Cursus voor schoolsecretariaten Algemene informatie

Transcriptie

1 Cursus voor schoolsecretariaten Algemene informatie 18 schooladministratiepakketten hebben toegang tot DISCIMUS Niet mogelijk om ieder pakket te tonen Wij hebben geen toegang Ieder pakket heeft een andere lay-out en werkwijze om iets te doen Alles wat voorkomt in deze presentatie, zou uw pakket moeten kunnen Op vraag van schoolbestuur of scholengroep is het mogelijk om samen met uw pakket een opleiding te doen. 2 1

2 Overzicht programma DISCIMUS Inleiding In- en uitschrijvingen PAUZE Aan- en afwezigheden Leerlingenkenmerken Studiebewijzen Schooladministratiepakket Aandachtspunten Informatie Contactgegevens 3 Overzicht programma Leerlingenzendingen via WebEDISON Reglementering Overzicht Internen Terugzendingen Concurrentieel vervoer Vragen? 4 2

3 DISCIMUS Een toekomstgerichte manier om leerlingengegevens uit te wisselen (NO/2012/01) 5 Inleiding 6 3

4 Werkzaamheden AgODi Vastleggen schoolstructuur Berekening omkadering/ werkingsmiddelen Verzamelen leerlingengegevens Verzamelen gegevens personeel Controle leerlingengegevens Betaling wedden Controle aanwending 7 Uitdagingen Verschillende maatschappelijke uitdagingen Capaciteit Dubbele inschrijvingen Steeds grotere vraag naar gegevens Van beleidsmakers Van scholen Nood aan snelle beschikbaarheid gegevens Planlastvermindering Eenvoudige uitwisseling en efficiëntere werking 8 4

5 Gebruik van leerlingengegevens door AgODi Berekenen van omkadering en toelagen Leerplichtcontrole & opvolging kleuterparticipatie Uitwisseling van gegevens met verschillende partners: Afdeling Studietoelagen (AHOVOS), CLB s, AGIOn, Kinderbijslagfonds(en), Leer- en Ervaringsdatabank (VDAB, CVO s), Inburgering Cijfergegevens voor beleidsondersteuning Kwaliteit van al deze processen is afhankelijk van de gegevens die bezorgd worden door de scholen 9 MAGDA 10 5

6 WebEDISON Afbouw WebEDISON en meer uitwisseling via DISCIMUS Momenteel GON-zending en zending internaten nog via WebEDISON Toekomst Verdere afbouw WebEDISON voor leerlingengegevens 11 DISCIMUS Overzicht over uitgewisselde leerlingengegevens Op Mijn Onderwijs Op teldagen 01/10 en 01/02 Na verificatie Mogelijkheid om op vraag gegevens te publiceren (teldagen en andere dagen) 12 6

7 DISCIMUS Overzicht over uitgewisselde leerlingengegevens Voorjaar 2017 mogelijkheid om zelf op te vragen via Mijn Onderwijs Ook opvraagbaar via uw schooladministratiepakket Enkel zichtbaar in Mijn Onderwijs als je de rechten CONFIDENTIEEL hebt bij het thema Leerlingen

8 DISCIMUS Administratieve vereenvoudiging Reeds afgeschaft: BAO Herberekening in het kleuteronderwijs Bijlage 5 teldocument wijziging schoolbevolking Formulier kleuterparticipatie aantal halve dagen aanwezig In de toekomst: andere BAO-formulieren 15 Deelnemers aan het project Op dit ogenblik Alle kleuter-, lagere en basisscholen voor gewoon en buitengewoon onderwijs Alle scholen voor gewoon en buitengewoon secundair onderwijs Centra voor Deeltijds Onderwijs (CDO s) Syntra Vlaanderen Uitzondering: enkele ziekenhuisscholen Later CLB s, DKO, ziekenhuisscholen 16 8

9 Partners in succes AgODi Databank met toegangspoorten Verstuurt en ontvangt gegevens Softwareleveranciers Aansluiten schooladministratiepakket op toegangspoorten Gebruiksvriendelijke toegang tot databank Schooladministratie Onmiddellijk registreren in schooladministratiepakket 17 Werking DISCIMUS School voert informatie in het schooladministratiepakket in, Informatie die nodig is, vloeit meteen door naar de centrale databank van AgODi Meteen antwoord of de verwerking geslaagd is Vergeet niet om regelmatig naar de foutmeldingen te kijken Mogelijkheid om gegevens uit te wisselen op het moment dat de school het vraagt 18 9

10 DISCIMUS DISCIMUS 1 internet Instellingen (Directeur, medewerker, ) School AgODi 19 Radicaal digitaal Papier stromen afschaffen Klemtoon op efficiëntiewinst Grote digitale sprong voorwaarts MAGDA principe Digitale kanalen Open data Digitaal loket Privacy 20 10

11 In- en uitschrijvingen 21 In- en uitschrijvingen Uitwisseling gerealiseerde inschrijvings- en uitschrijvingsgegevens Registratie binnen een week Ook bij instappers, niet wachten tot de instapdag! Stamnummer automatisch toegekend Niet manueel wijzigen! Geen aanmeldingen of weigeringen 22 11

12 In- en uitschrijvingen Welke gegevens worden uitgewisseld? 23 In- en uitschrijvingen Instellingsnummer Stamnummer Identificatienummer Geboortedatum Geslacht Familienaam Eerste voornaam Straat woonplaats Huisnummer Busnummer Postcode woonplaats Land woonplaats Nationaliteit 24 12

13 In- en uitschrijvingen Identificatienummer Rijksregisternummer yy mm dd xxx xx 3 de laatste cijfer geeft geslacht weer BIS-nummer Even = meisje Oneven = jongen Zelfde vorm, maar maand wordt vermeerderd met 20, 40 of In- en uitschrijvingen Identificatienummer terug te vinden op achterzijde Kids-ID, op ISI+-kaart of de achterzijde van het e-id 26 13

14 In- en uitschrijvingen Wat als je een leerling zonder identificatienummer doorstuurt AgODi gaat eerst zoeken in eigen databank vervolgens opzoeken in rijksregister naar Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ) Opgelet: eventueel nieuw nummer op basis van doorgegeven naam geboortedatum geslacht u importeert het identificatienummer via uw schooladministratiepakket Probeer steeds aan een identificatienummer te komen om fouten te vermijden, 27 In- en uitschrijvingen Alle karakters die toegelaten zijn in de naam en voornaam van een leerling bij het registreren of wijzigen. [a-z A-Z ' ÀÁÂÃÄÅÆ àáâãäåæ Çç Ð ÈÉÊË èéêë ÌÍÎÏ ìíîï Ññ ÒÓÔÕÖØ òóôõöø ð ß ÙÚÛÜ ùúûü Ýýÿ Þþ -]*$ Een. (punt) in de naam geeft een foutmelding in DISCIMUS 28 14

15 In- en uitschrijvingen Veld inschrijvingsdatum Datum van akkoordverklaring met het pedagogisch project en schoolreglement Datum ligt voor of op de begindatum in de school 29 In- en uitschrijvingen Bevat specifieke informatie voor een inschrijving in het basisonderwijs Nodig voor een correcte berekening van toelagen en omkadering 30 15

16 In- en uitschrijvingen Instellingsnummer Hoofdstructuur Begindatum Einddatum Vestigingsplaats Financierbaarheid Cursus levensbeschouwing Cursus 2 de taal Taalinitiatie frans Taalinitiatie andere taal Individueel aangepast curriculum Anderstalige nieuwkomer Gewezen anderstalige nieuwkomer Verblijfsregeling Thuisloos Trekkende bevolking Informatie vorige inschrijving Aanleiding vroege uitschrijving Situatie na vroege uitschrijving 31 In- en uitschrijvingen Begin- en einddatum Meestal begindatum 01/09 en einddatum 31/08 Bij vroege uitschrijving uit de school: einddatum wijzigen Bij wijziging administratieve groep/klas of vestigingsplaats Einddatum wijzigen naar dag voordien Aanmaak nieuwe inschrijving administratieve groep voor de nieuwe situatie 32 16

17 In- en uitschrijvingen Administratieve groep Soepele controles vooraleer het schooljaar start Nadien strengere controles of de administratieve groep wordt ingericht in de vestigingsplaats Foutmelding: Deze combinatie van administratieve groep, onderwijstaal, vestigingsplaats en type BuO is dit schooljaar niet toegelaten voor deze school. Contacteer uw schoolbeheerteam. Zie BAO Algemene gegevens 33 In- en uitschrijvingen Vestigingsplaats Gebruik van DISCIMUSnummer vestigingsplaats (onveranderlijk over de schooljaren heen) Kan verschillen van Edisonnummer vestigingsplaats (aanpasbaar door de school) Omzetting gebeurt achter de schermen, of eenmalig in te voeren in het schooladministratiepakket 34 17

18 In- en uitschrijvingen Oefening School heeft 2 vestigingsplaatsen VP 01 in de appelstraat te Boom heeft discimusnr 002 VP 02 in de perenstraat te Boom heeft discimusnr 003 Volgend schooljaar VP 01 perenstraat discimusnr? VP 02 appelstraat discimusnr? 35 In- en uitschrijvingen Anderstalige nieuwkomers en gewezen anderstalige nieuwkomers Aanduiden in het schooladministratiepakket. Meer informatie zie omzendbrief Onthaalonderwijs Individueel aangepast curriculum Verplicht vanaf schooljaar Enkel gewoon basisonderwijs Alle leerlingen met een verslag BuO die het gewone curriculum niet volgen 36 18

19 In- en uitschrijvingen Informatie vorige inschrijving Toegelaten waarden 01 Normaal Ingeschreven 02 Ingeschreven in de Franse Gemeenschap Basis onderwijs 03 Onbekend 04 Niet ingeschreven 05 Ingeschreven in de Franse Gemeenschap Secundair onderwijs Andere informatie vorige school wordt niet opgevraagd 37 In- en uitschrijvingen Aanleiding tot uitschrijving en situatie na vroege uitschrijving Standaardwaarden bij inschrijving X normaal einde schooljaar of module 10 geen informatie Wijzigen bij vroege uitschrijving Nodig voor de leerplichtcontrole 38 19

20 In- en uitschrijvingen Aanleiding tot uitschrijving : mogelijke waarden X Normaal einde schooljaar of module E Initiatief van leerling of ouders O Overlijden leerling P Langdurige problematische afwezigheid (enkel in uitzonderlijke situaties) S Op advies van school of CLB T Tucht D Ontbinding inschrijving wegens onredelijkheid aanpassingen voor leerling met specifieke onderwijsbehoeften (niet van toepassing in buitengewoon onderwijs) 39 In- en uitschrijvingen Situatie na uitschrijving : mogelijke waarden 06 Verhuisd naar het buitenland en loopt school in het buitenland 07 Leerling is overleden 09 Andere 10 Geen informatie 12 Wijziging binnen de eigen school of naar andere erkende, gesubsidieerde, gefinancierde Nederlandstalige school 13 Gedomicilieerd in België, maar ingeschreven in een school in het buitenland 14 Overstap naar individueel huisonderwijs 15 Overstap naar het privé-onderwijs 16 Overstap naar het Franstalig onderwijs in België 17 (Tijdelijke) vrijstelling van de leerplicht ingevolge ziekte, 40 handicap 20

21 Oefening In- en uitschrijvingen Situatie 1 Jan is ingeschreven van 01/09 31/08 in school , Hij verandert van school op 17/11 naar een school in Wallonië Uitschrijfdatum? Aanleiding uitschrijving? Situatie na uitschrijving? 41 Oefening In- en uitschrijvingen Situatie 2 Jan is ingeschreven van 01/09 31/08 in school , Hij overlijdt op 17/11. Uitschrijfdatum? Aanleiding uitschrijving? Situatie na uitschrijving? 42 21

22 Oefening In- en uitschrijvingen Situatie 3 Jan is ingeschreven van 01/09 31/08 in school , Hij verandert van school op 17/11 naar een school in Nederland, Uitschrijfdatum? Aanleiding uitschrijving? Situatie na uitschrijving? 43 Oefening In- en uitschrijvingen Situatie 4 Jan is ingeschreven van 01/09 31/08 in school , Hij verandert van school op 17/11 naar school Schoolverandering is aangetekend verstuurd 17/11. Uitschrijfdatum? Aanleiding uitschrijving? Situatie na uitschrijving? 44 22

23 In- en uitschrijvingen Dubbele inschrijvingen zijn opvraagbaar Enkel zichtbaar wanneer er een overlap is bij inschrijving in administratieve groep Welke leerling, periode, andere school Huidig of volgend schooljaar Regelgeving staat dit toe Alle scholen in Vlaanderen 45 Foutmeldingen De leerling is te jong of te oud voor deze administratieve groep Meestal verkeerde instapdatum gekozen INSZ-nummer onjuist Geboortedatum niet overeenkomstig met INSZ-nummer Postcode vorm onjuist voor dit land Persoon heeft in WebEDISON-zendingen ander stamnummer binnen deze school: stamnummer = xxxxxxx 46 23

24 Foutmeldingen Andere frequente foutmeldingen: Er bestaat al een Geregistreerd Persoon voor deze ID_GRP Er bestaat geen Inschrijving voor deze ID_GRP, ID_INS Contacteer uw schoolsoftwareleverancier

25 Aan- en afwezigheden 49 Aan- en afwezigheden Uitwisseling van aan- en afwezigheidsgegevens Niet-leerplichtige kleuters Aanwezigheden Leerplichtige kleuters, lager- en secundair onderwijs Afwezigheden 50 25

26 Aan- en afwezigheden Registratie Elke afwezigheidscode (ook _ ) Wordt doorgestuurd bij invoer of wijziging van code in schooladministratiepakket Wanneer registreren? Binnen een week Later aanvullen of wijzigen is steeds toegestaan 51 Raadplegen Aan- en afwezigheden Als een school overstapt naar een ander schooladministratiepakket, dan kan ze via DISCIMUS de oude afwezigheidsregisters raadplegen Als een leerling overstapt naar een andere school, dan kan de nieuwe school bepaalde informatie over aan- en afwezigheid in de oude school krijgen Van de eigen school en van andere scholen, van het huidige schooljaar en voorgaande schooljaar 52 26

27 Aan- en afwezigheden Codes die teruggegeven worden bij raadpleging Eigen school: alle codes mogelijk Andere scholen: B onwettig afwezig (SJ, voorgaand SJ) C topsportconvenant (SJ) S sportieve of culturele manifestaties (SJ) Z ziektebriefje geschreven door ouders (SJ) 53 Aan- en afwezigheden Raadpleeg toelatingsvoorwaarden lager onderwijs Bij overstap tussen kleuterscholen: aanwezigheden van het huidige schooljaar: de som van het aantal aanwezigheden (aanwezig + te laat), Bij inschrijving in het lager onderwijs: aanwezigheden van het voorgaande schooljaar: men krijgt te zien of leerling voldoet aan toelatingsvoorwaarden of dat het onbepaald is, 54 27

28 Aan- en afwezigheden Regelmatige aanwezigheid relevant voor recht op schooltoelage Meer informatie over de codes die u moet registreren, vindt u terug in de volgende omzendbrieven Omzendbrief BAO/2002/11 : Afwezigheden van leerlingen in het basisonderwijs. Aantal codes niet meer doorgeven op papier bij schoolverandering of aantal halve dagen aanwezig op einde schooljaar 55 Aan- en afwezigheden Openstaande afwezigheden _ Niet vergeten om binnen een bepaalde termijn de juiste code in te vullen

29 Foutmeldingen Basisscholen mogen geen les geven en ook geen aan- of afwezigheden doorsturen op woensdagnamiddag, zaterdag, zondag of vakantiedagen. Indien u een afwijking hierop wilt, neem dan contact op met AgODi Huidige kalenderdatum valt niet binnen het beheersvenster voor deze operatie Steeds van 15/08/xx (voor start schooljaar) tot 30/09/xx (volgend op schooljaar) Nadien toestemming vragen aan AgODi om nog door te sturen 57 Leerlingenkenmerken 58 29

30 Leerlingenkenmerken 59 Leerlingenkenmerken Registratie Bij een nieuw ingevuld formulier Binnen een week Enkel nodig als er nog geen was van een vorige school Let op de geldigheidsdatum! Zoek/Raadpleeg leerlingenkenmerkenformulier Over scholen heen Kan meteen nadat je de leerling geregistreerd heb via DISCIMUS 60 30

31 Leerlingenkenmerken Formulier vergeten te registreren? Huidig schooljaar: geen probleem, je kan steeds doorsturen tot 30/06 van het lopende schooljaar, Voorgaande schooljaar: een geldigheidsdatum kiezen in het voorgaande schooljaar kan niet meer. Je neemt dan als geldigheidsdatum 01/09/xxxx (in het huidige schooljaar) Formulier opvragen = formulier registreren! 61 Studiebewijzen 62 31

32 Studiebewijzen Nieuw vanaf schooljaar Geen bijkomende planlast Vooral impact op het secundair onderwijs Worden doorgestuurd in de maand juni via DISCIMUS Gebeurt automatisch op de achtergrond Getuigschrift basisonderwijs of Geen getuigschrift basisonderwijs Pas zichtbaar voor andere scholen en de LED vanaf 01/07 63 Studiebewijzen gewoon Altijd iets sturen voor Leerlingen in het 6de leerjaar Leerlingen die volgende schooljaar geen lager onderwijs meer mogen volgen omdat ze te oud zijn Zeker doorsturen als de leerling een getuigschrift behaalt Leerlingen in het 4de of 5de leerjaar 64 32

33 Studiebewijzen buitengewoon Als leerling een getuigschrift behaald zeker doorsturen Indien geen getuigschrift Keuze om niets door te sturen of melden dat geen getuigschrift behaald werd 65 Studiebewijzen Mijn Onderwijs Overzicht met doorgestuurde studiebewijzen Einde schooljaar 66 33

34 Schooladministratiepakket 67 Schooladministratiepakket Meerdere schooladministratiepakketten mogelijk Doorgeven welk schooladministratiepakket wat mag doen Per item kan maar 1 pakket schrijfrechten hebben Staat op BAO/BKL Algemene gegevens Schooladministratiepakket Lezen Inschrijvingen Leerlingenkenmerken a X X X b X Schrijven Aan-en afwezigheden Studiebewijzen c X X X

35 Schooladministratiepakket Wijzigingen melden aan helpdesk leerlingenzendingen, anders foutmelding: Geen goedkeuring voor dit schooladministratiepakket om dit soort gegevens te registreren voor deze school. Neem contact op met uw schoolbeheerteam bij AgODi. 69 Aandachtspunten 70 35

36 Aandachtspunten DISCIMUS basis voor werkzaamheden AgODi Volledige en correcte leerlingengegevens zijn essentieel Maak gebruik van correcte identificatiegegevens Zie ISI+ kaartje, ID-kaart of Kids-ID Nodig voor correcte loopbaan van leerling Correct adres noodzakelijk Registreer alle leerlingengegevens binnen 1 week Ook inschrijvingen van instappende kleuters! 71 Aandachtspunten Raadpleeg regelmatig je dubbele inschrijvingen Aanwezigheden: uitwisseling binnen een week, vergeet niet om _ om te zetten naar een juiste code Kijk regelmatig je foutmeldingen na 72 36

37 Waar vind ik informatie over DISCIMUS? Omzendbrief DISCIMUS Een toekomstgerichte manier om leerlingengegevens uit te wisselen NO/2012/01 van 07/03/ Schooldirect ( gratis nieuwsbrief Website Wetwijs: D Mijn Onderwijs 73 Contactgegevens Helpdesk leerlingenzendingen en DISCIMUS mail: leerlingenzendingen.basisonderwijs@vlaanderen.be Telefoonnummer: Of uw verificateur 74 37

38 Leerlingenzendingen via WebEDISON 75 Reglementering Omzendbrief Zending van leerlingengegevens in het basisonderwijs BaO/2008/03 van 29/08/2008 Overzicht, contactgegevens, info in bijlagen Website Wetwijs: Z 76 38

39 Overzicht zendingen GON/ION 1ste schooldag van oktober Zending internen Concurrentieel vervoer 77 GON/ION 1ste schooldag van oktober Reglementering? Omzendbrief Geïntegreerd onderwijs GD/2003/05 Wie? Scholen voor buitengewoon onderwijs met GON en ION Doel? Toekenning van eenheden en toelagen 78 39

40 GON/ION 1ste schooldag van oktober Welke gegevens? Identificatie Inschrijvingen Type, aard handicap, aard integratie, Leerlingen die recht hebben op GON-begeleiding en ION Zowel de financierbare als niet-financierbare Wanneer? Binnen de 7 werkdagen na teldag 79 Wie? Internen Alle MPI's van het GO! en de scholen voor kinderen van wie de ouders geen vaste verblijfplaats hebben en die rechtstreeks verbonden zijn aan internaten Doel? Nodig voor berekening urenpakket internaat Welke leerlingen? De leerlingen van het gewoon en buitengewoon basisonderwijs en de leerlingen van het gewoon en buitengewoon secundair onderwijs die in het internaat verblijven Wanneer? 1 ste schooldag van oktober 1 ste schooldag van februari 80 40

41 Terugzendingen via WebEDISON Na elke zending volgt een terugzending Belangrijk om deze op te volgen! Enkele uren na de zending: melding ontvangst Volgende dag: foutenrapport Bij sommige leerlingenzendingen ook een overzichtsrapport met leerlingenaantallen 81 (Fouten)rapporten 3 soorten: Goed verwerkt Eventueel met bijkomende informatie, bijvoorbeeld over de leerlingenkenmerken Verwerkt, met waarschuwende fout Bijvoorbeeld bij familienaam verschillend van wat in onze databank zit Fatale fout Fouten aanpassen en zending opnieuw versturen! 82 41

42 Concurrentieel vervoer Wie? Scholen in Vlaams-Brabant, in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en in een aantal andere gemeenten Doel? Financieringswet Welke leerlingen? Regelmatig en georganiseerd opgehaald vanuit Waals Gewest Wanneer? Formulier terugsturen vóór 1 maart Formulier zal terug te vinden zijn op Mijn Onderwijs 83 Contactgegevens Helpdesk leerlingenzendingen en DISCIMUS mail: leerlingenzendingen.basisonderwijs@vlaanderen.be Telefoonnummer: Of uw verificateur 84 42

43 Vragen? 85 43