1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Departement Cultuur, Jeugd en Media zoekt een voltijdse Technisch Medewerker-Wachter Alden Biesen contractueel Niveau: D Rang: D1 Graad: Technisch assistent Met standplaats: Kasteelstraat 6, 3740 Bilzen /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Je staat als technisch onderhoudsmedewerker in voor de technische ondersteuning van congresruimten, kamers, kantoorruimten en andere gedeelten van de gebouwen van de Landcommanderij Alden Biesen. Je signaleert zichtbare (technische) storingen in het gebouw en op het domein om bij te dragen tot een comfortabele, goed onderhouden en veilige werkomgeving van de Landcommanderij voor zowel de gebouwgebruikers als de bezoekers. Verder sta je ook in voor het opvangen en begeleiden van klanten, de controle van het domein en heb je een wachter-functie. Om de continuïteit van de diensten te garanderen is s avonds en in het weekend werken eigen aan de functie. Er wordt een drie-maandenplanning opgemaakt dat opgesteld is in verschillende ploegen (6u-14u, 14u-22u, 8u-16u en van 22u-6u). Deze prestaties dienen ook geleverd te worden tijdens het weekend. 2 FUNCTIECONTEXT Departement Cultuur, Jeugd en Media staat in voor de voorbereiding, de opvolging en de evaluatie van het Vlaamse beleid betreffende cultuur, jeugd en media en voor de opvolging van beleidsitems die raakpunten hebben met andere departementen. Departement Cultuur, Jeugd en Media heeft als missie: Als Vlaamse overheidsorganisatie werken wij aan een creatief en open Vlaanderen waar iedereen, op zijn manier, cultuur kan beleven. Departement Cultuur, Jeugd en Media bestaat uit 5 clusters: - Kennis en Beleid - Subsidiëren en erkennen - Waarborgen en beheren - Communicatie - Interne organisatie

2 De functie situeert zich binnen het team Infrastructuur en Instellingen (Landcommanderij Alden Biesen), die behoort tot de cluster Waarborgen en beheren. De Landcommanderij Alden Biesen is een schitterende erfgoedsite, een internationaal cultuur- en congrescentrum en een toeristische trekpleister. Alden Biesen, ooit gebouwd door de Duitse Ridderorde, is nu een van de grootste kasteeldomeinen in de Euregio. Als Technisch Medewerker kom je terecht in een team en rapporteer je rechtstreeks aan je teamverantwoordelijke. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Voorbereiden en uitvoeren van diverse operationele taken inherent aan de eigen vakkennis om de dienstverlening mee te realiseren. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN 1. Kennis nemen van de opdracht Kennis nemen van de uit te voeren opdrachten en te volgen richtlijnen en regels om een duidelijk beeld te krijgen van de taken die uitgevoerd moeten worden. - Zorgvuldig nakijken van de werkplanning (welke taken dienen wanneer uitgevoerd te worden, wanneer moet ik werken ) - Toepassen van de werkverdeling - Respecteren van de door de leidinggevende opgegeven prioriteiten, ook dient er rekening gehouden te worden met de planning van het congrescentrum en draaiboeken/planning van de evenementen - Regelmatig met de teamverantwoordelijke en/of collega s praten over de opdracht, de planning en hoe die uit te voeren (dit kan o.a. gebeuren tijdens het teamoverleg) - Het volgen en kennen van de veiligheidsprocedures die van toepassing zijn binnen de dienst o.a. door brand- en veiligheidsrondes te lopen - Het volgen en kennen van het bezoekersreglement dat van toepassing is binnen de dienst 2. Uitvoering Uitvoeren van de opgedragen taken om bij te dragen tot een vlotte en tijdige afhandeling van de dagelijkse opdrachten van het team. - Signaleren van storingen, problemen aan het gebouw en diverse (o.a. sanitaire) installaties in de verschillende ruimtes - Klaarzetten van meubilair (tafels, stoelen, podiumelementen ) en materiaal (projectieschermen, flip-over, tentoonstellingspanelen ) voor de geplande activiteit volgens de opstelling die de organisator wenst - Installeren en afstellen van technisch materiaal (licht, geluid, computer ) pagina 2 van 9

3 - Je bent tijdens het verloop van activiteiten stand-by om eventuele technische en logistieke problemen op te lossen - Na afloop van de activiteit ruim je het meubilair en het materiaal op - Proper houden van het ganse domein - Ontvangen en begeleiden van bezoekers op een klantvriendelijke manier opdat zij zo snel mogelijk op de juiste plaats terechtkomen - Signaleren van gedrag van personen dat niet gehoorzaamt aan de veiligheidsprocedures en het bezoekersreglement. - Opvangen en doorgeven van eventuele vragen en een gepaste oplossing trachten te zoeken - Gasten opvangen en begeleiden naar zaal of kamer, alsook wekken indien gewenst - Afsluiten van het domein en controlerondes lopen - Telefoonpermanentie na 17u00 - Zelf herstellen van kleine defecten (lampen ophangen ) 3. Materiaal Nazien en onderhouden van het werkmateriaal om altijd te beschikken over veilig, net en goed functionerend materiaal. - Ordelijk en net houden van de werkplaats en de opbergruimtes voor materiaal - Onderhoudsprogramma s voor apparaten nauwgezet volgen - Onderhouden (afwassen, oppoetsen, oliën) van de gebruikte werkmiddelen - Reinigen van de werkvlakken - Materiaal op de juiste plaats opbergen - Defecten, beschadiging en problemen signaleren aan de verantwoordelijke van het materiaal 4. Ad hoc taken Verrichten van een aantal ad hoc taken om de dienst op logistiek, technisch of administratief vlak mee te ondersteunen. - Eenvoudige informatie opzoeken (bv. telefoonnummers, zalen aanwijzen...) - Zorgen voor voorzieningen (eten, drank) buiten de normale diensturen - Water geven aan de planten - Zout strooien en sneeuw ruimen indien aangewezen ook voor aanvang van de bureeluren - Zwerfvuil opruimen - Bevlagging, signalisatie en affiches correct en tijdig ophangen - Telefoons beantwoorden, doorschakelen of bij afwezigheid van betrokkene een bericht noteren en doorgeven aan de persoon die ervoor bevoegd is - Bezoekers informeren opdat zij onmiddellijk geholpen worden (o.a. uitreiken van folders, informatie verstrekken) 5. Administratie en verslag uitbrengen Bijhouden van een beperkte administratie en verslag uitbrengen over de eigen werkzaamheden om de teamverantwoordelijke in staat te stellen het resultaat te beoordelen en indien nodig bij te sturen. - Problemen en voorvallen signaleren en bespreken met de teamverantwoordelijke - Nauwkeurig registreren van uitgevoerde werkzaamheden (bv. in logboek) pagina 3 van 9

4 - Werkbonnen invullen - Gevraagde formulieren (bv documenten catering, registratieformulier van uren ter facturatie aan derden, formulier uitgevoerde taken, ) correct en tijdig invullen - Afleveringsbonnen voor ontvangst aftekenen 6. Inspringen bij werkoverlast Inspringen bij werkoverlast en vervangen van afwezige collega s om de continuïteit van de dienstverlening te garanderen. - Inspringen bij grote of uitzonderlijke opdrachten - Collega s helpen om alle taken rond te krijgen - Inspringen op onregelmatige diensttijden in het kader van de noodwendigheden van de dienst (bijvoorbeeld bereid zijn om de zaterdag-of zondagdienst over te nemen van een collega bij ziekte/langdurige afwezigheid ) 7. Voorraadbeheer Mee instaan voor het voorraadbeheer van werkmiddelen en producten om de beschikbaarheid van deze middelen te verzekeren. - Opvolgen van de voorraad - Checken en inschrijven van leveringen - De verantwoordelijke op de hoogte brengen van de noodzakelijke bestellingen - Zorgen voor orde en netheid in de bergruimte - Prijs vragen voor eenvoudige zaken - Info aanvragen over mogelijke regelingen 8. Zelf- en organisatieontwikkeling Actief bijdragen tot de organisatie, in het bijzonder uitbouw van een knooppunt van kennis en expertise, excellente uitvoering van de beleidscyclus en uitbouw van een lerende organisatie, teneinde de doelstellingen mee te realiseren. - In dagelijks werk handelen vanuit de organisatiewaarden - Kritisch staan ten opzichte van de eigen werking en de manier waarop normen behaald worden, meedenken over mogelijke verbeteringen, vereenvoudigen van procedures om de doelstellingen beter te kunnen realiseren (toekomstgerichtheid voortdurend verbeteren) - Kennis en ervaring delen met collega s: toelichting geven op overlegmomenten, participeren aan werkgroepen, samen zoeken naar oplossingen (leren leren, professionalisme) - Zelf initiatief nemen om kennis op te doen; participeren aan overlegmomenten, proactief zoeken en doornemen van informatie (voortdurend verbeteren, leren leren) pagina 4 van 9

5 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Er is geen diploma of studiegetuigschrift vereist. Je hebt minstens vijf jaar ervaring in een evenementencontext. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke Charlotte Vanfleteren, 4.2 COMPETENTIES Technische competenties - Kennis van en actieve ervaring met evenementenopbouw - Kennis van Office, Word, Excel, Outlook - Kennis van en actieve ervaring met projectie en videoprojectie - Kennis en ervaring met licht- en geluidstechniek - Kennis van veiligheidsprocedures, ervaring met het lopen van veiligheidsrondes Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie. (niveau 1: Je neemt verantwoordelijkheid voor je werk) Flexibiliteit: Zijn werkwijze, aanpak of stijl veranderen om doelen te bereiken. In verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze zijn gedrag kunnen aanpassen. (niveau 1: Je past jouw aanpak of gedrag aan als de concrete situatie dat vereist) Zelfontwikkeling: Blijven verbeteren van het functioneren door te leren en mee te groeien met veranderingen. (niveau 1: Je ontwikkelt jou binnen jouw functie.) Samenwerken: Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is. (niveau 1: Je informeert, pleegt overleg en werkt mee) Initiatief: Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen. (niveau 1: Je neemt het initiatief om binnen jouw takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc)) Klantgerichtheid: Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren. (niveau 1: Je reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden) Zorgvuldigheid: Handelen met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten. (niveau 1: Je levert met oog voor detail correct werk af) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: pagina 5 van 9

6 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je bent medisch geschikt voor deze functie; 4. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; 5. Je slaagt in de selectieprocedure; 6. Je bevindt je niet in één van de onverenigbaarheden zoals bepaald in artikel 6 van de wet tot regeling van de private veiligheid van 10 april Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD - Je krijgt een voltijds contract van onbepaalde duur. - Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. - Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. - Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerst en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. - Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. - Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. - Je wordt verloond in de salarisschaal gekoppeld aan de graad van technisch assistent (rang D1, salarisschaal D121). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 2.055,49 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index en rekening houdend met 5 jaar ervaring), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? pagina 6 van 9

7 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van jouw ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. Dit zijn de volgende criteria: - Solliciteren a.d.h.v. een ingevuld sollicitatieformulier, ingevuld in het Nederlands. - 5 jaar ervaring in een evenementencontext. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats op 11 april 2018 (onder voorbehoud) VOORSELECTIE op basis van standaardvragenlijst Tijdens deze selectiefase worden aan de hand van het ingevuld sollicitatieformulier volgende punten beoordeeld: - Eerste toetsing motivatie - Eerste toetsing inzicht in de functie - Eerste toetsing technische competenties - Relevantie van de werkervaring/stages/vakantiejobs Deze selectiefase is eliminerend. Enkel wie minstens 60% behaalt op het geheel van de criteria én wie behoort tot de 8 hoogst scorenden, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dit er meer zijn. De selectiefase vindt plaats op 11 april 2018 (onder voorbehoud) EINDSELECTIE: JURYGESPREK MET CASE EN ZELFBESCHRIJVING Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Voorafgaand aan het gesprek zal gevraagd worden een zelfbeschrijving op te maken en een schriftelijke case voor te bereiden. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld op basis van het gesprek en de zelfbeschrijving: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Je technische competenties Je persoonsgebonden competenties pagina 7 van 9

8 Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats Kasteelstraat 6, 3740 Bilzen, op 20 april 2018 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 6 april Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier bij voorkeur - via mail naar sollicitaties@cjsm.vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail de vacaturetitel. - of per post naar: Departement Cultuur, Jeugd en Media, Arenbergstraat 9, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: - je het sollicitatieformulier gebruikt - je je kandidatuur uiterlijk op 6 april 2018 naar ons stuurt (datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). 8 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Guy Tilkin Kasteelstraat 6, 3740 Bilzen tel guy.tilkin@cjsm.vlaanderen.be Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Charlotte Vanfleteren, HR-medewerker Arenbergstraat 9, 1000 Brussel pagina 8 van 9

9 tel Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van Technisch Medewerker-Wachter bij Departement Cultuur, Jeugd en Media, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 1 jaar en gaat in vanaf de datum van het procesverbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als Technisch Medewerker-Wachter. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 9 van 9