ACTIES EN AANDACHTSPUNTEN VOOR DE TEAMLEIDER VAN DE KWALITEITSEVALUATIE NB: Onderstaand verzicht geeft de teamleider handvatten vr het vrbereiden en uitveren van een evaluatie. Het is daarnaast beslist ndig dat zwel de teamleider als de andere teamleden een basispleiding tt evaluatr hebben afgernd. In het prject Ouderen aan Zet heeft Perspectief deze training verzrgd vr alle teamleden. In de basistraining kmen de uitgangspunten en visie uitgebreid aan de rde. Een ander belangrijk nderdeel is gespreksvering. ACTIES De vrbereiding, afspraken met de lcatie(manager) De vrbereiding, het evaluatieteam De vrbereiding, infrmatiebijeenkmst AANDACHTSPUNTEN Leg exacte data vr infrmatiebijeenkmst en de evaluatie vast. De infrmatiebijeenkmst vindt bij vrkeur 2 weken en uiterlijk 1 week vr de evaluatie plaats. Plan een (telefnisch) gesprek van ngeveer een uur m de evaluatie verder dr te spreken (max. 2 weken vr de evaluatie). Dit gesprek kan bijvrbeeld gekppeld wrden aan infrmatiebijeenkmst. Vraag dan k f je even rndgeleid kunt wrden zdat al een beetje de sfeer preft en bij de evaluatie de lcatie en ruimtes niet helemaal nbekend zijn. Bespreek wat specifieke delen en verwachtingen zijn Benem dat in de infrmatiebijeenkmst k wrdt gevraagd welke nderwerpen de aanwezigen belangrijk vinden en graag mee willen nemen in de evaluatie. Bespreek de gangbare prcedure (infrmatiebijeenkmst, werkwijze evaluatie, inzien zrgleefplannen, infrmele cntactmmenten, wijze van ttstandkming rapprt, beschikbaarheid van het rapprt vr alle betrkkenen, eventueel fllw-up in dialgbijeenkmst f aanvullende ndersteunende activiteiten). Overhandig Uitgangspunten OUDEREN AAN ZET. Overhandig materiaal m mensen uit te ndigen deel te nemen. Overhandig mdel-interviewschema, neem dit ged dr en maak afspraken ver vrtgang. (Uiterlijk een week vr de evaluatie met je als teamleider het schema in je bezit hebben zdat als dat ndig is ng aanpassingen kunnen wrden gemaakt.) Hu bij de samenstelling van je team zveel mgelijk rekening met specifieke affiniteit en/f ervaring en wensen van teamleden; tenminste 1 uder teamlid f familie van een udere zrgvrager. Infrmeer de teamleden (het liefst schriftelijk) ver de tijden en adressen van de evaluatie. Ga na f er specifieke aandachtspunten en/f wensen zijn bij de teamleden; Maak afspraken ver declaratie vrijwilligers- en/f nkstenvergeding. Regel indien van tepassing een htelvernachting vr het team. Vraag eventueel een teamlid m mee te gaan naar de infrmatiebijeenkmst. Regel met cntactpersn van de lcatie dat zij: - de mensen uitndigen; lever desgewenst een vrbeelduitndiging aan
- zrgen vr een geschikte ruimte en kffie en thee. De infrmatiebijeenkmst is vr iedereen die betrkken is bij de lcatie bedeld, dus uderen, medewerkers (niet alleen zrg, k bijvrbeeld huishudelijke hulp), familie/leden en anderen die geïnteresseerd zijn. De infrmatiebijeenkmst duurt maximaal een uur. Hu de vlgende pbuw aan: welkmst wrd; stel jezelf vr; pzet van de infrmatiebijeenkmst wie heeft het evaluatieteam is uitgendigd en wat is de aanleiding daarvr uitleg del en werkwijze van de evaluatie; wie zitten er in het evaluatieteam en waarm benem zaken waar de pdrachtgever aandacht vr vraagt tijdens de evaluatie; vraag aan aanwezigen f zij k nderwerpen hebben die zij belangrijk vinden en die zij graag aan bd willen laten kmen in de evaluatie; nem de terugkppelingsbijeenkmst aan het eind van de tweede dag en ndig mensen daarvr uit gelegenheid vr het stellen van vragen en verdere gedachten wisseling; vraag f er mensen zijn die nu al testemming geven vr het inzien van het zrgleefplan ndig iedereen m mee te den aan de evaluatie en alvast na te denken ver de nderwerpen ze graag met het team willen praten; prbeer m de bijeenkmst begrijpelijk te laten zijn vr alle betrkkenen;. De evaluatie, interviews Vrstellen team en weet van elkaar he je je vrstelt. Het vrstellen geeft diegene met wie je in gesprek gaat een eerste indruk van het team en is van invled vr het begin en het verlp van het gesprek; Vraag de geïnterviewde zich k vr te stellen. Benem: de vertruwelijkheid van ieder gesprek, je geeft alleen nderwerpen terug wanneer alle teamleden het meerdere keren hebben gehrd; dat het m een pen gesprek gaat, waar geen standaard vragenlijsten wrden gebruikt en waar niets tijdens het gesprek wrdt pgeschreven; praktische zaken als duur van het gesprek; de terugkppeling aan het eind van de tweede dag; wanneer het rapprt beschikbaar is vr alle betrkkenen; evt. zaken die p dat mment van belang kunnen zijn, bijvrbeeld thee die binnen kan wrden gebracht f een het
Evaluaties, cnsensus team Evaluaties, de terugkppeling aan het eind van dag twee lawaai van vrbij rijdende treinen; Check en dubbel check, blijf niet hangen bij incidenten, maar vraag dr; prbeer steeds te achterhalen bij de verschillende gesprekspartners waar het vlgens hen werkelijk m draait. Stel pen vragen en prbeer in je eigen wrden terug te geven wat je hebt gehrd m z dr te kunnen vragen en samen te vatten. Blijf uitndigend en rdeel niet. Het is de bedeling dat je een gesprek vert in plaats van een vragenvuur. Neem regelmatig tijd m als team met elkaar na te gaan wat je weet en p welke zaken je dr wilt vragen; gebruik.m. daarvr het kwartiertje tussen de gesprekken. Gebruik enkele interviews m zrgleefplannen dr te nemen, samen met de persn vr wie het geschreven is. NB: neem alleen die zrgleefplannen dr als er uitdrukkelijk testemming is van de persn van wie het zrgleefplan is. Gebruik het gesprek met het direct verantwrdelijk management aan het eind van de tweede dag m zaken te checken en benem krt de rde draad m alvast af te tasten he jullie bevindingen vallen. Zrg dat gesprekken in een ntspannen sfeer verlpen. Maak geen aantekeningen tijdens de interviews, behalve bij de gesprekken met de manager; daar schrijf je desgewenst steekwrden p. Speel creatief in p eventuele wensen van de geïnterviewde(n) dr bijvrbeeld een andere plek te zeken, een wandeling met hem/haar te maken, het evaluatieteam eventueel te verkleinen etc.; bij vrkeur vinden de gesprekken plaats met het gehele team en in een ruimte waar privacy vr de geïnterviewde gewaarbrgd is. Speel flexibel in p de situatie (regel z ndig extra gesprekken dr bijvrbeeld het team p te splitsen, telefnische gesprekken in te lassen etc.); k dit met meer uitzndering zijn dan regel. Het evaluatieteam frmuleert samen de bevindingen. De werkwijze van het teamverleg m tt cnsensus te kmen is als vlgt: Bespreken van de algemene indruk: wat zijn de vrnaamste aandachtspunten en wat is de rde draad. Ieder teamlid kan benemen wat hij/zij het meest psitieve f krachtige vindt in het leven van de uderen en wat hij/zij vindt dat al eerst pgepakt zu meten wrden. De teamleider vat dan samen wat er gezegd is. Prbeer met elkaar tenminste drie psitieve bevindingen te benmen en drie kansen vr ntwikkeling. Daarna kun je als team dan per uitgangspunt de psitieve zaken benemen f wat er beter kan. Opbuw: Bedanken van en/f vr: iedereen die p welke manier dan k heeft bijgedragen aan de evaluatie bijvrbeeld gezrgd heeft vr de kffie en thee, de ttstandkming van het rster; de genten gastvrijheid; vr de grte penheid en het kwetsbaar pstellen; nder de indruk zijn van het enthusiasme en de betrkkenheid van alle mensen waar het evaluatieteam mee heeft gesprken; etc.; Ngmaals de uitgangspunten van de evaluatie benadrukken als tetsingskader vr de evaluatie en dit verbinden met de
visie van de dienstverlenende rganisatie; Geef aan dat je de rde draad teruggeeft en dat je in het rapprt uitgebreider ingaat p mgelijke ntwikkelingskansen; Presenteer p hfdlijnen de bevindingen van het evaluatieteam als vrscht p het rapprt (spanning wegnemen, feitelijke check); Geef de richting aan van wenselijke ntwikkelingen en veranderingen. Prbeer de presentatie begrijpelijk te laten zijn vr alle betrkkenen en deze bijeenkmst het karakter te geven van een plenair afsluitend gesprek. Vertel dat het cnceptrapprt binnen 6 weken bij de lcatiemanager is en dat je het met hem/haar in een telefnisch verleg afrndt. Binnen 8 weken na de evaluatie met het definitieve rapprt wel klaar zijn. Benem dat deze bijeenkmst weliswaar de feitelijke afsluiting is van de evaluatie, maar tegelijkertijd de start is van een veranderingsprces. Het rapprt, prces Het rapprt, inhud Leg afhankelijk van de afspraken die met je met de teamleden hebt gemaakt, hen het cncept vr, verwerk (naar eigen inzicht) het eventuele cmmentaar. Zrg ervr dat het cncept binnen 6 weken na het evaluatiebezek bij de lcatiemanager is, tenzij anders afgesprken. Vermeld in de begeleidende mail/brief wanneer je cntact pneemt vr het afrndend (telefnisch) verleg. Neem p het afgesprken tijdstip cntact p met de betreffende manager en neem het cnceptrapprt dr. Onderwerpen van dit gesprek zijn: is de inhud van het rapprt in grte lijnen in vereenstemming met die van de presentatie waarmee de evaluatie is afgeslten? wat waren de eventuele reacties van bij de evaluatie betrkkenen (mensen die van de dienstverlening gebruik maken, verwanten, medewerkers etc.)?; memreren van het belang dat alle betrkkenen (mensen die van de dienstverlening gebruik maken, verwanten, medewerkers etc.) de handreiking en het rapprt ntvangen; is de inhud van het rapprt herkenbaar?; het drnemen van eventuele feitelijke njuistheden in het rapprt en crrectie daarvan; zrg vr aanvulling van eventueel ng ntbrekende gegevens; Als blijkt dat bepaalde aspecten f thema s nderwerp van discussie blijven dan een nadere telichting f uitwerking in het rapprt helpen. Het kan k zijn dat je geen vereenstemming bereikt. Richtlijn blijven de uitgangspunten p basis waarvan de evaluatie is uitgeverd. Jij bent als teamleider verantwrdelijk vr de inhud van het rapprt. Bereik je geen vereenstemming dan kun je dit melden in het rapprt. Een mdelrapprt p basis van de uitgangspunten Ouderen aan Zet is te dwnladen p www.uderenaanzet.rg. Schrijf vanuit de mensen die ndersteund wrden en niet vanuit de dienstverlenende rganisatie. Bijvrbeeld mensen
krijgen ndersteuning bij het aangaan en nderhuden van cntacten en niet de medewerkers ndersteunen de mensen bij vrijetijdsbesteding ; Daarbij richten je je duidelijk p het wat (mensen den, willen, ndig hebben, en p het he (mensen daarbij ndersteund wrden/zuden meten wrden). Blijf in de wrdkeus dichtbij wat mensen beleven, ervaren, zeggen ndig te hebben en gebruik geen vaktaal f meilijke termen. Bijvrbeeld: in plaats van er is een gevarieerd aanbd van activiteiten spreken we in termen van mensen werken in de tuin, maken vgelhuisjes e.d. Vermeld alles wat ndzakelijk is, en beperk je tt de feiten. In het rapprt kmen dus geen interpretaties f lange uitweidingen vr, bijvrbeeld van verhalen f incidenten: bedenk daarbij ged waar het bij de verhalen die je gehrd hebt eigenlijk m ging (bijvrbeeld dat men bij besluitvrming niet betrkken wrdt) en geef aan die bevindingen zdanig betekenis dat mensen daarmee met elkaar aan de slag kunnen; alles wat je schrijft, met natuurlijk znder de vertruwelijkheid te schenden - hard te maken zijn aan de hand van vrbeelden die het evaluatieteam gezien/gehrd en gecheckt heeft; stel vrtdurend jezelf de vraag wat je eigenlijk wilt verbrengen. Het evaluatierapprt is geen verslag van alle interviews. Het is de bedeling dat het een duidelijke schets geeft van de fase waarin die dienstverlening zich bevindt p het gebied van zeggenschap, inclusie e.d.; Gebruiken geen tegenstellingen als: Ouderen vinden dit....., Begeleiders zeggen dat..., etc.; Hu een psitieve pbuw aan. Wat zijn belangrijke veranderingen de laatste tijd (bij mensen, bij de rganisatie)? En he kan dat zich dat verder ntwikkelen? Schrijf een samenhangende tekst. Ontwikkelingen meten lgisch vrtkmen uit de bevindingen. Zrg dat het niet gaat ver het managen van de rganisatie en geef geen (management)plssingen. Let wel p dat uit de tekst vr de lezers en vral vr de belanghebbenden duidelijk blijkt waarmee zij aan de slag kunnen gaan; Vermijd zinnen als: Het evaluatieteam vindt dat mensen recht hebben p. Het gaat er niet m wat het evaluatieteam vindt, maar wat de mensen zelf belangrijk vinden in hun leven. En he de dienstverlening dat ndersteunt f zu kunnen ndersteunen; Het rapprt met makkelijk te lezen en te vlgen zijn. Vind de juiste tn en schrijf pbuwend. Hu teksten krt en bndig; Vraag je af he rapprt en handreiking verkmen als het m juw huis f werk zu gaan; De 10 guden regels zijn: 1. zinnen in een actieve vrm; 2. bevindingen psitief (her)frmuleren; 3. een pen en uitndigende schrijfstijl en niet betuttelend f mralistisch verkmen; 4. de privacy van mensen respecteren en geen namen f privé gevelige zaken nemen;
5. vertruwelijkheid van de infrmatie te allen tijde waarbrgen en is dus niet te herleiden naar een bepaalde persn; 6. alles vluit schrijven en geen afkrtingen gebruiken; 7. cnsequent taalgebruik hanteren; bijvrbeeld niet medewerker en begeleider dr elkaar heen; 8. helder en simpel frmuleren, dus geen zinnen van 3 regels met veel bijzinnen; 9. geen cncrete plssingen geven, maar een perspectief waar de dienstverlenende rganisatie zich in kan ntwikkelen; 10. gewne taal in plaats van vakjargn f instellingstaal.