1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Bevorderingsprocedure binnen het niveau Zorg en Gezondheid zoekt één medewerker ter Ondersteuning Afdelingshoofd en Werking Afdeling - HR-verantwoordelijke WEL Bij de afdeling Woonzorg en Eerste Lijn Statutair Niveau: C Rang: C3 Graad: Senior Hoofdmedewerker Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Zorg en Gezondheid heeft momenteel één vacature voor een medewerker Ondersteuning Afdelingshoofd en werking afdeling - HR verantwoordelijke WEL bij de afdeling Woonzorg en Eerste Lijn 2 FUNCTIECONTEXT Zorg en gezondheid Het agentschap heeft als missie om samen te werken met alle belanghebbenden aan een betere zorg en meer gezondheid. We willen dit bereiken door mensen uit te nodigen om gezond te leven en hen hierbij te ondersteunen. We beschermen hen tegen besmettelijke ziektes en een ongezond milieu en maken de tijdige opsporing van een aantal ziektes mogelijk. We dragen bij tot een netwerk van kwaliteitsvolle zorg voor en rond mensen die het nodig hebben. Met de Vlaamse sociale bescherming brengen we de betaalbaarheid van de zorg in het bereik van onze medeburgers.

2 Om dit alles te realiseren erkennen en financieren we organisaties, zorgverleners en voorzieningen. We doen alles in partnerschap en in gedeelde verantwoordelijkheid met hen, met andere overheden én met de mensen zelf. Extra aandacht gaat daarbij naar de meest kwetsbaren. Onze waarden Het agentschap is een open en wendbare organisatie. We streven er naar daadkrachtig te anticiperen op de evoluties en behoeften in de samenleving, Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Onze aanpak is menselijk, gidsend en toekomstgericht. Afdeling Woonzorg en Eerste Lijn Deze afdeling behandelt alle dossiers in de sectoren ouderenzorg, thuiszorg en eerste lijn. De erkenning en subsidiëring van: Thuiszorg o diensten voor gezinszorg en aanvullende thuiszorg; o diensten voor logistieke hulp; o lokale dienstencentra; o regionale dienstencentra; o diensten voor oppashulp; o diensten voor gastopvang; o diensten voor thuisverpleging; o diensten maatschappelijk werk van het ziekenfonds o verenigingen van gebruikers en mantelzorgers; o projecten in de thuiszorg. Eerstelijnszorg o samenwerkingsinitiatieven eerstelijnsgezondheidszorg (SEL s) ; o projecten in de eerstelijnszorg. Palliatieve zorg o palliatieve netwerken; o Federatie Palliatieve Zorg Vlaanderen. De programmering, planning, erkenning en subsidiëring van: woonzorgcentra en rust- en verzorgingstehuizen serviceflats centra voor kortverblijf centra voor herstelverblijf dagverzorgingscentra assistentiewoningen Daarnaast beheert deze afdeling ook de Woonzorglijn. De afdeling telt 50 personeelsleden + 9 externe (vanaf ). pagina 2 van 12

3 Positionering De functiehouder rapporteert aan het Afdelingshoofd, de Teamverantwoordelijke Financiering Ouderenzorg, de Teamverantwoordelijke Planning en Kwaliteit, de Teamverantwoordelijke Thuiszorg en de Teamverantwoordelijke Eerste Lijn. Er zijn geen functies die in formele zin rapporteren aan de functiehouder. Wel rapporteren de medewerkers van de afdeling m.b.t. bv. de klachtenopvolging aan de functiehouder. De functiehouder werkt intensief en rechtstreeks samen het afdelingshoofd en teamverantwoordelijken. Budgetbevoegdheid Afdelingsbudget (vorming, buitenlandse dienstreizen, ) 2.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Het lijnmanagement en de interne klanten bijstaan via een uitgebreide en specifieke dienstverlening op vlak van organisatieondersteuning, HR en administratieve taken met als doel ertoe bij te dragen dat de afdeling/organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en ondersteund worden. De afdeling is verantwoordelijke voor een brede waaier aan (complexe) opdrachten. De functie situeert zich binnen de afdeling Woonzorg en Eerste Lijn in rechtstreekse samenwerking met het afdelingshoofd. De functiehouder neemt belangrijke taken op zoals HR van de afdeling (voorbereiding wervingen, opstellen functiebeschrijvingen, opmaken planningsdocumenten, ), verder wordt ook het ondernemingsplan (APEX) voorbereid en opgevolgd, alsook de projectopvolging in Traject. Hij of zij zorgt autonoom voor de planning en werkzaamheden van de afdelingsstaf, ondersteunt en adviseert de stafleden en werkt proactief om de werking van de afdeling te optimaliseren. Hij of zij staat eveneens in voor de klachtencoördinatie en is personeelsverantwoordelijke voor de afdeling. Als personeelsverantwoordelijke wordt de (wijzigende) regelgeving continue opgevolgd en toegepast. 2.2 RESULTAATSGEBIEDEN Dienstverlening uitbouwen Resultaat Op basis van het beleid en de behoefteanalyse definiëren, implementeren en bijsturen van de dienstverlening binnen het functionele domein teneinde de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. Voorbeelden van activiteiten - Bijdragen tot HR dienstverlening van de afdeling WEL, ter ondersteuning van het afdelingshoofd en de teamverantwoordelijken zoals bvb. de voorbereiding wervingen, opmaak functiebeschrijvingen, planningsdocumenten, - Personeelsverantwoordelijke waarbij een goede kennis nodig is van het VPS en constante opvolging pagina 3 van 12

4 Context: in overleg en in samenwerking met het lijnmanagement. Adviesverlening Zowel op vraag als proactief interne klanten adviseren vanuit het functionele domein teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. Rapportering Registreren en analyseren van gegevens met als doel kwaliteitsvol verslag uit te brengen, optimale dienstverlening te garanderen en/of input te geven aan het beleid. van wijzigende regelgeving om de interne klanten correct te adviseren - Structureel afdelingsoverleg (staf) voorbereiden - Ad hoc overleg met afdelingshoofd en teamverantwoordelijken en zelf (oplossings)pistes aanreiken - Uitwerken van voorstellen om de dienstverlening voor de medewerkers in de afdeling te optimaliseren - Klachtencoördinator afdeling WEL - Optreden als personeelsverantwoordelijke waarbij een goede kennis nodig is van het VPS en constante opvolging van wijzigende regelgeving om de interne klanten correct te adviseren - Ondersteunen van het lijnmanagement, opvolging en agendering agendapunten directieraad, planning en organisatie diverse stuurgroepen - Fungeren als centraal aanspreekpunt voor de medewerkers van de afdeling - Onthaal nieuwe personeelsleden en introductie aan de teams en eventueel andere afdelingen - Adviseren over toepassingen en gebruik van diensten en systemen zoals bvb. het ondernemingsplan (APEX) de projectopvolging (Traject), SharePoint, de betaalapplicatie Orafin, vormingstabel,. - Advies verlenen inzake personeelsregelgeving (bv. verlofstelsels, ziekte, ), vormingsmogelijkheden,. - Formuleren van oplossingsacties voor personele (bvb.verlofregelingen) en organisatorische problemen en dit bespreken met het afdelingshoofd - Meewerken aan het optimaliseren van de gebruikte werkinstrumenten (applicaties) en hulpmiddelen (vb. vormingsopvolging aantal gevolgde opleidingen, budget, ), klachtenrapportage, - Opvolging van de planning van de afdelingsstaf en gemaakte afspraken (afsprakentabel). Waken over te respecteren deadlines en te volgen planning en daarober rapporteren aan afdelingshoofd en de teamverantwoordelijken - monitoring en ondersteunen van afdelingshoofd en de teamverantwoordelijken bij de opmaak en monitoring van het ondernemingsplan (applicatie Apex) en de projectopvolging (applicatie Traject). - Up to date houden van de gegevens in de softwaretoepassingen APEX en Traject pagina 4 van 12

5 - correct, tijdig en consequent monitoren en invoeren van de gegevens inzake klachten (eerstelijnsklachten) Communicatie en contacten Communiceren over de dienstverlening teneinde de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. Informatieverzameling en verwerking Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk met als doel op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied met als doel de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren - Informatie uitwisselen en de eigen werkwijze afstemmen op die van anderen - Uitbouwen intern netwerk en deelnemen aan vergaderingen (staf, personeelsvergaderingen, ) - Proactief hulp aanbieden aan lijnmanagement en interne collega s; - Verantwoordelijke/aanspreekpunt personeel oplossingen, antwoorden zoeken binnen VAZG, MOD, Ago,.. - Regelmatig feedback geven aan het afdelingshoofd over de stand van zaken van activiteiten en signaleren als er problemen zijn en/of de timing komt in het gedrang; - Opstellen van verslagen - De teamverantwoordelijken ondersteunen voor de rapportage mijlpalen/projecten; Interne communicatie voorbereiden en ondersteunen - Planning en opmaak agenda stafvergadering, hierbij zelf voorstellen formuleren die dan vooraf afgetoetst worden met het afdelingshoofd - Verslaggeving verzorgen van de staf en beheer afsprakentabel - Agendabeheer en opvolging agenda afdelingshoofd, teamverantwoordelijken - Opvolging afdelingsportefeuille (uitgaven, vormingen, afdelingsdag, ) - Opvolging Orka, Vlimpers ten behoeve van het afdelingshoofd - Opvolging PLOEG - Zelf informatie verstrekken/inwinnen voor zowel interne als externe klanten. Hierbij is het beschikken over een helicopterview essentieel. Kanaliseert problemen en opmerkingen naar de juiste personen en zoekt zelf mee naar klantgerichte oplossingen. - Lezen van vakliteratuur en volgen van gespecialiseerde opleidingen; - Informatie-uitwisseling met vakgenoten - Kennen en opvolgen van reglementering en/of wetgeving binnen het vakgebied (bv. personeelsregelgeving); pagina 5 van 12

6 Ondersteunende taken Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken met als doel bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling - Algemene ondersteuning afdelingshoofd (agendabeheer, HR, Personeel,.) - Agendabeheer, plannen en organisatie diverse stuurgroepen - Betalingen van facturen in Orafin (vormingen, afdelingsdag, catering, ) - Vlimpers registratie (ziekteverloven,.) - Onthaal nieuwe personeelsleden inzake administratieve aangelegenheden (aanvraag gebruikersaccount, WPAAS abonnement, account, toegang SharePoint, - Verdiepingsverantwoordelijke (technische en logistieke problemen) - Gebruik maken van SharePoint, Vlimpers (ten dienste van het afdelingshoofd), Orka, Orafin, tool Facilitair bedrijf,.. 3 PROFIEL 3.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: 1) Je bent ofwel een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) binnen Zorg en Gezondheid in een graad van de rang C1 of C2 ofwel een contractueel personeelslid (al dan niet in proeftijd) binnen Zorg en Gezondheid én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1 en je wordt betaald in een salarisschaal in een graad van de rang C1 of C2. 2) Vanuit de rang C2 beschik je op datum van afsluiting van de kandidaturen over minstens 8 jaar relevante beroepservaring met betrekking tot de inhoudelijke materie zoals aangegeven in de functiebeschrijving. Vanuit de rang C1 beschik je op datum van afsluiting van de kandidaturen over minstens 12 jaar relevante beroepservaring met betrekking tot de inhoudelijke materie zoals aangegeven in de 1 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). pagina 6 van 12

7 functiebeschrijving. 3) Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Liesbeth De Beyter, 02/ ). 3.2 COMPETENTIES Technische competenties - Kennis van de trends en evoluties op vlak van organisatieondersteuning - Goed inzicht in de werking van de afdeling, agentschap, VO - Grondige kennis van de personeelsregelgeving (VPS, ) binnen de Vlaamse Overheid - Zeer grondige kennis van de organisatiestructuur van het agentschap - Grondige kennis van de organisatiestructuur de Vlaamse overheid - Inzicht en kunnen gebruiken van het HR-netwerkmodel van de Vlaamse overheid (gebruik tools AGO) - Kennis van de courante office 365 toepassingen Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1) Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 2) Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Initiatief: Je onderkent kansen en onderneemt of stelt uit eigen beweging acties voor (niveau 2) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 1) Communiceren: Je brengt informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk over (niveau 1) Flexibiliteit : Je verandert je werkwijze, aanpak of stijl om doelen te bereiken. Je kan in verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze je gedrag aanpassen (niveau 1) pagina 7 van 12

8 Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: Bijkomende voorwaarden en verwachtingen Kenmerkend voor deze functie is de gevraagde flexibiliteit en het steeds beschikbaar zijn om ook andere taken op te nemen. 3.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Om toegelaten te worden tot de proeftijd in de bevorderingsbetrekking moet je: voldoen aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde en/of anciënniteitsvoorwaarde geslaagd zijn in de selectieprocedure ambtenaar buiten proeftijd of contractueel personeelslid buiten proeftijd zijn je in dienstactiviteit bevinden Burger zijn van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 4 AANBOD Je wordt bevorderd in de graad van Senior Hoofdmedewerker (rang C3) met de bijbehorende salarisschaal C311 Je eerste 6 maanden vormen een proeftijd. Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen (VPS art.vi 36). De bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste drie maanden na de datum van de selectiebeslissing. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? pagina 8 van 12

9 5 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 19/03/2018 (periode onder voorbehoud) 6.2. COMPETENTIESCREENING/ASSESSMENT Tijdens deze selectiefase worden de persoonsgebonden competenties beoordeeld: Verantwoordelijkheid nemen (niveau 1) Samenwerken (niveau 1) Zorgvuldigheid (niveau 2) Plannen & organiseren (niveau 1) Klantgerichtheid (niveau 1) Initiatief (niveau 2) Analyseren (niveau 1) Deze selectiefase kan volgende onderdelen omvatten: een competentiegericht interview, een persoonlijkheidsvragenlijst, vaardigheidsproeven,. Deze selectiefase wordt uitgevoerd door een extern selectiebureau. Deze selectiefase is eliminerend. Enkel de kandidaten met een positieve beoordeling gaan door naar de volgende selectiefase. De selectiefase vindt plaats in de lokalen van het extern selectiekantoor, in principe in de weken van 26/03/2018, 2/04/2018, 9/04/2018 en 16/04/2018 (periode onder voorbehoud) EINDSELECTIE: FUNCTIEGERICHT EINDGESPREK Het eindgesprek wordt gevoerd met een jury die samengesteld is uit afgevaardigden van de afdeling en een selectieverantwoordelijke (+ evt. een vakinhoudelijke specialist). Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen pagina 9 van 12

10 Je technische competenties De competenties communiceren en flexibiliteit Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel in de periode van 23/04/2018 tot 18/05/2018 (periode onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Wie geschikt wordt bevonden, wordt gerangschikt in volgorde van geschiktheid en opgenomen in een wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 6 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 18/03/2018. Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier bij voorkeur via mail naar solliciteren.wvg@wvg.vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer of per post naar: afdeling HR en Organisatie t.a.v. Liesbeth De Beyter, Selectieverantwoordelijke; Koning Albert II-laan 35 bus Brussel Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: pagina 10 van 12

11 je het sollicitatieformulier gebruikt je je kandidatuur uiterlijk op 18/03/2018 naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Liesbeth De Beyter, 02/ VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Tom Vermeire Afdelingshoofd Woonzorg en Eerste Lijn tom.vermeire@zorg-en-gezondheid.be 02/ Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Liesbeth De Beyter Selectieverantwoordelijke liesbeth.debeyter@wvg.vlaanderen.be 02/ Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind mei Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar liesbeth.debeyter@wvg.vlaanderen.be, 02/ met vermelding van het vacaturenummer. pagina 11 van 12

12 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve met rangschikking aangelegd voor de functie van medewerker Ondersteuning Afdelingshoofd en werking afdeling - HR verantwoordelijke WEL bij Zorg en Gezondheid. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 1 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als medewerker Ondersteuning Afdelingshoofd en werking afdeling - HR verantwoordelijke WEL. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 12 van 12