Mijn egv-rllenbeheer Handleiding vr Rltekenningsgebruikers Versie 1 11 december 2013
Inhud 1 Over deze handleiding... 3 1.1 Vr wie... 3 1.2 Gebruik icnen... 3 2 Veelgebruikte termen en definities... 4 3 Gebruikersprfielen binnen Mijn egv-rllenbeheer... 6 4 Aan de slag met Mijn egv-rllenbeheer... 7 5 Beheer rltekenningen vr gebruikers... 9 5.1 Een uitndiging vr een rltekenning aanvaarden... 9 5.1.1 Stap 1: Overzicht uitndiging... 10 5.1.2 Stap 2: Gegevens rganisatielidmaatschap invullen... 10 5.1.3 Stap 3: Bevestiging rltekenningsuitndiging aanvaard... 11 5.2 Mijn rltekenningen beheren... 11 6 Vrkeursinstellingen beheren... 13 7 Veelgestelde vragen (FAQ)... 15 7.1 Waarm kan ik niet alle (sub)rganisaties zien?... 15 7.2 Waarm kan ik niet alle persnen zien in de zekresultaten?... 15 7.3 Wat zijn (sub)rganisaties?... 15 7.4 Wat zijn rllen?... 15 7.5 Welke gebruikersprfielen bestaan er binnen Mijn egv-rllenbeheer?... 15 7.6 Waarm met ik een rltekenning aanvaarden?... 16 7.7 Ik vind mijn rltekenning niet terug in het verzicht van mijn rltekenningen?... 16 7.8 Waarm is het aantal rltekenningen verschillend in Mijn egv-prfiel en Mijn egvrllenbeheer?... 16 Mijn egv-rllenbeheer: Handleiding Rltekenningsgebruikers, versie 1.0 1
Overzicht illustraties Illustratie 1: Startpagina Mijn egv-rllenbeheer - niet aangemeld... 7 Illustratie 2: Startpagina Mijn egv-rllenbeheer aangemeld... 8 Illustratie 3: Overzicht uitndigingen vr rltekenningen... 9 Illustratie 4: Overzicht details rltekenningsuitndiging... 10 Illustratie 5: Gegevens rganisatielidmaatschap... 10 Illustratie 6: Bevestiging rltekenningsuitndiging aanvaard... 11 Illustratie 7: Overzicht Huidige rltekenningen... 11 Illustratie 8: Overzicht Mijn rltekenningen - detail... 12 Illustratie 9: Vrkeursinstellingen... 13 Mijn egv-rllenbeheer: Handleiding Rltekenningsgebruikers, versie 1.0 2
1 Over deze handleiding 1.1 Vr wie Deze handleiding is bestemd vr alle gebruikers die een uitndiging vr een rltekenning krijgen en werken met de applicatie Mijn egv-rllenbeheer. 1.2 Gebruik icnen De nderstaande tabel bevat de icnen die wrden gebruikt in deze handleiding en de verklaring ervan. Let p! Prcedure Extra infrmatie Ged m te nthuden - weten Mijn egv-rllenbeheer: Handleiding Rltekenningsgebruikers, versie 1.0 3
2 Veelgebruikte termen en definities Rltekenning Een rltekenning is een tekenning van een rl aan een gebruiker die lid is van een bepaalde (sub)rganisatie. De rltekenningsbeheerder kent de gebruiker een rl te vr een bepaalde peride. Die peride kan beperkt f nbeperkt geldig zijn. Gebruikers krijgen een rltekenning via een uitndiging van hun rltekenningsbeheerder. Deze rltekenning meten ze eerst aanvaarden vraleer ze die kunnen gebruiken. Een rltekenning kan k nmiddellijk wrden tegewezen znder dat de gebruiker die eerst met aanvaarden. Dat is dan een directe rltekenning. Rl Een rl bevat alle infrmatie ver: het tegangsniveau waarmee je een (verheids)applicatie kan gebruiken in naam van een rganisatie (nderneming f een verheidsrganisatie) de taken die je kan uitveren in die applicatie Directe rltekenning Bij een directe rltekenning geeft de rltekenningsbeheerder rechtstreeks een rl aan een gebruiker znder dat hij/zij die eerst met aanvaarden. Om een directe rltekenning te krijgen, met de gebruiker wel al lid zijn van de (sub)rganisatie waarvr de rltekenning geldig is. Rltekenningsbeheerder <Tegangsbeheerder> Rltekenningsbeheerders versturen uitndigingen, kennen rllen rechtstreeks te, keuren rllenaanvragen ged en beheren rltekenningen. Deze taken behren niet ndzakelijk tt het takenpakket van 1 persn maar kunnen verdeeld zijn ver meerdere rltekenningsbeheerders. Rleigenschappen Rleigenschappen zijn de kenmerken van een rltekenning. Enkele vrbeelden van rleigenschappen: de geldigheidsduur waarbinnen de rl geldig is: een rl kan nbeperkt geldig zijn vanaf een bepaalde startdatum, f de geldigheid ervan kan beperkt zijn tt een vaste vervaldatum het type gegevens dat beheerd kan wrden, zals gevelige f vertruwelijke infrmatie (gevelig mandaat) de acties die tegelaten zijn vr de ntvanger van de rltekenning, zals gegevens alleen lezen, f gegevens lezen en wijzigen applicaties waarvr de tegewezen rl geldig zal zijn Mijn egv-rllenbeheer: Handleiding Rltekenningsgebruikers, versie 1.0 4
Deze eigenschappen zijn niet beschikbaar vr alle rllen. (Sub)Organisaties Een (sub)rganisatie is een rganisatie waar je lid kan van zijn en waarvr je een rltekenning kan tewijzen en krijgen. Die (sub)rganisatie kan een deel uitmaken van een grtere rganisatie, waarvr je k weer bepaalde rltekenningen kan tegewezen krijgen. Gebruikers wrden lid van een rganisatie zdra ze er een rltekenning vr krijgen. Subrganisaties maken altijd een deel uit van een andere rganisatie. Mijn egv-rllenbeheer: Handleiding Rltekenningsgebruikers, versie 1.0 5
3 Gebruikersprfielen binnen Mijn egv-rllenbeheer Binnen Mijn egv-rllenbeheer bestaan er 2 gebruikersprfielen: rltekenningsgebruikers en rltekenningsbeheerders. Taken Gebruikers: Zdra een rl is tegekend, kunnen gebruikers met die rl alle taken uitveren zals die zijn gedefinieerd in de rl, in de egv-applicatie waar de rl geldig is. Bvendien kunnen gebruikers in de applicatie Mijn egv-rllenbeheer k hun eigen rltekenningen bekijken en uitndigingen vr rltekenningen aanvaarden. Mgelijke taken Rltekenningsbeheerders: uitndigingen vr rltekenningen versturen rllen (direct) tewijzen rllen gedkeuren rllen beheren: de status van rllen bewerken dr er de vlgende acties p uit te veren: vervaldatum wijzigen, stpzetten, tijdelijk deactiveren en rleigenschappen wijzigen Deze taken behren niet ndzakelijk tt het takenpakket van 1 persn maar kunnen verdeeld zijn ver meerdere beheerders. Mijn egv-rllenbeheer: Handleiding Rltekenningsgebruikers, versie 1.0 6
4 Aan de slag met Mijn egv-rllenbeheer Vraleer je aan de slag gaat met Mijn egv-rllenbeheer, bekijk eerst deze inleidingen p de applicatie: Quick View vr een snel verzicht van de vlledige applicatie Wizard vr een snel verzicht van de taken en pties die zijn gelinkt aan elk gebruikersprfiel Ga als vlgt te werk m aan de slag te gaan met Mijn egv-rllenbeheer: 1. Ga naar https://iamapps.belgium.be/rma/. Dit is de startpagina van Mijn egv-rllenbeheer. Illustratie 1: Startpagina Mijn egv-rllenbeheer - niet aangemeld 2. Klik rechtsbven p Aanmelden en meld je aan met je eid f je tken. Mijn egv-rllenbeheer: Handleiding Rltekenningsgebruikers, versie 1.0 7
Illustratie 2: Startpagina Mijn egv-rllenbeheer aangemeld 3. Kies nmiddellijk de taak die je wilt uitveren in 1 van deze blkken: Mijn penstaande taken Mijn rltekenningen Rltekenningen beheren Uitndigingen beheren Alleen de taken waarvr je de ndige rechten hebt, zijn tegankelijk. Je tegangsrechten wrden bepaald dr: de aanmeldmgelijkheid die je gebruikt m aan te melden vr Mijn egv-rllenbeheer de delgrep waarte je behrt (ambtenaar, verantwrdelijke in een nderneming) de rltekenningen die je zijn tegewezen Mijn egv-rllenbeheer: Handleiding Rltekenningsgebruikers, versie 1.0 8
5 Beheer rltekenningen vr gebruikers 5.1 Een uitndiging vr een rltekenning aanvaarden Ga als vlgt te werk m een uitndiging vr een rltekenning te aanvaarden: 1. Klik in de e-mail met de uitndiging p de link. Je gaat in je brwser dan meteen naar het verzicht van de uitndigingen in Mijn egvrllenbeheer. Illustratie 3: Overzicht uitndigingen vr rltekenningen 2. Klik eventueel p Details tnen m meer infrmatie te zien ver de rltekenning(en) en de rleigenschappen vr elke rltekenning. 3. Klik vervlgens p Aanmelden en aanvaarden. 4. Meld je dan aan met de aanmeldmgelijkheid in je bezit vr Mijn egv-rllenbeheer m de rltekenning(en) te aanvaarden. Mijn egv-rllenbeheer: Handleiding Rltekenningsgebruikers, versie 1.0 9
5.1.1 Stap 1: Overzicht uitndiging Illustratie 4: Overzicht details rltekenningsuitndiging In het verzicht van de rltekenning waarvr je bent uitgendigd, zie je de rllen waarvr je bent uitgendigd per rganisatie. Klik p Details tnen m de details te zien vr elke rl. Je ziet eventueel k een persnlijke bdschap van de persn die je uitndigt m de rl(len) p te nemen Klik p Vlgende stap m de rltekenning te aanvaarden. 5.1.2 Stap 2: Gegevens rganisatielidmaatschap invullen Illustratie 5: Gegevens rganisatielidmaatschap Mijn egv-rllenbeheer: Handleiding Rltekenningsgebruikers, versie 1.0 10
Om de rltekenning te aanvaarden, vul je eerst de gevraagde infrmatie in. Z bevestig je je lidmaatschap van de (sub)rganisatie(s) waarbinnen de rltekenningsaanvraag geldig is. Nadat je de gevraagde infrmatie hebt ingevuld, klik je p Uitndiging aanvaarden. Je zal zien dat deze rltekenning(en) vrtaan zijn tegevegd in het verzicht Mijn rltekenningen. In smmige gevallen wrdt de rltekenning echter pas actief na de gedkeuring van een beheerder. De gevraagde infrmatie kan verschillen afhankelijk van de (sub)rganisatie. Een vrbeeld van gevraagde infrmatie is je e-mailadres van de (sub)rganisatie(s) in kwestie. 5.1.3 Stap 3: Bevestiging rltekenningsuitndiging aanvaard Illustratie 6: Bevestiging rltekenningsuitndiging aanvaard 5.2 Mijn rltekenningen beheren Open de tab Mijn rltekenningen m een verzicht te zien van je rltekenningen per rganisatie. Illustratie 7: Overzicht Huidige rltekenningen In het verzicht van je rltekenningen kan je kiezen m alleen je actuele f huidige rllen te zien fwel m al je rllen te zien, inclusief die rllen die zijn stpgezet f tijdelijk gedeactiveerd. Klik p Details tnen m alle rleigenschappen van een rltekenning te zien. Mijn egv-rllenbeheer: Handleiding Rltekenningsgebruikers, versie 1.0 11
Illustratie 8: Overzicht Mijn rltekenningen - detail In het detailverzicht van een rltekenning kan je k de vlgende acties uitveren: Je gegevens wijzigen vr je lidmaatschap van een bepaalde (sub-)rganisatie, zals bijvrbeeld je e-mailadres aanpassen. Alle rltekenningen vr een (sub)rganisatie stpzetten. Let p: Deze stpzetting met wrden gedgekeurd dr je rltekenningsbeheerder vraleer die van kracht wrdt. Alle details f rleigenschappen van een rl bekijken. Mijn egv-rllenbeheer: Handleiding Rltekenningsgebruikers, versie 1.0 12
6 Vrkeursinstellingen beheren Met je vrkeursinstellingen beheer je je e-mail- en andere persnlijke instellingen in Mijn egvrllenbeheer. Ga als vlgt te werk m je vrkeursinstellingen te beheren: 1. Klik rechtsbven je scherm p het pijltje naast je naam. 2. Klik vervlgens p Vrkeursinstellingen. Je vrkeursinstellingen bestaan uit deze pties: Illustratie 9: Vrkeursinstellingen E-mailadres: Dit is het adres waarp je alle e-mails ntvangt ver je rltekenningen en de histriek ervan. Mail p het einde van de sessie: Kies hier f je na elke sessie een mail wilt ntvangen met daarin een verzicht van de acties die je uitverde binnen Mijn egv-rllenbeheer. He vaak wil je e-mails ntvangen? Bepaal hier he vaak je e-mails met een verzicht van je penstaande taken wilt ntvangen: nmiddellijk (zdra een nieuwe aanvraag is gestart die juw gedkeuring vereist), een dagelijkse f wekelijkse samenvatting ( digest ). Vrkeurstaal: Kies de taal waarin je wilt werken in Mijn egv-rllenbeheer, dit is k de taal waarin je e-mails ntvangt. NL: Nederlands EN: Engels FR: Frans DE: Duits Mijn egv-rllenbeheer: Handleiding Rltekenningsgebruikers, versie 1.0 13
Standaard weergave: Dit is de weergave bij verzichtsschermen zals bijvrbeeld het verzicht van rltekenningen: kies de eenvudige weergave als je standaard alleen het verzicht van de rltekenningen wilt zien. Kies de gedetailleerde weergave als je meteen alle details per rltekenning wilt zien. 3. Klik p Wijzigingen bewaren m vrtaan met deze vrkeursinstellingen te werken in Mijn egv-rllenbeheer. Mijn egv-rllenbeheer: Handleiding Rltekenningsgebruikers, versie 1.0 14
7 Veelgestelde vragen (FAQ) 7.1 Waarm kan ik niet alle (sub)rganisaties zien? Je kan alleen die (sub)rganisatie(s) zien die bepaald zijn in je rltekenningen: dat zijn de (sub)rganisaties die je zelf kan beheren f waarvr je tegang kreeg van de rltekenningsbeheerder. Wil je meer (sub)rganisatie(s) zien, vraag tegang aan je lkale beheerder. > Vr meer infrmatie ver de verschillende gebruikersprfielen in Mijn egv-rllenbeheer, bekijk de Quick View en de Wizard. 7.2 Waarm kan ik niet alle persnen zien in de zekresultaten? Je kan alleen die persnen zien die lid zijn van de (sub)rganisaties die je zelf kan beheren f waarvr je tegang kreeg van de rltekenningsbeheerder. Wil je meer (sub)rganisatie(s) zien, vraag tegang aan je beheerder. > Vr meer infrmatie ver de verschillende gebruikersprfielen in Mijn egv-rllenbeheer, bekijk de Quick View en de Wizard. 7.3 Wat zijn (sub)rganisaties? Een (sub)rganisatie is een rganisatie waar je lid kan van zijn en waarvr je een rltekenning kan krijgen. Die subrganisatie kan een deel uitmaken van een grtere rganisatie, waarvr je k weer bepaalde rltekenningen kan krijgen. Je wrdt lid van een rganisatie zdra je er een rltekenning vr krijgt en die rltekenning actief is. Subrganisaties maken altijd een deel uit van een andere rganisatie. 7.4 Wat zijn rllen? Een rl bevat alle infrmatie ver het tegangsniveau waarmee je een (verheids)applicatie kan gebruiken in naam van een nderneming f een (verheids)rganisatie de taken die je kan uitveren in die applicatie. Je krijgt een rltekenning tegewezen van een rltekenningsbeheerder vr een bepaalde peride. Die peride kan beperkt f nbeperkt geldig zijn. 7.5 Welke gebruikersprfielen bestaan er binnen Mijn egv-rllenbeheer? In Mijn egv-rllenbeheer zijn er twee gebruikersprfielen: rltekenningsbeheerders en gebruikers. Rltekenningsbeheerder: kan uitndigingen versturen, rllen tewijzen, gedkeuren en beheren. Deze taken behren niet ndzakelijk tt het takenpakket van 1 persn maar kunnen verdeeld zijn ver meerdere beheerders. Gebruiker: kunnen een uitndiging vr een rltekenning aanvaarden en hun eigen rltekenningen beheren.. Mijn egv-rllenbeheer: Handleiding Rltekenningsgebruikers, versie 1.0 15
7.6 Waarm met ik een rltekenning aanvaarden? Als een rltekenningsbeheerder je uitndigt m een rl te aanvaarden, dan begint de histriek van je rl te lpen en geldt de bevegdheid die vrtkmt uit die rl zdra je de rltekenning aanvaardt. Pas daarna kan je je taken uitveren in de verheidsapplicaties zals die gedefinieerd zijn in je rl. Let p: een directe rltekenning met je niet aanvaarden, daarvan wrd je gewn p de hgte gebracht via e-mail. 7.7 Ik vind mijn rltekenning niet terug in het verzicht van mijn rltekenningen? Als je je rltekenning niet terugvindt in het verzicht met Mijn rltekenningen, dan zijn dit de mgelijke rzaken: Je bent niet aangemeld met de aanmeldmgelijkheid die ndig is m de rl te zien die je zekt. Meld je pnieuw aan met een andere aanmeldmgelijkheid. Je bent niet aangemeld als lid van de juiste delgrep waardr je de rltekenning niet kan zien. Meld je pnieuw aan. Je rltekenning is niet meer actief. Klik rechtsbven in het scherm Mijn rltekenningen p Alle rltekenningen i.p.v. Huidige rltekenningen. 7.8 Waarm is het aantal rltekenningen verschillend in Mijn egv-prfiel en Mijn egvrllenbeheer? Hiernder zie je het verzicht van de rltekenningen die je kan zien in Mijn egv-prfiel en in Mijn egv-rllenbeheer. Deze tabel tnt k waarm het aantal rltekenningen verschillend kan zijn in beide applicaties. Rltekenningen in Mijn egv-prfiel Al je rltekenningen vr alle delgrepen Rltekenningen in Mijn egv-rllenbeheer Alleen de rltekenningen vr de delgrep waarbinnen je aanmeldde vr Mijn egvrllenbeheer (nderneming f ambtenaar) / De rltekenningen die je zijn tegewezen binnen BTB (Beheer van Tegangsbeheerders). Dit zijn de rltekenningen die verbnden zijn aan je fficële functie bij bepaalde (sub)rganisaties. Al je huidige (actieve en aangevraagde) rltekenningen Afhankelijk van je keuze, de huidige f alle rltekenningen. Het verzicht met alle rltekenningen tnt tevens de (tijdelijk) stpgezette rltekenningen. Mijn egv-rllenbeheer: Handleiding Rltekenningsgebruikers, versie 1.0 16
Mijn egv-rllenbeheer: Handleiding Rltekenningsgebruikers, versie 1.0 17