Handleiding Herinnering en Mailing Animana B.V. [Pick the date] Animana B.V.
Inhoudsopgave 1 Herinneringen...3 1.1 Herinnering koppelen aan een product...3 1.2 Instellen van herinnering via patiëntdossier...3 1.3 Een condoleance...4 2 Het versturen van herinneringen...5 2.1 Versturen van herinneringen...5 2.2 Tekst...6 2.2.1 Meerdere dieren op één kaart...6 3 Mailing...7 3.1 Algemeen...7 3.1.1 Mailingfilter op contacten...7 3.1.2 Mailingfilter op patiënten...7 3.1.3 Mailingfilter op producten...7 Nabellen:...8 Etiketten:...8 Brieven:...8 Email:...8 Sms:...8 3.1.4 Beheer brieven...9 Voorbeeld...10 3.2 Overzicht...11
1 Herinneringen Handleiding herinneringen en Mailing Er zijn verschillende manieren om klanten te helpen herinneren aan bijvoorbeeld de jaarlijkse vaccinatie en gezondheidscontrole. U kunt dit doen per brief, per mail of per kaart. U kunt een herinnering versturen als er bij, een op de patiëntenkaart ingegeven product of handeling, bepaalde instellingen zijn gedaan. U kunt kunt ook direct vanuit de patiëntenkaart een herinnering toevoegen zonder dat deze aan een product gekoppeld zit. Als laatste zullen we de herinneringen voor de condoleances bespreken. 1.1 HERINNERING KOPPELEN AAN EEN PRODUCT Via het menu Extra> producten komt u bij de producten. Door op een product te klikken, komt u in de productkaart terecht. De productkaart bestaat uit een aantal tabbladen: product, etiket, productinfo, herinnering, bestelinfo, sub producten, voorraad, batch, prijsgroepen en verkoop. Via tabblad herinnering kunt u instellen dat deze handeling of dit product een vervolg krijgt (zie afbeelding 1. Tabblad herinnering). U komt hier de volgende velden tegen: Afbeelding 1: Tabblad herinnering Herinneren na Aantal dagen, nadat er herinnerd moet worden vanaf de datum, waarop het product is toegevoegd in patiëntenkaart. Herinnertype Het type herinnering: anders, vaccinatie, hormoonbehandeling, gebitscontrole, anti-vlooien, anti-loopsheid, nabellen, controle, anti- wormen, condoleance, consult anti-teken of behandeling. Herinnertekst Dit is de tekst zoals deze zal worden weergegeven naar klanten (op brieven e.d). 1.2 INSTELLEN VAN HERINNERING VIA PATIËNTDOSSIER Via het patiëntendossier kunt u ook een herinnering ingeven (zie afbeelding 2. Herinnering instellen via patiëntendossier). 3
Afbeelding 2: Herinnering instellen via patiëntendossier Deze herinnering is niet gekoppeld aan een product. U kiest voor herinnering en vult vervolgens de volgende velden in: Herinnerdatum Dit is de datum waarop een volgende actie plaatsvind of plaats moet hebben gevonden. (op die dag moet de cliënt nagebeld worden of vóór die dag moet het dier gevaccineerd zijn) Herinnertype Dit is het type herinneringen waar deze oproep onder moet vallen. Herinner na Voer hier het aantal dagen tot de volgende behandeling in. Herinner tekst Dit is de tekst die te zien is bij het oproepen van de herinnering. 1.3 CONDOLEANCE Een condoleance herinnering wordt ingesteld via Extra> producten> producten> kies product> tabblad productinfo Op het veld actie: voert u euthanasie in. Als dit product vervolgens op een patiëntenkaart wordt ingegeven worden alle herinneringen verwijderd, de patiënt wordt dood verklaard en komt op inactief te staan, er wordt een overlijdens datum ingevoerd en er wordt een condoleance herinnering in de agenda gezet. 4
2 Het versturen van herinneringen 2.1 VERSTUREN VAN HERINNERINGEN Via de menuoptie werklijst> herinneringen krijgt u de mogelijkheid om een selectie te maken van dieren die u wilt oproepen voor een bepaalde handeling/ controle in een bepaalde periode (zie afbeelding 3. Herinneringen aanmaken). Afbeelding 3: Herinneringen aanmaken In dit scherm kunt u allereerst kiezen voor de volgende opties: Etiket Voor het printen van een lijst met adres etiketten van mensen die opgeroepen moeten worden. Brief Voor het direct printen van brieven voor deze selectie. Sms Voor het versturen van een herinnering per sms Email Voor het versturen van de herinneringen per email. Bellijst Voor het aanmaken van een lijst met telefoonnummers Dm cards Voor het laten versturen van oproepkaarten via DM cards. Druk en bestel 5
Voor het laten versturen van oproepkaarten via Druk en bestel (zie voor meer informatie over de optie druk en bestel de 'handleiding koppeling druk en bestel'). Verwijderen herinneringen Om een selectie te maken van oude herinneringen die verwijderd mogen worden. Kies een van bovenstaande opties en gebruik de rest van de velden om een verdere selectie te maken. Let op: als u ervoor kiest om niets in te voeren bij het veld herinnertype, dan kan het zijn dat bijvoorbeeld een 'nabel' herinnering tussen de brieven of kaarten komt. Gebruikt u de optie inclusief herinneringen vorige periodes, dan worden herinneringen periodiek meegenomen in de selectie. Een voorbeeld hiervan is een product tegen ontwormen. Als deze tabletten elke bv drie maanden ingegeven moeten worden, dan staat bij dat product herinneren na op 90 dagen ingesteld. Deze herinnering zal dan elke 90 dagen weer in de selectie opgenomen worden. Gebruik vervolgens filter op. U ziet nu de lijst met geselecteerde cliënten verschijnen. U kunt nu de klanten in één keer allemaal selecteren door het bovenste hokje aan te vinken of u kunt hier nog een aparte selectie te maken. Afhankelijk van uw eerst keuze zult u etiketten of brieven printen of een ander soort lijst of overzicht krijgen. Tip: Als u gebruikt maakt van meerdere manieren van oproepen (via email en via brief bijvoorbeeld) kunt u eerst uw oproepen versturen die per email gaan en vervolgens dezelfde selectie nogmaals maken, maar dan gebruik maken van de zonder patiënten met email optie. 2.2 TEKST De teksten die u kunt gebruiken voor het versturen van de verschillende etiketten, kaarten en brieven kunt u vinden via Extra, algemene instellingen, beheer brieven/ beheer etiketten Hier kunt u uw teksten bekijken en wijzigen. Let op: zorg ervoor dat u nieuwe brieven opslaat onder de categorie 'herinnering brief', anders wordt deze niet weergegeven bij de aanmaak van de oproepen. (Zie voor verdere uitleg over beheer brieven hoofdstuk 3.1.4 Beheer brieven). 2.2.1 Meerdere dieren op één kaart Om meerdere dieren van dezelfde eigenaar automatisch bij elkaar op een kaart of brief te laten zetten voegt u [ ] toe. Als u bijvoorbeeld de code ${patient.naam} tussen deze haken zet: [${patient.naam}] dan worden alle diernamen van deze eigenaar achter elkaar op één kaart gezet. Denk er aan dat de entingssoort, oftewel ${herinnering.type} in dit geval ook tussen blokhaken moet of kies voor een algemene tekst als: uw dieren... [diernaam] zijn weer toe aan de jaarlijkse vaccinatie en gezondheidscontrole (zie voor meer uitleg hierover hoofdstuk 3.1.4 Beheer brieven). 6
3 Mailing 3.1 ALGEMEEN Het is mogelijk om via Animana ASP mailingen te versturen. U komt in het juiste menu via Extra> mailing Vervolgens kunt u o.a. kiezen voor de opties: mailingfilter op contacten, mailingfilter op patiënten, mailingfilter op producten en beheer brieven. 3.1.1 Mailingfilter op contacten U kunt deze menuoptie (zie afbeelding 4. Mailingfilter op contacten) gebruiken voor bijvoorbeeld het maken van een top 100 van klanten en voor het versturen van kerstkaarten en nieuwsbrieven. Wanneer u een overzicht wilt hebben van de klanten die het meeste omzet genereren kunt u gebruik maken van het filter omzet. Via het veld filter op adres kunt u op postcode of plaats zoeken. U kunt meerdere criteria opgeven, gescheiden door komma's. Als u een nieuwe selectie heeft aangemaakt klikt u Afbeelding 4: Mailingfilter op contacten vervolgens altijd op toon selectie. 3.1.2 Mailingfilter op patiënten Via mailingfilter op patiënten kan de praktijk gemakkelijk zoeken op dieren (zie afbeelding 5. Mailingfilter op patiënten). Deze functie is erg handig als men snel een overzicht wil hebben van bijvoorbeeld alle konijnen in de praktijk als men deze wil oproepen voor een entingsdag. U kunt ook een overzicht opvragen van dieren boven een bepaald gewicht. Bovendien kunt u hier filteren op verjaardagen. Afbeelding 5: Mailingfilter op patiënten 3.1.3 Mailingfilter op producten Via dit menu kunt u zoeken op patiënten die een bepaald product wel of niet hebben gehad (zie afbeelding 6. Mailingfilter op producten). Deze functie is handig als u wilt kunnen terugzoeken welke dieren behandeld zijn met een bepaald product of als u een product terug wilt halen. 7
Afbeelding 6: Mailingfilter op producten De uiteindelijke mailing kan plaatsvinden op een aantal verschillende manieren: Nabellen: Wanneer u voor de optie nabellen kiest, zal er een lijst met telefoonnummers van cliënten gegenereerd worden, die voldoen aan opgegeven criteria. Etiketten: Wanneer u voor de optie etiketten kiest, verschijnt een lijst, waarvan vervolgens adresetiketten kunnen worden uitgeprint. Wanneer er eigenaren zijn met meerdere dieren, zal er slechts één adres-etiket worden uitgeprint. Bij deze optie is het mogelijk om cliënten met email er uit te filteren. Brieven: De optie brieven biedt u de mogelijkheid om brieven uit te printen. De brief zal aangemaakt moeten zijn in extra > mailing > beheer brieven en opgeslagen in de categorie mailing. Bij deze optie is het mogelijk om cliënten met email er uit te filteren. Email: Wanneer u de optie email selecteert, krijgt u lijst van iedereen met een e-mailadres, die voldoen aan de criteria. Het e-mailadres kan worden ingevuld bij cliëntkaart: Sms: cliëntdata > tabblad: gegevens. De optie sms biedt u de mogelijkheid om een sms te versturen. De tekst van de sms zal opgemaakt moeten zijn in extra > mailing > beheer brieven en opgeslagen in de categorie mailing sms. Welke afzender er vermeld wordt bij de sms kan als volgt worden ingesteld: extra > algemene instellingen > algemene instellingen > tabblad: mailing > sms verzender invullen, bijvoorbeeld dierenarts. 8
Een gegenereerde lijst kan altijd geëxporteerd worden naar een Excel of pdf bestand. 3.1.4 Beheer brieven U kunt uw brieven beheren en aanmaken. De reeds gemaakte brieven zijn in deze lijst opgenomen, deze kunnen gewijzigd worden of verwijderd middels het rode kruis. Het maken van brieven kunt u doen door op de puntjes onderaan de lijst te klikken. Het volgende venster komt in beeld: De plaats en tijd, evenals het onderwerp zijn standaard in de brief opgenomen. Let op: de plaats moet wel zijn ingesteld: Extra > algemene instellingen > locaties > locatie selecteren > plaats invullen Voorbeelden: Er zijn verscheidene voorbeelden van brieven opgenomen in Animana. Wanneer u zo'n voorbeeld selecteert en vervolgens op 'vullen' klikt, dan zal de tekst worden opgenomen onder tekst. Alleen de categorie zal nog moeten worden ingevuld. Naam Hier geeft u een naam aan de brief, deze wordt niet weergegeven in de brief zelf. Categorie Er zijn verschillende categorieën, waar u een brief kunt plaatsen. De categorie geeft aan van waar uit u een brief of sms wilt versturen. Er wordt per categorie onderscheid gemaakt tussen sms en brief. Dit wordt gedaan omdat er bij een sms maar een beperkt aantal karakters kan worden gebruikt. 9
Afspraak N.a.v. een gemaakte afspraak in het patiëntdossier. Cliëntdossier Brief/sms vanuit het cliëntdossier. Debiteuren Vanuit extra > financieel > debiteuren. Herinnering Vanuit werklijst > herinneringen Losse brief Vanuit werklijst > print losse brief Mailing Vanuit extra > mailing > mailingfilter op... Patiëntdossier Vanuit het patiëntdossier. Print adres Adres van de cliënt wordt uitgeprint op de brief. Print logo Logo van de praktijk wordt uitgeprint op de brief. Onderwerp Hier vult u het onderwerp in. Bovenaan de brief komt te staan: onderwerp:... Tekst Hier vult u de tekst van de brief in. U kunt gebruik maken van verschillende codes, deze zijn in het rechter kader opgenomen. Het invoeren van meerdere dieren (of bijvoorbeeld herinneringsteksten) van één eigenaar in één brief kunt u bewerkstelligen door gebruik te maken van vierkante haken. Voorbeeld... loopt de bescherming van [${patiënt.naam} (${herinnering.tekst})] ten einde. Dit wordt:... loopt de bescherming van Clara (Grote Cocktail) en Tinka (Kleine Cocktail) ten einde. Door na de eerste blokhaak een harde return (regeleinde) te geven komen de verschillende dieren, elk op een eigen regel (dit werkt voorlopig alleen voor de herinneringsbrieven). Ook kan er een html-email gemaakt worden. Maak een html-mail aan en plak de html-code in de tekst. Voor plaatjes is een voorwaarde wel dat deze al live staan op de website en dat middels een volledige URL daar naar gelinkt wordt. 10
Er is een overzicht van de mailingen en verzonden smsberichten te vinden onder: Mailinggeschiedenis > overzicht verzonden sms 3.2 OVERZICHT Via start> mailing ziet u een kopje overzicht staan. Hier vind u de menu-items mailinggeschiedenis, overzicht verzonden sms en overzicht verzonden digitaal drukwerk. Mailinggeschiedenis Hier kunt u een overzicht vinden van alle recente mailingen. Overzicht verzonden sms Hier vind een een overzicht van verzonden sms berichten. Overzicht verzonden digitaal drukwerk Via dit menu krijgt een een overzicht te zien van alle mailingen via Dm cards en Druk en bestel. 11