VERIFICATIE. Cursus voor schoolsecretariaten Overzicht programma

Transcriptie

1 VERIFICATIE Cursus voor schoolsecretariaten AGODI- Overzicht programma AGODI- AGODI en verificatie Inschrijvingen Stamboekregister Inschrijvingsdocumenten Toelatingsvoorwaarden Aan- en afwezigheden Klassement en bewaartermijn Wijziging schoolbevolking na verificatie Onthaalonderwijs Herberekening in het kleuteronderwijs 1

2 Beleidsdomein Onderwijs en Vorming AGODI- AGODI - structuur Administrateur generaal Guy JANSSENS Stafdienst Afdeling Basisonderwijs, DKO en Clb Scholen en leerlingen Veerle VAN DE VELDE wnd. Afdelingshoofd Afdeling Secundair onderwijs Scholen en leerlingen Caroline VANBRABANT Afdelingshoofd Afdeling Personeel Basisonderwijs en Clb Patricia VAN REET Afdelingshoofd Afdeling Personeel Secundair onderwijs en DKO Katrien DE BECKER Afdelingshoofd AGODI- Afdeling Advies en ondersteuning onderwijspersoneel * Herman Panneels Afdelingshoofd Afdeling ICT * Jeroen DEPOORTERE Senior adviseur 2

3 Afdeling Basisonderwijs, DKO en CLB Scholen en leerlingen AGODI- AGODI - Kernprocessen Leerlingen Afdeling Scholen Basisonderwijs, DKO en CLB Afdeling Personeel Basisonderwijs en CLB AGODI- schooldossier personeelsdossier 3

4 Inschrijvingen (1) Inschrijving leerling Schriftelijk akkoord van de ouders met pedagogisch project en schoolreglement 3-delig inschrijvingsregister AGODI- Inschrijvingen (2) Inschrijving bij co-ouderschap: ouderlijk gezag gezamenlijk exclusief AGODI- beiden (vermoedelijk) akkoord = ok 1 ouder niet akkoord = niet ok 1 ouder beslist 4

5 Stamboekregister Leerlingendatabank stamboekregister Elektronisch Uniek stamboeknummer Overzichtslijst met de leerlingenaantallen AGODI- Inschrijvingsdocumenten Identificatie Keuze levensbeschouwelijke vakken Telling leerlingen aan coëfficiënt 1,5 Leerlingenkenmerken Schoolverandering AGODI- (Inschrijvings)verslag buitengewoon basisonderwijs 5

6 Identificatiedocument INSZ-nummer (rijksregisternummer, BIS-nummer) Officieel bewijsstuk Correcte naam, geboortedatum, geslacht Ophalen van INSZ-nummers via softwarepakket AGODI- Rijksregister- of BIS-nummer Rijksregisternummer Geboortedatum: Geslacht: V (228 = even) Controlecijfers (laatste 2 cijfers) AGODI- Bis-nummer: onmogelijke geboortemaand (met 20, 40 vermeerderd) Geboortedatum: Geslacht: M (031 = oneven) 6

7 Formulier levensbeschouwelijke vakken Verplicht in officiële scholen Ouders bepalen de keuze of vragen vrijstelling bij 1 ste inschrijving of na SV Ondertekend én gedateerd keuzeformulier AGODI- Wijziging keuze LBV uiterlijk op 30 juni van voorafgaand schooljaar Leerlingen aan coëfficiënt 1,5 (1) Enkel in het gewoon onderwijs! Verblijven in een erkend Centrum voor Kinderzorg en Gezinsondersteuning (CKG) Verblijven in de tehuizen voor kinderen van wie de ouders geen vaste verblijfplaats hebben AGODI- 7

8 Leerlingen aan coëfficiënt 1,5 (2) Behoren tot de trekkende bevolking Binnenschipper Kermis- en circusexploitanten en artiesten Personen met een nomadische cultuur bv. Rom, Manoesj, Voyageurs, AGODI- AGODI- Leerlingen aan coëfficiënt 1,5 (3) Geplaatst zijn door jeugdrechter of Comité voor Bijzondere Jeugdzorg ( ) Thuisloos zijn = buiten het eigen gezinsverband opgenomen zijn i.k.v. bijzondere jeugdbijstand of niet-begeleide minderjarige vreemdeling 8

9 Leerlingenkenmerken Gewoon onderwijs en BuBaO T1 - T3 TBA externen en semi-internen: Thuistaal van de leerling Opleidingsniveau van de moeder Thuisloos* en trekkende bevolking* AGODI- Thuistaal en opleidingsniveau via modelformulier verklaring op eer! enkel in gewoon basisonderwijs Schoolverandering (SV) Wijziging procedure schoolverandering vanaf 1/9/2018 Melding SV via aangetekende zending of tegen ontvangstbewijs vervalt AGODI- 9

10 Schoolverandering (SV) Definitie schoolverandering: Elke inschrijving van een leerling die op een eerder tijdstip al in een andere school was ingeschreven, ongeacht of deze leerling al effectief schoolloopt in de school. AGODI- AGODI- Schoolverandering (SV) NIEUWE WERKWIJZE - REGISTREREN Alle inschrijvingen binnen 7 kalenderdagen uitwisselen via Discimus (uiterlijk op eerste dag lesbijwoning) Registreren inschrijvingsdatum en voorziene start van de lesbijwoning 10

11 Schoolverandering (SV) NIEUWE WERKWIJZE - VASTSTELLEN AGODI- Vaststelling via schoolsoftwarepakket van een inschrijving op later tijdstip in andere school Melding wijziging in schoolloopbaan SV tijdens lopende schooljaar: onmiddellijke melding SV voor volgende schooljaar: melding afhankelijk van inschrijvingsmoment Inschrijvingen in voorafgaand schooljaar tot 30 juni: melding op 1 juli Inschrijvingen tijdens zomervakantie: onmiddellijke melding Schoolverandering (SV) NIEUWE WERKWIJZE UITSCHRIJVEN Melding wijziging in schoolloopbaan oorspronkelijke school mag leerling uitschrijven School niet verplicht uit te schrijven Leerling echter in één school subsidieerbaar/financierbaar AGODI- 11

12 (Inschrijvings)verslag BuO inschrijvingsverslag BuO of verslag voor toegang tot een individueel aangepast curriculum in het gewoon onderwijs of voor toegang tot het buitengewoon onderwijs AGODI- attest oriënteert naar een type protocol met relevante info Types BuBaO (T 1 - licht verstandelijke handicap) T 2 - verstandelijke beperking T 3 - emotionele of gedragsstoornis T 4 - motorische (lichamelijke) beperking T 5 - in ziekenhuis, preventorium T 6 - visuele beperking (gezichtsstoornis) T 7 - auditieve beperking (gehoorstoornis), spraak- of taalstoornis (T 8 - ernstige leerstoornis) AGODI- Sinds 1/09/2015 T basisaanbod vervangt geleidelijk T1 T8 enkel in het lager onderwijs T 9 - autismespectrumstoornis (ASS) 12

13 AGODI- Toelatingsvoorwaarden BaO Leeftijdsvoorwaarden en afwijkingen Kleuteronderwijs: Vanaf 2,5 jaar - instapdata! Verlenging met 1j mogelijk AGODI- Lager onderwijs: Vanaf 6 jaar Vervroegde instap: 1 jaar mogelijk Verlengd verblijf mogelijk (maar géén 15 j oud zijn vóór 1 januari van het lopende schooljaar)! HD aanwezigheid kleuteronderwijs - Adviezen CLB & KR 13

14 Toelatingsvoorwaarden BuBaO (Inschrijvings)verslag voor toegang tot het buitengewoon onderwijs Leeftijdsvoorwaarden en afwijkingen Kleuteronderwijs: Vanaf 2,5 jaar (geen instapdata) Verlenging met 2j mogelijk AGODI- Lager onderwijs: Vanaf 6 jaar Vervroegde instap: 1 jaar mogelijk Verlengd verblijf mogelijk (maar géén 15 j oud zijn vóór 1 januari van het lopende schooljaar)! Adviezen CLB & KR Aanwezigheidsregister (1) Elektronisch / Discimus Uitschrijvingen en late inschrijvingen Meerdere administratieve groepen samen AGODI- 14

15 Aanwezigheidsregister (2) Codes kleuteronderwijs Code L = laattijdig aangekomen Code A= A afwezig (ook bij ziekte, revalidatie ) Verticaal streepje (l) = aanwezig Code D = (enkel) tijdelijk in type 5 school AGODI- Aandacht voor leerplichtige kleuters; codes lager onderwijs gebruiken! Aanwezigheidsregister (3) Codes lager onderwijs Code Z bij ziekte (> ouders) max 4X per jaar, max 3 opeenvolgende kalenderdagen ook tijdens de week onmiddellijk vóór of onmiddellijk na de herfst-, de kerst-, de krokus, de paas- of de zomervakantie kan code Z (sinds 1/9/2015) Code D bij ziekte (> arts) AGODI- 15

16 Aanwezigheidsregister (4) Codes lager onderwijs Code H bij revalidatie Ziekte of ongeval, stoornis max 150 /week Buitengewoon onderwijs max 250 /week AGODI- Revalidatiedossier (evt. diagnose, CLB-advies, samenwerkingsovereenkomst tussen de school en de revalidatieverstrekker ) Week- of maandplanning Aanwezigheidsregister (5) Code R bij religieuze feestdag, begrafenis Andere codes zoals code Q (rouwperiode), code S (deelname aan culturele en/of sportieve manifestaties), code O (deelname aan time-out-project) Code P om persoonlijke redenen Mits vraag ouders en toestemming directie AGODI- 16

17 Aanwezigheidsregister (6) Code B bij ongewettigde afwezigheid Schriftelijk begeleidingsdossier bij problematische afwezigheden > 5 halve dagen B-code ( ) Begeleidingsinspanningen (contact met CLB en ouders, ) AGODI- Klasseren en bewaartermijn Op stamboeknummer klasseren, uitgezonderd afwezigheidsattesten en formulieren keuze levensbeschouwelijke vakken Bewaartermijnen: Inschrijvings- en aanwezigheidsregister, verklaring AN Attest thuisloos/trekkende bevolking 5 jaar 15 jaar AGODI- Afwezigheidsattesten en dossiers problematische afwezigheden Doc. ivm OAH, revalidatie, ( ) 2 jaar 31/8 van het schj dat volgt op het schj waarin de leerling de school verlaten heeft 17

18 Wijziging schoolbevolking na verificatie Wijziging sinds schooljaar : Voor scholen geverifieerd vóór de eerste schooldag van februari Voor de leerlingen ingeschreven na verificatiedatum t.e.m. de eerste schooldag van februari GEEN Teldocument wijziging schoolbevolking (t.e.m. schooljaar de zogenaamde bijlage 5 ) AGODI- WEL kopies van verantwoordingsdocumenten per mail aan verificateur bezorgen Onthaalonderwijs (1) Definitie onthaalonderwijs: Onderwijs dat de taalvaardigheid Nederlands en de sociale integratie van de anderstalige nieuwkomer bevordert. Toepassingsgebied: Enkel in het gewoon onderwijs! AGODI- 18

19 Onthaalonderwijs Per school Per scholengemeenschap Autonome kleuter- of lagere school met 1 VP: minstens 4 Alle andere: minstens 6 Minstens 12 AGODI- Uitbreiding bij netto aangroei van 4 Onthaalonderwijs (3) Anderstalige nieuwkomer: 5 jaar of ouder ten laatste op 31/12 v/h lopende schooljaar Thuistaal/moedertaal niet Nederlands Onvoldoende de onderwijstaal beheersen Max. 9 maanden ingeschreven in NL-talige school Max. 1 jaar ononderbroken in België AGODI- 19

20 Onthaalonderwijs (4) Uitzondering verblijf open asielcentrum Attest Asielcentrum Leeftijdsvoorwaarde Gewezen Anderstalige nieuwkomer Vorig schooljaar AN + onthaalonderwijs genoten met LT AN Teldag: 1e schooldag van oktober van het lopende schooljaar AGODI- Geen minimumnormen; 1 GAN -> recht op 1 LT Onthaalonderwijs (5) AGODI- Voorbeeld 1: Een school of een SG telt op 1 september 20 AN. Tijdens de maand september worden 4 AN uitgeschreven en 6 nieuwe ingeschreven. ( = 22) De netto aangroei is hier dus 2. Er kan NIET herberekend worden. Voorbeeld 2: Een SG van 4 scholen telt op 1 september 20 AN. Tijdens de maand september worden in school A, 2 AN en in school D, 4 AN uitgeschreven. In school B worden 5 AN ingeschreven en in school C, 7 AN. ( = 26) De netto aangroei is hier dus 6. Er kan dus herberekend worden. 20

21 Herberekening in het kleuteronderwijs (1) Enkel indien kleuteraantal op de instapdag > aantal kleuters op de berekeningsdatum lestijdenpakket Enkel in het gewoon onderwijs AGODI- Herberekening in het kleuteronderwijs (2) Op volgende instapdagen: 1ste schooldag na de krokusvakantie na de paasvakantie na hemelvaartsdag Dus NIET na de zomervakantie (uitz. 1 e schooldag van sept) AGODI- na de herfstvakantie, na de kerstvakantie en de 1 e schooldag van februari 21

22 Situaties instapmomenten Een kleuter werd 2,5j net voor de herfstvakantie maar wordt ingeschreven in school x voor instap na de kerstvakantie. Dat kan een 1e instap zijn maar evt. ook al een SV. Een kleuter werd eind september 2,5j. Zijn ouders die uit het buitenland komen, willen hem inschrijven m.i.v. 17/11 AGODI- De kleuter miste zijn instap en kan pas starten op de volgende instapdag. Info en contactpersonen A-Z-lijst verificateur dossierbeheerder schoolbeheerteam AGODI- dossierbeheerder werkstation 22

23 Vragen? AGODI- 23