Het Agentschap Facilitair Bedrijf werft aan in statutair dienstverband: ADMINISTRATIEF MEDEWERKER (M/V) (VIA HORIZONTALE MOBILITEIT, STATUTAIR) Afdeling: Beleidsdomein: Niveau: Graad: Standplaats: Bouwprojecten Bestuurszaken C Medewerker Brussel Vacaturenummer: 24636 DE FUNCTIE EN ZIJN CONTEXT Je komt terecht bij Het Agentschap Facilitair Bedrijf, een nieuw agentschap, dat is ontstaan uit een fusie van de entiteit e-government en ICT-Beheer (e-ib) en het Agentschap voor Facilitair Management (AFM). Het Agentschap Facilitair Bedrijf staat in voor de uitvoering van het beleid van de Vlaamse overheid op vlak van facilitair management en is verantwoordelijk voor de diensten: vastgoedbeheer, werkplekinrichting, gebouwgebonden facilitaire diensten, schoonmaak, catering, digitale drukkerij, goederen- en contractbeheer, logistiek transport. Daarnaast wil Het Agentschap Facilitair Bedrijf alle entiteiten van de Vlaamse overheid maximaal ondersteunen door het aanbieden van ICT-, e-government- en informatiediensten, -producten en -advies, om op die manier bij te dragen tot de optimale werking van de Vlaamse overheid als geheel en de lokale besturen en provincies. De functie van administratief medewerker situeert zich binnen de afdeling Bouwprojecten. De afdeling bouwprojecten staat in voor de coördinatie van bouwprojecten van A tot Z, van behoefteanalyse voor onze klanten tot en met de definitieve oplevering. Dit kan zowel gaan om nieuwbouw- en renovatieprojecten als om herinrichtingswerken van bestaande gebouwen. Het gebouwenarsenaal van de Vlaamse overheid vertoont een grote verscheidenheid gaande van kantoorgebouwen, infrastructuur jeugdinstellingen, culturele infrastructuur (musea, podiumkunsten,), infrastructuur voor Agentschap Natuur en Bos (parkgebouwen, natuur-educatieve centra,), infrastructuur voor Agentschap Mobiliteit en Openbare werken (regieposten, zoutloodsen, luchthavens,). De afdeling bouwprojecten telt 3 teams: team studie en coördinatie team uitvoering team projectondersteuning De entiteiten van het beleidsdomein Bestuurszaken doen de Vlaamse overheid soepel draaien. Zo zorgen zij voor boeiende jobs in een aangename omgeving en maken zij de overheid slank en eenvoudig. Meer weten? U ontdekt het op de portaalsite van Bestuurszaken. JE TAKENPAKKET Als administratief medewerker verleen je administratieve ondersteuning teneinde bij te dragen tot een vlotte, efficiënte, klantvriendelijke en correcte administratieve werking van de entiteit, steeds overeenstemmend met de wet- en regelgeving. Hier volgt een overzicht van alle resultaatsgebieden, telkens met enkele voorbeelden. 1
1. Informatieverzameling en - verwerking Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. Ontbrekende gegevens opzoeken (telefonisch, schriftelijk of via e-mail) Gegevens importeren in een registratiesysteem Ontvangst van vorderingsstaten en facturen bevestigen en deze ingeven Samenstellen van dossiers (betalings-, vastleggings-, administratieve) Nakijken van documenten op correctheid en wettelijkheid 2. Informatiebeheer Verzorgen en ontsluiten van een klassement teneinde zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. Klasseren van facturen, brieven, rapporten Beheren, opvolgen en archiveren van dossiers Documenten en informatie op de PC bewaren in een geordend systeem Collega s informeren over waar (elektronische) gegevens terug te vinden zijn 3. Dossierbehandeling ondersteunen Dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen teneinde bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier, conform de procedures, wet- en regelgeving. Behandelen van vorderingsstaten en facturen Administratief opvolgen van dossiers: bv. opvolgen van de timing, tijdig versturen van de documenten, prioriteiten stellen Beantwoorden van vragen met betrekking tot een bepaald dossier Periodiek en op vraag aanmaken en opstellen van dossiers, bestanden, documenten, Uitzoeken hoe wetgeving het best kan toegepast worden Betalingsdossiers/facturen inschrijven in opvolgingssysteem Voorbereiden van financiële verrichtingen 4. Opstellen van documenten Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten teneinde de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen. Opstellen of vervolledigen van briefwisseling, facturen, 2
Opmaken van lay-out van typedocumenten Notuleren tijdens vergaderingen Rapporten maken omtrent (niet-) tijdige betalingen 5. Ondersteunende taken Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling. Verzorgen van allerlei typwerk en lay-out van documenten Informatie opzoeken en tijdig bezorgen aan collega s, klanten, Inspringen bij afwezigheden van collega s JE PROFIEL DEELNEMINGSVOORWAARDEN Je werkt als ambtenaar op proef of vastbenoemd ambtenaar in de graad van medewerker binnen de diensten van de Vlaamse overheid. Of je bent ambtenaar op proef of vastbenoemd ambtenaar binnen de diensten van de Vlaamse overheid en geslaagd voor een loopbaanselectie voor de graad van medewerker. Of je bent contractueel tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie in de rang C1 binnen de diensten van de Vlaamse overheid en hebt een vrijstelling voor het generieke gedeelte van graad van medewerker opgesteld voor de Vlaamse overheid (artikel VI 18, 4 en III 22 VPS). JE TECHNISCHE COMPETENTIES Je beschikt bij voorkeur over een basiskennis van overheidsopdrachten of je bent bereid je hierover bij te scholen. Je hebt noties van een boekhoudcyclus en/of bent bereid je hierover bij te scholen. Ervaring en/of kennis met de financiële master Orafin is een troef. Je hebt een goede kennis van Microsoft Excel. Je hebt bovendien een goede basiskennis van Microsoft Word en Outlook. JE PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES Verantwoordelijkheid nemen Niveau 1. Je neemt verantwoordelijkheid voor je werk. Samenwerken Niveau 1. Je informeert, pleegt overleg en werkt mee. Flexibiliteit Niveau 1. Je past je aanpak of gedrag aan als de concrete situatie dat vereist. Communiceren Niveau 1. Je verwoordt je boodschap correct en begrijpelijk. Klantgerichtheid Niveau 1. Je reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden. 3
Zorgvuldigheid Niveau 2. Je blijft onder verhoogde werkdruk kwaliteitsvol werk afleveren. Initiatief Niveau 1. Je neemt het initiatief om binnen je takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc). Plannen en organiseren Niveau 1. Je plant en organiseert je werk effectief. HOE SOLLICITEREN? Ben je geïnteresseerd? Solliciteren kan tot uiterlijk 15/02/2015 Om te solliciteren vul je het standaard cv in dat je kunt vinden op: http://www.bestuurszaken.be/vacatures. Stuur samen met het ingevuld standaard cv ook een kopie van je meest recente aanstellingsbesluit of arbeidscontract mee. Indien u als contractueel personeelslid solliciteert voor een statutaire betrekking dien je ook een bewijs van vrijstelling van het generieke gedeelte van de graad van medewerker op te sturen, opgesteld voor de Vlaamse overheid. Om een objectieve vergelijking tussen alle kandidaten mogelijk te maken, zullen enkel sollicitaties via het sollicitatieformulier in aanmerking genomen worden. Gelieve in het onderwerp van je mailbericht de functietitel en vacaturenummer te vermelden. Je kunt het cv en de nodige documenten bij voorkeur via mail naar personeel@vlaanderen.be t.a.v. Rita Creyelman. Vermeld in het onderwerp van je mail de vacaturetitel en vacaturenummer. Of je stuurt het per brief naar: Vlaamse overheid - MOD Bestuurszaken T.a.v. Rita Creyelman Boudewijnlaan 30 bus 38 Voor extra informatie kan je contact opnemen met de P&O-consulent. SELECTIEPROCEDURE CV-screening: in de week van 16/02/2015 Prescreening in Brussel: psychotechnische testen op 25/02/2015 (Afhankelijk van het aantal kandidaten kan deze fase gewijzigd worden) Jurygesprek in Brussel: op 06/03/2015 Het jurygesprek wordt voorafgegaan door een case. De meest geschikte kandidaat komt in aanmerking voor onmiddellijke indiensttreding. De andere kandidaten worden opgenomen in een werfreserve zonder rangschikking met een geldigheid van 1 jaar en mogelijkheid tot verlenging. Deze reserve kan tijdens de geldigheidsperiode aangesproken worden voor dezelfde functies op verschillende standplaatsen. 4
ONS AANBOD Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie van de overheid en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. Je komt terecht in een open landschapsomgeving, gebaseerd op het nieuwe werken principe. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om de combinatie privé-werk zo optimaal mogelijk te laten verlopen: zo bieden wij tijdens de schoolvakanties in Antwerpen, Brugge, Brussel, Hasselt, Gent en Leuven een professionele vakantieopvang voor kinderen vanaf 3 tem 13 jaar. Daarnaast biedt de vakantieopvang Vlaamse overheid ook kortingen aan op vakantiekampen bij verschillende gespecialiseerde partners. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer is gratis alsook je hospitalisatieverzekering. Je ontvangt maaltijdcheques van 7 euro per gepresteerde dag. 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je wordt aangeworven in de graad van medewerker (rang C1) met de bijhorende salarisschaal: je aanvangssalaris is minimaal 1873,79 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen en geldelijke anciënniteit binnen de diensten van de Vlaamse overheid niet inbegrepen. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten en kan tot maximaal 20 jaar verloond worden. Diversiteit is een meerwaarde in elke organisatie, daarvan zijn wij als Vlaamse overheid overtuigd! Wij staan open voor de diversiteit van de kandidaten zonder onderscheid in geslacht, afkomst of handicap en moedigen deze kandidaten dan ook extra aan om voor deze functie te solliciteren. De juiste motivatie, kwaliteiten en vaardigheden voor de job tellen, daarop zullen wij je beoordelen! Als je een handicap of chronische ziekte hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan. MEER WETEN? - Voor extra informatie over de jobinhoud kun je contact opnemen met: Nataliya Boychuk, teamhoofd projectondersteuning Boudewijnlaan 30, bus 60, zone 5A Tel.: 02/553.12.03 GSM: 0499/94.44.30 E-mail: nataliya.boychuk@bz.vlaanderen.be - Voor de arbeidsvoorwaarden kan je onze website consulteren www.werkenvoorvlaanderen.be of contact opnemen met de P&O-consulent: Fatima El Herbouti, P&O-consulent Boudewijnlaan 30, bus 38, zone 3A GSM: 0491/96.88.50 E-mail: fatima.elherbouti@bz.vlaanderen.be - Voor meer informatie over het beleidsdomein Bestuurszaken kan u terecht op deze link: portaalsite van Bestuurszaken. -Voor meer informatie over Het Agentschap Facilitair Bedrijf kan u terecht op deze link: http://www.bestuurszaken.be/facilitairbedrijf. 5