Hoe arbeidsovereenkomsten online ondertekenen vanaf januari 2016?

Transcriptie

1 Hoe arbeidsovereenkomsten online ondertekenen vanaf januari 2016? 1. Vooraf 2. Wat heb je nodig? A. Besturingssoftware B. Browsers C. Kaartlezer D. Java plugin E. Wat kan er foutlopen? 3. Hoe ondertekenen? A. De verschillende stappen die je moet doorlopen B. Met e-id C. Met paswoord (mandaat) D. Tekenen met smartphone en tablet 4. Veelgestelde vragen 1. Vooraf In januari 2016 schakelen we over naar een nieuw systeem van elektronisch tekenen dat ontwikkeld werd door Federgon ( voor meerdere uitzendbureaus. Om alles vlot te laten verlopen, moet je eenmaal een Admin-box-account aanmaken. Je krijgt hiervoor een als je eerste contract klaarstaat. 2. Wat heb je nodig? Besturingssoftware: Windows Linux Apple OS Browser (zorg voor een recente versie): Internet Explorer Firefox Chrome Google Safari Edge

2 Werkt en ondersteunt alle functionaliteiten van onze site en het ondertekenen van documenten Werkt maar ondersteunt niet alle functionaliteiten van onze site en het ondertekenen van documenten Windows 10? Gebruik dan NIET de standaarbrowser Edge Windows 10 gebruikt Edge als browser, maar die werkt voorlopig niet voor het ondertekenen van overeenkomsten. Gelukkig kun je binnen Windows 10 ook met Internet Explorer werken.

3 Kaartlezer Om je documenten elektronisch te tekenen, heb je een kaartlezer nodig. - Ingebouwde kaartlezer Er zijn laptops en pc s met ingebouwde e-id kaartlezer. Kijk na of je beschikt over de meest recente en correcte stuurprogramma s voor je kaartlezer. Je kan op het internet vinden welke stuurprogramma s (drivers) voor jouw lezer de meest recente zijn. Stop de kaart correct in de kaartlezer - Externe kaartlezer Als je een externe kaartlezer gebruikt, zorg er dan voor dat je de kaartlezer correct aansluit

4 de kaart correct in de kaartlezer steekt beschikt over de correcte en recentste stuurprogramma s (drivers) voor je kaartlezer Je kan op het internet vinden welke stuurprogramma s (drivers) voor jouw lezer de meest recente zijn. Java (applet/plug-in) De Java-applet moet op je pc geïnstalleerd zijn om overeenkomsten te kunnen tekenen. Bij de meeste computers is die standaard geïnstalleerd en hoef je niets te doen. Is je computer wat ouder, heb je hem al even niet gebruikt of installeer je niet automatisch updates, dan beschik je mogelijk niet over de recentste Java-versie. Je kunt die dan alsnog gemakkelijk downloaden: NL- Ondertekenen lukt niet in Chrome? Probeer Internet Explorer! De werking van Java met plug-ins kan problemen geven in Chrome, zodat het ondertekenen niet lukt. Gebruik in dat geval Internet Explorer. Wat kan er fout lopen? e-id - kaart (en certificaten) - geldigheid Elke e-id kaart heeft een einddatum, na deze datum is de kaart vervallen en niet meer geldig. Het is dan niet meer mogelijk om documenten te ondertekenen. Op de kaart staan bovendien 2 certificaten die ook een geldigheidsdatum hebben. Beide certificaten moeten nog geldig zijn om te kunnen tekenen. Hoe de vervaldata verifiëren? - Van de kaart: de vervaldatum kun je aflezen op de kaart - Van de certificaten: via een e-viewer op je pc

5 Nog geen viewer geïnstalleerd? Via deze link kun je er één downloaden: NL - FR Authentication 2 Signature Opgelet! Je kunt niet tekenen met een kaart die je hebt aangegeven als gestolen of verloren. e-id-kaart tekenen of niet Nationaliteit Je kunt een arbeidsovereenkomst tekenen indien je beschikt over een eid met een geldig handtekeningcertificaat. In de praktijk betekent dit dat je zowel met een Belgische eid als met de elektronische vreemdelingenkaart (E H) kunt tekenen. Meer info? Leeftijd: - Ben je jonger dan 18, dan kun je niet elektronisch tekenen. Je Signature certificaat is nog niet geldig of actief. - Ben je wel al 18, dan kun je elektronisch tekenen.

6 Opgelet Ontving je je e-id-kaart voor je 18de verjaardag, dan is je Signature certificaat nog niet actief. Je kunt hiervoor terecht op je gemeentehuis. e-id chip Op de e-id-kaart zit een chip. Bij sommige reeksen van kaarten werkt deze chip niet optimaal. Het gebeurt ook dat de chip beschadigd raakt of niet helemaal correct opgeladen is. Voor al deze gevallen kun je terecht bij je gemeentehuis. meer info? Signature certificate en 18 jaar NL : FR : FAQ NL FR mybelgium.be NL - FR-

7 3. Arbeidsovereenkomsten ondertekenen: de nieuwe werkwijze Hieronder zie je in een oogopslag de verschillende stappen om een overeenkomst te ondertekenen. 1. Meld je aan bij my Randstad 2. Ga naar het tabblad mijn documenten 3. Ga naar de te tekenen 4. Kies een overeenkomst om te ondertekenen 5. Lees de overeenkomst (scroll tot helemaal onderaan!) 6. Kies een methode om te tekenen Ondertekenen met eid Ondertekenen met paswoord 7a. Klik op de knop Onderteken met eid 8a. Stop de eid-kaart in de lezer & bevestig 9a. Geef de PIN-code v.d. identiteitskaart in 10a. Bevestiging 7b. Klik op knop Onderteken met paswoord enkel eerste keer: 8b. Maak een mandaat en paswoord aan 9b. Onderteken het mandaat 10b. Bevestiging volgende keren : 7b > 10b (als je je paswoord al hebt) 11b. Geef het mandaat-paswoord in om te tekenen 12b. Bevestiging Overeenkomsten tekenen met eid en een mandaat aanmaken voor een paswoord (LTP) moet je op een pc doen. Je moet namelijk een e-id-lezer kunnen aansluiten. Als je eenmaal een mandaat-paswoord hebt aangemaakt, kun je hiermee overeenkomsten tekenen op een tablet of smartphone.

8 1. Meld je aan bij my Randstad Meld je aan bij my Randstad. 2. Ga naar het tabblad documenten Ga via het menu naar het tabblad mijn documenten. Hier krijg je een overzicht van je overeenkomsten te zien, maar je kunt ze van hieruit alleen raadplegen, niet ondertekenen. 3. Ga naar de te tekenen overeenkomsten Klik in het menu links op Te tekenen. Zo kom je in het scherm van waaruit je je overeenkomsten kunt tekenen.

9 4. Kies een overeenkomst om te ondertekenen Om een overeenkomst te ondertekenen, klik je op het potloodje naast de overeenkomst. Je kunt hier filteren op datum. Standaard zullen de oudste overeenkomsten bovenaan de lijst staan. 5. Lees de overeenkomst (scroll tot helemaal onderaan!) In het volgende scherm zie je de instructies om het contract te tekenen; daaronder 2 knoppen, die nog niet actief zijn; daaronder je overeenkomst. Je moet eerst de overeenkomst helemaal lezen voor je deze kunt tekenen. Pas als je tot helemaal onderaan gescrolld bent, worden de knoppen om te tekenen actief. Let op: er zijn 2 scrollbalken: één voor het venster van my Randstad één voor de overeenkomst. Deze scrollbar moet je helemaal beneden zetten.

10 Scrollbar van het my Randstad -scherm. Scroll naar beneden om de overeenkomst te zien. Knoppen (nog niet actief) Scrollbar van de overeenkomst. Deze moet helemaal onderaan staan om de onderteken-knoppen te activeren.

11 Knoppen actief De knoppen zijn nu actief. 6. Kies een methode om te tekenen Je kunt kiezen uit twee ondertekenmethodes: 1. Ondertekenen met eid 2. Ondertekenen met paswoord We illustreren eerst METHODE 1 (ondertekenen met eid) Voor de uitleg over METHODE 2 (ondertekenen met paswoord)

12 Ondertekenen met eid 7a. Klik op de knop Onderteken met eid Klik op de knop 8a. Stop je identiteitskaart in de lezer en bevestig Het volgende scherm vraagt je om je identiteitskaart in de lezer te stoppen. Doe dit en klik vervolgens op de knop OK ik ben klaar. Mogelijk verschijnen er enkele popup-meldingen zoals hier beschreven staat. Klik dan op run en ga verder.

13 9a. Geef de PIN-code van de identiteitskaart in Als de lezer je kaart correct kan lezen, verschijnt het schermpje dat je hieronder ziet. Geef nu de PIN-code van je identiteitskaart in (= de code die je hebt ontvangen van de gemeente, en die je mogelijk zelf aangepast hebt) en klik op OK (knop wordt actief als je de PIN invult). 10a. Bevestiging Er verschijnt een bevestiging dat de overeenkomst correct ondertekend werd.

14 Ondertekenen met paswoord In plaats van elke keer de procedure met je eid te doorlopen, kun je ook een mandaat aanmaken voor een LTP (Long Time Password). Je creëert dan zelf een paswoord waarmee je nadien overeenkomsten kunt tekenen zonder dat je je identiteitskaart nog nodig hebt. Om het mandaat aan te maken heb je wel nog je eid-kaart en kaartlezer nodig, dit moet dus op een pc gebeuren! Hieronder volgt de procedure voor als je de eerste keer met een paswoord wil tekenen, en omvat dus ook het aanmaken van het mandaat/paswoord (stappen 8b - 10b). Eens je je paswoord hebt, kun je de volgende keren meteen van stap 7b naar stap 11b gaan. (Stap 1 tot 6 zijn hetzelfde als bij het tekenen met eid). 7b. Klik op de knop Onderteken met paswoord Klik op de de knop De eerste keer dat je kiest voor ondertekenen met paswoord, moet je de mandate wizard opstarten (je moet namelijk je mandaat en paswoord nog aanmaken). 8b. Maak een mandaat (en paswoord) aan Het eerste scherm legt uit wat een mandaat is. Klik op next (of volgende).

15 Vul in het volgende scherm de gevraagde gegevens in Kies een paswoord dat je ook gemakkelijk op een gsm kunt ingeven en onthoud het goed of bewaar het veilig. Dit is namelijk het paswoord waarmee je later je overeenkomsten zal ondertekenen. Klik op Next. Je komt dan in een scherm Sign your mandate (onderteken mandaat) terecht. 9b. Onderteken het mandaat (met eid) Onderaan in het scherm Sign mandate zie je het document van je mandaat: Klik op Sign om je mandaat te ondertekenen met je eid. Het volgende scherm vraagt je om je identiteitskaart in de lezer te stoppen. Doe dit en klik dan op de knop OK ik ben klaar.

16 Mogelijk verschijnen er enkele popup-meldingen zoals beschreven staat in het scherm. Klik dan op run en ga verder Als de lezer je kaart correct kan lezen, verschijnt het schermpje dat je hieronder ziet. Geef nu de PIN-code van je identiteitskaart in (dat is een code die je hebt ontvangen van de gemeente, en die je mogelijk zelf nadien aangepast hebt) en klik op OK (de knop OK wordt actief als je een PIN invult). 10b. Bevestiging Vervolgens krijg je een bevestiging te zien dat het mandaat ondertekend werd.

17 Met deze knop kun je terug naar je overeenkomst gaan om deze te ondertekenen Vanaf nu kun je met je zelfgekozen paswoord overeenkomsten ondertekenen! 11b. Geef het mandaat-paswoord in om te ondertekenen Als je nu de knop Onderteken met paswoord gebruikt, verschijnt een schermpje waarin je je paswoord moet ingeven (= het paswoord dat je gekozen hebt toen je je mandaat aanmaakte). Tik je paswoord in en klik vervolgens op de knop Teken met eigen paswoord.

18 12b. Bevestiging Het volgende scherm bevestigt dat je de overeenkomst hebt ondertekend: Nog wat info over het mandaat en het Long Time Password (LTP) Mandaat-paswoord vergeten? Als je het paswoord dat bij je mandaat hoort vergeten bent, kun je dit niet met een paswoord vergeten -knop weer opvragen. Je moet dan een nieuw mandaat aanmaken, waarbij je een nieuw paswoord kiest. Een jaar geldig Een mandaat-paswoord is een jaar geldig. Is de vervaldatum verstreken, dan moet je een nieuw mandaat aanmaken en een nieuw paswoord kiezen. Hoe een nieuw mandaat aanmaken? Een nieuw mandaat aanmaken kun je met de link Hernieuw mandaat in het scherm waar je anders met je mandaat-paswoord tekent.

19 Arbeidsovereenkomsten ondertekenen op een tablet of smartphone Dankzij het mandaat voor een LTP (Long Time Password) kun je nu ook op een tablet of smartphone gemakkelijk arbeidsovereenkomsten ondertekenen. Het mandaat (en paswoord) aanmaken moet je wel op een pc doen. Hiervoor heb je namelijk je eid nodig. Zodra je mandaat aangemaakt is - en je dus een mandaat-paswoord hebt - kun je op je tablet/smartphone overeenkomsten tekenen. Dit gebeurt niet met een app maar op de mobiele website (m.randstad.be). Werkwijze: 1. Meld je aan op my Randstad 2. Ga naar de te tekenen arbeidsovereenkomsten 3. Tik op de knop Tekenen bij de gewenste overeenkomst 4. Scroll door de overeenkomst (tot helemaal onderaan!) 5. Tik op de knop Onderteken met paswoord 6. Vul je mandaat-paswoord in 7. Bevestiging 1. Meld je aan op my Randstad Meld je aan zoals gebruikelijk. 2. Ga naar de te tekenen overeenkomsten 3. Tik op de knop Tekenen bij de gewenste overeenkomst Tik de knop Tekenen aan om naar de lijst met overeenkomsten te gaan. Je kunt hier overeenkomsten filteren op datum of status. De oudste overeenkomsten staan standaard bovenaan. Tik de knop Tekenen aan bij de overeenkomst die je wenst te tekenen.

20 4. Scroll door de overeenkomst 5. Tik op de knop Onderteken met paswoord Knoppen wel actief Knoppen nog niet actief Scroll tot helemaal onderaan de overeenkomst om de knoppen voor het ondertekenen actief te maken. Let op: er zijn verschillende scrollbalken, zowel horizontaal als verticaal. Je moet tot helemaal op het einde van je document scrollen om de knoppen actief te maken. Tik op de knop Onderteken met paswoord. 6. Vul je mandaat-paswoord in 7. Bevestiging Vul je mandaat-paswoord in en tik op Je krijgt een bevestiging te zien

21 de knop Teken met eigen paswoord. dat het contract getekend is. 4. Veelgestelde vragen Het lukt niet om een dringende overeenkomst elektronisch getekend te krijgen. Als het niet lukt om documenten elektronisch te tekenen, kun je de contracten zelf thuis afdrukken en ondertekenen. Ik krijg een foutmelding dat een overeenkomst niet kan worden ondertekend. De volgende foutmelding verschijnt: De overeenkomst is al ondertekend, werd geannuleerd of is niet meer geldig. De volgende foutmelding verschijnt bij het inlezen van de eid-kaart in de lezer (stap 8a in de handleiding). Als je deze melding ziet, mag je op run klikken en verder gaan. Mogelijk krijg je meerdere keren een dergelijke melding. Moet ik elke keer dezelfde methode gebruiken om mijn overeenkomsten te ondertekenen? Nee, je kunt per overeenkomst kiezen welke methode je wilt gebruiken. Ik slaag er niet in om een mandaat aan te maken op mijn Mac. Op een Mac werkt dit niet goed. Een mandaat aanmaken hoef je gelukkig slechts eenmaal te doen. Maak het mandaat aan op een pc van een huisgenoot, vriend, en je kunt nadien met je paswoord werken. Ik krijg op mijn smartphone een foutmelding dat de toepassing niet werkt.

22 Op smartphones kan de volgende foutmelding verschijnen. Gebruik een andere browser.