Netwerken en communicatie binnen en buiten het bedrijf

Transcriptie

1 Netwerken en communicatie binnen en buiten het bedrijf MS-OUTLOOK 97 MS-OUTLOOK 98 Richtlijnen voor de leraar Guy Willems Werkgroep Integratie Informatica Handel HA

2 Netwerken en communicatie binnen en buiten het bedrijf MS-OUTLOOK 97 MS-OUTLOOK 98 Richtlijnen voor de leraar Guy Willems Alle rechten voorbehouden. Behoudens de uitdrukkelijk bij wet bepaalde uitzonderingen mag niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt, op welke wijze ook, zonder de uitdrukkelijke voorafgaande en schriftelijke toestemming van het VVKSO. Werkgroep Integratie Informatica Handel

3 Inhoud 1 Inleiding Overzicht leerplandoelstellingen Overzicht Netwerken en communicatie binnen en buiten het bedrijf Overzicht diskettes Voorbereiden hoofdstukken Inleiding Een startsituatie creëren Een gebruikersprofiel aanmaken in MS-Outlook Werken met profielen Een nieuw profiel aanmaken Een gebruiksprofiel aanmaken via Post en fax Zelf een werkgroeppostkantoor opzetten Een nieuw werkgroeppostkantoor maken Een bestaand werkgroeppostkantoor beheren Problemen Extra Voorbereiden hoofdstuk Voorbereiden hoofdstuk In Windows95/ De startsituatie op een PC plaatsen De map delen In MS-Outlook Extra... 12

4 1 Inleiding 1.1 Overzicht leerplandoelstellingen De volgende leerplandoelstellingen komen in de cursus aan bod: (communicatie en netwerken) (een faxbericht versturen via de computer) (communicatie via een netwerk) (postbehandeling (gedeeltelijk) (agendabeheer takenbeheer) (elektronisch bankieren en faxen) (communicatie via een netwerk) (agendabeheer en takenbeheer) (werken in een netwerk) , , , (faxbericht opstellen - met verschillende personen aan een document werken) 1.2 Overzicht Netwerken en communicatie binnen en buiten het bedrijf In deze cursus gebruikt de leerling de volgende programma's: - Een browser (b.v. MS-Internet Explorer) voor verkenning van het World Wide Web, - MS-Outlook, - MS-Word 97, MS-Access 97 en MS-Excel 97 - Winzip, - Cera-pack voor telebankieren. In de cursus komen de volgende onderwerpen aan bod. - Algemene informatie over internet, netwerken en communicatie. - Praktisch gebruik van het Internet. - Afspraken, planning, taken, en adresboek met MS-Outlook - Met verschillende personen aan een document werken - De mogelijkheden van telebankieren. In de cursus zijn geïntegreerde opdrachten opgenomen die worden uitgevoerd met MS-Word, MS-Excel en MS-Access. Interessante websites waar de leerling informatie vindt over de behandelde onderwerpen worden vermeld. 1.3 Overzicht diskettes Bij de cursus horen vijf diskettes: Een werkdiskette met drie zelf-uitpakkende bestanden, nl. - postkantoor0102.exe voor gebruik in de hoofdstukken 3 tot 11, - postkantoorschrimp.exe voor gebruik in hoofdstuk 13, - datageïntegreerdeoef.exe voor gebruik in hoofdstuk 13. Vier diskettes CERA: - Cera-pack Windows disk 1/4 tot 3/4 met het programma, - Cera-pack Windows disk 4/4 met de data voor gebruik in hoofdstuk 12. VVKSO Werkgroep integratie informatica handel Netwerken en communicatie binnen en buiten het bedrijf - Richtlijnen - pagina 4

5 2 Voorbereiden hoofdstukken Inleiding Vanaf hoofdstuk 3 werkt de leerling met Microsoft Outlook, een programma voor communicatie en samenwerking met ondersteuning voor en met geïntegreerde functies voor het beheren van agenda, contactpersonen en taken. Het is een onderdeel van MS-Office. Afhankelijk van de cursusversie gebruikt de leerling MS-Outlook97 of MS-Outlook98. Voor de oefeningen in MS-Outlook beheert de leerling persoonlijke adresboeken, taken, berichten, agenda s,... die gekoppeld zijn aan twee gebruikersprofielen, namelijk die van Maria Gamba en van Johan Potvin, werknemers van de firma Schrimp International. De leerling voert alle oefeningen lokaal uit. Om de resultaten en gegevens van deze oefeningen te groeperen en om te voorkomen, dat de gegevens van de oefeningen terecht komen in het standaard adresboek, de takenlijst, van MS-Outlook, maakt de leraar op de lokale harde schijf van iedere computer een persoonlijk postkantoor aan. In de mappen van dit postkantoor komen de oefenbestanden terecht. 2.2 Een startsituatie creëren Het postkantoor, dat op de harde schijf dient aangemaakt, bevindt zich op de werkdiskette met als naam postkantoor0102.exe. Het is een zelf uitpakkend bestand dat de startsituatie voor de cursus bevat. Deze startsituatie is gecreëerd door een map Postkantoor0102 aan te maken, in MS-Outlook gegevens in te voeren, van de map Postkantoor0102 een zelf uitpakkend bestand te maken en dat naar de werkdiskette te kopiëren. Open het bestand postkantoor0102.exe van de werkdiskette. Het volgende dialoogvenster verschijnt: Laat het bestand uitpakken naar de voorgestelde map c:\postkantoor0102 door te kiezen. Alle bestanden die nodig zijn om mee te werken worden op de harde schijf geplaatst om de startsituatie voor hoofdstuk 3 te creëren. VVKSO Werkgroep integratie informatica handel Netwerken en communicatie binnen en buiten het bedrijf - Richtlijnen - pagina 5

6 Als verschillende klassen gebruik maken van dezelfde PC s, ga je als volgt te werk: Open het bestand Postkantoor0102.exe. Wijzig c:\postkantoor0102 in c:\postkantoor0102a en kies om een postkantoor te creëren voor de eerste klas. Herhaal het bovenstaande, maar wijzig voor het uitpakken de naam van de map in c:\postkantoor0102b voor de tweede klas. 2.3 Een gebruikersprofiel aanmaken in MS-Outlook Nadat het postkantoor op iedere PC is gecreëerd, maakt de leraar in MS-Outlook gebruikersprofielen aan Werken met profielen Een profiel is een verzameling configuratie-opties die de leerling tijdens het werken met MS- Outlook gebruikt. Of de leerling al of niet een profiel kan kiezen bij het openen van MS-Outlook bepaalt de leraar in het programma zelf. Open MS-Outlook. Kies Extra, Opties, Algemeen en selecteer Te openen profiel opgeven. Bevestig met OK en sluit het programma. Als je MS-Outlook de volgende keer opent, vraagt het programma naar een gebruikersprofiel. Een nieuw profiel kun je op dat moment aanmaken Een nieuw profiel aanmaken Open MS-Outlook opnieuw. Kies Nieuw in het venster Profiel kiezen. Vul als Profielnaam Gamba Maria in en klik op Volgende. Duid Microsoft Mail aan en klik op Volgende. Ga via Bladeren naar de map postkantoor0102 op je harde schijf, open ze en duid wgpo0000 aan, zodat c:\postkantoor0102\wgpo0000 wordt vermeld. VVKSO Werkgroep integratie informatica handel Netwerken en communicatie binnen en buiten het bedrijf - Richtlijnen - pagina 6

7 Kies Volgende en selecteer in de voorgestelde lijst Gamba Maria. Vul het wachtwoord gambamar in. Klik op Volgende en ga voor het Persoonlijk adresboek via Bladeren naar de map postkantoor0102. Open het bestand mailboxgamba.pab. Klik op Volgende en ga voor de Persoonlijke mappen via Bladeren naar de map postkantoor0102. Open het bestand mailboxgamba.pst. Bevestig eventueel en kies Volgende. Beëindig het aanmaken van het profiel met Voltooien. Klik meteen op OK om het profiel te kiezen. Ga op dezelfde manier te werk om het profiel van Potvin Johan te creëren. Het wachtwoord is potvinjo. Als verschillende klassen gebruik maken van dezelfde PC s, ga je als volgt te werk: Geef het profiel dat de eerste klas zal gebruiken de naam Gamba Maria 1 en ga via Bladeren telkens naar de map postkantoor0102a. Ga op dezelfde manier te werk voor het profiel van Potvin Johan 1. Herhaal het bovenstaande voor de tweede klas, maar gebruik als profielnamen Gamba Maria 2 en Potvin Johan 2 en ga via Bladeren telkens naar de map postkantoor0102b. 2.4 Een gebruiksprofiel aanmaken via Post en fax Je bent helemaal niet verplicht eerst MS-Outlook te starten om een nieuw profiel aan te maken. Een profiel aanmaken, verwijderen en aanpassen kan ook rechtstreeks via Configuratiescherm, Post en fax (soms ) Als je Profielen weergeven kiest, verschijnt het volgende dialoogvenster: Om een profiel toe te voegen kies je Toevoegen. Om een profiel te verwijderen, selecteer je het en kies je Verwijderen. Om een profiel aan te passen, kies je Eigenschappen van het geselecteerde profiel. VVKSO Werkgroep integratie informatica handel Netwerken en communicatie binnen en buiten het bedrijf - Richtlijnen - pagina 7

8 2.5 Zelf een werkgroeppostkantoor opzetten Het postkantoor dat op de werkdiskette staat en dat naar de harde schijf wordt uitgepakt, kun je ook helemaal zelf aanmaken. Eerst maak je het postkantoor aan en daarna voeg je er gebruikers aan toe Een nieuw werkgroeppostkantoor maken Maak via Verkenner op de harde schijf een map Postkantoor waarin de gegevens van de gebruikers zullen worden bewaard. Open in het configuratiescherm van Windows95 de wizard Postkantoor van Microsoft Mail. Het volgende dialoogvenster verschijnt: Selecteer Nieuw werkgroeppostkantoor maken en klik op Volgende. Ga via Bladeren naar c:\postkantoor voor de locatie van het nieuwe postkantoor en klik op Volgende. Accepteer de voorgestelde naam van het postkantoor (c:\postkantoor\wgpo0000) en klik op Volgende. Vul de drie eerste gegevens in voor de firma Schrimp en bevestig met OK. Klik nogmaals op OK voor het bericht over het delen van mappen. Het delen van mappen is nodig als je het werkgroeppostkantoor toegankelijk wilt maken voor andere leden van de werkgroep Een bestaand werkgroeppostkantoor beheren Het gecreëerde postkantoor ga je beheren om gebruikers toe te voegen. Open de wizard opnieuw via het pictogram Postkantoor van Microsoft Mail. Accepteer de optie Bestaand werkgroeppostkantoor beheren en klik op Volgende. Accepteer de voorgestelde locatie van het postkantoor en klik op Volgende. VVKSO Werkgroep integratie informatica handel Netwerken en communicatie binnen en buiten het bedrijf - Richtlijnen - pagina 8

9 Typ als naam van het postkantoor en als wachtwoord schrimp (kleine letters) en klik op Volgende. Kies Gebruiker toevoegen en vul de gegevens van Maria Gamba in: Naam Postbus Wachtwoord Gamba Maria GambaMaria (zonder spatie) gambamar (kleine letters) Klik op OK. Als je dat wilt, kun je ook reeds de gegevens van enkele gebruikers toevoegen. Naam Potvin Johan Postbus PotvinJoha Wachtwoord potvinjo Naam Crabbé Staf Postbus CrabbéStaf Wachtwoord crabbést Sluit het dialoogvenster Problemen Als de keuze Postkantoor van Microsoft Mail niet beschikbaar is in het Configuratiescherm, ga dan via Configuratiescherm, Software naar het tabblad Windows Setup en installeer Microsoft Exchange van Windows95 (opnieuw). In Windows98 is Postkantoor van Microsoft Mail standaard niet aanwezig. Je moet het bijkomend installeren. Het installatiebestand bevindt zich op de CD-rom van Windows98 in x:\tools\oldwin95\message en heeft de naam wms.exe. Voer de installatie uit en start indien nodig de computer opnieuw. In Windows98 is de service Microsoft fax die nodig is in hoofdstuk 11 standaard niet beschikbaar. Je moet hem bijkomend installeren. Het installatiebestand bevindt zich op de CDrom van Windows98 in x:\tools\oldwin95\message en heeft de naam awfax.exe. Voer de installatie uit en start indien nodig de computer opnieuw. 2.6 Extra De gescande brieven voor gebruik in hoofdstuk 6 bevinden zich in de map Brieven onder Postkantoor0102. De bestanden die nodig zijn in hoofdstuk 9 bevinden zich in de map DataWord. VVKSO Werkgroep integratie informatica handel Netwerken en communicatie binnen en buiten het bedrijf - Richtlijnen - pagina 9

10 3 Voorbereiden hoofdstuk 12 In hoofdstuk 12 maak je gebruik van het programma Cera-pack voor telebankieren. Het pakket bestaat uit 4 diskettes (Disk 1/4 tot Disk 4/4): 3 diskettes met het programma, 1 diskette met de data. Om het programma te installeren in Windows95/98 ga je via Start, Uitvoeren en typ je a:\setup. Behoud de voorgestelde map en doe achtereenvolgens diskette 2 en 3 in drive A. Het programma wordt geïnstalleerd en er wordt een item toegevoegd aan het menu Programma's. Doe daarna diskette 4/4 in drive A en typ a:\install via Start, Uitvoeren. De databestanden voor hoofdstuk 12 met Schrimp International worden gekopieerd. VVKSO Werkgroep integratie informatica handel Netwerken en communicatie binnen en buiten het bedrijf - Richtlijnen - pagina 10

11 4 Voorbereiden hoofdstuk 13 In hoofdstuk 13 communiceren vijf gebruikers van één postkantoor effectief met elkaar. Berichten worden uitgewisseld en taken doorgestuurd via een werkgroeppostkantoor dat op één PC is geïnstalleerd. In dat postkantoor zijn 5 verschillende gebruikers gedefinieerd. De leerlingen werken in groepen van 5 en nemen elk de rol van een gebruiker. Ze voeren de opdrachten uit die bij deze rol horen. Ze zijn per 5 verbonden met 1 geïnstalleerd postkantoor. In hun profiel wordt naar dit postkantoor verwezen. 4.1 In Windows95/ De startsituatie op een PC plaatsen Op de werkdiskette bevindt zich het zelf uitpakkende bestand Postkantoorschrimp.exe. Dit bestand bevat alle gegevens die nodig zijn om op 1 PC een gemeenschappelijk werkgroeppostkantoor te creëren. Open het bestand postkantoorschrimp.exe van de werkdiskette. Het volgende dialoogvenster verschijnt: Laat het bestand uitpakken op 1 PC per vijf leerlingen naar de map c:\postkantoorschrimp door te kiezen. Maak groepjes van vijf PC's en herhaal de werkwijze telkens op 1 PC van de vijf. Door het bovenstaande uit te voeren heb je Postkantoorschrimp gecreëerd met als beheerdersaccountgegevens: Naam: Schrimp - Postbus: Schrimp - Wachtwoord: schrimp met daarin 5 gebruikers met de volgende gegevens: Naam Postbus Wachtwoord Gamba Maria GambaMaria gambamar Potvin Johan PotvinJoha potvinjo Crabbé Staf CrabbéStaf crabbést Baers Annemie BaersAnnem baersann Snoeck Paul SnoeckPaul snoeckpa Als verschillende klassen gebruik maken van dezelfde PC s, noem je de map voor de eerste klas PostkantoorschrimpA, die voor de tweede klas krijgt als naam PostkantoorschrimpB De map delen Om de map Postkantoorschrimp voor andere gebruikers beschikbaar te maken, moet je ze delen. Klik in Verkenner op de map c:\postkantoorschrimp en kies via het rechtermuismenu Delen om het postkantoor beschikbaar te stellen voor gebruikers op andere PC's. VVKSO Werkgroep integratie informatica handel Netwerken en communicatie binnen en buiten het bedrijf - Richtlijnen - pagina 11

12 Duid in het dialoogvenster dat verschijnt Gedeeld als aan. Indien nodig moet je nog gebruikers bepalen die toegang hebben tot de gedeelde map. Je moet de gebruikers Volledige toegang geven. 4.2 In MS-Outlook Op iedere PC van de groepen van vijf gaat een leerling werken met een ander profiel. Zorg ervoor, dat iemand de taak opneemt van Maria Gamba, Johan Potvin, Annemie Baers, Staf Crabbé en Paul Snoeck. Verwijder best eerst de bestaande profielen via Configuratiescherm, Post en fax. Open MS-Outlook op de eerste PC. Maak het profiel aan van Maria Gamba, zoals voor de vorige oefeningen. Verwijs naar c:\postkantoorschrimp. Op de overige vier PC's maak je het profiel aan van Potvin Johan, Crabbé Staf, Baers Annemie en Snoeck Paul. Selecteer telkens via de optie Bladeren en Netwerkomgeving het postkantoor dat je met het profiel verbindt. Dit postkantoor bevindt zich dus op de harde schijf van de ene PC waarmee de 5 computers samenwerken. Selecteer telkens in de voorgestelde lijst van gebruikers de juiste gebruikersnaam en geef het bijhorende wachtwoord in. Verwijs naar de juiste mappen. Naam Persoonlijk Adresboek Persoonlijke mappen Gamba Maria x:\postkantoorschrimp\mailboxgamba.pab x:\postkantoorschrimp\mailboxgamba.pst Potvin Johan x:\postkantoorschrimp\mailboxpotvin.pab x:\postkantoorschrimp\mailboxpotvin.pst Crabbé Staf x:\postkantoorschrimp\mailboxcrabbé.pab x:\postkantoorschrimp\mailboxcrabbé.pst Baers Annemie x:\postkantoorschrimp\mailboxbaers.pab x:\postkantoorschrimp\mailboxbaers.pst Snoeck Paul x:\postkantoorschrimp\mailboxsnoeck.pab x:\postkantoorschrimp\mailboxsnoeck.pst Herhaal de bovenstaande werkwijze voor alle groepen van 5 computers. Als verschillende klassen gebruik maken van dezelfde PC s, gebruik je voor de eerste klas de profielnamen Gamba Maria 1, Potvin Johan 1, en verwijs je naar het postkantoor met als naam PostkantoorschrimpA. Voor de tweede klas gebruik je de profielnamen Gamba Maria 2, Potvin Johan 2, en verwijs je naar PostkantoorschrimpB. 4.3 Extra Pak voor de bijkomende bestanden het bestand datageïntegreerdeoef.exe uit op iedere PC. VVKSO Werkgroep integratie informatica handel Netwerken en communicatie binnen en buiten het bedrijf - Richtlijnen - pagina 12