Prince User Group Nederland De autoriteit voor het toepassen van PRINCE2 in Nederland PRINCE2 is a Registered Trade Mark of the Office of Government Commerce in the United Kingdom and other countries
Conclusion Implementation Dennet Mol Veranderregisseur dmol@conclusion.nl BPUG Seminar 2010 Benefit from Best Practices www.bpugseminar.nl
Conclusion Implementation Praktisch Projectmanagement De kern van onze missie luidt: als je ons binnen haalt lukt het. Dat is geen loze belofte maar dat is onze oprechte interne drive. Wij willen ons in de markt onderscheiden door onze daad kracht. Klanttevredenheid al drie jaar op rij: 8,1 BPUG Seminar 2010 Benefit from Best Practices www.bpugseminar.nl
Onderdeel van Conclusion Meest veelzijdige dienstverlener van NL Vier business solutions Human Capital Communication Organisation Technology 30 werkmaatschappijen 1300 medewerkers Conclusion werkt voor de top 250 bedrijven. Het onderscheidend vermogen ligt in de kracht van samenwerken en het delen van kennis met experts op verschillende vakgebieden. BPUG Seminar 2010 Benefit from Best Practices www.bpugseminar.nl
Een PMO dé sleutel tot het succesvol uitvoeren van projecten
Project successen en falen percentages Large programs success rates 31% 53% 16% Under perform Successful Canceled Bron: Standish Group over 2500 respondenten in projectmanagement training
Waarom programma's en projecten falen Poor organisation and projectmanagement practises 36% Others 11% Technical problems 4% Problems with suppliers 4% Poorly defined or missing project objectives 20% Insufficient resources 10% Ineffective planning 15% Bron: Standish Group over 2500 respondenten in projectmanagement training
Een PMO is: Dit is het kantoor of de dienst die verantwoordelijk is voor het vaststellen, behouden en afdwingen van project management processen, procedures en normen. Het biedt diensten, ondersteuning en certificering voor projectmanagers.
Hoe noemen we het? Project Management Office Program Management Office Program Office Enterprise Project Management Office Center of Excellence voor Project Management PMO's voor de uitvoering van het programma - in tijdelijke natuur ontbonden na afloop programma PMO Project Management Office
Verschillen PMO CEO niveau alignement Verbonden aan CEO performance Bedrijf & Enterprise level Business & product georiënteerd Stuurt project pipeline over business functies Kosten, Planning, Kwaliteit en Scope Supports Governance proces Financieel verantwoordelijk voor project kosten, benefits en ROI Business portfolio management Project Life Cycle IT - PMO CIO niveau alignement Verbonden aan CIO performance Technologie projecten maken business mogelijk Architectuur & ontwikkeling & systeem focus IT project management Technologie vs. business proces thinking IT proces verbetering, SDLC*, Architectuur (SOA) * Systems Development Life Cycle
Wat zijn de belangrijkste verschillen? Klant Business focus. Organisatorische aanpassing. Klantgerichtheid. PMO Product oriëntatie. Dagelijkse blootstelling aan het bedrijfsleven en problemen. Integratie van zakelijke gebieden Control functie Business analysefunctie IT Business
De drie oorzaken voor het mislukken van projecten Business Alignement: staat de business achter het project, of te wel: adresseert het project een probleem wat de business ervaart? Transparantie: de doelen, werkwijze en uitkomsten van een project zijn niet duidelijk en/of eenduidig Control: het project is niet in control, er spelen veel issues en/of risico s waar geen rekening mee is gehouden, waar niet op wordt gereageerd of waar geen tegenmaatregelen worden genomen.
Wat kunnen we doen? BPUG Seminar 2010 Benefit from Best Practices www.bpugseminar.nl
Componenten Inzet-niveau aanpasbaar op verander-niveau van organisatie Componenten individueel toepasbaar Componenten integreerbaar Componenten flexibel aansluitbaar op staande organisatie Diepgaande kennis van expertisegebieden
Plek in de organisatie
Communicatie BPUG Seminar 2010 Benefit from Best Practices www.bpugseminar.nl
BPUG Seminar 2010 Benefit from Best Practices www.bpugseminar.nl
PMO Model Lite Coach Manager Mate van betrokkenheid Levert methode en Technieken. Consolideren Kennisdeling (informeren) Ondersteunt PM community Mentor Monitoren Centrale pool van PM'rs Uitvoeren van projecten Welk model men kiest is dus sterk afhankelijk van de organisatie zelf.
De kunst van het creëren van meerwaarde ligt in het samenbrengen van veranderbouwstenen en businessbouwstenen. Veranderbouwstenen zijn elementen waarop de veranderoperaties gestuurd worden door de projectorganisatie (of programma- of portfolio-organisatie). Businessbouwstenen zijn elementen waarop het eindresultaat van de verandering gewaarborgd wordt.
De samengebrachte bouwstenen kunnen omgezet worden in een concreet dashboard, waarin de diverse elementen terug te vinden zijn. Op ieder niveau, van project tot portfolio, kan worden aangegeven hoe goed de verandering onder controle is en tot een goed eindresultaat zal leiden. Kwa lite it Tijd Project / programxyz Gel d Dit blijkt uit metrieken op 9 fronten, waarmee de staande organisatie en haar (strategische) veranderdoelstellingen worden geïntegreerd met de parameters van de verandering zelf. Deze metrieken zijn afkomsting uit in het PMO uitgevoerde activiteiten en de Business Case. BusinessAlignment Controll Transparantie Q
Resource management Transparantie en Control Goed projectmanagement valt of staat met de juiste medewerkers. Maar om welk medewerks gaat het hier? En hoeveel? Er zijn drie niveaus van resouce planning, waarvan de eerste twee de meer traditionele vormen zijn: 1.Operationele personeelsplanning (roosterplanning). 2.Tactische personeelsplanning (formatieplanning). 3.Strategische personeelsplanning. BPUG Seminar 2010 Benefit from Best Practices www.bpugseminar.nl
Er zijn belangrijke uitdagingen in alle onderdelen van resource management Resource capaciteitsplanning is slecht. Niet genoeg resources adequaat opgeleid. Te veel ongeplande aanvragen voor resources. Het gebruik van resources is niet geoptimaliseerd. Inzet schatting is inaccuraat BPUG Seminar 2010 Benefit from Best Practices www.bpugseminar.nl
Project x Resourcemanagement checklist Project Is er een PVA? Is er een resource planning? Is er een WBS? Zijn er workpackages? Risico profiel? Totaal 0 plan van aanpak is verplicht 0 resource planning is verplicht 1 Ok 1 Ok 1 Ok groot risico PMO Standaard proces beschikbaar? Templates beschikbaar? Is er een resource pool? Leveranciers beschikbaar? Totaal Compententie Projectmedewerker? Projectleider? Project teamleider? Programma manager? PMO medewerker? Totaal 0 resource allocatie proces is verplicht 0 resource allocatie formulieren is verplicht 1 Ok 1 Ok groot risico 1 Ok 1 Ok 1 Ok 1 Ok 1 Ok klein risico Risico niveau : HOOG BPUG Seminar 2010 Benefit from Best Practices www.bpugseminar.nl
Implementeren van een PMO Om een PMO te implementeren is een eenvoudig stappenplan te hanteren: - buy in sponsor - selectie organisatiemodel - inrichten Project management Office - continue verbetering + meting - meegroeien met organisatie
Wat levert het op? Opdrachtgever blijft in control. De projectmanager kan weer gaan managen Kennis en kunde is gecentraliseerd Expertise projectbeheersing beschikbaar Uniformiteit, duidelijkheid, consistentie,transparantie. Lessons learned, best practices.
?