwoordelijke Schepen.DeClercq@stad.gent Naam van de instelling / indiener Aard van de instelling / bevoegdheidsniveau Naam van de contactpersoon Functie van de contactpersoon Stad Gent - Dienst Economie administratie lokaal bestuur Lies Leroy adjunct van de directie Tel van de contactpersoon van de contactpersoon lies.leroy@stad.gent [1]

3 2 HET PROJECT 2.1 Samenvatting van het project (maximum tekens) (doelstelling, verwachte resultaten, prioriteiten, middelen, duurtijd,...) De Stad Gent neemt sinds 1 juli 2008 de betaling van het inschrijvingsrecht ten laste dat elke nieuwe onderneming en elke herstarter aan het ondernemingsloket dient te betalen om zich in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) in te schrijven. Voorwaarde is dat zij hun vestigingszetel op het grondgebied van Gent (postcode ) hebben. De (her)starters ontvangen op hun Gentse vestigingsadres informatie over het startersbeleid van de Stad Gent en vinden tegelijkertijd op hun rekening de terugbetaling van het inschrijvingsgeld waarmee ze worden welkom geheten. Door maandelijks een dergelijke lijst aan te leggen, verhoogt de stad de datakwaliteit in functie van de eigen stedelijke dienstverlening, maar ook in functie van andere overheden. In oktober 2015 werd dit reglement 'Gratis starten' aangepast om vollediger, sneller en eenvoudiger de (her)starters te kunnen uitbetalen. Als basis werd niet langer de door de verschillende Ondernemingsloketten handmatig bijgehouden lijsten van starters gebruikt, maar wel de lijsten die de Dienst Economie rechtstreeks uit de KBO kan halen via KBO Select. Deze focus maakt het project beperkt maar bijzonder effectief. De middelen voor de achterliggende systemen zijn beperkt tot personeelsinzet, de uitkomst mag in geen geval een administratieve verzwaring voor de burgers/ondernemers, noch voor de administratie van de Stad zijn. Het project omvat zowel het consulteren van de lijsten als een reglementswijziging door de gemeenteraad. De maand na inschrijving in de KBO wordt de onderneming al opgevist voor terugbetaling van het inschrijvingsgeld. De Gentse starters worden nu eerder op de hoogte gebracht van steunmaatregelen van de stad; de stad houdt maandelijks de vinger aan de pols wat betreft het aantal (her)starters op haar grondgebied. 2.2 Wat is de waarde (voor de overheid en/of de gebruiker) van dit project? Hoe werd de waarde van dit project berekend? Kunnen de resultaten van het project door andere overheden worden gebruikt? Wegen de resultaten op tegen de geïnvesteerde middelen en tijd? (maximum tekens) Dit gaat om een erg gefocust project met lage complexiteit en grote meerwaarde. Deze meerwaarde focust zicht op de starters, de vereenvoudiging in de administratie en betere data. [2]

4 De waarde voor de Gentse starters is duidelijk: zij krijgen veel sneller na hun inschrijving in de KBO hun inschrijvingsgeld van de Stad Gent terug. Zij komen met het hele back-endproces niet in aanraking, maar plukken er wel de vruchten van. Het project vereenvoudigt de aanpak binnen de Stad sterk. In dit dossier werd door de administratie van de Dienst Economie veel zoekwerk ondernomen om, sinds de lancering van KBO Select in 2014, de juiste manier te vinden om Gentse starters af te zonderen uit de Kruispuntbank. Voor de invoering van het nieuwe reglement gingen maandelijks vier mandagen op aan het opzoeken, afdrukken en interpreteren van KBO-gegevens in de uittreksels uit KBO. Sinds de invoering van het nieuwe reglement kan het volledige proces herleid worden tot een paar uren per maand: een enorme tijdswinst én administratieve vereenvoudiging. Sinds oktober 2015 betekent de invoering van het nieuwe reglement met bijhorende nieuwe werkwijze ook voor alle Gentse afdelingen van de Ondernemingsloketten een tijdswinst: de lijsten van Gentse (her)starters moeten door hen niet meer handmatig worden aangemaakt. De waarde voor de andere overheden is eveneens groot: de ervaringen uit dit project kunnen door andere overheden gebruikt worden. Op dit moment wordt dit dossier door de FOD Economie en de VVSG, de voornaamste partners in dit dossier, ook naar voor geschoven in opleidingen en rondetafels over het gebruik van de tool KBO Select. Gent bewees hiermee dat het door de FOD Economie ontwikkelde systeem, door de Vlaamse steden en gemeenten bruikbaar én noodzakelijk is. Suggesties voor aanpassingen gebeuren systematisch, ze worden door KBO-cel snel gecapteerd en men geeft er in de mate van het mogelijke snel gevolg aan. Ten slotte, data is key. Dit project draagt bij aan betere ondernemingsgegevens in de centrale, authentieke bron voor ondernemingsgegevens: de KBO. Deze data kunnen door alle overheden gebruikt worden. Bovendien stelt de FOD economie de KBO deels ter beschikking als open data. 2.3 Wat is de inbreng van dit project op het vlak van innovatie en van de gebruikte technologiëen? Wat is er nieuw en uniek aan dit project? In wat verschilt dit project van andere e-gov-projecten? (maximum tekens) Dit project past de stedelijke werking aan de technologische ontwikkelingen bij de ontsluiting van de authentieke gegevensbron. Al te vaak worden techniek en gebruik ervan immers onvoldoende op elkaar gealigneerd. De Stad maakt voor dit project m.n. maandelijks maximaal gebruik van de bestaande technologie onder de vorm van KBO Select, een systeem om lijsten aan te leggen uit de Kruispuntbank op basis van bepaalde criteria. De manier om lijsten te maken voor verschillende doeleinden, in ons geval (her)starters uit een welbepaalde maand op Gents grondgebied isoleren uit alle Belgische starters, stond nog niet op punt. [3]

5 De stad maakte daarnaast samen de FOD Economie en met als communicatiepartner de VVSG werk van een duidelijke data-interpretatie die ook voor andere steden en gemeenten bruikbaar is. Voor de burgers, in deze de startende ondernemers die hun inschrijving in de Kruispuntbank in orde gebracht hebben, wijzigt er ogenschijnlijk niets. Alleen worden zij nu veel sneller dan vroeger terugbetaald, met een kleiner kans op vergissingen en ommissies. Daar waar we gegevens over de Gentse (her)starters soms pas drie à vier maanden na de inschrijving bij de Ondernemingsloketten kregen, kunnen we nu halverwege de maand volgend op de inschrijving het College de lijst van starters voorleggen. Na goedkeuring worden zij binnen de veertien dagen uitbetaald. 2.4 Wat is de inbreng van het project op het vlak van gebruiksvriendelijkheid? Op welke manier laat deze toepassing de gebruikers uit de doelgroep gebruik maken van de e-governmenttoepassing, wordt duidelijk aangegeven welke stappen zijn die hierna zullen volgen en wordt er feed-back gegeven over het proces dat werd aangevat, enz...? (maximum tekens) Voor de burgers/startende ondernemers is dit bijzonder gebruiksvriendelijk. Men moet, naast het uitvoeren van de federaal bepaalde wettelijke registraties t.a.v. de KBO, niets doen. De ondernemer krijgt zonder eigen tussenkomst het inschrijvingsgeld in de KBO terugbetaald. Verder krijgt men enkel, tegelijkertijd met de terugbetaling van het inschrijvingsgeld van de KBO, een brief die het startersbeleid van de Stad Gent toelicht, informatie die des te nuttiger is voor ondernemers in de beginfase van hun onderneming. 2.5 Met wie werd er allemaal samengewerkt om dit project te realiseren. Vermeld vooral de overheidspartijen en geef aan op welke manier de samenwerking verliep. Welke zijn de doelgroepen en hoe werden die bij het project betrokken? (maximum tekens) Met de FOD Economie wordt al sinds het begin van het ontstaan van KBO Select samengewerkt. Het zoekproces verliep in het begin niet eenvoudig, en kwam in een stroomversnelling in de lente van 2015 door een intensieve samenwerking. Vrijwel dagelijkse terugkoppeling maakte het mogelijk de laatste obstakels uit de weg te ruimen om volledige en betrouwbare lijsten van Gentse (her)starters aan te leggen, conform het reglement. De VVSG, de Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten, vond het pionierswerk van de Stad Gent interessant, om op die manier voor andere steden een voorbeeld te stellen om KBO Select meer te gebruiken. De schat aangegevens die aan de bron, de KBO, wordt opgevraagd, en via KBO Select ontsloten wordt, is voor steden en gemeentes zeer bruikbaar. In het geval van stedelijke reglementen, maar ook in het [4]

6 geval van bv. wegenwerken waarvan zij de ondernemingen willen verwittigen of het aanleveren van statistische informatie, beschikken zij over een toegang tot zeer recente gegevens die voor een groep van ondernemingen kunnen opgevraagd worden. Gent fungeerde als voorbeeld in een aantal opleidingen en rondetafels, om praktisch duidelijk te maken wat met het systeem KBO Select allemaal mogelijk was. Daarnaast heeft de Unie van Ondernemingsloketten haar rol in deze opgenomen. Zij capteerden het signaal van hun leden over de mogelijkheden van KBO Select niet alleen voor henzelf, maar ook voor de steden en gemeenten. Zij hebben mee onderzocht met de Stad en de FOD Economie hoe deze databank kon worden gebruikt. 2.6 Werd in uw project open data beschikbaar gesteld of werd een applicatie ontwikkeld op basis van beschikbaar gestelde open data? Welke datasets werden ter beschikking gesteld of gebruikt? (maximum tekens) De belangrijkste actor voor het open maken van de kerngegevens over ondernemingen is de FOD Economie, beheerder van de KBO, zelf. Daar werden recent belangwekkende initatieven genomen. Er zijn verder, op stadsniveau, concrete plannen om de dataset over waar de (her)startende ondernemers zich bevinden (op niveau van deelgemeente, aan de hand van de postcode) ter beschikking te stellen, net als de sectoren (op basis van de NACE-code) waarin ze actief zijn; meer details kunnen omwille van privacywetgeving en vereisten van anonimiseren niet gegeven worden. Voor de toekomst wordt bekeken welke open data nog kunnen beschikbaar gesteld worden. Alle datasets zullen op het (open)dataportaal data.stad.gent gepubliceerd worden; net zoals daar nu al bizolocator, m.b.t. panden ter beschikking te vinden is. ( Gelieve dit formulier ten laatste op 6 oktober 2016 terug te sturen naar : info@egovawards.be [5]