EDUscope Dossier Werken met Journalen

EDUscope Dossier Werken met Journalen EDUscope versie 3.7.0 Bergerweg 110 6135 KD Sittard 046-4571830

1 INHOUD 2 Inleiding... 3 3 Individueel leerlingjournaal... 3 3.1 Journaalregels toevoegen:... 3 3.2 Journaalregels wijzigen of verwijderen:... 5 3.3 Vertrouwelijke journalen:... 5 3.3.1 Wie kan vertrouwelijke journaalregels inzien?... 5 3.3.2 Vertrouwelijk journaalregels printen... 6 3.4 Journaalregels in het leerlingvenster:... 6 4 Leerling journalen... 7 5 Groepsjournalen... 9 6 Rapportage... 9 6.1 Rapportage Dossier Journalen Leerling:... 9 6.2 Rapportage Dossier Journalen Groep:... 10 6.3 Rapportage Dossier Journalen Totalen:... 10 2

2 INLEIDING In een journaal kunt u bepaalde informatie over of in relatie tot een leerling bewaren. Bijvoorbeeld informatie uit een oudergesprek, gesprek met de schoolarts of andere relevante verslaglegging. Iedere leerling heeft in zijn of haar dossier een eigen journaal. Het journaal bestaat uit meerdere journaalregels. Er kan ook een journaal per groep worden gemaakt. Het groepsjournaal wordt echter niet opgeslagen in het dossier van een leerling en de informatie in een groepsjournaal is later dan ook niet meer direct te herleiden naar een leerling. Hiervoor is het groepsjournaal overigens ook niet bedoeld. Een gebruiker met specifieke rechten kan per school specifieke journaalregeltypes definiëren (met evt. daaraan gekoppeld eigen sjablonen). Als u een journaalregel bij een leerling toevoegt, dient u eerst zo n type te kiezen. Hierdoor kan er later eenvoudig gezocht of gefilterd worden in de verschillende journaalregels. 3 INDIVIDUEEL LEERLINGJOURNAAL Zoals al eerder aangegeven, iedere leerling heeft in zijn of haar dossier een eigen journaal. Dat journaal bestaat uit meerdere journaalregels, die gebaseerd kunnen zijn op verschillende types (bijv. oudergesprek, rapportbespreking, consultatie etc.). 3.1 JOURNAALREGELS TOEVOEGEN: 1. Selecteer de leerling waarbij u een journaal wilt toevoegen (kies in het horizontale menu voor Leerling en dubbelklik op de desbetreffende leerling). Let wel: u dient door de administratie gekoppeld te zijn aan de leerling (of diens groep), anders heeft u geen rechten om journalen voor hem/haar toe te voegen. 2. Het leerlingvenster opent. Kies in de balk met de icoontjes voor het eerste groene knopje. 3. Indien er reeds eerder bij deze leerling journalen zijn toegevoegd, worden die als regels onder elkaar getoond. Als er nog geen journalen zijn, leest u de tekst De leerling heeft geen journaalregels. Kies onder aan het scherm voor Toevoegen. 4. Het volgende scherm verschijnt. De naam van de leerling is reeds ingevuld. U dient nog het type te kiezen, desgewenst de datum aan te passen en de omschrijving in te vullen. 3

Afhankelijk van het type journaal dat u selecteert kan er in het veld omschrijving een sjabloon verschijnen, dat u verder kunt invullen. Het is in de meeste gevallen niet nodig (zelfs niet wenselijk) om extra opmaak aan uw tekst aan te brengen (zoals bijv. schuin of onderstreept), of het lettertype/puntgrootte te wijzigen. De opmaak is in het sjabloon namelijk reeds opgeslagen. 5. U kunt een journaal vertrouwelijk maken door hier een vinkje te plaatsen. Lees daarover meer in paragraaf 3.3. 6. Klik op de blauwe link om een document aan het journaal te koppelen. Klik vervolgens op Toevoegen. Klik rechts op het rode mapje om op uw eigen PC het bestand te zoeken/selecteren. Pas desgewenst de omschrijving van het document aan en selecteer een documenttype. Klik daarna in de linker bovenhoek op de kleine blauwe diskette om op te slaan. 7. Als alle (verplichte) onderdelen zijn gevuld, kunt u ook weer in de linker bovenhoek op de kleine blauwe diskette klikken, en wordt het journaal bij de leerling opgeslagen. 8. Na het opslaan verschijnt naast de blauwe diskette een nieuw icoon, namelijk dat van een printer. Hiermee is het mogelijk het journaal direct uit te printen (of op te slaan als pdf of te versturen via e-mail). U krijgt altijd eerst een schermafdruk te zien. 4

9. Sluit het scherm van het journaal. U keert terug in het leerlingvenster. U ziet dat het zojuist toegevoegde journaal nu als regel wordt getoond. 3.2 JOURNAALREGELS WIJZIGEN OF VERWIJDEREN: 1. Selecteer de journaalregel die u wilt wijzigen of verwijderen. (Dubbelklik evt. op de regel om de journaalregel direct te open en te wijzigen). 2. Kies onder aan het scherm voor Wijzigen of Verwijderen om de journaalregel resp. te openen (om te wijzigen) of te verwijderen. In het laatste geval krijgt u altijd eerst nog een waarschuwing. 3. Indien u de journaalregel heeft gewijzigd, dient u weer op de kleine blauwe diskette in de linker bovenhoek van het venster te klikken om de journaalregel opnieuw op te slaan. 3.3 VERTROUWELIJKE JOURNALEN: In Eduscope kunt u vertrouwelijke journaalregels aan het journaal van een leerling toevoegen. Dit doet u door de optie Vertrouwelijk aan te vinken als u een nieuwe journaalregel toevoegt. Als deze optie is aangevinkt, wordt dit visueel weergegeven met een oranje markering. Hierdoor ziet u in één oogopslag dat het om een vertrouwelijke journaalregel gaat en dat u hier dus ook vertrouwelijk mee moet omgaan. 3.3.1 Wie kan vertrouwelijke journaalregels inzien? Vertrouwelijke journaalregels kunnen alleen worden gelezen door de gebruiker die ze heeft ingevoerd en door directieleden. Directieleden hebben dus altijd inzage in alle vertrouwelijke journaals (mits in het rechtensysteem van Eduscope is ingesteld dat directieleden alle journaalregels van alle leerlingen mogen lezen). Vertrouwelijke journaalregels zijn standaard niet zichtbaar. Hiermee wordt voorkomen dat onbevoegden vertrouwelijke journaalregels zomaar kunnen zien. U kunt de weergave van 5

vertrouwelijke journaalregels activeren, door de toetscombinatie Ctrl+Alt+V te gebruiken. Vertrouwelijke journaalregels worden in een oranje kader weergegeven, of, in overzichten, met de extra notificatie Vertrouwelijk. 3.3.2 Vertrouwelijk journaalregels printen Vertrouwelijke journaalregels kunnen niet via de rapportage van journaalregels (zie hoofdstuk 6) worden afgedrukt. Vertrouwelijke journaalregels kunnen alleen direct worden afgedrukt via de printknop die bovenaan in de journaalregel zichtbaar is. 3.4 JOURNAALREGELS IN HET LEERLINGVENSTER: Na verloop van tijd kan de lijst van journaalregels bij een leerling behoorlijk lang worden. Er zijn dan diverse handige functies beschikbaar, om het lezen, navigeren en zoeken van specifieke journalen mogelijk te maken. 6

1. U kunt allereerst de weergave van de getoonde regels wijzigen door op de naam van de desbetreffende kolom te klikken. Er verschijnt dan een pop-up: 2. Kiest u Sorteren dan heeft u de keuze uit oplopend of Aflopend. De optie Sortering opheffen maakt de ingestelde sortering ongedaan. 3. Kiest u Filteren dan krijgt u een lijst te zien, van alle in gebruik zijnde items in die lijst, en kunt u daaruit één specifiek item kiezen. Alle overige items worden dan niet meer in het overzicht getoond. Kiest u daarna weer voor Filteren is de optie Filter opheffen beschikbaar, om daarmee weer alle items te tonen. 4. Vóór iedere journaalregel ziet u een zwart pijltje (driehoekje). Door hier op te klikken, wordt de inhoud van de desbetreffende regel zichtbaar. 5. Door met de rechtermuisknop op een journaalregel te klikken, verschijnt deze pop-up: Door te kiezen voor Alles uitvouwen worden alle journaalregels geopend, zodat deze (desgewenst) chronologisch gelezen kunnen worden. U kunt het leerlingvenster maximaliseren, door nog meer informatie in het scherm doorlopend te kunnen lezen. De optie Alles samenvouwen klapt weer alle journaalregels dicht. 4 LEERLING JOURNALEN Leerling journalen (Menu - Dossier Leerling journalen) geeft u snel inzicht in leerlingen die journaalregels hebben. Afhankelijk van de ingestelde rechten heeft u alleen inzage in de journalen van leerlingen uit uw groep(en) of van álle leerlingen. U kunt per leerling de journaalregels bekijken, of een multi-selectie op meerdere leerlingen uitvoeren. 7

1. Selecteer allereerst de periode waarvan u een overzicht wilt zien. U kunt de begin- en einddatum aangeven. Handig is de knop met de 3 puntjes, achter de einddatum. U kunt hier een voorgedefinieerde periode kiezen. De mogelijkheden zijn: Een bepaald schooljaar. Een bepaalde dag. Een bepaalde week. Een bepaalde maand. Een bepaald jaar. 2. Selecteer de leerling of leerlingen (d.m.v. multi-select met de Ctrl of Shift toetsen) waarvan u een journaal overzicht wilt bekijken. Aan de rechterkant verschijnen alle journaalregels van de geselecteerde leerlingen uit de gekozen periode. U heeft rechts dezelfde sorterings-, filter- en leesmogelijkheden als beschreven onder 3.4. Klik op het kleine pijltje in het midden om nog meer leesruimte te creëren. 8

3. Onder aan het rechterdeel van het scherm zijn de knoppen Toevoegen, Wijzigen en Verwijderen beschikbaar. 5 GROEPSJOURNALEN Via Groepsjournalen (Menu - Dossier Groepsjournalen) koppelt u een journaalregel aan een groep. Deze regel wordt NIET getoond in het leerlingvenster. Dit venster is qua lay-out en werking vrijwel identiek aan het venster leerling journalen, dat in de vorige paragraaf is besproken. 1. Als u een journaalregel wilt toevoegen, klikt u op Toevoegen. 2. Vervolgens selecteert u het juiste schooljaar, de groep, het journaalregeltype en de datum. 3. Vul tenslotte de omschrijving in en sla de gegevens op. 4. Door een regel te selecteren komen de opties Wijzigen en Verwijderen beschikbaar. 6 RAPPORTAGE Via Rapportage Dossier Journalen heeft u de mogelijkheid om bepaalde rapportages van journalen af te drukken, op te slaan of te verzenden via e-mail. De rapportages zijn beschikbaar op leerling- en groepsniveau en er is een overzicht met totalen. 6.1 RAPPORTAGE DOSSIER JOURNALEN LEERLING: 1. Selecteer de leerlingen (of volledige groepen) waarvoor u journalen wenst af te drukken. 2. Kies vervolgens in de linker grijze balk het tweede onderdeel Filter. Stel het datumbereik in waarover u de journalen wilt opnemen in de afdruk. 3. Selecteer één of meerdere journaalregeltypes, die u in de afdruk wenst. 4. Kies tenslotte in de linker grijze balk voor het laatste onderdeel afdrukken. U kunt dan nog de nodige afdrukopties opgeven. Klik uiteindelijk onder aan het scherm op Afdrukken. 5. Er volgt altijd eerst een afdrukvoorbeeld. Zo n afdrukvoorbeeld heeft een eigen knoppenbalk, waarvan de eerste drie knoppen van belang zijn. 9

Van links naar rechts dienen deze knopjes voor Opslaan (als PDF), Afdrukken (naar de printer) en Verzenden (via e-mail). 6.2 RAPPORTAGE DOSSIER JOURNALEN GROEP: Dit scherm is qua lay-out en werking vrijwel identiek aan de rapportage op leerlingniveau. Zie de vorige paragraaf (6.1). 6.3 RAPPORTAGE DOSSIER JOURNALEN TOTALEN: 1. Stel een teldatum in. 2. Kies een groep of de gehele school en dan onder aan het scherm voor Afdrukken. 3. In de afdruk worden de totalen getoond van alle journaalregels op de gekozen teldatum. 10