Profiel. Secretaris Raad van Bestuur. 31 maart Opdrachtgever Aafje thuiszorg huizen zorghotels

Transcriptie

1 Profiel Secretaris Raad van Bestuur 31 maart 2017 Opdrachtgever Aafje thuiszorg huizen zorghotels Voor meer informatie over de functie Elizabeth de Jong, adviseur Leeuwendaal Telefoon (088) Voor sollicitatie Niets uit dit profiel mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Leeuwendaal gereproduceerd worden.

2 Inhoudsopgave 1 De organisatie 3 2 De functie secretaris raad van bestuur Overleg en besluitvormingsprocessen Voortgang dossiers Aansturing Secretariële ondersteuning Raad van Bestuur en beleidsafdeling 6 3 Het profiel 7 4 De arbeidsvoorwaarden 8 5 De selectieprocedure en tijdplanning 9 Secreetaris Raad van Bestuur/Aafje/profiel/31 maart van 9

3 1 De organisatie Aafje is een zorgorganisatie in Rotterdam en omstreken. Bij Aafje werken 5000 medewerkers en 1500 vrijwilligers. Aafje biedt zorg bij klanten thuis, in de verzorgings- en verpleeghuizen en in de zorghotels en biedt daarnaast huishoudelijke hulp (in een aparte b.v.). Dat doet Aafje in Rotterdam, Barendrecht, Albrandswaard, Ridderkerk, Dordrecht, Zwijndrecht en Hendrik-Ido-Ambacht. Jaaromzet bedraagt ca 200 miljoen. Kijk voor meer informatie op Aafje levert zorg volgens onderstaande kernwaarden. Zij geloven in de kracht van de intrinsiek gemotiveerde medewerkers en zorgen voor het in de kracht zetten van medewerkers en cliënten. 1 Aandacht: Het hoeft geen toelichting hoe groot het belang is van deze waarde, om met plezier als medewerker en vrijwilliger te werken en als klant bij Aafje goede zorg en service te ontvangen. 2 Verbindend: Verbindend met en tussen klant, familie, vrijwilligers en zo samen het verschil maken. Maar ook verbindend met samenwerkingspartners (in plaats van concurrentie zoekend). 3 Prikkelend: Zowel klant, familie als vrijwilliger prikkelen tot aanboren van eigen kracht en samen redzaamheid in plaats van te snel overnemen door de professional. Hierin passen ook het prikkelen van onszelf/medewerkers met vernieuwingsinitiatieven, ook met behulp van technologie. 4 Vakmanschap: Een vanzelfsprekendheid, met als specifiek accent dat we toewerken naar een hoger niveau van medewerkers. Elk vakmanschap in de zorg zet overigens de relatie met de klant centraal. Secreetaris Raad van Bestuur/Aafje/profiel/31 maart van 9

4 Organisatiestructuur Secreetaris Raad van Bestuur/Aafje/profiel/31 maart van 9

5 2 De functie secretaris raad van bestuur De Raad van Bestuur bestaat uit de voorzitter en het lid raad van bestuur. De secretaris RvB ondersteunt en adviseert de Raad van Bestuur en Raad van Toezicht primair op het gebied van bestuurlijke vraagstukken. Hij is verantwoordelijk voor de logistiek en organisatie van het bestuurlijk proces. De secretaris vervult een spilfunctie in zowel het organiseren van (voorgenomen) besluitvorming over beleid als in een slagvaardige communicatie over genomen besluiten. Hij neemt daartoe zo nodig (vooraf) contact op met het directieteam. Hij bewaakt de adviestrajecten (Ondernemingsraad, CR, e.d.). De Raad van Bestuur heeft behoefte aan een ervaren secretaris die (de planning van) bestuurlijke processen en besluitvorming stroomlijnt en professionaliseert. De secretaris heeft een visie op een optimaal werkend bestuurssecretariaat en beleidsafdeling en handelt daarnaar. Hij is een pro-actief en kritisch adviseur en sparringpartner voor de Raad van Bestuur. Hij creëert draagvlak en eenheid op verschillende niveaus en maakt op natuurlijke en zorgvuldige wijze verbinding. De secretaris RvB ressorteert rechtstreeks onder de voorzitter van de RvB. De secretaris stuurt het secretariaat en de beleidsafdeling direct aan (4 fte secretarieel en 4 fte beleidsmedewerkers). Werkt nauw samen met het hoofd P&O inzake strategische (personeels)vraagstukken. Resultaatgebieden 2.1 Overleg en besluitvormingsprocessen Het voeren van de regie over de overleg- en besluitvormingsprocessen binnen de Raad van Bestuur en Raad van Toezicht. Waaronder het opstellen van een planning (jaaragenda) en het monitoren hiervan. Heeft wekelijks werkoverleg met het directieteam (directeuren en RvB), is eindverantwoordelijk voor de notulen en actieplannen vanuit de overleggen. 2.2 Voortgang dossiers Het voorbereiden van de vergaderingen van het directieteam, de Raad van Bestuur en Raad van Toezicht door zorg te dragen voor de relevante input en documenten, het bewaken van de voortgang en het zorgdragen van de realisatie van overeengekomen actiepunten door adequate vastlegging en opvolging hiervan. Is verantwoordelijk voor de coördinatie van de externe verantwoording op organisatieniveau in het Jaardocument. 2.3 Overlegklimaat/Netwerk Het onderhouden van contacten tussen de Raad van Bestuur en interne (en externe) overlegpartners en andere relevante netwerken. De secretaris woont de formele vergaderingen van de RvB en die van de RvB met de adviesorganen (OR, CR) bij, zodat hij de Raad van Bestuur kan ondersteunen in het tijdig inspelen op de wensen en behoeften van deze organen en het tijdig nakomen van gemaakte afspraken. U bent in staat processen te standaardiseren en richt zich voornamelijk op de interne organisatie. De secretaris heeft regelmatig overleg met de beleidsmedewerkers om voortgang van dossiers te bewaken en (juridische) risico s binnen de besluitvorming te bewaken. Bewaakt vlotte doorstroming van dossiers en voorspelbare besluitvormingsprocessen. Secreetaris Raad van Bestuur/Aafje/profiel/31 maart van 9

6 2.3 Aansturing Secretariële ondersteuning Raad van Bestuur en beleidsafdeling Het aansturen en optimaliseren van het secretariaat van de Raad van Bestuur t.b.v. het bestuurlijk proces. Met als resultaat optimale secretariële ondersteuning van de Raad van Bestuur in termen van kwaliteit en productiviteit. Is hiërarchisch leidinggevende van de beleidsafdeling ( 6 beleidsadviseurs), hier werken zeer zelfstandige professionals die verantwoordelijk zijn voor de beleidsontwikkeling binnen de organisatie. Het informeren van de beleidsadviseurs die verbonden zijn aan de Raad van Bestuur volgend uit bestuurlijke ontwikkelingen i.o.m. de RvB. Adviseren van bestuurders en toezichthouders inzake strategie, risico s en wetgeving en rond bestuurlijke trajecten. Secreetaris Raad van Bestuur/Aafje/profiel/31 maart van 9

7 3 Het profiel We zoeken een ervaren, gedreven en ambitieuze secretaris die de Raad van Bestuur ontzorgt, adviseert en voor hen zaken regelt. De secretaris neemt initiatieven, is daadkrachtig en is een echte regelaar. Hij beschikt over senioriteit, is empathisch en dienstverlenend. De secretaris beweegt zich soepel in een complexe en dynamische omgeving met hoogopgeleide professionals. Is communicatief zeer vaardig en schakelt tussen verschillende (communicatie-) stijlen. Heeft overwicht en charisma. Hij is verbindend en organisatiesensitief. Hij is analytisch sterk en heeft ervaring met het optimaliseren van bestuurlijke en besluitvormingsprocessen. Hij is een stevige gesprekspartner. Heeft een aanjagende rol, is zelf ook pro-actief. Brengt tegelijkertijd rust, overzicht en relativeringsvermogen. Functie-eisen Kennis U beschikt over ruime ervaring als secretaris Raad van Bestuur binnen een complexe omgeving met hoogopgeleide professionals. Academische opleiding, juridisch/bestuurskundig/bmg. Affiniteit en/of ervaring met het primair proces. U volgt maatschappelijke ontwikkelingen en kunt deze vertalen naar tactisch en strategisch beleid voor Aafje. Persoonskenmerken U beschikt over senioriteit, scherpte en relativeringsvermogen. U bent daadkrachtig, doortastend en behoudt het overzicht, ook onder (tijds)druk. Daarnaast toont u empathisch vermogen, tact en organisatiesensitiviteit. U toont initiatief en overtuigingskracht. U bent nuchter en hands on, schakelt snel op meerdere niveaus. U bent pro-actief, gericht op samenwerking en u streeft kwaliteit na. U werkt zelfstandig, gestructureerd en kunt prioriteiten stellen. Bij het leidinggeven aan de medewerkers zijn leiderschap en de vaardigheid om een goede sfeer te creëren gevraagd. Secreetaris Raad van Bestuur/Aafje/profiel/31 maart van 9

8 4 De arbeidsvoorwaarden Het betreft een fulltime functie in een zeer dynamische omgeving en in open organisatie cultuur. Inschaling en rechtspositie conform CAO VVT fwg 70. Standplaats Rotterdam. Secreetaris Raad van Bestuur/Aafje/profiel/31 maart van 9

9 5 De selectieprocedure en tijdplanning De selectie kent twee fasen: 1 Voorselectie door bureau Leeuwendaal Geïnteresseerde kandidaten kunnen tot 19 april a.s. reageren bij Leeuwendaal door hun CV en motivatiebrief te sturen (bij voorkeur via de website De adviseur van Leeuwendaal voert voorselectiegesprekken. De kandidaten worden op papier gepresenteerd aan de opdrachtgever, die beslist welke kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. 2 Selectie door Aafje De geselecteerde kandidaten voeren gesprekken (2 ronden) met de Raad van Bestuur en HR Manager. Er worden referenties ingewonnen. Eventueel vindt er een assessmentonderzoek plaats. Er vindt een screening plaats op het gebied van integriteit. Na de besluitvorming vindt het arbeidsvoorwaardengesprek plaats en de kandidaat wordt in dienst genomen. Secreetaris Raad van Bestuur/Aafje/profiel/31 maart van 9