Handboek overzichten in OSIRIS Auteurs: MISUT werkgroep 3 Versie: 0.9 Datum: juli 2012 1
Hoofdstuk 0: Inleiding... 11 0.1 Mogelijkheden om overzichten uit OSIRIS te krijgen... 11 0.1.1 OSIRIS Backoffice... 11 0.1.2 OSIRIS Docent... 11 0.2 Overzichten in OSIRIS, algemeen... 12 0.3 Snel een overzicht zoeken in deze handleiding... 15 0.4 Navigeren in de overzichten in OSIRIS... 15 0.5 Beschrijving van de aanwezige overzichten in OSIRIS... 17 0.6 Gebruikte notaties... 19 0.7 Selecties in OSIRIS... 20 1.9.0. Cursusaanbod... 22 1.9.0.0. Kerngegevens... 22 1.9.0.1. Totaaloverzicht... 24 1.9.0.2. Studiegids... 26 1.9.0.3. Vergelijking cursusaanbod... 28 1.9.0.4. Cursussen niet in actuele programma s... 30 1.9.0.5. Cursussen per docent... 31 1.9.1. Rooster... 33 1.9.1.0. Roosteraanvraag per cursus... 33 1.9.1.1. Roosteraanvraag per dag... 34 1.9.1.2. Rooster per cursus... 35 1.9.1.3. Rooster per dag... 37 1.9.1.4. Docentrooster per cursus... 38 1.9.1.5. Docentrooster per dag... 39 1.9.1.6. Statusoverzicht... 41 1.9.2. Examenprogramma... 42 1.9.2.0. Examenprogramma-Kerngegevens... 42 2
1.9.2.1. Examenprogramma-Totaaloverzicht... 43 1.9.2.2. Examenprogramma-Jaaroverzicht... 47 1.9.2.3. Examenprogramma per cursus... 48 1.9.2.4. Totaaloverzicht major/minor/master... 50 1.9.3. Stages... 51 1.9.3.0. Stageaanbieder - Kerngegevens... 52 1.9.3.1. Stageaanbieder - Totaaloverzicht... 52 1.9.3.2. Brief stageaanbieders... 53 1.9.3.3. Stages per stageaanbieder... 54 1.9.3.4. Stages per overkoepelende organisatie... 55 Hoofdstuk 2 Studievolg-studenten... 57 2.9.0. Studentgegevens... 57 2.9.0.0. Studentenlijsten... 57 2.9.0.0.0. Adreslijst... 57 2.9.0.0.1. Namenlijst... 58 2.9.0.0.2. Pasfotolijst... 60 2.9.0.1. Brieven/etiketten... 62 2.9.0.1.0. Brief studenten... 62 2.9.0.1.1. Bestand studenten... 63 2.9.0.1.2. Etiketten studenten... 65 2.9.0.1.3. Etiketten medewerkers... 67 2.9.0.1.4. Exporteren gegevens student... 68 2.9.0.2. Aanmelding/inschrijving... 70 2.9.0.2.0. Aanmeldingsformulier... 70 2.9.0.2.1. Toelatingsbeschikkingen... 71 2.9.0.2.2. Totaaloverzicht toelatingsbeschikkingen... 72 2.9.0.2.3. Aanmeldings- en inschrijflijst... 74 2.9.0.2.4. Stakers... 75 2.9.0.2.5. Aantallen inschrijvingen... 77 3
2.9.0.3. Studenten aantallen... 78 2.9.0.3.0. Aantal studenten per opleiding... 78 2.9.0.3.1. Aantal studenten per specialisatie... 79 2.9.1. Inschrijven... 80 2.9.1.0. Cursusinschrijving... 81 2.9.1.0.0. Deelnemerslijst per cursus... 81 2.9.1.0.1. Deelnemerslijst per werkvormgroep... 82 2.9.1.0.2. Presentielijst... 83 2.9.1.0.3. Presentielijst met pasfoto... 85 2.9.1.0.4. Plaatsingsbericht... 86 2.9.1.0.5. Plaatsingsbericht (Engels)... 88 2.9.1.0.6. Controle ingangseisen beknopt... 90 2.9.1.0.7. Controle ingangseisen (gedetailleerd)... 92 2.9.1.0.8. Aantal inschrijvingen per cursus (werkvorm)... 93 2.9.1.0.9. Controle cursus-/toetsinschrijving... 94 2.9.1.1. Toetsinschrijving... 96 2.9.1.1.0. Toetslijst per cursus... 96 2.9.1.1.1. Toetslijst per werkvorm... 97 2.9.1.1.2. Toetslijst per studentgroep... 99 2.9.1.1.3. Toetslijst per zaal... 101 2.9.1.1.4. Cursusresultatenlijst... 102 2.9.1.1.5. Bevestiging toetsinschrijving... 104 2.9.1.1.6. Bevestiging toetsinschrijving (Engels)... 105 2.9.1.1.7. Aantal inschrijvingen per cursus (toets)... 107 2.9.1.2. Cursus-/toetsuitschrijving... 109 2.9.1.2.0. Overzicht-uitschrijfbericht... 109 2.9.1.2.1. Overzicht-uitschrijfbericht (Engels)... 110 2.9.1.3. Minors... 112 2.9.1.3.0. Overzicht-Studentenlijst (Minors)... 112 4
2.9.1.3.1. Inschrijvingen minors... 113 2.9.1.3.2. Status minorinschrijving... 115 2.9.1.3.3. Studentenmobiliteit... 116 2.9.1.4. Wachtlijst... 118 2.9.1.4.0. Wachtlijst per cursus... 118 2.9.2. Resultaten... 119 2.9.2.0. Controlelijsten... 119 2.9.2.0.0. Controle toetslijst... 119 2.9.2.0.1. Controle cursusresultatenlijst... 120 2.9.2.0.2. Resultaatlijsten Toetsresultaten... 121 2.9.2.0.3. Resultaatlijsten Cursusresultaten... 122 2.9.2.1. Toetsresultaten... 123 2.9.2.1.0. Toetsresultaten per cursus... 123 2.9.2.1.1. Toetsresultaten per werkvorm... 124 2.9.2.1.2. Aantal toetsresultaten... 126 2.9.2.1.3. Toetsherkansingen... 127 2.9.2.2. Cursusresultaten... 129 2.9.2.2.0. Cursusresultaten per cursus... 129 2.9.2.2.1. Cursusresultaten per werkvorm... 130 2.9.2.3. Geldende resultaten... 132 2.9.2.3.0. Geldende resultaten per cursus... 132 2.9.2.4. Bijvak elders... 134 2.9.2.5. Uitslagen... 135 2.9.2.5.0. Uitslagbrief Beknopt... 135 2.9.2.5.1. Uitslagbrief - Beknopt (Engels)... 137 2.9.2.5.2. Uitslagbrief Gedetailleerd... 138 2.9.2.5.3. Uitslagbrief - Gedetailleerd (Engels)... 140 2.9.2.5.4. Certificaat... 142 2.9.2.6. Voortgang... 143 5
2.9.2.6.0. Dossieroverzicht... 143 2.9.2.6.1. Studievoortgangsoverzicht... 146 2.9.2.6.2. Overzicht competenties... 148 2.9.2.6.3. Groslijst... 149 2.9.2.6.4. Nog te volgen onderwijs... 153 2.9.2.6.5. Studievoortgang student versus cohort... 154 2.9.2.6.6. Studievoortgang groep versus cohort... 157 2.9.3. Examens... 159 2.9.3.0. Studievoortgangsoverzicht... 159 2.9.3.1. Goedkeuren... 161 2.9.3.1.0. Status minorinschrijving... 161 2.9.3.1.1. Statusoverzicht goedkeuren... 163 2.9.3.1.2. Standaard goedkeuring profileringsruimte... 165 2.9.3.2. Voorbereiding examinering... 166 2.9.3.2.0 Vergaderlijst examencommissie... 166 2.9.3.2.1 Judicium berekening... 168 2.9.3.3. Afgelegde examens... 169 2.9.3.4. Bul... 171 2.9.3.5. Bulbijlage... 172 2.9.3.5.0. Bulbijlage... 172 2.9.3.5.1. Bulbijlage (Engels)... 174 2.9.3.6. Bulbijlage (op basis van examenprogramma)... 177 2.9.3.6.0. Bulbijlage propedeuse examen... 177 2.9.3.6.1. Bulbijlage doctoraal/hoofdfase examen... 178 2.9.3.6.2. Bulbijlage beroepsexamen... 180 2.9.3.6.3. Bijbijlage associate degree examen... 181 2.9.3.6.4. Bulbijlage bachelor examen... 182 2.9.3.6.5. Bulbijlage master examen... 184 2.9.3.7. Examenprogramma (individueel)... 186 6
2.9.3.8. Diplomasupplementen... 190 2.9.3.8.0. Diplomasupplement Associate degree... 190 2.9.3.8.1. Diplomasupplement Bachelor... 192 2.9.3.8.2. Diplomasupplement Master... 193 2.9.3.9. Diplomanummers... 195 2.9.3.9.0. Student diploma... 195 2.9.3.9.1. Voorraad diplomanummers... 197 2.9.4. Prestatie-/tempobeurs... 199 2.9.4.0 Totaaloverzicht prestatie-/tempobeurs... 199 2.9.4.1. Prestatie-/tempobeurs dossier... 199 2.9.5. Studieadvies... 200 2.9.5.0. Bindend studieadvies... 200 2.9.5.0.0. Studentenlijst (Bindend studieadvies)... 200 2.9.5.0.1. Brief studenten (Bindend studieadvies)... 201 2.9.5.0.2. Aantal studenten per advies (Bindend studieadvies)... 202 2.9.5.0.3. Controlelijst (Bindend studieadvies)... 203 2.9.5.0.4. Totaaloverzicht eisen BSA... 205 2.9.5.1. Collectief advies... 206 2.9.5.1.0. Studentenlijst (Collectief advies)... 206 2.9.5.1.1. Brief studenten (Collectief advies)... 206 2.9.5.1.2. Aantal studenten per advies (Collectief advies)... 207 2.9.6. Begeleider... 208 2.9.6.0. Totaaloverzicht notities... 208 2.9.6.1. Overzicht kerngegevens notities... 210 2.9.6.2. Overzicht aantal punten per blok (ingeschreven)... 210 2.9.6.3. Overzicht inschrijvingen en nevenactiviteiten... 212 2.9.7. Stages... 214 2.9.7.0. Stage begeleiding... 215 2.9.7.1. Stage studentenlijst... 215 7
2.9.7.2. Brief studenten... 216 2.9.7.3. Stagecontract... 217 2.9.8. Facturering contractonderwijs... 218 2.9.8.0. Facturen contractonderwijs... 218 2.9.8.1. Credit-facturen afdrukken... 219 2.9.8.2. Signaallijst niet-gefactureerd contractonderwijs... 220 Hoofdstuk 3 CSA... 221 3.9.0 Studentenlijsten... 221 3.9.0.0. Adreslijst... 221 3.9.0.1. Namenlijst... 222 3.9.1 Brieven/etiketten... 224 3.9.1.0 Brief studenten... 224 3.9.1.1. Bestand studenten... 225 3.9.1.2. Etiketten studenten... 226 3.9.1.3. Exporteren gegevens student... 228 3.9.2. Inschrijf-/herinschrijfformulier... 230 3.9.2.0. Inschrijfformulier... 230 3.9.2.1. Herinschrijfformulier... 231 3.9.3. Collegekaarten/bewijs van inschrijving... 232 3.9.3.0. Collegekaarten... 232 3.9.3.1. Bewijs van inschrijving... 233 3.9.4. Herinnering... 235 3.9.4.0. Herinnering vooraanmelders... 235 3.9.4.1. Herinnering incasso... 235 3.9.5. Controle (her)inschrijven en financiën... 236 3.9.5.0. Controlerapport herinschrijven... 236 3.9.5.1. Financiële mutaties collegegeld... 237 3.9.6. Signaallijst... 238 3.9.6.0. Signaallijst SM118... 238 8
3.9.6.1. Signaallijst verblijfsdocument... 239 3.9.6.2. Signaallijst grensgebied... 240 3.9.6.3. Signaallijst niet-eer studenten zonder studiefinanciering... 241 3.9.7. Aantallen... 242 3.9.7.0. Aantallen inschrijvingen... 242 3.9.7.1. Kengetallen CBS/VSNU... 243 3.9.8. Bekostiging... 243 3.9.8.0. Verschillen CRI-foto OSIRIS/DUO... 243 3.9.8.1. Verschillen bekostigingsfoto OSIRIS/DUO-Z... 245 3.9.8.2. Verschillen foto OSIRIS/Studielink... 247 Hoofdstuk 4 IO... 250 4.9.0. Uitgaand... 250 4.9.0.0. Buitenlandverblijf-overzicht... 250 4.9.0.1. Buitenlandverblijf-dossier... 250 4.9.1. Inkomend... 251 4.9.1.0. Aanvragen inkomende studenten... 251 4.9.1.1. Dossier inkomende studenten... 252 Hoofdstuk 5 Taaktoedeling... 254 5.9.0. Totaaloverzicht aanstelling docent... 254 5.9.1. Niet toegekende onderwijstaken... 254 Hoofdstuk 6 Manager... 256 6.0.0. Toetsrendement... 256 6.1.0. Verrekening bijvakonderwijs... 257 6.2.1. Overzicht accreditatie per CROHO... 258 6.2.2. Overzicht accreditatie per opleiding... 261 6.2.3. Overzicht jaarverslag per CROHO... 261 6.2.4. Overzicht jaarverslag per opleiding... 263 6.3.1. Overzicht toeleverende scholen... 263 Hoofdstuk 8 Beheer... 265 9
8.9.0. Medewerkers en profielen... 265 8.9.1. Profielen... 266 Bijlage 1: Overzicht van de belangrijkste profielen die in OSIRIS zijn aangemaakt... 268 Bijlage 2: Alle overzichten uit OSIRIS met de profielen waarin ze zijn opgenomen.... 269 Bijlage 3: Een overzicht van de veranderingen in de profielen... 273 Bijlage 4: Een inventarisatie van de standaardselecties... 275 10
Hoofdstuk 0: Inleiding 0.1 Mogelijkheden om overzichten uit OSIRIS te krijgen 0.1.1 OSIRIS Backoffice In OSIRIS zijn diverse overzichten opgenomen. Die zijn in ieder menu terug te vinden onder submenu 9: 1.9 Studievolg-onderwijs: Dit betreft overzichten met betrekking tot de organisatie van het onderwijsprogramma. Hierbij kan gedacht worden aan overzichten van : cursussen, examenprogramma s, minors, etc. 2.9 Studievolg-studenten: Dit betreft overzichten die gaan over het volgen van de studenten in OSIRIS. Hierbij kan gedacht worden aan: namenlijsten, dossieroverzichten, etc. 3.9 CSA: Dit betreft overzichten die betrekking hebben op de inschrijving en het inschrijfproces. Voorbeelden van rapportages zijn: tellingen. Aantal studenten per opleiding, nieuwe vooraanmelders, etc. 4.9 IO: 5.9 Taaktoedeling: Vooralsnog wordt menu 5 binnen de UT niet gebruikt. 8.9 Beheer: Dit betreft overzichten van profielen en medewerkers, alleen te gebruiken door IMFAB Bij menu 6 (Manager) en 7 (Referentietabellen, alleen te gebruiken door IMFAB) behoren geen overzichten. De diverse overzichten zullen in de volgende hoofstukken worden besproken. Daarnaast worden de volgende manieren (kort) behandeld om gegevens uit OSIRIS te halen: Via de knop Exporteren gegevens student kunnen zowel studentgegevens als opleidingsgegevens van de geselecteerde studenten worden geëxporteerd. De gebruiker kan aangeven welke gegevens hij wil zien van de studenten en in welk formaat hij de output wil hebben (Excel of ASCII). Via de knop De gegevens naar Excel kopiëren kan vanuit diverse schermen een export worden gedaan naar Excel. Uitvoer naar Excel kan voor vrijwel alle geselecteerde gegevensets worden gebruikt, bijvoorbeeld cursussen, examenprogramma s, studentgegevens. Het verschil met exporteren gegevens student is dat de velden die worden meegenomen vast liggen en dat het uitvoerformaat vast staat ( Excel). Uiteraard kan de gebruiker kolommen weggooien, een andere naam geven, verplaatsen, etc. Voor Business Objects is een OSIRIS Universe beschikbaar. In deze Universe kunnen er maatwerkrapportages worden gemaakt. In de Universe staan ook al een aantal standaardrapportages. Op beide mogelijkheden wordt nader ingegaan. 0.1.2 OSIRIS Docent 11
In OSIRIS Docent zijn de overzichten te vinden onder het tabblad [Overzichten]. Deze overzichten hebben geen nummer zoals in de backoffice, maar hebben alleen een naam (dezelfde als in de Backoffice). De laatst gebruikte overzichten worden als eerste getoond, de rest staat op alfabetische volgorde. Je kunt zoeken op (een gedeelte van de) naam. 0.2 Overzichten in OSIRIS, algemeen Het produceren van een overzicht verloopt voor de meeste overzichten op dezelfde manier. Deze algemene werkwijze wordt in dit hoofdstuk beschreven. Wanneer je een overzicht produceert wordt ten eerste een selectiefilter geopend. Een voorbeeld hiervan is weergegeven in Figuur 1. Figuur 1: Voorbeeld selectiefilter Het selectiefilter bestaat doorgaans uit meerdere tabbladen (in dit geval: Personalia, Groep, Vooropleiding, Opleiding, Inschrijfhistorie, Examen, Cursus). De te gebruiken selectievelden zijn hierin verdeeld over de verschillende onderwerpen. Soms zijn er binnen een tabblad meer selectievelden dan in een keer op het scherm passen. Er kan dan met het pijltje omhoog en het pijltje omlaag in de balk aan de rechterkant van het selectiefilter gescrold worden. Bij de verschillende selectievelden kunnen diverse waarden worden ingevuld. Bij een aantal overzichten moeten minimaal bepaalde selectievelden ingevuld zijn om het overzicht te kunnen genereren. Sommige selectievelden kunnen gevuld worden vanuit een lijst met bestaande 12
waarden. Klik op de knop Lijst om de lijst te openen en de juiste waarde te zoeken. Sommige selectievelden worden bij het openen van het overzicht al met een standaard waarde gevuld (hier bv. Adrestype = ST). Nadat de juiste waarde is ingevuld kan nog worden ingesteld hoe OSIRIS gegevens met de betreffende waarde moet selecteren. Dit kan door de vergelijkingsoperator in de middelste kolom van het selectiefilter aan te passen, zie Figuur 22. Figuur 2: Vergelijkingsoperatoren Afhankelijk van de ingestelde vergelijkingsoperator neemt OSIRIS gegevens in het rapport op die al of niet overeenkomen met de ingevoerde waarde. De mogelijkheden zijn: Operator Betekenis = Gelijk. Osiris zoekt gegevens die de gelijke waarde bevatten <> Ongelijk. Osiris zoekt gegevens die allesbehalve dezelfde waarde bevatten > Groter. Osiris zoekt gegevens die een waarde groter dan de ingevoerde waarde bevatten >= Groter of gelijk. Osiris zoekt gegevens die een waarde gelijk aan of groter dan de ingevoerde waarde bevatten < Kleiner. Osiris zoekt gegevens die een waarde kleiner dan de ingevoerde waarde bevatten. <= Kleiner of gelijk. Osiris zoekt gegevens die een waarde gelijk aan of kleiner dan de ingevoerde waarde bevatten van; t/m niet in van; t/m klinkt als Hiermee kun je bv. een periode aangeven waarop je wilt selecteren De omgekeerde operator van van;t/m Osiris zoekt gegevens die een waarde bevatten die lijkt op de ingevoerde waarde niet in 13
Bij verschillende selectievelden kunnen al verschillende operatoren zijn vooringesteld. In veel gevallen zal de standaard ingestelde operator voldoen. Nadat alle gewenste selectievelden zijn ingevuld kan in dit scherm bij veel overzichten ook het uitvoerformaat worden aangepast. Links onderaan het scherm kan het uitvoerformaat worden gekozen, zie Figuur 33. Figuur 3: Keuze uitvoerformaat Doorgaans is PDF de beste keuze als het overzicht niet verder bewerkt mag worden en is RTF de beste keuze als het overzicht wel verder bewerkt dient te worden. Nadat de selectievelden zijn ingevuld en het uitvoerformaat is gekozen kan geklikt worden op de knop Volgende. Bij de meeste rapporten opent dan het scherm met de kop- en voetteksten, zie Figuur 4. Deze stap kan ook worden overgeslagen. Er kan dan direct op Uitvoeren worden geklikt (of F8) 14
Figuur 4: Kop- en voetteksten De meeste overzichten kennen een koptekst met daarin de naam van de instelling en de naam van de faculteit en een voettekst met daarin de datum en het aantal bladzijden. Soms kan het wenselijk zijn hier een eigen kop- of voettekst aan toe te voegen. Deze kan in dit scherm worden toegevoegd. Door vervolgens op de knop Volgende te klikken wordt bij de meeste overzichten vervolgens het scherm met de samenvatting geopend, zie Figuur 5. Figuur 5: Samenvatting selectiefilters In dit scherm worden alle selectievelden die eerder zijn ingevuld nogmaals onder elkaar weergegeven, zodat je kunt controleren of je alles goed hebt ingesteld. Indien alles in orde is kan door het klikken op de knop Uitvoeren (of F8) nu het overzicht worden gegenereerd. Op het voorblad van het overzicht worden de gekozen selecties vervolgens ook weergegeven (mits Voorblad? is aangevinkt. 0.3 Snel een overzicht zoeken in deze handleiding De snelste manier om naar een overzicht te gaan is om deze op te zoeken in de inhoudsopgave. m.b.v. CRTL + muisklik op dat overzicht ga je daar in een keer naar toe. 0.4 Navigeren in de overzichten in OSIRIS Je kunt in OSIRIS op de volgende manieren naar de overzichten (en andere menu s) gaan: 15
1. Je kunt met de muis de menu s aanklikken. Door b.v. achtereenvolgens 2, 9, 2, 6 en 1 aan te klikken kom je bij het Studievoortgangsoverzicht (SVO) 2. In het hoofdscherm kun je rechtsonder in het vakje achter de tekst of naar menu het nummer in typen, bv. 29261 3. Via favorieten. Als je een menu geselecteerd heb dat je aan je favorieten wilt toevoegen, dan kun je dat via menu 0 Favorieten (in de balk bovenin) toevoegen aan je favorieten. Als je een favoriet wilt selecteren, vul je de bijbehorende code (letter of cijfer) in in het hoofdmenu in het vakje achter de tekst Ga naar favoriet. Daarnaast kun je vanuit ieder menu een favoriet selecteren door hem te kiezen uit de lijst in menu 0 Favorieten. Stel je slaat overzicht 29261 op onder favoriet S, dan kun je daarna door in het vakje Ga naar favoriet de S in te typen, in één keer naar het SVO gaan. 4. Door op de ALT-toets te drukken en daarna de cijfers, openen de menu s zich en kom je vanzelf bij het gevraagde menu, bv. ALT 2,9,2,6,1. Na het 1 e cijfer kan je de ALT-toets loslaten. 16
0.5 Beschrijving van de aanwezige overzichten in OSIRIS In de volgende hoofdstukken worden alle overzichten beschreven die in OSIRIS zitten. De paragraafnummers komen overeen met de menunummers. Per overzicht worden de volgende onderdelen besproken: 1. Korte beschrijving van het overzicht Hier staat een korte beschrijving weergegeven van wat het overzicht precies toont. In de meeste gevallen is dit de helptekst uit OSIRIS, met een paar kleine aanpassingen. : Welke tabbladen zijn aanwezig in het selectiefilter? zijn er aanwezig? Hoeveel selectiecriteria zijn er aanwezig. Op hetzelfde tabblad zijn niet altijd dezelfde filters aanwezig. Een opsomming van de ingevulde velden in de standaardselectie plus een opsomming van de velden die niet ingevuld zijn maar wel verplicht ingevuld moeten worden. d. Andere aangemaakte selecties voor dit menu Voor een aantal overzichten zijn naast de standaardselectie meerdere selectieschermen aanwezig. Die worden onder dit kopje (kort) besproken. Er wordt een schermafdruk van het overzicht getoond plus een kleine toelichting. 4. Waar kun je dit overzicht voor gebruiken Hier worden de meest gebruikte toepassingen van dit overzicht vermeld. a. Is het overzicht relevant? Het algehele oordeel of een overzicht relevant is of niet. Mogelijke antwoorden op deze vraag zijn: I. Ja II. III. Nee Nog niet (bijvoorbeeld voor overzichten betreffende het BSA) Als doelgroepen zijn geformuleerd: I. BOZ Algemeen Hiermee wordt bedoeld dat het overzicht voor die BOZ-medewerkers relevant is (of zou kunnen zijn) die niet tot een van de doelgroepen II, III of IV behoren. 17
II. III. IV. Key-user Roosteraar Medewerker tentamenbureau V. CSA VI. VII. VIII. IX. AO/IO StudentServices Docent Studiebegeleider X. Onderwijscoördinator XI. XII. XIII. Opleidingsmanagement Stage- en afstudeerbegeleiders Student Daarnaast is ook van belang in welke profielen deze overzichten zijn opgenomen. Het overzicht van de profielen en de overzichten die daar aan gekoppeld zijn is opgenomen in bijlage 2. In bijlage 3 kun je bovendien zien wat er in juni 2012 gewijzigd is in de profielen. Profielen en doelgroepen lopen een beetje door elkaar heen. Zo heeft zowel de medewerker van een tentamenbureau als de roosteraar het profiel BOZ. Een keyuser heeft zowel het profiel BOZ als het profiel BOZ Key-user. De volgende hoofdmenu s bevatten overzichten: 1. Studievolg-onderwijs 2. Studievolg-studenten 3. CSA 4. IO 5. Taakbedeling 8. Beheer Alle overzichten worden in de volgende hoofdstukken beschreven. 18
0.6 Gebruikte notaties Het paragraafnummer is gelijk aan het menunummer in OSIRIS. [Student] betekent tabblad Student {Studentnummer} betekent selectiefilter Studentnummer 19
0.7 Selecties in OSIRIS Zoals in paragraaf 0.2 al gemeld kun je in OSIRIS gebruik maken van selecties. Standaard ingevuld is de Standaard Selectie. Daarin zijn al een aantal selectiefilters ingevuld (door IMFAB). Daarnaast is door PSB (de fabrikant van OSIRIS) ook een aantal velden gevuld. Uiteraard kun je de standaardselectie oproepen en wijzigen. Je kunt hem alleen niet bewaren als zijnde de standaardselectie. In de standaard selecties die betrekking hebben op studenten hebben we, als dat zin had, het filter {Student actief?} op Ja gezet, behalve onder de UT. Dat betekent dat je alleen zoekt naar actieve studenten en dat is wat je in 95% van de gevallen doet. Als dit filter niet aanwezig is, zijn de volgende filters gevuld: {Collegejaar} = <huidig collegejaar> {Actiefcode opleiding CSA} = 4 {Ingangsdatum} <= <huidige datum> {Afloopdatum} >= <huidige datum> Als er meerdere selecties aangemaakt zijn voor een overzicht, dan zie je rechtsboven, achter de vermelding Standaard selectie de bekende button met puntjes die aangeeft dat er een lijst achter zit, zie voorbeeld hieronder: 20
Als je deze button aanklikt, zie je uit welke selecties je kunt kiezen: Selecteer de selectie die je zoekt, vul eventueel nog wat extra filters in en voer het overzicht uit. We hebben voor de selectie een codering bedacht. Deze wordt ook in de omschrijving opgenomen, omdat alleen die in de frontoffice (OSIRIS Docent) zichtbaar is. ALG betekent algemeen: deze selectie is voor iedereen nuttig BOZ: deze selectie is uitsluitend voor BOZ zinvol SA: deze selectie is vooral voor studieadviseurs van belang 21
1.9.0. Cursusaanbod 1.9.0.0. Kerngegevens 1. Korte beschrijving van het overzicht Van de geselecteerde cursussen wordt per cursus een 10-tal velden getoond, gesorteerd op cursuscode per opleiding. [Cursus] [Groep] [Examenprogramma] Er zijn in totaal 21 selectiecriteria {Toon alleen eigen cursussen} = Ja (niet onder UT) {Collegejaar} = <komend collegejaar> We zouden na 1 september dit selectiefilter kunnen wijzigen in <huidig collegejaar> d. Andere aangemaakte selecties voor dit menu Er zijn geen andere selecties gemaakt voor dit menu. De output ziet er als volgt uit: 22
Bij Coördinerend onderdeel is op de UT de penvoerende opleiding ingevuld. De cursussen zijn geselecteerd op Coördinerend onderdeel. De Status is de status van de cursus kan zijn: o o o C: Concept G: Geconsolideerd D: Vastgesteld (definitief) De kolom Categorie is leeg omdat we op de UT (nog) nog geen gebruiken maken van dit item. De lijst met waarden is dan ook leeg. Punten zijn de EC s die je voor de cursus kunt halen. Weergegeven worden: Minimum punten en Maximum punten. Volgens afspraak zijn die bij de UT aan elkaar gelijk. De kolom Timeslot is leeg omdat we daar op de UT nog geen gebruik van maken. Je kunt dit overzicht bv. gebruiken om: 1. te kijken of alle cursussen in een bepaald examenprogramma de status D hebben 2. te kijken welke cursussen van bv. een bepaald coördinerend onderdeel nog niet de status D hebben (selectiecriterium Status <> D ) 3. het coördinerend onderdeel, examendoel en blok van een reeks cursussen te controleren 4. te kijken welke vakken vervallen zijn of gaan vervallen (selectiecriterium Laatste collegejaar invullen) 23
Ja Keyuser, Roosteraar 1.9.0.1. Totaaloverzicht 1. Korte beschrijving van het overzicht Van de geselecteerde cursussen wordt een totaaloverzicht getoond, met alle in menu 100 ingevulde velden. Dit overzicht is dus een uitgebreide versie van overzicht 1900. [Cursus] [Groep] [Examenprogramma] Er zijn in totaal 21 selectiecriteria (dezelfde als bij overzicht 1900) {Toon alleen eigen cursussen} = Ja (niet onder UT) {Collegejaar} = <komend collegejaar> We zouden na 1 september dit selectiefilter kunnen wijzigen in <huidig collegejaar> Er zijn geen andere selecties gemaakt voor dit overzicht. De output ziet er als volgt uit: 24
Je kunt dit overzicht bv. gebruiken om als eindcontrole naar de docent te sturen. Verder zul je dit overzicht - gezien de enorme hoeveelheid output - niet zo vaak gebruiken. 25
Ja BOZ Algemeen 1.9.0.2. Studiegids 1. Korte beschrijving van het overzicht Dit overzicht genereert een studiegids in Word van het cursusaanbod met daarin per cursus een aantal belangrijke gegevens. Qua aantal getoonde velden zit dit overzicht in tussen overzicht 1900 (Kerngegevens) en 1901 (Totaaloverzicht) in. [Cursus] [Groep] [Examenprogramma] [Sorteervolgorde]: Er kan gekozen worden tussen 26 o Cursuscode o Lange naam o Coördinerend onderdeel Er zijn in totaal 19 selectiecriteria: op Categorie en Zichtbaar in OSIRIS-Student? na dezelfde als in overzicht 1900 en 1901. {Toon alleen eigen cursussen} = Ja (niet onder UT) {Collegejaar} = <komend collegejaar> We zouden na 1 september dit selectiefilter kunnen wijzigen in <huidig collegejaar> Er zijn geen andere selecties gemaakt voor dit overzicht.
Als je meerdere cursussen geselecteerd heb, krijg je eerst een tussenscherm (zie hieronder), waarin je cursussen nog kunt uitsluiten of de printvolgorde kunt wijzigen. Default is op alfabetische volgorde van de Lange naam, maar je kunt ook kiezen voor bv. volgorde cursuscode. Het overzicht ziet er als volgt uit: 27
Je gebruikt dit overzicht voor het vervaardigen van een studiegids. Het overzicht is bedoeld voor het opvragen van cursusinfo, maar helaas ontbreken een paar voor de UT belangrijke items. Ja BOZ Algemeen 1.9.0.3. Vergelijking cursusaanbod 1. Korte beschrijving van het overzicht Met behulp van overzicht kan een vergelijking van het cursusaanbod in twee collegejaren worden gemaakt. Default gaat het dan om het huidige en het komende collegejaar. Gekeken wordt naar: 1. Verschil m.b.t. basisgegevens van de cursus 2. Verschil m.b.t. de werkvormen 3. Verschil m.b.t. de toetsen 4. Verschil m.b.t. de blokken 5. Verschil m.b.t. de verzorging 6. Verschil m.b.t. de docenten 7. Verschil m.b.t. de inhoud 8. Verschil m.b.t. materialen en kosten 28
9. Verschil m.b.t. de ingangseisen 10. Verschil m.b.t. de faciliteiten [Cursus] Er zijn in totaal 12 selectiecriteria {Collegejaar 1} = <huidig collegejaar> {Collegejaar 2} = <komend collegejaar> {Verschillen afdrukken?} = Nee Er zijn geen andere selecties gemaakt voor dit overzicht. Als je in het selectiescherm bij Verschillen afdrukken? Ja invult, krijg je het volgende overzicht: We zien zo 123 geen toepassingsmogelijkheid voor dit overzicht. Eventueel om een overzicht te maken van cursussen waar iets in is gewijzigd of om te kijken of je iets vergeten bent (bv. EWI- NACM bij Verzorgend onderdeel). 29
Nee - 1.9.0.4. Cursussen niet in actuele programma s Met behulp van deze functionaliteit kan een overzicht worden gegenereerd waarin alle cursussen worden afgedrukt die niet in actuele examenprogramma s zijn opgenomen. De cursus moet definitief zijn, niet zijn opgenomen in een onderwijsprogramma (verplicht of verplichte keuze) van een examen- of specialisatieprogramma, niet zijn opgenomen in een algemene vervangingsregeling, niet zijn opgenomen in een individuele vervangingsregeling voor het examenprogramma. Examenprogramma's, waarvoor studenten zijn ingeschreven die het examen nog niet hebben gehaald (examendatum is leeg): Voor deze studenten moet voor de opleiding ook een inschrijfregel bestaan voor het huidige en/of volgende collegejaar met actiefcode 4. [Cursus] [Examenprogramma] Er zijn in totaal 12 selectiecriteria {Toon alleen eigen cursussen?} = Ja Er zijn geen andere selecties gemaakt voor dit overzicht. Het overzicht ziet er als volgt uit: 30
De cursussen worden gesorteerd op Coördinerend onderdeel en daarna op cursuscode. Dit overzicht is goed te gebruiken om bv. één keer per jaar te kijken of er misschien cursussen ten onrechte zijn aangemaakt. er misschien ergens een cursus ten onrechte niet aan een examenprogramma is toegevoegd er andere vreemde gevallen zijn, etc. Ja BOZ keyuser 1.9.0.5. Cursussen per docent Dit overzicht toont per docent de cursussen waar de medewerker als docent aan gekoppeld is, gesorteerd op cursusnaam. Het overzicht toont default alle cursussen van de medewerker, onafhankelijk van de status. 31 [Docent] [Cursus]
[Examenprogramma] Er zijn in totaal 23 selectiecriteria {Collegejaar} is verplicht veld Er zijn geen andere selecties gemaakt voor dit overzicht. Het overzicht ziet er als volgt uit: Ingevulde selectiecriteria: {Medewerker} =Aarts op [Docent] en {Collegejaar} = 2010 op [Cursus]. Helaas ontbreekt de werkvorm op dit overzicht. Je kunt dit overzicht gebruiken voor het bekijken van De onderwijsbelasting van een docent Dubbele verroostering. Jammer is dan wel dat de werkvormen ontbreken op dit overzicht. 32
Ja Roosteraar, opleidingsmanagement 1.9.1. Rooster 1.9.1.0. Roosteraanvraag per cursus Het overzicht toont de roosteraanvragen (van werkvormen en toetsen) per cursus, gegroepeerd per collegejaar. Alleen cursussen waarvoor roosteraanvragen zijn ingevuld maar die nog niet zijn geboekt worden geselecteerd. [Cursus] [Werkvorm/toets] [Rooster] Er zijn in totaal 28 selectiecriteria {Toon alleen eigen cursussen?} = Ja {Werkvorm rooster afdrukken?} = Ja {Toets rooster afdrukken?} = Ja Er zijn geen andere selecties gemaakt voor dit overzicht. De output is leeg, omdat wij de roostermodule niet gebruiken. Nergens voor, want de roostermodule wordt nog niet gebruikt op de UT. 33