ADJUNCT SITEVERANTWOORDELIJKE (M/V) (CONTRACT ONBEPAALDE DUUR, NIVEAU C)

Transcriptie

1 ADJUNCT SITEVERANTWOORDELIJKE (M/V) (CONTRACT ONBEPAALDE DUUR, NIVEAU C) Bezorg jij de Vlaamse ambtenaar een comfortabele werkplek? De Vlaamse overheid beheert zelf heel wat gebouwen in Vlaanderen en Brussel. Dit zijn vaak kantoren waarin haar werknemers zijn tewerkgesteld. In deze functie ondersteun je het technisch beheer van een groot modern administratief gebouw te Hasselt, het Vlaams Administratief Centrum. Kenmerken van de functie? Je wordt een belangrijk aanspreekpunt voor het dagelijks beheer en onderhoud van het VAC in Hasselt. Indien nodig treed je snel en oplossingsgericht op bij technische mankementen en kleine defecten in het gebouw of aan de aanwezige apparatuur. Het gaat bijvoorbeeld over technische gebouwgebonden problemen, brandbeveiliging en toegangscontrole, HVAC- installaties, elektriciteit, telefonie, audiovisuele installaties (bediening van ), enz. Je brengt de problemen in kaart en lost ze efficiënt op. Dit doe je zelf of met behulp van gespecialiseerde firma s. Je volgt de herstellingen op en waakt over de kwaliteit en de snelheid. Je houdt je klanten, de Vlaamse ambtenaar, steeds op de hoogte. Daarnaast probeer je ook preventief te werken om problemen te vermijden. Wie zoeken we? Je bent technisch aangelegd. Dit komt door je studies (minimaal diploma secundair onderwijs) en/of door je technische achtergrond (bijv. ervaring technisch beheer van gebouwen, hobby s). Je kan zelfstandig werken door zelf je prioriteiten te bepalen en de nodige initiatieven te nemen. Je kan jouw werk en de nodige herstellingen goed organiseren en opvolgen. Hierbij hecht ook veel aandacht aan een goede communicatie, zowel met je klanten (informeren) als met de firma s (afspraken). Vaak verloopt een dag onvoorspelbaar. Flexibiliteit is daarom belangrijk. Wie zijn we? Je komt terecht op de afdeling Regionale Dienstverlening bij het Agentschap voor Facilitair Management in Hasselt, nabij het station. Dit agentschap behoort tot het beleidsdomein Bestuurszaken van de Vlaamse overheid. De Vlaamse overheid is een moderne en dynamische werkgever die zich onderscheidt door een combinatie van voordelen en troeven: - Aantrekkelijk salaris, maaltijdcheques, gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer, gratis hospitalisatieverzekering - 35 dagen verlof, bovendien verlof tussen Kerst en Nieuwjaar - Reële groei- en opleidingsmogelijkheden in je loopbaan - Werkzekerheid - Gezinsvriendelijk: glijdende werktijden en vakantieopvang tijdens de schoolvakanties - Gelijke kansen mentaliteit Meer informatie? Scroll dan naar onder, je vindt er de uitgebreide functiebeschrijving met de arbeidsvoorwaarden, deelnemingsvoorwaarden en de sollicitatiemogelijkheden! Let wel: solliciteren kan tot 27 april

2 Het Agentschap voor Facilitair Management werft aan in contractueel dienstverband: ADJUNCT SITEVERANTWOORDELIJKE VAC HASSELT(M/V) Afdeling: Beleidsdomein: Niveau: Graad: Standplaats: Regionale dienstverlening Bestuurszaken C Medewerker Hasselt Vacaturenummer: DE FUNCTIE EN ZIJN CONTEXT Het Agentschap voor Facilitair Management (AFM) heeft als taak de uitvoering van het beleid van de Vlaamse overheid inzake facilitair management. Tot haar klanten rekent het AFM de departementen, de agentschappen (IVA s en EVA s) van de 13 Vlaamse beleidsdomeinen; de kabinetten van de ministers van de Vlaamse regering en de adviesraden verbonden aan de Vlaamse overheid. Het dienstverleningsaanbod van het AFM omvat: vastgoedbeheer, werkplekinrichting, gebouwgebonden facilitaire diensten, schoonmaak, catering, digitale drukkerij, goederen- en contractbeheer en logistiek transport. De functie van adjunct siteverantwoordelijke situeert zich binnen de afdeling Regionale Dienstverlening. Je werkt vanuit het VAC Hasselt. JE TAKENPAKKET In deze functie ondersteun je het technisch beheer van het VAC Hasselt. Je wordt een belangrijk aanspreekpunt voor het dagelijks beheer en onderhoud van het VAC Hasselt. Indien nodig treed je snel en oplossingsgericht op bij technische mankementen en kleine defecten in het gebouw of aan de aanwezige apparatuur. Je brengt de problemen in kaart en lost ze efficiënt op. Dit doe je zelf of met behulp van gespecialiseerde firma s. Je volgt de herstellingen op en waakt over de kwaliteit en de snelheid. Je houdt je klanten, de Vlaamse ambtenaar, steeds op de hoogte. Daarnaast probeer je ook preventief te werken om problemen te vermijden. Tijdens de afwezigheid van de siteverantwoordelijke, ben je deels mee verantwoordelijk voor de algemene werking van het VAC en de diensten van afm (catering, schoonmaak, onthaal, ) en ben jij voor hen eerste aanspreekpunt. Concreet bestaat je takenpakket uit volgende resultaatsgebieden: 1. Kennis nemen van de opdracht Kennis nemen van de uit te voeren opdrachten en te volgen richtlijnen en regels teneinde een duidelijk beeld te krijgen van de taken die uitgevoerd moeten worden. - Raadplegen van de instructies, dag of weekplanning - Respecteren van de opgegeven prioriteiten 2

3 - Regelmatig met de leidinggevende en/of collega s praten over de opdracht, de planning en hoe die uit te voeren 2. Uitvoering Opvolgen van gemelde defecten aan het gebouw of de technische installaties en apparatuur. - Zelf gebouwgebonden klusjes en kleine herstellingen uitvoeren aan apparaten, machines, meubilair, infrastructuur, - Opdrachten voor technische herstellingen of onderhoudswerkzaamheden geven aan de onderhoudsfirma of andere externe firma s en deze opvolgen van aanvraag tot oplossing - Proactief mee toezien op de veiligheid, gezondheid en hygiëne in het gebouw en suggesties doen aan de siteverantwoordelijke om deze verder te bevorderen - Installeren van goederen (zeepdispensers, ) - De siteverantwoordelijke ondersteunen bij het verzorgen van de toegangsveiligheid en de brandveiligheid in het gebouw - De siteverantwoordelijke ondersteunen bij het onderhoud van de site (o.a. via onderhoudscontracten) - Beheren van sleutelplannen - Ophalen van papiercontainers op de verdiepingen en deze reinigen waar nodig - Organiseren en uitvoeren van kleine verhuizingen in het gebouw 3. Materiaal Nazien en onderhouden van het werkmateriaal teneinde altijd te beschikken over veilig, net en goed functionerend materiaal. - Onderhoudprogramma s voor machines, apparaten, voertuigen, nauwgezet volgen - Defecten en problemen signaleren aan de verantwoordelijke - Onderhouden (afwassen, oliën, oppoetsen) van de gebruikte werkmiddelen - Ordelijk en net houden van de werkplaats - Materiaal op de juiste plaats opbergen - Werkkleding onderhouden - Bedieningsapparatuur net houden - Plaatsen van materiaal voor de postbedeling 4. Ad hoc taken Verrichten van een aantal ad hoc taken teneinde de dienst op logistiek, technisch of administratief vlak mee te ondersteunen - affiches opmaken - as-build raadplegen - eenvoudige (technische) informatie opzoeken 5. Administratie en verslag uitbrengen Bijhouden van een beperkte administratie en verslag uitbrengen over de eigen werkzaamheden teneinde de leidinggevende in staat te stellen het resultaat te beoordelen en indien nodig bij te sturen. - Problemen en voorvallen signaleren en bespreken met de leidinggevende - Nauwkeurig registreren van uitgevoerde werkzaamheden - Gevraagde formulieren correct en tijdig invullen 6. Inspringen bij werkoverlast Inspringen bij werkoverlast en vervangen van afwezige collega s teneinde de continuïteit van de dienstverlening te garanderen. - Telefoon opnemen bij afwezigheid - Inspringen bij grote of uitzonderlijke opdrachten - Collega s helpen om alle taken rond te krijgen - Inspringen op onregelmatige diensttijden tgv calamiteiten 3

4 7. Voorraadbeheer Mee instaan voor het voorraadbeheer van werkmiddelen en producten teneinde de beschikbaarheid van deze middelen te verzekeren - Opvolgen van de voorraad - Checken en inschrijven van leveringen - De verantwoordelijke op de hoogte brengen van de noodzakelijke bestellingen - Zorgen voor orde en netheid in de bergruimte - Info aanvragen over mogelijke leveringen JE PROFIEL Je bent technisch aangelegd. Dit komt door je studies (minimaal diploma secundair onderwijs) en/of door je technische achtergrond (bijv. ervaring technisch beheer van gebouwen, hobby s). JE TECHNISCHE COMPETENTIES Je hebt een basiskennis van het technisch beheer van grote administratieve gebouwen die je in staat stelt om een technisch probleem te beschrijven en te analyseren (bijv. HVAC-installaties, brandbeveiligingsinstallaties, toegangscontrolesystemen, elektriciteit, telefonie, audiovisuele installaties, inzicht in bouwplannen, enz.). Je beschikt over een basiskennis m.b.t. de vereisten rond brandbeveiliging en evacuatieprocedures. Je bent bereid om een cursus preventieadviseur niveau 3 te volgen binnen het eerste jaar dat je start in deze functie. Kennis van EHBO is een pluspunt. Je bent eventueel bereid dit aan te leren. Je hebt kennis van de gangbare PC-toepassingen (waaronder MS Excel). JE PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES 1. Voortdurend verbeteren Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen Niveau 1: Toont zich leer- en aanpassingsbereid met betrekking tot de eigen functie en situatie. 2. Klantgerichtheid Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren. Niveau 1: Reageert vriendelijk, adequaat en correct op voor de hand liggende vragen van klanten. 3. Samenwerken Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet onmiddellijk van persoonlijk belang is Niveau 2: Helpt anderen en pleegt overleg. 4. Betrouwbaarheid Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen Niveau 1: Handelt correct en respectvol ten aanzien van zijn omgeving en van de bestaande regels en afspraken 5. Organiseren De benodigde acties, tijd en middelen aangeven en die elementen coördineren om de doelstellingen te bereiken conform de planning Niveau 1: Organiseert het eigen werk 4

5 6. Plannen Structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen Niveau 1: Plant eigen werk effectief 7. Nauwgezetheid Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen Niveau 1: Draagt zorg voor materialen, gaat ordelijk te werk. 8. Coachen (ontwikkelingsgericht coachen) Collega s expliciet helpen en ondersteunen bij hun professionele ontwikkeling en op die wijze mee verantwoordelijkheid opnemen voor het leren binnen de organisatie Niveau 1: Biedt hulp en steun bij het uitvoeren van taken en bij het behalen van resultaten HOE SOLLICITEREN Ben je geïnteresseerd? Solliciteren kan tot uiterlijk zondag 27 april Om te solliciteren vul je het standaard cv in dat je bij deze vacature kunt vinden op Je stuurt het standaard cv, samen met een kopie van je diploma bij voorkeur via mail naar selecties@bz.vlaanderen.be of per post naar MOD Bestuurszaken, t.a.v. Rita Creyelman, Boudewijnlaan 30 bus 38, 1000 Brussel. Om een objectieve vergelijking tussen alle kandidaten mogelijk te maken, zullen enkel sollicitaties via het standaard CV in aanmerking genomen worden. Gelieve in het onderwerp van je mailbericht de functietitel te vermelden. Indien je in het bezit bent van een buitenlands diploma, dien je de erkenning van de gelijkwaardigheid aan te vragen bij NARIC-Vlaanderen : Voor extra informatie kan je contact opnemen met de P&O-consulent. SELECTIEPROCEDURE CV-screening: De kandidaten met het meest relevante profiel worden toegelaten tot het vervolg van de procedure. Prescreening: week van 5/5 en 12/5, in Brussel De prescreening bestaat uit een gesprek, een case en een computergestuurde test. De (maximaal) 7 kandidaten met de hoogste scores worden toegelaten tot het vervolg van de procedure. Jurygesprek: 19/5, in Hasselt De meest geschikte kandidaat komt in aanmerking voor onmiddellijk indiensttreding. De andere kandidaten worden opgenomen in een werfreserve met rangschikking. 5

6 ONS AANBOD Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie van de overheid en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om de combinatie privé-werk zo optimaal mogelijk te laten verlopen: zo bieden wij tijdens de schoolvakanties in Antwerpen, Brugge, Brussel, Hasselt, Gent en Leuven een professionele vakantieopvang voor kinderen vanaf 3 tem 13 jaar. Daarnaast biedt de vakantieopvang Vlaamse overheid ook kortingen aan op vakantiekampen bij verschillende gespecialiseerde partners. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer is gratis alsook je hospitalisatieverzekering. Je ontvangt maaltijdcheques van 7 euro per gepresteerde dag. 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je wordt aangeworven in de graad van medewerker (rang C1) met de bijhorende salarisschaal. Je bruto maandsalaris is minimaal 1873,79 euro. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, seksuele geaardheid, afkomst, handicap of chronische ziekte. Als je een handicap of chronische ziekte hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan. MEER WETEN? - Voor extra informatie over de jobinhoud kun je contact opnemen met: Nancy Herwegh, regiomanager regio Oost Tel. : 0478/ nancy.herwegh@bz.vlaanderen.be - Voor de arbeidsvoorwaarden kan je onze website consulteren of contact opnemen met de P&O-consulent : Sofie Lekens Tel. : 0474/ sofie.lekens@bz.vlaanderen.be - Voor extra informatie over de selectievoorwaarden kan je eveneens contact opnemen met Jobpunt Vlaanderen. - Meer informatie over Bestuurszaken vind je op 6