Discimus en leerlingenzendingen

Transcriptie

1 Discimus en leerlingenzendingen Opleiding schoolsecretariaten Programma Algemene informatie Leerlingenzendingen Discimus Achter de schermen Contactgegevens 2 1

2 Algemene informatie Algemene informatie Geen praktische demonstratie van de werking van uw schooladministratiepakket Alles wat voorkomt in deze presentatie moet mogelijk zijn via uw schooladministratiepakket Opleiding op maat, samen met uw pakket, is mogelijk op vraag van uw schoolbestuur of scholengroep 4 2

3 Werkzaamheden AGODI Vastleggen schoolstructuur Berekening omkadering/ werkingsmiddelen Verzamelen leerlingengegevens Verzamelen gegevens personeel Controle leerlingengegevens Betaling wedden Controle aanwending 5 Leerlingenzendingen 3

4 OVERZICHT ZENDINGEN Internen Concurrentieel vervoer 7 OVERZICHT ZENDINGEN Internen Concurrentieel vervoer 8 4

5 WIE? Alle MPI s van het GO! en de scholen voor kinderen van wie de ouders geen vaste verblijfplaats hebben en die rechtstreeks verbonden zijn aan internaten. DOEL? Nodig voor berekening urenpakket internaat WELKE LEERLINGEN? De leerlingen van het gewoon en buitengewoon basisonderwijs en de leerlingen van het gewoon en buitengewoon secundair onderwijs die in het internaat verblijven 9 WANNEER? Eerste schooldag van oktober en februari UITERLIJKE ZENDDATUM? Binnen de 7 werkdagen na teldatum via WebEDISON WEETJE 16 MPI GO s 4 tehuizen 10 5

6 OVERZICHT ZENDINGEN Internen Concurrentieel vervoer 11 WIE? Scholen in Vlaams-Brabant, in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en in een aantal andere gemeenten WAAROM? Financieringswet WELKE LEERLINGEN? Die regelmatig en georganiseerd opgehaald worden vanuit het Waals Gewest 12 6

7 IVG2 WANNEER? Bezorgen voor 1 maart HOE? Formulier op Mijn Onderwijs WEETJE 865 scholen krijgen dit formulier 13 Reglementering Omzendbrief Zending van leerlingengegevens in het basisonderwijs BaO/2008/03 van 29/08/2008 Overzicht, contactgegevens, info in bijlagen 14 7

8 Dia 13 IVG2 aantal scholen concurrentieel vervoer correct? Inge Van Gelder; 22/08/2018

9 Discimus Inleiding 8

10 Doelstelling Samenwerken om op een vlotte manier correcte leerlingengegevens onderling uit te wisselen met AGODI 17 Gebruik van leerlingengegevens door AGODI Berekenen van omkadering en toelagen Leerplichtcontrole en opvolging kleuterparticipatie Uitwisseling van gegevens met verschillende partners: Afdeling School- en Studietoelagen (AHOVOKS), CLB s, AGIOn, Kinderbijslagfonds, Leer- en Ervaringsdatabank, Inburgering Cijfergegevens voor beleidsondersteuning, statistieken, doorgeven aan Onderwijskoepels en GO!, andere instanties Kwaliteit is afhankelijk van de gegevens die bezorgd worden door de scholen 18 9

11 MAGDA 19 Deelnemers Alle kleuter-, lagere en basisscholen voor gewoon en buitengewoon onderwijs Alle scholen voor gewoon en buitengewoon secundair onderwijs Centra voor Deeltijds Onderwijs (CDO s) Syntra Vlaanderen DKO Uitzondering: enkele ziekenhuisscholen en CLB 20 10

12 Partners in succes AGODI Databank met toegangspoorten Verstuurt en ontvangt gegevens Softwareleveranciers Aansluiten schooladministratiepakket op toegangspoorten Gebruiksvriendelijke toegang tot databank Schooladministratie Onmiddellijk registreren in schooladministratiepakket 21 Werking Discimus School voert informatie in het schooladministratiepakket in, Informatie die nodig is, vloeit meteen door naar de centrale databank van AGODI Meteen antwoord of de verwerking geslaagd is Vergeet niet om regelmatig naar de foutmeldingen te kijken Mogelijkheid om gegevens uit te wisselen op het moment dat de school het vraagt 22 11

13 Mijn Onderwijs Overzicht over uitgewisselde leerlingengegevens via Discimus op Mijn Onderwijs Na verificatie Mogelijkheid om zelf op te vragen via Mijn Onderwijs op eender welk moment Overzicht over uitgewisselde studiebewijzen via Discimus op Mijn Onderwijs Mogelijkheid om zelf op te vragen via Mijn Onderwijs Enkel zichtbaar in Mijn onderwijs als je de rechten CONFIDENTIEEL hebt bij thema leerlingen

14

15 Schooladministratiepakket Meerdere schooladministratiepakketten mogelijk Doorgeven welk pakket wat mag doen via BAO/BKL Algemene gegevens Wijzigingen melden aan helpdesk Discimus, anders foutmelding Geen goedkeuring voor dit schooladministratiepakket om dit soort gegevens te registreren voor deze school. Neem contact op met uw schoolbeheerteam bij AGODI

16 29 15

17 Registratie binnen de 7 kalenderdagen en uiterlijk op de eerste dag van lesbijwoning Vallen onder de 7 kalenderdagen: Elke inschrijving van leerling in het lopend schooljaar Inschrijvingen met het oog op volgend schooljaar 31 OEFENINGEN inschrijving: 15/05/2018 begindatum: 14/09/2018 Datum uiterlijke registratie? inschrijving: 14/09/2018 (kleuter) begindatum: 23/04/2019 Datum uiterlijke registratie? 32 16

18 inschrijving: 14/09/2018 begindatum: 20/09/2018 Datum uiterlijke registratie? inschrijving: 05/11/2018 begindatum: 05/11/2018 Datum registratie? 33 Inschrijvingen Geregistreerd persoon - Stamnummer - Identificatiegegevens - adres Inschrijving - Inschrijvingsdatum - Begindatum Inschrijving in Administratieve groep (INSADM) Inschrijving in Administratieve groep - Begindatum (INSADM) - Einddatum Inschrijving in - Administratieve Specifieke - Begindatum groep inschrijvingsgegevens Inschrijving - Einddatum (INSADM) Administratieve - Specifieke groep inschrijvingsgegevens (INSADM) - Begindatum - Einddatum - Begindatum - Specifieke -inschrijvingsgegevens Einddatum - Specifieke inschrijvingsgegevens 34 17

19 Inschrijvingen Geregistreerd persoon - Stamnummer - Identificatiegegevens - adres Inschrijving - Inschrijvingsdatum - Begindatum - 8 mei september , 1 e leerjaar Inschrijving in Administratieve groep (INSADM) , Inschrijving 2 e leerjaar in Administratieve groep - Begindatum (INSADM) - Einddatum Inschrijving in - Administratieve Specifieke - Begindatum groep inschrijvingsgegevens , Inschrijving - Einddatum (INSADM) 1 e leerjaar Administratieve - Specifieke groep inschrijvingsgegevens (INSADM) - Begindatum - Einddatum Begindatum , - Specifieke 2 e leerjaar -inschrijvingsgegevens Einddatum - Specifieke inschrijvingsgegevens 35 Instellingsnummer Stamnummer Identificatienummer Geboortedatum Geslacht Familienaam Eerste voornaam Straat woonplaats Huisnummer Busnummer Postcode woonplaats Land woonplaats Nationaliteit 36 18

20 Identificatienummer (INSZ) Rijksregisternummer yy mm dd xxx xx 3de laatste cijfer geeft geslacht weer Even = meisje Oneven = jongen Bisnummer Zelfde vorm, maar maand wordt vermeerderd met 20, 40 of Identificatienummer terug te vinden op achterzijde Kids-ID, op ISI+-kaart of de achterzijde van het e-id 38 19

21 Wat als je een leerling zonder identificatienummer doorstuurt Controleer de correctheid van de naam, voornaam, geslacht, geboortedatum, nationaliteit Probeer steeds aan een identificatienummer te komen om fouten te vermijden. AGODI gaat eerst zoeken in eigen databank Vervolgens manueel opzoeken in rijksregister Wanneer niet gevonden > verificateur maakt bisnummer aan tijdens bezoek U importeert het identificatienummer via uw schooladministratiepakket 39 Juiste persoonsgegevens en INSZ-nummer belangrijk voor Leerplichtcontrole Kleuterparticipatie Schooltoelage Koppeling loopbaan Koppeling CLB-gegevens Studiebewijs en koppeling Leer- en Ervaringsdatabank Kind en Gezin 40 20

22 Stamnummer wordt automatisch toegekend Niet manueel wijzigen, anders foutmeldingen in Discimus Bij herinschrijving krijgt de leerling zijn oorspronkelijk stamnummer terug Weigeringen en aanmeldingen worden niet uitgewisseld via Discimus 41 Veld inschrijvingsdatum Datum van ondertekening van het pedagogisch project en schoolreglement; niet het moment waarop u als school de inschrijving registreert in uw schooladministratiepakket Datum ligt voor of op de begindatum in de school Veld begindatum Het voorziene instapmoment Moment waarop de leerling effectief zal starten in de school 42 21

23 Bevat specifieke informatie voor een inschrijving in het basisonderwijs Nodig voor een correcte berekening van toelagen en omkadering 43 Instellingsnummer Hoofdstructuur Begindatum Einddatum Vestigingsplaats Financierbaarheid Cursus levensbeschouwing Cursus 2de taal Taalinitiatie Frans Taalinitiatie andere taal Individueel aangepast curriculum Anderstalige nieuwkomer Gewezen anderstalige nieuwkomer Verblijfsregeling Thuisloos Trekkende bevolking Informatie vorige inschrijving Aanleiding vroege uitschrijving Situatie na vroege uitschrijving 44 22

24 Begin- en einddatum Meestal begindatum 01/09 en einddatum 31/08 Bij vroege uitschrijving uit de school: einddatum wijzigen Bij wijziging administratieve groep/klas of vestigingsplaats Einddatum wijzigen naar dag voordien Aanmaak nieuwe inschrijving administratieve groep voor de nieuwe situatie 45 Administratieve groep Soepele controles vooraleer het schooljaar start Nadien strengere controles of de administratieve groep wordt ingericht in de vestigingsplaats Foutmelding: Deze combinatie van administratieve groep, onderwijstaal, vestigingsplaats en type BuO is dit schooljaar niet toegelaten voor deze school. Contacteer uw schoolbeheerteam. Zie BAO Algemene gegevens 46 23

25 Vestigingsplaats Gebruik van Discimusnummer vestigingsplaats (onveranderlijk over de schooljaren heen) Kan verschillen van Edisonnummer vestigingsplaats (aanpasbaar door de school) Omzetting gebeurt achter de schermen, of eenmalig in te voeren in het schooladministratiepakket 47 Anderstalige nieuwkomers en gewezen anderstalige nieuwkomers Aanduiden in het schooladministratiepakket. Belangrijk voor automatische verificatie in de toekomst Meer informatie zie omzendbrief Onthaalonderwijs Individueel aangepast curriculum Verplicht vanaf schooljaar Enkel gewoon basisonderwijs Alle leerlingen met een verslag voor toegang tot een individueel aangepast curriculum in het gewoon basisonderwijs of voor toegang tot het buitengewoon onderwijs Geen getuigschrift basisonderwijs mogelijk 48 24

26 Informatie vorige inschrijving Toegelaten waarden 01 Normaal Ingeschreven 02 Ingeschreven in de Franse Gemeenschap Basisonderwijs 03 Onbekend 04 Niet ingeschreven 05 Ingeschreven in de Franse Gemeenschap Secundair onderwijs Andere informatie vorige school wordt niet opgevraagd 49 Aanleiding tot uitschrijving en situatie na vroege uitschrijving Standaardwaarden bij inschrijving X normaal einde schooljaar of module 10 geen informatie Wijzigen bij vroege uitschrijving Nodig voor de leerplichtcontrole naar andere school overleden 50 25

27 Aanleiding tot uitschrijving : mogelijke waarden X Normaal einde schooljaar of module E Initiatief van leerling of ouders O Overlijden leerling P Langdurige problematische afwezigheid (enkel in uitzonderlijke situaties) S Op advies van school of CLB T Tucht D Ontbinding inschrijving wegens onredelijkheid aanpassingen voor leerling met specifieke onderwijsbehoeften (niet van toepassing in buitengewoon onderwijs) 51 Situatie na uitschrijving : mogelijke waarden 06 Verhuisd naar het buitenland en loopt school in het buitenland 07 Leerling is overleden 09 Andere 10 Geen informatie (enkel einde schooljaar) 12 Wijziging binnen de eigen school of naar andere erkende, gesubsidieerde, gefinancierde Nederlandstalige school 13 Gedomicilieerd in België, maar ingeschreven in een school in het buitenland 14 Overstap naar individueel huisonderwijs 15 Overstap naar het privé-onderwijs 16 Overstap naar het Franstalig onderwijs in België 17 (Tijdelijke) vrijstelling van de leerplicht ingevolge ziekte, handicap 52 26

28 Dubbele inschrijvingen zijn opvraagbaar Enkel zichtbaar wanneer er een overlap is bij inschrijving in administratieve groep Welke leerling, welke periode, welke andere school, welke inschrijvingsdatum* Huidig of volgend schooljaar ( pas na 1/7 ) Regelgeving staat dit toe, let wel slechts op 1 school financierbaar/subsidieerbaar Alle door de Vlaamse Gemeenschap gefinancierde en gesubsidieerde scholen 53 Raadpleeg schoolloopbaan: Te gebruiken nadat een leerling ingeschreven is In welke school/scholen was de leerling vorig schooljaar ingeschreven Bij een late inschrijving tijdens het schooljaar: enkel de inschrijvingsgegevens van begin schooljaar Bij schoolverlaten: in welke school is de leerling vervolgens ingeschreven 54 27

29 Voorbeeld 1 schoolloopbaan School A 01/09/ /08/2017 School B 01/09/ /08/2018 School C 01/09/ /08/2019 School A roept schoolloopbaan op Ziet gegevens van school B School B roept schoolloopbaan op Ziet gegevens A en C School C roept schoolloopbaan op Ziet gegevens B 55 Voorbeeld 2 schoolloopbaan School A 01/09/ /08/2017 School B 01/09/ /04/2018 School C 01/03/ /08/2018 School D 01/09/ /08/2019 School A roept schoolloopbaan op Ziet gegevens van school B School B roept schoolloopbaan op Ziet gegevens A en C School C roept schoolloopbaan op Ziet gegevens B en D School D roept schoolloopbaan op Ziet gegevens C 56 28

30 Voorbeeld 3 schoolloopbaan School A 01/09/ /08/2017 School B 01/09/ /08/2018 School C 01/03/ /08/2018 School D 01/09/ /08/2019 School A roept schoolloopbaan op Ziet gegevens van school B School B roept schoolloopbaan op Ziet gegevens A, C en D School C roept schoolloopbaan op Ziet gegevens B en D School D roept schoolloopbaan op Ziet gegevens B en C 57 Voorbeeld 4 schoolloopbaan School A 01/09/ /08/2017 School B 15/11/ /08/2018 School C 01/09/ /08/2019 School A roept schoolloopbaan op Ziet gegevens van school B School B roept schoolloopbaan op Ziet gegevens A en C School C roept schoolloopbaan op Ziet gegevens B 58 29

31 Voorbeeld 5 schoolloopbaan School A 01/09/ /08/2016 School B 15/11/ /08/2018 School C 01/09/ /08/2019 School A roept schoolloopbaan op Ziet niets want schooljaar +1 geen gegevens School B roept schoolloopbaan op Ziet enkel C, want schooljaar -1 geen gegevens School C roept schoolloopbaan op Ziet gegevens B 59 Foutmeldingen De leerling is te jong of te oud voor deze administratieve groep Meestal verkeerde instapdatum gekozen INSZ-nummer onjuist Geboortedatum niet overeenkomstig met INSZ-nummer Postcode vorm onjuist voor dit land Persoon heeft in WebEDISON-zendingen ander stamnummer binnen deze school: stamnummer = xxxxxxx 60 30

32 Foutmeldingen Andere frequente foutmeldingen: Er bestaat al een Geregistreerd Persoon voor deze ID_GRP Er bestaat geen Inschrijving voor deze ID_GRP, ID_INS Contacteer uw schoolsoftwareleverancier 61 Aan- en afwezigheden 31

33 Aan- en afwezigheden Uitwisseling van aan- en afwezigheidsgegevens Niet-leerplichtige kleuters Aanwezigheden Leerplichtige kleuters, lager- en secundair onderwijs Afwezigheden Waarom Schooltoelage Kleuterparticipatie Toelatingsvoorwaarden gewoon lager 63 Aan- en afwezigheden Registratie Elke afwezigheidscode (ook _ ) Wordt doorgestuurd bij invoer of wijziging van code in schooladministratiepakket Wanneer registreren? Binnen de 7 kalenderdagen Later aanvullen of wijzigen is steeds toegestaan 64 32

34 Aan- en afwezigheden Raadplegen Als een school overstapt naar een ander schooladministratiepakket, dan kan ze via Discimus de oude afwezigheidsregisters raadplegen Als een leerling overstapt naar een andere school, dan kan de nieuwe school bepaalde informatie over aanen afwezigheid in de oude school krijgen Van de eigen school en van andere scholen, van het huidige schooljaar en voorgaande schooljaar 65 Aan- en afwezigheden Raadpleeg toelatingsvoorwaarden lager onderwijs Bij overstap tussen kleuterscholen: aanwezigheden van het huidige schooljaar: de som van het aantal aanwezigheden (aanwezig + te laat), Bij inschrijving in het lager onderwijs: aanwezigheden van het voorgaande schooljaar: men krijgt te zien of leerling voldoet aan toelatingsvoorwaarden of dat het onbepaald is, 66 33

35 Aan- en afwezigheden Regelmatige aanwezigheid relevant voor recht op schooltoelage Meer informatie over de codes die u moet registreren, vindt u terug in de volgende omzendbrieven Omzendbrief BAO/2002/11 : Afwezigheden van leerlingen in het basisonderwijs. Aantal codes niet meer doorgeven op papier bij schoolverandering of aantal halve dagen aanwezig op einde schooljaar 67 Aan- en afwezigheden Openstaande afwezigheden _ Niet vergeten om binnen een bepaalde termijn de juiste code in te vullen. Op het einde van het schooljaar mogen er geen openstaande afwezigheden meer zijn 68 34

36 Foutmeldingen Basisscholen mogen geen les geven en ook geen aanof afwezigheden doorsturen op woensdagnamiddag, zaterdag, zondag of vakantiedagen. Indien u een afwijking hierop wilt, neem dan contact op met AGODI Huidige kalenderdatum valt niet binnen het beheervenster voor deze operatie Steeds van 15/08/xx (voor start schooljaar) tot 30/09/xx (volgend op schooljaar) Nadien toestemming vragen aan AGODI om nog door te sturen 69 Leerlingenkenmerken 35

37 Leerlingenkenmerken 71 Leerlingenkenmerken Registratie Bij een nieuw ingevuld formulier Binnen de 7 kalenderdagen Enkel nodig als er nog geen was van een vorige school Let op de geldigheidsdatum! Zoek/Raadpleeg leerlingenkenmerkenformulier Over scholen heen Kan meteen nadat je de leerling geregistreerd hebt via Discimus 72 36

38 Leerlingenkenmerken Formulier vergeten te registreren/wijzigen? Huidig schooljaar: geen probleem, je kan steeds doorsturen tot 30/06 van het lopende schooljaar, Voorgaande schooljaar: een geldigheidsdatum kiezen in het voorgaande schooljaar kan niet meer. Je neemt dan als geldigheidsdatum 01/09/xxxx (in het huidige schooljaar) Formulier opvragen = formulier registreren! 73 Studiebewijzen 37

39 Sinds schooljaar Geen bijkomende planlast voor de scholen Wordt doorgestuurd vanaf 20/06 van het lopende schooljaar, binnen de 7 kalenderdagen na uitreikingsdatum Zichtbaar voor andere scholen en de LED vanaf 01/07 75 Getuigschrift basisonderwijs of getuigschrift bereikte doelen Regelgeving: BaO/98/11 Het uitreiken van het getuigschrift basisonderwijs Overzicht met doorgestuurde studiebewijzen via Mijn Onderwijs 76 38

40 Gewoon basisonderwijs Altijd iets sturen: - Leerlingen van het 6 de leerjaar - Leerlingen die volgende schooljaar geen lager onderwijs meer mogen volgen omdat ze te oud zijn Doorsturen indien getuigschrift behaald Leerlingen van andere leerjaren Mogelijk om een getuigschrift te behalen vanaf 8 jaar. 77 Buitengewoon basisonderwijs Getuigschrift behalen via handelingsplan Zeker doorsturen indien getuigschrift behaald Alle types 78 39

41 Studiebewijzen Raadpleeg studiebewijs Alles van de eigen school Van andere school Kan meteen nadat je de leerling geregistreerd hebt via Discimus Leerling met getuigschrift Basisonderwijs mag enkel mits toestemming van de klassenraad opnieuw lager onderwijs volgen Overzicht doorgestuurde studiebewijzen via Mijn Onderwijs 79 Foutmeldingen Het beheervenster voor dit schooljaar staat niet open voor deze school Steeds van 20/06/SJ tot 30/09/SJ+1 Nadien toestemming vragen aan AGODI om nog door te sturen foutcode Geen goedkeuring voor dit schooladministratiepakket om dit soort gegevens te registreren voor deze school. Neem contact op met uw schoolbeheerteam bij AGODI

42 Foutmeldingen Er mag een informatie over het al dan niet behalen van een getuigschrift basisonderwijs worden gestuurd voor leerlingen van jonge leeftijd Pas vanaf 8 jaar mogelijk om een getuigschrift te behalen Vrije leerlingen kunnen geen studiebewijs halen Uitreikingsdatum ligt te ver in de toekomst een {soort bewijs} mag slechts eenmaal per schooljaar en leerling worden uitgereikt 81 Veel gestelde vragen Waarom registreren? Uitwisseling LED (Leer- en Ervaringsdatabank) Secundaire scholen raadplegen via discimus Getuigschriften nog afprinten Geen wijziging bestaande regelgeving Afprint bezorgen 82 41

43 Aandachtspunten 83 Discimus basis voor werkzaamheden AGODI Maak gebruik van correcte identificatiegegevens Registreer binnen de 7 kalenderdagen 84 42

44 Raadpleeg regelmatig je dubbele inschrijvingen Kijk regelmatig naar je foutmeldingen Openstaande afwezigheden 85 Raadpleeg uitgewisselde inschrijvingen via Mijn Onderwijs Raadpleeg uitgewisselde studiebewijzen via Mijn Onderwijs Raadpleeg uitgewisselde afwezigheidscodes via schooladministratiepakket: -, B 86 43

45 Reglementering Omzendbrief Discimus - Een toekomstgerichte manier om leerlingengegevens uit te wisselen (NO/2012/01) Overzicht, contactgegevens, info in bijlagen 87 Achter de schermen 88 44

46 De mensen achter de helpdesk 4 teamleden 2 Coördinatoren 3 Backoffice scholen Schooladministratiepakket Kwaliteitscontroles Ondersteuning verificateurs Verificateur 89 Vragen? Contacteer ons leerlingenzendingen.basisonderwijs@vlaanderen.be +32(0)

47 Zijn er vragen? 46