Afdrukken doorsturen naar de Prisma Printroom

Transcriptie

1 Afdrukken doorsturen naar de Prisma Printroom Aanmaken PDF, doorsturen en opvolgen afdrukken Scholengroep Sint-Rembert v.z.w.

2 1 Inhoudsopgave 1 Inhoudsopgave Inleiding PDF bestand aanmaken Ondersteunde platformen om door te sturen Windows 7, 8 en 10 (32 en 64 bit) Internet Explorer 9, 10 en Mozilla Firefox, vanaf versie 23.0.x Mac vanaf OSX Linux PDF doorsturen Aanmelden Eerste gebruik Opdracht aanmaken Opvolgen van afdrukken Afdrukken doorsturen naar de Prisma Printroom april/mei

3

4 2 Inleiding Na de aanhoudende problemen met de nieuwe software van Canon werd in april 2016 beslist om het volledige project voor onbepaalde tijd stop te zetten. Na overleg met alle betrokken partijen werd er voor gekozen om een upgrade uit te voeren van het Prisma systeem (de oude omgeving die in gebruik was t.e.m. 15 februari 2016) waarbij een PDF document wordt doorgestuurd via een eenvoudige webinterface. Voor wie is dit nieuwe systeem bedoeld? Voor iedereen die iets wenst door te sturen: lesmateriaal, rapporten, administratieve zaken naar rotariaat noord en drukkerij zuid. Welk formaat wordt gebruikt? Enkel PDF wordt ondersteund (de PDF-A standaard mag niet meer gebruikt worden, zie verder in de handleiding). We blijven streven naar een volledig digitale omgeving. Afdrukken doorsturen naar de Prisma Printroom april/mei

5 3 PDF bestand aanmaken De eerste stap in het afdrukproces is het aanmaken van een PDF bestand. Een PDF bestand aanmaken vanuit bijvoorbeeld een Word document is eenvoudig: Klik op het menu Bestand en kies Opslaan als. Kies een bestandslocatie om het document op te slaan. Kies onderaan het dialoogvenster, bij de optie Opslaan als, het PDF formaat. Klik op de knop Opslaan om het PDF bestand aan te maken en op te slaan. De PDF-A standaard mag niet meer gebruikt worden. Je moet dus de extra optie éénmalig uitvinken. Zie ook de vorige handleiding (smartschool en websubmission). Volgende problemen zouden met dit systeem niet meer mogen voorkomen: Afdrukken van PDF documenten aangeleverd door derden. Afdrukken van facturen, rapporten die automatisch door een softwarepakket worden aangemaakt. Schalen van documenten van A5 naar A4, van A4 naar A3 Problemen met PDF documenten die je aanmaakt met een ander pakket dan Microsoft Office. Afdrukken doorsturen naar de Prisma Printroom april/mei

6 4 Ondersteunde platformen om door te sturen Volgende platformen worden door de PrismaAccess software actief gesupporteerd: 4.1 Windows 7, 8 en 10 (32 en 64 bit) Internet Explorer 9, 10 en 11 Voor je aan de slag gaat met het doorsturen, dien je onderstaande stappen éénmalig uit te voeren (als je met Internet Explorer werkt): Start Internet Explorer. Klik op het tandwiel icoon (rechts boven). Klik op Internetopties. Klik in het nieuwe venster op de tab Beveiliging (bovenaan), klik op Lokaal intranet (de tekst licht blauw op) en klik op de knop Websites. Afdrukken doorsturen naar de Prisma Printroom april/mei

7 Er opent opnieuw een venster, je klikt op de knop Geavanceerd. Er opent nog een venster waar we nu de adressen van de nieuwe toepassing zullen toevoegen: o Zet eerst en vooral het vinkje onderaan uit o Tik in het tekstvak bovenaan het adres in en klik op Toevoegen. Doe nu hetzelfde voor het adres Sluit nu alle vensters door op Sluiten en 2 x OK te klikken Mozilla Firefox, vanaf versie 23.0.x Voor je aan de slag gaat met het doorsturen, dien je onderstaande stappen éénmalig uit te voeren (als je met Firefox werkt): Surf naar Je krijgt onderstaand scherm te zien: Afdrukken doorsturen naar de Prisma Printroom april/mei

8 Klik op Ik begrijp de risico s (of in sommige gevallen op de knop Geavanceerd). Er klapt een lijst met daaronder de extra knop Uitzondering toevoegen uit. Klik op die knop. Klik in het venster dat opent, onderaan op de knop Beveiligingsuitzondering bevestigen. Je wordt nu automatisch doorgestuurd naar de site waar je meteen kan aanmelden. Afdrukken doorsturen naar de Prisma Printroom april/mei

9 4.2 Mac vanaf OSX 10.5 Safari vanaf versie 5.1.x Mozilla Firefox, vanaf versie 23.0.x (zie indien nodig) 4.3 Linux Safari Mozilla Firefox (zie indien nodig) Afdrukken doorsturen naar de Prisma Printroom april/mei

10 5 PDF doorsturen 5.1 Aanmelden Surf naar Indien je onderstaande melding krijgt, klik je op Doorgaan naar deze website. Geef in het loginvenster je gegevens in. Dit zijn dezelfde gegevens waarmee je ook aanmeldt op de schoolpc s, de webmail, het draadloos netwerk o voornaam.familienaam + paswoord o je kan je gegevens (vinkje aanzetten) laten onthouden maar doe dat enkel op een persoonlijk toestel. klik op Aanmelden om verder te gaan. 5.2 Eerste gebruik Als je de eerste maal aanmeldt, krijg je de vraag om éénmalig je gegevens in te vullen: Afdrukken doorsturen naar de Prisma Printroom april/mei

11 Vul aan de linkerkant je persoonlijke gegevens in, let er op dat je het correcte e- mailadres meegeeft! Geef aan de rechterkant op wanneer je een bevestiging wens te ontvangen: bij het accepteren van je opdracht (door de operator) en/of wanneer je order werd voltooid. Klik op OK om de gegevens op te slaan. Afdrukken doorsturen naar de Prisma Printroom april/mei

12 5.3 Opdracht aanmaken Binnen het startscherm klik je op de knop Afdrukorder om je opdracht te starten. Let op: de volgende schermen kunnen qua lay-out lichtjes afwijken van hetgeen je te zien krijgt op jouw scherm (afhankelijk van besturingssysteem en gebruikte browser). Je krijgt nu een nieuw scherm met daarin alle opties om een PDF document door te sturen (indien je de Silverlight plugin installeerde wordt dit scherm weergegeven in de vorm van een Wizard, met verschillende stappen). De eerste stap is het toevoegen van je PDF bestand: o Klik op de knop Bestand toevoegen o Klik op de knop Bladeren (die verschijnt na het klikken). o Blader naar het PDF bestand in kwestie, selecteer het en klik op Openen. Tip: je kan meerdere bestanden tegelijk doorsturen, op voorwaarde dat het aantal afdrukken voor beide bestanden gelijk is. Afdrukken doorsturen naar de Prisma Printroom april/mei

13 Na het toevoegen, kan je starten met het ingeven van alle opties: Eigenschappen: o Drukkerij: verplichte keuze tussen NOORD en ZUID Afdrukken doorsturen naar de Prisma Printroom april/mei

14 o Klas: hier geef je alle klassen in voor wie de afdruk is bestemd (voor niet leerlinggebonden afdrukken, vermeld je hier het doel, bijvoorbeeld administratie school, brieven reis X o Vak: geef het vak in waarvoor de afdruk gemaakt wordt. Lay-out: o Exemplaren: geef hier het aantal afdrukken in. o Enkelzijdig of dubbelzijdig: standaard dubbelzijdig, vergeet dit niet te wijzigen als je een enkelzijdige afdruk nodig hebt (bijvoorbeeld facturen, rapporten, bepaalde brieven ). o Afwerking: standaard is geen. Hier kan je kiezen voor 1 nietje, 2 nietjes, groot boekje (kies A3 als papierformaat) of klein boekje (kies A4 als papierformaat) of Anders (zie veld opmerkingen). o Kleur: standaard zwart/wit, indien je uitzonderlijk een kleurafdruk wenst, kan je dit aanpassen. Materiaal van document: o Formaat document: hier kan je opgeven of je het document wenst te schalen (bijvoorbeeld van A5 naar A4 of van A4 naar A3), je geeft m.a.w. hier het formaat van de afdruk op. Let op: voor een groot boekje kies je A3, voor een klein boekje A4!. o Kleur document: de kleur van het papier waarop je het volledige document wenst af te drukken (standaard WIT). Materiaal kaft: o Kleur kaften: geef hier de kleur van de kaft op (indien gewenst) o Plaats kaft: geen, Voor / kaft boekje (voor boekje als je een kaft wenst), Achter (enkel kaft achteraan, als het geen boekje is), Voor en achter (als het geen boekje is). o Kaft voor bedrukt: geef hier op hoe de voorkaft moet bedrukt worden (bij boekjes met kaft altijd recto/verso kiezen) o Kaft achter bedrukt: geef hier op hoe de achterkaft moet bedrukt worden Opmerkingen: in dit veld kan je alle speciale vragen kwijt, bijvoorbeeld 2 op 1 afdruk, snijden, Algemene instellingen: o als laatste stap geef je een naam voor je opdracht in, bijvoorbeeld: cursus Engels 3 de jaar (indien je dit niet ingeeft, wordt de bestandsnaam gebruikt). o Voor afdrukken naar campus ZUID kan je een Afleveringsdatum kiezen. Afdrukken doorsturen naar de Prisma Printroom april/mei

15 Om deze stap af te ronden, klik je onderaan op de knop Verzenden. Afhankelijk van de grootte van je PDF bestand kan het uploaden enkele minuten duren. Daarna krijg je een overzicht van je verstuurde opdracht en kan je het venster sluiten of een nieuwe opdracht starten. 6 Opvolgen van afdrukken Afhankelijk van je gekozen instellingen krijg je een bevestiging bij acceptatie door de operator en/of bij het voltooien van je order. Afdrukken doorsturen naar de Prisma Printroom april/mei