FUNCTIEBESCHRIJVING ICT Prgramma Manager 1. CONTEXT VAN DE FUNCTIE BINNEN DE ORGANISATIE De Vlaamse ICT-vereniging is een ksten- en kennisdelende rganisatie, die strategische ICT-brugfuncties ter beschikking stelt van haar leden-verheidsrganisaties. Dit met het del m deze leden te ndersteunen bij het realiseren van het ICT-beleid en bij het afstemmen van het ICT-beleid p de nden en delstellingen van de verheidsrganisatie. De vereniging richt zich dan k specifiek p ICT-epertise die cruciaal is m een brug te slaan tussen de bedrijfsvering enerzijds en ICT anderzijds. Hierbij wrdt een hge wendbaarheid gehanteerd, waarbij de ter beschikking gestelde prfielen kunnen drstrmen tussen de verschillende leden van de vereniging. Een aanbeveling die hierbij gehanteerd wrdt is een drstrming van de functie binnen een termijn van maimum 4 jaar naar andere verheidsrganisaties en meewerken aan prjecten waar meerdere beleidsdmeinen en leden bij betrkken zijn. Het is in deze cntet dat de functie zal ingeschakeld wrden binnen de leden van de Vlaamse ICT-vereniging. Daarbij wrdt een hge mate van strategisch en klantgericht denken gehanteerd, waarbij de functie essentieel deel zal uitmaken van de rganisatie in een duurzaam partnership p (middel)lange termijn. 2. DOEL VAN DE FUNCTIE Het beheren van een prtefeuille van meerdere uiteenlpende ICT-prjecten met krte en lange drlptijd, rekening hudend met de beheften van de klant(en) en de mgelijkheden en beperkingen inzake technlgie, persneel, budget en tijd, teneinde een cherent en geïntegreerd beleid en beheer van alle ICT-initiatieven en prjecten te kunnen verzekeren. 3. AANSTURING Rapprteert hiërarchisch aan Rapprteert functineel aan Stuurt hiërarchisch aan Stuurt functineel aan ICT-Manager / ICT-Directeur Leidend ambtenaar Prjectleiders en/f prjectleiders-epert(s) Business Analist Functineel Analist (Epert) Develper Tester Niet van tepassing < 5 medewerkers 5-15 medewerkers +15 medewerkers Niet van tepassing < 5 medewerkers 5-15 medewerkers +15 medewerkers 4. DIMENSIES VAN DE FUNCTIE - Heeft epert kennis van de business - Prgramma-management van prjecten met een impact p rganisatie-kritische prcessen van strategisch belang - Planningshrizn van minstens 5 jaar p vlak van het ICT-prgramma en de verschillende prjecten hierbinnen Vlaamse ICT-vereniging 1 ICT Prgramma Manager
- Hetergene grep van belanghebbenden met vaak tegengestelde belangen 5. AUTONOME BESLISSINGSBEVOEGDHEID - Werkt p zeer autnme basis. - Met zeer practief te werk gaan en zelf de ndige stappen en initiatieven hierte nemen - Cördineert autnm de samenhang en parallelle uitrl van verschillende cmplee ICTprjecten. - Bewaakt de scpe en vlgt nauwgezet het beschikbare en gespendeerde budget p, alsk de resurces, binnen alle lpende prjecten. 6. RESULTAATGEBIEDEN RESULTAATGEBIED 1 : Prgramma-management Del : Verzekeren van een autnm prgrammabeheer m ver een cherente en adequate helikpter-view te beschikken dat de samenhang en nderlinge afhankelijkheid tussen meerdere gerelateerde prjecten ICT-prjecten binnen een bepaald dmein f de rganisatie als geheel bewaakt. Definiëren en bewaken van prgramma-bjectieven, m de gemeenschappelijke visie ver de verschillende prjecten heen te kunnen verzekeren. Opstellen van een nauwgezette en diepgaande analyse dat rekening hudt met alle mgelijke aspecten, alsk het beleid inzake de ICT-architectuur. Prgramma-validatie verzrgen. Strategisch inplannen van budgetten en resurces. Instaan vr een haalbare planning en timing. Verzekeren van een cntinu prgramma-beheer. RESULTAATGEBIED 2 : Prgramma-uitvering en -pvlging Del : Opvlgen en laten uitveren van de verschillende geplande prjecten m ervr te zrgen dat de prjectresultaten en de bjectieven van het prgramma behaald wrden. Uitveren en laten uitveren van alle ndige werkzaamheden in het kader van de uitrl van het prgramma en de verschillende deelprjecten. Plannen van A tt Z van de deelprjecten, in nauwe samenwerking met de prjectleider. Bewaken van de scpe en het budget van het prgramma en de prjecten. Tussentijds evalueren en eventueel bijsturen van de uitvering en planning. Opvlgen van de budgetten, afspraken, tijdslimieten, etc. Zrgen vr kwaliteitsbewaking van de tussentijdse resultaten en de peratinele werkzaamheden. Cördineren van de werkzaamheden van de verschillende betrkken partijen (k eterne). Bepalen van de pririteiten. RESULTAATGEBIED 3 : Peplemanagement Vlaamse ICT-vereniging 2 ICT Prgramma Manager
Del : Ervr zrgen dat alle prjectactren individueel en in team zdanig presteren dat het prgramma en de verschillende deelprjecten gerealiseerd wrden en dat zij hiervr de ndige bekwaamheden kunnen ntwikkelen. In eerste lijn verleggen met de verschillende prjectleiders, evenals met de andere betrkken prjectactren (bv business analisten, functineel analisten). Opvlgen, begeleiden en adviseren van prjectactren i.f.v. het prject Veren van taak- en pvlgingsgesprekken. Opvlgen van het leerprces van de prjectleden. Inventariseren van de pleidingsbeheften, zeken van de juiste ntwikkelmgelijkheden en vrstellen hiermtrent den aan de hiërarchische lijn. Evalueren van de prjectleiders i.f.v. het prject. Organiseren en huden van vergaderingen teneinde de samenwerking en de ndige cmmunicatie tussen de medewerkers te verzekeren, dit k ver de prjecten heen. RESULTAATGEBIED 4 : Rapprteren Del : Rapprteren ver de vrtgang en de resultaten van het prgramma m het management p de hgte te huden en eventuele bijsturingen te kunnen inplannen en uitveren. Verslag uitbrengen ver de ntwikkeling en van het prgramma en de verschillende deelprjecten, en de mijlpalen hierbinnen. Bewaken van scpe, timing, budget, ingezette resurces, etc. De inzet van middelen verantwrden Vrtgang van het prject met het management bespreken en p basis hiervan al dan niet bijsturingen vrstellen. RESULTAATGEBIED 5 : Cmmunicatie en cntacten Del : Infrmeren, sensibiliseren en vertuigen van alle actren en regelmatig verleggen met de verschillende betrkken stakehlders in het prgramma en de verschillende deelprjecten met als del een draagvlak te creëren en een succesvlle uitvering van het prgramma te kunnen verzekeren. Een gemeenschappelijke visie uitdragen rnd het prgramma naar zwel het management te als naar alle betrkken (prject)medewerkers en de rest van de rganisatie. De prgramma-inhud, -aanpak en -resultaten en deze van de verschillende deelprjecten cntinu verduidelijken. De betrkken stakehlders p alle niveaus p regelmatige tijdstippen infrmeren, cnsulteren en input/validatie vragen. De ndige infrmatie ter beschikking stellen, via de juiste kanalen. RESULTAATGEBIED 6 : Kennisverdracht Del : Overdragen van het prgramma naar de rganisatie m een succesvlle implementatie van de prgramma- en prjectresultaten mgelijk te maken. Vlaamse ICT-vereniging 3 ICT Prgramma Manager
Richtlijnen (laten) pstellen, verspreiden en telichten Een vergangsfase rganiseren Structurele maatregelen vrstellen Frmuleren van adequate adviezen vr de invering van het prject Indien de werking van het team f de rganisatie als geheel het vereist, kunnen er in verleg tijdelijk bijkmende verantwrdelijkheden tegekend wrden. 7. CONTACTEN INTERNE CONTACTEN Uitwisselen van infrmatie : Leidend ambtenaar, managementteam, prjectleiders, prjectmedewerkers, etc. Onderhandelen met : Business verantwrdelijken en managementleden ikv scpe, delstelling en inplaning van prgramma/prjecten EXTERNE CONTACTEN Uitwisselen van infrmatie : Breed prfessineel netwerk Onderhandelen met : Leveranciers van prducten f diensten ikv uitrl van prgramma en prjecten 8. FUNCTIONERINGSCRITERIA 1. Gewenst minimaal pleidingsniveau (niet vereist) : Hger nderwijs van het lange type (master), bij vrkeur in een ICT-gerelateerde richting, aangevuld met basis management pleiding en een pleiding in een prjectmethdlgie. 2. Ervaring en inwerkperide Vereiste ervaring (in een gelijkaardige functie/vakdmein waarvan in een relevante sectr) + inwerkperide (peride ndig m p zelfstandige wijze de functie te kunnen uitveren) In een gelijkaardige functie In een relevante sectr Inwerkperide < 3 maanden 3 m 1j 1j 4j 4j 7j >7 jaar 3. Vaktechnische cmpetenties : Vlaamse ICT-vereniging 4 ICT Prgramma Manager
Vaktechnisch ICT cmpetentiedmein (Dit zijn dmeinen waarbinnen vaktechnische cmpetenties zich situeren, eerder dan specifieke cmpetenties. Hierbij is k geen definitie, nch niveaubepaling. Het is eerder een verzichtelijke aanduiding in welke richting de vaktechnische cmpetenties zich meten situeren. Het fcust enkel p deze dmeinen die nntbeerlijk zijn binnen de functie, niet p alle dmeinen die nuttig zuden kunnen zijn.) Business intelligence & data management IT Strategy and Planning Business Prcess Analysis Business Prcess Imprvement Security and Risk Management Prgram and Prject Management Architecture Management Business Relatinship Management Infrastructure and Operatins Custmer Service (Help Desk) Applicatin Develpment and Management Surcing management Vendr management ICT Human Resurces ICT Finance 4. Gedragscmpetenties Verantwrdelijkheid nemen Handelen in vereenstemming met de belangen, waarden en nrmen van de rganisatie Niveau 2 Handelt in het belang van de rganisatie - Draagt actief bij aan de delen en waarden van de rganisatie - Overweegt de gevlgen van zijn vrstellen en acties vr de rganisatie - Blijft cnsequent handelen, k in lastige f nzekere situaties - Zegt wat hij det, is pen ver de dr hem gehanteerde waarden en nrmen - Wekt vertruwen in zijn bjectiviteit en integriteit Inleving Alert zijn p gevelens en beheften van anderen en daar adequaat p reageren Niveau 3 Speelt in p cmplee wensen en beheften - Speelt gepast in p impliciete en nuitgesprken gevelens van anderen - Bemerkt (nderhuidse) spanningen, weerstanden f cnflictsituaties in een grep en maakt deze bespreekbaar - Schat in cmplee situaties de verschillende belangen en geveligheden in - Hudt rekening met de (plitieke) invleden binnen een rganisatie - Velt aan wat belangrijk is vr de (plitieke) pdrachtgever en speelt daar met respect vr het algemeen belang p in Ordeelsvrming Meningen uiten en zicht hebben p de cnsequenties ervan, p basis van een afweging van relevante criteria Niveau 3 Vrmt een geïntegreerd rdeel - Heeft een veelzijdige, genuanceerde kijk - Neemt in zijn standpunt verschillende belangen in verweging - Benemt zwel de psitieve als negatieve kanten van zijn standpunt f vrstel Vlaamse ICT-vereniging 5 ICT Prgramma Manager
- Heeft g vr kritieke factren en activiteiten en benut de mgelijkheden hiervan vr de rganisatie - Vertaalt een synthese naar een vraagstelling f advies en geeft z een inhudelijke meerwaarde aan de thema's die hij naar vren brengt Plannen en rganiseren Op effectieve wijze delen en pririteiten bepalen en de ndige acties, tijd en middelen aangeven m deze p een efficiënte wijze te kunnen bereiken Niveau 3 Plant en rganiseert het werk dat zijn afdeling f entiteit verstijgt - Vertaalt een langetermijnplanning in fasen en/f (deel)prjecten en benemt daarbij de subdelen - Cördineert en verziet het werk van diverse nderdelen en schat in wat dit vr het ttaal betekent - Ziet te p een efficiënte en effectieve besteding van middelen - Past plannen aan wijzigende mstandigheden aan en hudt daarbij de rsprnkelijke delen vr gen - Anticipeert p ntwikkelingen die van invled zijn p de delen van de rganisatie en hudt daar in de planning rekening mee Vrtgangscntrle Bewaken van de vrtgang in tijd en van de kwaliteit van eigen prcessen f die van cllega s f medewerkers Niveau 3 Ontwikkelt systemen m de vrtgang te bewaken - Stelt prcedures p m de vrtgang van zijn taken en verantwrdelijkheden te bewaken - Stelt prcedures p m de vrtgang van gedelegeerde taken te bewaken - Definieert prcessen m anderen te checken p hun vrtgang ten aanzien van langetermijnresultaten - Definieert duidelijke criteria p basis waarvan de vrtgang en de kwaliteit van het prces berdeeld zullen wrden - Is practief in het benemen van factren die mgelijk tt risic s f vertragingen kunnen leiden en zet systemen p m dit te vermijden Delegeren Taken en verantwrdelijkheden drgeven, rekening hudend met de cmpetenties, interesses, ambitie en ntwikkeling van medewerkers. De gedelegeerde taken pvlgen Niveau 3 Delegeert ruime verantwrdelijkheidsgebieden - Creëert betrkkenheid en verhgt de eigenwaarde van medewerkers dr hen de vlle verantwrdelijkheid te geven ver bepaalde dssiers, prcessen, structuren en ver de middelen m de vastgestelde utput te bereiken - Geeft medewerkers bevegdheid m in cmplee en nvrspelbare situaties autnm te handelen - Geeft medewerkers het vertruwen en het mandaat m zaken p hun manier te realiseren - Weet waar de sterke kanten van medewerkers liggen en vertruwt erp - Zrgt vr autnmie zdat medewerkers hun capaciteiten en ambities kunnen ntplien Richting geven Aansturen en mtiveren van medewerkers zdat ze hun delstellingen en die van de entiteit kunnen realiseren, zwel individueel als in teamverband Niveau 3 Geeft richting, zwel via prcessen en structuren als via het bepalen en uitdragen van een visie - Cmmuniceert p regelmatige mmenten ver de pdracht van de entiteit f de rganisatie en ver het belang daarvan (de missie van de entiteit f rganisatie) Vlaamse ICT-vereniging 6 ICT Prgramma Manager
- Geeft richting f sturing aan een team f entiteit dr een duidelijk en inspirerend beleid uit te dragen (geeft aan waar de rganisatie naarte wil) - Bepaalt haalbare en uitdagende delstellingen en det berep p het talent van de medewerkers m ze te realiseren - Intrduceert nieuwe structuren, prcessen en prcedures m het beleid te realiseren - Inspireert als leider vanuit de waarden en delstellingen van de Vlaamse verheid Klantgerichtheid Wensen en beheften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de rganisatie nderkennen en er adequaat p reageren Niveau 3 Optimaliseert de dienstverlening van de rganisatie aan belanghebbenden via structurele acties - Legt vr zijn entiteit meetbare delstellingen vast p het vlak van klantgerichtheid en klanttevredenheid - Zet systemen p m een kwaliteitsvlle aanpak te garanderen - Past diensten, prcedures en structuren aan m beter aan tekmstige beheften en verwachtingen van belanghebbenden te beantwrden - Onderneemt etra acties m de relatie met belanghebbenden p te buwen en/f te bestendigen - Stimuleert en faciliteert anderen m de klantgerichtheid van hun aanpak vrtdurend in vraag te stellen en te verbeteren 5. Leidinggevende rllen Rl van leider De leider belichaamt en verkndigt helder de visie en inspireert daardr. De leider kijkt vruit en anticipeert p ntwikkelingen in de maatschappij. De leider neemt medige beslissingen in het publiek belang. Rl van manager De manager rganiseert efficiënt en effectief de middelen m de verwachte resultaten te behalen (middelen zijn.a. prcessen, structuur, budget, persneel, materiaal). De manager delegeert verantwrdelijkheden tt p het laagst mgelijke niveau waardr de autnmie van de medewerkers aangesprken wrdt. De manager berdeelt bjectief prestaties van medewerkers via een prestatiemanagementsysteem. Rl van ndernemer De ndernemer gebruikt zijn velsprieten m kansen vr de rganisatie te detecteren. De ndernemer grijpt pprtuniteiten m innvatieve plssingen vr de klant te creëren. De ndernemer neemt verantwrde risic s en gebruikt futen als leermmenten. De ndernemer stimuleert creativiteit bij de medewerkers. Rl van cach De cach begeleidt en ndersteunt medewerkers m hun ambities en passies te verbinden met de rganisatiebeheften. De cach stimuleert medewerkers m zich verder te ntwikkelen. De cach geeft feedback aan het team en het individu. Vlaamse ICT-vereniging 7 ICT Prgramma Manager
Gelezen en gedgekeurd, Naam + handtekening Functiehuder Gelezen en gedgekeurd, Naam + handtekening Verantwrdelijke Gelezen en gedgekeurd, Naam + handtekening Directie Vlaamse ICT-vereniging 8 ICT Prgramma Manager