Eenvoud & running on Best Practices BPUG Sessie Management of Portfolios 13 september 2011 Ruud Peltzer
Road to success; portfolio management?
De oplossing: Principal Toolbox? Integrale oplossing voor project, programma en portfolio management. Ingebouwde best practices (PRINCE2,MSP, P3O, MoP, Stage Gate) 100 % webbased (SaaS, Hosted & on-site) Intuïtief, gebruikersvriendelijk Zeer snel te implementeren Werkt uitstekend samen met MS Office Robuste interfaces met business systemen waaronder; SAP, Peoplesoft, JDEdwards, Baan & Dynamics. Rapporten & processen zijn eenvoudig aanpasbaar Functioneel uitbreidbaar (stapsgewijs)
Klantreferenties.
Projectenportfolio Op basis van klantspecifieke parameters kan men de prioriteit van projecten bepalen. (van 3 criteria tot een lijst met 50 vragen) Van het totale portfolio kan men een baseline maken. (Bijv. vastgesteld jaarplan 2011, update maart 2010, update september 2011) Rapportagemogelijkheden: - Automatische rapporten naar Word, Excel en PDF. - Reports; Dashboards met gewenste informatie. - Timeline reports; rapporten specifiek voor kosten, uren en resource boekingen.
Projectenportfolio Gantt weergave van het portfolio, met projecten en initiatieven. Via een automatische rapportage workflow wordt van de projecten voortgang opgevraagd. Hierbij kan tevens gevraagd worden naar een inschatting van de nog te maken kosten/uren (forecasting).
Portfolio rapportage Start een rapportageverzoek Via een e-mail notificatie gaat de projectmanager naar de rapportage pagina en werkt de voortgang bij deels automatisch o.b.v. projectplan en deels handmatig Daarna kan hij/zij opslaan en eventueel submitten/indienen. Steeds vaker wil men naast voortgangsinformatie (terugkijken) ook een beeld geven van de verwachte inzet in detoekomst (forecasting)
Rapporten
Aansluiten bij de volwassenheid Level 5 Improved Level 4 Measured We kunnen altijd verbeteren Level 3 Defined We meten hoe goed we het doen Level 2 Planned and controlled We doen het op dezelfde wijze Level 1 Ad hoc We weten wat iederen doet
Projectaanpak; Single Sheet Voordelen Single Sheet: - Snel inzicht verkrijgen in het totale projectenportfolio. - Lage instap voor projectmanager/ leider waardoor snelle acceptatie. - Gericht op groei van volwassenheid in projectorganisatie. - Informatie gaat mee bij opwaarderen naar een ander projectmodel (bijv. PRINCE2, Stage gates, eigen aanpak)
Of; volledige projectaanpak Voordelen project met specifieke projectaanpak: - Helpt PM bij het volgen van de standaard werkwijze (proces, besluitvorming, templates, logboeken, etc.) - Proces kan volledig ingericht worden op basis van werkwijze klant (PRINCE2, PMW, Stage Gate, Agile/Lean, etc.) - Alle ondersteunende middelen in één systeem om project te plannen, uit te voeren, rapporteren en bij te sturen. - Interface wordt als gebruiksvriendelijk ervaren.
Stap-voor-Stap Kruipen-> Lopen -> Rennen Crawl Alle projecten in PT middels Single Sheets Basis portfolio proces definieren (custom velden) Urenregistratie op project niveau Rapportage proces ingericht en wekelijks/maandelijks voortgang. Walk Pilot met SSP+ en/of volledige proces (borgens standaard werkwijze) Portfoliomanagement analyse en sturing Koppeling met financieel/uren (budget vs actuals) Forecasting (uren en kosten) Run Alle projecten via portfolio intake (prioriteit, budget, bemensing) Jaarplan in lijn strategie & update jaarplannen bij aanpassing strategie Alle grote projecten middels detailplanning Benefit Management & tracking
Waarom Principal Toolbox Eenvoud - Volledig zelf in te richten(custom velden/processen) - Voor zowel lage als hoge maturity - Rapportages in Excel, Word en PDF - Intuitief & 100% webbased systeem Best Practices - Ondersteunt best practices; PRINCE2, MSP, P3O - Op basis van ervaringen bij ING, Vopak, Kadaster, BAT, TomTom, Defensie, ASR ->(IPMA vs PM BoK) Geen wondermiddel - Mensen dienen voordeel bij het gebruik te ervaren.
Contact Nederland (hoofdkantoor) Business & Science Park Capitool 50-3 7521 PL Enschede Tel: +31 (0)53 43 17 450 Fax: +31 (0)53 43 45 578 info@principaltoolbox.com Verenigd Koninkrijk Kingsmead Business Park Frederick Place High Wycombe Buckinghamshire HP11 1LA Tel: +44 (0)2071 834111 Fax:+44 (0)2071 834112 info@principaltoolbox.co.uk Australië Level 3, 97 Pirie St Adelaide SA 5000 Tel: +61 (0)8 7129 4414 Fax:+61 (0)8 8232 4446 info@fortes.com.au www.principaltoolbox.com