Trainingsmateriaal Osiris 6. Opleidingsadministratie. Utwente, [Publish Date] Versie: 0.1, Statusdocument: Concept, Auteur: Laurens Smit

Transcriptie

1 Trainingsmateriaal Osiris 6. Opleidingsadministratie Utwente, [Publish Date] Versie: 0.1, Statusdocument: Concept, Auteur: Laurens Smit

2 Revisie Datum Versie Status Omschrijving Auteur Reviews Datum Versie Problemen Reviewers Referenties Referenties Auteur Versie Datum ii

3 iii

4 Inhoudsopgave Inhoudsopgave iv 1. Algemene handeling Osiris Menu structuur Favorieten indelen Selectie filters maken en Opslaan Studentgegevens (Voorheen Menu 200 en 300) Cursusinformatie (Voorheen Menu 100) Docent toevoegen aan cursus Knoppen en functies Studentgroepen Wijzig eigenaar Examenprogramma Studenten groepsgewijs koppelen aan een examenprogramma Naslag: Studenten groepsgewijs ontkoppelen van een examenprogramma Student individueel (ont)koppelen aan een examenprogramma Specialisatie toekennen aan student Individuele vervangingsregeling Individuele vervangingsregeling op cursus niveau Minor vastleggen Student inschrijven voor Minor, goedkeuren profileringsruimte Handmatig inschrijven op een minor Minor wijzigen bij student Studenten inschrijven op Cursussen en Toetsen Studenten groepsgewijs inschrijven op cursussen en/of toetsen Studenten individueel inschrijven op cursus en/of toetsen Begeleider toekennen aan studenten Groepsgewijs een begeleider toekennen Individueel een begeleider toekennen Controleren of alle studenten een begeleider hebben toegekend Resultaat verwerking 42 iv

5 7.1 Individueel resultaten invoeren Groepsgewijs resultaten invoeren Resultaten vaststellen Groepsgewijs resultaten verwijderen/wijzigen Resultaten verwijderen Individueel Naslag: resultaten verplaatsen Vrijstellingen en C5 s invoeren Bijvakken elders invoeren BSA module Berekenen advies [niet voor BOZ, alleen tijdens training] Vaststellen advies Wijzigen advies Versturen mededeling Rapporten & overzichten Rapporten en overzichten per student Diploma supplement via rapporten. 64 v

6 CASE FORMULIER SCHEUR DIT FORMULIER LOS EN GEBRUIK DIT TIJDENS DE TRAINING FACULTEIT OPLEIDING VAN BOVENSTAANDE FACULTEIT STUDENTNUMMERS DIE ZIJN INGESCHREVEN OP BOVENSTAANDE OPLEIDING STUDENTENGROEP BESTAANDE UIT BOVENSTAANDE STUDENTNUMMERS EXAMENPROGRAMMA VAN DE OPLEIDING CURSUSCODE CURSUSSEN UIT BOVENSTAANDE EXAMENPROGRAMMA MINOR BESCHIKBAAR VOOR DE EERDER GENOTEERDE OPLEIDING MINORPROGRAMMA SPECIALISATIE BESCHIKBAAR VOOR DE EERDER GENOTEERDE OPLEIDING SPECIALISATIEPROGRAMMA 1

7 1. Algemene handeling Osiris Menu structuur. De bovenste groene balk blijft altijd beschikbaar voor de gebruiker ongeacht in welk onderdeel van OSIRIS je ook zit. Via deze balk kun je nieuwe schermen starten en/of specifieke informatie opzoeken. Items uit de menubalk worden uitgeklapt door er met de muis op te klikken. Het selecteren van een menu item gebeurt wel met een muisklik. Naast het tabblad Home kunnen er vier tabbladen tegelijkertijd geopend zijn. Door op je eigen naam in de navigatiebalk te klikken geeft de mogelijkheid om een aantal persoonlijke voorkeuren in te stellen. 2

8 1.2 Favorieten indelen Doel: Scherm Student Personalia wordt toegevoegd als favoriet. 1) Te verrichten handelingen: Klik op het Sterretje naast Opslaan om het huidige scherm toe te voegen aan de favorieten. Schermen die als favoriet zijn toegevoegd hebben een Groene ster. 2) Te verrichten handelingen: Kies een sneltoets om de favoriet snel aan te roepen 3) Te verrichten handelingen: Klik je favorieten open Kies favoriet Student Personalia OF VIA [ALT + SNELTOETS] Het resultaat is dat het scherm - Student Zoek wordt getoond, Merk op dat altijd het Student Zoek scherm getoond wordt, en alleen van daaruit naar de gegevens van de student kan worden gegaan. Dit geldt ook voor alle andere detail schermen dat eerst het Zoek scherm getoond wordt. 3

9 1.3 Selectie filters maken en Opslaan Doel: Een standaard selectie filter maken, extra filters toevoegen, de selectie opslaan en aanroepen. 1) Te verrichten handelingen: Voer een aantal criteria in die in de toekomst vaker aan geroepen dienen te worden. 2) Te verrichten handelingen: Indien niet alle filters beschikbaar zijn kan er via de knop Uitgebreid zoeken extra criteria mee worden gegeven aan de zoekopdracht. Klik Uitgebreid zoeken vul een aantal velden zoals, Beperk cursussen tot, Status. Klik Zoeken 4

10 3) Te verrichten handelingen: Via de knop Beheer en de actie Voeg een filter toe kunnen er extra filters worden toegevoegd aan het zoekvenster. Klik Beheer en vervolgens Voeg een filter toe. 4) Te verrichten handelingen: Het scherm Voeg een filter toe zal nu openen. Kies hier bijvoorbeeld de filter Aanvangsblok uit de groep Cursus Blok 5

11 5) Te verrichten handelingen: Nu de benodigde filters zijn toegevoegd kan de selectie worden opgeslagen inclusief criteria. Klik bij Beheer op de actie Opslaan als. NOTE: de optie verwijder selectie is pas zichtbaar wanneer er reeds selecties zijn toegevoegd. 6) Te verrichten handelingen: [AANPASSEN, DUBBEL] Via de knop Beheer en de actie Opslaan kan de selectie op geslagen worden. Geef een naam op voor de standaard selectie. Klik Opslaan. 6

12 7) Te verrichten handelingen: De selectie kan ook worden ingesteld als standaard selectie die voortaan als eerste wordt getoond wanneer betreffende zoekvenster geopend wordt Klik op Beheer en de actie Maak standaard. 8) Te verrichten handelingen: De selectie is nu toegankelijk via de dropdown lijst bovenaan in het scherm Zoeken. Selecteer de standaard selectie en voer deze uit. 7

13 1.4 Studentgegevens (Voorheen Menu 200 en 300) Alle gegevens van de student zijn aan te roepen via Student > Student > Studentgegevens. Voorheen was dit verspreid over scherm 200 studievolg studenten en scherm 300 CSA studentgegevens. Verderop in dit document worden de belangrijkste menu items van student belicht. Bladeren door de gegevens van het desbetreffende overzicht kan via de blader knop. 1.5 Cursusinformatie (Voorheen Menu 100) Via het menu Onderwijs > Cursus > Aanbod kunnen alle cursussen ingezien worden. Voorheen was dit in Osiris 5 op te roepen via menu 100. In dit document wordt verder niet ingegaan op de inhoud van dit scherm. 8

14 1.6 Docent toevoegen aan cursus 1) Te verrichten handelingen: Navigeer vanuit het vorige scherm naar menu item: Docenten. Klik het enkele groene plusje of het dubbele groene plusje 2) Te verrichten handelingen: Er verschijnt een invoerregel. Zoek de docent via de selectiefilter of vul de eerste letters van de docent in, osiris zal dit aanvullen. Rol is automatisch op Docent gezet. Sla de wijzigingen op via de knop Opslaan. 9

15 1.7 Knoppen en functies In het onderstaande scherm staan de functies en knoppen toegelicht. Door een t, v of n in te voeren in een datumveld wordt de dag van vandaag door het systeem ingevuld. Gebruik -1 voor de dag van gisteren et cetera. Voor de uitleg van knoppen die over het algemeen bij alle tabellen te vinden zijn zie onderstaande afbeelding in de callouts. Via het menu-item bekijken kunnen alle regels worden geselecteerd, het aantal rijen kan getoond worden en extra kolommen getoond worden. Rij Verwijderen Verversen gegevens Datumveld Autosuggestie veld Rij toevoegen Zoekfilters specificeren Groepsgewijs wijzigen Exporteren naar Excel 10

16 2. Studentgroepen Doel: Studentengroep aanmaken (gebruik de twee of meer studenten uit hoofdstuk 2). 1) Te verrichten handelingen: Navigeer naar: Student > Student > Studentgroepen. Het scherm Studentgroep Zoek verschijnt. 2) Te verrichten handelingen: Om bestaande groepen weer te geven klik eerst op zoeken. Klik op het groene plusje voeg een rij toe.om een nieuwe groep toe te voegen. 11

17 3) Te verrichten handelingen: Vul het scherm in met de benodigde gegevens, velden met * zijn verplicht. o Het veld Groep mag niet meer dan 16 karakters beslaan. Klik vervolgens op de knop Opslaan alvorens de studenten toe te voegen aan de groep. 4) Te verrichten handelingen: Klik op de knop groepsgewijs toevoegen (dubbele groene plus). Het scherm voeg een groep studenten toe verschijnt. o Voeg bijvoorbeeld de studenten toe uit de casus, gebruik ; als scheidingsteken. Via uitgebreid zoeken kan er ook andere criteria worden meegegeven zoals: o Studenten van opleiding X via Menu Student Opleiding, o Studenten van cursus Y via Menu Student Cursus. 12

18 5) Te verrichten handelingen: Alle studenten die voldoen aan de opgegeven criteria verschijnen in het rechter gedeelte van het scherm. Alle studenten zijn default geselecteerd (de rijen zijn groen). Indien dit niet het geval is, selecteer alle studenten via Bekijken > selecteer alle rijen (of de bovenste rij selecteren, vervolgens met Shift ingedrukt de onderste rij selecteren). Klik op de knop Voeg toe. 6) Te verrichten handelingen: De groep studenten kan nu worden opgeslagen, of worden bewerkt, voeg eventueel meer studenten toe aan de groep (herhaal stap 4 en 5). Of verwijder studenten uit de groep door de te verwijderen studenten te selecteren (houd ctrl vast om meerdere studenten te selecteren) en op verwijder rij te klikken Optioneel: Pas de groep eventueel aan. Sla de groep studenten op via de knop opslaan. Groepsgewijs toevoegen Rij Verwijderen 13

19 2.1 Wijzig eigenaar 1) Te verrichten handelingen: Deze stap begint bij scherm 6 van het vorige hoofdstuk. Doel: De eigenaar van de groep heeft de autorisatie om de samenhang van de groep te wijzigen, door van eigenaar te veranderen kan de nieuwe eigenaar de samenstelling van de groep wijzigen. Niet eigenaren van groepen kunnen alleen de groepen gebruiken. Kies via Acties de optie Wijzig eigenaar. 2) Te verrichten handelingen: Vul in het zoekscherm de nieuwe eigenaar in, gebruik eventueel het % teken. Klik vervolgens op de knop Opslaan om de groep te wijzigen van eigenaar. 14

20 3. Examenprogramma Om een examenprogramma te koppelen aan een student dient deze te zijn ingeschreven voor een opleiding waar het examenprogramma deel uit maakt. 3.1 Studenten groepsgewijs koppelen aan een examenprogramma Doel: Aan het begin van het collegejaar worden studenten gekoppeld aan een examenprogramma normaliter gaat dit middels een selectie, om bekend te worden met de werkwijzen van Osiris 6 wordt hier dezelfde groep studenten gebruikt als in het vorige hoofdstuk, Studentengroepen. 1) Te verrichten handelingen: Navigeer naar: Student > Examens en diploma > Registreer examenprogramma s. Het scherm Student - Registreer examenprogramma s verschijnt. 2) Te verrichten handelingen: Gebruik de studentengroep die is aangemaakt in het vorige hoofdstuk: Studentengroepen. Klik in het venster Zoeken op de selectiefilter bij Student Groep en zoek hier de eerder aangemaakte studentengroep. Vul bij Student Opleidin de opleiding in waarvoor een examenprogramma gekoppeld moet worden. Klik op Zoeken om de studenten op te halen. 15

21 3) Te verrichten handelingen: Nu de juiste groep studenten geselecteerd is kunnen de studenten gekoppeld worden aan een examenprogramma Klik op bekijken, selecteer alle rijen. Klik vervolgens op Actie: Registreer examenprogramma s. o Zoek het examenprogramma via de selectiefilter. o Vul de aanvangsdatum in. 4) Resultaat De geselecteerde studenten zijn gekoppeld aan het examenprogramma. 16

22 3.2 Naslag: Studenten groepsgewijs ontkoppelen van een examenprogramma Doel: Wanneer er een verkeerde examenprogramma gekoppeld is aan een groepstudenten kan dit groepsgewijs ongedaan gemaakt worden. 1) Te verrichten handelingen: Navigeer naar: Student > Examens en diploma > Verwijder examenprogramma s. Het scherm Student - verwijder examenprogramma s verschijnt. 2) Te verrichten handelingen: Gebruik de studentengroep die is aangemaakt in het vorige hoofdstuk: studentengroepen. Klik in het venster Zoeken op uitgebreid zoeken. Zoek op het specifieke examenprogramma i.c.m. de groep studenten. Klik op Zoeken om de studenten op te halen. 17

23 3) Te verrichten handelingen: Nu de juiste groep studenten geselecteerd is, kunnen de studenten ontkoppeld worden van een examenprogramma Klik op bekijken, selecteer alle rijen. Klik vervolgens op Actie: Verwijder examenprogramma s. Het mutatie verslag laat zien dat de studenten zijn ontkoppeld van het examenprogramma. 18

24 3.3 Student individueel (ont)koppelen aan een examenprogramma 1) Te verrichten handelingen: Selecteer een student waarbij een examenprogramma gekoppeld dient te worden. Navigeer naar scherm via Examens > Examens. 2) Te verrichten handelingen: Klik bij Examens op Rij toevoegen (Groene plusje). Kies de opleiding, het Examentype, Aanvangsdatum, Eerste graad (Ja/Nee). Kies het Examenprogramma. Er kan alleen gekozen worden uit examenprogramma s behorende bij de opleiding. Overige velden worden niet ingevuld (Uitstel diplomering, Examendatum en Judicium). Sla het examenprogramma voor de student op. 3) Te verrichten handelingen voor individueel ontkoppelen van examenprogramma Selecteer de te verwijderen examenprogramma en klik regel verwijderen. Klik opslaan. 19

25 3.4 Specialisatie toekennen aan student. Doel: Specialisatie registeren bij een student 1) Te verrichten handelingen: Selecteer een student Navigeer naar: Inschrijven onderwijs > Specialisaties Het scherm Specialisaties verschijnt 2) Te verrichten handelingen: Klik op voeg een rij toe om een specialisatie toe te kennen Selecteer de opleiding waarvoor de specialisatie voor moet worden geregistreerd. Klik opslaan 20

26 3.5 Individuele vervangingsregeling Kies een opleiding en bijbehorende examenprogramma waarvoor een individuele examenregeling kan worden aangemaakt. 1) Te verrichten handelingen: Selecteer een student Navigeer naar: Examens > Individuele regelingen Selecteer het examenprogramma waarvoor de regeling aangemaakt dient te worden 2) Te verrichten handelingen: Maak als eerste een nieuwe regeling aan. Maak een nieuwe rij aan bij De volgende cursussen worden vervangen, hier worden alleen cursussen getoond uit het EP dat geselecteerd is in de bovenste tabel. WB-B-13 in dit geval. Geef de vervangende cursus op in de tabel De volgende cursussen worden opgenomen in het EP. NOTE: Zet de optie beperk lijst tot cursussen van student op Nee in het zoek scherm wanneer de student nog niet ingeschreven is voor de vervangende cursus, bij invoeren cursuscode is dit n.v.t. NOTE: Het is aan te raden dat het aantal punten (EC) van de te vervangen cursus overeenkomt met de vervangende cursus, Osiris zal een waarschuwing geven wanneer dit niet het geval is. Klik op Opslaan wanneer de vervangingsregeling correct bevonden is. 21

27 3.6 Individuele vervangingsregeling op cursus niveau Op cursus niveau kan er ook een vervangingsregeling aangemaakt worden. 1) Te verrichten handelingen: Navigeer naar menu item: Resultaten > Cursus resultaten Selecteer een cursus voor de vervangingsregeling 2) Te verrichten handelingen: Klik op Acties en kies de optie Maak examenregeling. 22

28 3) Te verrichten handelingen: Vul de gegevens in die vereist zijn. Kies een examenprogramma waar de cursus onderkomt te staan. Klik Maak examenregeling. 4) Controle Het mutatieverslag laat zien dat de examenregeling succesvol is aangemaakt. 23

29 4. Minor vastleggen 4.1 Student inschrijven voor Minor, goedkeuren profileringsruimte. 1) Te verrichten handelingen: Selecteer een student. Navigeer naar: Examens > Keuren profilering 2) Te verrichten handelingen: De student heeft via de front-office een aanvraag ingediend, zie de minor regel Status Aangevraagd Klik op de status Aangevraagd en zet dit op Goedgekeurd 24

30 3) Te verrichten handelingen: De student heeft via de front-office een minor goedkeuring aangevraagd, zie onder profileringsruimte minors Status Aangevraagd. Klik op de status Aangevraagd en zet dit op Goedgekeurd. Klik op Opslaan. 4.2 Handmatig inschrijven op een minor 1) Te verrichten handelingen: Student inschrijven op een Minor Navigeer naar Inschrijven onderwijs > Minors. De beschikbare minoren worden getoond in het minors scherm. Selecteer een minor en klik op de knop Actie: Inschrijven minor. 25

31 2) Te verrichten handelingen: Selecteer een minor, geef het collegejaar op met het aanvangsblok, en kies het minorprogramma. Vink relevante controles aan. Klik op Inschrijven minor. Er zal een mutatieverslag getoond worden. 3) Controleer De student is nu gekoppeld aan een minor. 26

32 4.3 Minor wijzigen bij student 1) Te verrichten handelingen: De minor verwijderen bij student, hierna kan er een nieuwe minor worden toegevoegd zoals beschreven in paragraaf 4.1. NOTE: De volgorde van verwijderen/toevoegen minor kan ook andersom. Selecteer de Minor die gewijzigd moet worden, Kies verwijder regel Klik opslaan Start bij 4.1 Student inschrijven voor Minor. 27

33 5. Studenten inschrijven op Cursussen en Toetsen 5.1 Studenten groepsgewijs inschrijven op cursussen en/of toetsen 1) Te verrichten handelingen: Navigeer naar: Student > Inschrijven onderwijs > Cursus Het scherm 2.4 Inschrijvingen en Resultaten (groepsgewijs) verschijnt 2) Te verrichten handelingen: Zoek een cursus die in het examenprogramma zit waar de studentgroep aangekoppeld is. Vul collegejaar 2013 in. Klik Zoeken. Selecteer de cursus. 28

34 3) Te verrichten handelingen: Wanneer de cursus geselecteerd is, kunnen de studenten worden ingeschreven op de cursus. Selecteer de toetsen en werkvormen waarvoor de studenten ingeschreven dienen te worden. Klik in het venster Selecteer de studenten die u wilt inschrijven op voeg een groep studenten toe. 4) Te verrichten handelingen: Het scherm zoeken is geopend. Klik Uitgebreid zoeken. Selecteer Student Groep aan de linkerzijde van het scherm Uitgebreid zoeken. Zoek de reeds aangemaakte studentgroep van hoofdstuk 3 uit dit document, klik zoeken. Klik OK. 29

35 5) Te verrichten handelingen: De studenten behorende bij de studentgroep worden rechts van het scherm Voeg een groep studenten toe getoond. Selecteer alle studenten. Klik op de knop Voeg toe. 6) Te verrichten handelingen: De studenten verschijnen nu onder in het scherm. Klik op de knop Inschrijven om de studenten in te schrijven op de cursus, werkvormen en/of toetsen. 7a) Resultaat: De studenten zijn succesvol ingeschreven op de cursus en de bijbehorende werkvormen en/of toetsen. Het mutatieverslag geeft aan dat de rijen succesvol verwerkt zijn. 30

36 7b) Resultaat: Als controle kan in het kolom Werkelijk aantal deelnemers gecontroleerd worden of er inderdaad meer inschrijvingen zijn dan voor het inschrijven van de studenten. (171 deelnemers, tegenover 166 in stap 6) 31

37 5.2 Studenten individueel inschrijven op cursus en/of toetsen 1) Te verrichten handelingen: Navigeer naar: Student > Inschrijven onderwijs > Individueel > Cursus en toets. Of via menu Student > Student > Studentgegevens. Het scherm Student cursussen en toetsen Alternatief: 1a) Te verrichten handelingen: Vul de studentnummer rechtsboven in, het student scherm zal direct openen. Navigeer naar het menu Cursussen en toetsen. 2) Te verrichten handelingen: Navigeer naar: Student > Inschrijven onderwijs > Cursussen en toetsen. Klik op de groene plus knop Voeg een inschrijving toe. 32

38 3) Te verrichten handelingen: Vul de gegevens in. Selecteer Cursus of Toets bij Inschrijven voor. Selecteer de cursus waarvoor de student ingeschreven moet worden. Klik Volgende wanneer de gegevens zijn ingevuld. 4) Te verrichten handelingen: Vink de werkvormen en toetsen aan waarvoor de student ingeschreven moet worden. o Wanneer Toets geselecteerd is in stap 3 zullen de werkvormen niet geselecteerd zijn. Klik op inschrijven. 33

39 5) Resultaat: De student is ingeschreven voor de cursus met bijbehorende werkvormen en / of toetsen. Het mutatieverslag geeft aan dat de rij succesvol is verwerkt. 34

40 6. Begeleider toekennen aan studenten 6.1 Groepsgewijs een begeleider toekennen 1) Te verrichten handelingen: Navigeer naar: Student > Begeleiding > Registreer begeleiders. Het scherm Registreer begeleiders (groepsgewijs) verschijnt. 2) Te verrichten handelingen: Het scherm zoeken is geopend. Klik Uitgebreid zoeken. Selecteer Student Groep aan de linkerzijde van het scherm Uitgebreid zoeken. Zoek de reeds aangemaakte studentgroep van hoofdstuk 2 uit dit document. Klik OK. 35

41 3) Te verrichten handelingen: De studenten uit de studentgroep staan in het scherm. Selecteer alle studenten via bekijken en dan Selecteer alle rijen. Klik Actie: Registreer begeleider. 4) Te verrichten handelingen: Het scherm Registreer begeleider verschijnt. Geef een begeleider op door de naam in te typen of via de zoekfilter. Geef de rol op van de begeleider. Registreer de begeleider voor de opleiding. Geef een periode op. Als alle verplichte velden zijn ingevuld kan de actie Registreer begeleider uitgevoerd worden. 36

42 5) Te verrichten handelingen: Het mutatieverslag geeft aan de er succesvol een begeleider is gekoppeld aan de studenten. Klik OK. 6) Resultaat Ter controle kan er bij een individuele student gekeken worden of er in het scherm Begeleiding > Begeleiders een begeleider is toegevoegd. 37

43 6.2 Individueel een begeleider toekennen 1) Te verrichten handelingen: Navigeer naar: Student > Studentgegevens. Voer een studentnummer in. Selecteer een student. Het scherm verschijnt. 2) Te verrichten handelingen: Navigeer naar menu: Begeleiding > Begeleiders. Klik bij Begeleiders op de knop voeg een rij toe. Voer de gegevens in, Begeleider, Rol, Startdatum, Einddatum. Klik op Opslaan voordat stap 2 uitgevoerd wordt. 38

44 3) Te verrichten handelingen: Selecteer de zojuist toegevoegde begeleider. Vul bij Alleen begeleider voor de volgende opleiding de opleiding in waarvoor de begeleider de student begeleid. [is dit in Osiris 5 ook?] Klik op Opslaan. 39

45 6.3 Controleren of alle studenten een begeleider hebben toegekend Het controleren of alle studenten een begeleider hebben is net als in Osiris 5 een handmatige actie. 1) Te verrichten handelingen: Navigeer naar: Student > Student > Studentgegevens. Klik op uitgebreid zoeken. Selecteer menu item Student > Groep Zoek een studentgroep Klik Zoeken. 2) Te verrichten handelingen: De studenten behorende bij de studentgroep verschijnen nu rechts in het scherm. Selecteer de eerste student. 40

46 3) Te verrichten handelingen: Navigeer naar menu item: Begeleiding > Begeleiders Hier kan de controle plaatsvinden of de student een begeleider heeft toegewezen gekregen. Klik op het pijltje om de volgende/vorige student uit de groep te selecteren, NOTE: Osiris blijft in het zelfde scherm staan, bij een andere student. Volgende student 4) Controle De tweede student heeft in dit geval geen begeleider toegewezen gekregen. Vorige student 41

47 7. Resultaat verwerking 7.1 Individueel resultaten invoeren 1) Te verrichten handelingen: Navigeer naar: Student > Studentgegevens. Voer een studentnummer in (bijvoorbeeld een student uit de studentengroep van hoofdstuk 3). Selecteer een student. Het scherm 2.1 verschijnt. 2) Te verrichten handelingen: Navigeer naar Resultaten > Toetsresultaten. Selecteer een cursus waarvoor meerdere resultaten ingevoerd kunnen worden. 42

48 3) Te verrichten handelingen: Nu de cursus is geselecteerd kan er een toetsresultaat vastgelegd worden. Selecteer een toets in het scherm Toetsen bij cursus. Vul de velden, Resultaat, Toetsdatum, Docent, en Ondertekend op. 4) Te verrichten handelingen: De toetsresultaten kunnen ook individueel vastgesteld worden. Kies de toetsresultaat die vastgesteld dient te worden. Klik op Acties en vervolgens Vaststellen. 43

49 5) Resultaat: Er wordt een mutatieverslag getoond waarop eventuele waarschuwingen worden weergegeven. klik op OK om verder te gaan, indien er waarschuwingen worden weergegeven moet er eerst op negeer waarschuwingen geklikt worden. 44

50 7.2 Groepsgewijs resultaten invoeren 1) Te verrichten handelingen: Navigeer naar: Student > Resultaten > Toetsresultaten. Het scherm 2.4 Inschrijvingen en Resultaten (groepsgewijs) verschijnt. 2) Te verrichten handelingen: Zoek en selecteer een Cursus (Bijvoorbeeld de cursus uit hoofdstuk 4.1 studenten groepsgewijs inschrijven op cursussen). 45

51 3) Te verrichten handelingen: Selecteer een toets van de betreffende cursus waarvoor nog resultaten moeten worden ingevoerd. Vul de resultaten in bij de studenten. Sla de gegevens op. [note over de radio-button, concept/def/alle] 7.3 Resultaten vaststellen 1) Te verrichten handelingen: In dit geval is er een bij één student, een cijfer ingevoerd. In de volgende stappen wordt deze vastgesteld. Selecteer de regel(s) bij Toetsresultaten bij toets. Klik op de knop Acties en kies hier Vaststellen 46

52 2) Te verrichten handelingen: Bij het vaststellen van toetsresultaten kan er vooraf gecontroleerd worden op twee criteria. Vul de juiste criteria in (Default staat dit op: Inschrijfverplichting: Ja, Cursus-/toetsinschrijving: Nee.) 3) Controle Het resultaat van de student is nu vastgesteld, de status is veranderd naar Definitief. 47

53 7.4 Groepsgewijs resultaten verwijderen/wijzigen. 1) Te verrichten handelingen: Via de knop groepsgewijs wijzigen (bliksemschicht teken) kunnen de resultaten eenvoudig verwijderd of gewijzigd worden. Klik de knop wijzig geselecteerde rijen. Vink de velden aan die gewijzigd of verwijderd dienen te worden (veld leeg laten wanneer de waarde verwijderd dient te worden). Vink huidige waarde overschrijven aan voor het verwijderen en aanpassen van gegevens. 48

54 7.5 Resultaten verwijderen Individueel 1) Te verrichten handelingen: Net als bij het individueel invoeren van resultaten, kunnen er ook resultaten verwijderd worden, dat kan wederom groepsgewijs of individueel. Scherm Student toetsresultaten is geopend bij de betreffende student. Selecteer een cursus met resultaat en een bijbehorende toetsresultaat Klik op de knop Acties en kies hier De-vaststellen 2) Te verrichten handelingen: Wederom een mutatieverslag dat de bewerking succesvol is 49

55 3) Te verrichten handelingen: Het resultaat kan nu bewerkt worden. Verwijder de gegevens bij Resultaat Toetsdatum Docent en ondertekend op Klik op de knop Opslaan. 4) Te verrichten handelingen: De toets kan ook in zijn geheel worden verwijderd in het geval van Kansen en Gelegenheden een rol speelt. De student kan bijvoorbeeld twee kansen hebben voor een toets terwijl er drie over meer gelegenheden zijn. Klik op de regel van de toets, Klik op de zwarte kruis om de regel te verwijderen. Sla de wijzigingen op via Opslaan 50

56 7.6 Naslag: resultaten verplaatsen Het verplaatsen van resultaten via de functie Verplaatsen wordt over het algemeen niet gebruikt, het verplaatsen van resultaten wordt gedaan door het verwijderen en opnieuw invoeren van een resultaat. 1) Te verrichten handelingen: Verplaatsen van toetsresultaten in scherm Student - Toetsresultaten Navigeer naar: Resultaten > Toets resultaten. Klik op Acties en kies de optie Verplaatsen. 2) Te verrichten handelingen: Het mutatieverslag geeft een melding dat het resultaat verplaatst kan worden, klik negeer waarschuwing om het resultaat te verplaatsen. Bij het verplaatste resultaat dient opnieuw de onderteken datum ingevuld te worden. Het verplaatste resultaat dient opnieuw vastgesteld te worden. 51

57 7.7 Vrijstellingen en C5 s invoeren 1) Te verrichten handelingen Bij een cursus kan een vrijstelling of C5 ingevoerd worden. Navigeer naar: Resultaten > Cursus resultaten 2) Te verrichten handelingen: Klik bij resultaat op zoek en selecteer Resultaat Kies VR, of C5 52

58 2) Te verrichten handelingen: Vul de andere velden Stel het resultaat vast via de knop Acties. 53

59 7.8 Bijvakken elders invoeren 1) Te verrichten handelingen: Navigeer naar: Student > Studentgegevens Voer een studentnummer in (bijvoorbeeld een student uit de studentgroep van hoofdstuk 3) Selecteer de student Het scherm verschijnt. 2) Te verrichten handelingen: Navigeer naar, Resultaten > Bijvakken elders 54

60 3) Te verrichten handelingen: Klik op de knop regel toevoegen om een bijvak te registeren Vul de verplichte gegevens in. Klik op Opslaan 4) Controle Het mutatieverslag laat zien dat de regel succesvol is vastgelegd. 55

61 8. BSA module 8.1 Berekenen advies [niet voor BOZ, alleen tijdens training] Adviezen berekenen voor studenten kent een aantal processtappen. Als eerste zijn de BSA Adviezen aangemaakt per opleiding, en per moment (Tussentijdse- en eindadviezen). Deze adviezen kunnen vervolgens worden uitgebracht. 1) Te verrichten handelingen Navigeer naar: Student > Studieadvies > BSA. 2) Te verrichten handelingen: Voor de opleiding B-WB wordt er een TUSSEN advies uitgebracht. Voer bij zoeken de opleiding in. Selecteer het advies dat uitgebracht dient te worden. 56

62 3) Controle stap: Navigeer naar: BSA > Studenten en contoleer of de geselecteerde student (student van het case formulier). 4) Controle: Onder het menu item Eisen staan de eisen en de adviezen vermeld. Aan de hand van deze criteria wordt een positief of negatief advies uitgebracht. Dit scherm kan verschillen qua inhoud. 57

63 5) Te verrichten handelingen: Uitbrengen van het advies. Navigeer naar: Advies en klik op de actie Uitbrengen Advies Selecteer de juiste gegevens, In dit geval worden er geen gegevens overschreven en wordt er voor de september instroom een advies uitgebracht. Klik op Uitbrengen. 58

64 7) Te verrichten handelingen: Studenten kunnen niet individueel geselecteerd worden, in dit geval zijn er een drietal studenten die geen examenprogramma hebben. Klik Negeer waarschuwingen indien deze zich voortdoen. De eventuele studenten die niet gekoppeld zijn aan een examenprogramma kunnen geëxporteerd worden naar Excel bestand voor eventuele andere administratieve handelingen 8) Controle stap: Het advies is nu uitgebracht als CONCEPT. Open het tabblad student om te controleren of het advies is uitgebracht. 59

65 8.2 Vaststellen advies 1) Te verrichten handelingen: Deze stap begint bij de laatste stap van Berekenen advies Het advies kan nu vastgesteld worden. Navigeer naar het tabblad BSA-Advies > Uitgebrachte adviezen, hier staat het uitgebrachte advies van de vorige paragraaf. Klik het advies regel en selecteer Vaststellen advies onder de knop Acties Er volgt een mutatieverslag dat de adviesregel is Vastgesteld. 1) Controleer: Open het Tabblad Student en constateer dat de adviesregel nu de status Definitief heeft gekregen. 60

66 8.3 Wijzigen advies 1) Te verrichten handelingen: Het uitgebrachte advies kan gewijzigd worden na aanleiding van een gesprek en/of geldige reden. NOTE: Het advies kan zelfs gewijzigd worden wanneer deze reeds definitief is. Het Navigeer naar het tabblad: BSA > Uitgebrachte adviezen. Zoek de student waarvoor het advies gewijzigd dient te worden Klik op de selectielijst bij Correctie advies en wijzig het advies, klik vervolgens op Opslaan Geef optioneel een toelichting op de wijziging. 2) Te verrichten handelingen: Omdat het advies reeds was vastgesteld wordt er een waarschuwing getoond, vink Waarschuwingen negeren naast de knop Opslaan om de gegevens door te voeren Correctie advies opslaan. 61

67 3) Controleer In het tabblad Student Studieadvies kan het uitgebrachte advies en de correctie daarop gecontroleerd worden. Navigeer naar: Studieadvies > Studieadvies Selecteer het gewijzigde uitgebrachte advies en controleer of Correctie advies is gevuld. 8.4 Versturen mededeling 1) Te verrichten handelingen: De mededeling naar de student toe kan gegenereerd worden in het Tabblad BSA Uitgebrachte adviezen. Via Acties en de optie Verstuur mededeling kan een mededeling worden gestuurd naar de geselecteerde studenten in het scherm Uitgebrachte adviezen Tevens zijn hier de andere opties beschikbaar, zie lijst onder acties. Na het versturen van de mededeling zal een mutatieverslag getoond worden. 62

68 9. Rapporten & overzichten 9.1 Rapporten en overzichten per student 1) Te verrichten handelingen: Navigeer naar menu item: Studentgegevens > Rapporten Selecteer bijvoorbeeld onder voortgang het rapport, studievoortgangoverzicht 2) Te verrichten handelingen: Het rapport studievoortgangoverzicht start direct met de juiste criteria, klik uitvoeren onderaan het scherm (Niet zichtbaar in onderstaande afbeelding). Het rapport wordt uitgevoerd. 63

69 9.2 Diploma supplement via rapporten. Rapporten, Diploma supplementen en Cijferlijsten zijn nu gegroepeerd onder het menu item Rapporten. Onder elk menu item Onderwijs, Student, en Beheer is het mogelijk om rapporten te generen. Diploma supplementen en cijferlijsten zijn te vinden onder Student > Rapporten. 1) Te verrichten handelingen: Navigeer naar: Student > Rapporten 2) Controleer Hier zijn alle rapporten te vinden met betrekking tot studenten. De diploma supplementen zijn te vinden onder het kopje Examens en diploma s Navigeer naar: Examens en diploma s. Selecteer een diplomasupplement Bachelor, Master of Associate degree. 64

70 3) Controleer Vul in het scherm de gegevens in waarvoor het diplomasupplement moet worden afgedrukt Vul de benodigde gegevens in In het scherm opties kan de template eventueel gewijzigd worden als deze beschikbaar zijn. 65