GEBOUWBEHEERDER (M/V) (CONTRACT ONBEPAALDE DUUR, NIVEAU A )

Transcriptie

1 GEBOUWBEHEERDER (M/V) (CONTRACT ONBEPAALDE DUUR, NIVEAU A ) Wil jij waken over een goede huisvesting van het Vlaams overheidspersoneel? Als gebouwbeheerder heb je een belangrijke taak bij het technisch beheer van een gebouw. Je zorgt ervoor dat de klanten optimaal gebruik kunnen maken van het gebouw. Dit houdt in dat je ervoor zorgt dat de technische uitrustingen in goede staat zijn, en dat alle voorschriften zoals keuringen en vergunningen in orde zijn. Dit houdt ook in dat je de nodige stappen zet voor zowel preventief als correctief onderhoud. Het preventief onderhoud organiseer je, samen met de uitvoerder, dermate dat de impact optimaal en de hinder minimaal is, en je draagt mee zorg voor de gepaste communicatie naar klanten toe. Je garandeert dat er snel en oplossingsgericht wordt opgetreden bij technische mankementen en defecten in onze gebouwen. Hiervoor verzamel je de nodige info, en contacteer je de geschikte personen en firma s. Je werkt hierbij nauw samen met onderhoudsfirma s, aannemers, leveranciers Hierbij draag je zorg voor de structurele opvolging van de prestaties van deze firma s : je controleert of hun activiteiten gebeuren zoals gevraagd, je controleert de volledigheid en de kwaliteit van hun prestaties, en je spreekt deze firma s aan bij vaststelling van gebreken. Je speelt ook een actieve rol in het gebruik van het gebouw : je ondersteunt samen met je collega s de klanten bij herinrichting van hun kantoren, je onderzoekt de gevolgen van voorgestelde wijzigingen, kortom, je bent het technisch aanspreekpunt voor zowel klanten als architecten als er een herinrichting of een aanpassing nodig is. Kenmerken van de functie? Je krijgt de kans om technische, organisatorische en zelfs juridische ervaring op te doen. Je wordt opgenomen in ons team van gebouwbeheerders die samen zowel in Brussel als in Vlaanderen het beheer verzorgen voor een scala aan gebouwen : kantoren, werkplaatsen, musea,... Dit is een zeer gevarieerde functie met een grote zelfstandigheid: je hebt dagelijks contact met klanten en externe partners, door verplaatsingen op het terrein houd je de vinger op de pols, samen met collega s werk je binnen verschillende vakgebieden zoals bouwkunde, elektriciteit, veiligheid, HVAC, sanitair, enz. In deze functie werk je samen met een variëteit aan partners : klanten, collega s, firma s in wisselende omgevingen en met wisselende opdrachten. Je zal soms zelfs coachend optreden naar verantwoordelijken voor de uitbating van bepaalde speciale gebouwen, zoals musea, opvangcentra voor jongeren, laboratoria Kortom, in deze functie krijg je de kans om je stempel te drukken op het gebouwbeheer van de Vlaamse overheid. Wie zoeken we? Wij zoeken een gemotiveerde collega met een bouwtechnische achtergrond Affiniteit kan je hebben verworven d.m.v. ervaring, opleiding of interesse. Daarnaast heb je een goed organisatietalent en hecht je belang aan communicatie, samenwerking en kennisdeling. Je hebt een rijbewijs B. Je beschikt minstens over een masterdiploma. Wie zijn we? Je wordt lid van het team Bouwtechnisch Beheer van de afdeling Technisch Beheer bij het Agentschap voor Facilitair Management in Brussel. Dit agentschap behoort tot het beleidsdomein Bestuurszaken van de Vlaamse overheid. De Vlaamse overheid is een moderne en dynamische werkgever die zich onderscheidt door een combinatie van voordelen en troeven: - Aantrekkelijk salaris, maaltijdcheques, gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer, gratis hospitalisatieverzekering - 35 dagen verlof, bovendien verlof tussen Kerst en Nieuwjaar - Interne en externe opleidingsmogelijkheden rond milieu, overheidsopdrachten, enz. - Werkzekerheid en groeimogelijkheden in je loopbaan - Gezinsvriendelijk: glijdende werktijden en kinderopvang tijdens de schoolvakanties 1

2 - Gelijke kansen mentaliteit Meer informatie? Scroll dan naar onder, je vindt er de uitgebreide functiebeschrijving met de arbeidsvoorwaarden, deelnemingsvoorwaarden en de sollicitatiemogelijkheden! Let wel: solliciteren kan tot uiterlijk 9 maart

3 Het Agentschap voor Facilitair Management werft aan in contractueel dienstverband: GEBOUWBEHEERDER (M/V) Afdeling: Beleidsdomein: Niveau: Graad: Standplaats: Technisch Beheer Bestuurszaken A adjunct van de directeur Brussel Vacaturenummer: DE FUNCTIE EN ZIJN CONTEXT Het Agentschap voor Facilitair Management (AFM) is een horizontale ondersteunende dienstverlener binnen de Vlaamse overheid, met als taak de uitvoering van het beleid van de Vlaamse overheid inzake facilitair management. AFM is verantwoordelijk voor de diensten: vastgoedbeheer, werkplekinrichting, gebouwgebonden facilitaire diensten, schoonmaak, catering, digitale drukkerij, goederen- en contractbeheer en logistiek transport. AFM behoort tot het beleidsdomein Bestuurszaken. Tot haar klanten rekent het agentschap de departementen, de intern of extern verzelfstandigde agentschappen (IVA s en EVA s) van de 13 Vlaamse beleidsdomeinen; de kabinetten van de ministers van de Vlaamse regering en de adviesraden verbonden aan de Vlaamse overheid. De functie van gebouwbeheerder situeert zich binnen de afdeling Technisch Beheer. Deze afdeling staat in voor diverse taken gekoppeld aan de studie van de technische aspecten eigen aan facilitaire projecten, het verlenen van advies aan derden (intern, extern) en het technisch beheer van gebouwen. Deze laatste opdracht omvat zowel de uitvoering van herstellingen en kleine verbeteringswerken, als de ondersteuning van de siteverantwoordelijke van de administratieve centra. JE TAKENPAKKET Als gebouwbeheerder bereid je diverse technische taken inherent aan het beheer van gebouwen voor en voer je deze uit zodat snel, kwaliteitsvol en op veilige wijze voldaan wordt aan het technisch onderhoud en aan de wettelijke verplichtingen zoals de milieunormen. Concreet bestaat je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden: 1. De eigen werkzaamheden inhoudelijk voorbereiden, plannen en praktisch organiseren zodat deze efficiënt kunnen verlopen. - Kennis nemen van de uit te voeren opdrachten en op basis hiervan een werkplan opstellen - Kennis nemen van de contracten die van toepassing zijn op de gebouwen in beheer - Voorafgaandelijk inwinnen van informatie ter verduidelijking van de opdracht - Inzage verwerven in de werking en noden van de klanten - Contacteren van klanten en andere betrokkenen - Uitvoeren van voorbereidende administratieve taken - Voorbereidend studie- en opzoekwerk verrichten - Uitvoeren van een behoeftenanalyse 3

4 2. Diverse taken inherent aan het beheer van gebouwen uitvoeren om zo bij te dragen tot een vlotte en tijdige afhandeling van de opdrachten van de afdeling Regionale Dienstverlening. - Opvolgen van de prestaties van een onderhoudsfirma : o Organisatie van het preventief onderhoud o Opvolging van correctief onderhoud, d.i. behandeling van storingen en klachten o Opvolging van de service levels van deze firma bij behandeling van storingen of uitvoering van preventief onderhoud o Opvolging van andere contract bepalingen (vervangingsonderhoud, totale waarborg) o Organisatie en opvolging van de opvolgingsvergaderingen met deze firma, en eventueel ook de eigenaars van gebouwen - In samenspraak met de gebouwverantwoordelijke : o De uitvoering van het preventief onderhoud overwaken o De communicatie met de klanten verzorgen, om hen te wijzen op het tijdstip van uitvoering, de duur, de impact o De resultaten van het preventief onderhoud controleren naar volledigheid en stiptheid o De behandeling van aanvragen voor wijzigingen in de inrichting of uitrusting van een gebouw, waarbij Gewerkt wordt met de onderhoudsfirma Gewerkt wordt met aparte aannemers - Ondersteunen en begeleiden van architecten en projectleiders, die grote(re) projecten voor huisvesting uitvoeren in een gebouw - De status van de uitrustingen controleren, op basis van rapporten, keuringsverslagen, audits, en het organiseren van de nodige werken om te verhelpen aan defecten of opmerkingen - Verzamelen, invoeren en verwerken van specifieke data - In samenspraak met de collega s verantwoordelijk voor vastgoedbeheer : toezicht houden op en rapporteren over het patrimoniumbeheer - Facturatie controle : facturen van onderhoudsfirma s of van aannemers moeten geverifieerd worden naar volledigheid, juistheid en correcte uitvoering, en moeten in betaling gesteld worden - Ondersteuning bieden bij het ramen van de kredietbehoefte - Uitvoeren van briefwisseling m.b.t. offertes, contracten, gebreken, dit in lijn met de wet op overheidsopdrachten - Gebouwgebonden opdrachten bestellen op basis van raamcontracten of onderhoudscontracten 3. Verslag uitbrengen over de eigen werkzaamheden en resultaten om de leidinggevende in staat te stellen het resultaat met de kwaliteitsnormen te vergelijken en indien nodig bij te sturen. - Opmaken van een activiteitenverslag - Signaleren van knelpunten en/of uitzonderlijke waarnemingen of gebeurtenissen - Bijhouden van een (elektronische) agenda van de uitgevoerde taken en outputindicatoren - Verslag uitbrengen aan de betrokken opdrachtgever over het verloop van de metingen, analyses, ontwerpen, - Verslag uitbrengen over de activiteiten van opdrachtnemers bij de uitvoering van werken in het kader van beheer van gebouwen - Invullen van de elektronische systemen voor opvolging of bestelling van prestaties (managersborden) 4. Inventariseren, verzamelen en onderhouden van de nodige gegevens om altijd te beschikken over degelijke en bruikbare gegevens voor de goede uitvoering van de job. - Regelmatig de werking van toestellen controleren en zo nodig afstellen of onderhouden - De technische inventaris van de gebouwen up to date houden, en invoeren in een FMIS (Facility Management Information System, IT systeem voor het beheer van facilitaire uitrustingen) - Verzorgen van een klassement of documentatiebeheersysteem - De voorraad van technische materialen en/of instrumenten beheren 4

5 - Contacten leggen en onderhouden met leveranciers - Onderhouden van gespecialiseerde apparatuur 5. Informeren over de dienstverlening en over producten, systemen of procedures zodat de interne klant inzicht heeft in de mogelijkheden. - Beantwoorden van vragen en advies verstrekken aan klanten in het kader van beheer van gebouwen - Organiseren van en/of technisch of vakinhoudelijk ondersteunen van cursussen - Verspreiden van documentatie naar interne en/of externe klanten - Deelnemen aan vergaderingen, werkgroepen, stuurgroepen, - Uitleg geven rond procedures, regelgeving, dienstnota s, - Doorgeven van leegstand 6. Zichzelf voortdurend vervolmaken in je algemene expertise (bouwkunde, elektriciteit, HVAC, veiligheid, enz.) als in het vakgebied milieu om zo via integratie van de nieuwe evoluties de kwaliteit van de uit te voeren opdrachten voortdurend te verbeteren. - Lezen van vakliteratuur, bijwonen van studiedagen, volgen van gespecialiseerde opleidingen - Informatie-uitwisseling met vakgenoten - Kennen en opvolgen van de technische ontwikkelingen binnen het vakgebied - Kennen en opvolgen van de reglementering en/of wetgeving binnen het vakgebied - Bezoeken van beurzen 7. Op het terrein controleren van de naleving van wetgeving, regelgeving, voorschriften of normen om dwalingen op te sporen en eventueel correctieve acties te ondernemen of te laten ondernemen. - Vaststellen van overtredingen - Controleren van uitgevoerde werken in het kader van beheer van gebouwen - Afhandelen van klachten en meldingen in verband met inbreuken op regelgeving - Verantwoordelijk voor de goedkeuring van vorderingsstaten JE PROFIEL JE DIPLOMA Je hebt minstens een masterdiploma. Bij voorkeur beschik je over een basisdiploma industrieel ingenieur JE TECHNISCHE COMPETENTIES Je hebt inzicht in bouwtechnische aangelegenheden en veiligheid. Je kan bouwkundige plannen lezen en interpreteren. Je hebt theoretische en praktische kennis van technische installaties binnen gebouwen met betrekking tot één of meer van volgende domeinen: bouwkunde, elektriciteit, HVAC, sanitair, enz. Je hebt basiskennis van ARAB/AREI. Je hebt een rijbewijs categorie B. Je hebt een goede kennis van de gangbare software (MS Word en MS Excel). 5

6 JE PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES Samenwerken (niveau 3) Met het oog op het algemeen belang, lever je een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook wanneer dat niet onmiddellijk van persoonlijk belang is. Betrouwbaarheid (niveau 2) Je handelt vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg, ). Je komt afspraken na en je neemt je verantwoordelijkheid op. Voortdurend verbeteren (niveau 3) Je verbetert voortdurend je eigen functioneren en de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. Klantgerichtheid (niveau 2) Met het oog op het dienen van het algemeen belang onderken je de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten en je reageert er adequaat op. Initiatief (niveau 3) Je onderkent kansen en je stelt voor en/of onderneemt uit eigen beweging acties. Probleemanalyse (analytisch denken) (niveau 2) Je duidt een probleem in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze ga je op zoek naar bijkomende, relevante informatie. Oordeelsvorming (synthetisch denken) (niveau 2) Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria. Visie (conceptueel denken) (niveau 1) Je overstijgt de dagelijkse praktijk en je werkt eigen ideeën uit over de toekomst. Je bekijkt feiten vanop een afstand. Je plaatst ze in een ruimere context en een langetermijnperspectief. Richting geven (niveau 1) Je geeft richting op het niveau van taken en de uitvoering daarvan. Ontwikkelen van medewerkers (resultaatgericht coachen) (niveau 1) Coacht om taken te kunnen volbrengen en resultaten te behalen. HOE SOLLICITEREN Ben je geïnteresseerd? Solliciteren kan tot uiterlijk zondag 9 maart Om te solliciteren vul je het standaard cv in dat je kunt vinden op Je stuurt het standaard cv, samen met een kopie van je diploma bij voorkeur via mail naar selecties@bz.vlaanderen.be of per post naar MOD Bestuurszaken, t.a.v. Sofie Lekens, Boudewijnlaan 30 bus 38, 1000 Brussel. Om een objectieve vergelijking tussen alle kandidaten mogelijk te maken, zullen enkel sollicitaties via het standaard CV in aanmerking genomen worden. Gelieve in het onderwerp van je mailbericht de functietitel te vermelden. 6

7 SELECTIEPROCEDURE - Screening op cv: 12 maart Verkennend gesprek en computergestuurde testen: week van 17 maart - Jurygesprek: 26 en 27 maart 2014 ONS AANBOD Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor ambtelijke innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. Je komt terecht in een open landschapsomgeving, gebaseerd op het anders werken principe. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om de combinatie privé-werk zo optimaal mogelijk te laten verlopen: zo bieden wij je 35 dagen verlof per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (vijf locaties in Vlaanderen) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer is gratis alsook je hospitalisatieverzekering. Je ontvangt maaltijdcheques van 7 euro per gepresteerde dag. 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je wordt aangeworven met een contract van onbepaalde duur. Je wordt aangeworven in de graad van adjunct van de directeur (rang A1) met de bijhorende salarisschaal: je aanvangssalaris is minimaal 3019,77 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten en kan tot maximaal 9 jaar verloond worden. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan. MEER WETEN? - Voor extra informatie over de jobinhoud kun je contact opnemen met: Peter Bockstaele, Afdelingshoofd Tel. : peter.bockstaele@bz.vlaanderen.be Vanaf 3 maart 2014: Erik Smeets, teamhoofd gebouwbeheer erik.smeets@bz.vlaanderen.be - Voor de arbeidsvoorwaarden kan je onze website consulteren of contact opnemen met de P&O-consulent : Sofie Lekens, P&O-consulent Tel.: sofie.lekens@bz.vlaanderen.be - Voor extra informatie over de selectievoorwaarden kan je contact opnemen met de P&O-consulent. - Meer informatie over Bestuurszaken vind je op 7