Bestuurssecretaris / manager Bestuursbureau

Transcriptie

1 Profiel Bestuurssecretaris / manager Bestuursbureau 19 januari 2018 Opdrachtgever Star-SHL Voor meer informatie over de functie Manon Min, adviseur Leeuwendaal Telefoon (088) (06) Voor sollicitatie Niets uit dit profiel mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Leeuwendaal gereproduceerd worden

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding 3 2 De organisatie en context 4 3 De bestuurssecretaris / manager Bestuursbureau 5 4 Het profiel 7 5 De arbeidsvoorwaarden 8 6 De selectieprocedure 9 Manager HRM/profiel/16 januari van 9

3 1 Inleiding Dit document geeft inzicht in de belangrijkste taken, verantwoordelijkheden en competenties, van belang voor de functie van bestuurssecretaris / manager Bestuursbureau (hierna te noemen bestuurssecretaris) bij Star-SHL. We gaan in op de organisatie(context), de relevante ontwikkelingen en de verantwoordelijkheden van de bestuurssecretaris. Daarnaast beschrijven we de functie, de gewenste capaciteiten/competenties, persoonlijkheidskenmerken en de benodigde kennis en ervaring voor deze functie. Meer achtergrondinformatie over Star-SHL is terug te vinden op de websites van beide organisaties: en Binnenkort verschijnt de website van de nieuwe organisatie Star-SHL. Wellicht ten overvloede vermelden we nog dat overal waar hij staat, natuurlijk ook zij gelezen kan worden. Manager HRM/profiel/16 januari van 9

4 2 De organisatie en context Op 1 april 2017 zijn Star-MDC en SHL-Groep/SRTB gefuseerd tot Star-SHL (gezamenlijk ruim 1300 medewerkers). Door de fusie is Star-SHL het grootste eerstelijns laboratorium van Nederland. De fusieorganisatie biedt veel kansen voor vernieuwing, uitbreiding en verbetering. Door het ontwikkelen van nieuwe producten blijft de organisatie aansluiten op de ontwikkelingen in en om de generalistische en specialistische zorg en de behoefte van zorgprofessionals. De fusie maakt een verbreding van diensten en een versnelling van innovatie mogelijk. De organisatie wordt efficiënter en flexibeler. Met als resultaat een duurzame verbetering van dienstverlening en ondersteuning aan zorgverleners en patiënten op het gebied van kwalitatief hoogstaande medische diagnostiek. Met uitstekende diagnostische dienstverlening dicht bij de patiënt maakt Star-SHL in nauwe samenwerking binnen de gehele keten, de zorg kwalitatief beter en kostenefficiënter. Star-SHL heeft een toonaangevend laboratorium en diagnostische centra en is expert en een vooraanstaand partner op het gebied van klinische chemie en medische microbiologie, functieonderzoeken, beeldvormende diagnostiek, praktijkondersteuners en dienstverlening rond deze diagnostiek. Naast betrouwbare hoogwaardige medische diagnostiek aan zorgverleners geeft Star-SHL ondersteuning en adviezen aan eerstelijns professionals, zoals huisartsen, verloskundigen en zorginstellingen. Star-SHL werkt in goede afstemming en nauwe samenwerking met ziekenhuizen en zorginstellingen. Dankzij ons fijnmazig netwerk met meer dan 400 locaties in Zuidwest-Nederland, zijn wij altijd dichtbij de patiënt en bovendien komen we - indien gewenst - bij de mensen thuis. Onze patiënten belonen onze professionele aanpak en persoonlijke aandacht steeds met een zeer hoge waardering. Ook is er een trombosedienst en oproep-bewakingsdienst voor mensen met een chronische ziekte als suikerziekte of longaandoeningen. Dankzij het logistieke netwerk, locaties dichtbij patiënten en zorgverleners en het gebruik van moderne digitale technologie, zijn de onderzoeksresultaten altijd snel beschikbaar. Star-SHL levert informatie die inzicht geeft in ziekte en gezondheid. Informatie die zorgverleners en cliënten kan helpen gezondheid te behouden of verbeteren. Dat is belangrijk werk. En daarom levert zij diensten met vakmanschap en aandacht voor mensen. Star-SHL biedt een uitgebreid diagnostisch palet, is geaccrediteerd (ISO15189, ISO22870, NEN7510) en werkt conform SANrichtlijnen. Kwaliteit is geborgd. Een belangrijk speerpunt van de nieuwe organisatie is het verder ontwikkelen van de digitalisering van dienstverlening in de zorgketen. Met als doel een betere ontsluiting voor de zorgverlener en de patiënt. Door digitalisering versnellen en verbeteren diagnostische informatiestromen in de zorgketen. Dit leidt naast meer efficiency tot betere dienstverlening en begeleiding van patiënten. In het proces van verdere digitalisering stelt de fusieorganisatie zich nadrukkelijk op als verbinder van alle betrokken partijen. Manager HRM/profiel/16 januari van 9

5 3 De bestuurssecretaris / manager Bestuursbureau Functie De voorzitter Raad van Bestuur en het lid Raad van Bestuur hebben integrale verantwoordelijkheid voor alle aandachtsgebieden en zij zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor de strategie. De bestuurssecretaris ondersteunt en adviseert de Raad van Bestuur (RvB) en de Raad van Toezicht (RvT) primair op het gebied van bestuurlijke vraagstukken en strategische beleidsontwikkeling en -uitvoering. Stelt zelf ook strategische beleidsnotities op en adviseert over de consistentie ervan. Hij is verantwoordelijk voor de logistiek en organisatie van het bestuurlijk proces. De bestuurssecretaris vervult een spilfunctie in zowel het organiseren van (voorgenomen) besluitvorming over beleid als in een slagvaardige communicatie over genomen besluiten. Bereidt inhoudelijke beleidsvoorstellen voor en adviseert de RvB met de betrekking tot besluitvorming en de te volgen procedure. De bestuurssecretaris neemt deel aan overleg met RvB en RvT en neemt hierin een proactieve rol. Bereidt vergaderingen voor door het, in overleg met voorzitter RvB, opstellen van de agenda en zorgdragen voor verzending van de vergaderstukken. Ook de stukken worden kritisch bekeken door de bestuurssecretaris. Het gaat om de vergaderingen RvB, RvT, auditcommissie, commissie kwaliteit. Hij zorgt ook voor follow-up van de vergaderingen en ondersteunt tevens de cliëntenraad. De bestuurssecretaris stelt mede de governancestructuur van de organisatie op en bewaakt deze. Ziet toe op naleving van de van toepassing zijnde codes en regelgeving. De bestuurssecretaris maakt samen met de sectormanagers en stafhoofden onderdeel uit van het Managers Overleg (MO). Het MO is geen apart orgaan maar een overlegvorm voor afstemming, informatie, consultatie, draagvlak en creëren van ideeën. Hij zorgt voor een uitstekende verbinding van MO richting RvB (en vice versa) en is tevens een belangrijke schakel richting RvT. Als MO-lid bepaalt de bestuurssecretaris mede het strategisch organisatiebeleid. Hij signaleert in- en externe ontwikkelingen en veranderingen in wet- en regelgeving. Bestuursbureau Daarnaast geeft de bestuurssecretaris integraal leiding aan de medewerkers van het Bestuursbureau (10 medewerkers). Dit bureau bestaat uit de onderdelen: Kwaliteit (2 beleidsadviseurs en 3 medewerkers), Informatiebeveiliging (1 beleidsadviseur), Juridische Zaken (o.a. contractbeheer en privacywetgeving, 1 beleidsadviseur) en het secretariaat RvB (2 secretaresses) en 1 managementassistente voor de bestuurssecretaris RvB. Maakt en implementeert beleid aangaande de onderdelen die vallen binnen het Bestuursbureau en neemt hierin een ondersteunende en adviserende rol richting RvB en management. Stelt de jaar- en meerjaren plannen op voor het Bestuursbureau, organiseert de werkprocessen van het bureau en stuurt veranderingsprocessen aan op gebied van organisatiestructuur, -cultuur en personeelsbeleid. Beheert het budget binnen het kader van de vastgestelde begroting. De opdracht Het Bestuursbureau is een nieuwe afdeling, ontstaan na de fusie, met een diversiteit aan disciplines. Het team is relatief nieuw (een aantal posities net ingevuld en een aantal nog vacant). De bestuurssecretaris speelt een belangrijke rol in het vormgeven van het team met de juiste aandacht. Er ligt voor de bestuurssecretaris RvB een specifieke verantwoordelijkheid voor het uitwerken van het strategisch traject. De koers van de nieuwe organisatie staat vast maar de strategie daaruit volgend moet in de haarvaten van de organisatie komen en op de agenda van de RvB komen en blijven. De bestuurssecretaris heeft hier een signalerende en monitorende rol in en zorgt dat daadwerkelijk acties ondernomen worden. Manager HRM/profiel/16 januari van 9

6 De bestuurssecretaris heeft daarnaast de verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat het thema informatiebeveiliging goed geïntegreerd wordt in de organisatie. Dit is een voor de organisatie cruciaal en strategisch thema. Ook de borging van de kwaliteitseisen in de organisatie staat hoog op de agenda; de balans tussen de taken en verantwoordelijkheden in het Bestuursbureau en in de diverse sectoren/afdelingen is hierin een uitdagend thema wat samen met de lijn verder vorm gegeven moet worden. Manager HRM/profiel/16 januari van 9

7 4 Het profiel De bestuurssecretaris fungeert als spin in het web op een positie waar diverse informatiestromen samenkomen. Hij is in staat bedrijfskundig en zakelijk naar de organisatie te kijken en heeft gevoel bij hoe de organisatie zich krachtig kan profileren in de markt. Naast de belangrijke signalerende rol is het minstens zo belangrijk dat de bestuurssecretaris ook proactief en oplossingsgericht aan de slag gaat met hetgeen hij signaleert in de organisatie. Hij is in staat te onderbouwen waarom zaken daadwerkelijk in beweging moeten komen. Een uitstekend sparringpartner en natuurlijke autoriteit met ambitie. De bestuurssecretaris vervult een brugfunctie in de organisatie en vormt de ogen en oren van de RvB. In staat een daadwerkelijk verbindende rol te vervullen. Is een open en toegankelijk persoon maar kan zich ook kritisch opstellen indien nodig. Een stevige en nuchtere persoonlijkheid met een no-nonsense mentaliteit. Enthousiasmeert anderen, heeft humor en relativeert gemakkelijk. De bestuurssecretaris: Heeft een WO-achtergrond, bijvoorbeeld Bestuurskunde, Rechten of Bedrijfskunde. Heeft ervaring in complex krachtenveld met een multidisciplinair, protocollair maar toch informeel karakter. Neemt ook ervaring met aanbestedingen mee. Heeft ervaring met/visie op informatiebeveiliging. Heeft ervaring met het aansturen van professionals en geeft als leidinggevende gemakkelijk vertrouwen aan zijn team. Heeft affiniteit met (eerstelijns) gezondheidszorg en snapt de veranderende zorgmarkt (marktwerking, ontschotting, digitalisering). Dringt gemakkelijk en snel tot de kern door. Is een uitstekend schrijver van beleidsstukken en notities. Kan optreden als kritische gesprekspartner en sparringpartner/klankbord voor RvB en MO. Schroomt niet ook RvB een kritische spiegel voor te houden indien nodig. Heeft power, staat stevig in de schoenen en handelt met diplomatie en tact. Denkt strategisch. Heeft inzicht in de organisatorische en functionele verhoudingen binnen de organisatie. Sociaal- en organisatiesensitief. Zet grote lijnen en kaders uit maar is ook in staat de details in te duiken (hoofd- van bijzaken scheiden), accuraat. Zorgt voor strakke sturing en zorgt ervoor dat zaken op orde zijn zodat deadlines en resultaten gehaald worden. Manager HRM/profiel/16 januari van 9

8 5 De arbeidsvoorwaarden Een mooie bestuurssecretarisfunctie gecombineerd met een leidinggevende rol in een fusieorganisatie in ontwikkeling die zich in een dynamisch speelveld begeeft. Het betreft een fulltime functie (36 uur). Inschaling conform cao Ziekenhuizen, afhankelijk van expertise en ervaring. De organisatie kent uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden: Eindejaarsuitkering van 8,33%. Pensioenfonds Zorg&Welzijn: premie 50% werkgever en 50% werknemer. Goede studiekostenregeling. Km vergoeding 0,29 netto voor zakelijke km. Er wordt gestart met een jaarcontract dat wordt omgezet in een aanstelling voor vast dienstverband bij goed functioneren. Manager HRM/profiel/16 januari van 9

9 6 De selectieprocedure De selectie kent twee fasen: 1 Voorselectie door bureau Leeuwendaal. Gesprekken door Manon Min van Leeuwendaal. Geschikte kandidaten worden op 16 februari op papier gepresenteerd aan Star-SHL. De selectiecommissie beslist welke kandidaten zij uitnodigt voor een gesprek. 2 Selectie door Star-SHL. Op 19 februari spreken de kandidaten in 2 opeenvolgende gesprekken met de selectiecommissies. Vervolgens spreekt een laatste kandidaat eventueel nogmaals met de RvB op woensdag 21 februari. Na de tweede ronde vindt het assessmentonderzoek plaats bij bureau Leeuwendaal op 23 februari. Voor dit onderzoek moet een hele dag worden uitgetrokken. Daarna vindt het arbeidsvoorwaardengesprek plaats, wint Leeuwendaal referenties in en voert een onafhankelijk bureau, de Validata Group, een integriteitsonderzoek uit. Gestreefd wordt naar een afronding van de procedure voor 1 maart Manager HRM/profiel/16 januari van 9