Administratieve software in onderwijsinstellingen: webedison Studiedag privacybescherming in het

Transcriptie

1 Administratieve software in onderwijsinstellingen: webedison Studiedag privacybescherming in het

2 webedison infosessie OVSG en VVSG 16/11/2017

3 webedison overzicht situering werking beveiliging aandachtspunten beschikbare informatie toekomst 3

4 situering webedison diensten van het Agentschap voor Onderwijsdiensten (AGODI) scholen : berekenen van omkadering en toelagen, leerplichtcontrole, verificatie, personeel : uitbetaling wedde en vergoedingen, anciënniteitsberekening, pensioendossier, informatie nodig : leerlingen : leerlingenkenmerken, inschrijvingen, aan- en afwezigheden, personeel : opdrachten, dienstonderbrekingen, persoonsgegevens, tijdig en correct 4

5 situering webedison historiek doorgeven van informatie : vóór 1995 : op papier vanaf 1995 : elektronisch EDISON : Elektronisch Doorgeven van Informatie tussen Scholen en ministerie van ONderwijs vanaf 2008 : web toepassing webedison vanaf 2012 : 2 de communicatiekanaal Discimus 5

6 op papier : PERS-documenten 6

7 elektronische zending PERS-formulier op papier -> elektronisch bericht zending : elektronische enveloppe met berichten zending is tekstbestand zending : altijd voor één instelling zendingheader (instnr, uniek referentienummer, testindicator ) één of meer berichten bericht : altijd voor één personeelslid berichtheader (stamboeknr, soort gebeurtenis, HS, geldigheidsdatum, ) één of meer records (RL s) afhankelijk van soort bericht 7

8 elektronische zending : opbouw twee types : zending personeel zending instellingen en leerlingen wordt aangemaakt vanuit schoolsoftwarepakket structuur gedefinieerd door ministerie info beschikbaar op AGODI website : documentatie, technische handleidingen lijsten met codes toegelaten waarden, beperkingen, mogelijke combinaties bedoeling: softwarepakket bouwt zoveel mogelijk controles in 8

9 elektronische zending : voorbeeld 9

10 principe van de communicatie via webedison drie partijen : 1. de school : met eigen schoolsoftwarepakket 2. (web)edison : beveiligd communicatiekanaal 3. ministerie : elektronische dossiers beveiligde communicatie in twee richtingen webedison = elektronische postbode bevat zelf geen gegevens over personeel of leerlingen (WEB)EDISON

11 de elektronische dossiers (WEB)EDISON twee types dossiers : personeel (EPD) ong personen instellingen en leerlingen ong onderwijsinstellingen (scholen, internaten, CLB's, academies, hogescholen, CVO's, ) meer dan leerlingen, studenten, cursisten,

12 principe van de communicatie via webedison beveiligde bestandsuitwisseling in 5 stappen : 1. u maakt zendingen aan met uw schoolsoftwarepakket 2. u verstuurt de zendingen via webedison 3. de zendingen worden s nacht verwerkt door het ministerie 4. u haalt de terugzendingen af via webedison 5. u verwerkt de terugzendingen in uw schoolsoftwarepakket (WEB)EDISON ZENDING ZENDING TERUG- ZENDING TERUG- ZENDING

13 schoolsoftwarepakket (WEB)EDISON ZENDING ZENDING TERUG- ZENDING TERUG- ZENDING aangekocht of gebouwd door de school veel functies: administratie, boekhouding, personeelsbeheer, facturen, lesroosters, communicatie met ouders, eigen toegangscontrole, gebruikersbeheer, profielen, beveiliging, 15-tal softwarepakketten zijn gehomologeerd voor de elektronische communicatie met ministerie test van module om zending aan te maken dagelijkse kwaliteitscontrole personeelszendingen publicatie foutpercentages

14 aanmaken zendingen : aandachtspunten school is verantwoordelijk voor de inhoud zie gebruiksvoorwaarden webedison De elektronisch gecommuniceerde gegevens vallen onder de verantwoordelijkheid van de verzender. tijdig aanmaken zie AGODI jaarkalender bv: maandelijkse afsluiting betaling, uiterste datum zending vaste benoeming, klaarzetten waar webedison ze kan vinden oppassen bij download van zending niet vergeten te versturen aangemaakt verstuurd soms verwarrende verzend -knop in softwarepakket

15 versturen zendingen via webedison aanmelden bij webedison (zie verder) versturen van klaarstaande zending(en) meerdere zendingen kunnen samen verstuurd worden versturen kan op elk ogenblik van de dag resultaat : de zending staat klaar bij ministerie voor verwerking vóór 20u30 verstuurd = verwerkt tegen volgende werkdag webedison ZENDING ZENDING

16 beveiligde toegang tot webedison link : sterke/dubbele authenticatie : 1. je moet iets hebben : eid, token, 2. je moet iets weten : pin-code, gebruikersnaam en wachtwoord, toegangsrechten vereist

17 toegangsrechten webedison de directeur bepaalt zelf wie toegang krijgt : is "Edisonbeheerder" kan rechten toekennen (tot max. 4 jaar), verlengen en stopzetten rechten worden toegekend per persoon op basis van INSZ-nummer aanmelden bij gebruikersbeheer van de Vlaamse overheid ( IDM ) mogelijke toegangsrechten er zijn twee rechten voorzien : - personeelsadministratie - leerlingenadministratie combinaties zijn mogelijk : - meerdere rechten binnen één school - rechten voor meerdere scholen ook van belang binnen webedison : versturen zendingen / afhalen terugzendingen kan enkel voor de school waarvoor u rechten hebt en enkel voor het soort waarvoor u het recht heeft (personeel/leerlingen)

18 toegangsrechten : combinaties

19 rechten uit de personeelsdossiers directeurs en adj.-directeurs EPD wekelijkse update door de EDISON helpdesk automatische verlenging zolang opdracht loopt 19

20 toegangsrechten : aandachtspunten toegangsrechten voor webedison staan volledig los van toegangsrechten voor het schoolsoftwarepakket geen rechten = geen zendingen verleng tijdig de nodige rechten rechten geldig tot einde schooljaar attendering in nieuwsbrief Klasse-Schooldirect verwittiging bij aanmelden in webedison stuur tijdig nieuwe directeursopdrachten door zet rechten tijdig stop : pensioen, stopzetting opdracht, vermijd doorgeven van uw eid, token, pin-code, geven ook toegang tot andere toepassingen : taxonweb, mypension, mutualiteit, geef EDISON rechten aan wie ze nodig heeft

21 werking webedison

22 werking webedison 4 schermen : 1. overzicht zendingen 2. verzenden 3. fouten afmelden 4. terugzendingen afhalen

23 Verzenden versturen van zendingen lijst van klaarstaande zendingen, aangemaakt in uw softwarepakket volgens uw rechten "alles verzenden" of "selectie verzenden"

24 Verzenden : controles vóór het verzenden kijk na of alle aangemaakte zendingen getoond worden controles door webedison : bestand is geen zending zending is te oud testzendingen na het verzenden u komt in scherm overzicht zendingen" controleer de status : "in verwerking" = OK

25 Status van een zending geldig Zending is correct opgebouwd. Heel tijdelijke toestand. in verwerking Zending is goed ontvangen. Zal verwerkt worden op Ministerie. TZ af te halen Zending is verwerkt, TZ klaar. Kan afgehaald worden. TZ afgehaald Terugzending is afgehaald. Kan nogmaals afgehaald worden. fout in zending Fout in opbouw, niet verstuurd. Corrigeren, opnieuw opsturen. afgemeld Fout is nagezien.

26 Historiek van een zending klik op het referentienummer : verstuurd op verstuurd door terugzending beschikbaar op terugzending afgehaald op door terugzending geplaatst in bestand in map

27 Fout in zending in webedison er is iets verkeerd met de zending, waardoor deze niet verstuurd kan worden Bv. : zending is reeds verstuurd, verkeerd teken in de zending, verkeerde recordlengte vgl. met postbode : verkeerd formaat, verkeerd adres er moet een nieuwe, correcte zending aangemaakt en verstuurd worden. Fout afmelden afmelden = verwijderen "herinnering fout wordt niet vanzelf opgelost scherm fouten afmelden moet normaal leeg zijn

28 Fout in zending: oplossen "referentienummer is niet uniek u hebt deze zending al verstuurd controleer waarom de zending nog klaarstaat andere fout contacteer uw softwareleverancier maak een correcte zending aan verstuur de correcte zending

29 Terugzendingen afhalen lijst van de beschikbare terugzendingen beschikbaar na de nachtverwerking volgens uw rechten status "af te halen" en "afgehaald" "alles afhalen" of "selectie afhalen" (alles = alles op het scherm) twee types terugzendingen : leesbaar : leesbare tekst gestructureerd : gecodeerd, bedoeld voor softwarepakket

30 Terugzendingen : aandachtspunt terugzendingen bevatten belangrijke informatie, zowel voor personeel als voor leerlingen controleer of elke zending goed verwerkt is foutief bericht = niet opgenomen in dossier vragen over foutieve berichten personeel : contacteer uw werkstation leerlingen : contacteer uw schoolbeheerteam

31 beschikbare informatie online handleiding stap voor stap uitleg, schermafdrukken, tips, aandachtspunten antwoorden op veel voorkomende vragen werking van webedison versturen zendingen, afhalen terugzendingen, technische vragen nieuwe PC, java, browserinstellingen, eid-software, handige links schermovername, opzoeken dossierbeheerders, boodschappenvenster in webedison aankondiging werkzaamheden, openstaande problemen, verleng tijdig uw rechten,

32 EDISON helpdesk bereikbaar tijdens kantooruren (8u - 17u) 02 / helpdesk.edison@ond.vlaanderen.be voor alles wat met de communicatie zelf te maken heeft het gebruik van webedison : versturen zendingen, afhalen terugzendingen, fouten afmelden, assistentie bij beheer van toegangsrechten, ook voor MijnOnderwijs technische problemen met webedison niet voor : inhoudelijke vragen over dossiers personeel en leerlingen betekenis van foutmeldingen in terugzendingen gebruik van uw softwarepakket

33 twee communicatiekanalen webedison huidig gebruik personeel : alle informatie leerlingen : DKO, internaten, tucht, onderwijs aan huis, stages overige : via Discimus Discimus : zie afzonderlijke presentatie op termijn : alle leerlingeninformatie werkt rechtstreeks vanuit schoolsoftwarepakket ( webservices ) 33

34 twee communicatiekanalen webedison huidig gebruik personeel : alle informatie leerlingen : DKO, internaten, tucht, onderwijs aan huis, stages overige : via Discimus Discimus : zie afzonderlijke presentatie op termijn : alle leerlingeninformatie werkt rechtstreeks vanuit schoolsoftwarepakket ( webservices ) 34

35 uitbreidingsproject EDISON webservices technisch probleem met webedison bruikbaar op steeds minder browsers (nu enkel nog Internet Explorer 11, Firefox ESR, Safari) regelmatige update van Java-software nodig we willen de communicatie uniformiseren doel : alles gebeurt vanuit het schoolsoftwarepakket project : in samenwerking met de softwareleveranciers AGODI voorziet de mogelijkheid ( webservices ) om vanuit het schoolsoftwarepakket zendingen te versturen en terugzendingen af te halen de softwareleveranciers kunnen deze inbouwen in hun pakket aanmelden bij webedison is dan niet meer nodig 35

36 uitbreiding met EDISON webservices principe : versturen zending en afhalen terugzending kan via uw softwarepakket aanmelden in webedison is niet meer nodig beveiliging zoals Discimus ZENDING (WEB)EDISON ZENDING ZENDING TERUG- ZENDING TERUG- ZENDING TERUGZENDING

37 Bedankt voor uw aandacht.