Een mailing versturen vanuit Newbase Voor meer informatie, kijk op www.newbase.nl Newbase BV, Hardwareweg 16 1033 MX AMSTERDAM Tel.: 020-6 111 444 Augustus 2013 versie 1.0 pagina 1 van 10
Inhoudsopgave 1 Aanmaken marketing project...3 2 Zoeken naar relaties...3 3 Koppelen van relaties aan een marketing project...4 4 Gepersonaliseerd of Bulk bericht?...5 5 Versturen van een Bulk bericht...6 6 Versturen van een gepersonaliseerd bericht...9 Augustus 2013 versie 1.0 pagina 2 van 10
1 Aanmaken marketing project Belangrijk: Voordat je een mailing gaat versturen raden wij aan om dit eerst te oefenen met bijvoorbeeld de mailadressen van collega's. Zo kun je het proces oefenen en het resultaat bekijken. Voordat je een mailing vanuit Newbase kunt versturen dien je een marketing project aan te maken. Mocht dit programma niet beschikbaar zijn binnen het programma 'Project' kun je de applicatiebeheerder vragen om dit programma uit te delen. Maak een nieuw marketing project aan door te klikken op het oranje plusje. Vul de naam van de mailing in bij 'projectnaam'. Meer informatie over de mailing kun je eventueel kwijt in het veld 'omschrijving'. 2 Zoeken naar relaties Nu het marketing project is aangemaakt kun je een zoekactie doen naar de relaties die de mailing gaan ontvangen. Ga naar een lijstweergave van al je relaties. Klik op het vergrootglas icoon om een selectie te maken van je relaties. Óf Kies voor 'toon alle' bij je relaties. Klik op een willekeurige relatie. Klik op het vergrootglas icoon voor een specifieke zoekactie. Augustus 2013 versie 1.0 pagina 3 van 10
3 Koppelen van relaties aan een marketing project De gevonden relaties kunnen nu gekoppeld worden aan het betreffende marketing project. Klik met je rechtermuisknop op het programma 'Relatie'. Kies voor opties. Kies voor 'koppel aan mark. Project'. Nu verschijnt een pop-up waarin je het gewenste marketing project kunt kiezen. Je koppelt het project door te klikken op het paperclipje. Vervolgens verschijnt de volgende pop-up. Hiermee koppel je de gekozen relaties definitief aan het marketing project. Augustus 2013 versie 1.0 pagina 4 van 10
Het programma verspringt nu naar het gekozen marketing project. In de 'detail' tab en bij de sub tab 'project relatie' kun je de gekoppelde relaties zien. 4 Gepersonaliseerd of Bulk bericht? In Newbase heb je de keus tussen het versturen van een gepersonaliseerd bericht of het versturen van een bulk bericht. Het verschil: Bulk bericht: Alle geadresseerden komen automatisch in de BCC van het bericht te staan. In dit geval maak je gebruik van een algemene aanhef zoals bv. 'Beste gebruikers,' Gepersonaliseerd bericht: Alle geadresseerden komen automatisch in de AAN van het bericht te staan. Hier wordt geen gebruik gemaakt van een algemene aanhef. Iedere geadresseerde ontvangt een mail met een persoonlijke aanhef zoals bv. 'Beste Kees,'. De geadresseerden kunnen niet zien welke geadresseerden er zijn. Het lijkt net of de mail alleen naar hem/haar is verstuurd. Ga binnen Marketing project naar de tab 'status' Aan de rechterkant van de bovenste helft staan 2 iconen Kies voor gepersonaliseerd of bulk bericht (zie omschrijving hierboven) Augustus 2013 versie 1.0 pagina 5 van 10
Belangrijk: Newbase is geen professioneel mailing programma. Het versturen van een 'standaard' mailing is geen probleem. Zodra je een mailing wilt versturen met HTML erin dan raden wij aan om Newbase wel te gebruiken voor het koppelen van je relaties aan een marketing project maar het daadwerkelijk versturen van de mail te doen via een professioneel Mass Mailing programma. 5 Versturen van een Bulk bericht Kies voor 'maak bulk bericht' in de tab Status Volgende pop-up verschijnt: Kies voor Aanmaken. Volgende pop-up verschijnt: Augustus 2013 versie 1.0 pagina 6 van 10
Hiermee kun je instellen dat een mailing niet in 1x wordt verstuurd maar wordt verdeeld. Dit om te voorkomen dat de verzender op de zwarte lijst komt te staan en als spammer wordt gekenmerkt. Bijvoorbeeld: je verstuurd een mailing naar 90 relaties, dan kun je in deze pop up het getal 30 in te vullen de mail splitsen in 3 x een bericht met 30 geadresseerden. Belangrijk: Indien je ervoor kiest om je mail op te splitsen in bijvoorbeeld 3'en dan dien je wel 3 keer het bericht in te typen, plakken of gebruik te maken van een sjabloon. Het is dus niet zo dat je dit alleen in het 1e bericht hoeft te doen. Er wordt nu een bericht aangemaakt waarin de geadresseerden als type 'BCC' hebben gekregen. Je dient nu het bericht in te typen, kopiëren of gebruik te maken van een sjabloon. Als je het bericht nu probeert te versturen krijg je de volgende melding: Je dient een extra geadresseerde toe te voegen die het type 'Aan' krijgt. Klik op het oranje plusje aan de linker kant onder de tab 'bericht'. Kies een relatie aan wie je de mailing gaat versturen. Typ in het veld 'Algemene aanhef' de aanhef die je wilt gebruiken voor iedere geadresseerde, in dit voorbeeld: Beste Newbase gebruiker, Augustus 2013 versie 1.0 pagina 7 van 10
In onderstaande print screen kun je zien hoe je bericht er dient uit te zien. Tip: zet het vinkje bij toon voorbeeld aan om je bericht nog eens te kunnen lezen voordat deze wordt verstuurd. Klik op het printer icoon rechtsboven om de mail te versturen. Onderstaande print screen toon het voorbeeld bericht. Hierin zie je de geadresseerden staan bij BCC, de ontvanger van het bericht zal dit niet zien. Augustus 2013 versie 1.0 pagina 8 van 10
6 Versturen van een gepersonaliseerd bericht Kies voor 'maak gepersonaliseerd bericht in de tab Status. Onderstaande pop-up verschijnt. Kies voor aanmaken. Onderstaande pop-up verschijnt nu. Hiermee kun je instellen dat een mailing niet in 1x wordt verstuurd maar wordt verdeeld. Dit om te voorkomen dat bij het versturen van een mailing met veel geadresseerden, de mail in de spam belandt. Bijvoorbeeld: je verstuurd een mailing naar 90 relaties, dan kun je door bij onderstaande pop-up het getal 3 in te vullen de mail splitsen in 3 x een bericht met 30 geadresseerden. Klik op ok. Er wordt nu een bericht aangemaakt waarbij alle geadresseerden het type 'aan' krijgen. Bij een gepersonaliseerd bericht maak je GEEN gebruik van de Algemene aanhef, op deze manier zal iedere geadresseerde een persoonlijke aanhef krijgen. Zie onderstaande print screen. Augustus 2013 versie 1.0 pagina 9 van 10
Tip: zet het vinkje bij toon voorbeeld aan om je bericht nog eens te kunnen lezen voordat deze wordt verstuurd. Klik op het printer icoon rechtsboven om de mail te versturen. Onderstaande print screen toon het voorbeeld bericht. Hierin zie je maar één geadresseerden staan bij AAN Je ziet dat de geadresseerde een persoonlijke aanhef heeft gekregen. Ten slotte: Binnen je relatie (Programma CRM) kun je bij de tab Marketing zien aan welke marketing projecten de relatie is gekoppeld. Binnen het marketing project kun je bijhouden welke reacties je eventueel hebt ontvangen. Zie hiervoor de help file Marketing Project. Augustus 2013 versie 1.0 pagina 10 van 10