Profiel. Secretaris Raad van Bestuur. 19 mei Opdrachtgever Spaarne Gasthuis

Transcriptie

1 Profiel Secretaris Raad van Bestuur 19 mei 2016 Opdrachtgever Spaarne Gasthuis Voor meer informatie over de functie Jeannette van der Vorm, adviseur Leeuwendaal Telefoon (088) Voor sollicitatie Niets uit dit profiel mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Leeuwendaal gereproduceerd worden.

2 Inhoudsopgave 1 De organisatie 3 2 De functie van Secretaris Raad van Bestuur Overleg en besluitvormingsprocessen Voortgang dossiers Overlegklimaat / Netwerk Governance Communicatie Secretariële ondersteuning Raad van Bestuur Beleidsontwikkeling Human Resources Financiën 5 3 Het profiel 6 4 De arbeidsvoorwaarden 7 5 De selectieprocedure en tijdsplanning 8 Secretaris Raad van Bestuur/Spaarne Gasthuis/profiel/19 mei van 8

3 1 De organisatie Het Spaarne Gasthuis komt voort uit de fusie op 22 maart 2015 tussen het Kennemer Gasthuis en het Spaarne Ziekenhuis. Het Spaarne Gasthuis heeft vestigingen in Haarlem-Noord, Haarlem-Zuid, Hoofddorp en Heemstede. Ook zijn er poliklinieken in Velsen-Noord, Nieuw-Vennep en Hillegom. De organisatie heeft een omzet van 360 miljoen euro. Er werken ca. 290 medisch specialisten en ca medewerkers. Het Spaarne Gasthuis wil excelleren in patiëntenzorg, onderzoek en onderwijs en wil een ziekenhuis zijn dat midden in de samenleving staat. Alle mensen die met het ziekenhuis te maken krijgen, moeten ervaren dat de medewerkers er echt voor hen zijn. Dat geldt voor alle stakeholders. Onder het motto Samen meer dan Topzorg wil het Spaarne Gasthuis voor patiënten hoogwaardige zorg dichtbij garanderen. Gepassioneerd en professioneel. Het Spaarne Gasthuis maakt deel uit van de Vereniging Samenwerkende Topklinische opleidingsziekenhuizen (STZ). Een topklinisch ziekenhuis houdt zich bezig met opleiding, onderzoek en onderwijs, met name voor medisch specialisten, het bevorderen van hoogwaardige patiëntenzorg en toegepast wetenschappelijk onderzoek en zorginnovatie. De positie van secretaris van de Raad van Bestuur komt binnenkort vacant. Leeuwendaal zoekt een communicatief sterke, initiatiefrijke en daadkrachtige secretaris Raad van Bestuur voor het Spaarne Gasthuis. Secretaris Raad van Bestuur/Spaarne Gasthuis/profiel/19 mei van 8

4 2 De functie van Secretaris Raad van Bestuur De Raad van Bestuur bestaat uit de voorzitter en twee leden. De secretaris RvB ondersteunt en adviseert de Raad van Bestuur en Raad van Toezicht primair op het gebied van bestuurlijke vraagstukken. Hij is verantwoordelijk voor de logistiek en organisatie van het bestuurlijk proces. De secretaris vervult een spilfunctie in zowel het organiseren van (voorgenomen) besluitvorming over beleid als in een slagvaardige communicatie over genomen besluiten. Hij neemt daartoe zo nodig (vooraf) contact op met het management. Hij bewaakt de adviestrajecten (Ondernemingsraad, CAR, e.d.). De Raad van Bestuur heeft behoefte aan een ervaren secretaris die (de planning van) bestuurlijke processen en besluitvorming stroomlijnt en professionaliseert. De secretaris heeft een visie op een optimaal werkend, modern bestuurssecretariaat en handelt daarnaar. Hij is een pro-actief en kritisch adviseur en sparringpartner voor de Raad van Bestuur. Hij creëert draagvlak en eenheid op verschillende niveaus en maakt op natuurlijke en zorgvuldige wijze verbinding. De secretaris RvB ressorteert rechtstreeks onder de voorzitter van de RvB. Stuurt het secretariaat van de Raad van Bestuur aan. Is lid van het Management Team. Treedt daarnaast op als stevige vertegenwoordiger van de Raad van Bestuur in de buitenwereld. Resultaatgebieden 2.1 Overleg en besluitvormingsprocessen Het voeren van de regie over de overleg- en besluitvormingsprocessen binnen de Raad van Bestuur en Raad van Toezicht. Waaronder het opstellen van een corporate planning (jaaragenda) en het monitoren hiervan. Heeft wekelijks werkoverleg met de voorzitter van de RvB en tenminste maandelijks met de leden RvB, afhankelijk van de portefeuilleverdeling. 2.2 Voortgang dossiers Het voorbereiden van de vergaderingen van de Raad van Bestuur en Raad van Toezicht door zorg te dragen voor de relevante input en documenten, het bewaken van de voortgang en het zorgdragen van de realisatie van overeengekomen actiepunten door adequate vastlegging en opvolging hiervan. Is verantwoordelijk voor de coördinatie van de externe verantwoording op ziekenhuisniveau in het Jaardocument. 2.3 Overlegklimaat / Netwerk Het onderhouden van contacten tussen de Raad van Bestuur en interne en externe overlegpartners en andere relevante netwerken. Netwerkcontacten met externe stakeholders ten dienste van de Raad van Bestuur (zoals gemeenten, andere zorgverleners, banken, verzekeraars, NVZ, STZ, CBP, IGZ, enz.). De secretaris woont de formele vergaderingen van de RvB en die van de RvB met de adviesorganen (OR, CAR, BVMS en VSC) bij, zodat hij de Raad van Bestuur kan ondersteunen in het tijdig inspelen op de wensen en behoeften van deze organen en het tijdig nakomen van gemaakte afspraken. De secretaris heeft regelmatig overleg met de adviseurs van de Raad van Bestuur en meer in het bijzonder met de jurist van de Raad van Bestuur om voortgang van dossiers te bewaken en (juridische) risico s binnen de besluitvorming te bewaken. Bewaakt vlotte doorstroming van dossiers en voorspelbare besluitvormingsprocessen. 2.4 Governance Het begeleiden van de strategische organisatieontwikkeling met sterke focus op governance en strategische samenwerkingspartners. Met als resultaat een effectieve organisatiestructuur die voldoet aan de eisen van goed bestuur en het fusieziekenhuis gereed maakt voor de toekomst. Secretaris Raad van Bestuur/Spaarne Gasthuis/profiel/19 mei van 8

5 2.5 Communicatie Het informeren van de afdeling communicatie over het bestuurlijke proces t.b.v. interne en externe communicatie. 2.6 Secretariële ondersteuning Raad van Bestuur Het aansturen en optimaliseren van het secretariaat van de Raad van Bestuur t.b.v. het bestuurlijk proces. Met als resultaat optimale secretariële ondersteuning van de Raad van Bestuur in termen van kwaliteit en productiviteit. Is hiërarchisch leidinggevende van de ambtelijk secretaris van de OR en CAR. 2.7 Beleidsontwikkeling Het informeren van de beleidsadviseurs die verbonden zijn aan de Raad van Bestuur volgend uit bestuurlijke ontwikkelingen i.o.m. voorzitter RvB. Adviseren van bestuurders en toezichthouders inzake strategie, risico s en wetgeving en rond bestuurlijke trajecten. 2.8 Human Resources Uitvoeren van het beleid op het gebied van Human Resources in lijn met de centrale HR-kaders. Streeft naar effectieve, efficiënte en kwalitatief hoogwaardige uitvoering van werkzaamheden op het secretariaat RvB en een stimulerend werkklimaat in lijn met de kernwaarden van het Spaarne Gasthuis. 2.9 Financiën Is verantwoordelijk voor de sluitende begroting van het secretariaat van de RvB. Secretaris Raad van Bestuur/Spaarne Gasthuis/profiel/19 mei van 8

6 3 Het profiel We zoeken een ervaren, gedreven en ambitieuze secretaris die de Raad van Bestuur ontzorgt, adviseert en voor hen zaken regelt. De secretaris neemt initiatieven, is daadkrachtig en is een echte regelaar. Hij beschikt over senioriteit en overwicht, is empathisch en dienstverlenend. De secretaris beweegt zich soepel in een complexe omgeving met hoogopgeleide professionals. Is communicatief zeer vaardig en schakelt tussen verschillende (communicatie-)stijlen. Heeft overwicht en charisma. Hij is verbindend en organisatiesensitief. Hij is sterk in het bij elkaar brengen van mensen vanuit diverse disciplines en met verschillende belangen in een dynamisch krachtenveld. Hij is analytisch sterk en heeft ervaring met het optimaliseren van bestuurlijke en besluitvormingsprocessen. Hij is een stevige gesprekspartner. Heeft een aanjagende rol, is zelf ook pro-actief. Brengt tegelijkertijd rust en relativeringsvermogen. Vertaalt relevante externe ontwikkelingen naar het ziekenhuis. Functie-eisen Kennis U beschikt over ruime ervaring als secretaris Raad van Bestuur binnen een complexe omgeving met hoogopgeleide professionals. Werkervaring binnen een ziekenhuis is een pre. Academische opleiding, met specialisatie op het gebied van bestuurlijke vraagstukken. Grondige kennis op het vakgebied en ruime ervaring met veranderingsprocessen. U volgt maatschappelijke ontwikkelingen en kunt deze vertalen naar tactisch en strategisch beleid voor het ziekenhuis. Persoonskenmerken U beschikt over senioriteit, scherpte en relativeringsvermogen. U bent daadkrachtig, doortastend en behoudt het overzicht. Daarnaast toont u empatisch vermogen, tact en organisatiesensitiviteit. U toont initiatief en overtuigingskracht. U beschikt over strategische visie en analytisch vermogen. U bent pro-actief, gericht op samenwerking en u streeft kwaliteit na. U werkt zelfstandig en kunt prioriteiten stellen Bij het leidinggeven aan de medewerkers van het secretariaat RvB zijn leiderschap en de vaardigheid om een goede sfeer te creëren gevraagd. = Secretaris Raad van Bestuur/Spaarne Gasthuis/profiel/19 mei van 8

7 4 De arbeidsvoorwaarden Het betreft een fulltime functie in een zeer dynamische omgeving. Inschaling en rechtspositie conform CAO Ziekenhuizen. Secretaris Raad van Bestuur/Spaarne Gasthuis/profiel/19 mei van 8

8 5 De selectieprocedure en tijdsplanning De selectie kent twee fasen: 1 Voorselectie door bureau Leeuwendaal Geïnteresseerde kandidaten kunnen tot 4 juni a.s. reageren bij Leeuwendaal door hun CV en motivatiebrief te sturen (bij voorkeur via de website De adviseur van Leeuwendaal voert voorselectiegesprekken. De kandidaten worden op papier gepresenteerd aan de opdrachtgever, die beslist welke kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. 2 Selectie door Spaarne Gasthuis De geselecteerde kandidaten voeren gesprekken met de Raad van Bestuur en HR Manager. Er worden referenties ingewonnen. Eventueel vindt er een assessmentonderzoek plaats. Er vindt een screening plaats op het gebied van integriteit. Na de besluitvorming vindt het arbeidsvoorwaardengesprek plaats en de kandidaat wordt in dienst genomen. Secretaris Raad van Bestuur/Spaarne Gasthuis/profiel/19 mei van 8