Afdrukcentrum Smartschool PDF doorsturen via het afdrukcentrum in Smartschool informaticadienst@sint-rembert.be Scholengroep Sint-Rembert v.z.w.
1 Inhoudsopgave 1 Inhoudsopgave... 3 2 Inleiding... 5 3 PDF A bestand aanmaken... 6 4 PDF afdrukken via het afdrukcentrum... 6 5 Speciale afdrukken... 11 5.1 Afwijkende aantallen... 11 5.2 A3 afdrukken... 11 6 Opvolgen van afdrukken... 12 7 Afdrukken voor volgend schooljaar... 12 Afdrukcentrum Smartschool januari 2016 3
2 Inleiding Vanaf februari 2016 wordt gestart met de uitrol van het nieuwe afdruksysteem (naar rotariaat noord en drukkerij zuid) via Smartschool. Wie gebruikt het afdrukcentrum binnen Smartschool? Alle leerkrachten secundair onderwijs campus noord en zuid. Directies en administratie secundair onderwijs campus noord en zuid die iets willen doorsturen dat aangerekend wordt aan de leerlingen. Welke documenten worden doorgestuurd? Cursussen, toetsen, examens, boekjes voor een excursie, brieven, rapporten Kortom: alle documenten die aangerekend worden aan de leerlingen. Welk formaat wordt gebruikt? Enkel PDF A wordt ondersteund. We streven er naar om tegen het Paasverlof 2016 enkel nog digitale opdrachten door te sturen. Afdrukcentrum Smartschool januari 2016 5
3 PDF A bestand aanmaken De eerste stap in het afdrukproces is het aanmaken van een PDF A bestand. Een PDF bestand aanmaken vanuit bijvoorbeeld een Word document is eenvoudig: Klik op het menu Bestand en kies Opslaan als. Kies een bestandslocatie om het document op te slaan. Kies onderaan het dialoogvenster, bij de optie Opslaan als, het PDF formaat. Klik daarna op de knop Opties. Zet daarna het vinkje bij Voldoet aan ISO 19005-1 (PDF/A) actief en klik op OK. Klik op de knop Opslaan om het PDF bestand aan te maken en op te slaan. Voor facturatie, rapporten ed. is dit uiteraard niet nodig, de software genereert zelf de PDF. Indien je niet met Microsoft Office (op Windows) werkt, gebruik je de standaard PDF functionaliteit van je programma. Afdrukcentrum Smartschool januari 2016 6
4 PDF afdrukken via het afdrukcentrum Login op Smartschool en volg onderstaande stappen: Stap 1 Klik op Afdrukcentrum (bij het onderdeel Administratie) Klik op de knop Nieuwe afdrukopdracht Stap 2 Klik, in het nieuw geopend venster, eerst en vooral op de link Selecteer PDF bestand(en). In het venster kan je, via de verschillende tabbladen, een document selecteren op je computer, je Mijn documenten map binnen Smartschool of, indien je dit gebruikt en ook gekoppeld is aan je smartschoolaccount, je Dropbox account. Afdrukcentrum Smartschool januari 2016 7
Het principe is telkens hetzelfde, je selecteert het bestand in kwestie en je klikt op de knop (Bestand) Upload(en) onderaan het venster. Na het uploaden kan je in het venster de opties ingeven. Stap 3 Standaard staan volgende opties actief: A4, zwart-wit, dubbelzijdig. Als dit voor jouw document (bijvoorbeeld een brief, of een document met enkele bladzijden) voldoende is, ga dan naar stap 5. Stap 4 (optioneel) Indien je het document op A3 wenst af te drukken: kies bij Papierformaat de optie A3. Mits toestemming kan je een kleurenafdruk laten maken door de optie Kleur aan te passen. Standaard wordt alles dubbelzijdig afgedrukt. Vereist je document uitzonderlijk toch een enkelzijdige afdruk, selecteer dan Neen bij het onderdeel Dubbelzijdig. Nietjes worden standaard niet gebruikt. Wens je een eenvoudig bundeltje met één nietje bovenaan, zet deze optie dan op Ja. Vertrouwelijk document: gebruik deze optie als je toetsen/examens afdrukt, deze worden dan apart bewaard. In het veld Opmerkingen kan je volgende zaken meegeven (graag exacte formulering overnemen!): o Twee nietjes om een document af te drukken met twee nietjes. o Boekje klein om een klein boekje te maken (formaat A5, geplooid met nietjes) zonder kaft. Afdrukcentrum Smartschool januari 2016 8
o Boekje klein, kaft: rood om een klein boekje te maken (formaat A5, geplooid met nietjes) met kaft in een bepaald kleur. o Boekje groot om een groot boekje te maken (formaat A4, geplooid met nietjes) zonder kaft. o Boekje groot, kaft: rood om een groot boekje te maken (formaat A4, geplooid met nietjes) met kaft in een bepaald kleur. Voor boekjes laat je alle andere instellingen op de standaardwaarden staan! Stap 5 Na het opgeven van de opties, klik je op het onderdeel Selecteer personen/klassen. Navigeer naar de gewenste klas(sen) en verplaats ze naar de rechterkant, klik op de diskette om de selectie effectief toe te voegen. Belangrijk: je kan tot op het niveau van de leerling selecteren. Hiervoor ga je de klas binnen en selecteer je een individuele leerling(en). Dit kan je eventueel gebruiken als een leerling op een latere datum instapt in de klas. Je stuurt dan nogmaals de cursus in kwestie door maar enkel op kosten van die leerling. Afdrukcentrum Smartschool januari 2016 9
Als laatste stap kan je nog een extra kopie vragen voor jezelf (door jezelf te selecteren) of zelfs voor alle leden van de vakwerkgroep (als de cursus voor verschillende klassen wordt afgedrukt). Stap 6 Je rondt het proces af met een klik op de knop Versturen. Afdrukcentrum Smartschool januari 2016 10
5 Speciale afdrukken 5.1 Afwijkende aantallen In bepaalde gevallen kan het voorkomen dat je een aantal afdrukken wenst die niet overeenkomen met het aantal leerlingen, bijvoorbeeld 15 afdrukken die verdeeld moeten worden over 100 leerlingen of bijvoorbeeld een afdruk 2-op-1 (die dan in het rotariaat/drukkerij in 2 wordt gesneden). Deze methode kan je ook gebruiken om als rapportverantwoordelijke 1 groot rapportbestand door te sturen voor verschillende klassen of zelfs een volledig jaar. Hoe ga je te werk: Laadt de PDF op in je opdracht. Kies alle leerlingen (bijvoorbeeld 15 klassen) die dit document aangerekend moeten krijgen. Geef in het veld opmerkingen in dat dit slecht 15 x moet afgedrukt worden (1 x per klas). Verstuur je opdracht. De operator zal deze opdracht manueel aanpassen naar 15 stuks en de kost voor deze 15 afdrukken zal automatisch verdeeld worden over alle leerlingen van die 15 klassen. 5.2 A3 afdrukken Voorlopig vragen we om voor afdrukken op A3 ook het origineel aan te leveren in A3. Je duidt dan binnen je opdracht aan dat het om een A3 document gaat. Afdrukcentrum Smartschool januari 2016 11
6 Opvolgen van afdrukken Na het doorsturen, is de status van je opdracht in eerste instantie leeg. Na een tijdje wijzigt die naar In progress. Je opdracht staat nu in de wachtrij bij de operator. Na het afwerken verschijnt er Completed, je kan nu je opdracht afhalen. 7 Afdrukken voor volgend schooljaar Een stappenplan voor het doorsturen van afdrukken voor het volgend schooljaar volgt in de loop van de maand april/mei. Gelieve tot dan te wachten met het doorsturen van afdrukken die bedoeld zijn voor het volgend schooljaar. Afdrukcentrum Smartschool januari 2016 12