FUNCTIEBESCHRIJVING ADMINISTRATIEF MEDEWERKER backffice Identificatiegegevens Functie: administratief medewerker Functietitel: administratief medewerker backffice Niveau/rang: administratief medewerker C 1-3 Plaats in het rgangram: de administratief medewerkers werken in 1 van de directies van het OCMW Krtrijk Aard van de functie: statutair/cntractueel Functiefamilie: administratie backffice Secretarisbesluit : Nummer functiebeschrijving : Psitinering in de rganisatie Leiding krijgen van: Cllega s in de functie: financieel beheerder/cördinatr/directeur/ diensthfd/teamverantwrdelijke de cllega s van de dienst Del van de functie De administratief medewerker verzrgt een geheel van administratieve en uitverende taken teneinde de werking van een team f een dienst te ndersteunen. De administratief medewerker verleent inf en verwerkt vragen van interne en/f externe klanten, teneinde een vltte, crrecte en klantvriendelijke dienstverlening te verzekeren.
Verantwrdelijkheidsgebieden 1. je fungeert als administratief dssierbeheerder m te kmen tt een kwaliteitsvlle en crrecte administratie taken:.a. je beheert de ju tegewezen dssiers pr-actief in functie van juw specifieke kennis je cntrleert en vervlledigt juw dssiers je legt cntacten met interne en externe klanten en/f medewerkers die ndig zijn m juw dssiers ptimaal te beheren je past crrecte prcedures te 2. je vert administratieve pdrachten uit in pdracht en in functie van de dienst teneinde de dienstdelstellingen te helpen realiseren taken:.a. je maakt bestanden p, vult ze aan f hudt ze actueel je verwerkt vrstellen van diverse bestuursrganen en vlgt ze p je interpreteert reglementering, wetgeving en technieken en past ze te je stelt brieven en e-mails p, crrect en vriendelijk, cnfrm de geldende richtlijnen 3. je bereidt vergaderingen en/f verlegmmenten vr en helpt mee m ze te rganiseren teneinde de cllega s van de dienst administratief te ndersteunen taken:.a. je stelt dssiers administratief samen, ter vrbereiding van een vergadering je maakt verslagen bij f na vergaderingen je rganiseert de bezetting van vergaderlkalen, belegt vergaderingen en helpt mee bij het rganiseren van kleine evenementen je beheert en cnsulteert de agenda van uw leidinggevende 4. je werkt mee aan een efficiënte interne werking van de dienst teneinde te kmen tt een crrecte en vltte afhandeling van de administratie. taken:.a. je verlegt met cllega s m de werking van de dienst te verbeteren je stelt je expertise ter beschikking van de cllega s je signaleert beheften, tekrten en knelpunten rndm de eigen werking, de werking van de dienst f dienstverlening en denkt actief mee rnd plssingen je verzamelt dienst f teamgebnden gegevens, cntrleert ze en stelt ze ter beschikking van de cllega s 5. je buwt mee aan een gede teamwerking m tt een psitieve, cllegiale werksfeer te kmen taken:.a. je hebt een actieve inbreng bij de werkbesprekingen in het team je leeft teamafspraken na je helpt mee aan diverse pdrachten, eigen aan de dienst je helpt cllega s in het uitveren van hun taken, indien ndig 6. je vert de pgedragen taken autnm uit en ziet te p een kwalitatieve uitvering ervan taken:.a. je plant je activiteiten en zrgt vr een crrecte en tijdige uitvering ervan je bepaalt zelf de pririteiten in je werk en legt een takenlijst aan je cntrleert je taken en past ze aan indien ndig je rapprteert aan je leidinggevende
7. je hebt aandacht vr je eigen prfessinele ntwikkeling zdat je je werk p een kwaliteitsvlle manier kan uitveren taken:.a. je bent bereid m vrmingen, trainingen en pleidingen te vlgen die relevant zijn vr het werk je vraagt naar feedback bij de leidinggevende en cllega s je leest de ndige vakliteratuur je neemt infrmatie in je p en past die te p je uit te veren taken
Cmpetenties VAKKENNIS: gedreven zijn m je vak te kennen en bij te leren niveau 1: - je beschikt ver de kennis en vaardigheden m je functie naar behren te vervullen en je kan ze tepassen waar ndig - je staat pen vr nieuwe zaken en feedback en maakt gebruik van kansen vr pleiding en ntwikkeling je vert pdrachten uit binnen de afgesprken kaders je kent de draagwijdte van de wetgeving, ndig vr de uitefening van je functie je kent de sftware en netwerktepassingen die ndig zijn m je jb uit te efenen je kent de rganisatie waarin je werkt je staat pen vr feedback m je werk te verbeteren je bent bereid m te leren je vraagt m uitleg en telichting wanneer iets niet duidelijk is RESULTAATGERICHTHEID: gedreven zijn m p tijd je delen te halen niveau 1: je werkt gericht en actief aan het bereiken van de vrpgestelde delen je gaat ervr m de taken af te werken binnen de afgesprken termijn je zekt naar de meest ptimale werkwijzen en middelen m een ged resultaat te hebben je gaat duurzaam m met materiaal en middelen je blijft je werk cntrleren p futen je blijft hfd- en bijzaak in het eigen werk nderscheiden je reageert rustig en vriendelijk bij prblemen, negatieve feedback en nvrziene situaties je signaleert p tijd teveel f te meilijk werk ZELFSTANDIG WERKEN: gedreven zijn m ptimaal en znder tezicht f cntrle te werken niveau 1: je vert taken zelfstandig uit en kan het eigen werk rganiseren je vert je taken p een zelfstandige manier uit je blijft aandachtig bij rutineuze taken je levert verzrgd werk af, znder futen en nnauwkeurigheden, k nder tijdsdruk je brengt structuur aan in de veelheid van taken je staat pen vr vernieuwing je staat pen vr feedback van anderen je laat je dcumenten p die manier achter zdat anderen hierin hun weg gemakkelijk kunnen vinden INNOVATIE EN CREATIVITEIT: gedreven zijn m te verbeteren en vernieuwen niveau 1: je staat pen vr vernieuwing en zekt mee naar alternatieve werkwijzen je stelt bestaande zaken ter discussie je zekt mee naar alternatieven je staat pen vr nieuwe ideeën, plssingen, prcedures en methdes je neemt deel aan veranderingsprcessen je ziet en signaleert regelmatig kansen f pprtuniteiten binnen de eigen taak f p dienstniveau je bedenkt sms nieuwe werkwijzen binnen de eigen taakuitvering f de dienst je hebt g vr cultuurverschillen en benut die m vernieuwing in te veren
SAMENWERKEN definitie: gedreven zijn m de delen van het team te bereiken niveau 1: je werkt met je cllega s aan gezamenlijke pdrachten, respecteert de gemaakte werkafspraken en nderhudt een gede werksfeer je leeft afspraken met leidinggevenden en cllega s na je hudt rekening met cllega s: bvb. bij taakverdeling, verlfplanning, teamvrzieningen, je stelt je pen en cnstructief p in de samenwerking met je cllega s je gaat respectvl m met anderen en tnt waardering vr ieders eigenheid en mening je bent vriendelijk, lyaal en respectvl in de dagelijkse mgang met je cllega s je ziet wanneer een cllega hulp ndig heeft en helpt spntaan je verwittigt tijdig als je een afspraak niet kan nakmen INZET EN MOTIVATIE definitie: gedreven zijn en zich inspannen m het werk z ged mgelijk te den niveau 1: je neemt initiatief, neemt verantwrdelijkheid, tnt leerbereidheid en nderneemt acties binnen je eigen takengebied (reactief) je kmt uit eigen beweging tt actie je start zelf een nieuwe taak p als het werk klaar is f vraagt naar een nieuwe taak je nderneemt gerichte acties m cncrete prblemen p te lssen je speelt spntaan in p kansen die zich aandienen je nderneemt acties p basis van glbale richtlijnen je det zelf vrstellen vr eigen bijschling je stelt alles in het werk m je taken tt een ged einde te brengen KLANTGERICHTHEID: gedreven zijn m de klant te helpen niveau 2: je denkt actief mee, speelt in p de vragen en wensen van de (interne en externe) klant en vlgt ze p je licht de klant crrect in ver alle zaken waar hij belang bij heeft je zekt een antwrd p iedere vraag f verwijst dr naar de juiste persn je streeft naar klantentevredenheid en nderneemt acties m klantgerichter te werken je behandelt elke klant gelijkwaardig en verzekert een discrete behandeling van zijn vraag je beperkt je niet tt de directe f uitgesprken vraag je vlgt de vraag en de gebden plssing verder p je denkt mee met de klant en levert een gepersnaliseerde service waar ndig KWALITEITSVOL WERKEN: gedreven zijn m werk af te leveren dat vldet aan de gevraagde nrmen niveau 1: je werkt crrect en verzrgd vlgens de afspraken je velt je verantwrdelijk vr de kwaliteit van het eigen werk je cntrleert je eigen werk vraleer het afgeleverd wrdt je stuurt bij als de kwaliteit ndermaats is je vlgt de vrgeschreven prcedures je besteedt aandacht aan de inhud en de vrmgeving van het af te leveren werk je laat, in geval van nzekerheid, het resultaat dr een cllega cntrleren je kmt gemaakte afspraken altijd na
ORGANISATIEBETROKKENHEID: gedreven zijn m de belangen van de rganisatie te verdedigen bij anderen en zich verbnden velen met de rganisatie, taak en functie niveau 1: je tnt respect vr de rganisatie en hudt je aan de regels, afspraken en prcedures van de rganisatie/directie/departement/dienst/ het team je tnt belangstelling vr het OCMW Krtrijk als rganisatie je uit je ver de rganisatie p een gepaste en neutrale manier, bij kritiek, beslissingen die niet vereenkmen met de eigen mening f inzichten,. je gaat altijd zrgvuldig m met vertruwelijke f delicate infrmatie je handelt altijd met het g p het klant-, dienst- en rganisatiebelang je draagt een psitief imag uit van het OCMW Krtrijk je brengt k vervelende pdrachten tt een ged einde je bent eerlijk tegenver je cllega s en de rganisatie COMMUNICATIE: gedreven zijn m infrmatie ver te brengen en te ntvangen niveau 1: je hanteert een crrecte en verstaanbare taal, je luistert en kan een bdschap begrijpelijk verbrengen je schrijft helder en beknpt je handhaaft de huisstijl je beperkt vakjargn je vraagt dr p gegeven infrmatie je kan het belangrijke van het nbelangrijke nderscheiden in je rapprtering je frmuleert helder en duidelijk de eigen standpunten je vraagt en luistert naar andermans standpunten en argumenten