Dcumentatie KERN Timemanagement Versie 2.0 28 mei 2010
Inhud KERN en Kerninfrmatie.nl... 3 Inleiding KERN uren... 3 KERN urenregistratie: de input... 5 Aanwezigheid van medewerkers bekijken... 10 Samenvatting... 10 KERN urenadministratie: de utput... 11 Geregistreerde uren... 13 Uren per type werknemer... 14 Uren per activiteit... 15 Gebruikers Tevegen... 16 Cntracten aanmaken/bewerken... 17 KERN urenregistratie Rster Prgramma... 19 Bekijk Rster... 19 Bekijk Rster (schema)... 20 Extra functinaliteiten... 21 Opmerkingen ver rster... 23 Verlf aanvragen verwerken... 25 Samenvatting... 27 KERN urenregistratie Hme (Vr medewerkers)... 28 Samenvatting... 28 Alle mgelijkheden p een rij... 29 Minimale Systeemeisen... 30 Cntact gegevens... 30 KERN Timemanagement 2
KERN en Kerninfrmatie.nl In 2006 is KERN infrmatie management pgericht. Del van KERN is te kmen tt substantiële verbetering van de managementinfrmatie in de recreatiesectr. Vr een deel sluit KERN hiervr aan bij bestaande sftware, zals bekhudpakketten en reserveringspakketten, waaraan rechtstreeks infrmatie kan wrden ntleend. Deze wrdt autmatisch en p een verzichtelijke manier gerdend, waarna de infrmatie via een benchmarksysteem extra waarde krijgt. KERN heeft de ambitie m via een nieuw benchmark systeem p de vlgende nderdelen managementinfrmatie aan te leveren. - bekhuding (ksten en pbrengsten vergelijken aan de basis); - reserveringen ten pzichte van andere jaren en ten pzichte van het panel; - urenregistratie vr zwel intern gebruik als ten beheve van benchmark; - klanttevredenheid. Vr het vastleggen van een deel van de infrmatiebehefte van de mderne recreatiendernemer kn KERN geen aansluiting vinden bij bestaande sftware. Hiervr is daarm in eigen beheer sftware ntwikkeld. Het betreft een pakket vr urenregistratie en sftware vr nlinecnsumentennderzek. KERN heeft er vr gekzen m de sftware ntwikkeling nder te brengen in een aparte rganisatie Kerninfrmatie.nl. Deze zal de sftware die in eerste instantie vr KERN is ntwikkeld als afznderlijke elementen p de markt brengen. Inleiding KERN uren Kerninfrmatie heeft een innvatief Urenregistratie systeem vr de Recreatie branche ntwikkeld. Het systeem geeft inzicht in alles wat u als werkgever ver uw medewerkers wilt f met weten. Het hudt als een uderwetse prikklk werktijden bij, cntrleert pauze en rsterafspraken, prduceert een zeer uitverige utput vr de bekhuding en geeft u een schat van infrmatie ver ksten. Het systeem zrgt creëert nmsttelijke duidelijkheid mtrent werktijden. Desgewenst kunnen medewerkers inlggen met hun vingerafdruk, deze is uniek. Op deze manier kunnen medewerkers alleen zelf hun uren invullen en dus alleen hun eigen uren schrijven. U heeft daarbij als werkgever het bijkmende vrdeel dat u ten alle tijden kunt zien wie er aanwezig. Het systeem bespaart u verder heel veel tijd. U kunt in een handmdraai diverse rapprten uitdraaien, zals ksten van prjecten en activiteiten, urenverzichten vr de administratie, vr uw werknemers en ng veel meer. Hiernder vlgt een krt verzicht van een aantal mgelijkheden van het Urenregistratie & Urenadministratie systeem van Kerninfrmatie. KERN Timemanagement 3
Krt verzicht van enkele mgelijkheden: Ksten verzicht per afdeling / activiteit Urenverzicht vr de bekhuding Urenverzicht vr de werknemers Specificaties uren/ksten werkzaamheden Specificaties uren/ksten werknemers Vakantiedagen verzicht Plus en minuren verzicht Verlfaanvragen bekijken, gedkeuren en beheren Rster prgramma Cntrle van gewerkte tijden afgezet tegen het rster Rster verzichten Ingebuwde CAO pauze regels NAW gegevens van medewerkers beheren In en uit checken met vingerafdruk Ondersteuning van diverse buitenlandse talen Nederlands, Engels, Duits, Pls Aanwezigheid van medewerkers bekijken KERN Timemanagement 4
KERN urenregistratie: de input Ieder bedrijf kent het prbleem van uren registreren. Het in en uitklkken van medewerkers met kaarten is lastig. En als medewerkers alles zelf invullen legt u het vertruwen helemaal bij hem/haar neer. Dit kan af en te tt nplezierige situaties leiden. Met KERN urenregistratie van Kerninfrmatie is dit allemaal verleden tijd. Iedere medewerker lgt aan het begin van zijn werkdag in met zijn vingerafdruk. Als hij klaar is met werken lgt hij weer netjes uit met zijn vingerafdruk, hij kan vervlgens in het systeem al die activiteiten invullen wat hij die dag heeft gedaan. Het systeem hudt daarbij autmatisch rekening met de CAO regels zdat mensen nit meer te weinig pauze kunnen schrijven. Het prgramma stimuleert alle medewerkers m p de gersterde tijden te beginnen want als medewerkers meer dan een minuut (deze marge kan dr het bedrijf zelf bepaald wrden) later inlggen dan ze ingersterd 1 staan, wrdt de begintijd autmatisch met een kwartier gecrrigeerd. Stel Dem Werknemer staat ingersterd van 9:00 tt 17:00 en lgt pas in m 9:05 p haar werk. Dan kan hij/zij pas uren invullen vanaf 9:15. Dit heeft als grte vrdeel dat de werknemers gestimuleerd wrden m p tijd te kmen. De applicatie m met vingerafdruk in en uit te lggen kan p elke PC met Windws 2000/XP draaien (in de tekmst k Linuxmachines). Op deze PC dient wel een Micrsft Fingerprint Reader aangeslten te wrden. De applicatie haalt bij het pstarten internet alle vingerafdrukken p van uw medewerkers. Als een medewerker zijn vinger p de fingerprint Lezer legt wrd gekeken f de vinger vereenkmt met een vinger die geregistreerd staat in de database. Als de match gevnden is, wrdt via een beveiligde verbinding de in en uitlgtijden naar nze Server gestuurd. Als een medewerker klaar is met inlggen, wrdt met een beveiligde internet brwser een internet site gepend waar uren p geregistreerd kunnen wrden tussen de in en uitlgtijden. Deze wrden dan direct in de database geschreven. Managers die uren willen aanpassen en zelf willen schrijven hebben alleen een PC met internetbrwser ndig. Alleen vr de fingerprint applicatie is een Windws 2000/XP machine met Internet Explrer vereist. 1 Vr rster zie hfdstuk ver het Rster Prgramma KERN Timemanagement 5
Vrbeeld Scenari Tm Peeters Lgin tijden: 8:45 17:30 Werkzaamheden: 8:45 10:00 Petsen Zwembaden 10:15 12:30 Receptie Frnt Office 13:00 15:00 Grasmaaien 15:15 17:30 Winkel Administratie Medewerker klikt p Check in knp Beginscherm s mrgens m 8:45 De begintijd van 8:45 is geregistreerd Beginscherm S middags m 17:30 Medewerker klikt p Check uit knp De eindtijd van 17:30 is geregistreerd, de medewerker kan nu de Uren invullen Na het drukken p Uren invullen knp verschijnt nderstaand venster KERN Timemanagement 6
In deze lijst staan de 10 meest gebruikte activiteiten die je geregistreerd hebt. In deze tabel staat alles ver de pauzes die vlgens CAO geschreven dienen te wrden. Verder staat hier heveel uur je gewerkt hebt. Tijden dat je begnnen en gestpt bent met werken. Snel zeken in een ppup met alle activiteiten. In dit vakje kun je snel met cdes activiteiten schrijven, f klikken p een activiteit uit de 10 meest uitgeverde taken. De medewerker kan nu tussen 8:45 en 17:30 uren invullen Verder met hij in deze tijd 1:00 pauze pnemen. Als eerste taak schrijft de Dem Medewerker: 8:45 10:00 Petsen Zwembaden KERN Timemanagement 7
Als tweede taak schrijft de Dem Medewerker: 10:15 12:30 Receptie Frnt Office De Dem medewerker heeft van 10:00 10:15 pauze genmen (15 min.), hierdr wrdt de minimale ng te nemen pauze 45 minuten. 13:00 15:00 Grasmaaien KERN Timemanagement 8
15:15 17:30 Winkel Administratie Klaar met uren invullen KERN Timemanagement 9
Aanwezigheid van medewerkers bekijken Omdat mensen in en uitlggen kunt u als werkgever heel makkelijk zien wie er allemaal aanwezig zijn. Als u de rsterfunctie gebruikt kunnen u en uw managers in een gpslag zien wie er ng niet aanwezig zijn. Samenvatting Mgelijkheden Urenregistratie In en uitchecken met vingerafdruk Ingebuwde pauze regels (CAO) Uren registreren per afdeling / activiteit Werktijden tussen 0:00 en 4:00 wrden bij de dag ervr geregistreerd Bekijken welke werknemers zijn ingelgd (aanwezig zijn p het park) Bekijken f mensen vlgens het rster 1 zijn begnnen / gestpt KERN Timemanagement 10
KERN urenadministratie: de utput Behalve het cntrleren van aanwezigheid is het vr u als manager van grt belang m inzicht te krijgen in de besteding van de uren dr uw medewerkers. Kmen de uren vereen met hetgeen u vraf had gepland? Heveel uur wrdt er gemaakt p welke afdeling en vr welke activiteit? Heveel uren heeft iedere medewerker gemaakt in een bepaalde maand? Etc. etc. Op elke PC met Internet Brwser kunt u als werkgever / manager snel inlggen in ns systeem. Inlgscherm Vr lgin gegevens infrmeer bij Kerninfrmatie (www.kerninfrmatie.nl) f kijk p het Extra bijgeleverde frmulier. Met deze lgin gegevens kunt u een vlledige werkende dem mgeving bekijken en testen. KERN Timemanagement 11
Beginscherm Dit kan helemaal p het bedrijf wrden afgestemd. Standaard staan p de beginpagina links naar veel gebruikte pagina s. KERN Timemanagement 12
Geregistreerde uren Wanneer heeft iemand gewerkt en wat heeft hij precies heeft gedaan? KERN Timemanagement 13
Uren per type werknemer Het generen van rapprten die direct drgegeven f zelfs geëxprteerd kunnen wrden aan de administratie/bekhuding f bijv payrller. KERN Timemanagement 14
Uren per activiteit Met dit rapprt is van elke afdeling f activiteit p te vragen wat de ksten en/f het aantal uren waren ver een bepaalde peride. Ksten rapprt Hreca van 01 03 2007 t/m 31 03 2007 KERN Timemanagement 15
Gebruikers Tevegen Via het Gebruikers tevegen scherm kunt u snel en eenvudig medewerkers tevegen. Hier kunt u k vr deze medewerker authrisaties tevegen KERN Timemanagement 16
Cntracten aanmaken/bewerken Als u p nderstaande link Cntracten klikt kunt u de cntracten bewerken en beheren vr alle medewerkers. KERN Timemanagement 17
Samenvatting Mgelijkheden Uren Administratie Snel alle gegevens medewerkers vastleggen Snel cntracten aanmaken en aanpassen Ksten verzicht prjecten / activiteiten Alle werkzaamheden per dag bekijken Urenverzicht vr de bekhuding Urenverzicht vr de werknemer zelf Specificaties uren/ksten werkzaamheden Specificaties uren/ksten werknemers KERN Timemanagement 18
KERN urenregistratie Rster Prgramma Bekijk Rster KERN Timemanagement 19
Bekijk Rster (schema) Afdelingmanager en/f werkgever kunnen per afdeling een rster maken. Je kunt mensen inrsteren vr een activiteit f als deze niet bekend f ndzakelijk is als flexibel inzetbaar. Hiernder een screensht he het dem rster van afdeling Technische Dienst uitziet van het Dem Bedrijf KERN Timemanagement 20
Extra functinaliteiten Het Rster Prgramma heeft veel extra functinaliteiten: Snel mensen vervangen/verwisselen f verwijderen in het Rster. Het rster van een week kan gekpieerd wrden naar een andere week. Dit maakt het rsteren extra eenvudig en eenvudiger, als het te plannen weekrster hiermee veel vereenkmt. Via de knp Genereer e mails wrden alle medewerkers in het rster p de hgte gebracht van wijzigingen f tevegingen. Met de Functie Highlight persn kun je een persn in het rster markeren en dus zichbaarder maken. Als je p de tijd klikt bij de desbetreffende medewerker in het rster krijg je een tijdlijn te zien van die dat mment, z kun je in een gpslag zien wat de bezetting p die bepaalde tijd is en f er p elk tijdstip vldende capaciteit ingersterd is. KERN Timemanagement 21
Printversie Met de knp printbare versie wrdt de layut wat aangepast, zdat het bij het printen beter p A4 papier gepsitineerd wrdt. Zie hiernder een vrbeeld. Inrsteren van extra persnen gaat eenvudig dr p tevegen te klikken in het rster (schema) je krijgt dan een pp up met alle inf m iemand in te rsteren. Z zijn mensen snel in te rsteren vr de hele week. Het rster prgramma cntrleert f mensen niet p een andere afdeling al ingersterd staan f verlf tegewezen hebben. KERN Timemanagement 22
Opmerkingen ver rster Onderaan het rster (alleen p de versie van de manager) staat een lijst met alle ingersterde uren en de ksten daarvan in de week van rsteren. Z kun je precies zien wat het rster gaat ksten en he de staat van plus en minuren is. KERN Timemanagement 23
Verlf aanvragen Iedere medewerker kan thuis f p het bedrijf verlf aanvragen. De manager kan deze vervlgens aff gedkeuren. Om het verzicht te behuden wrden alle andere statussen van verlf in een schema weergegeven. Gedgekeurde verlfaanvragen wrden direct in het rster verwerkt. De medewerker kan dan niet ingersterd wrden. KERN Timemanagement 24
Verlf aanvragen verwerken Als manager krijg je een lijst met alle verlf aanvragen. Deze kun je gedkeuren en er eventueel een pmerking bij plaatsen. In Rster wrden de verlfaanvragen verwerkt. KERN Timemanagement 25
Wie is aanwezig (uren registratie systeem) Op deze pagina is er te zien wie er aan het werk zijn f hadden meten zijn. De pagina is gekppeld aan het rster en er kan z heel makkelijk nagegaan wrden f medewerkers wel vlgens het rster aan het werk zijn. KERN Timemanagement 26
Samenvatting Mgelijkheden Rster Prgramma Makkelijk en snel medewerkers rsteren Veel extra functinaliteiten Mensen markeren in Rster Printversie Mensen makkelijk wisselen/verwijderen in Rster Rster kpiëren naar een andere week Grafiek weergeven van werktijden alle medewerkers Rsteren per activiteit Vakanties/verlfdagen van medewerkers staan in rster Rster wrdt p CAO regels gecntrleerd Rster wrdt gecntrleerd p cntract uren (en plus en minurenstatus) Rster wrdt neergezet als een kstprijs Medewerkers krijgen autmatisch mail van het Rster Medewerkers kunnen aanpassingen aan het rster per mail krijgen KERN Timemanagement 27
KERN urenregistratie Hme (Vr medewerkers) Iedere medewerker kan met het Urenregistratie prgramma van Kerninfrmatie thuis veilig al zijn geregistreerde uren/activiteiten inzien via zijn internet brwser. Verder kan hij altijd zijn rster pvragen. Z weet hij altijd, wanneer hij met werken. Omdat niet iedereen elke dag inlgt p het systeem krijgen mensen hun rster autmatisch per e mail. Werknemers vragen vakantie en verlf aan via het systeem, de manager kan deze aanvraag ged f afkeuren. Gedgekeurde aanvragen wrden autmatisch in het rster meegenmen verwerkt en mensen kunnen dan niet ingersterd wrden. Mensen met een vast cntract die recht hebben p vakantiedagen kunnen zien heveel vakantiedagen ze ng hebben p dit mment. Verder kunnen ze zien he de status is van hun plus f min uren. Samenvatting De mgelijkheden van medewerkers thuis zijn: Wachtwrd wijzigen Persnlijk rster bekijken Rster van zijn afdeling bekijken De tt nu te geregistreerde uren pvragen Verlf/Vakantie dagen aanvragen Fulltimers kunnen het teged aan vakantiedagen pvragen Fulltimers kunnen zien f ze plus f minuren hebben en heveel Status van verlf/vakantiedagen aanvragen bekijken Van iedere cllega e mail en telefnnummer bekijken KERN Timemanagement 28
Alle mgelijkheden p een rij Registratie In en uit checken met vingerafdruk Ingebuwde pauze regels (CAO) Uren registreren per activiteit Werktijden s nachts wrden bij de dag ervr geregistreerd Bekijken welke werknemers zijn ingelgd (aanwezig zijn p het park) (management)infrmatie Alle gegevens van medewerkers p een rij NAW gegevens Cntracten Salarissen Functie, werkzaam p afdeling Etc. Snel gegevens medewerkers update Ksten verzicht prjecten / activiteiten Alle werkzaamheden per dag bekijken Urenverzicht vr de bekhuding Urenverzicht vr de werknemers Specificaties uren/ksten werkzaamheden Specificaties uren/ksten werknemers Vakantiedagen verzicht Plus / Min uren verzicht van medewerkers Rster Prgramma Makkelijk en snel medewerkers rsteren Veel extra functinaliteiten Mensen markeren in Rster Printversie Mensen makkelijk wisselen/verwijderen in Rster Rster kpiëren naar een andere week Grafiek weergeven van werktijden alle medewerkers Rsteren per activiteit Vakanties/verlfdagen van medewerkers staan in rster Rster wrdt p CAO regels gecntrleerd Rster wrdt gecntrleerd p cntract uren Bekijken f mensen vlgens Rster zijn begnnen / gestpt Medewerkers krijgen autmatisch mail van het Rster Medewerkers kunnen aanpassingen aan het rster per mail krijgen KERN Timemanagement 29
Hme (Vr Medewerkers Thuis) Persnlijk rster bekijken Rster van zijn afdeling bekijken Tt nu te geregistreerde uren pvragen Verlf/Vakantie dagen aanvragen Fulltimers kunnen aantal vakantie dagen te ged pvragen Fulltimers kunnen zien f ze min f plus uren hebben Status van Verlf/vakantiedagen aanvragen bekijken Cntrle dr werkgever Cntrle van (afdelingsmanagers) p afwijkingen in rster Minimale Systeemeisen Internet verbinding Windws 2000 f XP (in tekmst k Linux) Java JRE 1.60 Micrsft Fingerprint reader Internet Explrer 6.0 f hger Cntact gegevens Heeft u vragen f suggesties f eventuele technische vragen dan kunt hierbij terecht bij: Bedrijf: Cntactpersn: KERN infrmatie Remc den Ouden E mail: remc@kerninfrmatie.nl Tel: 06 5353 1093 KERN Timemanagement 30