Profiel. Manager Inkoop & Logistiek. 3 augustus Opdrachtgever Noordwest Ziekenhuisgroep

Transcriptie

1 Profiel Manager Inkoop & Logistiek 3 augustus 2018 Opdrachtgever Noordwest Ziekenhuisgroep Voor meer informatie over de functie Truus Strijbis, adviseur Leeuwendaal Telefoon (088) evt. mobielnummer Voor sollicitatie Niets uit dit profiel mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Leeuwendaal gereproduceerd worden

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding 3 2 Noordwest Ziekenhuisgroep De organisatie Ontwikkelingen Organisatiestructuur 5 3 De functie Manager Inkoop & Logistiek De afdeling De functie 6 4 De gewenste capaciteiten Profiel Functie-eisen Competenties 8 5 Aanbod 9 6 De selectieprocedure 10 Manager Inkoop & Logistiek/profiel/3 augustus van 10

3 1 Inleiding Dit document is bedoeld om inzicht te verschaffen in de belangrijkste taken, verantwoordelijkheden en competenties, van belang voor de functie van de Manager Inkoop & Logistiek van Noordwest Ziekenhuisgroep. Daartoe wordt ingegaan op de visie en strategie, de organisatie, de interne en externe ontwikkelingen en de cultuur binnen de organisatie. Vervolgens wordt een beschrijving gegeven van de functie, de gewenste capaciteiten/competenties, persoonlijkheidskenmerken en de benodigde kennis en ervaring voor deze bijzondere functie en de arbeidsvoorwaarden. Besloten wordt met een beschrijving van de selectieprocedure. Voor verdere informatie adviseren wij u ook de website van Noordwest Ziekenhuisgroep te raadplegen: Manager Inkoop & Logistiek/profiel/3 augustus van 10

4 2 Noordwest Ziekenhuisgroep 2.1 De organisatie Noordwest Ziekenhuisgroep ( Noordwest ) is een toonaangevend topklinisch ziekenhuis in Noordwest-Nederland met locaties in Alkmaar, Den Helder, Heerhugowaard, Limmen, Schagen en Texel. Voor meerdere behandelingen behoort zij voor zowel kwaliteit als kwantiteit tot de top van Nederland. Met 700 bedden, ruim 4000 medewerkers en zo n 325 specialisten is Noordwest een van de grootste ziekenhuisorganisaties van Nederland. De Noordwest Ziekenhuisgroep biedt een aantal bovenregionale functies en een breed en bijzonder pakket aan diagnostische functies. Ook heeft zij opleidingsplaatsen voor vrijwel alle medische specialismen. Noordwest richt zich primair op de regio Noord-Holland Noord, een gebied met ruim inwoners. Noordwest Ziekenhuisgroep is er trots op een topklinisch ziekenhuis te zijn. Dit betekent dat er meer dan de gebruikelijke medisch-specialistische zorg wordt geleverd. Patiënten komen naar Noordwest voor onder andere dotterbehandelingen, de behandeling van hoofd-hals kanker, radiotherapie, IVF, traumatologie en voor neurochirurgische ingrepen. De afdeling Nucleaire geneeskunde beschikt over een cyclotron waarmee materiaal kan worden gemaakt voor nucleair onderzoek. Hiermee kunnen complexe diagnoses worden gesteld en kunnen bijbehorende behandelingen worden uitgevoerd. Er zijn in Nederland 26 ziekenhuizen aangesloten bij de Vereniging Samenwerkende Topklinische opleidingsziekenhuizen (STZ). Het zorgaanbod ligt tussen dat van de universitaire medische centra en dat van de andere algemene ziekenhuizen. Door Elsevier is de Noordwest Ziekenhuisgroep onlangs benoemd tot het beste ziekenhuis van Nederland. Samen beter, samen de beste! 2.2 Ontwikkelingen Noordwest bouwt letterlijk en figuurlijk aan de toekomst. Binnen het programma Noordwest Vernieuwt werkt Noordwest aan een drietal grote verandertrajecten. Het eerste traject is zorgvernieuwing. In dit onderdeel zijn ondergebracht het uitvoering geven aan passende zorg, landelijk ook wel bekend als zinnige zorg, en het meer thematisch inrichten van de zorgverlening. Dit in plaats van de traditionele disciplinegerichte inrichting. Bij passende zorg gaat het om het kijken welke zorg is voor deze patiënt het best passend. Het tweede traject is zorginformatisering. Binnen dit traject is in 2017 hard gewerkt aan de voorbereidingen om op 22 juni 2018 live te gaan met het voor Noordwest nieuwe ziekenhuisinformatiesysteem. Op die dag is HiX van ChipSoft in gebruik gebruik genomen. Daarmee krijgt Noordwest de beschikking over een nieuw Elektronisch Patiëntendossier waarvan een patiëntenportal een onderdeel is. Met HiX kan Noordwest de komende jaren inspelen op verdere digitalisering van de zorgverlening en de mogelijkheden die dit biedt. Dit voor zowel interne zorgverleners, transmuraal samenwerken en voor patiënten. Het derde traject betreft Noordwest bouwt. De voorbereidingen op vernieuwbouw en verbouw vinden binnen deze derde poot van Noordwest Vernieuwt plaats. Voor de locatie Alkmaar is na een intensief traject met de gemeente en met omwonenden en belanghebbenden op 14 december 2017 een bestemmingsplan vastgesteld. Ook voor de locatie Den Helder is sprake van een groot bouwtraject. Manager Inkoop & Logistiek/profiel/3 augustus van 10

5 2.3 Organisatiestructuur De interne organisatie is verdeeld over een aantal onderdelen. De zorg staat daarbij centraal. Daarnaast zijn er medisch ondersteunende onderdelen, zoals de ziekenhuisapotheek, het klinisch chemisch laboratorium, medische microbiologie, nucleaire geneeskunde en de afdeling radiologie en algemeen ondersteunende onderdelen, zoals personeel en organisatie, financiën, ICT, facilitair bedrijf, kwaliteit, informatievoorziening en communicatie. Ieder onderdeel wordt aangestuurd door een integraal verantwoordelijk (zorg) manager of diensthoofd. De stichting Noordwest Ziekenhuisgroep kent een driehoofdige raad van bestuur met een raad van toezicht. Manager Inkoop & Logistiek/profiel/3 augustus van 10

6 3 De functie Manager Inkoop & Logistiek 3.1 De afdeling De afdeling Inkoop & Logistiek zorgt ervoor dat de juiste producten, op het juiste tijdstip tegen de juiste kosten geleverd worden. Een stafafdeling van gemiddelde omvang (± 70 effectieve fte) en met een grote strategische waarde voor het ziekenhuis. Inkoop is naast personeel, gebouwen en verkoop een van de strategische onderwerpen waarop de Raad van Bestuur stuurt. Logistiek is daarnaast een belangrijk onderdeel in de keten voor de levering van de producten. De afdeling Inkoop & Logistiek bevindt zich in een transitie. Door het strategische belang en de samenhang met alle andere processen in het ziekenhuis is besloten de afdeling direct onder de Raad van Bestuur en daarmee op strategisch niveau - te positioneren. Uitgangspunt hierbij is een end to end benadering en dienstverlening. Inkoop en logistiek staan als activiteiten niet op zichzelf, maar maken onderdeel uit van een groter end-to-end proces: de zorgverlening aan de patiënt. De ambitie is dat de gehele organisatie in deze manier van denken wordt meegenomen. Inkoop levert hiermee een wezenlijke bijdrage aan strategische keuzes. Daarnaast staat de afdeling voor een verdere professionalisering om meer toegevoegde waarde aan de organisatie te kunnen bieden onder andere door proactief (strategisch) advies en eenduidige processen. Het onderdeel Inkoop richt zich steeds meer op langdurige samenwerkingsverbanden met leveranciers. Verder is besloten om de afdeling Inkoop verantwoordelijk te maken voor alle aanbesteding- en inkoopprocessen. Ook de bouwportefeuille is tot 2035 een belangrijk thema. De processen van de afdeling Logistiek worden momenteel geanalyseerd. De ambitie is deze waar mogelijk effectiever in te richten o.a. door automatisering, effectief voorraadbeheer en duidelijke afspraken met leveranciers en afnemers. De afdeling Inkoop bestaat uit circa 15 FTE: vier strategisch inkopers, vier tactisch inkopers, vier operationeel inkopers, één contractmanager (vacature) en ondersteuning. Logistiek behelst een distributiecentrum dat verantwoordelijk is voor de ontvangst en levering van goederen voor de gehele organisatie (negen locaties). Op de hoofdlocaties zijn de logistieke afdelingen gericht op voorraadbeheer en intern transport. De logistieke afdelingen bestaan uit totaal circa 55 FTE. De afdeling logistiek wordt aangestuurd door een afdelingshoofd. 3.2 De functie U gaat leidinggeven aan de afdeling Inkoop & Logistiek met een stevige inhoudelijke basis en het vermogen om op conceptueel niveau de (inkoop en logistieke) kaders te schetsen en in lijn te brengen met de strategie van Noordwest. Vanuit het thema Inkoop & Logistiek opereert u als spin in het web tussen de verschillende organisatieonderdelen. U bent een strategisch sparringpartner die meedenkt met de Raad van Bestuur. Daarnaast bouwt u een goede relatie op met medisch specialisten en collega-managers. U bent gespreks- en onderhandelingspartner voor diverse (strategische) leveranciers. Daarmee bent u zowel intern als extern het gezicht van de afdeling. U bent verantwoordelijk voor de totstandkoming van een breed gedragen integrale visie en strategie met betrekking tot inkoop & logistiek waarbij het end to end principe uitgangspunt is. Samen met de diverse interne stakeholders zet u zich in om te komen tot blijvende verbetering van de inkoop en logistieke processen en nieuwe ziekenhuisbrede werkwijzen die leiden tot betere benutting van de schaarse capaciteit. U werkt steeds aan de verbetering van de kwalitatieve performance van de afdeling. Het gehele proces van 'Purchase to pay' zal efficiënter en klantvriendelijker georganiseerd moeten worden. Manager Inkoop & Logistiek/profiel/3 augustus van 10

7 Speerpunten Er is veel te doen en te ontwikkelen, maar meer specifiek zijn de volgende speerpunten genoemd: Aandacht voor/nadruk op de personele kant. Verdere ontwikkeling van de afdeling. Wat vragen de beoogde veranderingen van de medewerkers, welke inhoudelijke kennis en competenties zijn noodzakelijk? Met oog voor groei, ontwikkeling en plezier. Zorgdragen voor een eenduidig inkoopbeleid met duidelijke kaders en richtlijnen dusdanig dat de diensten geheel of grotendeels zijn gestandaardiseerd. Invulling geven aan contractmanagement. Stroomlijnen van de logistieke processen en efficiënt inrichten van het distributiecentrum onder andere met behulp van automatisering. Intensiveren van het partnership met de zorg en medisch specialisten. Meenemen van de collega s in de end to end benadering van processen. Ontwikkelen van een visie op strategisch leveranciersmanagement en het onderzoeken van mogelijke strategische partnerships met leveranciers. Opbouwen en bijhouden van kennis en inzicht in de (zorg)markt en het signaleren van kansen in de breedste zin des woords, rondom medische technologie maar bijvoorbeeld ook op het gebied het toepassen van technologie in de (nieuwe) huisvesting. Actief adviseren van de Raad van Bestuur rondom de acties die ontwikkelingen vragen. Manager Inkoop & Logistiek/profiel/3 augustus van 10

8 4 De gewenste capaciteiten 4.1 Profiel Een stevige, daadkrachtige en plezierige persoonlijkheid die zich met flair beweegt in een complexe organisatie waar sprake is van verschillende belangen. Vanuit tact en diplomatie bent u een stevig en gelijkwaardig gesprekspartner voor de verschillende interne en externe gesprekspartners. U bent een zakelijke, maar warme manager die ervoor zorgt dat het team gemotiveerd is en zich als team verder ontwikkelt, met de juiste medewerkers op de juiste plek. U heeft oog voor de professionaliteit van de medewerkers, spreekt aan op verantwoordelijkheid en draagt zorg voor groei en ontwikkeling van mensen. U beschikt over een bedrijfskundige aanpak en overziet organisatie brede processen. De afgelopen jaren heeft u zich op strategisch niveau beziggehouden met inkoop en logistiek en het verder ontwikkelen en professionaliseren van de inkoop en logistieke organisatie. U bent een verbindende persoonlijkheid die gericht is op samenwerking en de gezamenlijkheid zoekt. Tegelijkertijd bent u duidelijk en stevig op het proces en houdt u vast aan de ingeslagen koers. Een nuchtere persoonlijkheid met een pragmatische instelling. 4.2 Functie-eisen De manager Inkoop & Logistiek: Beschikt over academisch werk- en denkniveau. Een aanvullende opleiding op het gebied van inkoop heeft de voorkeur. Heeft ervaring met acteren in een complexe bestuurlijk-politieke en professionele organisatie. De complexiteit van ziekenhuis moet je liggen. Beschikt over stevige integrale managementervaring op strategisch niveau. Heeft aantoonbare ervaring met het ontwikkelen van een visie op inkoop en contractmanagement. Heeft kennis van en affiniteit met logistiek. Beschikt over een politieke antenne en goede onderhandelingsvaardigheden. Is volwaardig sparringpartner en strategisch adviseur voor zowel de Raad van Bestuur, collega s en medisch specialisten. Is vasthoudend in het bereiken van doelen en nakomen van afspraken. Is emotioneel wendbaar, empathisch, hecht veel belang aan directe contacten om zaken voor elkaar te krijgen, rekent op commitment van mensen en viert samen met hen geboekte resultaten. 4.3 Competenties Visie Analytisch Innovatief Samenwerken Daadkracht Overtuigingskracht Resultaatgericht Initiatief nemen Manager Inkoop & Logistiek/profiel/3 augustus van 10

9 5 Aanbod De Noordwest Ziekenhuisgroep biedt de mogelijkheid om vorm te geven aan een strategische sleutelpositie in een toonaangevende organisatie met veel ontwikkelingen en ambitie. De functie is ingeschaald conform de CAO Ziekenhuizen. Een goed arbeidsvoorwaardenpakket conform CAO ziekenhuizen waaronder een eindejaarsuitkering en een ruim opleidingsbudget. Het gaat om een full time functie. Standplaats is Alkmaar. De Noordwest Ziekenhuisgroep heeft negen locaties. Dit betekent dat de manager Inkoop & Logistiek bereid moet zijn om waar nodig naar deze locaties toe te gaan. Manager Inkoop & Logistiek/profiel/3 augustus van 10

10 6 De selectieprocedure De selectie kent twee fasen: 1 Voorselectie door bureau Leeuwendaal Gesprekken door de adviseur van Leeuwendaal met kandidaten op locatie Den Haag vinden plaats in week 37 Geschikte kandidaten worden in week 38 op papier gepresenteerd aan de opdrachtgever en door de adviseur van Leeuwendaal mondeling toegelicht. De selectiecommissie van Noordwest Ziekenhuisgroep beslist welke kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. 2 Selectie door Noordwest Ziekenhuisgroep Op woensdag 26 september en op dinsdag 2 oktober tussen voeren kandidaten gesprekken met de selectie- en/of adviescommissie. Een assessment maakt onderdeel uit van de procedure en staat gepland op 11 oktober. Van de geselecteerde kandidaat worden minimaal twee referenties nagetrokken. Tevens wordt een integriteitsonderzoek uitgevoerd. Gestreefd wordt naar een afronding van de procedure voor 31 oktober Manager Inkoop & Logistiek/profiel/3 augustus van 10